Módulo NF-e Manual de Utilização 1
Conteúdo Passo-a-passo para emissão de NF-e... 3 1. Obtendo seu Certificado Digital... 3 2. Registrando-se na Secretaria da Fazenda para Homologação (testes)... 4 3. Contratando o serviço de NF-e do SuasVendas.com... 4 4. Definindo as configurações para emissão de NF-e... 7 5. Convertendo Pedidos de Venda automaticamente em NF-e... 8 6. Cadastrando uma NF-e... 9 7. Adicionando produtos à NF-e... 12 8. Visualizando a NF-e... 13 9. Enviar NF-e para a SEFAZ... 14 10. Entendendo os status da NF-e... 15 11. Gerando o DANFE... 15 12. Consultando Retorno (Resposta) da SEFAZ... 17 13. Gerando o XML... 17 14. Cancelando NF-e... 18 15. Inutilizar numeração da NF-e... 18 16. Inutilizar numeração da NF-e em Lote... 18 17. Relatórios personalizados... 19 18. Personalização de campos da NF-e... 19 19. Recadastrando na SEFAZ para usar a NF-e em modo de Produção... 21 20. Alterando a configuração do SuasVendas.com para NF-e em Produção... 21 2
Passo-a-passo para emissão de NF-e SuasVendas.com Neste manual de utilização de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) do SuasVendas.com iremos detalhar passo-a-passo o procedimento para que sua empresa possa emitir notas fiscais de forma simples e usando o melhor software de vendas do Brasil: o SuasVendas.com. 1. Obtendo seu certificado tipo A1 ou A3 O primeiro passo para que você possa emitir NF-e no SuasVendas.com é adquirir seu certificado digital do tipo A1 ou A3. Este certificado na realidade é um arquivo de computador ou um dispositivo de segurança (Token ou SmartCard) que comprova que sua empresa é realmente quem ela alega ser. Ele armazena, de forma codificada, os dados de sua empresa (CNPJ, Razão Social, Senha de Validação, etc). Como obter o certificado? O Certificado Digital pode ser obtido (comprado) através das seguintes empresas: Correios, CertiSign e Serasa. Uma vez que você comprar seu certificado digital você poderá fazer o download dele ou ainda armazená-lo em seu dispositivo de segurança (Token ou SmartCard). 3
2. Registrando-se na Secretaria da Fazenda para Homologação (testes) Agora que você já possui seu certificado digital você precisa se cadastrar no site da Secretaria da Fazenda de seu Estado. Este cadastro é necessário para que você possa realizar testes (Fase de Homologação) na NF-e e então fazer seu uso definitivo (Fase de Produção). Neste primeiro momento, você fará o cadastro somente para ser autorizado pela SEFAZ a realizar testes (Fase de Homologação) de NF-e. Durante a Homologação você poderá emitir quantas notas fiscais precisar para entender e aprender a sistemática do emissor de NF-e do SuasVendas.com. As notas geradas durante a Homologação não tem valor fiscal. Importante: você deve fazer o cadastro individualmente para cada Estado que você possui empresa. Não é possível fazer um único cadastramento em todos os Estados. 3. Contratando o serviço de NF-e do SuasVendas.com Com seu certificado digital em mãos e cadastramento de Homologação concluído através do site da SEFAZ você já está apto a usar a NF-e do SuasVendas.com. O Serviço de NF-e está disponível no Plano Distribuidor Avançado do SuasVendas.com. Se você ainda não é cliente, acesse www.suasvendas.com e se cadastre no Plano Distribuidor Avançado, teste por 14 dias e faça a ativação de sua assinatura. Você também pode ativar sua assinatura antes dos 14 dias de testes, basta enviar um e-mail para financeiro@suasvendas.com. Caso tenha dúvidas, entre em contato com nossa Central de Atendimento através do telefone (62) 3514-5144. Cadastrando produtos para emitir NF-e Antes de fazer as configurações necessárias para emitir suas NF-e é necessário que você cadastre seus produtos no SuasVendas.com. Este procedimento pode ser manual (produto a produto) ou em lote (usando planilha de Excel no Padrão SuasVendas.com). Cadastro de produto 1. Clique no menu Produtos 2. Clique no botão Novo Produto 3. Preencha os campos de cadastro do produto e clique em Salvar 4
Figura 1 - Cadastrando novo produto Figura 2 - Detalhes de impostos no Produto 5
