Lições Aprendidas em Gestão de Projetos

Transcrição

1 Lições Aprendidas em Gestão de Projetos 27/03/2013

2 Gestão de Projetos Um processo estruturado de Gestão de Projetos demanda uma estreita relação entre Pessoas & Recursos, Atividades e os Resultados (Produtos & Serviços) deles provenientes. Atividades Pessoas & Recursos Produtos & Serviços

3 Gestão de Projetos Pessoas & Recursos Gestão de Projetos Atividades Produtos & Serviços

4 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos x Atividades O registro dos resultados não garante o aprendizado Produtos & Serviços

5 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos x O registro do andamento do projeto não garante o aprendizado O registro dos resultados não garante o aprendizado Atividades Produtos & Serviços

6 Processo de Lições Aprendidas em Projetos x O registro dos participantes não garante o aprendizado O registro do andamento do projeto não garante o aprendizado O registro dos resultados não garante o aprendizado Atividades Pessoas & Recursos Produtos & Serviços

7 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Objetivo: Estruturar processo de registro, disseminação e compartilhamento de oportunidades e, melhorias as iniciativas, programas de treinamento e capacitação. Produtos / Resultados: Relatório e registros de Lições Aprendidas; Incorporação de processo de melhoria aos programas de treinamento e capacitação; Adoção e gestão de métricas dos programas de capacitação Não Exaustivo Indicadores: Registros de Lições Aprendidas N de alterações junto aos programas de capacitação Avaliação dos programas

8 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Lições Aprendidas deve ser um processo estruturado, com Pessoas & Recursos metas e objetivos claros e definidos, Atividades potencializado a retroalimentação E o aprendizado em qualquer Produtos & Serviços etapa do projeto

9 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços

10 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços Lições Aprendidas

11 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços Análise de Redes Sociais Lições Aprendidas

12 Análise de Redes Sociais Principais Nós 43 Nós 612 Conexões O tamanho do nó corresponde ao índice sociométrico. Este é o mapa com todos as 43 e pessoas para ilustrar a densidade da rede.

13 Análise de Redes Sociais 33 Nós % Conexões Este é o mapa com 33 (43 iniciais menos 10 maiores destaques) para ilustrar a densidade da rede. O impacto é de queda de 65% no número de conexões.

14 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços Análise de Redes Sociais Mapear Conhecimentos Identificar Gaps & Concentração Identificar Conhecimentos Classificar Conhecimentos Lições Aprendidas

15 Classificar Conhecimentos Atribuição Básica Demanda Atual Demanda Futura

16 Mapear Conhecimentos Ciente Generalista Especialista Áreas de Conhecimento profissional com conhecimento básico sobre o assunto. profissional com dominio parcial sobre o assunto, com parciais condições de discutir e aplicar. profissional com total domínio teórico e prático sobre o assunto. Básico Crítico Estratégico

17 Identificar Gaps & Concentração Ciente Generalista Especialista Áreas de Conhecimento profissional com conhecimento básico sobre o assunto. profissional com dominio parcial sobre o assunto, com parciais condições de discutir e aplicar. profissional com total domínio teórico e prático sobre o assunto. Básico Crítico Estratégico Concentração ou Ausência de Especialistas demanda ações de curto, médio e longo prazo

18 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços Análise de Redes Sociais Mapear Conhecimentos Identificar Gaps & Concentração Identificar Conhecimentos Classificar Conhecimentos Estruturar Taxonomia Lições Aprendidas

19 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços Análise de Redes Sociais Mapear Conhecimentos Identificar Gaps & Concentração Identificar Conhecimentos Classificar Conhecimentos Estruturar Taxonomia Comunidades de Prática Lições Aprendidas

20 Comunidades de Práticas de Projeto Objetivo: Potencializar o compartilhamento de conhecimentos adquiridos e desenvolvidos ao longo dos processos da empresa e programas de treinamento. Produtos / Resultados: Relatório com registro das discussões realizadas durante encontros; Identificação de pontos críticos, oportunidades e demandas potenciais; Plano de Ação de Oportunidades e Melhorias. Indicadores: Número de assuntos discutidos; Número de encontros; José Renato S. Santiago Número de participantes Não Exaustivo

21 Comunidades de Práticas de Projeto Estruturação de processo de Comunidades de Prática Adoção de Modelos para registro Definição e Gestão de Indicadores Etapas da Comunidade de Prática 1 Escolha do tema / assunto da Comunidade 2 Escolha do Gestor da Comunidade 3 Realização da Comunidade de Prática 4 Registro e Compartilhamento Procedimento da Comunidade de Prática

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26 Programa de Milhagem Objetivo: Desenvolver uma série de atividades que permita incrementar a troca de experiências e conhecimentos bem como a maior integração entre os colaboradores. Produtos / Resultados: Indicadores: Relatórios, documentos e vídeos sobre apresentações e encontros desenvolvidos. Aumento da participação dos colaboradores junto aos processos de compartilhamento. Identificação de oportunidades, melhorias e lições aprendidas. Número de Colaboradores participantes Número de Assuntos José Renato discutidos S. Santiago Não Exaustivo Número de Registros

