GERAL E PÚBLICA Para os concursos de Analista e Técnico

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2 GIOVANNA CARRANZA Coleção TRIBUNAIS e MPU Coordenador HENRIQUE CORREIA ADMINISTRAÇÃO GERAL E PÚBLICA Para os concursos de Analista e Técnico 3.ª edição 2016 Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 3 23/12/ :54:27

3 Cap. I C I N B A Sumário 1. Conceitos Básicos: 1.1. O que é Administração? 1.2. O que é Administração Pública? 1.3. O que são as organizações? 1.4. Importância da Administração; 1.5. Convergências entre a iniciativa pública e a privada; 1.6. Divergências entre a iniciativa pública e a privada 2. Principais funções administrativas 3. Papéis gerenciais 4. Habilidades gerenciais: 4.1. Habilidades gerenciais gerais; 4.2. Habilidades gerenciais especí cas 5. Missão e visão organizacional: 5.1. Princípios e valores organizacionais; 5.2. Objetivos e metas; 5.3. Estratégias; 5.4. Políticas organizacionais 6. Cultura e clima organizacional 7. Clientes internos e externos 8. Públicos de interesse (stakeholders) 9. Centralização e descentralização 10. E ciência, e cácia e efetividade organizacionais 11. Níveis organizacionais: Nível estratégico (NE); Nível tático (NT); Nível operacional (NO) 12. Questões: Questões comentadas; Questões de concursos. 1. CONCEITOS BÁSICOS 1.1. O que é Administração? De acordo com Lacombe, administração, em seu conceito tradicional, é de nida como um conjunto de atividades, princípios, regras, normas que têm por objetivo planejar, organizar, dirigir (coordenar e liderar) e controlar os esforços de um grupo de indivíduos que se associam para atingir um resultado comum 1. Administrar uma empresa é integrar o conjunto dessas funções mencionadas anteriormente (planejar, organizar, dirigir e controlar), de maneira a conseguir uma maior e ciência dos recursos a disposição (pessoas, materiais, máquinas, tecnologia, capital, etc.) para fazê-la sobreviver, crescer e progredir no mercado. Veja o conceito de acordo com Antonio Maximiano: Administrar é o processo de tomar, realizar e alcançar ações que utilizam recursos para alcançar objetivos. Embora seja importante em qualquer escala de aplicação de recursos, a principal razão para o estudo da administração é seu impacto sobre o desempenho das 1. LACOMBE, Francisco. Administração Princípios e Tendências. 2a. ed. Saraiva 2008 p Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 15 23/12/ :54:28

4 Giovanna Carranza organizações. É a forma como são administradas que torna as organizações mais ou menos capazes de utilizar corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos 2. Existem três palavras importantes em comum nesses conceitos: ações, recursos e objetivos. Maximiano explica, ainda, que o estudo da administração é importante para as organizações. Ou seja, para uma organização alcançar sucesso, é necessário que ela realize as melhores ações possíveis, com os recursos que são disponíveis, para alcançar os objetivos de nidos. O conceito de Administração em si é bastante abrangente. Para concursos é necessário também estudar: 1º) Conceito: A Administração (do latim administratione) é o conjunto de atividades voltadas à direção de uma organização, utilizando-se de técnicas de gestão para que alcance seus objetivos de forma e ciente e e caz, com responsabilidade social e ambiental. 2º) Conceito: Administração é o nome dado ao conjunto de dirigentes de uma organização. Exemplo: O que é que você faz na empresa? Faço parte da Administração. 3º) Conceito: Administração é o local onde as decisões são tomadas. Exemplo: Onde está Maria? Na administração. 4º) Conceito: Administração é a área de estudo, ciência, disciplina que estuda as organizações e elabora ferramentas para poder auxiliá-la a alcançar os objetivos O que é Administração Pública? De acordo com Di Pietro, Administração Pública, em sentido subjetivo (formal) é o conjunto de entes (pessoas jurídicas, órgãos e agentes públicos) que tem a incumbência de exercer uma das funções do Estado: a função administrativa, ou seja, é o conjunto de órgãos instituídos para consecução dos objetivos do governo. 2. Maximiano, Introdução à administração, 6.ª Edição, Atlas 2011 p Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 16 23/12/ :54:28

