SIMARPE Sistema de Arquivo Permanente

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2 SIMARPE Sistema de Arquivo Permanente Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma organização seja ela privada ou pública, esses documentos em sua maioria são parte do seu patrimônio. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. A GED lida com qualquer tipo de documentação. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento. Qualquer tipo de organização (pública ou privada) pode usar a GED: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; consultorias, prefeituras e câmaras municipais. Nas médias e grandes organizações, a GED poderá ser aplicada em setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Nos órgãos públicos em todos os seus setores e principalmente em seu Arquivo Permanente, antigo arquivo morto. O SIMARPE é um programa de computador que se insere no contexto geral de software cujo objetivo é o gerenciamento eletrônico de documentos, onde se enfatiza o trabalho corporativo e a interação entre usuários. Utilizando os conceitos de computação em nuvem tem por finalidade a manutenção remota de um ARQUIVO PERMANENTE DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS em uma estrutura que visa reproduzir um arquivo físico de guarda de documentos (local físico, sala, estante, prateleira/arquivo, caixa/gaveta). No desenvolvimento do aplicativo foram utilizadas as mais modernas técnicas de segurança e proteção, através do estabelecimento de certificação digital privada (login e senha) e limites de permissões.

3 É um serviço de armazenamento dotado de recursos de indexação e busca que possibilita a gestão dos documentos da organização de forma rápida e segura. Diferente dos serviços de GED convencionais, não há necessidade de indexação do documento por palavra-chave. O nosso sistema indexa, automaticamente, todo o conteúdo do texto do documento. Com esse serviço é possível armazenar e hospedar arquivo eletrônico digital no formato.pdf (portable document filte), os documentos eletrônicos - arquivos.pdf - são transferidos (upload) para o ambiente da nuvem pelos usuários ficando à disposição de todos, da organização. A critério da organização, através de configuração, poderá ser permitido a qualquer cidadão acessá-los através de um navegador, em tempo real (on time). O serviço oferece armazenamento ilimitado e carrega arquivos de até 32 MB. A qualquer momento, de qualquer lugar, o documento pode ser visualizado ou baixado (download). A Gestão Eletrônica de Documentos constitui o processo tecnológico de digitalizar, armazenar, indexar, classificar, localizar e recuperar informações em meio eletrônico. A primeira etapa do processo, a digitalização, é a conversão de um documento em suporte físico de papel para o suporte físico em meio magnético, arquivo eletrônico digital. É feito com o uso de equipamentos do tipo scanner. O gerenciamento eletrônico de documentos se inicia a partir do armazenamento do documento, passando pela indexação, classificação, localização e recuperação. É a prática que provê um meio de facilmente controlar, armazenar, localizar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos em suporte magnético - arquivos eletrônicos digitais.

4 Por em prática a GED depende de três ações isoladas que funcionam conjuntamente: conversão de documentos em papel para o formato eletrônico digital com o auxílio de um scanner; armazenamento digital dos arquivos eletrônicos e utilização de software gerenciador (indexação, classificação, localização e recuperação) de documentos. GED = + + Conversão Armazenamento Gerenciamento scanner. Conversão: a empresa pode optar por adquirir ou locar um Armazenamento: Pode ser em uma mídia digital, tipo: CD, DVD, Pen Drive, HD (local/rede), ou em um Storage acessado via Internet. Software: as soluções informatizadas permitem aos usuários indexar, classificar, acessar e recuperar os documentos de forma ágil e segura, através da rede local ou via navegador Web por meio da Internet, sendo esta última a forma mais presente nos dias de hoje. O nosso serviço se inicia com a avaliação das necessidades específicas do cliente para só então oferecer um sistema modular capaz de possibilitar a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