Importando produtos via Planilha Excel Nós sabemos que o cadastramento de produtos é algo dispendioso e é por isso que criamos o importador de produtos do SuasVendas.com. Com ele você coloca sua lista de produtos em planilha Excel (baseado no Modelo SuasVendas.com) e faz a importação de milhares de produtos em menos de 30 segundos. É uma ferramenta fantástica e lhe economizará muito tempo. 1. Clique no menu Produtos 2. Clique no botão Importar 3. Na próxima página, faça o Download do Modelo da Planilha e insira seus produtos nesta planilha. Se preferir, pode enviar sua planilha de produtos que podemos ajudá-lo na formatação (adequação) e lhe enviar de volta para que você importe. Envie para ajuda@suasvendas.com 4. Após adaptar a planilha, faça o envio da mesma, escolhendo a qual indústria (fornecedor) ela está vinculada. Pronto. Agora seus produtos já estão no SuasVendas.com e você pode ir para o próximo passo, que é configurar a emissão de NF-e. Importante: Na emissão de NF-e a SEFAZ valida todos os campos do produto (impostos, NCM, Código de barras, etc). Se tiver algum campo inválido, a NF-e será rejeitada. Dica: Se você quiser, pode cadastrar também seus Clientes para facilitar no momento de criar uma NF-e, pois os dados dele poderão ser obtidos automaticamente a partir da NF-e. Os clientes também poderão ser importados via Planilha Excel. 6
4. Definindo as configurações para emissão de NF-e Com o Certificado Digital, Cadastramento na SEFAZ (Homologação) e produtos cadastrados no sistema, vamos ao próximo passo: Configurando o Emissão de NF-e do SuasVendas.com com seus dados: 1. Acesse sua conta no SuasVendas.com 2. Clique no menu NF-e Figura 3 - Configurando o Emissor de NF-e do SuasVendas.com 3. Clique no botão Configurações, no canto superior direito da página de NF-e. 4. Na página de Configuração haverá 3 seções de cadastro: Informações do Emitente, Endereço e Certificado Digital. Informações do Emitente: nesta seção você preencherá corretamente o cadastro de sua empresa. Qualquer campo inválido aqui a SEFAZ rejeitará sua NF-e Endereço: os campos referentes ao endereço de sua empresa também serão validados junto a SEFAZ na hora de enviar a NF-e, portanto, evite erros. Certificado Digital: nesta seção você escolherá o tipo do seu certificado (A1 ou A3). Caso o seu certificado seja do tipo A1 você deverá fazer o upload (envio) para sua conta no SuasVendas.com e informar a senha do Certificado. Se for do tipo A3, você deverá fazer o download de um módulo auxiliar (SuasVendas NF-e) e configurá-lo informando seus dados de acesso e selecionando o certificado a ser utilizado. 5. Na seção Informações do Emitente, vamos dar atenção especial aos seguintes campos: CRT, Série e Ambiente. CRT Este campo é o código de Regime Tributário de sua empresa. Série É a série da NF-e, por padrão é mostrado a Série 1. A numeração das NF-e são feitas em ordem crescente e leva em consideração a Série informada neste campo. Ambiente Este campo você informa se as NF-e que serão emitidas estão em ambiente de Homologação (testes) ou Produção. No SuasVendas.com você pode alterar este Ambiente sempre que achar necessário, mas lembre-se de que as NF-e terão validade somente se forem emitidas em Produção. Após preencher os campos, clique em Salvar. 7
Dica: Neste momento, você usará o Ambiente de Homologação (Testes) para testar a emissão de suas NF-e. Figura 4 - Configuração do Emissor de NF-e 5. Convertendo Pedidos de Venda automaticamente em NF-e A emissão de NF-e no SuasVendas.com pode ser feita incluindo produto a produto, como veremos na próxima seção, ou então de forma mágica, onde você converte um pedido de vendas em uma NF-e com apenas um clique. Não importa se seu pedido de venda possui 10, 100 ou 500 itens, com apenas um clique e num passe da mágica sua NF-e é gerada. 1. Clique no menu Pedidos 2. Localize o Pedido que deseja converter em NF-e e selecione-o (clicando uma vez sobre ele) 8
3. Em seguida, clique no botão Gerar NF-e Figura 5 - Criando NF-e a partir de Pedidos 4. Pronto. Sua NF-e foi gerada com todos os itens do pedido e dados do cliente. Basta fazer uma verificação e enviar sua NF-e para a SEFAZ processá-la. Figura 6 - NF-e gerada a partir de pedido 6. Cadastrando uma NF-e Já sabemos como fazer para converter um pedido em NF-e, mas há casos em que você quer gerar a NF-e manualmente e no SuasVendas.com isso é extremamente simples e fácil de ser feito: 1. Clique no menu NF-e 2. Clique no botão Nova NF-e 3. Ao clicar no botão já será criada a NF-e e você poderá incluir os produtos, dados de clientes e outras informações necessárias. 9
