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AULA 2 ESTIMAR CUSTOS EM PROJETOS 3 APRESENTAÇÃO 3 CONTEÚDO 4 ESTIMAR CUSTOS 4 ESTIMAR CUSTOS ENTRADA 6 ESTIMAR CUSTOS FERRAMENTAS E TÉCNICAS 8 ESTIMAR CUSTOS SAÍDAS 11 ATIVIDADE PROPOSTA 13 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 14 REFERÊNCIAS 18 BIBLIOGRAFIA BÁSICA 18 BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 18 CHAVES DE RESPOSTA 19 AULA 2 19 ATIVIDADE PROPOSTA 19 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 20 2
Apresentação Estimar custos em projeto é o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos monetários necessários para executar as atividades do projeto - 5ª Edição do Guia PMBOK (PMI, 2013). Nesse importante processo de gerenciamento dos custos, é importante considerar como fontes de consulta as melhores informações disponíveis, bem como adotar ferramentas e técnicas apropriadas, visando a elaboração de uma estimativa cada vez mais precisa. A busca diuturna dar-se-á por uma projeção de custos assertiva, abarcando os possíveis fatores que permeiam e impactam o projeto. Entretanto, podemos constatar que existem diversas incertezas e ameaças ao longo de cada etapa do ciclo de vida de um projeto. O desafio em cumprir essa missão é grande! Objetivos Sendo assim, esta aula tem como objetivos 1. Definir os principais conceitos inerentes ao processo Estimativas de Custos em Projetos ; 2. Compreender as etapas do processo em tela, quais sejam: fontes de entrada de informações, as técnicas e instrumentos utilizados e as saídas do processo estimativa de custos. 3
Conteúdo Estimar custos Uma estimativa de custo é uma avaliação qualitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para completar a atividade (PMI, 2013). Constituem-se como uma previsão, com base nas informações dadas num determinado momento. Nesse processo, compensações de custos e riscos devem ser consideradas, como: fazer versus comprar, comprar versus alugar, além do compartilhamento de recursos para alcançar custos otimizados para o projeto (PMI, 2013). Normalmente, as estimativas de custos são expressas em unidades monetárias (Real, Dólar, Euro, etc.). Entretanto, também podem ser utilizadas outras unidades, como, por exemplo, pessoa-horas, consolidando-se como um subterfúgio para mitigar consequências em face da flutuação das moedas. A estimativa de custos é um processo iterativo. Consigna-se que a acurácia desse processo aumentará em razão do desenvolvimento do projeto. Com o intuito de realizar uma estimativa cada vez mais próxima ao custo real do projeto, é necessário definir que itens e que custos devem ser considerados, ou seja, se as estimativas serão limitadas somente aos custos diretos do projeto ou se incluirão também os custos indiretos. Todos os recursos alocados ao projeto são alvos de estimativa de custos. Exemplos: a) Instalações físicas b) Serviços c) Equipamentos 4
d) Material para consumo e) Mão de obra f) Inflação g) Contingências Nesse processo, as fontes de informação de entrada são decorrentes da saída dos processos do projeto de diversas outras áreas do conhecimento, conforme pode ser observado na figura abaixo. Fonte: Guia PMBOK 5ª Edição Assim como ocorre nos outros processos, a estimativa de custos será constituída pelas seguintes etapas: Levantamento das entradas necessárias; Em ato contínuo, pela utilização de ferramentas e técnicas; As saídas, produtos desse processo. Para um melhor entendimento, vejamos a figura a seguir. 5
Fonte Guia PMBOK 5ª Edição Estimar custos Entrada As entradas serão elencadas a seguir: Linha de base do escopo também chamada de baseline de escopo, inclui os aspectos de declaração de escopo e relações descritas na EAP (encontradas no dicionário da EAP), que possivelmente irão impactar os custos do projeto. Conforme o Guia PMBOK, outras informações devem ser registradas e consideradas na linha de base do escopo: requisitos contratuais e legais que envolvam saúde, segurança, proteção, desempenho, ambiente seguro, propriedade intelectual, licenças e autorizações. Declaração do escopo do projeto: fornece a descrição do produto, o critério de aceitação, as entregas chave, os limites, as premissas e restrições do projeto (PMI, 2013). Normalmente, todo projeto sofre as seguintes limitações: orçamento escasso, exigência de datas de entrega, políticas organizacionais e habilitação de recursos disponíveis. Estrutura Analítica do Projeto (EAP): dispõe sobre os relacionamentos existentes entre todos os componentes do projeto e suas entregas; 6
