Rio de Janeiro São Paulo Belo Horizonte Brasília

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1 Rio de Janeiro São Paulo Belo Horizonte Brasília

2 Rio de Janeiro São Paulo Belo Horizonte Brasília MGS Plano de execução de serviço Projeto de transformação de Processos

3 Estrutura do Documento 1. Introdução 2. Construção da demanda de contratação 2.1 Projeto de Transformação do macroprocesso Realizar Venda de Serviço 2.2 Projeto de Transformação do macroprocesso Realizar compras internas 2.3 Projeto de Transformação do macroprocesso Gerir estoque 2.4 Projeto de Transformação do macroprocesso Recrutar e selecionar pessoas 3. Detalhamento dos serviços a serem executados 3.1 Identificação dos serviços contratados por frente de trabalho e sua quantidade de USTs 3.2 Detalhamento das atividades a serem desenvolvidas 4. Informações gerais do projeto 4.1 Cronograma e marcos críticos do projeto 4.2 Equipe do projeto e da consultoria 4.3 Documentos e meios de comunicação a serem utilizados 4.4 Recursos necessários para o desenvolvimento do trabalho 4.5 Premissas

4 Rio de Janeiro São Paulo Belo Horizonte Brasília 1 EXEMPLO INTRODUÇÃO DE ABERTURA DE CAPÍTULO 03 NÃO HÁ IMAGEM AO LADO USE SEMPRE CAPS LOCK

5 1. Introdução O presente documento corresponde ao Plano de Execução de Serviços do Contrato Administrativo Nº J da empresa pública Minas Gerais Administração e Serviço S.A, o qual possui como objeto a contratação de empresa especializada na prestação de serviço de consultoria para realização de serviços de modelagem de processos organizacionais envolvendo mapeamento, análise, desenho e redesenho de processos, implementação e monitoramento de ações propostas para melhoria, suporte técnico e transferência de conhecimento. Este Plano formaliza o término da fase de planejamento e início da execução do projeto. As informações produzidas durante esta etapa devem ser consideradas como referências básicas para a realização desta iniciativa, a fim de garantir o alcance dos resultados esperados com este trabalho.

6 Rio de Janeiro São Paulo Belo Horizonte Brasília 2 EXEMPLO CONSTRUÇÃO DE ABERTURA DA DE CAPÍTULO DEMANDA 03 DE NÃO CONTRATAÇÃO HÁ IMAGEM AO LADO USE SEMPRE CAPS LOCK

7 2.1 Projeto de transformação do macroprocesso Realizar Venda de Serviço O escopo a ser trabalhado por esta frente do projeto compreende todos os processos relacionados à venda de serviço por parte da MGS, incluindo solicitação de serviço, precificação, formulação de contrato, avaliação de serviço prestado, dentre outros.

8 2.2 Projeto de transformação do macroprocesso Realizar Compras internas O escopo a ser trabalhado por esta frente do projeto compreende todos os processos relacionados à compra de produtos ou serviços por parte da MGS, incluindo requisição de material, orçamentação, realizar solicitação, dentre outros.

9 2.3 Projeto de transformação do macroprocesso Gerir estoque O escopo a ser trabalhado por esta frente do projeto compreende todos os processos relacionados à gestão do estoque da MGS, incluindo receber produto, processar demanda, transportar produto, dentre outros.

10 2.4 Projeto de transformação do macroprocesso Recrutar e selecionar pessoas O escopo a ser trabalhado por esta frente do projeto compreende todos os processos relacionados ao recrutamento e seleção da MGS, incluindo avaliar requisição, recrutar e admitir, disponibilizar empregados, dentre outros.