Figura 7 - Cadastrando NF-e manualmente Formulário de Cadastro de NF-e O formulário de Cadastro da NF-e é divido basicamente em 5 seções: Informações Principais, Informações do Cliente, Produtos, Cálculos dos Impostos e Informações sobre a Transportadora. Dica: há outras informações que você pode adicionar através do botão Personalizar Campos. Informações Principais Figura 8 - Informações sobre a NF-e o Nesta seção são preenchidas informações básicas sobre a NF-e: Número da Nota (gerado automaticamente), Série, Natureza da Operação, Forma de Pagamento, Tipo de Operação, Finalidade da Emissão da NF-e e Data de Emissão. 10
Informações do Cliente Figura 9 - Informações sobre o Cliente da NF-e Importante: Todas as informações (CPF, CNPJ e IE) devem estar corretas para que a NF-e não seja rejeitada pela SEFAZ. 11
Produtos o Nesta seção é onde você poderá adicionar seus produtos clicando no botão Adicionar Produtos ou simplesmente localizando o produto por código ou descrição. Figura 10 - Incluindo produtos o Você poderá alterar ou visualizar as opções avançadas do produto (impostos e afins) dando dois cliques sobre o nome incluso na NF-e. Cálculos dos impostos o Nesta seção é feito o detalhamento dos impostos incidentes na NF-e. Figura 11 - Cálculo de Impostos Informações sobre a Transportadora o Os dados pertinentes a transportadora da NF-e são preenchidos nesta seção. 7. Adicionando produtos à NF-e Para adicionar produtos à NF-e há duas formas: clicando no botão Adicionar Produtos ou adicionar os produtos por código ou nome do produto. Veja imagem abaixo: Figura 12 - Adicionando produtos na NFe 12
Uma vez que adicionar, você poderá alterar o preço ou a quantidade. Para alterar dados de impostos e outras informações dê dois cliques sobre o nome do produto na NF-e. Depois de adicionar os produtos, clique no botão Salvar. 8. Visualizando a NF-e Para visualizar a NF-e é simples: Clique no menu NF-e Escolha a NF-e que você quer visualizar Clique no botão Visualizar Figura 13 - Visualizar a NF-e Figura 14 - Visualização da NF-e 13
9. Enviar NF-e para a SEFAZ O envio da NF-e para a SEFAZ no SuasVendas.com é muito fácil: 1. Clique no menu NF-e 2. Selecione a NF-e que deseja enviar 3. Clique no botão Enviar NF-e 4. Somente NF-e que estão com status Em Digitação ou Validada podem ser enviadas para a SEFAZ 5. Após clicar em enviar, você será redirecionado para uma página onde constará se a NF-e foi validada com sucesso ou se teve algum erro de validação. Figura 15 - Resultado de Validação da NF-e 6. Caso tenha algum erro na validação clique no ícone para ver quais são os erros e depois clique em Corrigir para solucionar os problemas e fazer um novo envio. 7. Caso a NF-e seja válida, clique no botão Enviar Notas Válidas para concluir o envio. Em alguns instantes você receberá uma resposta da SEFAZ informando se ela foi Autorizada ou Rejeitada, caso rejeitada você poderá checar o motivo, corrigir e reenviar. Se ela for Autorizada seu cliente receberá o XML e o DANFE automaticamente no email cadastrado na emissão da nota. 14
10. Entendendo os status da NF-e As NF-e emitidas pelo SuasVendas.com possuem diferentes situações (status) de acordo com a fase em que ela se encontra no sistema. Vejamos quais são os Status disponíveis: Figura 16 - Status da NF-e Figura 17 Visualizando a Legenda de Status da NF-e 11. Gerando o DANFE O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria. É uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, em papel comum e em via única e pode ser impresso quantas vezes você precisar. O DANFE é gerado a partir do momento em que você enviar a NF-e para a SEFAZ e ela ser AUTORIZADA. Uma vez AUTORIZADA pela SEFAZ, você pode fazer o seguinte procedimento para imprimir: 1. Clique no menu NF-e 2. Escolha a NF-e que contenha o status AUTORIZADA 3. Clique no botão Gerar DANFE 15
Figura 18 - Gerar o DANFE Figura 19 - Exemplo de DANFE do SuasVendas.com 16
12. Consultando Retorno (Resposta) da SEFAZ O processo de Consultar Retorno da SEFAZ é utilizado quando há algum atraso no processamento da NF-e quando você clica no botão Enviar NF-e. Geralmente este processo leva cerca de 10 a 15 segundos para ser feito, porém, há casos em que pode demorar um pouco mais e diante disso, você pode usar o botão de Consultar Retorno após determinado tempo para saber se a NF-e foi autorizada pela SEFAZ ou não. Esta opção é usada somente quando o Status da NF-e está marcado como Enviada. 13. Gerando o XML O XML é simplesmente um arquivo de computador que contém toda a informação da NF-e que foi autorizada pela SEFAZ. Este arquivo pode ser enviado por email ou ser baixado (download) para que você integre com seu ERP. 1. Clique no menu NF-e 2. Selecione a NF-e autorizada para gerarmos o XML 3. Clique na caixa de ações Mais Ações 4. Escolha a opção Gerar XML 5. O arquivo será gerado e será baixado para seu computador (geralmente dentro de sua pasta de Downloads ou Documentos) Outra opção também para gerar o XML é clicar com botão direito do mouse sobre a NF-e e escolher a opção Gerar XML. 17