Dicionário da EAP: atrela cada entrega às descrições do trabalho pertinente em cada componente do EAP. Cronograma do projeto: Consigna como o tipo e a quantidade de recursos alocados, bem como o tempo que tais recursos são necessários para completar os trabalhos atrelados ao projeto, são imprescindíveis para a determinação dos custos. O Guia PMBOK (PMI, 2013) preconiza que os recursos das atividades do cronograma e suas respectivas durações são usados como entradas chave para a estimação de custo do projeto; As estimativas de durações das atividades afetarão as estimativas de custos em qualquer projeto onde o orçamento inclua um subsídio para o custo de financiamento (inclusive cobranças de juros) e onde os recursos são aplicados por unidade de tempo para a duração da atividade (PMI, 2013). Plano de recursos humanos: Contemplam atributos que influenciam as estimativas de custos em projetos, tais quais: recrutamento do projeto, índice de pessoal e reconhecimentos/prêmios que podem afetar os custos do projeto. Registro dos riscos: São considerados eventos ameaçadores ou oportunos, que resultam em consequências na atividade, bem como em todo o projeto. Fatores ambientais da empresa: Seguintes fatores podem influenciar a estimativa de custos em projeto: Condições do mercado: os custos são fortemente influenciados pelas condições da oferta e das demandas regionais ou globais. 7
Informações comerciais publicadas (citemos alguns exemplos): - Lista de preço de vendedores; - Taxas de custos de recursos (recursos humanos, equipamentos, material para consumo). Ativos de processos organizacionais: Vejamos alguns exemplos de ativos de processos organizacionais que trazem consequências às estimativas de custos: Políticas de estimativa de custo Modelos de estimativa de custos Informações históricas Lições aprendidas Estimar custos Ferramentas e Técnicas Serão descritas abaixo as ferramentas e técnicas que podem ser usadas para o desenvolvimento do processo: Opinião especializada: A opinião especializada, aliada a uma base de dados históricos, fornecerá maior acurácia às estimativas de custo e suas variáveis. Ademais, pode-se utilizar para medir o desempenho de métodos de estimativas; Estimativa análoga: Utilização de valores de um projeto anterior, a fim de estimar custos do projeto atual. Normalmente é utilizado para suplantar a carência de informações mais fidedignas (fase inicial do projeto). Também é certo que tal técnica é menos intensiva em capital e mão de obra do que as demais técnicas (sendo também menos importante do que outras técnicas). A estimativa análoga de custos é utilizada de forma subsidiaria a outras técnicas; 8
Estimativa paramétrica: Utiliza aplicação estatística baseada em dados históricos, visando calcular o parâmetro estimado para custo, atividade, duração, etc. A acurácia das estimativas é função dos dados utilizados (confiabilidade do banco de dados) e os modelos implementados; Estimativa bottom-up: É empregada na identificação de um componente do trabalho. Há coleta pormenorizada de especificidades de cada pacote de trabalho ou atividade. O custo é resumido em nível estratégico e utilizado detalhamento em relatórios mais específicos. Ressalta-se que a precisão de tal técnica é função do tamanho ou complexidade de cada componente de trabalho do projeto. Estimativa Bottom-up Fonte: http://projeteideias.blogspot.com.br/2012/09/estimativas-de-custos-em-projetos.html Estimativas de três pontos: Considera a variabilidade e os riscos inerentes a um projeto para estimar custos. De tal conceito, provém a Técnica de Revisão e Avaliação de Programa (PERT), que utiliza três componentes de estimativas para se aproximar da mais pertinente: 9
