Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Transcrição

1 Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Programa de Tratamento Integrado de Acervos - PROPTIA Fundamentos Benefícios - Cases

2 Fundamento de GED GED - Conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento de documentos de forma digital. Tecnologias correlatas que são utilizadas para captar, indexar, armazenar, consultar e gerenciar documentos digitais.

3 Fundamento de GED Soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos são fundamentais para viabilizar o gerenciamento dos documentos em papel e eletrônicos... ARQUIVO RECREATIVO!

4 Benefícios Esperados com o GED REDUÇÃO DE CUSTOS: Digitalização Comporta em média páginas; Ocupa em média 0,30 m2; Custa em média R$ 300,00. Microfilmagem Guarda 01 CD comporta em média páginas 01 DVD comporta em média páginas 01 DVD custa em média = R$ 2,00

5 Benefícios Esperados com o GED Sala comercial de 30/40 m2 - custo locação ano = R$ ,00 Comporta em média 50 armários 50 x = páginas Alocam-se 06 pessoas Estantes, mesas, etc.

6 Benefícios Esperados com o GED AGILIDADE E QUALIDADE: Problemas : Um executivo gasta 04 semanas por ano procurando documentos. Os clientes exigem cada vez mais agilidade e precisão nas informações (um bom atendimento é o principal fator de fidelização em 65% dos casos). Fluxo de trabalho baseados em papel dependem da agilidade de busca dos documentos no arquivo. Documentos em papel tem de ser consultados diretamente no arquivo das empresas exigindo a presença física do profissional. O acesso aos documentos é restrito aos dias e horários de trabalho da empresa.

7 Benefícios Esperados com o GED CENÁRIO EM TRANSFORMAÇÃO: Fax/Copiadora LOCAL01 Correios LOCAL02 LOCAL03

8 Benefícios Esperados com o GED CENÁRIO ATUAL: Repositório Central BD Central

9 Benefícios Esperados com o GED Transferência das Imagens Regionais Repositório Central BD Central DATA CENTER RIO GRANDE DO SUL USUÁRIOS Consulta via WEB

10 Benefícios Esperados com o GED SEGURANÇA: Problemas : Documentos em papel estão sujeitos a todos os tipos de ocorrências, como incêndios e inundações. A segurança no acesso aos documentos se limita a portas e arquivos trancados com chaves e cadeados. O controle dos documentos de posse dos interessados é precário e na maioria das vezes fica esquecido nas gavetas dos mesmos. Risco de perda de parte ou de todo o documento durante consulta. Risco de re-arquivar em local errado.

11 SEGURANÇA: Benefícios Esperados com o GED

12 Benefícios Esperados com o GED SEGURANÇA: Data Center; Rotinas de Backups de acordo com os padrões internacionais; Alta segurança física e lógica; Sistema detecção de fumaças/incêndios.

13 Benefícios Esperados com o GED SEGURANÇA: O I S T E rganização nternacional para a egurança das ransações letrônicas WIS@KEY citação como referencia em segurança

14 Benefícios Esperados com o GED

15 Etapas da Digitalização de Documentos Etapas da Digitalização de Documentos Disponibilização CD ou DVD Preparação Digitalização Controle Qualidade Indexação Exportação Disponibilização Internet /Intranet

16 Etapas da Digitalização de Documentos Preparação Remoção de grampos e clipes, Além do conserto de páginas rasgadas

17 Digitalização Etapas da Digitalização de Documentos

18 Etapas da Digitalização de Documentos Tratamento das Imagens Verificação da qualidade e fidelidade das imagens

19 Etapas da Digitalização de Documentos Indexação NOME RG CODIGO ARQUIVO André Luvizeto TIF Sergio Gonçalves TIF Romoaldo Zacarias TIF Todeska Badke TIF Ricardo Cancela TIF David Oliveira TIF Digitação dos Índices principais que faz referência o documento.

20 Estudo de Caso Paperless Fluxo Financeiro MEMBER IFA ABCD - São Paulo André Luvizeto Sergio Gonçalves Dr. Romoaldo Zacarias

21 LPD Soluções Projetos Identificados PROJETOS IDENTIFICADOS CDI na CORRETORA ADVANCED PGA Política de Gestão de Acervos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management BPM Business Process Management KM Knowledge Management BI Business Intelligence

22 LPD Plano de Ação Ação corretiva: O Projeto de PGA se caracteriza pela elaboração do conjunto de técnicas para tratamento do acervo esteja em formato digital, digitalizado e ou analógico (papel) compostas das atividades abaixo relacionadas: Taxonomia: Hierarquia dos indexadores da informação; Indexadores: Campos de identificação e busca dos documentos e informações; Palavras Chave: Conjunto de termos que facilitam a identificação e acesso aos documentos e informações; Vocabulário Controlado: Conjunto de regras que determinam a grafia de identificação; Thesaurus: Determinação do vocabulário de identificação e pesquisa do Acervo (Virtual e Analógico) presente na CORRETORA ADVANCED. Indicadores de sucesso (KPI): Manual de Política Informacional MPI Manual de Procedimentos Arquivísticos MPA Cronograma específico: Medição: 100 % dos tipos documentais. Quantidade: Até 200 tipos. 22 dias úteis = Aproximadamente 1 mês.

