Lacerda e Franze obtém economia significativa em custos de impressão com ECM/GED da SML Brasil

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1 lacerda e franze Escritório de Advocacia Lacerda e Franze obtém economia significativa em custos de impressão com ECM/GED da SML Brasil CLIENTE Lacerda e Franze Advogados Associados V I S Ã O G E R A L Site: Setor: escritório de advocacia DESAFIO facilitar o acesso às centenas de processos em andamento, gerando economia de espaço físico para armazenamento de pastas BENEFÍCIOS Redução em 50% no custo de impressão e cópias dos process Redução de 70%, no custo com remessas postais Agilidade na consulta de processos em todo o Brasil, reduzindo eventuais multas por atrasos no cumprimento dos prazos judiciais e/ou incidência de impostos e juros Perenização dos processos Criação de biblioteca com subsídios que podem ser facilmente consultados Adaptação do produto às necessidades e características do escritório

2 BENEFÍCIOS Qualidade do tratamento de imagens Automatização do processo e da indexação Redução de custos operacionais e de sistemas Usuários utilizando ferramentas conhecidas, minimizando os esforços de treinamento e de gestão de mudanças Melhoria na produtividade e na qualidade Maior agilidade no processo Maior controle e gerenciamento dos processos Maior facilidade na disponibilização e no envio de documentos para os clientes e/ou ambiente externo Maior segurança e confiabilidade na guarda de documentos Redução à zero na perda de documentos meta era facilitar o acesso do corpo de advogados, formado por mais de 20 profissionais, às centenas de processos em andamento, gerando economia de espaço físico para armazenamento de todas as pastas. No entanto, ao optar pelo CONVERGE ECM Solution solução desenvolvida e implementada pela SML Brasil o escritório Lacerda e Franze Advogados Associados acabou por conseguir outros resultados, como a redução em cerca de 50% no custo de impressão e cópias dos processos. Mas, essa não foi a única economia registrada. Como o escritório tem correspondentes e filiais em outras cidades e Estados, que enviavam os processos (muitas vezes volumosos) por correio, com a digitalização de imagens os custos com remessas postais caíram cerca de 70%, além de registrar ganhos significativos em tempo, pois agora os processos são fotografados e as imagens enviadas por para a sede do escritório em São Paulo (SP). A implantação da solução aconteceu no primeiro semestre de 2006 e colocou o escritório Lacerda e Franze Advogados Associados entre os pioneiros na utilização das tecnologias de ECM/GED, principalmente na Gestão Eletrônica de Documentos e Processos Jurídicos através de Imagens. Além disso, como afirma Sidney Graciano Franze, os benefícios com o CONVERGE ECM Solution ultrapassaram, em muito, as expectativas: ganhamos agilidade em todo o processo, reduzimos custos operacionais, facilitamos o acesso à documentação, favorecemos a

3 perenização dos processos e criamos uma biblioteca com subsídios que podem ser facilmente consultados. A isso, soma-se o benefício social, pois a empresa passou a colaborar com a sociedade uma vez que reduziu de modo sensível o consumo de papel. Franze ressalta, também, que o produto se amoldou à empresa, e não o contrário, o que, para ele, é um diferencial importante, pois um escritório de advocacia tem particularidades como qualquer atividade econômica, e a SML Brasil soube adaptar o seu produto às nossas necessidades. A essa vantagem o advogado agrega a qualidade do tratamento de imagens, a automatização do processo e da indexação, gerando ganhos de tempo e nitidez. Para a implantação desta solução, em um trabalho conjunto com as equipes do projeto, as áreas usuárias e os gestores de TI da empresa, a Lacerda e Franze Advogados Associados contou com a SML Brasil. O término do desenvolvimento marcou o período dos testes integrados com todos os componentes da solução, além da integração com as bases dados e sistemas legados do escritório. A evolução Antes de escolher a solução CONVERGE ECM Solution, o escritório Lacerda e Franze Advogados Associados adquiriu um software de gestão de documentos e um scanner pequeno, mas, como lembra Franze, as necessidades não foram atendidas, porque levava muito tempo para acessar e digitalizar, sem tratamento das imagens, o que encarecia a impressão do documento. eram capturadas a partir de câmeras digitais, mas ficavam pesadas, não existia integração entre os sistemas legados e as imagens não recebiam qualquer tratamento após serem baixadas das câmeras. Essas dificuldades originaram uma pesquisa por solução mais aperfeiçoada. A escolha recaiu no CONVERGE ECM Solution da SML Brasil. O grande desafio solicitado pela Lacerda e Franze Advogados Associados foi o de tratar as imagens capturadas pelas câmeras digitais nos Fóruns, aumentando a qualidade, reduzindo seu tamanho e, principalmente, retirando o fundo cinza/sépia, que responde por grande gasto de toner nas impressoras a laser quando de sua impressão. Também se objetivou melhorar a qualidade nos processos de digitalização, tratamento de imagem e disponibilização dos documentos originados em papel e arquivos eletrônicos (Word, Excel etc.), explica Oerton Fernandes, gerente de comercial e de Marketing da SML Brasil. Na adequação do CONVERGE ECM Solution a esse cliente, a equipe da SML Brasil teve de responder algumas questões: Como minimizar a circulação de papel necessária nos processos internos, guarda de documentos, circulação de papel nas mesas dos advogados, etc? Como agilizar o envio de informações para os clientes e advogados de maneira rápida, prática e, principalmente, segura? Qual o esforço de mudança e treinamento para que os profissionais passassem a utilizar o sistema ECM em suas tarefas? Nessa primeira tentativa, as imagens, em sua maioria,