Cm -> mais provável: custo realista e necessário para a realização de um determinado trabalho ou atividade; Co -> otimista: estimativa baseada no melhor cenário para o trabalho ou atividade em termos de custo; Cp -> pessimista: estimativa baseada no pior cenário para o trabalho ou atividade em termos de custo; A análise PERT calculará o custo esperado da atividade (Ce) usando a seguinte média ponderada: Ce = (Co + 4Cm + Cp) / 6. Estimativa de três pontos. Designer - Refazer figura acima ocultando distribuição beta. http://patriciainez.blogspot.com.br/2010/10/estimativa-de-3-pontos-analise-pert-no.html Análise das reservas: Considera que as reservas de contingências (conceito que será visto na aula 3) são consideradas para ter a percepção dos custos das incertezas. Ao decorrer da evolução do projeto, informações mais precisas serão disponibilizadas, acarretando possível mitigação ou até eliminação das reservas de contingências; Custo de qualidade: Será utilizado adequando as premissas básicas sobre qualidade das entregas do projeto às estimativas associadas a cada componente de trabalho ou atividade; 10
Software para estimativas de custos em gerenciamento de projetos: Podem ser considerados no sentido amplo, como planilhas eletrônicas, programas de simulação e aplicação estatística. É evidente que a utilização de tais softwares traz maior agilidade ao processo de estimar custos em projetos; Análise de proposta de fornecedor: As cotações recebidas de fornecedores também são utilizadas no processo de estimativa de custos em projetos. Cabe ressaltar que a equipe do projeto possui a responsabilidade de fazer os pedidos de cotação junto aos fornecedores qualificados. Estimar custos Saídas Por fim, obtêm-se as saídas do processo, que poderão se tornar entrada em algum outro processo (PMI, 2013), a seguir: Estimativas de custos da atividade: Perfazem análises quantitativas do provável custo do projeto a ser desenvolvido. Ressalta-se que os custos estimados permeiam todo o projeto e podem ser apresentados completa ou resumidamente. Exemplos: - Mão de obra direta - Custos indiretos - Materiais para consumo 11
http://julianakolb.com/2011/05/17/estimativas-de-custos-da-atividade/ Bases de estimativas: Em função da necessidade de detalhamento, fornece os valores permeados por área funcional de aplicabilidade. Ressalta-se que deverá haver explicações transparentes e plenas sobre o processo de estimativa de custos. Conforme o Guia PMBOK (PMI, 2013), as explicações podem incluir: - Documentação das bases para a estimativa. - Documentação de todas as premissas adotadas. - Documentação de quaisquer restrições conhecidas. - Indicação das faixas de estimativas possíveis, por exemplo, $10 (+/- 10%). - Indicação do nível de confiança da estimativa final. Atualização nos documentos do projeto: Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não se limitam ao registro dos riscos (PMI, 2013). 12
Atividade proposta Eduardo adquiriu um grande casarão, muito antigo, no qual necessita de grandes reformas. Como um grande especialista em gerência de projetos, ele resolveu exercer todo o seu cabedal de conhecimento no gerenciamento de projeto da casa. Inicialmente, ele contratou a empresa de engenharia civil MANG para supervisionar os projetos específicos para a obra de reforma do casarão. Em conjunto, Eduardo e a MANG construíram uma EAP, o que resultou em 17 pacotes de trabalho. Com cada pacote de trabalho atribuído a uma empreiteira subcontratada, puderam identificar quem era responsável por terminar o trabalho e determinar as estimativas da duração. Também trabalharam juntos para determinar as dependências do cronograma e assegurar que o trabalho seria executado na ordem correta e também que cada empreiteira soubesse quando suas atividades começariam e encerrariam. O método de estimativas paramétricas foi utilizado em certos pacotes de trabalho. Outros exigiram a opinião especializada e a experiência da MANG para determinar uma estimativa dos custos. De posse de todas as estimativas dos custos, Eduardo utilizou a técnica de estimativa bottom-up para elaborar uma estimativa do custo total para o projeto. Ele adicionou uma reserva para contingências, além da estimativa total para riscos imprevistos. Diante do estudo de caso apresentado, discorra sobre os principais aspectos das ferramentas e das técnicas selecionadas por Eduardo em, no máximo, uma lauda. 13
