Gestão Documental e Governança da Informação - O Debate Necessário

Transcrição

1 Gestão Documental e 11 de novembro de 2014 Auditório da Torre do Tombo PATROCINDADORES Apoio Patrocinadores Globais APDSI

2 Critérios de Avaliação e Tendências dos ECM Luís Vidigal (APDSI) Lisboa 11 de Novembro de

3 Desafios para Portugal Produtividade Coesão Social Trabalhar melhor Solidariedade 2

4 3

5 Tecnologias ou Informação? CTO CIO 4

6 Dos documentos aos processos Poder sobre os papéis Poder sobre os fluxos 5

7 Compramos para melhorar? Temos? Usamos? Precisamos? 6

8 Ecosistema da Gestão da Informação Enterprise Content Management (ECM) Web Content Management (WCM) Document Management (DM) Digital Asset Management (DAM) Digital Rights Management (DRM) Enterprise Information Portal (EIP) Knowledge Management (KM) Software Configuration Management (SCM) 7

9 O Que é o ECM O Enterprise Content Management (ECM) é constituido por estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais 8

10 O mercado de ECM quase que vai duplicar nos próximos 5 anos Entre 2014 e 2019, prevê-se um crescimento anual de 12,7% no mercado do Enterprise Content Management podendo atingir 12,32 biliões de dólares em 2019 (atualmente o mercado de ECM é de 6,78 B$) code : ASDR Publish date : April 2014 Pages : 189 9

11 Conteudos e documentos Scanning Imagem de documentos Formulários Reconhecimento Categorização/Taxonomia Indexação Gestão de documentos Gestão de registos Gestão de mails Gestão de conteudos Web Gestão de ativos digitais Repositórios Áreas do ECM Armazenamento Integração de conteudos Migração Backup/Recuperação Pesquisa Partilha Localização Personalização Publicação Papel eletrónico Securança Colaboração Arquivo de longa duração 10

12 Modelo AIIM do ECM Gerir CM Collaboration Management WCM Web Content Management Capturar Fornecer DM Document Management RM Records Mnagement Workflow / BPM Preservar Association for Information and Image Management International 11

13 A visão da Forrester Research 12

14 Organizações Inteligentes Portais Gestão do Conheciment o Smart Enterprise Suite Gestão Documental Gestão de Conteúdos Ferramentas Colaborativas

15 Para que serve o ECM? é utilizado para criar, armazenar, distribuir, pesquisar, arquivar e gerir o conteúdo nãoestruturado (como documentos digitalizados, e- mails, relatórios, imagens médicas e documentos de office) e, finalmente, analisar a utilização para permitir que as organizações forneçam conteúdos relevantes aos utilizadores onde e quando eles precisem. 14

16 Ecossistema do ECM 15

17 Facilidade de Execução Gestão Documental e Quadrante Mágico (Gartner) Visão 16

18 ECM Quadrante Mágico do Gartner Set

19 Peso de cada componente do ECM Document management (20%) Web content management (WCM, 5%) Records management (10%) Image-processing applications (15%) Social content (15%) Content workflow (20%) Extended components (15%) 18

20 Document management (20%) Check-in/check-out Controlo de versões Segurança Serviços de biblioteca para documentos de gestão 19

21 Web content management (WCM, 5%) Templates Gestão de workflow e alterações Disponibilização de conteúdos Conteúdos a pedido através de web services 20

22 Records management (10%) Forçar a retenção de documentos críticos a longo prazo Conformidade com normas Directiva STD Departmento de Defesa (DoD) VERS - Victorian Electronic Records Strategy MoReq Modular Requirements for the Management of Electronic Records 21

23 Image-processing applications (15%) Capturar, transformar e gerir imagens de documentos em papel Digitalizar e reconhecer formulários e carateres (OCR) de forma inteligente Integração com terceiros (Kofax, ReadSoft, TIS, etc. Capacidade para carregar imagens de documentos digitalizados em repositórios e pastas e encaminhá-las em processos 22

24 Social content (15%) Para partilha de documentos e colaboração em situações de trabalho de equipa e gestão do conhecimento, nomeadamente em blogues, wikis, etc. 23

25 Content workflow (20%) Suportar processos de negócio Encaminhamento Atribuir tarefas e estados Auditoria 24

26 Critérios para avaliação do ECM Ferramentas abrangentes para gerir a captura e armazenamento de dados, bem como o cumprimento dos requisitos de retenção. Orientação para processos com capacidades poderosas para automatizar fluxos de trabalho baseados em dados e documentos. Suporte para serviços repetitivos partilhados internamente dentro da organização e serviços colaborativos que envolvem simultaneamente documentos e processos com outras entidades. Arquitetura aberta para integração com sistemas de negócios, como ERP, CRM e GIS, assim como aplicações para funções específicas. Adaptabilidade para permitir uma personalização fácil para necessidades de informação e fluxos de trabalho especializados, apoiada por recursos e ferramentas de desenvolvimento especificamente criadas. Formatos de arquivo não-proprietárias com a pesquisa federada e escalabilidade para uma grande diversidade de dados e tipos de documentos. Suporte para proteger os dados e os fluxos de trabalho no acesso a partir de dispositivos móveis, com proteções baseadas na função ou cargo. Possibilidade de auditoria para a detecção de fraude e garantia da integridade da informação The Vital Asset for Today s Government

27 Edição de conteúdos Suporte a templates Captura de documentos Repositório de conteúdos Workflow Desenvolvimento de Web Sites Indexar e pesquisar Categorização Controlo de versões Personalização Publicação na Web Matriz de comparação de funcionalidades do ECM Distribuição de conteúdos Publicação multicanal Colaboração Partilha de conteúdos (feeds) Agregação de conteúdos Segurança de ativos digitais Gestão do ciclo de vida dos conteúdos Gestão de registos Gestão de múltiplos Web sites Integração de aplicações 26

28 Tendências do ECM (Hype Cycle) 27

29 Redes Sociais Mobilidade Análise de Dados Anytime Anywhere Just in Time Just in Case 28

30 A 3ª Plataforma da 29

31 Internet das Coisas Imagine um mundo onde as coisas estão sempre conectadas à Internet e interagem com pessoas e outras coisas 30

32 O Trabalho hoje... Mobilidade constante Permanentemente conectados Acesso a dados e processos Criação de relatórios em tempo real Proatividade processual 31

33 Quebrar barreiras 32

34 Obrigado Telefone: Skype: luis.vidigal1 Blog: Facebook: Linkedin: Apresentações: Papers: 33