Visão Geral
Programa Otimizar Programa constituído de projetos para melhoria de processos do Centro de Operações de Finanças da Petrobras (FINANCAS/COFIP), por meio da aplicação da metodologia Lean Six Sigma. Os projetos atuaram nos processos nacionais e internacionais de conciliação bancária, pagamento e recebimento operados por FINANCAS/COFIP.
Linha do Tempo Desafios - Crescimento - Estrutura Física - Equipe Alternativas - Benchmarking - Metodologia Lean Six Sigma Visão do Futuro 2009
Linha do Tempo Escolha e movimentação de equipe - Indicação das gerências - Realocação da equipe Capacitação da equipe de especialistas - Academia SAP - Metodologia Lean Six Sigma (YB, GB, BB) - Treinamento FAP Formação de Analista de Processos Visão do Futuro Formação da equipe 2009 2010
Linha do Tempo Principais realizações - Mapeamento de processos (nível micro) - Priorização de processos a serem tratados - Criação de projetos por grupos de processos - Início da formação da força de trabalho (YB) Visão do Futuro Formação da equipe Etapa de Estruturação 2009 2010 07/2010
Linha do Tempo Principais realizações - Aplicação DMAIC - Metas - Medições - Análise - Geração de soluções Visão do Futuro Formação da equipe Etapa de Estruturação Projetos LSS 2009 2010 07/2010 03/2011
Linha do Tempo Validação das soluções - Validação e ajustes no mapa futuro - Identificação de riscos e ações de mitigação Garantia da implantação - Incorporação de frentes de suporte às mudanças (RH, FINCORP/CI, FINCORP/OG, etc) - Execução de ações para preparação da mudança (transferência de pessoas, perfis de acesso, treinamentos, reorganização dos processos nas gerências, etc.) - Criação de um plano de condução da implantação e estabilização do processo Visão do Futuro Formação da equipe Etapa de Estruturação Projetos LSS Gestão da Implantação 2009 2010 07/2010 03/2011 10/2011
Linha do Tempo Ações Prioritárias - Virar a chave - Ajustes finos - Estabilizar processo - Continuidade do processo de melhoria contínua... Visão do Futuro Formação da equipe Etapa de Estruturação Projetos LSS Gestão da Implantação Início do novo processo 2009 2010 07/2010 03/2011 03/2011 01/2012
Visão do Futuro Formação da equipe Etapa de Estruturação Projetos LSS Gestão da Implantação Início do novo processo 2009 2010 07/2010 03/2011 03/2011 01/2012
Este tal Lean Six Sigma...se o Seis Sigma é tão objetivo, por que gera tanta ansiedade e confusão? [...] Em muitos casos, a alta administração contrata especialistas externos [...] para pregar o novo envangelho. Esses especialistas, por melhores que sejam suas intenções, assustam todo o mundo com slides complexos em PowerPoint, compreensíveis apenas para professores do MIT Fonte: Jack Welch em Paixão por Vencer
Este tal Lean Six Sigma Com o tempo, a maioria das pessoas passa a compreender o Seis Sigma e onde aplicá-lo e não aplicá-lo na organização. [...] passam a valorizar seu poder competitivo, depois de vê-lo em ação durante alguns meses. Portanto, na próxima vez em que ouvir falar em Seis Sigma, não corra assustado. Depois de compreender o slogan elementar a variação é um mal, você já percorreu 60% do caminho para também se tornar especialista em Seis Sigma. Os outros 40% consistem em exorcizar o mal Fonte: Jack Welch em Paixão por Vencer
Historicamente: dois enfoques de melhoria Lean - Origem no Japão 1950 s - Aperfeiçoado pela Toyota Remove barreiras que impedem o fluxo de valor em um processo Melhora Velocidade do processo Seis Sigma - Origem na Motorola 1980 s - Aperfeiçoado pela GE como uma Estratégia Operacional de Negócios Redução de Variação (erros) O processo é mais capaz de atender às necessidades dos clientes
DMAIC
Formação da equipe Especialistas nos processos (pagamento, recebimento e conciliação bancária); Equipe de Gestão de Sistemas (responsáveis pela interface entre áreas de processo e tecnologia da informação); Representante da área de tecnologia da informação; Suporte metodológico (MBB Master Black Belt e BB Black Belt) das áreas corporativas da companhia.
