Gestão Eletrônica de Documentos

Transcrição

1 Gestão Eletrônica de Documentos

2 A Simpress Empresa especialista em outsourcing de impressão(laser e térmica) e gestão de documentos. Hoje éa empresa mais premiada do segmento, com mais de 18 títulos nos últimos 6 anos. Certificação ISO 9001:2008 Bureau Veritas Certification

3 A Simpress Modelo de Outsourcing de impressão laser, térmicas e gestão de documentos100% implantado e testado em todo o Brasil, com mais de contratosem vigor, em grandes empresas. Processo operacional logístico, suporte de campo e estoques de insumos com gestão próativa feita por uma Central de Operações 100% automatizada. Mais de funcionários, com filiais nas principais cidadesdo país, além de 140 revendas autorizadase mais de técnicos especializados, responsáveis pelo atendimento nacional, com SLAs adequados a sua real necessidade.

4 Foco do nosso negócio Como especialista a Simpress oferece aos seus clientes know how para avaliar, analisar, propor, implantar e manter sistemasde Impressão e Gestão de Documentos. Nosso principal diferencial competitivo: Oferecer ferramentas de controle e gestão, gerar menor trabalho para a área de TI, mais eficiência, produtividade e redução de custos.

5 Nosso modelo de negócio Nosso modelo de negóciobaseia-se em um ciclo composto pelas seguintes etapas: Mapeamento da situação; Apresentação do escopo do projeto; Gestão do ciclo do projeto, desde a implantação, passando pela gestão do contrato e revigorando o projeto com propostas de melhorias contínuas.

6 Ações Socioambientais Ser uma empresa socialmente responsável é ter consciência da nossa capacidade de influenciar de forma positiva a comunidade em que estamos inseridos e agir para minimizar os impactos de nossa atuação sobre o meio ambiente. Esta responsabilidade, presente no DNA Simpress, a fez criar o Programa Simpress Responsável, que tem como finalidade fomentar diversos projetos socioambientais, como:

7 Gestão Eletrônica de Documentos Gestão de documentos e Workflow - Definição São estratégias, tecnologias, métodos e métricas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdos e documentos relacionados aos processos de negócios da organizações. As ferramentas e estratégias de GED permitem o gerenciamento das informações não estruturadas da CIA, independentemente de onde se encontram as informações. - AIIM Automação total ou parcial de processos de negócios, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante a outro, para ações, de acordo com um conjunto de regras. -AIIM

8 Gestão Eletrônica de Documentos Oferecer soluções integradas de Gestão Eletrônica de Documentos, utilizando tecnologia de ponta, reunindo consultoria, execução de projetos, capacitação e integração de sistemas, a fim de proporcionar aos nossos clientes vantagens competitivas, reduzindo custos e assegurando maior eficiência operacional.

9 Gestão Eletrônica de Documentos A informação não estruturada Apenas uma pequena parte das informações em uma empresa éorganizada de forma sistemática e estruturada. Estruturada 20% Não estruturada 80%

10 Problemas com os papéis? eu ainda digitalizo essa papelada!

11 Problemas com os arquivos digitais? mas em qual pasta mesmo eu guardei?

12 Ilhas de Informações Diversas pesquisas, em diversos meios para localizar

13 O Ciclo Documental Capturar Gerenciar Indexar Reutilizar MOBILIDADE Armazenar Preservar Compartilhar Aplicar

14 O Mundo está em Movimento 5 bilhões de pessoas no mundo possuem contas ativas de telefones celulares. 50% de todos os telefones celulares serão smartphones ou tablets até O número de profissionais de TI que trabalham com aplicações móveis passaráde 17% para 89% nos próximos 4 anos. Nos EUA 63% dos empregados preferem smartphones a laptops. Dispositivos móveis estão rapidamente superando os computadores como fontes primárias de acesso a internet

15 GED + Mobilidade Quais tipos de problemas as soluções móveis de Gestão de Conteúdo Corporativo podem resolver? A Gerente da Tesouraria precisa aprovar atémeio dia o pagamento de uma nota fiscal mas ela está em um seminário e sem acesso ao seu laptop. Problema! O Diretor Comercial não consegue se desconectar. Mesmo no táxi indo para o aeroporto ele quer acessar contratos e proposta. Problema!

16 Cloud Computing é Mobilidade? Acesso móvel a conteúdos empresarias por dispositivos móveis só é possível se os documentos estiverem na nuvem? Não! Mobilidade e GED em nuvem são tecnologias complementares. Énecessário em alguns casos acessar conteúdo empresarial por um dispositivo móvel através de um firewall. Conteúdos sensíveis a empresa não serão disponibilizados e enviados para a nuvem em um futuro próximo.

17 O que deve-se considerar? Avalie as necessidades de mobilidade de cada grupo de usuários separadamente. Os conteúdos capturados e acessados pelo departamento fiscal são diferentes do departamento de marketing. Defina quais plataformas deverão ser utilizadas. Existem diferentes softwares de ECM com suporte a diferentes plataformas como Android, Apple, Blackberry, entre outras.

18 Determine se o acesso será WEB ou via aplicativos. Aplicativos possibilitam interações nativas e geralmente permitem utilizar todos os recursos do dispositivo e também do software de ECM. Avalia o uso dos tablets. O uso dos tablets para ações como captura e edição de documentos é mais amigável que dos smartphones.

19 O que deve-se considerar? Busque reais casos de uso e não o discurso: Precisamos utilizar pela mobilidade. Não adote mobilidade por simplesmente ser móvel. Tablets e smartphones são as novas formas de produção e acesso a conteúdos sociais e corporativos. Se esses dispositivos estão fora das políticas de governança de TI de sua empresa, comecea olhar para eles. A impressão de documentos também éprodução de conteúdo. Impressão móvel também é uma realidade

20 Case Simpress para Notas Fiscais Workflow Captura Armazenamento Gerente de TI WWW Notas Fiscais Gerente Comecial WWW Tesouraria canner Profissional OCR Documentos Semi Estruturados Gerente de Logística

21 Case Simpress para Notas Fiscais

22 Case Simpress para Notas Fiscais

23 Case Simpress para Notas Fiscais

24 Benefícios

25 Benefícios Sustentabilidade, GED é verde!

26 Oferta da Simpress Confira tudo que a Simpress tem a oferecer para a Gestão Eletrônica dos seus documentos. Aplicações Serviços

27 Oferta da Simpress Aplicações Serviços SIMPRESS CLOUD COMPUTING SOB MEDIDA GESTÃO DE CONTRATOS PRONTUÁRIO MÉDICO LOGÍSTICA DIGITALIZAÇÃO PRODUCTION CENTER PROCESSOS JURÍDICOS RECURSOS HUMANOS APROVAÇÃO DE CRÉDITO NOTAS FISCAIS DIGITALIZAÇÃO IN HOUSE

28 Implantação Departamental Cenário de oportunidades para melhorias de processos Contas a pagar Contas èreceber Registros e transações Propostas Pedidos Arquivos de clientes Currículos Prontuários de funcionários Requisição de compras Informação produto Contratos Normas Controles Avaliações Finanças Vendas RH Compras Produção Aderência aos Processos Multi-departamental Gestão do Conhecimento Logística P&D Jurídico Controladoria Administração Comprovante entrega Documentos embarque Documentos alfândega Pesquisas Projetos Normas e padrões Processos Contratos Planejamento Contratos Relatórios

29 Feita em um ipad Obrigado Felipe Chaves Coordenador GE Siga-nos em nossas redes sociais: Giancarlo Ghirotti Gerente Comerci R [email protected]