5 Cap. I No sentido objetivo (material), designa a natureza da atividade exercida pelos referidos entes; nesse sentido, a Administração Pública é a própria função administrativa que incumbe, predominantemente, ao Poder Executivo; é o conjunto das funções necessárias aos serviços públicos em geral; em acepção operacional, é o desempenho perene e sistemático, legal e técnico, dos serviços próprios do Estado ou por ele assumidos em benefício da coletividade; numa visão global, a Administração Pública é, pois, todo o aparelhamento do Estado preordenado à realização de seus serviços, visando à satisfação das necessidades coletivas O que são as organizações? O nome ORGANIZAÇÃO aparece em dois sentidos: como a função de organizar (distribuir, alocar, empregar, atribuir recursos, objetivos e tarefas entre os funcionários da empresa) e no sentido de empresa, instituição. Uma organização é o produto da combinação de esforços individuais, visando à realização de propósitos coletivos. Por meio de uma organização, é possível perseguir ou alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Organizações são, portanto, empreendimentos coletivos, com um m comum. No sentido clássico da Administração Geral, podem ser analisados como organizações: as empresas (uma lanchonete ou a Microsoft), os órgãos públicos, partidos políticos, igrejas, associações de bairro e outros agrupamentos humanos. Uma característica essencial das organizações é que elas são sistemas sociais, com divisão de tarefas. Lacombe (2003, p.4) diz que a essência do trabalho do administrador é obter resultados por meio das pessoas que ele coordena. A partir desse raciocínio de Lacombe, temos o papel do Gestor Administrativo que, com sua capacidade de gestão de pessoas, consegue obter os resultados esperados. Drucker (1998, p. 2) diz que administrar é manter as organizações coesas, fazendo-as funcionar. Outros conceitos de Organização 3 : As organizações sociais são agrantemente sistemas abertos porque o input (entrada) de energia e a conversão do produto em novo input de energia consiste em transações entre a organização e seu meio ambien- 3. BASTOS, A. V. et al. Conceito e perspectivas de estudos das organizações. In: BASTOS, A. V. (Ed.). Psicologia, organizações e trabalho no Brasil. Porto Alegre: Artmed, 2004.p Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 17 23/12/ :54:28

6 Giovanna Carranza 18 te. [...] Todos os sistemas sociais, inclusive as organizações, consistem em atividades padronizadas de uma quantidade de indivíduos. Além disso, essas atividades padronizadas são complementares ou interdependentes em relação a algum produto ou serviço comum; elas são repetidas, relativamente duradouras e ligadas em espaço e tempo Katz e Khan. Unidades socialmente construídas para atingir ns especí cos Amitai Etzioni. A organização é uma unidade social, coordenada conscientemente, composta de uma ou mais pessoas e que funciona numa base relativamente contínua para atingir objetivos Robbins. Agregados de seres humanos em mútua integração. Representam na sociedade humana os maiores agregados [...]. Contudo, a alta especi cidade da estrutura e coordenação que se vê nas organizações [...] destaca a organização como unidade sociológica comparável em importância ao indivíduo biológico March e Simon. A diversidade de conceitos é grande, mas não é necessário, para o aluno, decorar nenhum deles, apenas ter uma visão ampla para facilitar a compreensão do conteúdo. Resumindo: Em sentido geral, organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classi car objetos, documentos e informações. Mas, em Administração, organização tem dois sentidos, aqueles vistos anteriormente: 1) Grupo de indivíduos associados com um objetivo comum. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas. E um conceito relacionado a função de organizar: 2) Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho. Segundo Montana (2003, p. 170), organizar é o processo de reunir recursos físicos e humanos essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa. A estrutura de uma organização é representada através do seu organograma. Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 18 23/12/ :54:28

7 Cap. I Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades aos órgãos (unidades administrativas). A forma de organizar esses órgãos chama-se de departamentalização (veremos esse assunto adiante) Importância da Administração A realidade das empresas de hoje é muito diferente da das empresas administradas no passado. Com o surgimento de várias inovações tecnológicas e com o próprio desenvolvimento intelectual do homem, é necessário muito mais do que intuição e percepção das oportunidades. A Administração necessita de um amplo conhecimento e a aplicação correta dos princípios técnicos até agora formulados, a necessidade de combinar os meios e objetivos com e ciência (otimizar recursos, fazer mais com menos) e e cácia (alcançar objetivos, resultados). Na nova economia não existem mais fronteiras signi cantes na de nição dos limites de operação de uma organização, o mundo do trabalho mudou, e essa mudança é um desa o para a Administração e para os novos administradores. A população é caracterizada pela diversidade cultural, e cabe à organização atender às necessidades dos seus clientes de uma maneira personalizada através da compreensão dessas diferenças. As necessidades dos clientes conduzem e orientam o negócio. A responsabilidade social é aceita pela empresa na busca de uma maior integração entre a organização e a sociedade, já que essa é uma demanda da clientela atual. A tecnologia permite que as informações sejam buscadas, compreendidas, geradas, utilizadas e compartilhadas, garantindo à organização sobreviver em um ambiente mais complexo e mutável. Às vezes, em sala de aula os alunos questionam: Mas por que preciso estudar Administração se na verdade vou trabalhar em uma instituição pública? Na verdade, as instituições públicas e as privadas têm mais convergências do que divergências Convergências entre a iniciativa pública e a privada as duas têm recursos (humanos, materiais, nanceiros, tecnológicos, administrativos, mercadológicos) para usarem corretamente, sem desperdícios; 19 Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 19 23/12/ :54:28

