Aluno(a): Telefone: ( ) E-mail:
ÍNDICE 1 MICROSOFT EXCEL 2007/2010... 6 1.1 SEJA BEM VINDO!... 6 2 INICIANDO O EXCEL... 7 2.1 A TELA DO EXCEL... 7 2.2 AS GUIAS DO EXCEL... 9 2.2.1 Guia Base 2007 e Página Inicial 2010... 9 2.2.2 Guia Inserir... 10 2.2.3 Guia Layout da Página... 10 2.2.4 Guia Fórmulas... 10 2.2.5 Guia Dados... 11 2.2.6 Guia Revisão... 11 2.2.7 Guia Exibição... 11 2.2.8 Guia do Desenvolvedor... 11 2.3 O BOTÃO DO OFFICE... 12 2.3.1 Comando Novo... 13 2.3.2 Abrir um documento preexistente... 17 2.3.3 Abrir múltiplos documentos... 19 2.4 SALVANDO UMA PLANILHA... 20 2.4.1 Comando Salvar Como... 22 2.4.2 Comando Imprimir... 24 2.4.3 Visualizar impressão... 26 2.4.4 Comando Preparar... 27 2.4.5 Comando Enviar... 28 2.4.6 Comando Publicar... 29 2.4.7 Comando Fechar... 30 2.4.8 Barra de Ferramentas de Acesso Rápido... 31 2.4.9 Comando Zoom... 33 2.4.10 Barra de Status... 33 2.5 PERSONALIZAÇÃO DO EXCEL... 34
2.5.1 Opções do Excel Mais Usados... 35 2.5.2 Habilitando a guia do desenvolvedor... 36 2.5.3 Opções do Excel - Fórmulas... 38 2.5.4 Opções do Excel - Salvar... 38 2.5.5 Opções do Excel - Personalizar... 39 2.6 USAR AS FUNCIONALIDADES DA CAIXA DE DIÁLOGO... 41 2.6.1 Barra de Fórmulas... 42 2.6.2 Área de Trabalho... 42 2.6.3 Barras de Rolagens... 43 2.6.4 OS COMPONETES DO EXCEL 2007/2010... 43 2.6.5 LINHA, COLUNA e CÉLULA... 44 2.7 A PASTA... 47 2.7.1 A Planilha... 47 2.7.2 Digitando dentro de uma célula... 47 2.7.3 Introdução de dados num conjunto de células... 49 2.7.4 Introdução de séries de dados dados repetidos... 50 2.7.5 Introdução de séries de dados sequências numéricas... 51 2.7.6 Introdução de séries de dados sequências de datas... 52 2.7.7 Edição de dados numa célula... 53 2.7.8 Inserindo Linhas e Colunas... 55 2.7.9 Excluindo Linhas e Colunas... 56 2.7.10 Alterando tamanho da coluna ou da linha... 57 2.8 TRABALHANDO COM PLANILHAS... 57 2.8.1 Inserindo uma planilha... 58 2.8.2 Excluindo uma planilha... 58 2.9 FORMATAÇÃO COMO TABELAS... 58 2.10 FORMATANDO CÉLULAS... 59 2.10.1 Formatando números... 60 2.10.2 Alinhamento do texto... 61 2.10.3 Formatar Fonte... 62 2.10.4 Formatação da borda... 63
2.10.5 Formatação preenchimento... 63 2.10.6 LOCALIZANDO/SUBSTITUINDO UM CONTEÚDO DE UMA CÉLULA... 64 2.10.7 Substituir texto ou números... 65 2.10.8 Selecionar, Recortar, copiar e colar... 65 3 ENTENDENDO FUNÇÕES... 72 3.1 SINAIS OPERACIONAIS... 72 3.2 ASSISTENTE DE FÓRMULAS... 72 3.2.1 Fórmula da soma... 75 3.2.2 Fórmula da subtração... 76 3.2.3 Fórmula da multiplicação... 77 3.2.4 Fórmula da divisão... 77 3.2.5 Fórmula da porcentagem... 78 3.2.6 Fórmula do máximo... 79 3.2.7 Fórmula do mínimo... 79 3.2.8 Fórmula da média... 80 3.2.9 Fórmula da data... 80 3.2.10 Fórmula da condição SE... 81 3.3 OPÇÕES DE FILTRAGEM... 83 3.4 COMENTÁRIOS... 84 3.4.1 Excluindo Comentários... 86 3.5 VALIDAÇÃO DE DADOS... 86 3.6 FORMATAÇÃO CONDICIONAL... 88 3.7 GRÁFICOS... 90 3.7.1 Personalizando o Gráfico... 92 3.7.2 Guia Design... 93 3.7.3 Guia Layout... 93 3.7.4 Guia Formatar... 93 3.8 IMPRIMIR... 94 4 ATALHOS NO MICROSOFT EXCEL... 99
1 MICROSOFT EXCEL 2007/2010 Esta apostila pode ser usada para consulta de informações das Versões 2007 e 2010 do Excel no pacote Office Microsoft. 1.1 SEJA BEM VINDO! A partir de agora você terá contato com um dos melhores e mais populares softwares do mundo O Microsoft Excel em sua versão 2007/10. O Excel, como é comumente chamado, e considerado um software de planilha eletrônica ou de cálculos. A primeira vista nos parece um pouco complicado, mas é muito simples. Com o Excel se pode fazer desde simples cálculos, até cálculos mais avançados como financeiros, matemáticos, lógicos, estatísticos, etc. Pode-se fazer desde controle de gastos da sua casa, até controle de estoque ou fluxo de caixa de uma empresa. Você aprenderá a partir de agora as opções básicas que serão utilizadas com o auxílio desta apostila, lembrando, esta apostila servirá como referência para a maioria dos comandos e opções do Excel, portanto use-a e cuide bem, pois irá auxiliá-lo por um bom caminho. As explicações terão como base a versão 2007 do Excel em caso dos dados não se aplicarem a versão 2010 será apresentado esta diferença. *As portas do mundo da informática estão abrindo-se agora para você, aproveite! 6
2 INICIANDO O EXCEL Para abrir o programa Excel, usaremos os seguintes passos: 1.Clique no botão iniciar 2. Posicione o cursor do mouse na opção todos os Programas 3. Posicione o cursor na opção Microsoft Office 4. Visualize e clique em Microsoft Office Excel 2003 2.1 A TELA DO EXCEL 7
Para quem já trabalhou com o editor de textos Microsoft Word, a tela acima lembra um pouco, principalmente a barra de Ferramentas. Alguns botões do Word, porém, o que diferencia mesmo são as células, divididas em linhas e colunas. 1. Barra de título 2. Guia (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas) 3. Botão do Office na versão 2007, na versão 2010 é Arquivo. 4. Barra de ferramentas de acesso rápido 5. Botão de acesso à Ajuda 6. Ponto de inserção 7. Barra de fórmulas 8. Caixa de nome 9. Título de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, ) 10. Barra de deslocação vertical 11. Separadores de folhas 12. Botão de macros 13. Modo de visualização normal 14. Modo de esquema de página 15. Pré-visualização de quebras de páginas 8
16. Cursor de ampliação/redução da página visível 17. Página anterior 18. Página seguinte 19. Comando de divisão do documento 2.2 AS GUIAS DO EXCEL Nas principais aplicações do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo paradigma de interface gráfica, reunindo numa só ferramenta, designada Guia, o que anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com ícones de acesso rápido a funções). Além de reunir estas funcionalidades, a Guia possui comandos e ícones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importância. O programa detecta automaticamente o que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano a Guia respectivo. Tal como o Word, há sete Guias no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser ativado a partir das opções de personalização e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instruções complexas) com o Excel. Sempre que possível, as Guias usadas nas diversas aplicações do Office retêm os mesmos nomes e as mesmas posições relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, as Guias Base, Inserir e Layout de Página são os três primeiros da esquerda para a direita, e as Guias Rever, Ver e Programador são os três últimos. As alterações, necessárias para as funcionalidades específicas de cada programa, surgem no Guia Fórmulas (que substitui Referências no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibição de cada Guia pode ser alternada manualmente, com um clique do mouse sobre o separador respectivo. 2.2.1 Guia Base 2007 e Página Inicial 2010 9
Este é o separador que surge na Guia quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatação básica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de números (data, diversas, etc.). 2.2.2 Guia Inserir Separador referente aos comandos de inserção de tabelas, imagens, gráficos, hiperligações, etc. 2.2.3 Guia Layout da Página Contém comandos relacionados com a formatação do documento, incluindo margens, dimensões da folha, espaçamento, etc. 2.2.4 Guia Fórmulas do Excel. Este separador agrupa comandos e funções relativos às funções e às fórmulas 10
