Sistema de Gestão dos Documentos da Engenharia [EDMS] O caminho para a Colaboração da Engenharia e Melhoria de Processos

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1 Sistema de Gestão dos Documentos da Engenharia [EDMS] O caminho para a Colaboração da Engenharia e Melhoria de Processos

2 O gerenciamento de informações é crucial para o sucesso de qualquer organização. No setor de Manufatura e Arquitetura, Engenharia e Construção [AEC], a natureza do negócio exige uma forma Web-based e centralizada de gerenciar e compartilhar documentos. Arquitetos, designers, engenheiros, empreiteiros, fornecedores e fabricantes requerem métodos eficazes para trabalhar com um grande número de documentos que frequentemente consistem de centenas de tipos de arquivos diferentes, incluindo documentos Office e PDF, desenhos em CAD e arquivos de imagens. Eles exigem uma maneira simples de gerenciar as relações muitas vezes complexas entre desenhos de engenharia e os documentos relacionados dentro dos processos de negócio existentes. Em um mundo orientado pela colaboração global, é mais importante do que nunca que pessoas e organizações se comuniquem entre si. Ideias, projetos, documentos e conteúdos agora podem ser compartilhados e distribuídos de forma rápida e eficiente. O sucesso de qualquer setor depende da flexibilidade para reagir rapidamente a mudanças. EDMS desempenha um papel essencial no setor de AEC e Manufatura ao facilitar a aquisição, discussão e redistribuição das informações modificadas. Documentos de engenharia devem ser entregues a outros departamentos na organização, convertidos em formatos facilmente acessíveis e armazenados em sistemas onde outras pessoas possam recuperar as informações, substituindo cópias ultrapassadas. O aplicativo de ECM da SoftExpert, SE EDMS, oferece uma solução de gerenciamento de conteúdo de engenharia robusta e altamente escalável para toda a organização. Ele cria a plataforma essencial de colaboração que conecta pessoas e une a engenharia à corporação ao mesmo tempo em que impulsiona informações relativas ao design de fontes diferentes, em todas as fases do projeto. O EDMS da SoftExpert oferece um depósito único de autoridade para armazenar e organizar documentos de engenharia. A solução oferece a engenheiros e equipes de suporte um ambiente seguro e colaborativo com base em Web para criar, capturar, revisar e gerenciar d o c u m e n t o s d e e n g e n h a r i a completos e em andamento. Além disso, o EDMS da SoftExpert reduz o t e m p o g a s t o g e r e n c i a n d o documentos e projetos e melhora a produtividade ao tornar o conteúdo de engenharia mais acessível às partes envolvidas.

3 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS Definição e Indexação A arquitetura da solução oferece captura de conteúdo e integração nativa com ferramentas de autoria que são padrão no setor, incluindo documentos Office (Microsoft, OpenOffice, etc.), desenhos de engenharia (AutoCAD, Microstation, SolidWorks, Solid Edge, etc.), PDF, mídia rica, entre outros. Fornece indexação de conteúdo automática e geração de número de documento com capacidades extensíveis de metadados e máscaras de identificação, em conformidade com a taxonomia corporativa. Gerencia e rastreia relações pai/filho e externas em projetos CAD, incluindo atributos, integração de dimensões e de dados. Cria modelos para ajudar a indexar novos documentos, criar novos registros ao armazenar metadados-padrão que podem ser utilizados quando um usuário acrescenta novas informações ao sistema. Oferece uma forma rápida e potente de importar/exportar automaticamente lotes de documentos criados internamente ou recebidos de fornecedores ou subcontratados. Mask Paper size(uuu) + Purchase Order Number(uu) + Contract Number(uu) Busca e Visualização Fornece buscas intuitivas e recupera informações em depósitos federados utilizando tecnologia avançada, incluindo recuperação total de texto - full text retrieval, destaque do termo de busca - highlighting, categorias de metadados e dinâmicas Permite que os usuários facilmente construam e salvem consultas de buscas utilizando critérios pré-definidos, campos, usuários de sistema, tipo de documento, datas de criação/modificação, status de aprovação de documentos, versão do documento, número do documento e qualquer outro metadado. Realiza prévia do conteúdo sem fazer download do documento, utilizando um visualizador embutido que suporta todos os formatos de documento de desenho e Office comumente utilizados. Exibe e compara versões antigas e novas de documentos CAD para verificar se todas as mudanças de engenharia foram feitas corretamente.