8 Giovanna Carranza as duas têm objetivos e metas para alcançarem; precisam analisar a situação atual e estabelecer estratégias para alcançar os objetivos; enfrentam problemas no dia a dia; todas as entidades privadas e públicas utilizam técnicas administrativas como planejamento, organização, direção e controle, assim como técnicas relacionadas à motivação e avaliação de resultados; existem também funções idênticas como a orçamentária/ nanceira, a contábil, a de recursos humanos, recursos materiais, atendimento, etc. elas sofrem in uência do ambiente em que atuam: fatores políticos, sociais, econômicos, ambientais e tecnológicos. E as características que diferenciam a Administração Pública da Privada? Quais são? 1.6. Divergências entre a iniciativa pública e a privada A gestão pública é geralmente orientada para o bem-estar da sociedade, enquanto na gestão privada os objetivos econômicos e nanceiros são preponderantes. Nas instituições privadas os clientes pagam diretamente pelo serviço prestado; nas instituições públicas os cidadãos remuneram indiretamente por meio do imposto. Na instituição privada há simetria entre quantidade paga e quantidade recebida, se o cliente paga mais, ele recebe mais, na instituição pública não há simetria entre quantidade paga e quantidade recebida. Na gestão pública, o funcionamento e os resultados bons ou maus têm impacto político, inclusive você já deve ter visto que os políticos eleitos dão mais ênfase aos programas e projetos que podem terminar no seu mandato, para poder colher esses logros, no lugar de dar continuidade a projetos que estavam em andamento. Normalmente, as atividades públicas são monopolistas; na iniciativa privada a livre concorrência proporciona várias opções e incentiva uma maior e ciência. Na gestão pública, há um alto grau de interdependência entre as organizações, enquanto uma autoriza, outra executa e outra scaliza. Na gestão pública, as ordens e instruções estão concretizadas em leis e regulamentos. 20 Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 20 23/12/ :54:28

9 Giovanna Carranza Níveis organizacionais NÍVEL CONTEÚDO TEMPO AMPLITUDE Estratégico Genérico e abrangente Longo prazo Macro-orientado: aborda a empresa como uma totalidade Tático Menos genérico e mais detalhado Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente Operacional Detalhado e especí- co Curto prazo Micro-orientado: aborda apenas cada tarefa ou operação. OBSERVAÇÃO: Os objetivos são considerados estratégicos, táticos e operacionais quando se relacionam com o plano institucional, com a gerência média e com resultados especí cos respectivamente. 12. QUESTÕES Questões comentadas 01. (CESPE TRE/GO 2015) O modelo racional de tomada de decisão exige que o gestor se apoie em informações consideradas perfeitas e que tome, com base nelas, decisões de forma totalmente imparcial. Certa. Um dos papéis do gerente é o decisorial, nesse momento o gestor deve ser imparcial, impessoal e tomar as decisões baseadas em informações corretas e em quantidades adequadas. 02. (CESPE TRE/GO 2015) A discussão acerca da forma e do grau de centralização ou descentralização da autoridade de tomada de decisões está ligada à função da administração controle. Errada. Tomar a decisão se a empresa será centralizada ou descentralizada é função do planejamento. Mas o ato de centralizar ou descentralizar, a execução em si é função da organização. Você verá mais adiante cada função nos capítulos 2 e 3 respectivamente. 03. (TJ-BA 2015) Em todas as áreas de uma organização, os administradores exercem funções de planejamento, organização, direção e controle. É uma atividade de organização na área de nanças: (A) avaliação do desempenho nanceiro da organização; 40 Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 40 23/12/ :54:29

10 Cap. I (B) elaboração de projetos de investimento; (C) implementação de política de participação nos lucros; (D) aplicação dos recursos nanceiros; (E) controle dos custos de produção. Alternativa correta D. Essa questão é uma pegadinha, aplicar, distribuir, alocar, empregar são atividades da função de ORGANIZAÇÃO. A alternativa A fala de avaliação, que é uma atividade da função CONTROLE. A alternativa B menciona elaboração, que junto com de nir, estabelecer, programar corresponde a função PLANEJAMENTO. A letra C também poderia ser gabarito, pois implementação também é da função ORGANIZAÇÃO, o que signi ca que essa questão teria dois gabaritos, mas o o cial é a letra D. A alternativa E é da função de CONTROLE. 04. (CESPE SUFRAMA 2014) A abrangência operacional, tática e estratégica das ferramentas de controle e gestão organizacional permite que, após as ações corretivas, os ajustes no desempenho e nos padrões esperados sejam realizados para se assegurar o alcance dos objetivos organizacionais.. Certa. Essa questão é simples, é óbvio que uma gestão integrada dos diferentes níveis organizacionais, operacional, tático e estratégico, permite que, após as ações corretivas, os ajustes no desempenho e nos padrões esperados sejam realizados para se assegurar o alcance dos objetivos organizacionais. 05. (Cespe/Administrador/2014) A descentralização administrativa tem como vantagem básica a maior uniformidade dos procedimentos da organização. Errada. É a centralização administrativa que tem como vantagem básica a maior uniformidade dos procedimentos da organização e não a descentralização. 06. (CESPE SUFRAMA 2014) Nas estruturas organizacionais centralizadas, apesar da demora nas decisões, o processo decisório tende a percorrer toda a cadeia de comando, levando as pessoas a participarem da decisão.. Errada. Nas estruturas centralizadas a tomada de decisão está concentrada no topo, nas mãos de uma pessoa só ou nas mãos de poucos. A participação ocorre nas estruturas descentralizadas. 41 Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 41 23/12/ :54:29

