GED. Conceito: Razões Para o Uso do GED:

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1 GED Conceito: Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou somente GED, é um conjunto de tecnologias e procedimentos para o gerenciamento de documentos e informações em meio digital. O GED é implementado por meio de sistemas especialistas que proporcionam acesso rápido às informações e às imagens dos documentos originais, evitando perda de produtividade e alto tempo de resposta para localização, além de fornecer contingência para imprevistos e deterioração do papel. As tecnologias utilizadas pelo GED podem ser o Document Imaging, onde os documentos em meio físico são convertidos para o meio digital, o Document Management, onde os documentos são gerenciados fisicamente, sem a conversão para o meio digital, o Enterprise Content Management (ECM), que trata da disponibilização da massa de documentos ao público alvo, o Workflow, que gerencia o fluxo de documentos dentro de um sistema organizacional, entre outras tecnologias. As tecnologias do GED estão divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas. O uso de uma ou outra tecnologia, ou de várias delas, é determinado pela necessidade da empresa em adequação à sua atividade-fim e à seus processos de negócios. Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas. O Document Imaging consiste em converter documentos do meio físico para o meio digital, através de equipamentos de digitalização. Os documentos podem ser papéis, microfilmes ou microfichas. Para agregar informações aos documentos digitalizados, podem-se incluir objetos de origem digital, como planilhas eletrônicas, figuras, fluxogramas, etc. Para que um documento digitalizado possa ser recuperado, deve-se atrelar à sua imagem aos seus respectivos índices, sendo isto realizado por um processo chamado indexação. Estes índices funcionarão como chaves de consulta para realizar a recuperação do documento. Quanto maior a quantidade de índices atrelados ao documento, mais fácil torna-se a sua recuperação. A indexação do documento pode ser realizada manualmente por um operador, através da extração automática de dados ou então através de recuperação de dados de fontes externas. Razões Para o Uso do GED: A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas. O uso de GED é muito importante quando da necessidade de recuperação de desastres, como por exemplo, o evento ocorrido em Nova Iorque, em 11 de setembro de Aliado às técnicas de backup, há a preservação da informação ainda que o documento original seja destruído. E nestes casos, o valor do GED torna-se mísero em vista do capital que os documentos salvos retornam à empresa. A velocidade na recuperação da informação é absurdamente superior com a utilização de GED em vista da recuperação manual do original, e ainda, há a preservação do documento original, visto que o manuseio destes documentos é praticamente nulo. A recuperação de uma informação de um documento digital ultrapassa os limites físicos da organização, ocorrendo ainda de forma instantânea. Atualmente, uma empresa que tem implantado o GED possui uma grande vantagem competitiva em relação a um concorrente que utiliza o gerenciamento manual de informações. Isto da-se pelo motivo de que com o gerenciamento eletrônico dos documentos, a organização pode elevar o nível de atendimento à seus clientes, oferecendo respostas mais ágeis e eficientes as solicitações e reduzindo a perda de capital por extravio de documentação.

2 A evolução do GED: É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. GED é formado pelas seguintes tecnologias: Document Imaging (DI) Document Management (DM) Workflow COLD/ERM Forms Processing RIM- Records and Infromation Management Essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED na medida em que, com o passar do tempo, surgiu nas empresas uma necessidade mais completa para o gerenciamento de documentos, conforme descreve-se abaixo. A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresas. A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de documentos de origem microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados pela tecnologia anterior. Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos. Nesse instante é importante diferenciar um documento proveniente da digitalização, aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que gera um documento textual. Os documentos no formato imagem são, em média, dez vezes maiores que os textuais, e não podem ser processados por sistemas típicos de processamento de dados. Para que uma imagem seja processada, quer por um processador de textos ou por um sistema de processamento de dados, ela deve passar por um processo de reconhecimento de caracteres. Tal processo transforma uma imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, que pode ser editado por um processador de textos. Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres padronizados, como os documentos impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character Recognition, e quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR, Intelligent Character Recognition. O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das informações, utilizam-se sistemas digitais. Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu então a tecnologia do Workflow para imagens de documentos. Com a implementação de Workflow, muitos ganhos são obtidos. O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos microcomputadores na última década fez com que boa parte da geração dos documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais. Num ambiente de escritório, isso significa a geração de documentos em processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa natureza. A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Dentro dessa necessidade surgiram as ferramentas para Gerenciamento de Documentos,

3 Document Management (DM). A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo, inclusive, uma das exigências da ISO Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos. O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já existentes nas aplicações de Records Management no mundo papel. A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, foi inicialmente introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, devido a redução de custos quando se armazenam as informações em discos ópticos comparados ao microfilme. Essa tecnologia permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido a abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM - Enterprise Report Management. MERCADO: O mercado brasileiro de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) deve fechar o ano com receita de 250 milhões de reais e vem crescendo a uma taxa de 40% ao ano. O valor inclui a venda de software, serviços e hardware, como servidores, storage, scanners e PCs. Os dados são do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (Cenadem) Legislação: Tecnologias Impulsionadas Pelo GED: O GED viabiliza o ebusiness, ecommerce, ERP, Knowledge Management, CRM e outras tecnologias O foco dos negócios tem se voltado para o mercado de serviços, principalmente nos processos de pré-venda até o pós-venda. Os principais objetivos têm sido a satisfação e a manutenção de clientes. Uma das bases imprescindíveis nesse processo é o amplo, completo e correto gerenciamento dos documentos que acompanham toda a transação comercial, seja para a agilização do processo de venda ou seu suporte. E também para comprovações legais e fiscais. O GED é considerado uma ferramenta viabilizadora das tecnologias de ebusiness, ecommerce e CRM. Essas tecnologias vêm mudando muito rapidamente a forma de se fazer negócios. O ebusiness dá a uma organização a capacidade de conectar pela Internet seus sistemas críticos de negócio diretamente com seus clientes, empregados, parceiros e fornecedores. Isso implica em que a empresa tenha sistemas de dados, sistemas de gerenciamento de documentos, de relatórios e de fluxo de trabalho implantados e disponibilizados automaticamente em meio eletrônico. O ecommerce é um dos componentes do ebusiness. Ele compreende todo o processo de transações comerciais de compra e venda utilizando a infra-estrutura da Internet. A integração do ecommerce com ambiente legado é um dos grandes desafios para sua implantação. Alguns produtos oferecem uma estrutura própria para banco de dados e gerenciamento, ficando a cargo de terceiros o processo de integração. Outros produtos já oferecem integração com softwares

4 de ERP - Enterprise Resource Planning. Um ambiente de ecommerce gera a necessidade do gerenciamento de processos, pedidos, notas fiscais e outros documentos utilizados. Dessa forma, produtos de GED, workflow e COLD são absolutamente indispensáveis para a manutenção dessas informações, principalmente para o gerenciamento de reclamações no CRM - Customer Relationship Management. Somente com o GED, o CRM permitirá que uma pessoa atenda um cliente ao telefone, ao mesmo tempo em que localiza um documento instantaneamente entre milhares de outros que entraram nas transações de ebusiness. Dados Interessantes: A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas. Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel. Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas: Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento. Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido. A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens. Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento. Um arquivo de quatro gavetas, com folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento. Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos. Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos. Referências Bibliográficas:

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