11 Rio de Janeiro São Paulo Belo Horizonte Brasília 3 EXEMPLO DETALHAMENTO ABERTURA DOS DE CAPÍTULO SERVIÇOS A 03SEREM NÃO EXECUTADOS HÁ IMAGEM AO LADO USE SEMPRE CAPS LOCK

12 3.1 Identificação dos serviços contratados por frente de trabalho e sua quantidade de USTs Frente de Trabalho Número de Processos Número de Etapas Serviços Quantidade de USTs PROJETO DE TRANSFORMAÇÃO DO MACROPROCESSO REALIZAR VENDA DE SERVIÇOS 07 Processos 17 Etapas SERVIÇO 01 Mapeamento da situação atual dos processos; SERVIÇO 02 Análise do alinhamento entre a estratégia e a situação atual dos processos; SERVIÇO 03 Análise de melhorias nos processos e sistemas; SERVIÇO 04 Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio; SERVIÇO 05 Desenho da situação futura dos processos incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos; SERVIÇO 06 Elaboração de Plano de Implementação do novo processo; SERVIÇO 07 Apoio no monitoramento de desempenho de processos; USTs

13 3.1 Identificação dos serviços contratados por frente de trabalho e sua quantidade de USTs Frente de Trabalho Número de Processos Número de Etapas Serviços Quantidade de USTs PROJETO DE TRANSFORMAÇÃO DO MACROPROCESSO REALIZAR COMPRAS INTERNAS 06 Processos 21 Etapas SERVIÇO 01 Mapeamento da situação atual dos processos; SERVIÇO 02 Análise do alinhamento entre a estratégia e a situação atual dos processos; SERVIÇO 03 Análise de melhorias nos processos e sistemas; SERVIÇO 04 Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio; SERVIÇO 05 Desenho da situação futura dos processos incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos; SERVIÇO 06 Elaboração de Plano de Implementação do novo processo; SERVIÇO 07 Apoio no monitoramento de desempenho de processos; USTs

14 3.1 Identificação dos serviços contratados por frente de trabalho e sua quantidade de USTs Frente de Trabalho Número de Processos Número de Etapas Serviços Quantidade de USTs PROJETO DE TRANSFORMAÇÃO DO MACROPROCESSO GERIR ESTOQUE 08 Processos 14 Etapas SERVIÇO 01 Mapeamento da situação atual dos processos; SERVIÇO 02 Análise do alinhamento entre a estratégia e a situação atual dos processos; SERVIÇO 03 Análise de melhorias nos processos e sistemas; SERVIÇO 04 Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio; SERVIÇO 05 Desenho da situação futura dos processos incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos; SERVIÇO 06 Elaboração de Plano de Implementação do novo processo; SERVIÇO 07 Apoio no monitoramento de desempenho de processos; USTs

15 3.1 Identificação dos serviços contratados por frente de trabalho e sua quantidade de USTs Frente de Trabalho Número de Processos Número de Etapas Serviços Quantidade de USTs PROJETO DE TRANSFORMAÇÃO DO MACROPROCESSO RECRUTAR E SELECIONAR PESSOAS 05 Processos 11 Etapas SERVIÇO 01 Mapeamento da situação atual dos processos; SERVIÇO 02 Análise do alinhamento entre a estratégia e a situação atual dos processos; SERVIÇO 03 Análise de melhorias nos processos e sistemas; SERVIÇO 04 Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio; SERVIÇO 05 Desenho da situação futura dos processos incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos; SERVIÇO 06 Elaboração de Plano de Implementação do novo processo; SERVIÇO 07 Apoio no monitoramento de desempenho de processos; USTs TOTAL DE USTs: VALOR TOTAL: R$ ,30

16 3.1 Identificação dos serviços contratados por frente de trabalho e sua quantidade de USTs

17 3.1 Identificação dos serviços contratados por frente de trabalho e sua quantidade de USTs

18 3.2 Detalhamento de atividades a serem desenvolvidas SERVIÇOS ATIVIDADES ENTREGÁVEIS SERVIÇO 01 Mapeamento da situação atual dos processos Realizar coleta de informações para entendimento da situação atual dos processos; Identificar os sistemas de informática que se interrelacionam com os processos em análise, bem como eventuais atividades ou etapas realizadas sem o apoio de sistemas; Construir mapas que representem a situação atual dos processos; Revisar mapas que representam a situação atual dos processos; Realizar homologação dos mapas que representam a situação atual dos processos; Realizar reunião para entendimento dos objetivos e resultados esperados para a estratégia a partir do mapeamento dos processos; Levantar pontos de controle para elaboração de checklist de forma a subsidiar posterior monitoramento; Realizar reunião para validação e homologação dos pontos de controle do novo processo. Mapa da situação atual em notação BPMN detalhando, de acordo com o necessário: atividades, executores, informações, normativos, legislações, sistemas, decisões e pontos de controle; Informações adicionais e regras de negócio que complementam a descrição da situação atual dos processos; Planilha contendo as atividades e seus respectivos itens de verificação para controle (checklists), com informações sobre responsáveis por executar e validar cada item.