23 LPD Plano de Ação A figura abaixo demonstra a aderência metodológica da ferramenta escolhida para ser aplicada a realidade da CORRETORA ADVANCED:

24 LPD Plano de Ação Ação corretiva: O Projeto de GED se caracteriza pela aplicação da Política Gestão de Acervos PGA (DM Document Management) através da ferramenta de automação no acervo da CORRETORA ADVANCED pelo usuário do CDI Centro de Documentação e Informação. O fluxo de documentos é tratado, desde sua origem, quando gerado (MS Office ou digitalizado ou recebido via internet, etc.), dentro dos padrões estabelecidos pelo Projeto de Política de Gestão de Acervos PGA e identificado (GED) na ferramenta do CDI. O CDI é a unidade organizacional responsável por manter sob a tutela corporativa, seguindo suas respectivas diretrizes o Acervo sob Controle. Indicadores de sucesso (KPI): Aplicação do Procedimento da PGA Política de Gestão de Acervo Cronograma específico: Medição: Redução de 40 % do volume de acervo existente com eliminação de 100 % de acervos dispersos e sem controle presentes nas estações de trabalho. 44 dias úteis = 2 meses.

25 LPD Plano de Ação

26 Processo: Fluxogramação LPD Plano de Ação

27 LPD Plano de Ação - ECM Definição: Elaboração, aprovação e aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos com expurgo de documentos desnecessários a racionalização de custos de armazenamento na CORRETORA ADVANCED. A Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos é formada: Tabela de Temporalidade: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento com validade legal; Tabela de Validação: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento sem validade legal; Tabela de Responsabilidade: Destinada a determinar a responsabilidade de tratamento e controle do tipo de documento; Tabela de Expurgo de Documento: Destinada a relacionar os documentos que forem expurgados no processo da aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos. Indicadores de sucesso (KPI): Aplicação do Procedimento da MCCD Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos Cronograma específico: Medição: Redução de 40 % do volume de acervo existente com eliminação de 100 % de acervos dispersos e sem controle presentes nas estações de trabalho. 44 dias úteis = 2 meses.

28 LPD Plano de Ação - BPM Definição: O Projeto de Gestão do Processo Informacional GPI (BPM Business Process Management) consiste na implantação e treinamento da ferramenta de estruturação e automação do processo documental objetivando a gestão do conhecimento e inteligência de negócios. Diante das características do acervo gerido pela CORRETORA ADVANCED a ferramenta a ser adotada pelo CDI é o DocSystem destinado aos seguintes ganhos: Reduzir custos operacionais Reduzir consumo de insumos Melhorar o aproveitamento do espaço físico Agilizar a recuperação-consulta de documentos Assegurar o acesso à informação somente para quem precisa dela. Manter histórico dos documentos e da empresa Eliminar riscos de perda e dano ao documento Eliminar custos com não conformidades Permitir responder rapidamente a auditorias e demandas judiciais Melhorar o aproveitamento de mão-de-obra Aumentar a produtividade com a padronização Melhorar o atendimento e fideliza o cliente Evitar os custos-despesas relacionados a perda da informação Controlar processos e prazos de execução de atividades dos departamentos Identificar e elimina gargalos no processo produtivo e operacional Oferecer flexibilidade para ajuste à mudanças e atendimento às conformidades de forma rápida. Auxiliar na tomada de decisões fornecendo o conjunto de informações antes não automatizadas. Eliminar os custos com necessidades de treinamentos longos e adaptação de novos colaboradores.

29 LPD Plano de Ação - BPM Indicadores de sucesso (KPI): Automação dos seguintes processos: Procedimento de Geração e Registro de Documentos; Procedimento de Identificação Documental; Procedimento de Empréstimo de Documentos; Procedimento de Controle do Ciclo de Vida do Documento; Procedimento do Expurgo de Documentos Cronograma específico: Medição: Automação do controle de 100 % dos tipos documentais. 66 dias úteis = 3 meses.

30 LPD Solução Visualização Acesso Segurança Padrão - Legalidade

31 LPD Cronograma

32 LPD Solução Evolução dos Patamares Documentais

33 ROMOALDO ZACARIAS - 45 De tudo na vida ficam três coisas: A certeza de que estamos sempre começando!!! É preciso continuar... Antes de terminar!!! Saber administrar Fazer da interrupção um caminho novo! Fazer uma eventual queda um passo de dança! Fazer dos nossos medos uma escada! Dos nossos sonhos uma ponte! E, da procura um encontro... Fernando Sabino - Poeta