2.2.5 Guia Dados Há um separador específico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que é frequentemente acionada. 2.2.6 Guia Revisão Para quem usa funções de revisão de documentos no Excel, existe uma guia específica, onde estão também agrupados os comandos de correção ortográfica e gestão de comentários e alterações. 2.2.7 Guia Exibição O último separador predefinido chama-se Exibição, agrupa as funcionalidades relativas à visualização do documento. 2.2.8 Guia do Desenvolvedor 11
Uma Guia adicional, pode ser ativado a partir do menu de configuração, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criação e gestão de macros, que serão abordado apenas no Curso de Excel Avançado e Avançado VBA. 2.3 O BOTÃO DO OFFICE Do lado esquerdo da tela do Excel, está um botão de forma circular com o símbolo do Office, na versão 2007, na versão 2010 é a aba Arquivo. É neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes se encontravam no menu Arquivo do Office 2003, tais como Abrir, Salvar, Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do mouse sobre o botão, mas sem clicar. Agora, clique no botão para acionar a funcionalidade. As três primeiras opções (Novo, Abrir e Salvar) e a última (Fechar) são diretas; as restantes, que têm uma pequena seta (triângulo) à frente, têm subopções. 12
2.3.1 Comando Novo Se já tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer já tenha aberto um ou não, clique no botão do Office e escolha Novo. 13
Em seguida abre-se uma janela de diálogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar. 14
A predefinição é um documento em branco, mas pode escolher de entre dezenas de modelos alguns foram instalados juntamente com o Excel. 15
Pode encontrar documentos adicionais online, no site da Microsoft. 16
2.3.2 Abrir um documento preexistente Para abrir um documento que já tenha sido criado, clique no botão do Office. 17
Caso o documento já tenha sido criado ou aberto por você recentemente, o mais certo é que já exista um atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes. Escolha o que pretende usar e clique com o botão esquerdo do mouse. Dica: para fixar arquivos que você utilizará com frequência, no canto direito da tela em formato de marcador de mapa, clicando sobre o mesmo na versão 2007 fica verde e na versão 2010 fica azul, esta opção fixa o arquivo na lista dos mais recentes e você não precisa ficar procurando o mesmo entre suas pastas para poder usá-lo novamente, basta apenas clicar sobre o mesmo para abrir. 18
Caso o documento que você pretende abrir não se encontre na lista dos recentemente usados, clique em Abrir e procure-o através da caixa de diálogo standard. 2.3.3 Abrir múltiplos documentos Além de cada livro poder ter várias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que um livro o total é teoricamente limitado apenas pela capacidade de memória e de processamento do seu computador. Se quiser ter mais do que um arquivo aberto, só tem de repetir o processo descrito anteriormente. Para facilitar a visualização dos documentos abertos, deve selecionar o separador Exibição da Guia do Excel. 19
Depois, clique em Mudar de janela e selecione o documento pretendido da lista de documentos abertos. Em vez de observar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mesmo tempo. Para isso clique em Dispor Todas. 2.4 SALVANDO UMA PLANILHA Tão importante como desenvolver um bom trabalho e saber como guardá-lo (arquivá-lo) ou como vamos tratar Salvar, salvar um arquivo requer uma certa cautela pois você pode precisar do mesmo no futuro e deve saber onde o mesmo se encontra. 20
Para Salvar um arquivo basta, clicar em arquivo na versão 2010 ou no botão do office na versão 2007, ou podemos usar a tecla de atalho Ctrl+B para abrir a caixa de diálogo salvar como, caso o documento já tenha sido salvo usando a tecla Ctrl+B o arquivo é salvo automaticamente, bem como clicando em salvar. Dependendo da versão do Windows usado a tela de salvar é apresentada na sua grande maioria, não tem muitas modificações de uma versão para outra. Lembre-se de marcar seu arquivo com um nome que no futuro você possa encontrar com facilidade, evite colocar caracteres especiais como ( / & no nome do arquivo, de preferência para o _ (underline) quando o arquivo tiver mais de um nome. 21
2.4.1 Comando Salvar Como A caixa diálogo Salvar Como exibe opções adicionais, do lado direito, pode clicar diretamente no botão Salvar Como (ou a tecla F12) para abrir o diálogo standard de gravação. usadas. Pode também escolher logo uma das opções do lado direito, que são as mais 22
Normalmente quando salvamos um arquivo em Excel não damos muita importância ao formato, mas nesta versão tem diversas formas que no Excel avançado serão bem explicadas, pois podem deixar seus arquivos muito mais rápidos e dinâmicos, dependendo apenas do formato ao qual o arquivo foi salvo. Abaixo temos os vários formatos para salvar os arquivos, o mais comum é o XLSX para salvar os arquivos com todas as suas informações, fórmulas, gráficos entre outros itens. 23
2.4.2 Comando Imprimir O comando Imprimir pode ser usado diretamente ou pressionando simultaneamente em Ctrl+P, o que fará surgir a caixa de diálogo standard de impressão o formato varia ligeiramente conforme a sua impressora. 24
Pode também escolher, do lado direito, uma das opções relacionadas com a impressão, impressão rápida (ou seja, direta para a impressora, sem nenhum diálogo adicional) e pré-visualização da página a imprimir. 25
2.4.3 Visualizar impressão Na visualização de impressão abaixo temos a versão 2010, na versão 2007 é semelhante com algumas alterações. 26
2.4.4 Comando Preparar O comando Preparar reúne funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, título, etc.) e possibilidades de proteção, entre outras. 27
2.4.5 Comando Enviar O comando Enviar destina-se a enviar o seu documento para outra pessoa através de correio eletrônico ou fax neste caso, através de um serviço de fax da internet. 28
2.4.6 Comando Publicar Este comando é especialmente útil para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras áreas partilhadas onde os seus documentos possam ser usados por mais de uma pessoa. 29
2.4.7 Comando Fechar O comando Fechar mantém o Excel aberto, mas fecha o documento ativo. 30
2.4.8 Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Ao lado do botão do Office e acima da Guia, existe uma área chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, cuja predefinição inclui três ícones mas que pode ser personalizada com m (Salvar, Desfazer e Repetir). 31
Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de outros comandos que podemos colocar nesse espaço. Aqui vamos colocar a opção Pré-visualizar, que será visualizada com o ícone de um documento com uma lupa. 32
2.4.9 Comando Zoom O comando Zoom, no extremo direito da Barra de status, permite ajustar o documento à janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da página ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da página em tamanhos de 10%. Isto pode ser útil quando tiver uma folha de cálculo muito grande e necessitar de ter uma visão geral do seu conteúdo, também pode usar os comandos Ctrl + Scroll (deslizando o botão do centro do mouse). 2.4.10 Barra de Status A barra inferior da moldura da janela do Excel é conhecida como Barra de Status, uma vez que exibe algumas informações sobre o estado do documento e do programa. No Excel 2007/2010, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Além disso, é agora personalizável, sendo possível colocar ou retirar informação e/ou funcionalidades. 33