19 3.2 Detalhamento de atividades a serem desenvolvidas SERVIÇOS ATIVIDADES ENTREGÁVEIS SERVIÇO 02 Análise do alinhamento entre a estratégia e a situação atual dos processos Definir indicadores para mensurar a contribuição do processo para a estratégia do órgão; Analisar os indicadores existentes e respectivos históricos (quando houver); Propor a utilização de novos indicadores não acompanhados pela contratante, quando for o caso; Construir planilha de indicadores e matriz de coleta de informações; Construir plano de ação para implementação e coleta de indicadores; Avaliar possibilidade de aumento do desempenho deste indicador, assim como seu devido impacto para a estratégia do órgão; Realizar as seguintes análises, conforme descritas no CBOK: análise de ambiente de negócio e análise de interações com o cliente; Identificar melhorias com grande impacto na estratégia do órgão conforme indicador definido; Consolidar relatórios descrevendo os diagnósticos realizados assim como as melhorias a serem obtidas; Homologar a análise do alinhamento dos processos à estratégia do órgão. Planilha de indicadores detalhando a periodicidade de acompanhamento do indicador, a forma de coleta das informações, o responsável pela coleta, a fórmula de cálculo do indicador, plano de implantação, o objetivo da mensuração alinhada à estratégia e sua meta; Análise de alinhamento do processo à estratégia, considerando o ambiente de negócio (cadeia de valor e/ou matriz SWOT) e as interações com o cliente, e detalhando os problemas identificados e soluções propostas, e respectiva apresentação em formato de slides que sintetize a análise; Melhorias nos processos identificadas como relevantes para o cumprimento da estratégia, assim como seu impacto para os indicadores definidos.

20 3.2 Detalhamento de atividades a serem desenvolvidas SERVIÇOS ATIVIDADES ENTREGÁVEIS SERVIÇO 03 Análise de melhorias nos processos e sistemas Realizar as seguintes análises, conforme descritas no CBOK: análise de handoffs, análise de regras de negócio, análise de controles de processo, análise de sistemas de informação e análise de processos; Identificar oportunidades de melhoria nos processos e sistemas, neste último caso, limitadas exclusivamente aos aspectos da análise de negócio; Consolidar relatórios descrevendo os diagnósticos realizados; Realizar reunião para homologação da análise qualitativa de melhorias nos processos; Analisar relações de precedência e relevância dentre as melhorias identificadas nas análises realizadas; Apresentar diagnósticos realizados e sugestão de priorização das melhorias. Análise de processos (incluindo regras de negócio, handoffs e controles de processos) detalhando problemas identificados e soluções propostas, e respectiva apresentação em formato de slides; Análise de sistemas de informação detalhando problemas identificados e soluções propostas. Este relatório deve possuir nível de detalhamento que permita a posterior identificação de requisitos de sistemas para suportar os processos definidos. Deve ser acompanhado de apresentação de slides que sintetize as propostas; Priorização de melhorias.

21 3.2 Detalhamento de atividades a serem desenvolvidas SERVIÇOS ATIVIDADES ENTREGÁVEIS SERVIÇO 04 Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio Coletar informações para análise de alocação de recursos; Realizar análise de capacidade dos recursos, considerando se as equipes possuem membros com formação, treinamento e conhecimento suficientes para realização de suas atividades; Realizar análise de quantidade de recursos de forma a avaliar qual o quantitativo de pessoas ideal para execução do processo. Análise de capacidade (qualitativa) de recursos humanos, incluindo responsabilidades e atribuições das funções exercidas, detalhando quais treinamentos devem ser realizados para execução do processo; Análise quantitativa de recursos humanos, dimensionando o número de pessoas que devem ser alocadas para correta execução dos processos. Este relatório deve descrever todos os argumentos e premissas utilizadas na realização desta quantificação, incluindo análise da capacidade técnica dos quadros; Matriz de cálculo da quantidade de recursos humanos considerando as etapas do processo, suas principais atividades, os drivers para mensuração do esforço e a sazonalidade existente.