Exercícios de fixação Questão 1 Uma estimativa de custo é uma avaliação dos custos prováveis dos necessários para completar a atividade e constituem-se como uma, com base nas informações dadas num determinado. ( ) gerencial, ativos, estimativa, projeto ( ) qualitativa, ativos, previsão, projeto. ( ) qualitativa, recursos, previsão, momento. ( ) gerencial, recursos, previsão, momento. ( ) qualitativa, recursos, previsão, projeto. Questão 2 Sobre o processo de estimativa de custos, NÃO é correto afirmar que: ( ) Todos os recursos alocados ao projeto são alvos de estimativa de custos. ( ) Nesse processo, compensações de custos e riscos não serão consideradas, como: fazer versus comprar, comprar versus alugar, além do compartilhamento de recursos para alcançar custos otimizados para o projeto. ( ) Normalmente, as estimativas de custos não são expressas em unidades monetárias (Real, Dólar, Euro, etc.). ( ) A estimativa de custos é um processo repetitivo. ( ) O processo de estimativa de custos não está previsto no Guia PMBOK 5ª Edição. 14
Questão 3 O processo de estimativa de custos será constituído pelas seguintes etapas: ( ) Planejamento e estimativa de custos em projetos. ( ) Determinar e controlar orçamento. ( ) Início, meio e fim de custos em projeto. ( ) A estimativa de custos não possui etapas, sendo um fim em si mesmo. ( ) Levantamento das entradas necessárias, utilização de ferramentas e técnicas, e saídas. Questão 4 Todos os recursos alocados ao projeto são alvos de estimativa de custos. Assinale a alternativa abaixo que não é alvo de estimativa de custos. ( ) Instalações físicas ( ) Inflação ( ) Contingências ( ) Mão de obra ( ) Erros processuais Questão 5 Não se constitui como uma entrada do processo de estimativa de custos: ( ) Estimativa de custos das atividades ( ) Linha de base do escopo ( ) Cronograma do projeto ( ) Plano de recursos humanos ( ) Registro dos riscos 15
Questão 6 Constituem-se como exemplos de entradas do processo estimar custos em projetos : ( ) Avaliação gerencial, análise técnico-pericial e ativos permanentes. ( ) Linha de base do escopo, ativos de processos e organizacionais. ( ) Plano de recursos humanos, cronograma do projeto e registro dos riscos. ( ) Estimativa de recursos, controle de orçamento e ativos de processos organizacionais. ( ) Fatores ambientais da empresa, plano de recursos humanos e gerenciamento de ativos. Questão 7 Após a realização da análise PERT para estimar o custo da atividade A em um projeto, o gerente observou o custo esperado de $3.000,00. Considerando que para o melhor cenário em termos de custo da atividade A, o gerente utilizou o custo de $2.000,00, e para o pior cenário em termos de custo da mesma atividade, o gerente utilizou o custo de $4.000,00, marque a opção que quantifica o custo mais provável da atividade A : ( ) $2.000,00 ( ) $3.000,00 ( ) $4.000,00 ( ) $5.000,00 ( ) $1.000,00 16
Questão 8 As, e constituem-se saídas do processo estimar custos que poderão tornar-se entradas em outro processo: ( ) estimativas de custos das atividades, custo mais provável e custos efetivo. ( ) estimativas de três pontos, bases de estimativa e atualização nos documentos do projeto. ( ) análises de propostas de fornecedor, cronograma do projeto e ativo gerencial. ( ) estimativas de custos das atividades, bases de estimativa e atualização nos documentos do projeto. ( ) estimativas de custos das atividades, bases de estimativa e atualização nos custos elementares. Questão 9 Referente às atividades do cronograma do projeto, é correto