Pretende-se alterar a Barra de Status, clique nela com o botão direito do mouse. 2.5 PERSONALIZAÇÃO DO EXCEL Como não há duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, deverá personalizar o programa de acordo com a sua forma de trabalhar. Agora vamos conhecer as opções de personalização mais importantes. 1. Clique no Botão do Office 2. Escolha Opções do Excel. 34
2.5.1 Opções do Excel Mais Usados 35
O primeiro grupo de opções chama-se Geral e reúne as opções de personalização mais usadas. 2.5.2 Habilitando a guia do desenvolvedor Algumas das opções úteis neste grupo incluem a possibilidade de ativar o separador Desenvolvedor da Guia do Excel. Esta guia será utilizada com mais frequência no CURSO DE EXCEL AVANÇADO COM VBA. Na versão 2010 esta opção esta localizada dentro da faixa de personalizar o Excel conforme abaixo. 36
Outra opção proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja predefinição é azul, mas que poderá mudar para prateado ou preto. 37
2.5.3 Opções do Excel - Fórmulas As opções de Fórmulas são especialmente importantes porque afetam toda a forma como o Excel realiza os cálculos. Contudo, a menos que saiba exatamente o que está a fazer ou tenha alguma necessidade específica, deverá evitar alterar os valores predefinidos, os quais deverão ser os mais adequados à maioria das situações. Para acessar às opções deste grupo, escolha Fórmulas do lado esquerdo da caixa de diálogo. 2.5.4 Opções do Excel - Salvar Outro conjunto de opções importante é Salvar. Isto porque o Excel 2007 usa como predefinição um formato de ficheiro novo, com extensão.xlsx. Se pretende que 38
o Excel 2007/10 continue a usar o formato.xls antigo (usado pelas várias versões até à 2003), deverá configurar essa opção neste grupo. 2.5.5 Opções do Excel - Personalizar Apesar da Guia não poder ser personalizada, a barra de ferramentas de acesso rápido pode. Escolha o grupo Personalizar nas opções do Excel. 39
Para adicionar comandos, basta clicar na opção pretendida do lado esquerdo e clicar em Adicionar. rápido Quando clicar em OK será acrescentado esta definição na barra de acesso 40
2.6 USAR AS FUNCIONALIDADES DA CAIXA DE DIÁLOGO A caixa de diálogo, qualquer que seja a guia que esteja ativa, está dividido em seções que agrupam funcionalidades semelhantes de forma lógica, para facilitar o seu acesso. Cada uma destas seções tem um nome, inscrito numa barra, alguns casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena área que podes ser clicada de forma a expandir a funcionalidade. 41
Se passar o cursor do mouse por essa área (sem clicar), surgirá um caixa de diálogo que lhe mostra o que irá acontecer se caso clique. Neste exemplo, se clicar na barra do grupo Tipo de Letra, surgirá a caixa de diálogo (semelhante ao do Excel 2003) que lhe permite formatar o tipo de letra. 2.6.1 Barra de Fórmulas Mostra a célula selecionada pelo cursor, bem como a fórmula, função e ainda textos, se usados, em cada célula. 2.6.2 Área de Trabalho É o local onde iremos digitar nas células e trabalhar com colunas e linhas de uma planilha. 42
2.6.3 Barras de Rolagens Usadas para que o usuário se desloque pelo texto com o auxílio do mouse, elas podem ser vertical ou horizontal, você desloca pela planilha clicando nas setas ou arrastando o botão. 2.6.4 OS COMPONETES DO EXCEL 2007/2010 Este software é composto de cinco partes fundamentais, que são: 43
1. Pasta. 2. Planilha. 3. Coluna. 4. Linha. 5. Célula. 1. Pasta É denominada PASTA todo arquivo que for criado neste software Excel. Tudo que for criado e posteriormente será um arquivo, porém considerado uma PASTA. 2. Planilha Uma planilha é considerada a parte onde será executado todo o trabalho por isso esta é fundamental, se não temos planilha não podemos criar qualquer cálculo que seja, então nos dará a entender que em uma pasta contém planilhas, cada planilha possui no total de 17.179.869.184 células. OBS: Dentro de uma planilha estão contidas as colunas, linhas e células. 3. Coluna É o espaçamento entre dois traços na vertical. As colunas do Excel são representadas em letras de acordo com a ordem alfabética crescente sendo que a ordem vai de A até XFD, e tem no total de 16.384 colunas em cada planilha. 4. Linha É o espaçamento entre dois traços na horizontal. As linhas de uma planilha são representadas em números, formam um total de 1.048.576 linhas e estão localizadas na parte vertical esquerda da planilha. 5. Célula As células são formadas através da intersecção cruzamento de uma coluna com uma linha e, cada célula tem um endereço nome que é mostrado na caixa de nomes que se encontra na Barra de Fórmulas. Multiplicando as colunas pelas linhas vamos obter o total de células que é 17.179.869.184 em uma célula podemos digitar 32.767 letras ou caracteres. 2.6.5 LINHA, COLUNA e CÉLULA Exemplificando melhor cada um desses itens temos: LINHA - dentro do Excel as linhas são identificadas com números no canto esquerdo da tela que vai de 1 a 1.048.576 definida pela numeração na lateral da tela. 44
COLUNA - as colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras (AB, AC, etc) até totalizarem 16.384 colunas. Você pode tornar uma coluna tão larga quanto à janela da planilha (255 caracteres) ou tão estreita quanto a fração de um caractere. CÉLULA - a unidade de uma planilha na qual você pode inserir e armazenar dados. A interseção de cada linha e coluna em uma planilha forma uma célula. Você pode inserir um valor constante ou uma fórmula em cada célula. Um valor constante é normalmente um número (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas pode também ser um valor lógico ou valor de erro. CÉLULA ATIVA - é a célula exibida com uma borda em negrito, que indica que a célula está selecionada. Os próximos dados digitados serão inseridos nesta célula, ou o próximo comando escolhido será aplicado nesta célula. Se você selecionar mais de uma célula, a primeira célula é a célula ativa; as outras são destacadas. 45
ENDEREÇO DA CÉLULA: Toda célula é indicada através de um endereço. O endereço é formado pela letra (ou letras) da coluna e o número da linha. Por exemplo, a célula formada pelo encontro da primeira coluna (A), com a primeira linha (1), possui o endereço A1. A célula B35 é a célula formada pelo encontro da coluna B, com a linha 35. Neste curso vou fazer referência a uma célula, sempre utilizando o seu endereço. Por exemplo: "Digite 23 na célula B12" na figura a seguir, temos a indicação da célula C7. INTERVALO DE CÉLULAS - quando trabalhamos com uma planilha, muitas vezes nos deparamos com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada região de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de células é uma região da planilha que selecionamos a fim de trabalhar e modificar, ele é identificado através da célula do canto superior esquerdo e do canto inferior direito da faixa de células. Uma faixa é representada pelo endereço da primeira célula (canto superior esquerdo), dois pontos (:) e o endereço da última célula (canto inferior direito). Por exemplo: A1:A6, representa a faixa de células de A1 até A6, conforme indicado na figura a seguir: 46