22 3.2 Detalhamento de atividades a serem desenvolvidas SERVIÇOS ATIVIDADES ENTREGÁVEIS SERVIÇO 05 Desenho da situação futura dos processos incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos Realizar desenho da situação futura dos processos; Construir o mapa da situação futura dos processos; Construir manuais que detalhem o funcionamento da situação futura dos processos; Realizar reunião para revisão dos mapas e manuais que representam a situação futura dos processos; Realizar reunião para homologação dos mapas que representam a situação futura dos processos; Apresentar diagnósticos realizados e priorização das melhorias a serem implantadas; Realizar análise de intervalo (Gap Analysis) com foco no ganho efetivo (tempo e capacidade), considerando equivalência de tipos de informações analisadas; Levantar pontos de controle para elaboração de checklist de forma a subsidiar posterior monitoramento; Realizar reunião para validação e homologação dos pontos de controle do novo processo. Representação da situação futura em notação BPMN detalhando: atividades, executores, normativos, legislações, sistemas, decisões, pontos de controle e informações complementares; Manual descritivo das atividades do processo da situação futura detalhando tarefas e regras específicas; Análise de Intervalo (Gap Analysis); Planilha contendo as atividades e seus respectivos itens de verificação para controle (checklists),com informações sobre responsáveis por executar e validar cada item.

23 3.2 Detalhamento de atividades a serem desenvolvidas SERVIÇOS ATIVIDADES ENTREGÁVEIS SERVIÇO 06 Elaboração de Plano de Implementação do novo processo Elaborar versão inicial do plano de implementação permitindo o sequenciamento das ações propostas considerando critérios de relevância, disponibilidade de tempo, distribuição de carga de trabalho e precedência lógica entre as ações; Realizar reuniões para revisão do plano de implementação dos processos, identificando os pontos de melhoria; Revisar plano de implementação incorporando as contribuições oriundas das reuniões; Realizar reunião para homologação do plano de implementação do processo que viabiliza o novo processo definido a partir das análises de processos, sistemas e recursos humanos realizados. Plano de Implementação detalhando: etapas, subetapas, responsáveis, prazos e relacionamento com as análises realizadas.

24 3.2 Detalhamento de atividades a serem desenvolvidas SERVIÇOS ATIVIDADES ENTREGÁVEIS SERVIÇO 07 Apoio no monitoramento de desempenho de processos INDICADORES: Realizar reunião junto às áreas gestoras para definição e validação da sistemática de monitoramento de resultados e planos de implantação; Criar painel de indicadores a partir de planilhas customizadas com as fórmulas de cálculo para os indicadores propostos e faróis de desempenho, salvo quando já existir sistema capaz de fazer o cálculo automático dos indicadores; Realizar reunião junto às áreas gestoras para acompanhamento e suporte na coleta de indicadores dos processos; Realizar treinamento das equipes técnicas envolvidas dos órgãos na metodologia e sistemática de monitoramento; Interpretar, em conjunto com as equipes técnicas dos órgãos, valores obtidos na coleta dos indicadores frente às metas estabelecidas avaliando sua tendência e necessidade de reavaliação; Realizar reunião para identificação de melhorias contínuas, caso necessário; Elaborar, em conjunto com as equipes técnicas envolvidas dos órgãos, planos de ação e estabelecer contramedidas para indicadores com desempenho abaixo do esperado. Relatório contendo a sistemática de monitoramento de resultados e planos de implantação; Planilha com as atividades e seus respectivos itens de verificação, com criticidade, para controle (checklists), com informações sobre responsáveis por executar, validar e certificar cada item, bem como as datas de realização das atividades e as necessidades de coleta de evidências de execução; Cinco relatórios mensais de acompanhamento dos indicadores (contendo os painéis), com defasagem máxima de 30 (trinta) dias em relação ao final do período acompanhado; Lista de ajustes nos mapas e manuais do processo.

