ROTEIRO WEB AULA CONTROLLER NF-E Nas páginas seguintes, você terá uma visão geral dos recursos disponíveis e das funções que o Controller Gold possui, facilitando o seu processo de venda e compra. Criando uma empresa: Clicando no menu Sistema/Empresas, aparecerá a tela do cadastro de empresas. Para criar uma nova empresa, clique no botão Criar. Insira um código para a mesma e preencha os dados cadastrais. Fique atento aos campos CNPJ, Inscrição Estadual, Código de Município e CNAE. Após a conclusão do cadastro, clique no botão Gravar. Pode-se ainda incluir um logotipo (foto em formato JPG, BMP, WMF ou EMF) para ser utilizado nos relatórios configurados do sistema. Para isso, clique no botão Logotipo. E, finalizando, para ativar a empresa no sistema, clique no botão Selecionar. Configurando a empresa para emissão de NF-e: Esta opção permite ao usuário determinar como alguns módulos do sistema irão se comportar e permite também a configuração dos layouts dos diversos documentos emitidos. Para configurar o sistema para emissão de NF-e, acesse Sistema/Configurar/Notas Fiscais/Notas Fiscais Eletrônicas. Nesta tela, existe o campo Tipo de Certificado, onde deverá ser selecionado o tipo de certificado com que se irá trabalhar. Lembrando que o mesmo já deve estar instalado e operacionalmente ativo neste momento. Ao lado, clique no botão reticências (...), o sistema fará uma busca e exibirá os certificados digitais disponíveis. Marque o certificado correspondente e depois clique em Selecionar. Agora, no campo Identificação Ambiente, deverá ser informado se as notas serão emitidas em Homologação (testes) ou Produção. Prosseguindo, deverá ser cadastrado o controle de numeração das notas, através do botão Séries.
Nota: Caso a empresa seja optante pelo Simples Nacional, deverá informar se há Excesso de Sublimite e a Alíquota Aplicável. Esta tela possui outras opções que deverão ser escolhidas de acordo com o perfil de cada empresa. Cadastrando Clientes: Para cadastrar, alterar ou excluir um cliente, selecione, no menu cadastro, a opção Clientes/Manutenção. Para criar um novo cliente, clique no botão indicado e preencha todos os dados cadastrais normalmente. Fique atento aos campos Código do Município e PAÍS, na aba CADASTRO e, novamente, o campo Código do Município nas abas CONTATO e ENDEREÇO DE ENTREGA, que devem ser preenchidos com os seus código. O campo Email, na aba CONTATO também deve ser preenchido. Para finalizar o cadastro do cliente, clique no botão Gravar. Nota: Caso falte código do município em algum desses campos, no momento da validação da NF-e, haverá erro. Também vale ressaltar, que quando o cliente for do Exterior (Nota de Exportação), ao selecionar o País do cliente, o Código do Município será preenchido com 9999999 e não será necessário inserir o CNPJ. Além disso, na aba Endereço de Entrega o sistema preencherá o Código do Município com 9999999 ao selecionar EX no campo UF. Cadastrando Produtos: Para incluir, alterar ou excluir um item de estoque, selecione a opção Manutenção de Itens, do menu Estoque. Clique no botão Criar e preencha todos os dados cadastrais normalmente, mas fique atento aos campos: - CÓDIGO GTIN, que deverá estar preenchido com um número de GTIN válido ou em branco, quando não houver utilização;
- CLASSIFICAÇÃO TIPI, na aba ADICIONAL, que é a classificação de IPI com os percentuais e tipo de tributação para PIS/COFINS; - UNIDADE na mesma aba, que deve conter a unidade de controle do item - ICMS % - Espécie de Tributação, na aba ICMS. Para finalizar o cadastro do produto, clique no botão Gravar. Criando um Pedido de Venda: Para incluir, consultar, alterar ou excluir um Pedido de Venda, acesse Pedidos/Pedidos de Venda/Manutenção, que será aberta a tela de Manutenção de Pedidos de Venda. Clique no botão Criar e, na aba ITENS, preencha os dados como Cliente, CFOP e Produtos. Repare que a cada produto vinculado, os totais do pedido são atualizados. Caso queira consultar o cálculo de impostos do produto e totais, pressione a tecla F3, onde será aberta a tela de Cálculos do Pedido. Na aba PARCELAS, poderemos definir a forma de pagamento e, com isso, criar parcelas e suas respectivas datas de vencimento. Para salvar o pedido, basta clicar no botão Gravar. Por fim, caso queira realizar a impressão do Pedido, basta clicar no botão Imprimir. Criando uma NF-e: Para incluir, consultar, alterar ou excluir uma NF-e, acesse Faturamento/Notas Fiscais/Notas Fiscais Eletrônicas, que será aberta a tela de Manutenção de NF-e. Clique no botão Criar e, na aba ITENS, preencha os dados como Cliente, CFOP e Produtos. Caso queira consultar o cálculo de impostos do produto ou alterar alguma alíquota, clique no botão reticências (...), do campo valor unitário. Será aberta a tela do Item da Nota. Para fechar esta tela, clique no botão CONFIRMAR.