4 Como centralizar e gerenciar as informações e reduzir os custos operacionais desses processos evitando, inclusive, a impressão dos documentos? O equacionamento desses pontos levou à conquista de resultados acima dos esperados, tais como: Redução de custos operacionais e de sistemas; Usuários utilizando ferramentas conhecidas, minimizando os esforços de treinamento e de gestão de mudanças; Melhoria na produtividade e na qualidade; Maior agilidade no processo, reduzindo eventuais multas por atrasos no cumprimento dos prazos judiciais e/ou incidência de impostos e juros; Maior controle e gerenciamento dos processos; Maior facilidade na disponibilização e no envio de documentos para os clientes e/ou ambiente externo; Maior segurança e confiabilidade na guarda de documentos; Redução à zero na perda de documentos. A solução As necessidades do negócio, os sistemas utilizados, os desafios estratégicos e a ferramenta de ECM, traçaram a concepção de uma solução modular que, devido à sua escalabilidade permite a criação de novos fluxos de trabalho para que, gradativamente, outros tipos de documentos administrativos sejam digitalizados e indexados eletronicamente. Os processos em papel são digitalizados, quando de sua entrada, por uma área que ficou responsável pela indexação e a guarda dos documentos nos arquivos móveis internos. Assim que são digitalizadas e indexadas, as imagens geradas ficam à disposição dos advogados para pesquisa no CONVERGE ECM Solution, via estações desktop e/ou web, permitindo também a indexação dos pareceres gerados nos sistemas Word e Excel, bem como o envio dos documentos pesquisados através de e/ou geração de CD/DVD diretamente na solução, pelo advogado, dependendo do perfil de autorização configurado pelo administrador do sistema. Há casos, também de captura de imagens diretamente nos fóruns via câmaras digitais que são descarregadas no escritório e enviadas para tratamento e indexação. Essas imagens são tratadas pelo do módulo de captura e tratamento de imagem do CONVERGE ECM Solution e indexadas na solução, utilizando índices predefinidos pelo escritório Lacerda e Franze Advogados Associados, melhorando sua qualidade de visualização, reduzindo o tamanho dos arquivos, ocupando menos espaço nos discos. O tratamento de imagem (contraste, brilho, rotação, retirada de bordas negras, fundo etc.) é realizado durante a captura no scanner e nos servidores (fotos), facilitando o trabalho dos usuários nas extremidades. Em média, diariamente, é feita a captura de fotos através de câmeras digitais. A isso soma-se um legado de páginas de documentos em papel que foram digitalizadas, tratadas e indexadas e, hoje formam a biblioteca com subsídios para os advogados do escritório. Vale ressaltar que a adoção do CONVERGE ECM Solution levou à valorização do funcionário que antes carregava os processos de um lado para outro e que,