Capacitação da equipe Yellow Belt YB 16h) Green Belt - GB (80h) Black Belt BB (80h) Champions/Gerentes de Processo (16h) Academia SAP FI (154h) FAP Formação de Analista de Processos (32h)
Capacitação da equipe 170 especialistas no nível Yellow Belt 15 especialistas no nível Green Belt 1 especialista no nível Black Belt 2 especialistas no FAP Todos os gerentes formados como Champions e Green Belts
Estruturação Mapeamentos de todos os processos Mapeamento em Post-it
16. Liberar ordem de venda Atividade Fim - a prazo 17. Liberar ordem de venda Atividade Fim - a vista 18. Liberar ordem de venda - 1. Analisar e liberar pagamentos - Chile 2. Analisar e liberar pagamentos de servicos - internacional 3. Analisar e liberar pagamentos internacional, cambio, gas e materiais 4. Analisar e liberar pagamento cambio, petroleo e RRD - 5. Analisar e liberar pagamento Paper Companies 7. Analisar e liberar pagamento empresas do grupo - 8. Analisar e liberar pagamento de materiais, servicos - 9. Analisar e liberar pagamentos urgentes - 10. Analisar e liberar pagamento de JVA - 11. Receber atividade não fim - Petrobras - internacional 12. Receber atividade não fim - Paper Companies 13. Ingressar fatura e consumo - Chile 14. Receber atividade não fim - Chile 15. Emitir cobrança atividade não fim - 19. Alocar cobrança bancaria nacional 20. Realizar pagamento F-58 - Chile - Manual 21. Realizar pagamento F110 - Chile 22. Fechar cambio e enviar boleto internacional 23. Realizar pagamento F110 - Paper Companies 24. Realizar pagamento empresas do grupo manual 25. Realizar pagamento F110-26. Realizar pagamento JVA - Manual 27. Registrar cobranca Chile via Debito Direto 28. Registrar cobranca bancaria (F110) - 28. Registrar cobranca bancaria (F110) - 29. Conciliar e compensar Fornecedores - Chile 30. Conciliar bancos - Chile 31. Conciliar e compensar Fornecedores - 32. Conciliar Bancos - 33. Conciliar e compensar Fornecedores - 34. Conciliar bancos - 33. Conciliar e compensar Fornecedores - 34. Conciliar bancos - 32. Conciliar Bancos - 36. Conciliar e compensar Clientes - Chile 30. Conciliar bancos - Chile 34. Conciliar bancos - 37. Conciliar e compensar clientes 37. Conciliar e compensar clientes 32. Conciliar Bancos - 35. Conciliar e compensar clientes - 34. Conciliar bancos - 35. Conciliar e compensar clientes - 38. Realizar Cobrança internacional 39. Realizar Cobrança Chile 40. Realizar Cobrança 40. Realizar Cobrança 38. Realizar Cobrança internacional FINANCAS/COFIP Projetos Lean Six Sigma - Priorizados Analisar e liberar pagamentos Realizar pagamento Realizar Conciliação de Bancos, Clientes e Fornecedores Nº Macroprocessos 1 Da Análise e Liberação de Pagamentos à Conciliação de Lançamentos Bancários de Fornecedor Critérios -» Processos end-to-end Emitir Cobrança de Atividade Não Fim Registrar cobrança bancaria Analisar e Realizar Cobrança (Não pagos) 2 3 Da Análise e Liberação de Pagamentos à Conciliação de Lançamentos Bancários de Fornecedor (com recurso no exterior) Da Análise e Liberação de Pagamentos à Conciliação de Lançamentos Bancários de Fornecedor (com câmbio) -» Clientes -» Requisitos -» Métricas -» Oportunidades Analisar e liberar ordem de venda Alocar cobrança bancaria 4 Da Emissão de Recebível à Realização da Cobrança - -» Metas 5 Da Emissão de Recebível a Realização da Cobrança
Estrutura do Programa Otimizar FINANCAS/COFIP Patrocinadores Gustavo Tardim (EFSH) Daniel Lima de Oliveira (EFBJ) Jeferson Gustavo Salerno (EFHN) Líder do Programa BB, Daniel Saraiva Santos Filho (US2M) Líder LSS BB, Gustavo Costa Gomes (UQ2X) Gestão da Mudança Humberto Lemgruber Kropf Carvalho (PE10) Suporte Metodológico LSS MBB, José Carlos Martins Barra (EDZ7) PMO Beatriz Rosa Garcia (EF2X) Organização e Gestão Eduardo Starling (Y0LX) Comunicação Rodrigo Santos de Oliveira (EFI2) Projeto Pagamento Projeto Recebimento Projeto Pagamento com Câmbio Projeto Pagamento com Recursos no Exterior Projeto Recebimento Gerente do Processo Gerente do Processo Gerente do Processo Gerente do Processo Gerente do Processo Maria José Lopes (YSCG) Evaldo Machado Jr (CM2Q) Maria José Lopes (YSCG) Maria José Lopes (YSCG) Evaldo Machado Jr (CM2Q) Líder do Projeto Líder do Projeto Líder do Projeto Líder do Projeto Líder do Projeto GB, Marlon Messias (KBNU) GB, Janio Lima (T1B1) GB, Antoniel Pinto (BEGF) GB, Eduardo Starling (Y0LX) GB, Felipe Azevedo (ZHSM) Equipe do Projeto Equipe do Projeto Equipe do Projeto Equipe do Projeto Equipe do Projeto
