ADMINISTRAÇÃO GERAL CONCEITOS BÁSICOS Atualizado em 27/10/2015
CONCEITOS BÁSICOS Administração, em seu conceito tradicional, é definida como um conjunto de atividades, princípios, regras, normas que têm por objetivo planejar, organizar, dirigir e controlar todos os esforços de um grupo de indivíduos que se associam para atingir um resultado comum. Administrar é o processo de tomar, realizar e alcançar ações que utilizam recursos para alcançar objetivos. Principais funções administrativas: 1. Planejamento: definir objetivos e metas, analisar, estabelecer estratégias, antecipar o futuro, prever, prevenir, programar, reduzir a incerteza. A função planejamento possibilita a definição da missão organizacional e a programação de atividades, além de definir os objetivos, metas e estratégias. 2. Organização: distribuir, atribuir, empregar, alocar recursos financeiros, materiais, ambientais, humanos e tecnológicos. 3. Direção: coordenar, liderar (liderança é o processo de conduzir as ações ou influenciar o comportamento e a mentalidade de outras pessoas), comunicar e motivar as pessoas. 4. Controle: mensurar e avaliar. A essência do trabalho do administrador é obter resultados por meio das pessoas que ele coordena. Uma organização é o produto da combinação de esforços individuais, visando à realização de propósitos coletivos. Organizações são, portanto, empreendimentos coletivos com um fim comum. Em poucas palavras, organização é um grupo de indivíduos associados com um objetivo comum. A gestão pública é geralmente orientada para o bem estar da sociedade, enquanto na gestão privada os objetivos econômicos e financeiros são preponderantes. O gestor privado pode fazer tudo que a lei não proíbe; o gestor público só pode fazer o que a lei permite (princípio da legalidade). Estratégia é a forma de pensar o futuro, integrada no processo decisório, com base em um procedimento formalizado e articulador de resultados. É o caminho para alcançar os objetivos. A estratégia é a maneira racional de aproveitar as oportunidades e de neutralizar as ameaças, bem como de aproveitar as potenciais forças internas e neutralizar as fraquezas.
Observação: as estratégias são estabelecidas depois da definição dos objetivos e análise da situação atual, e não antes. EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE Eficiência: otimizar recursos, fazer mais com menos. Significa fazer as coisas direito (fazer certo). É a capacidade de realizar atividades ou tarefas com perdas mínimas, com o melhor aproveitamento possível de recursos. É a relação entre os resultados alcançados e os recursos utilizados. Significa fazer um trabalho correto, sem erros e de boa qualidade. Eficácia: alcançar objetivos, resultados. Significa fazer a coisa certa. Está relacionado com o alcance das metas e objetivos estabelecidos. É a relação entre os objetivos realizados e os resultados alcançados. É fazer um trabalho que atinja um resultado esperado. A eficácia é essencial e a eficiência é desejável. E a efetividade? Temos dois conceitos: no primeiro, o indivíduo terá efetividade se for eficiente e eficaz ao mesmo tempo; no segundo, a efetividade é o resultado de um trabalho de qualidade de uma empresa. MISSÃO, VISÃO E VALORES ORGANIZACIONAIS Missão: significa uma incumbência que se recebe, a razão de existência de uma organização, define o credo da organização. É a parte do referencial estratégico, dá um norte, um rumo à organização. Refere-se a uma declaração de propósitos e da área de atuação da organização. A missão é atemporal. Visão: define o que a organização pretende ser no futuro, é o sonho da organização, como ela gostaria de ser vista no futuro. Valores: são padrões orientadores de conduta, incidem nas convicções que fundamentam as escolhas por um modo de conduta tanto de um indivíduo quanto de uma organização. OBJETIVOS, METAS E POLÍTICAS ORGANIZACIONAIS A diferença entre objetivos e metas está no fato de que enquanto os objetivos são qualitativos, as metas são quantitativas. Exemplo: uma determinada empresa estabeleceu como objetivo aumentar as vendas, e a meta é de R$500.000,00.
Um bom gestor trabalha com objetivos e metas claramente definidos e não os enxerga como sinônimos, pois não são. Objetivo é um resultado desejado que se pretenda alcançar dentro de um determinado período de tempo. A teoria da fixação das metas e objetivos afirma que três fatores aumentam o desempenho: 1. Objetivos específicos; 2. Metas desafiadoras; 3. Feedback. Políticas organizacionais são normas, regras orientadoras do comportamento para o auxílio no alcance das metas e objetivos. CULTURA E CLIMA ORGANIZACIONAIS A cultura organizacional ou cultura corporativa é o conjunto de comportamentos, atitudes, hábitos, crenças, superstições de um grupo de pessoas, que são estabelecidos através de normas, valores e expectativas compartilhados por todos os membros da organização. Clima organizacional é um conjunto de emoções, sentimentos, predisposições e humores do ambiente organizacional. É o indicador de satisfação dos membros de uma empresa. Cuidado para não confundir: o clima está relacionado com o conjunto de emoções do ambiente, enquanto a cultura está relacionada com o conjunto de hábitos, costumes e princípios da organização. CLIENTES Cliente é todo aquele que mantém contato com a empresa ou a quem a organização direciona seus serviços e/ou produtos. Cliente externo: fornecedor e consumidor ou usuário dos serviços; Cliente interno: funcionários da organização. STAKEHOLDER Todo parceiro de negócio ou parte interessada. Os stakeholders correspondem aos públicos que têm algum interesse na organização.
CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO Cuidado: não confundir com a centralização e descentralização do Direito Administrativo. A centralização e a descentralização na Administração estão relacionadas com a tomada de decisão dentro da organização. A centralização é a maneira na qual a localização da tomada de decisão está próxima ao topo hierárquico da organização ou concentrada nas mãos de poucos. Já a descentralização permite que os níveis hierárquicos inferiores tomem decisões, tenham mais autonomia. VANTAGEM CENTRALIZAÇÃO Decisões são mais consistentes com os objetivos empresariais. Maior uniformidade nas políticas e padrões utilizados como critério de decisão, já que estão nas mãos de um único diretor ou nas mãos de poucos. DESCENTRALIZAÇ ÃO Decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores e conhecedores do problema. Maior envolvimento na tomada de decisões cria maior moral e motivação entre administradores médios. DESVANTAGEM As decisões não são tomadas por administradores que estão mais próximos dos fatos. Administradores dos níveis mais baixos tendem a se frustrar porque estão fora do processo decisorial. Maior custo por administrador devido ao maior treinamento, melhor salário dos administradores dos níveis mais baixos. Políticas e procedimentos podem variar enormemente nos diversos departamentos. NÍVEIS ORGANIZACIONAIS Nível estratégico: também chamado de institucional, corporativo, organizacional. É o nível mais alto da hierarquia, refere-se ao nível onde se tem uma visão sistêmica, global, geral e integrada da organização. Nele são estabelecidas as metas e objetivos de longo prazo, e os meios disponíveis para alcançá-los. Macroorientado: aborda a empresa como uma totalidade. Nível tático: é ocupado por gerentes departamentais. É o nível administrativo, pode ser chamado também de nível intermediário, gerencial ou departamental. O nível tático delineia as várias partes da organização, como departamentos ou divisões no médio prazo. Aborda cada unidade da empresa separadamente. Nível operacional: ele é focado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas individualmente, está relacionado com as atividades cotidianas da administração. Micro-orientado: aborda apenas cada tarefa ou operação.
Enquanto as atividades do nível estratégico e tático estão mais voltadas para a eficácia organizacional, as atividades do nível operacional estão mais voltadas para a eficiência organizacional. Aos autores não referenciados, todos os direitos reservados.