Na aba OBSERVAÇÕES, poderá ser informada alguma mensagem de interesse do contribuinte. Já na aba PARCELAS, poderemos definir a forma de pagamento da venda e, com isso, criar parcelas e suas respectivas datas de vencimento. Por fim, na aba TOTAIS, poderemos visualizar o resumo da NF-e. Estando os valores corretos, basta clicar no botão Gravar. Nota: O Pedido de Venda criado pode ser utilizado para o preenchimento automático da NF-e. Para isto, basta, após clicar no botão Criar, ir no campo Pedido e selecionar o número do pedido em questão e aguardar. O sistema fará uma leitura do pedido, preenchendo os dados da nota. Emitindo uma NF-e: Após a criação da NF-e, a mesma será listada na tela de Manutenção de NF-e com a situação ABERTA. Para realizar a emissão, selecione a nota em questão e clique no botão Emitir. Neste momento, o Controller fará a comunicação com o WebService da SEFAZ e aguardará a autorização de uso da NF-e. Caso a nota não tenha o uso autorizado, será informado o motivo da rejeição, onde deverá ser acertado na nota o(s) campo(s) apontado(s) para depois submetê-la a uma nova tentativa de emissão. Uma vez autorizada, a situação da nota será alterada para EMITIDA, e deve-se clicar no botão Processar para que seja computada a saída do(s) produto(s) do estoque, criando o contas a receber, se desejar. Para finalizar o processo, o Danfe pode ser impresso clicando no botão Imprimir, e o arquivo XML poderá ser encaminhado ao cliente por e-mail, através do botão Enviar por Email. Se for identificado algum erro no preenchimento da nota que não interfira em seu total, deverá ser criada uma carta de correção eletrônica. Para isto, basta clicar no botão Correção, depois em Criar, informar o texto da correção e gravar. Em seguida,
clique no botão Emitir e aguarde a autorização da Sefaz. Com a correção autorizada, para imprimir o Danfe, clique no botão Imprimir e, para repassar o XML para o cliente, clique em Enviar por Email. Caso seja necessário realizar o cancelamento da nota, basta selecioná-la e depois clicar no botão Cancelar. Preencha o motivo e aguarde a autorização de cancelamento da Sefaz. Após a efetivação do cancelamento da nota, o sistema Controller irá estornar a saída dos produtos do estoque e suspender o contas a receber. A situação da nota ficará como CANCELADA. Nota: Atualmente o prazo máximo para cancelamentos de NF-e é de 24 horas a partir da data e hora de sua emissão. Importando um XML de NF-e de Compra: O sistema Controller também poderá importar o XML das suas notas de Compra de fornecedores nacionais. Para isso, acesse Faturamento/Notas Fiscais/Notas Fiscais Eletrônicas Recebidas. Será aberta a tela de Manutenção de NF-e Recebida. Clicando na seta localizada ao lado do botão Importar, serão exibidas 3 opções disponíveis para a importação: Importar Arquivo Local Para realizar a importação de um arquivo XML; Importar Lote Para realizar a importação de vários arquivos XML de uma única vez; Importar da Web Para importar a nota diretamente do site da Sefaz, será necessário informar a chave de acesso da NF-e. Nota: Antes de realizar a importação da nota, cadastre o fornecedor em Cadastro/Fornecedores/Manutenção. Esperamos que com este roteiro você consiga gerenciar os seus processos de Venda e Compra de uma forma simples e prática.