Apresentação. E&L ERP Protocolo, Documentos Eletrônicos e Processos. PostgreSQL 8.2/ 8.3. Domingos Martins ES. v. 1.0

Transcrição

1 Apresentação 1 Documentos Eletrônicos e Processos PostgreSQL 8.2/ 8.3 Domingos Martins ES v

2 Introdução ão: Com a necessidade do controle efetivo da tramitação de documentos, o s veio proporcionar ferramentas importantes para o bom andamento dos documentos dentro das repartições. Quanto aos processos, ter o conhecimento das providências tomadas é importante para que se possam ter parâmetros claros de atendimento ao público e outros órgãos. O s compõem-se de soluções que vão desde a preparação dos documentos, andamento de despachos, controle de anexação de documentos, pré-solicitações de compras ou serviços até o arquivamento, podendo ser pesquisado a qualquer momento no sistema pelo setor competente, ou por qualquer outro setor que obtenha acesso a ele. 3 Principais Vantagens: Fácil localização dos processos e providências tomadas a respeito desses; Preparação de documentos com informações parametrizadas ao texto e sua oficialização; Gerenciamento de tramitação dos processos até seu arquivamento; Conhecimento dos setores onde ocorrem maiores atrasos nos despachos, através do controle de tempo especificado para cada tipo de documento, agilizando a tomada de providências; Consulta de processo, andamento e despachos via web; Utilização de certificação digital para envio e recebimento de processos; Temporalidade de arquivamento dos processos; Comprovante de despacho gerado pelo próprio sistema ao enviar os processos, controlando assim a remessa; Gráficos demonstrativos de solicitações de Municípios. 4

3 O E&L ERP Protocolo é formado pelos seguintes menus: Arquivos; Documento; Processo; Ouvidoria; Legislativo; Tramitação; Pesquisa; Relatórios; Opções. 5 Submenus do menu Arquivos: Através deste menu são efetuados os cadastros gerais comuns a todos os sistemas da E&L, como por exemplo, os cadastros de Empresa, Filial e Pessoa e os cadastros do sistema que são pertencentes às tabelas utilizadas unicamente no sistema Documentos Eletrônicos e Processos, tais como: Modelos de Documentos, Definição de Workflow etc. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demonstradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Cadastro de Espécie; Definição de Usuários por Setor; Definição de Workflow. 6

4 Cadastro de Espécie cie: Através desta tela o usuário irá cadastrar as espécies dos processos que serão utilizados pelo órgão. Por meio dessa informação será definido a seqüência da numeração de cada processo gerado no sistema, facilitando assim uma pré-consulta. 7 Definição de Usuários por Setor: Esta tela permite ao administrador do sistema definir os usuários por setor, para que os mesmos só tramitem os processos que correspondem ao seu respectivo setor. 8

5 Definição de Workflow: Esta tela permite definir qual será o fluxo de cada Documento/ Processo, dessa forma definiremos sua seqüência de andamento. 9 Submenu do menu Documento: Com a necessidade de manter o controle efetivo da documentação interna do orgão, o s veio proporcionar o gerencimento efetivo dos documentos cadastrados, além de permitir a tramitação do mesmo, caso haja necessidade de que sejam tomadas providências de outros setores sobre o registro cadastrado, além de permitir a digitalização do documento físico automaticamente. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Abertura de Documento. 10

6 Abertura de Documento: Através deste menu o usuário irá cadastrar os documentos de tramitação da entidade, fazendo com que o referido seja movimentado através do sistema, mantendo um total controle do recebimento de despacho e até mesmo do arquivamento do mesmo. O Documentos Eletrônicos e Processos permite gerenciar os documentos gerados internamente e externamente. 11 Submenu do menu Processo: Com a necessidade de manter o gerenciamento efetivo dos processos internos e externos e a tramitação dos mesmos dentro do órgão (localização dos processos, despachos, providências, tempo de permanência dos processos no setor etc), o Documentos Eletrônicos e Processos, veio proporcionar ao usuário todo o controle necessário através deste menu, pois ele contém todos os campos para preenchimento das informações obrigatórias para o cadastro do registro. Em seguida veremos o exemplo desse menu. Abertura de Processo 12

7 Abertura de Processo: O usuário irá cadastrar todas as informações necessárias para a abertura dos processos solicitados pelos colaboradores e clientes (cidadãos) através desta tela. Possibilita ainda que o sistema grave de forma automática os despachos informados, sendo os mesmos localizados no campo Arquivos Digitalizados ficando disponível para visualização conforme a necessidade de verificação das providências tomadas. 13 Submenu do menu Ouvidoria: O objetivo da ouvidoria é promover e facilitar a interlocução entre a população e os diversos órgãos e setores da Prefeitura. É uma ferramenta eficaz, colocada a disposição do cidadãos para agilizar as respostas, os encaminhamentos, as reclamações e as sugestões dos Municípios para os assuntos ligados a municipalidade. O s veio proporcionar ao usuário todas essas funcionalidades, além de manter o gerenciamento do andamento das ouvidorias cadastradas e das providências tomadas para a resolução das mesmas. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Abertura de Ouvidoria. 14