2.7 A PASTA Todos os arquivos criados no Excel denominamos pasta. 2.7.1 A Planilha O Excel 2007 possui várias planilhas, (Inicialmente temos 03 planilhas para trabalharmos, mas que posteriormente podem ser alteradas para até 255). Podemos localizar uma planilha através dos nomes que elas receberam inicialmente PLAN1, PLAN2... Na parte inferior da Área de Trabalho, que recebe o nome de guia de planilhas. 2.7.2 Digitando dentro de uma célula Para inserir dados em uma célula, esta deve estar selecionada, ou ser a célula ativa. Para selecioná-la, basta clicar sobre ela, e veremos a marca de seleção em volta do seu retângulo. Após a digitação dos dados, podemos efetivar a alteração da célula teclando ENTER, TAB ou qualquer seta de direção. Nesse caso, outra célula será tornada ativa. Se quisermos efetivar a alteração mantendo esta célula ativa, devemos teclar Ctrl+Enter. A tecla Enter sozinha torna (normalmente) a célula de baixo ativa. Entretanto, Shift+Enter tornará a de cima ativa, e Alt+Enter causa a introdução de uma nova linha na célula ativa, sem efetivar a alteração. Após a alteração efetivada a célula ficará com um conteúdo multilinha, como na figura abaixo: 47
Uma célula no Excel pode conter 3 tipos de dados: Dados numéricos, Alfanuméricos ou fórmulas. Os dados numéricos podem exceder o tamanho horizontal da célula, e serão vistos na planilha, desde que as células vizinhas à direita não estejam em uso. Já os dados numéricos nunca podem exceder o tamanho da célula, sob pena de se visualizar algo como ######. Exemplos: Podemos observar os seguintes pontos: A Caixa de nome contém A3, que é o endereço da célula ativa (coluna A, linha 3). A barra de fórmulas contém exatamente o conteúdo da célula A3, sem estar truncado. A célula A4 contém um valor numérico muito grande para ser mostrado, e a célula A2 contém um número com tamanho razoável, e é mostrado alinhado à direita da célula. Os valores alfanuméricos são alinhados (por padrão) à esquerda, mas, semelhantemente ao Word, os botões de alinhamento podem ser usados para alinhar as células à esquerda, direita ou centralizado, independentemente de terem conteúdo numérico ou alfanumérico. As fórmulas são o terceiro tipo de objeto que se pode inserir em uma planilha, e sua principal característica é começar sempre pelo sinal de igual (=). Além disso, só é possível visualizar o que foi digitado em uma fórmula selecionando-a e olhando para a barra de fórmulas, uma vez que a célula sempre mostrará o resultado da fórmula. Veja o exemplo abaixo: 48
2.7.3 Introdução de dados num conjunto de células Pode também repetir a introdução de dados num conjunto mais alargado de células, sem ter de repetir célula a célula. Para isso basta selecionar as células pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter. Comece por selecionar as células com o mouse, tendo em atenção que a célula onde o valor irá ser introduzido é a que fica no canto superior esquerdo da seleção. Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrário a seleção deixa de estar ativa) introduza os valores numéricos pretendidos. Ctrl+Enter. Uma vez introduzidos os valores, carregue simultaneamente nas teclas 49
2.7.4 Introdução de séries de dados dados repetidos Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma célula contígua à célula de partida isto é, células que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da célula selecionada. O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introdução dos dados. 50
2.7.5 Introdução de séries de dados sequências numéricas O método descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequências. Neste caso, bastam usar duas células de origem, de forma a determinar qual o intervalo numérico entre as duas células e aplicar essa sequência. Introduza dados com a sequência pretendida em duas células contíguas (neste caso, 123 e 124). 51
Note como a caixa indica que o valor final a introduzir será de 137, em resultado de um arrastamento de 6 células numa sequência de dois em dois. 2.7.6 Introdução de séries de dados sequências de datas Podemos criar sequências de preenchimento automático também para outro tipo de dados, como é o caso de datas. Comece por introduzir uma data qualquer (10-12- 2000, neste exemplo) 52
As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens é que pode alterar o valor do dia (10, 11 ), do mês (12) ou do ano (2000), e o Excel irá fazer variar apenas esse valor na sequência. No caso de uma variação do dia ou do mês, esta irá automaticamente alterar também o mês ou o ano, caso necessário. Vejamos: 2.7.7 Edição de dados numa célula Depois de introduzir dados numa célula, pode ter a necessidade de alterá-los. Para simplesmente limpar os dados e introduzí-los de novo, basta selecionar a célula com o cursor do mouse e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a célula se encontrasse vazia. 53
Carregar na Barra de espaços, na tecla Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo efeito. Antes de introduzir o novo valor, pode carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior. De qualquer forma, possível usar os comandos Desfazer/Repetir para voltar ao ponto de partida. 54
2.7.8 Inserindo Linhas e Colunas Para inserir uma linha ou uma coluna dentro de uma planilha é bastante simples. Para inserir uma linha é necessário selecionar a linha que vai ficar em branco, depois vá a Guia inicio e clique em linhas. Observe que a linha que estava selecionada ficou vazia e o conteúdo que tinha nela foi empurrado para baixo se preferir pode usar as Teclas de Atalho com a linha ou a coluna inteira selecionada usando as Teclas Ctrl+. 55
Para inserir uma coluna é o mesmo procedimento, selecione a coluna que vai ficar em branco, vá a Guia início e clique em colunas. Observe que a coluna que estava selecionada fica vazia e seu conteúdo é empurrado para a direita. Se preferir pode também clicar com o botão direito sobre a linha ou coluna selecionada e depois em inserir, vai aparecer a figura abaixo, você escolhe a opção que será inserida e depois clique em ok. Obs.: A linha será inserida acima da linha selecionada e a coluna será inserida no lado esquerdo a coluna selecionada. 2.7.9 Excluindo Linhas e Colunas Para excluir uma linha ou uma coluna dentro de uma planilha é bastante simples. Para excluir uma linha é necessário selecionar a linha que vai ficar em branco, depois vá a Guia início e clique em linhas. Observe que a linha que estava selecionada ficou vazia e o conteúdo que tinha nela foi empurrado para baixo se preferir pode usar as Teclas de Atalho com a linha ou a coluna inteira selecionada usando as Teclas Ctrl-. Para excluir (apagar) uma coluna ou uma linha, selecione a linha/coluna que será apagada, depois vá ao menu e clique em excluir, ou se preferir clique com o botão direito sobre a linha/coluna seleciona e clique em excluir. Em ambas as opções irá aparecer a figura acima, então escolha linha ou coluna inteira e clique em OK. 56
Obs: se preferir pode clicar sobre o número que representa a linha ou sobre a letra que representa a coluna com o botão direito e depois em excluir que seu conteúdo vai ser apagado também. 2.7.10 Alterando tamanho da coluna ou da linha Para alterar o tamanho da linha ou da coluna é bem simples. Para aumentar o tamanho de uma linha basta colocar o cursor do mouse sobre a linha que faz a divisória entre uma linha e outra, espera o cursor do mouse ficar no formato de uma cruz preta, depois é só arrastá-la para o lado que for conveniente. Para as colunas é a mesma coisa, coloque o cursor do mouse sobre a linha que divide as colunas, quando ele ficar no formato de uma cruz preta clique e araste para aumentar ou diminuir a coluna. Para alterar a largura de várias colunas ou altura de várias linhas simultaneamente, selecione as colunas ou linhas desejadas, para otimizar você pode arrastar para lateral ou para cima e para baixo verificando o número próximo ao cursor do mouse, este número representa a largura ou altura que todas os itens selecionados vão ser definido. 2.8 TRABALHANDO COM PLANILHAS Clique com o botão direito do mouse em cima da palavra PLAN1, e clique em Renomear ou clique sobre o nome da planilha quando a mesma ficar selecionada basta digitar o novo nome, Digite o nome da Planilha e depois pressione a tecla ENTER. 57