14. Cancelando NF-e O procedimento de cancelamento da NF-e é possível através do SuasVendas.com, porém, deve-se obedecer ao prazo máximo de 24 horas definido pela Receita Federal. Passado este tempo, não é possível fazer o cancelamento da NF-e. Para cancelar uma NF-e siga os passos: 1. Clique no menu NF-e 2. Selecione a NF-e autorizada a ser cancelada 3. Clique na caixa de ações Mais Ações 4. Escolha a opção Cancelar NF-e 5. Digite o motivo do cancelamento com no mínimo 15 caracteres e clique em Cancelar NF-e Figura 20 - Cancelando NF-e 15. Inutilizar numeração da NF-e O processo de inutilizar o número da NF-e é uma funcionalidade exclusiva do SuasVendas.com e permite que você isole os números de NF-e que não serão mais utilizados. Somente NF-e com o status de Em Digitação, Validada ou Inválida poderão ser inutilizadas. Para inutilizar uma NF-e é simples: 1. Clique no menu NF-e 2. Clique na NF-e que deseja inutilizar 3. Clique na caixa Mais Ações e escolha Inutilizar Numeração da NF-e. 4. Basta informar o motivo com no mínimo 15 caracteres e clicar em Inutilizar NF-e Importante: Uma NF-e não pode ser excluída em nenhuma hipótese. 16. Inutilizar numeração da NF-e em Lote No SuasVendas.com também é possível inutilizar a numeração da NF-e em lote, ou seja, você poderá inutilizar uma faixa de numeração. Para inutilizar uma faixa de numeração de NF-e faça o seguinte: 1. Clique no menu NF-e 2. Clique na caixa Mais Ações e escolha Inutilizar Numeração em Lote 18
3. Será mostrada uma caixa com os campos: Série, Número Inicial e Número Final. Figura 21 - Inutilizando numeração de NF-e em lote 17. Relatórios personalizados No SuasVendas.com há os chamados Filtros que estão disponíveis em quase todas as páginas do software. Os filtros são ferramentas que possibilitam a visualização personalizada de informações. Você pode filtrar por Data, Total da NF-e e Status. Estes filtros também podem ser combinados e em seguida gerar relatório personalizado clicando no link Gerar Relatório. Figura 22 - Aplicando filtros para gerar relatórios 18. Personalização de campos da NF-e No formulário de cadastro de NF-e há vários campos predefinidos e outros ocultos que você pode adicioná-los. Nesta seção vou explicar como fazer isso: 1. Clique no menu Configurações > Personalizar Campos 2. Escolha NF-e 19
3. No campo Escolha o campo selecione os campos que deseja adicionar e clique em Adicionar. Após isso, salve o seu formulário. 4. Nesta etapa você também poderá reordenar os campos da forma que precisar e achar mais viável para sua organização. Figura 23 - Personalizando campos de NF-e Figura 24 - Vários campos adicionais na NFe 20
19. Recadastrando na SEFAZ para usar a NF-e em modo de Produção Este procedimento é semelhante ao processo de cadastramento da NF-e para fins de homologação (testes), porém, agora você optará pelo uso da NF-e para Produção. Desta forma basta alterar a configuração no SuasVendas.com para que você possa definitivamente emitir suas NF-e para seus clientes. Entre em contato com a SEFAZ de seu Estado e saiba como fazer este cadastrado para Produção da NF-e. 20. Alterando a configuração do SuasVendas.com para NF-e em Produção Por fim, uma vez que você já se cadastrou no ambiente de Produção para emissão de NF-e basta você acessar sua conta e configurá-la para o modo Produção ao invés de Homologação: 1. Clique no menu NF-e 2. Clique no botão Configuração, no lado direito da página de NF-e 3. Será mostrado o formulário de cadastro 4. Altere o campo Ambiente para Produção 5. Clique no botão Salvar. 6. A partir de agora basta emitir suas notas fiscais normalmente e enviá-las para a SEFAZ. Figura 25 - Configurando o Ambiente de Produção 21
Figura 26 - Alterando o campo Ambiente para Produção Mais dúvidas? Se tiver mais alguma dúvida ou precisar de qualquer ajuda entre em contato através do email ajuda@suasvendas.com e agende um horário para um treinamento rápido. Software para Força de Vendas 22