8 Abertura de Ouvidoria: Esta tela tem a finalidade de cadastrar a Ouvidoria de tramitação da entidade, fazendo com que todo documento cadastrado seja movimentado através do sistema, mantendo um total controle de recebimento, despacho e até mesmo do arquivamento. 15 Submenu do menu Legislativo: Com a necessidade de manter o controle efetivo do legislativo, o E&L ERP Protocolo, s veio proporcionar ao órgão o gerenciamento efetivo das Leis cadastradas. Controlando todo o processo do trâmite (recebimento, despachos, providências etc). Logo em seguida,como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Cadastro Legislativo. 16

9 Cadastro Legislativo: Esta tela é utilizada para o cadastro da legislação de uma entidade, fazendo com que todo documento cadastrado seja movimentado através do sistema, mantendo um total controle de recebimento, despacho e até mesmo do arquivamento. O sistema poderá controlar documentos gerados internamente e externamente, bem como poderá definir sua origem e tipo de documento a ser tramitado, além de obter abas para o complemento do cadastro. 17 Submenu do menu Tramitação ão: Com a necessidade de tramitar e controlar os processos, documentos, ouvidorias e legislativos dos setores do órgão de forma mais organizada e ágil, o s proporciona a definição de quais locais o usuário terá acesso a receber e enviar os processos, dessa forma não haverá visualização de informações que não dizem respeito a alguns setores, mantendo total segurança das mesmas. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Gerenciador de Tramitações e Despachos. 18

10 Gerenciador de Tramitações e Despachos: O Gerenciador de Tramitações e Despachos proporciona ao usuário movimentar os processos gerados pelo sistema. É importante lembrar que o setor de Protocolo é responsável por fazer o cadastro e em seguida efetuar o seu primeiro envio. A partir desse momento cada setor é responsável pelas futuras tramitações e envio do mesmo para os devidos setores competentes objetivando a análise e parecer, sem a necessidade de envio de tramitações via papel. 19 Submenu do menu Pesquisa: Com necessidade de rapidez na localização e controle das tramitações dos diversos processos cadastrados, o Documentos Eletrônicos e Processos, disponibiliza ao usuário diversas formas de pesquisa baseadas nas informações cadastradas na Abertura do Processo. Dessa forma qualquer setor do órgão terá acesso a localização dos processos, sem a necessidade de recorrer ao setor de Protocolo. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Gerenciador de Pesquisas. 20

11 Gerenciador de Pesquisas: O Gerenciador de Pesquisas mostra claramente todas as informações de cadastro, andamento e arquivamento de um determinado processo dentro da administração pública/ privada. 21 Submenus do menu Relatórios rios: Para manter um controle sobre as movimentações feitas no E&L ERP Protocolo, s, possuímos vários relatórios que irão facilitar a vida do usuário e para uma possível prestação de conta ao Secretário Municipal, Prefeito etc. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demonstradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Livro de Protocolo; Histórico de Andamento de Protocolos; Planilha de Protocolos Arquivados. 22

12 Livro de Protocolo: Relatório que mostra toda a relação de protocolos gerados por período. 23 Histórico de Andamento de Protocolos: Relatório que mostra detalhadamente todo o andamento do processo na administração, desde a sua criação. 24

13 Planilha de Protocolos Arquivados: Relatório que mostra uma relação de protocolos arquivados dentro dos períodos de datas efetuadas em determinado arquivo. 25 Submenus do menu Opções ões: Através deste menu é possível fazer as configurações padrões de funcionamento do Documentos Eletrônicos e Processos no órgão, como Controle de Acesso, Salvar Base de Dados em Arquivo Texto, Gerenciador de Consultas entre outras. Em algumas telas somente o administrador ou a pessoa responsável terá o devido acesso. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demontradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Configurações do Sistema; Controle de Acesso; Gerenciador de Consultas. 26

14 Configurações do Sistema: Esta tela possibilita ao administrador do sistema configurar as opções mais convenientes ao seu ambiente de trabalho, como espécie de processo padrão, definir seqüência dos processos entre outras configurações. Lembrando que somente o administrador do sistema terá acesso liberado a essa tela. 27 Controle de Acesso: A partir desta tela poderemos definir os previlégios que os usuários do sistema terão ao acessá-lo. Para fazer essas configurações, devemos escolher a tela e aplicar a permissão. 28

15 Gerenciador de Consultas: Através do Gerenciador de Consultas poderemos visualizar, em tela, e até mesmo emitir relatórios em planillhas dos dados do sistema. 29 Conclusão: O s veio contribuir para a melhoria da qualidade dos serviços prestados na Administração Pública, garantindo dessa forma a redução dos tempos de ciclo, melhoria da eficiência interna, melhoria da qualidade e aumento da satisfação dos cidadãos e dos colaboradores, além de funcionar integrado com os demais sistemas da E&L, oferecendo agilidade e segurança a informação. Adquirindo os sistemas da E&L Produções de Software Ltda, você terá o que há de melhor em Tecnologia da Informação e Comunicação TIC, sistemas fáceis de trabalhar, auto-explicativos, integrados, além do melhor atendimento on-line, por chats (IRC e Skype), telefone, conexão remota e visitas técnicas. 30