2.8.1 Inserindo uma planilha Para inserir uma nova planilha basta clicar na aba final com um formato de asterisco e rapidamente é inserida uma nova planilha, ou pode usar a tecla de atalho SHIFT+F11. 2.8.2 Excluindo uma planilha Para excluir uma planilha procede conforme abaixo, lembrando-se de selecionar a planilha que será excluída, atenção este procedimento não pode ser desfeito pela opção desfazer, somente poderá ser desfeito se sair da planilha sem salvar. 2.9 FORMATAÇÃO COMO TABELAS Existem vários formatos pré-definidos que lhe auxiliam na escolha da melhor formatação (apresentação) possível. A escolha de um desses formatos, denominados AutoFormatação, facilita, agiliza e padroniza o serviço nas empresas, no entanto, você também pode escolher várias formatações à vontade, soltando a sua criatividade. Para colocar uma AutoFormatação, selecione a região a ser formatada, depois vá a Guia início depois em estilos e formatar como tabela. Escolha o formato que mais se adequar ao que você quer. 58
será formata. Obs: clicando no item desejado você deve escolher qual o local onde a tabela 2.10 FORMATANDO CÉLULAS Para formatar uma célula ou um conjunto delas basta selecionar o local onde deseja formatar, na Guia início na versão 2007 ou Página inicial na versão 2010 temos os itens para formatar a fonte, a linhas e o preenchimento das células. Usando os botões logo abaixo desses itens temos o assistente para melhor entender esta formatação. 59
Com esse recurso temos acesso mais fácil para formatação das informações contidas na planilha. 2.10.1 Formatando números Na Guia início (2007); e escolha o formato mais adequado para a sua planilha entre as várias opções. Para formatar números podemos usar a definições já existentes como, Número, moeda, contábil entre outros já prontos, caso seu processo exija um número diferente pode usar o item personalizado. Para personalizar uma determinada informação basta usar um dos modelos e alterar conforme sua necessidade. No exemplo abaixo foi definido a data e no lado a mesma data com a formatação personalizada para mostrar o dia da semana. 60
2.10.2 Alinhamento do texto Na aba Alinhamento; para escolher o alinhamento do texto dentro da planilha, se vai ficar centralizado, alinhado a direito, à esquerda. Alinhamento de Texto: aqui você escolhe como o texto vai ficar dentro da célula, centralizado, alinhado a direita ou esquerda. Pode também usar as ferramentas para alinhar o texto. Controle do Texto: aqui você escolhe se o texto vai ficar dentro ou vai ultrapassar os limites da célula. Ex: para centralizar o titulo da planilha você vai ter que usar o 61
comando Mescla Células para que o mesmo seja centralizado, ou a ferramenta mesclar e centralizar. 2.10.3 Formatar Fonte Na aba fonte; use essa guia para formatar (mudar a aparência) e texto, mudando o tipo de letra (fonte), o tamanho, cor, estilos (negrito e itálico), sublinhado e efeitos. Se preferir uma formatação mais rápida pode usar as ferramentas de formatação na barra de formatação. 62
2.10.4 Formatação da borda Você pode aplicar vários tipos de bordas na sua célula ou conjunto delas, colocar cor e definir formatos dependendo da sua criatividade. Exemplo para célula tipo botão, pra conseguir o efeito abaixo basta pintar uma das partes de branco e outra de preto na linha. Aba borda; aqui você escolhe as bordas para colocar na planilha. Essas bordas são fundamentais para o Excel, pois apesar da planilha ser num formato de uma tabela com linhas e colunas, essas linhas e colunas não sai na folha quando você imprimir a planilha. Para que as linhas e colunas saiam na folha é preciso colocar as bordas, para coloca-las é necessário que as células que usarão as bordas estejam selecionadas. Predefinições: você vai escolher onde a borda vai ser aplicada, se dentro ou fora da área que está seleciona. 2.10.5 Formatação preenchimento Aba Padrões ou preenchimento: essa guia serve para você escolher uma cor para colocar no preenchimento da planilha. Pode ser uma cor para a planilha toda ou uma cor diferente para cada célula. Sombreamento da Célula: aqui você escolhe a cor que vai colocar no preenchimento das células. 63
Padrão: aqui você escolhe o efeito para colocar no preenchimento das células juntamente com as cores. Obs: para colocar apenas uma cor no preenchimento da planilha você pode usar também a ferramenta cor de preenchimento. Guia Proteção: essa guia não tem função nenhuma com relação à formatação da planilha. 2.10.6 LOCALIZANDO/SUBSTITUINDO UM CONTEÚDO DE UMA CÉLULA Você pode pesquisar texto ou números específicos que deseja revisar ou editar, e automaticamente substituir os dados localizados. Você pode localizar todas as células que contém o mesmo tipo de dados, como fórmulas. Para localizar dados em uma lista você pode usar filtros para exibir apenas as linhas que contêm os dados desejados. Por exemplo, em uma lista que inclui dados de vendas internacionais, você pode exibir apenas as vendas domésticas. Selecione o intervalo de células que você deseja pesquisar. Para pesquisar a planilha inteira, clique em qualquer célula. Na Guia Início, clique em LOCALIZAR ou aperte Ctrl+L. Na caixa LOCALIZAR, insira o texto ou os números que você deseja pesquisar. Na caixa EXAMINAR, clique no tipo de informação que você deseja pesquisar. Clique em LOCALIZAR PRÓXIMA. Obs: Para cancelar uma pesquisa em andamento, pressione ESC. 64
2.10.7 Substituir texto ou números Selecione o intervalo de células que você deseja pesquisar. Para pesquisar a planilha inteira, clique em qualquer célula. Na Inicio, clique em SUBSTITUIR ou aperte Ctrl+U. Na caixa LOCALIZAR, insira o texto ou os números que você deseja pesquisar. Na caixa SUBSTITUIR por, insira os caracteres de substituição. Para excluir os caracteres da caixa LOCALIZAR, deixe a caixa SUBSTITUIR POR em branco. Clique em LOCALIZAR PRÓXIMA. Para substituir a ocorrência realçada dos caracteres localizados, clique em SUBSTITUIR. Para substituir todas as ocorrências dos caracteres localizados, clique em SUBSTITUIR TUDO. Obs: Para cancelar uma pesquisa em andamento, pressione ESC. 2.10.8 Selecionar, Recortar, copiar e colar No Excel, as funções de seleção, corte, cópia e colagem de dados são mais flexíveis do que no Word, por exemplo. Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa célula, valor esse que foi obtido de forma automática pelo Excel, através de uma fórmula, precisamos saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a fórmula? E, como as células podem ter comentários anexados, pretendemos também copiá-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha, 65
