A solução do BANCO i para aprovação de crédito

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1 A solução do BANCO i para aprovação de crédito Autoria: Profª Sheila Madrid Saad Mestre em Administração de Empresas Universidade Presbiteriana Mackenzie Gislaine Stangalin Avelar Graduando em Administração de Empresas Universidade Presbiteriana Mackenzie A aprovação e controle do crédito são ações estratégicas para empresas financeiras. O presente caso mostra a solução encontrada pelo BANCO para propiciar a integração entre as áreas de tecnologia, responsável pelo controle das informações, e a área de administração de crédito, responsável pela aprovação do crédito. O BANCO - um breve histórico O BANCO, de origem estrangeira, foi patenteado na primeira metade do século XIX, começando sua expansão internacional na primeira metade do século XX. Instalou-se na América do Sul, primeiramente em Buenos Aires e posteriormente no Brasil. No Brasil implantou sua sede no Rio de Janeiro e filiais em São Paulo, Santos, Recife, Belém e Salvador. Desde então o BANCO sempre esteve presente em território nacional, prestando serviços em diversas áreas, tendo como principais clientes empresas de grande porte de diversos segmentos. Considerada uma das grandes instituições financeiras do mundo, o BANCO atende pessoas físicas, com o segmento Consumidor, e pessoas jurídicas, no segmento Empresa. A área de administração de crédito

2 Para controlar os créditos concedidos aos clientes do segmento Empresa, há uma área específica que tem como principais funções a verificação de disponibilidade de crédito, garantindo que o limite aprovado não seja excedido. Esta área é responsável também pela atualização do sistema de crédito, o que é feito por meio de revisões das concessões de crédito ao menos uma vez ao ano para cada cliente. Quando o cliente solicita o crédito deve apresentar uma série de documentos relacionados aos demonstrativos contábeis. A partir da análise destes documentos, a área de risco estabelece um limite de crédito a ser concedido. Há critérios definidos para aprovação de níveis de crédito que consideram o risco envolvido na operação bem como o prazo para amortização. Quanto maior o risco, maior o nível exigido para aprovação; isto significa que a análise do crédito é feita por profissionais de diferentes escalões dentro da hierarquia da área, até que seja dada a aprovação final ao crédito. Até meados de 2003, todas estas aprovações eram dadas mediante assinatura em documentos impressos, que iam sendo passados aos profissionais de alçadas sucessivas até a aprovação final. Após esta etapa o processo era entregue à área de crédito para que a concessão fosse processada no sistema de crédito e disponibilizada para o cliente. Para algumas operações havia grande número de profissionais envolvidos na liberação do crédito e por isso o fluxo apresentava uma série de problemas que acabavam gerando atrasos na liberação ao cliente e, em alguns casos, o extravio de documentos com a conseqüente atraso na liberação para o cliente do crédito. Mensalmente havia um grande número de operações desse tipo e um dos pontos críticos no controle do processo era a dificuldade de se obter informações sobre o status de aprovação em que se encontrava o processo: não se sabia com quem estavam os documentos e quantas pessoas ainda deveriam analisá-los para aprovação. Ocorria, muitas vezes, de os processos ficarem parados tanto tempo junto aos aprovadores que estes acabavam se esquecendo dos mesmos; isso era especialmente crítico quando a aprovação se referia à renovação do crédito, pois a operação inicial ficava vencida, ocasionando uma série de transtornos na relação do BANCO com o cliente. Além do retrabalho exigido para corrigir as falhas dos processos, havia ainda o problema de circulação interna desses documentos em cada uma das áreas envolvidas com

3 a aprovação do crédito. Isto sem falar na exigência de pessoal para catalogação, arquivamento e busca dos documentos, quando necessários. O custo do processo era elevado face à demanda de mão de obra e dos custos com material de arquivo e com material de impressão, já que cada processo tinha em média 100 páginas. A resolução do problema O problema relacionado ao fluxo para aprovação e concessão de crédito era comum em outras bases do BANCO localizadas em outros países uma vez que, como a empresa é global, tem condutas e procedimentos padronizados. Para resolver o problema, foram envolvidos profissionais das áreas de crédito de alguns países da América Latina e, em parceria com profissionais das áreas de tecnologia, foi desenvolvido um sistema eletrônico que possibilita a execução de todo o processo por meio eletrônico, utilizando a intranet. O programa foi denominado PE ii (Plataforma Eletrônica); trata-se de uma plataforma na intranet que faz intercomunicação com os sistemas de crédito locais e estabelece o fluxo de aprovação. Quando o processo de crédito é criado no sistema, é informado o nível de aprovação requerido, são selecionados os aprovadores e anexados os documentos eletrônicos necessários para que os aprovadores tenham condições de analisar o processo. Todas as pessoas selecionadas no processo recebem por informações do status do processo e das ações que estão sendo requeridas. Os aprovadores e pessoas que participam do processo solicitam seu acesso ao sistema e recebem um login com o nome do usuário e senha. Através deste login o aprovador pode acessar os processos que solicitam sua aprovação e efetuá-la via sistema. O acesso também possibilita que se tenha contato com o histórico do processo: quem aprovou o crédito, data da aprovação e os níveis pelos quais o processo ainda precisa transitar para ser aprovado.

4 Após o término do processo, a área de crédito verifica se o processo está completo, com todos os documentos necessários de acordo com o exigências internas do BANCO e se os níveis de aprovação processados estão corretos. Se o processo estiver de acordo com as normas do BANCO, a área libera o processo dando a aprovação final. Isto significa que o processo pode ser automaticamente arquivado na pasta do cliente, esta é subdividida por diferentes tipos de documentos e pode então ser acessada a qualquer momento por todos que tenham autorização para acesso ao sistema. A implementação do sistema possibilitou estabelecer o controle dos processos, pois é possível, a qualquer momento, identificar o status em que se encontra a aprovação de créditos, além de manter, em meio eletrônico, o histórico de todo o processo de aprovação. Além disto, o sistema tornou o processo de concessão de crédito mais ágil, aumentando significativamente a produtividade da área. Após a implementação do sistema houve uma mudança no ciclo de aprovação, que em algumas etapas chegou a reduzir em 50% o tempo de concessão de crédito. Eliminaram-se todas as cópias físicas de processos, reduzindo-se significativamente os custos com impressão, bem como demanda por office - boys e pessoal para arquivo. As perdas e extravios reduziram-se a zero, evitando-se o retrabalho na área de aprovação de crédito. A partir da implantação do sistema, todos os processos de aprovação e revisão de crédito são confeccionados via PE. A PE vem sendo utilizada em cerca de 20 países da América Latina e América Central. As mudanças nos procedimentos de trabalho na área de aprovação de crédito, após a implementação do sistema, foram bem aceitas, embora tenha havido certa resistência por parte dos aprovadores, principalmente no tocante à obtenção de senhas para acesso ao sistema. Embora os resultados alcançados sejam visíveis, há uma percepção de que a utilização do sistema ainda pode ser otimizada, sinalizando que o treinamento contínuo é um aspecto fundamental no desempenho da área. QUESTÕES 1. O caso apresentado pode ser analisado sobre o aspecto de logística? Justifique.

5 2. O caso apresentado pode ser analisado sobre o aspecto de gestão de recursos humanos? Justifique. 3. Analisando a área financeira, a redução de prazo para deferimento de crédito tem implicações sobre que tipo de resultado financeiro para o BANCO? i O nome do Banco foi omitido por solicitação do mesmo. ii Nome do programa fictício.