27 Bate Papo de Compartilhamento Objetivo: Permitir a troca de experiências, sugestões, esclarecimentos e de pontos de vista sobre estudos, tecnologias e projetos em desenvolvimento. Produtos / Resultados: Indicadores: Relatório com registro das discussões realizadas durante encontros e identificação de pontos críticos, oportunidades e demandas potenciais. Plano de Ação de Oportunidades e Melhorias Número de Assuntos / Tecnologia de acordo com os Projetos existentes. José Renato Número S. de Santiago Encontros Não Exaustivo Número de Participantes

28 Blog Objetivo: Ser meio oficial para troca de informações, que permita estreitar relações entre os colaboradores e potencializar o compartilhamento entre eles. Produtos / Resultados: Indicadores: Melhoria no processo de comunicação junto aos colaboradores Maior participação rapidez na disseminação de informações Aumento das interações entre os colaboradores Número de Usuários Número de Acessos Número de Posts José Renato S. Santiago Não Exaustivo

29 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços Análise de Redes Sociais Mapear Conhecimentos Identificar Gaps & Concentração Identificar Conhecimentos Classificar Conhecimentos Estruturar Taxonomia Comunidades de Prática Lições Aprendidas

30 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços Análise de Redes Sociais Mapear Conhecimentos Identificar Conhecimentos Classificar Conhecimentos Identificar Gaps & Concentração Comunidades de Prática Estruturar Taxonomia Gestão de Indicadores Lições Aprendidas

31 Gestão de Indicadores Estruturação de Indicadores que associem Processos, Programas de Capacitação e Produtos & Serviços; Adoção de processo de Gestão de Indicadores; Elaboração de iniciativas para discussão dos indicadores e alinhamento aos programas de capacitação;

32 Processo de Lições Aprendidas em Projetos Pessoas & Recursos Atividades Produtos & Serviços Análise de Redes Sociais Mapear Conhecimentos Identificar Conhecimentos Classificar Conhecimentos Identificar Gaps & Concentração Comunidades de Prática Estruturar Taxonomia Gestão de Indicadores Lições Aprendidas

33 Lições Aprendidas em Gestão de Projetos 27/03/2013

34 Metodologia de Análise de Risco A metodologia é composta por 4 etapas / fases: 1. Definição dos Domínios 2. Identificação de Riscos 3. Definição do Tratamento dos Riscos 4. Gestão dos Riscos José Renato S. Santiago

35 Etapa 1: Definição dos Domínios Objetivo: Identificar as características e atributos que comporão o escopo da análise de risco a ser desenvolvida de acordo com os requisitos e condições do projeto a ser gerenciado. Macro Atividades: Entendimento das características do projeto Identificação dos atributos Definição dos domínios e escopo da análise José Renato S. Santiago

36 Etapa 1: Definição dos Domínios Alguns Domínios... Cliente Contrato com o Cliente Administrativo/Gerencial Econômicos e Financeiros Meio Ambiente Engenharia Procurement Construção Parceiros...

37 Etapa 2: Identificação de Riscos Objetivo: Analisar os atributos passíveis de potencializar o surgimento de riscos que possam criar barreiras e dificuldades no atendimento dos objetivos e metas definidas para o projeto. Macro Atividades: Mapeamento dos profissionais Análise dos atributos Identificação dos riscos potenciais Qualificação preliminar dos riscos José Renato S. Santiago

38 Etapa 2: Identificação de Riscos Entendimento do Risco: Analisar e explicitar o entendimento sobre os riscos potenciais associados para cada um dos domínios identificados para a análise de risco.

39 Etapa 3: Tratamento dos Riscos Objetivo: Definir o tratamento a ser adotado para cada um dos riscos potenciais identificados com a devida sinalização das ações e responsabilidades a serem atribuídas. Macro Atividades: Identificação o tratamento ao risco Fundamentação da análise Sinalização da ação a ser desenvolvida Atribuição da responsabilidade José Renato S. Santiago

40 Etapa 3: Tratamento dos Riscos Definição do Tratamento dos Riscos: Impedimento: risco que impede o projeto Transferência: risco passível de transferência Mitigação: risco que pode ser gerido Aceitação: risco a ser assumido

41 Etapa 3: Tratamento dos Riscos Qualificar, quantificar e definir contingência de acordo com o tipo de tratamento definido e conforme a probabilidade potencial de sua ocorrência

42 Etapa 4: Gestão dos Riscos Objetivo: Estruturar plano de ações para gerenciamento e monitoramento dos riscos, a partir da definição e gestão de indicadores e desenvolvimento de atividades conforme tipo de tratamento definido. Macro Atividades: Atribuição de responsabilidade pela gestão Estruturação de plano de ações Definição e gestão de indicadores José Renato S. Santiago

43 Etapa 4: Gestão dos Riscos Acompanhamento e gerenciamento do nível de risco do projeto

44 Etapa 4: Gestão dos Riscos Plano de Monitoramento Definição das ações a serem desenvolvidas conforme recursos dimensionados para o tratamento do risco e de acordo com indicadores de performance que suportem o acompanhamento de cada uma das atividades.