ao ficar numa outra posição da folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou para baixo? Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opções que nos permitem fazer as melhores escolhas a cada momento. A primeira coisa que tem de saber é que a cópia de elementos de uma folha de cálculo funciona, à partida, como a cópia de quaisquer outros elementos num documento de texto, por exemplo. Isto é, tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o mouse e soltar, para selecionar uma área num texto, aplica-se igualmente numa folha de cálculo: clique numa célula e, sem soltar o mouse, arraste-o na horizontal e na vertical, de forma a selecionar a área que pretende. E o mesmo acontece quando pretendemos selecionar células que não são contíguas basta, ao realizarmos as seleções com o mouse, clicar simultaneamente na tecla Ctrl do teclado. Neste exemplo, selecionamos apenas as células de B5 até D5 e de B8 até D8. Note como nas réguas de designação das linhas e colunas há uma mudança de cor para ajudar a visualizar as células selecionadas. Depois de selecionadas as células pretendidas, podemos copiá-las para qualquer outra zona da mesma folha de cálculo ou até para outra folha do mesmo livro ou noutro qualquer. Pode usar as teclas 66
convencionais para copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer ao menu de contexto com o botão direito do mouse. Este último é preferível no caso de pretender o comando Colar especial Ao selecionar um conjunto de células, e depois de escolher a opção Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em movimento que indica claramente qual a área a copiar. 67
Para inserir os dados copiados, clique com o botão direito do mouse, na célula de destino e escolha a opção Colar. 68
Uma vez que as células podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos escolher exatamente o que pretendemos colar. Neste caso, vamos copiar uma célula que contém uma fórmula. Isto é, o valor que está exibido não foi colocado manualmente, mas sim através de uma fórmula (neste caso uma simples soma dos valores das células imediatamente acima. 69
Clicando com o botão direito do mouse na célula de destino, e escolhendo a opção Colar Especial, surge uma caixa de diálogo que nos permite escolher o que queremos colar. 70
71
3 ENTENDENDO FUNÇÕES Nós podemos fazer cálculos com o Excel usando as funções já existentes ou ainda criando novas funções que veremos a seguir. Um detalhe muito importante é que uma função no Excel deve ser precedida pelo sinal de = (igual), independentemente da função, pois o Software reconhece uma fórmula ou função a partir do momento que for iniciado com o sinal de igual. A função é um método para tornar mais rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para cálculos matemáticos, financeiros e estatísticos. Por exemplo, na função: =SOMA(A1:A10), significa que a função SOMA, somará os valores do intervalo A1 até A10, sem você precisar informar célula por célula. 3.1 SINAIS OPERACIONAIS Sinal de * = Multiplicação Sinal de / = Divisão Sinal de + = Adição Sinal de = Subtração Sinal de ^ = Potenciação Sinal de % = Porcentagem A seguir encontraremos uma pequena relação das funções mais utilizadas. O Excel oferece centenas de funções e agora vamos conhecer algumas delas. 3.2 ASSISTENTE DE FÓRMULAS O assistente de fórmulas tem o objetivo de facilitar a utilização das fórmulas para usuário com pouca experiência na utilização da ferramenta. O objetivo da utilização do 72
assistente é ter uma ajuda para montar o quebra cabeça (resposta do problema), onde o assistente vai informando passo a passo como a fórmula deve ser montada. Após acionar o assistente você terá acesso à lista de fórmulas do Excel contendo uma lista enorme de oportunidade a serem utilizadas. No curso básico veremos algumas das funções mais utilizadas para análises básicas, onde vamos explorar a fórmula e sua utilização. Importante buscar a fórmula utilizando a procura pela descrição ou na lista de categoria utilizar a opção todas ou tudo na versão 2010. 73
Após utilizar uma fórmula ela pode ser acessada rapidamente utilizando a seleção de categoria Mais recentemente usada facilitando a inclusão da fórmula novamente. 74
3.2.1 Fórmula da soma Ex: =SOMA(A1:A8). A fórmula irá somar todos os valores que se encontram no endereço A1 até o endereço A8. Os dois pontos indicam até, ou seja, some de A1 até A8. A fórmula será sempre a mesma, só mudará os devidos endereços dos valores que você deseja somar. Veja o outro exemplo: A B C D E 1 0 25 5 30 =SOMA(A1:D1) 2 3 Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereço A1 até o endereço D1. A fórmula seria digitada como no exemplo, e ao teclar ENTER o valor apareceria. No caso a resposta seria 60. Outra maneira de você somar é utilizando o Botão da Autosoma. Veja o exemplo: Este é o botão da AutoSoma. Para trabalhar com o botão da Autosoma você deve fazer o seguinte: Selecionar os valores que desejar somar. Depois clique no Botão da Autosoma e ele mostrará o resultado, outra forma interessante é selecionar os itens e deixar uma linha uma célula logo abaixo ou esquerda e direita do conteúdo, quando clicar em Autosoma o resultado aparece instantaneamente. Veja mais um exemplo de Soma Agora você deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma única fórmula, desta vez você terá que digitar a fórmula. 75
A B C D E 1 0 25 5 0 2 5 0 5 5 3 4 25 5 5 4 TOTAL =SOMA(A1:D3) 5 Para fazer isto, só basta que você digite o endereço inicial (em destaque) e também o endereço final (em destaque). Desta forma, você está somando todos os valores numa única fórmula, é o que chamamos de somar matrizes. Acompanhe mais um exemplo de Soma. Desta vez você deseja somar números dispostos de maneira alternada, ou seja, em endereços diferentes. Veja o exemplo: A B C D E 1 ÁGUA LUZ ÁGUA LUZ 2 150 35 75 55 3 4 TOTAL DA ÁGUA =A2+C2 5 TOTAL DA LUZ =B2+D3 6 Você deseja somar somente os valores de água, então, basta digitar o endereço de cada valor, ou seja, o endereço do primeiro valor + o endereço do 2º valor e assim sucessivamente. Lembre-se que sempre devo iniciar o cálculo usando o sinal de igualdade. 3.2.2 Fórmula da subtração No exemplo abaixo você deseja saber qual o saldo líquido do José. Então é simples: basta que você digite o endereço do salário bruto o endereço do desconto de 76
maneira mais clara quer dizer que para realizar uma subtração no Excel, você só precisa digitar o endereço dos devidos valores (inicial e final) acompanhado do sinal de subtração (-), como mostrar no exemplo abaixo. Para os demais funcionários você só bastaria copiar a fórmula. A B C E 1 FUNCIONÁRIO SALÁRIO DESCONTO TOTAL SALÁRIO LÍQUIDO BRUTO 2 José 800 175 =B2-C2 3 Juca 600 250 3.2.3 Fórmula da multiplicação MULT Multiplica todos os números fornecidos como argumentos e retorna o produto. Sintaxe =MULT(núm1;núm2;...) Agora a maneira como você subtraiu é a mesma para multiplicar, será preciso apenas trocar o sinal de subtração pelo o sinal de multiplicação (*). Ou: digitar a função:=mult(selecionar as células com os seguintes valores a serem multiplicados). A B C E 1 PRODUTO VALOR QUANT. TOTAL 2 Feijão 1,50 50 =B2*C2 3 3.2.4 Fórmula da divisão A fórmula ocorre da mesma maneira que as duas anteriores. Você só precisa trocar e colocar o sinal para dividir (/). 77