11 Giovanna Carranza 07. (FCC/ARCE/Analista reg./2013) A experiência acumulada no mundo contemporâneo tem demonstrado que a e cácia da gerência depende, em grande parte, da capacidade do dirigente de desenvolver futuros alternativos para a sua organização, estabelecendo transações ambientais que levem ao alcance da missão organizacional. Essa é a capacidade de pensar de forma (A) operacional. (B) tática. (C) estratégica. (D) holística. (E) racional. Alternativa correta C. A gestão estratégica é caracterizada capacidade do dirigente de desenvolver futuros alternativos para a sua organização, estabelecendo transações ambientais que levem ao alcance da missão organizacional. 08. (Cespe/BASA/Administração/2013) A concepção de organização como entidade pressupõe que ela constitui um sistema frouxamente unido, o que impossibilita planejamentos, na medida em que planejar é a palavra apropriada para se projetar um conjunto de ações para atingir um resultado claramente de nido, quando se tem plena certeza da situação em que as ações acontecerão e controle quase absoluto dos fatores que asseguram o sucesso no alcance dos resultados. Errada. Vamos corrigir a questão, ca mais fácil. A concepção de organização como entidade pressupõe que ela constitui um sistema fortemente unido, o que possibilita planejamentos, na medida em que planejar é a palavra apropriada para se projetar um conjunto de ações para atingir um resultado claramente de nido, prevendo possíveis situações, pois, não se tem plena certeza da situação em que as ações acontecerão e nem controle quase absoluto dos fatores que asseguram o sucesso no alcance dos resultados. 09. (Cespe/Basa/Administração/2013) Ao adotar a descentralização, o gerente de uma agência bancária tem como vantagem extinguir o risco de superposição de esforços para realização de uma tarefa. Errada. A descentralização tem como desvantagem a duplicação de esforços, podendo haver uma superposição de esforços para a realização de uma tarefa, já que a mesma atividade será realizada pelos diferentes departamentos. 42 Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 42 23/12/ :54:29

12 Cap. I 10. (FGV/Sefaz-RJ /Auditor/2012) Em um sistema fechado, o estado inicial é determinado pelas condições iniciais. Se as condições iniciais ou o processo forem alterados, o estado nal também o será. Isso não é o que acontece nos sistemas abertos. Nos sistemas abertos, o mesmo estado nal pode ser alcançado partindo de diferentes condições iniciais e por diferentes maneiras. Essa característica denomina-se (A) entropia negativa; (B) equi nalidade; (C) homeostase; (D) uniformidade de práticas; (E) ciclo de eventos. Alternativa correta B. O princípio da equi nalidade a rma que existem vários caminhos, várias maneiras de alcançar o mesmo objetivo. Entropia negativa é o que a empresa deve buscar alcançar, a inovação, a melhoria, treinamento e desenvolvimento organizacional. Homeostase é a capacidade da empresa de se adaptar às mudanças, para isso é necessário mudar o ambiente interno para se adaptar ao ambiente externo da empresa. 11. (ESAF / STN 2000) Julgue como verdadeira (V) ou falsa (F) cada uma das de nições de administração. ( ) Campo de estudo em que se analisa o funcionamento das organizações e se busca formas de melhorar seu desempenho. ( ) Ação de alocar recursos, orientar e supervisionar pessoas com objetivo de alcançar um m ou ns que garantam a sobrevivência de uma organização. ( ) Designação dada aos dirigentes de uma organização. ( ) Local nas organizações onde se tomam providências administrativas, como as relativas a aspectos legais e registros. Assinale a opção que responde corretamente à questão. (A) V, V, V, V. (B) F, V, F, V. (C) V, V, V, F. (D) V, F, V, F. (E) F, F, F, F. 43 Carranza-Col Tribunais e MPU-Adm Geral e Púb-Analista e Tec-3ed.indd 43 23/12/ :54:29