Tema Conceitos Iniciais do Gerenciamento de Projetos Projeto Curso Disciplina Tema Professora Pós-graduação MBA em Engenharia da Produção Gestão de Projetos Conceitos Iniciais do Gerenciamento de Projetos Sandra Mara Choma Introdução Neste tema, vamos estudar sobre o ciclo de vida do projeto, veremos como é o processo desse ciclo, como é a iniciação do projeto, passando pelo termo de abertura do projeto e, finalmente, estudaremos como é realizada a identificação das partes interessadas. Problematização Você é diretor de uma empresa que desenvolve projetos de automação para empresas do setor automobilístico. O setor está bastante aquecido, depois dos incentivos à compra de carros novos que o governo federal lançou através da redução do IPI. As empresas automobilísticas tiveram um aumento significativo nas vendas e estão solicitando vários projetos para você. Para atender aos pedidos das empresas, sua equipe começou a fazer os projetos sem a elaboração do termo de abertura dos projetos. Sua capacidade de atendimento está comprometida e agora você precisa começar a negar pedidos e talvez até cancelar algum projeto que já está em andamento. A elaboração do termo de abertura era uma prática na sua empresa e é neste documento que são colocadas as informações de justificativa do projeto, critérios de sucesso, objetivos, cronograma macro, orçamento e requisitos para a aprovação da conclusão. Devido à restrição dos recursos humanos da sua empresa e o risco de não conseguir atender a todos os pedidos, você terá que identificar quais projetos podem ser cancelados sem prejudicar sua relação com os seus 1
clientes que são as montadoras. Além disso, existe a possibilidade das montadoras reduzirem os investimentos e cancelarem projetos porque a redução do IPI deverá acabar dentro de seis meses. O que você faria nesse caso para levantar as informações dos projetos visto que nem todos eles possuem termo de abertura? Você considera esse documento importante ou continuará permitindo que os projetos sejam realizados sem termo de abertura? Não responda agora, estude seu material e depois voltaremos a falar sobre isso. (Vídeo disponível no material on-line) Ciclo de Vida do Projeto Como sabemos, projetos tem início e fim bem definidos e possuem um objetivo específico que está relacionado ao produto ou serviço que será entregue e em qual contexto está inserido, ou seja, o ambiente, os processos e as políticas organizacionais. Para facilitar o gerenciamento do projeto e possibilitar um controle mais adequado, os projetos são organizados em um ciclo de vida que é uma série de fases pelas quais um projeto passa do seu início até o seu término. Essas fases são definidas de acordo com a organização, o setor ou a tecnologia empregada. Normalmente, as fases de um projeto são definidas em uma metodologia que determina os nomes das fases, quais as entregas ou resultados esperados em cada uma, se existem pontos de controle e quais são. Recomenda-se, a cada final de fase, que seja feita uma avaliação de melhores práticas e lições aprendidas para melhorar a performance da fase seguinte, além de um processo de passagem para a outra fase, para que o time que estará conduzindo a próxima fase tenha todas as informações necessárias. Em um projeto pequeno, isso pode não ser necessário porque as pessoas envolvidas em uma fase são provavelmente as mesmas da próxima, mas em grandes projetos isso não é uma verdade. 2
De acordo com a natureza do projeto e sua área de aplicação, ou seja, se é um projeto na área de tecnologia, na engenharia, em serviços, na indústria, no comércio, um novo produto ou serviço ou a melhoria de um produto ou serviço existente são possíveis diferentes abordagens. Classificamos, então, em duas abordagens possíveis, sendo a preditiva onde o produto e as entregas são definidas no início do projeto e é estabelecido um processo rigoroso de gerenciamento de mudanças do escopo e a abordagem adaptativa, cujo escopo é definido a cada interação que se repete mais de uma vez. Uma estrutura básica de ciclo de vida seria composta de uma fase de iniciação do projeto que no seu término gera o termo de abertura que oficializa o início do projeto. Uma fase de organização e preparação e ao final deverá ter como produto um plano de gerenciamento do projeto. Após a elaboração do plano, é possível fazer a execução do trabalho que gera as entregas do projeto, ou seja, os resultados e os serviços definidos no escopo do projeto. A última fase é o encerramento, em que são gerados os documentos e aceites e é avaliado o resultado final do projeto. Esse tipo de estrutura básica tem algumas características, como o nível de custo do projeto que no seu início é baixo porque poucas pessoas estarão envolvidas na criação do termo de abertura. A fase de execução será o momento em que teremos o maior volume de recursos físicos e humanos envolvidos no projeto e, portanto, onde o dispêndio financeiro será maior e na fase de encerramento os custos de projeto tendem a diminuir porque as entregas já foram concluídas. Essa curva de custos baixa no início com um pico na execução e novamente baixa no final, é uma curva típica, mas podem existir exceções como, por exemplo, um projeto que terá altos custos para garantir os recursos já na fase de iniciação ou, então, um projeto na fase de encerramento que requer um processo caro de auditoria para garantir seu término em conformidade com algum requisito legal. Outra característica importante relacionada a essa estrutura básica é a 3