A B C 1 RENDA MEMBROS VALOR 2 25000 15 =A2/B2 3 3.2.5 Fórmula da porcentagem O cálculo se realiza da mesma maneira como numa máquina de calcular, a diferença é que você adicionará endereços na fórmula. Veja o exemplo: Um cliente de sua loja fez uma compra no valor de R$ 1.500,00 e você deseja dar a ele um desconto de 5% em cima do valor da compra. Veja como ficaria a fórmula no campo Desconto. A B C E 1 CLIENTE TOTAL DA DESCONTO VALOR COMPRA A PAGAR 2 Márcio 1500 =B2*5/100 =B2-C2 ou se preferir assim também:=b2*5% 3 Onde: B2 se refere ao endereço do valor da compra. * - sinal de multiplicação. 5/100 é o valor do desconto dividido por 100, ou seja, 5%. Você está multiplicando o endereço do valor da compra por 5 e dividindo por 100, gerando assim o valor do desconto de 5%. Se preferir pode fazer o seguinte exemplo: Onde: 78
B2 endereço do valor da compra * - sinal de multiplicação 5% - o valor da porcentagem. Depois para o saber o Valor a Pagar, basta subtrair o Valor da Compra o Valor do Desconto, como mostra no exemplo. 3.2.6 Fórmula do máximo Mostra o valor máximo de uma faixa de células. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a maior idade de crianças em uma tabela de dados. Veja a fórmula no exemplo abaixo: A B C 1 IDADE 2 15 3 16 4 25 5 30 6 MAIOR IDADE: =MÁXIMO(A2:A5) 7 Onde: (A2:A5) refere-se ao endereço dos valores onde você deseja ver qual é o maior valor. No caso a resposta seria 30. Faça como mostra o exemplo trocando apenas o endereço das células. 3.2.7 Fórmula do mínimo Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual o peso idade de crianças em uma tabela de dados. Veja a fórmula no exemplo abaixo: 79
A B C 1 PESO 2 15 3 16 4 25 5 30 6 MENOR IDADE: =MÍNIMO(A2:A5) 7 3.2.8 Fórmula da média Calcula-se a média de uma faixa de valores, após somados os valores e divididos pela quantidade dos mesmos. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a média de idade numa tabela de dados abaixo: A B C 1 IDADE 2 15 3 16 4 25 5 30 6 MÉDIA IDADE =MÉDIA(A2:A5) 3.2.9 Fórmula da data Esta fórmula insere a data automática em uma planilha. Veja o exemplo A B C 1 Data =HOJE() 2 3 80
Esta fórmula é digitada precisamente como está. Você só precisa colocar o cursor no local onde deseja que fique a data e digitar =HOJE() e ela colocará automaticamente a data do sistema. 3.2.10 Fórmula da condição SE Suponhamos que desejasse criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao se calcular a média, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou não. Então Veja o exemplo abaixo. Primeiramente, você precisa entender o que desejar fazer. Por exemplo: quero que no campo situação ele escreva Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7 na média, caso contrário ele deverá escrever Reprovado, já que o aluno não atingiu a condição para passar. Veja como você deve escrever a fórmula utilizando a função do SE> A B C 1 ALUNO MÉDIA SITUAÇÃO 2 Márcio 7 =SE(B2>=7; Aprovado ; Reprovado ) 3 Onde: SE é a função. B2 refere-se ao endereço da média do aluno. Sendo ela que determinará se o aluno passará ou não. >=7 é o teste lógico refere-se à condição para o aluno passar, ou seja, para está Aprovado ele deve atingir uma média maior ou igual a 7. Aprovado refere-se à resposta verdadeira, ou seja, se a condição for verdadeira (a nota for maior ou igual a 7) então ele escreverá aprovado. Por isso você deve colocar entre aspas, já que se refere a um texto. ; (ponto e vírgula) é o separador de lista, separa o teste lógico da opção para o teste verdadeiro e, a opção verdadeira da opção falsa. 81
Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele não tenha média maior ou igual a 7, então escreva Reprovado. (aspas) quando a opção verdadeira ou falsa for um texto deverá ser colocado entre aspas. Siga esta sintaxe, substituindo somente, o endereço, a condição, as respostas para verdadeiro e para falso. Não esquecendo que deve iniciar a fórmula sempre com: =SE e escrever dentro dos parênteses. Veja agora mais um exemplo do SE com mais de uma condição. Agora, você deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a média, colocando Ótimo para uma média maior ou igual a 9, Bom para uma média maior ou igual a 8, Regular para uma média maior ou igual a 7 e Insuficiente para uma média menor que 7. Veja a fórmula: A B 1 ALUNO MÉDIA C 2 Márcio 7 SITUAÇÃO 3 =SE(b2>=9; Ótimo ;se(b2>=8; Bom ;se(b2>=7; Regular ; Insuficiente ))) Onde: B2 refere-se ao endereço da média >=9 refere-se à condição para ótimo Ótimo - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9 as demais têm o mesmo sentindo só mudam as condições e as respostas. Você só precisar ir escrevendo um SE, dentro de outro Se após o ponto e vírgula. Você irá perceber que para parêntese que você abrir, será de uma cor diferente e ao final você deverá fechar todos eles. 82
Neste exemplo de agora, faremos um cálculo utilizando a condição SE, ou seja, em vez de escrevermos algo para uma resposta verdadeira ou falsa, faremos um cálculo. Veja o exemplo: Você tem certa planilha de pagamento e agora você calcular o Imposto de Renda para os seus funcionários. Mas, o cálculo só será efetuado para aqueles funcionários que ganham mais de R$ 650,00, ou seja, se o salário do funcionário for maior que R$ 650,00, então deverá se multiplicado uma taxa de 5% em cima do Salário Bruto, mas somente se ele ganhar mais de R$ 650,00, caso contrário deverá ficar 0 (zero). Veja a fórmula. F G H 1 FUNCION. SLBRT TOT. DO IMP. COBRADO PELA EMPRESA 2 Ivan Rocha 1.500,00 =SE(G11>650;G11*5%;0) 3 Onde: G11 refere-se ao endereço do Salário Bruto >650 refere-se a condição para que seja feito o cálculo G11*5% - refere-se à resposta se for verdadeira, ou seja, se no endereço G11 conter um valor maior que 650, então ele multiplicará o Valor do Salário Bruto(G11) por 5% (taxa do Imposto de Renda). 0(zero) refere-se a resposta se for falso, ou seja, caso no endereço G11 não tenha um valor maior que 650, então não haverá cálculo, ele colocará 0(zero). Lembrete: Sempre coloque primeiro a resposta Verdadeira. 3.3 OPÇÕES DE FILTRAGEM Opção Meus dados contém cabeçalhos Descrição Você pode usar flegar este recurso para escolher qual coluna deve filtrar 83
Adicionar níveis Classificar em Você pode adicionar vários níveis ou seja você pode selecionar varias opções para suas regra de classificação Nesta versão você pode ate mesmo classificar uma lista pelas cores presentes nas células como fonte e preenchimento 3.4 COMENTÁRIOS O comentário é utilizado para orientar o usuário de planilhas eletrônicas, quanto à digitação dos dados ou para orientar sobre alguma definição específica da planilha ou célula. Para adicionar um comentário basta clicar na Guia Revisão e selecionar o item novo comentário. Obs. O cursor do mouse deve estar posicionado na célula que você deseja que o comentário seja aplicado. 84
Com a seleção da célula o comentário será aplicado quando clicar em Novo Comentário, obtendo o resultado abaixo. Agora basta preencher com a orientação que deseja passar para o usuário da planilha. Quando passar o curso do mouse sobre a célula ou a mesma for selecionada o comentário será visualizado. 85
3.4.1 Excluindo Comentários Para excluir um comentário basta clicar na guia Revisão, com a célula(as) selecionadas e clicar em Excluir. 3.5 VALIDAÇÃO DE DADOS A validação de dados se encontra na aba Dados subitem Validação de dados. Para usar este recurso é necessário primeiro ter uma lista de itens a serem validados, como no exemplo abaixo. Temos um local onde o usuário só pode digitar duas opções, A Receber e Pago, vamos validar esta lista para proibir a digitação de qualquer outro valor nas células da coluna desejada. 86
No exemplo acima temos o local Status e a digitação deve ser apenas de duas opções A Receber e Pago, para realizar esta validação, proceder conforme ilustração. Posicione o curso do mouse na célula C2 para aplicar a validação a esta célula. Surge a janela abaixo Selecione a opção Lista, para o passo seguinte. 87