afirmar que: ( ) O tipo e a quantidade de recursos alocados, bem como o tempo que tais recursos não são necessários para completar os trabalhos atrelados ao projeto, são imprescindíveis para a determinação dos custos. ( ) O Guia PMBOK 5ª Edição (PMI, 2013) preconiza que os recursos das atividades do cronograma e suas respectivas durações não devem ser utilizados como entradas chave para o processo estimar custo. ( ) As estimativas de durações das atividades afetarão as estimativas de custos em qualquer projeto onde o orçamento inclua um subsídio para o custo de financiamento (inclusive cobranças de juros) e onde os recursos são aplicados por unidade de tempo para a duração da atividade (PMI, 2013). ( ) As estimativas de custos das atividades são parâmetros raramente utilizados no gerenciamento de projetos. ( ) O cronograma do projeto não é importante no gerenciamento de custos, pois existe um gerenciamento de tempo especifico. 17
Questão 10 Por ocasião da(s), os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não se limitam ao(s). ( ) estimativas de custos das atividades e custo mais provável. ( ) estimativas de três pontos e documentos do projeto. ( ) atualização nos documentos do projeto e registro dos riscos. ( ) estimativas de custos das atividades e registro dos riscos. ( ) Atualização nos documentos e processo de estimar custos. Referências Bibliografia básica PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). 5ª ed., 2013. Capítulos 1, 2, 3, 7 e Anexo A1. Bibliografia complementar PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4ª Edição. [S.l.]: PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2009. 18
Aula 2 Atividade proposta Resposta: Com base nos conceitos apresentados nesta aula, o aluno deverá fundamentar cada técnica utilizada por Eduardo, conforme a seguir: Opinião especializada: A opinião especializada, aliada a uma base de dados históricos, fornecerá maior acurácia às estimativas de custo e suas variáveis. Ademais, pode-se utilizar para medir o desempenho de métodos de estimativas; Estimativa paramétrica: Utiliza aplicação estatística baseada em dados históricos, visando calcular um parâmetro estimado para custo, atividade, duração, etc. A acurácia das estimativas é função dos dados utilizados (confiabilidade do banco de dados) e os modelos implementados; Estimativa bottom-up: É empregada na identificação de um componente do trabalho. Há coleta pormenorizada de especificidades de cada pacote de trabalho ou atividade. O custo é resumido em nível estratégico e utilizado detalhamento em relatórios mais específicos. Ressalta-se que a precisão de tal técnica é em função do tamanho ou complexidade de cada componente de trabalho do projeto; Análise das reservas: Considera que as reservas de contingências (conceito que será visto na aula 3) são consideradas para ter a percepção dos custos das incertezas. Ao decorrer da evolução do projeto, informações mais precisas serão disponibilizadas, acarretando possível mitigação ou até eliminação das reservas de contingências. 19
Exercícios de fixação Questão 1 - C Justificativa: Uma estimativa de custo é uma avaliação qualitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para completar a atividade (PMI, 2013) e constituem-se como uma previsão, com base nas informações dadas num determinado momento. Questão 2 - A Justificativa: Todos os recursos alocados ao projeto são alvos de estimativa de custos. Nesse processo, compensações de custos e riscos devem ser consideradas, como: fazer versus comprar, comprar versus alugar, além do compartilhamento de recursos para alcançar custos otimizados para o projeto. Guia PMBOK (PMI, 2013). Normalmente, as estimativas de custos são expressas em unidades monetárias (Real, Dólar, Euro etc.). Entretanto, também podem ser utilizadas outras unidades, como, por exemplo, pessoa-horas, consolidando-se como um subterfúgio para mitigar consequências em face da flutuação das moedas. A estimativa de custos é um processo iterativo. Consigna-se que a acurácia desse processo aumentará em razão do desenvolvimento do projeto. Com o intuito de realizar uma estimativa cada vez mais próxima ao custo real do projeto, é necessário definir quais itens e custos devem ser considerados, ou seja, se as estimativas serão limitadas somente aos custos diretos do projeto ou se incluirão também os custos indiretos. Questão 3 - E Justificativa: Assim como ocorre nos outros processos, a estimativa de custos será constituída pelas seguintes etapas: 20