16. Liberar ordem de venda Atividade Fim - a prazo 17. Liberar ordem de venda Atividade Fim - a vista 18. Liberar ordem de venda - 1. Analisar e liberar pagamentos - Chile 2. Analisar e liberar pagamentos de servicos - internacional 3. Analisar e liberar pagamentos internacional, cambio, gas e materiais 4. Analisar e liberar pagamento cambio, petroleo e RRD - 5. Analisar e liberar pagamento Paper Companies 7. Analisar e liberar pagamento empresas do grupo - 8. Analisar e liberar pagamento de materiais, servicos - 9. Analisar e liberar pagamentos urgentes - 10. Analisar e liberar pagamento de JVA - 11. Receber atividade não fim - Petrobras - internacional 12. Receber atividade não fim - Paper Companies 13. Ingressar fatura e consumo - Chile 14. Receber atividade não fim - Chile 15. Emitir cobrança atividade não fim - 19. Alocar cobrança bancaria nacional 20. Realizar pagamento F-58 - Chile - Manual 21. Realizar pagamento F110 - Chile 22. Fechar cambio e enviar boleto internacional 23. Realizar pagamento F110 - Paper Companies 24. Realizar pagamento empresas do grupo manual 25. Realizar pagamento F110-26. Realizar pagamento JVA - Manual 27. Registrar cobranca Chile via Debito Direto 28. Registrar cobranca bancaria (F110) - 28. Registrar cobranca bancaria (F110) - 29. Conciliar e compensar Fornecedores - Chile 30. Conciliar bancos - Chile 31. Conciliar e compensar Fornecedores - 32. Conciliar Bancos - 33. Conciliar e compensar Fornecedores - 34. Conciliar bancos - 33. Conciliar e compensar Fornecedores - 34. Conciliar bancos - 32. Conciliar Bancos - 36. Conciliar e compensar Clientes - Chile 30. Conciliar bancos - Chile 34. Conciliar bancos - 37. Conciliar e compensar clientes 37. Conciliar e compensar clientes 32. Conciliar Bancos - 35. Conciliar e compensar clientes - 34. Conciliar bancos - 35. Conciliar e compensar clientes - 38. Realizar Cobrança internacional 39. Realizar Cobrança Chile 40. Realizar Cobrança 40. Realizar Cobrança 38. Realizar Cobrança internacional FINANCAS/COFIP Projetos Lean Six Sigma - Priorizados Analisar e liberar pagamentos Realizar pagamento Realizar Conciliação de Bancos, Clientes e Fornecedores Nº Macroprocessos 1 Da Análise e Liberação de Pagamentos à Conciliação de Lançamentos Bancários de Fornecedor Emitir Cobrança de Atividade Não Fim Registrar cobrança bancaria Analisar e Realizar Cobrança (Não pagos) 2 Da Análise e Liberação de Pagamentos à Conciliação de Lançamentos Bancários de Fornecedor (com recurso no exterior)» Projeto Pagamento Unificado» Projeto Recebimento Unificado 3 Da Análise e Liberação de Pagamentos à Conciliação de Lançamentos Bancários de Fornecedor (com câmbio)» Projeto Gestão da Implantação Analisar e liberar ordem de venda Alocar cobrança bancaria 4 Da Emissão de Recebível à Realização da Cobrança - 5 Da Emissão de Recebível a Realização da Cobrança
Comitê de Implantação - Estratégia de implantação - Avaliação de riscos - Gestão da mudança - Plano e gestão do Programa - Plano do pós implantação Gestão Geral do Programa Jeferson Gustavo Salerno (EFHN) Gestor da Implantação Janio de Souza (T1B1) CI Marco Aurélio e Enoque PMO Negreiros e Beatriz Comunicação Ana Luisa e Rodrigo Metodologia LSS Gustavo e Barra Gestão da Mudança Lemgruber Infraestrutura - CSG Frente de Proc. e Interfaces CRC Frente de Proc. e Interfaces CPG Frente de O&G Frente de RH Evaldo Machado (CM2Q) Maria Jose (YSCG) Eduardo Starlin (Y0LX) Thais (Z337) - Desenho - Descrição - Métricas - Escopo - Gestão das Interfaces - NTIs, Sistemas,... - Modelo de Governança - Gestão dos impactos - Desenho - Descrição - Métricas - Escopo - Gestão das Interfaces - NTIs, Sistemas,... - Modelo de Governança - Gestão dos impactos - Estrutura organizacional - Dimensionamento de Recursos - Redefinição de Acordos - Descrição de atribuições - Gestão dos impactos - Plano de movimentação de recursos - Planejamento/gestão da capacitação - Reavaliação de funções - Ações de ambiência interna - Gestão dos impactos
A verdadeira dificuldade não está em aceitar ideias novas, mas em escapar das antigas John Mainard Keynes