5 com a adoção da ferramenta de ECM/GED, foi treinado para digitalizar, tratar e indexar as imagens, e agora é o responsável pela operação do sistema. A Ferramenta O CONVERGE ECM Solution foi a resposta às inquietações e necessidades da Lacerda e Franze Advogados Associados. Esta ferramenta de ECM/GED faz digitalização, tratamento de imagens, reconhecimento de código de barras, indexação, integração com as bases de dados já existentes, evitando a dupla digitação de informação e a duplici dade das bases e a disponibilização da consulta através das estações locais e/ou web. Solução completa de ECM/GED indicada para empresas e instituições dos mais diversos portes e complexidades, o CONVERGE ECM Solution viabiliza a construção de diversas aplicações, cada uma responsável pela sua área, com a necessária integração dos demais sistemas existentes e bases de dados, dispondo de: Gerenciamento efetivo de documentos; Organização e minimização dos espaços ocupados por documentos; Automatização, organização e controle de cada etapa dos processos de ECM/GED; Integração com outros aplicativos e componentes; Integração entre imagem, som, vídeo, dados, componentes, banco de dados; Tratamento automático de imagens; Indexação automatizada através de Código de Barras; Possibilidade de utilização das tecnologias de OCR/ICR; Tratamento de exceções; Disponibilização de consultas via estações Clientes e/ou web, entre outras. Sobre a Lacerda e Franze Advogados Associados Fundada em 1996, a Lacerda e Franze Advogados Associados, ao longo de sua história, registra destacado crescimento graças ao constante aperfeiçoamento de suas áreas de especialização, política de associação e a aptidão técnica às exigências de uma economia dinâmica e globalizada, permite a Lacerda e Franze encarar novas e desafiadoras questões jurídicas. Tudo teve início quando um jovem casal de advogados decidiu unir o talento e a experiência individual e formar uma sociedade que, desde o início foi marcada pelo entusiasmo e pela dedicação. A energia deste primeiro momento, quando a sociedade ocupava um pequeno conjunto comercial na Avenida Paulista, expandiu-se para uma equipe de 42 pessoas. Investindo no autodesenvolvimento constante, os profissionais da Lacerda e Franze Advogados Associados procuram atender seus clientes como extensão da empresa, atentos ao acompanhamento permanente e presente das questões de seu interesse. A equipe da Lacerda e Franze, para agilizar suas ações e concretizar os objetivos, busca a racionalização dos métodos de trabalho internos e externos aplicados nos Tribunais, Fóruns, repartições públicas e outras entidades de direito público e privado, de forma a reduz-

6 ir o número de horas destinadas a cada processo. O destacado crescimento desta sociedade deve-se ao constante aperfeiçoamento de suas áreas de especialização, à sua política de associação e à aptidão técnica às exigências de uma economia dinâmica, globalizada e que cria, a cada momento, novas e desafiadoras questões jurídicas. Com profissionais qualificados, incentivados ao permanente aperfeiçoamento de sua formação técnica e cultural, a Lacerda e Franze atende plenamente às necessidades de serviços jurídicos nas áreas do Direito Bancário, Consumerista e Civilista. Divididos em equipes, estes advogados prestam serviços personalizados a cada caso, utilizando-se da criatividade para sempre atender aos clientes com a máxima eficiência e rapidez, muito importantes no contexto do mercado atual. Atualmente, a Lacerda e Franze Advogados Associados atende uma gama de empresas dos mais diversos segmentos do mercado, incluindo bancos, indústrias e empresas de crédito financeiro, entre outras. SOBRE A SML BRASIL A SML Brasil é hoje uma das mais importantes empresas brasileiras provedoras de soluções integradas de gestão de processos, documentos e câmbio. Presente no mercado há mais de 18 anos, é parceira de grandes players, como Abbyy, Corpflex, Fujitsu, Kodak, Kofax, Microsoft, entre outros. Atua nos diversos segmentos do cenário nacional e internacional, possibilitando gestão eficiente dos negócios e agilizando os fluxos de trabalho de mais de 55 mil usuários ativos, distribuídos e mais de 4 mil pontos de captura de documentos descentralizados (web). Resultado de constantes investimentos em pesquisa e desenvolvimento, as soluções SML Brasil tornaram-se referência na viabilização de projetos contemplando múltiplos dados, imagens, documentos, processos e sistemas legados, de acordo com as necessidades globais e locais de seus clientes.