Selecione a lista na área do Excel conforme figura acima, depois clique em OK, o resultado será mostrado na figura abaixo. Depois basta arrastar para as demais células esta validação, deixando o usuário restrito de digitação ou escolha do dado apenas as duas condições citadas. 3.6 FORMATAÇÃO CONDICIONAL Para ilustrar a formatação condicional utilizaremos o exemplo anterior onde vamos formatar as duas condições A Receber e Pago 88
Com a planilha já preenchida selecione o primeiro campo para aplicar a formatação condicional neste caso é C2. Escolha a opções formatação condicional na guia início, 2007, ou pagina inicial, 2010, depois escolha Nova Regra, Formatar apenas células que contenham, escolha a opção é igual a, digite A Receber, no campo formatar, formate de acordo com a sua necessidade. No exemplo abaixo foi escolhido fonte branca e fundo vermelho para a célula, basta clicar em Ok. E terá o resultado abaixo. Para formatar a segunda opção basta repetir o passo e colocar Pago, escolher outra cor o item. Obs. A formatação deve ser aplicada a mesma célula C2 aplicada à formatação anterior. 89
Após a conclusão da formatação condicional, qualquer alteração no status de A Receber e Pago suas respectivas cores serão alteradas conforme acima. Para aplicar a formatação condicional aos demais basta posicionar o cursor do mouse sobre o primeiro item C2 clicar sobre no pincel, depois selecionar o demais itens conforme abaixo. 3.7 GRÁFICOS Os gráficos são as apresentações dos dados da planilha na forma de figura facilitando a compreensão da mesma. Para a criação de um gráfico é necessário que os dados da planilha que você vai representar no gráfico estejam selecionados, depois 90
disso você vai ao menu inserir e gráfico. Para ilustrar vamos continuar usando o exemplo anterior. Selecione os dados de A1 até B7 clique em na guia inserir, depois em Gráfico, escolha Colunas 2D Com este procedimento vai obter o gráfico abaixo. 91
Para deixar o gráfico com o formato mais profissional vamos classificar os dados da tabela para deixar do maior par o menor, use dados, classificar e escolha classificar por valor do maior para o menor. Os dados obtidos serão conforme abaixo. 3.7.1 Personalizando o Gráfico Quando o gráfico é selecionado na planilha, surgem mais três guias para a formatação do mesmo. 92
3.7.2 Guia Design Esta guia é utilizada para realizar ajustes de formato e trocar o modelo do gráfico por outro, ou trocar sua formatação de forma rápida. 3.7.3 Guia Layout Esta guia é utilizada para realizar a aplicação de dados ao gráfico como: Titulo do gráfico, legenda, rótulo de dados, linhas de grade, entre outros. 3.7.4 Guia Formatar Esta guia é utilizada para realizar a aplicação de formatação na área do gráfico, nas fontes, plano de fundo, cor das linhas, entre outros. Deixe o gráfico conforme sua criatividade, necessidade ou modo de apresentação. 93
3.8 IMPRIMIR Para imprimir uma planilha no Excel utiliza-se o mesmo método que em qualquer outro programa, vá ao menu arquivo e imprimir, mas requer um pouco mais de cuidado. Antes de imprimir qualquer coisa no Excel, você deve visualizar a impressão antes de imprimir. Para verificar se esta tudo correto com a página,clique em visualizar impressão na barra de status conforme abaixo. Será mostrado na área mais clara como será a impressão, o número de páginas que serão impressas, e você pode efetuar as correções rapidamente apenas alterando a linha azul em volta dos dados. 94
Se preferir, ou já se habituar à impressão, pode usar a guia layout da página para definir as propriedades como: Definir a área de impressão ou limpar a área de impressão. Na visualização de impressão, o acesso é mais completo, com recursos que aperfeiçoam todos os processos em um único local. Na figura abaixo temos a configuração da página, esta é janela você pode definir o tamanho da impressão na folha, se irá sair retrato ou paisagem (folha horizontal ou vertical), tamanho do papel entre outros recursos. 95
Na aba margens, podemos definir todas as margens da folha, e alinhamento do conteúdo na página, centralização vertical e horizontal do conteúdo. Temos cabeçalho e rodapé, um recurso muito importante caso sua necessidade exija que você personalize seu trabalho com os dados da empresa. 96
Diferente do Word, você não consegue visualizar o conteúdo do cabeçalho e rodapé no modo normal da página, somente na visualização da impressão. Na figura abaixo, você poderá definir qual local quer aplicar os dados da empresa como: Logomarca, nome, endereço, ou qualquer informação que necessitar informar aos clientes, no cabeçalho. 97
No rodapé temos a mesma definição do cabeçalho, optando por colocar dados menos relevantes aos olhos do cliente. No exemplo abaixo foi definido vários itens para a página no cabeçalho e rodapé 98
4 ATALHOS NO MICROSOFT EXCEL Tão importante quanto fazer um trabalho bem feito é realiza-lo com rapidez, o Excel assim como os outros itens do pacote Office disponibiliza teclas de atalho para facilitar a entrada de dados, ou a rápida utilização de um recurso mais avançado por meios de teclas de atalho. Caso você não lembre qual tecla usar para determinado recurso basta apenas apertar a tecla Alt do teclado por alguns instantes, o computador passa a exibir as teclas de atalho para cada parte da tela do Excel, compostas por letras e números para auxiliar na sua utilização. Na lista abaixo segue uma variedade reduzida de recursos que você pode utilizar com teclas de atalho, essa experiência de usar teclas de atalho vai facilitar muito seu aprendizado. Decore e terá muitos benefícios! Enter ou seta para baixo Finaliza a entrada que digitou Esc Cancela a entrada que digitou F2 Editar a entrada da célula F5 Ir a uma célula específica ou faixa nomeada 99
F9 Tab Shift+F2 Shift+F3 Shift+Barra de espaço Ctrl+D Ctrl+R Ctrl+Barra de espaço Ctrl+Page Down Ctrl+Page Up Ctrl+; Alt+ Page Down Alt+ Page Up Alt+Enter Alt+= Ctrl+C Ctrl+V Recalcular todas as fórmulas Finalizar a entrada de célula e mover para a próxima célula à direita Editar o comentário da célula Colar função na fórmula Selecionar a linha inteira Preencher a entrada da célula nas células abaixo Preencher a entrada da célula nas células à direita Selecionar coluna inteira Saltar para a próxima página da planilha Saltar para a página anterior da planilha Inserir data Mover uma tela à direita Mover uma tela à esquerda Criar uma nova linha em uma célula Inserir formula AutoSoma Copiar Colar Se você chegou até este ponto significa que você conheceu o básico da ferramenta de planilhas eletrônicas (Excel), existem muitos outros recursos disponíveis neste software, que certamente sua curiosidade vai ajudar a esclarecer. Existe o curso Avançado e o Curso Avançado com VBA para deixar você um profundo conhecedor do Software. Att. Professor Ivanio 100
Também suporte para tirar dúvida durante e após o curso. A busca do conhecimento é algo que se deve realizar todos os dias, pois no mundo globalizado temos que nos atualizar cada vez mais e buscar novos desafios para se mantermos no mercado. Instrutor: Ivânio Vieira de Jesus E-mail: aulas@professorivanio.com.br Site: 101
Bibliografia Apostilas Julio Battisti - http://www.juliobattisti.com.br/ Site Microsoft - http://www.microsoft.com/pt-br/default.aspx Pedro Filipe C. Jesus - www.pedrojesus.net 102