25 3.2 Detalhamento de atividades a serem desenvolvidas SERVIÇOS ATIVIDADES ENTREGÁVEIS SERVIÇO 07 Apoio no monitoramento de desempenho de processos PONTOS DE CONTROLE (ITENS DE CHECKLIST): Acompanhar a execução do processo, tendo como objetivo a validação e verificação dos itens de checklist (pontos de controle do processo); Criar painel de indicadores a partir de planilhas customizadas com as fórmulas de cálculo para os itens de checklist e faróis de desempenho, salvo quando já existir sistema capaz de fazer a verificação automática dos pontos de controle; Identificar ajustes nos mapas e manuais do processo, decorrentes dos serviços de monitoramento do desempenho. Relatório contendo a sistemática de monitoramento de resultados e planos de implantação; Planilha com as atividades e seus respectivos itens de verificação, com criticidade, para controle (checklists), com informações sobre responsáveis por executar, validar e certificar cada item, bem como as datas de realização das atividades e as necessidades de coleta de evidências de execução; Cinco relatórios mensais de acompanhamento dos indicadores (contendo os painéis), com defasagem máxima de 30 (trinta) dias em relação ao final do período acompanhado; Lista de ajustes nos mapas e manuais do processo.

26 Rio de Janeiro São Paulo Belo Horizonte Brasília 4 EXEMPLO INFORMAÇÕES DE ABERTURA GERAIS DE CAPÍTULO DO PROJETO 03 NÃO HÁ IMAGEM AO LADO USE SEMPRE CAPS LOCK

27 4.1 Cronograma e marcos críticos do projeto Todos os documentos produzidos durante o projeto serão entregues em meio impresso e digital, neste último caso em suporte físico (CD, DVD ou pendrive) em formato de arquivo que permita leitura por softwares livres ou que sejam de propriedade da MGS. A lista de atividades a serem executadas encontra-se no cronograma de execução REALIZAR VENDA DE SERVIÇO - MAPEAMENTO - ANÁLISE ESTRATÉGICA - ANÁLISE DE MELHORIAS - ANÁLISE DE RECURSOS - REDESENHO - PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO - IMPLEMENTAÇÃO

28 4.1 Cronograma e marcos críticos do projeto Todos os documentos produzidos durante o projeto serão entregues em meio impresso e digital, neste último caso em suporte físico (CD, DVD ou pendrive) em formato de arquivo que permita leitura por softwares livres ou que sejam de propriedade da MGS. A lista de atividades a serem executadas encontra-se no cronograma de execução REALIZAR COMPRAS INTERNAS - MAPEAMENTO - ANÁLISE ESTRATÉGICA - ANÁLISE DE MELHORIAS - ANÁLISE DE RECURSOS - REDESENHO - PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO - IMPLEMENTAÇÃO

29 4.1 Cronograma e marcos críticos do projeto Todos os documentos produzidos durante o projeto serão entregues em meio impresso e digital, neste último caso em suporte físico (CD, DVD ou pendrive) em formato de arquivo que permita leitura por softwares livres ou que sejam de propriedade da MGS. A lista de atividades a serem executadas encontra-se no cronograma de execução GERIR ESTOQUE - MAPEAMENTO - ANÁLISE ESTRATÉGICA - ANÁLISE DE MELHORIAS - ANÁLISE DE RECURSOS - REDESENHO - PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO - IMPLEMENTAÇÃO

30 4.1 Cronograma e marcos críticos do projeto Todos os documentos produzidos durante o projeto serão entregues em meio impresso e digital, neste último caso em suporte físico (CD, DVD ou pendrive) em formato de arquivo que permita leitura por softwares livres ou que sejam de propriedade da MGS. A lista de atividades a serem executadas encontra-se no cronograma de execução RECRUTAR E SELECIONAR PESSOAS - MAPEAMENTO - ANÁLISE ESTRATÉGICA - ANÁLISE DE MELHORIAS - ANÁLISE DE RECURSOS - REDESENHO - PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO - IMPLEMENTAÇÃO