5 Conversão Oferecemos transferência de know how com a capacitação de equipes visando a conversão de 2000 documentos diários utilizando uma estação de trabalho operada por 2 técnicos, com a utilização de 1 scanner duplex com alimentação automática de folhas, 1 no-break e um notebook ou desktop. Armazenamento O serviço de armazenamento em nuvem é o ambiente ideal para a guarda de informações. Devido à sua característica de escalabilidade podem ser armazenados quantos arquivos forem necessários. Inicialmente o sistema vem configurado para arquivos com até 32 Mb, podendo essa capacidade ser ampliada para até 64 Mb. O serviço de armazenamento inclui a administração do banco de dados (Mysql), as rotinas de backup e o suporte técnico. Software localização e resgate. Software para gerenciamento: indexação, classificação, A indexação é feita automaticamente pelo software, através da leitura do conteúdo do texto do documento. A Classificação (opcional) é o agrupando os documentos de acordo com as características comuns que apresentam no ato de seu arquivamento, com a finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da organização. Uma vez que o objetivo primordial da classificação consiste na criação de condições para a recuperação da informação de forma rápida, segura e eficaz, como forma de acelerar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos

6 documentos, está tarefa deve ter por base um Plano de Classificação Documental que tenha, no mínimo, as seguintes características: a) satisfazer as necessidades práticas do serviço, adotando critérios que potenciem a resolução dos problemas (quanto mais simples forem as regras de classificação adotadas, tanto melhor se efetuará a ordenação da documentação); b) a sua construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo (divisão de competências) ou em última análise, focando a estrutura das entidades de onde provém a correspondência; c) ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço deixando espaço livre para novas inclusões; e d) permitir a sua revisão periódica, corrigindo os erros ou classificações mal efetuadas, e promover a sua atualização sempre que se entender conveniente. O Plano de Classificação fica à cargo da organização, sendo que a sua inexistência não inviabiliza o gerenciamento eletrônico dos documentos, uma vez que para o nosso sistema essa tarefa é opcional. Principais vantagens: Rapidez e acessibilidade Coloque o seu material nas nuvens e chegue a ele a partir de qualquer computador, de qualquer lugar. Proteção e transparência na medida certa Segurança e confiabilidade. Mesmo que o seu arquivo físico sofra um sinistro (água, fogo ou destruição acidental), o seu material estará sempre seguro no SIMARPE e pode ser restaurado em um piscar de olhos. O serviço protege suas informações mantendo uma cópia fiel nas NUVENS. O Acesso à Informação Pública (Lei N o ) é configurável.

7 Gerenciador de Documentos (Repositório) Visualizador de Documentos (Árvore) Prático, simples e funcional Rua Prof. Nilo de Albuquerque Melo, 21, Neópolis ( ), Natal,RN salimar@salimar.com.br

8 As nossas soluções são desenvolvidas utilizando-se o conceito de computação em nuvem (em inglês, cloud computing) refere-se à utilização da memória e das capacidades de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet, seguindo o princípio da computação em grade. O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem. O uso desse modelo (ambiente) é mais viável do que o uso de unidades físicas. Num sistema operacional disponível na Internet, a partir de qualquer computador e em qualquer lugar, pode-se ter acesso a informações, arquivos e programas num sistema único, independente de plataforma. O requisito mínimo é um computador compatível com os recursos disponíveis na Internet. O PC torna-se apenas um chip ligado à Internet -- a "grande nuvem" de computadores -- sendo necessários somente os dispositivos de entrada (teclado, mouse) e saída (monitor). Conheça as nossas soluções para as diversas atividades da administração pública: Redação Oficial (Ofício e Memorando) Protocolo, Processo e Arquivo Virtual Comprovação de Despesa Pública - PACDP SAC, Ouvidoria e SIC Arquivo Permanente com GED Visite o nosso site e conheça nossos sistemas: A TECNOLOGIA É FUNDAMENTAL PARA MELHORAR O PADRÃO DOS SERVIÇOS PÚBLICOS Tendo interesse em saber mais entre em contato conosco através dos telefones: (TIM) (OI) (CLARO). marcelo@salimar.com.br.