Levantamento das entradas necessárias; Em ato contínuo, pela utilização de ferramentas e técnicas; As saídas, produtos desse processo. Questão 4 - E Justificativa: Todos os recursos alocados ao projeto são alvos de estimativa de custos. Exemplos: Instalações físicas Serviços Equipamentos Material para consumo Mão de obra Inflação Contingências. Questão 5 - A Justificativa: Questão 6 - C Justificativa: São entradas do processo de estimar custos em projetos: Linha de base do escopo Cronograma do projeto Plano de recursos humanos 21
Registro dos riscos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Questão 7 - B Justificativa: Estimativas de três pontos: Considera a variabilidade e os riscos inerentes a um projeto para estimar custos. De tal conceito, provém a Técnica de Revisão e Avaliação de Programa (PERT), que utiliza três componentes de estimativas para se aproximar da mais pertinente: Cm -> mais provável: custo realista e necessário para a realização de um determinado trabalho ou atividade. Co -> otimista: estimativa baseada no melhor cenário para o trabalho ou atividade em termos de custo. Cp -> pessimista: estimativa baseada no pior cenário para o trabalho ou atividade em termos de custo. A análise PERT calculará o custo esperado da atividade (Ce) usando a seguinte média ponderada: Ce = (Co + 4Cm + Cp) / 6 Ce = $3.000,00 Co = $2.000,00 Cp = $4.000,00 Cm =? Aplicando a fórmula acima -> 3.000 = (2.000+ 4*Cm+ 4.000)/6 ; 3.000*6 6.000 = 4*Cm ; 2*6.000/4 = Cm ; Cm = $ 3.000,00 Questão 8 - D Justificativa: Estimar custos Saídas Por fim, obtêm-se as saídas do processo, que poderão se tornar entrada em algum outro processo (PMI, 2013), a seguir: 22
Estimativas de custos da atividade: perfazem análises quantitativas do provável custo do projeto a ser desenvolvido. Ressalta-se que os custos estimados permeiam todo o projeto e podem ser apresentados completa ou resumidamente. Exemplos: Mão de obra direta Custos indiretos Materiais para consumo Bases de estimativas: Em função da necessidade de detalhamento, fornece os valores permeados por área funcional de aplicabilidade. Ressalta-se que deverá haver explicações transparentes e plenas sobre o processo de estimativa de custos. Conforme o Guia PMBOK (PMI, 2013), as explicações podem incluir: Documentação das bases para a estimativa; Documentação de todas as premissas adotadas; Documentação de quaisquer restrições conhecidas; Indicação das faixas de estimativas possíveis, por exemplo, $10 (+/- 10%); Indicação do nível de confiança da estimativa final; Atualização nos documentos do projeto: os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não se limitam ao registro dos riscos (PMI, 2013). Questão 9 - C Justificativa: Cronograma do projeto: Consigna como o tipo e a quantidade de recursos alocados, bem como o tempo que tais recursos são necessários para completar os trabalhos atrelados ao projeto, são imprescindíveis para a determinação dos custos. 23
O Guia PMBOK (PMI, 2013) preconiza que os recursos das atividades do cronograma e suas respectivas durações são usados como entradas chave para o processo de estimar custo; As estimativas de durações das atividades afetarão as estimativas de custos em qualquer projeto onde o orçamento inclua um subsídio para o custo de financiamento (inclusive cobranças de juros) e onde os recursos são aplicados por unidade de tempo para a duração da atividade (PMI, 2013). Questão 10 - C Justificativa: Atualização nos documentos do projeto: Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não se limitam ao registro dos riscos (PMI, 2013). 24