31 4.1 Cronograma e marcos críticos do projeto Todos os documentos produzidos durante o projeto serão entregues em meio impresso e digital, neste último caso em suporte físico (CD, DVD ou pendrive) em formato de arquivo que permita leitura por softwares livres ou que sejam de propriedade do MGS MARCO MARCO 01 DESCRIÇÃO Mapeamento da situação atual do processos MARCO 02 Análise do alinhamento entre a estratégia e a situação atual dos processos MARCO 03 MARCO 04 MARCO 05 MARCO 06 Análise de melhorias de processos e sistemas Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio Desenho da situação futura dos processos incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos Elaboração do Plano de Implementação MARCO 07 Relatórios de acompanhamento

32 4.2 Equipe do projeto e da consultoria e responsáveis EQUIPE DO PROJETO PATROCINADOR Presidente Dr. Carlos Vanderley Soares GESTOR DO PROJETO Assessor da presidência Dr. Dalton Rosa ELOGROUP Daniel Karrer Lays Lobato Raquel Flexa Anderson Luz Carolina Meira Fernando Lamounier Letícia Rizzo EQUIPE E PERFIS DA CONSULTORIA COORDENADOR: Daniel Karrer daniel.karrer@elogroup.com.br (21) ASSISTENTE DE PROCESSOS: Lays Lobato Lays.lobato@elogroup.com.br (31) INDUSTRY PARTNER: Raquel Flexa Raquel.flexa@elogroup.com.br (21) ASSISTENTE DE PROCESSOS: Anderson Luz anderson.luz@elogroup.com.br (31) ASSISTENTE DE PROCESSOS: Carolina Meira carolina.meira@elogroup.com.br (31) ASSISTENTE DE PROCESSOS: Fernando Lamounier fernando.lamounier@elogroup.com.br (31) ASSISTENTE DE PROCESSOS: Letícia Rizzo leticia.rizzo@elogroup.com.br (27) Pontos focais para envio e recebimento de informações : ELOGROUP: Lays Lobato MGS: Dalton Rosa e José Maurício Salgado

33 4.3 Documentos e meios de comunicação a serem utilizados MEIOS DE COMUNICAÇÃO Ao longo do projeto, alguns meios de comunicação entre a contratante e a contratada poderão ser utilizadas, a saber: Relativo à gestão do contrato: Toda comunicação relativa à gestão do contrato deverá ser formalizada por escrito, seja em meios virtuais ou físicos. Relativo à execução do projeto: A comunicação relativa à execução do projeto será de acordo com a demanda e necessidade, utilizando-se de meios de comunicação como e por telefone.

34 4.3 Documentos e meios de comunicação a serem utilizados DOCUMENTOS A SEREM UTILIZADOS Normativos e regulamentos pertinentes; Documentos institucionais como planejamento estratégico, cadeia de valor, estrutura funcional, regimento interno; Diretrizes e estratégias relacionadas com a gestão dos serviços no órgão; Relatórios de indicadores, dados e informações que sejam necessárias para a análise estratégica do órgão; Outros documentos solicitados ao longo da execução do projeto.

35 4.4 Recursos necessários para o desenvolvimento do trabalho RECURSOS NECESSÁRIOS PARA A EXECUÇÃO DO PROJETO Disponibilidade de sala de reunião com projetor ou televisor para a realização das reuniões planejadas; Disponibilidade de sala para utilização dos consultores durante a execução dos serviços contratados (exceto reuniões); Acesso à internet; Acesso à impressora; Disponibilidade da equipe da MGS para atendimento das requisições relevantes para atendimento dos prazos e para o bom andamento do projeto.

36 4.5 Premissas PREMISSAS O cumprimento do cronograma está condicionado à disponibilidade dos envolvidos na participação das reuniões pré-estabelecidas e agendadas; As áreas envolvidas devem disponibilizar materiais e informações necessárias para a condução adequada referente ao objeto deste projeto, dentro de um prazo adequado de comum acordo entre as partes; O direcionamento para as principais definições do projeto dependem diretamente do envolvimento do MGS, incluindo esferas decisórias, pois impactam diretamente na assertividade do trabalho. Lays Lobato ELOGROUP

37 Lays Lobato