SIMARPE Sistema de Arquivo Permanente

Transcrição

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2 SIMARPE Sistema de Arquivo Permanente Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma organização seja ela privada ou pública, esses documentos em sua maioria são parte do seu patrimônio. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. A GED lida com qualquer tipo de documentação. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento. Qualquer tipo de organização o (pública ou privada) pode usar a GED (escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; consultorias, prefeituras e câmaras municipais. Nas médias e grandes empresas, a GED poderá ser aplicada em setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Nos órgãos públicos em todos os seus setores e principalmente em seu Arquivo Permanente, antigo arquivo morto. O SIMARPE é um programa de computador que se insere no contexto geral de software cujo objetivo é o gerenciamento eletrônico de documentos, onde se enfatiza o trabalho corporativo e a interação entre usuários. Utilizando os conceitos de computação em nuvem tem por finalidade a manutenção remota de um ARQUIVO PERMANENTE DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS em uma estrutura que visa reproduzir um arquivo físico de guarda de documentos (local físico, sala, estante, prateleira/arquivo, caixa/gaveta). No desenvolvimento do aplicativo foram utilizadas as mais modernas técnicas de segurança e proteção, através do estabelecimento de conta de usuário (login e senha) e limites de permissões.

3 Dotado de recursos de armazenamento, indexação e busca possibilita a gestão dos documentos da organização de forma rápida e segura. Os documentos eletrônicos - arquivos.pdf - são transferidos (upload) pelos usuários ficando à disposição de todos, em tempo real (on time). A qualquer momento, de qualquer lugar, o documento pode ser visualizado ou baixado (download). A Gestão Eletrônica de Documentos constitui o processo tecnológico de digitalizar, armazenar, localizar e recuperar informações em meio eletrônico. A primeira etapa do processo, a digitalização, é a conversão de um documento em suporte físico de papel para o suporte físico em meio magnético, arquivo eletrônico digital. É feito com o uso de equipamentos do tipo scanner. O gerenciamento eletrônico de documentos se inicia a partir do armazenamento do documento. É a prática que provê um meio de facilmente controlar, armazenar, localizar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos em suporte magnético, arquivos eletrônicos digitais. Por em prática a GED depende de três ações isoladas que funcionam conjuntamente: conversão de documentos em papel para o formato eletrônico digital com o auxílio de um scanner; armazenamento digital dos arquivos eletrônicos e utilização de software gerenciador (localização e recuperação) de documentos. GED = + + Conversão Armazenamento Gerenciamento

4 scanner. Conversão: a empresa pode optar por adquirir ou locar um Armazenamento: Pode ser em uma mídia digital, tipo: CD, DVD, Pen Drive, HD (local/rede), ou em um Storage acessado via Internet. Software: as soluções informatizadas permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, através da rede local ou via navegador Web por meio da Internet, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. O nosso serviço se inicia com a avaliação das necessidades específicas do cliente para só então oferecer um sistema modular capaz de possibilitar a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Oferecemos transferência de know how com a capacitação de equipes visando a conversão diária de 2000 documentos diários utilizando uma estação de trabalho composta por 2 operadores, 1 scanner duplex com alimentação automática de folhas, 1 no-break e um notebook + software para gerenciamento (localização e resgate) + armazenamento digital em storage virtual + rotinas de backup + suporte técnico. Principais vantagens: O cliente não precisa de conhecimento técnico; Agilidade na implantação; Acessibilidade; e Segurança garantida.

5 Visualizador de Documentos (Treeview) Gerenciador de Documentos (Viewport) Acessibilidade, escalabilidade e segurança Prático, simples e funcional Sem limite de tráfego

6 As nossas soluções são desenvolvidas utilizando-se o conceito de computação em nuvem (em inglês, cloud computing) refere-se à utilização da memória e das capacidades de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet, seguindo o princípio da computação em grade. O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem. O uso desse modelo (ambiente) é mais viável do que o uso de unidades físicas. Num sistema operacional disponível na Internet, a partir de qualquer computador e em qualquer lugar, pode-se ter acesso a informações, arquivos e programas num sistema único, independente de plataforma. O requisito mínimo é um computador compatível com os recursos disponíveis na Internet. O PC torna-se apenas um chip ligado à Internet -- a "grande nuvem" de computadores -- sendo necessários somente os dispositivos de entrada (teclado, mouse) e saída (monitor). Conheça as nossas soluções para as diversas atividades da administração pública: Protocolo, Processo e Arquivo Comprovação de Despesa Pública SAC, Ouvidoria e SIC Gerenciador Financeiro Arquivo Permanente com GED Visite o nosso site e conheça nossos sistemas: A TECNOLOGIA É FUNDAMENTAL PARA MELHORAR O PADRÃO DOS SERVIÇOS PÚBLICOS Tendo interesse em saber mais entre em contato conosco através dos telefones: (84) (TIM) ou (OI). marcelo@salimar.com.br.