4 Fornece visualizações de navegação para organizar documentos de acordo com qualquer combinação de metadados. Os usuários conseguem visualizar rapidamente arquivos anexos e uma lista de todas as relações pai/filho com um documento. Obtém mais informações relativas ao documento, como histórico de auditoria, marcações ou revisões anteriores de conteúdo ao coletar detalhes na visualização de dados do documento. Alteração e Colaboração Automatiza processos de gerenciamento de documentos, como solicitações de alteração e processos de revisão e aprovação de documentos. Define rotas automaticamente para múltiplos autores, revisores e aprovadores antes de estar pronto para distribuição geral. Estende a solução para além de registros eletrônicos para integrar o gerenciamento de registros físicos com conteúdo eletrônico, permitindo a retenção, o descarte e a proteção, além de políticas de auditoria associadas a registros de negócio independentemente de localidade ou tipo. Oferece um espaço de trabalho seguro para controlar o recebimento e a entrega de documentos com partes externas, compartilhando e editando documentos e projetos diretamente do navegador do usuário. Cria diversas marcações para um determinado documento para comunicar mudanças de revisão e aprovação que precisam ser feitas a um documento de engenharia. Fornece notificação imediata de tarefas pendentes que exigem atenção com a descrição do trabalho a ser feito, um visualizador de tarefas, quem atribuiu a tarefa e quando ela precisa ser concluída. Fornece a gerentes e outros revisores uma forma, em conformidade com a regulação, de assinar documentos eletronicamente, ao mesmo tempo em que fornece a equivalência da autenticidade da assinatura em um documento em papel através do tipo de padrão de assinatura XML ou CMS. Disponibiliza marcações - redlines para sugerir alterações ou fornecer feedback sobre documentos associados a fluxos de trabalho e projetos de engenharia. Oferece um fluxo de trabalho integrado ad-hoc para garantir processos adequados de aprovação, controle de versão e revisão e funcionalidades de check-in /check-out para eliminar mudanças simultâneas no conteúdo.

5 Controle de Projeto Captura, classifica e avalia todas as fontes de demanda para priorizar adequadamente e aloca recursos às maiores oportunidades de valor. Define bases para capturar o plano de projeto inicial e conscientizar toda a equipe sobre o desempenho do projeto com indicadores essenciais de desempenho, como análise de valor agregado e variâncias. Mantém um modelo completo da capacidade da organização e de planejamento de recursos, inventário de habilidades, carga de trabalho de diversos projetos e demanda de recursos. Otimiza o uso de habilidades e garante que todos os recursos de missão crítica estejam alinhados com projetos de alta prioridade. Fornece projetos ou modelos reutilizáveis que ajudam os praticantes a criar planos de projeto de qualidade consistentemente superior, incluindo entregáveis e recomendações para suas próprias melhores práticas. Aumenta a produtividade e as eficiências do local de trabalho através da colaboração com workflows integrados que automatizam e rastreiam o fluxo de todo o trabalho do projeto. Rastreia o progresso das informações distribuídas com transmissões de documento do projeto que se estende para incluir fornecedores externos, empreiteiros, fornecedores, etc. Identifica e gerencia possíveis riscos, problemas, mudanças ou qualquer exceção em tempo hábil para abordar o possível impacto sobre cronograma e custo. Promove com eficácia a comunicação de informações através de gráficos, incluindo Gráficos Gantt, Histogramas, Diagramas e Gráficos de Rede de Atividades. Analisa graficamente o portfólio de projetos ao longo de vários indicadores de desempenho. Certifica que o projeto foi concluído de acordo com o orçamento especificado, cronograma, escopo e atingiu o resultado pretendido. Arquiva todo o conteúdo do projeto como um modelo para futuros projetos, análise de lições aprendidas e auditorias. Check-in e Check-out automáticos Controle de revisão Transmissão de conteúdo Múltiplos fluxos de trabalho Markup e Redline Comentários eletrônicos Trilhas de auditoria Fácil configuração Buscas personalizadas Colaboração automatizada Integrações CAD

6 SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE EMPRESA A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a excelência na gestão, fornecendo softwares e serviços para o aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa. Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo, as soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de atuação, incluindo manufatura, governo, farmacêutico, hospitais e laboratórios, serviços financeiros, alta tecnologia e TI, educação, energia e utilidade pública, logística, varejo, serviços, dentre outros. Em conjunto com a sua rede de parceiros, a SoftExpert oferece serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e assistência técnica, com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre o máximo de retorno sobre seus investimentos. vendas@softexpert.com SoftExpert é marca registrada da SoftExpert Software for Performance Excellence. Todas as informações fornecidas neste catálogo estão sujeitas a alterações sem prévia notificação. Leve sua empresa para o próximo nível