GED GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, GESTÃO DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS CORRELATAS.

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1 informacao tecnologia GED GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, GESTÃO DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS CORRELATAS. edição 2009

2 2 Objetivo da apresentação O objetivo desta apresentação é transmitir a importância da gestão da informação através das tecnologias GED/ECM no ambiente corporativo. A informação hoje é um dos ativos mais importantes da Organização. É preciso cada vez mais, reter o conhecimento, não permitindo que o mesmo fique centralizado apenas em seus profissionais. E é justamente neste ponto que os sistemas de tecnologia da informação aliados aos conceitos de gestão estão trazendo soluções que permitem resolver estes problemas.

3 3 GED/ECM Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED é o conjunto de ferramentas que permite o gerenciamento dos ativos de informação, compreendendo todo o seu ciclo de vida, seu processo, sua forma e tempo de armazenamento e descarte, efetuados de forma digital e legalmente embasados. Conjunto Serviços Agregados GED Tecnologia Enterprise Content Management ECM [Gestão de Conteúdo Empresarial] é vertente GED das aplicações/softwares na web. Integração

4 4 GED/ECM CORPORATIVO INDÍCIOS Geração de grandes volumes de papel /documento físico [impressão/cópia]. Duplicidade de documentos em arquivo. Morosidade para obter informações. Conhecimento centralizado em pessoas/departamentos. Caixas de entrada de e mails lotada. Desperdício com os insumos que geram os documentos físicos. OBSTÁCULOS Mudança de cultura na empresa. Resistência por parte dos usuários/departamentos. Mudança nas rotinas dos processos de trabalho.

5 4 1 GED/ECM CORPORATIVO VANTAGENS e BENEFÍCIOS Redução de custos com armazenamento de documentos; Redução de custos com impressão; Ganho de espaço físico; Organização; Compartilhamento de informações com segurança; Conhecimento preciso do tempo de guarda dos documentos; Alta velocidade e precisão na localização de documentos; Aumento na produtividade; Grande melhoria no processo de tomada de decisões; Melhor atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e precisas.

6 5 GED/ECM Serviços METODOLOGIA Para a implantação da solução GED/ECM nos departamentos de uma Empresa, devem ser realizados os seguintes procedimentos: MAPEAMENTO Consiste em entender os tipos de documento que o departamento utiliza, como são gerados, como são consultados, como é feito seu armazenamento e classificação dos mesmos com relação à guarda ou descarte [pós digitalização]. TAXONOMIA Criação da estrutura de armazenamento [índices] dos documentos eletrônicos que serão inseridos na aplicação ORGANIZER, pertinentes ao departamento. PREPARAÇÃO é o processo em que os documentos são preparados para a etapa seguinte, a digitalização. Nesta etapa, os documentos devem ser : limpos [remoção de grampos, clipes, etc], desdobrados / desamassados e separados por tipo. DIGITALIZAÇÃO os documentos são digitalizados em lotes, em um ambiente de produção. CONTROLEDE QUALIDADE Verificação da qualidade das imagens digitalizadas GUARDA/DESCARTE Destinaçãodosdocumentospósdigitalização.Trata se de promover sua destruição para os documentos classificados com status DESCARTE ou seu arquivamento para os documentos classificados com status GUARDA.

7 5 1 GED/ECM Serviços AMBIENTE DE PRODUÇÃO [digitalização] Preparação Digitalização/ Indexação Controle de qualidade Armazenamento Consulta arquivo documento estação de captura servidor estação

8 6 GED/ECM Tecnologia TECNOLOGIA Document Imaging (DI) Document Management (DM) *OCR/ICR Workflow *COLD/ERM... BREVE DESCRIÇÃO Conversão do documento físico papel em documento eletrônico Gerenciamento eletrônico da informação Aplicativos que reconhecem caracteres a partir da imagem. Gerencia a regra do negócio através de aplicação Gerenciamento de relatórios e massa de dados *OCR = Optical Character Recognition *ICR = Intelligent Character Recognition *COLD = Computer Output to Laser Disc *ERM = Enterprise Reports Management

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12 Reinaldo Silvestre Sócio proprietário da empresa ZAP Trade onde atua como consultor. Graduado em administração de empresas e MBA em gestão empresarial (FGV) é especialista em soluções GED/ECM, estudos e consultoria com ênfase em planejamento e gestão estratégica. Ministra cursos e palestras sobre temas comportamentais para o segmento corporativo. Av. Ana Costa, 493, cj. 22 Gonzaga Santos (SP) reinaldo@zaptrade.com.br r