curva de riscos e incertezas que no início costuma ser alta porque não existe a visibilidade das entregas e a definição clara de suas características que à medida que as entregas começam a serem feitas na fase de execução, as incertezas diminuem e os riscos relacionados a não entrega ou à qualidade dos produtos do projeto diminuem. Já os custos relacionados a mudanças no início do projeto são mais baixos, principalmente na fase de planejamento, visto que os maiores valores não foram desembolsados e a possibilidade de influenciar as características do produto do projeto são maiores porque eles não começaram a serem desenvolvidos. A descoberta de um problema de qualidade, de não conformidade com as especificações ou com as expectativas dos usuários depois que a entrega parcial e principalmente a entrega final foi concluída terá um custo maior porque irá requerer retrabalho e talvez o descarte do produto. O ciclo de vida preditivo é normalmente preferido quando o produto a ser entregue é bem entendido ou é um projeto corriqueiro que costuma ser feito com regularidade naquele ramo de negócio, portanto possui uma base significativa de prática. Outra possibilidade para o uso desta abordagem é pelo fato de o produto só ter valor para as partes interessadas quando é entregue por inteiro. Apesar de o tempo, escopo e custo do projeto terem sido definidos o mais cedo possível no ciclo de vida do projeto, o plano do projeto pode ser feito de maneira ampla e ser detalhado em ondas sucessivas. Ou seja, à medida que novos grupos de atividades ou os chamados pacotes de trabalho se aproximam da sua execução, estes são detalhados antes da designação dos recursos. O ciclo de vida adaptativo também conhecido como métodos ágeis é projetado para reagir a altos níveis de mudança e envolvimento contínuo das partes interessadas. Esse tipo de ciclo de vida também é conhecido como iterativo e incremental, mas as iterações são muito rápidas com duração de 2 a 4 semanas e recursos fixos. Esse tipo de ciclo de vida é preferido quando é possível definir pequenas melhorias incrementais que poderão entregar valor 4
às partes interessadas e quando existe somente uma visão de alto nível a ser desenvolvida como escopo do projeto que é detalhado e elaborado a cada iteração. A relação entre as fases do ciclo de vida pode ser sequencial ou sobreposta. Na relação sequencial uma fase só pode começar quando a fase anterior terminar. Essa abordagem reduz incertezas e possíveis retrabalhos, mas não permite a redução do cronograma. Na relação sobreposta, a fase seguinte começa antes do término da anterior, esse tipo de abordagem aumenta o risco de retrabalho caso uma fase subsequente progrida antes que informações precisas sejam disponibilizadas pela fase anterior. Essa abordagem costuma ser utilizada como técnica de compressão de cronograma através de paralelismo entre fases. Iniciação do Projeto (Vídeo disponível no material on-line) Nos processos de iniciação de um projeto aplicam-se a iniciação ou uma fase de um projeto. É onde o escopo inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos, para isso, é necessária a autorização para que sejam gastos através da aprovação de alguém com jurisdição e externo ao projeto, ou seja, autorização para aprovar os gastos daquele projeto ou fase. Nesse grupo de processos temos também a identificação das partes interessadas, tanto internas como externas ao projeto, elas serão fundamentais para todas as fases seguintes do ciclo de vida do projeto. A iniciação acontece depois da seleção do projeto que pode passar por um processo formal de priorização, ou seja, a equipe do projeto pode ou não fazer o termo de abertura do projeto, mas a aprovação e a decisão pela sua realização estão fora dos limites do projeto. Os processos de seleção e priorização de projetos são o escopo do gerenciamento de portfólio de projetos que possui um padrão e uma série de processos recomendados para este fim. 5
Caso tenham algum interesse em aprofundar esse conhecimento, recomendamos o padrão de gerenciamento de portfólio do Project Management Institute (PMI) que está na sua terceira edição. Saiba Mais: Para entender o processo de gestão de portfólio e a integração com a estratégia da empresa, a seguir temos um artigo que mostra como identificar métodos para alinhar o gerenciamento de projetos à estratégia da empresa. Clique no link e confira! http://adingor.es/congresos/web/uploads/cio/cio2010/project_manag EMENT/1490-1500.pdf Para grandes projetos ou projetos muito complexos pode ser feito um processo de iniciação no início de cada fase para garantir que o projeto continue alinhado ao objetivo inicialmente definido. O primeiro processo a ser realizado dentro da iniciação é a elaboração do termo de abertura que formalmente autoriza a existência do projeto e dá ao gerente a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto. O próximo processo é a identificação das partes interessadas do projeto que também pode ser realizada a cada fase do ciclo de vida para grandes ou complexos projetos. Isso se faz necessário porque as pessoas envolvidas em cada uma das fases podem ser diferentes, além da mudança de interesse de acordo com o ciclo de vida. A seguir, vamos detalhar o processo de termo de abertura e identificação das partes interessadas. Termo de Abertura do Projeto Os projetos são iniciados por uma entidade externa ao projeto tal como um patrocinador, um programa, um membro da equipe do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO), ou responsável pela governança do portfólio ou ser representante autorizado. A motivação para a realização do 6
projeto está relacionada às necessidades internas da empresa ou influências externas. Essas necessidades ou influências geram a necessidade em alguns casos de estudos mais profundos de mercado, de viabilidade, de alternativas, de solução que normalmente são registrados em um documento chamado de business case. O termo de abertura do projeto aprovado inicia formalmente o projeto e determina o gerente de projetos e sua alçada. O recomendado é que o gerente de projetos seja designado o mais cedo possível para que, preferencialmente, possa elaborar o termo de abertura, mas o limite dessa designação é o início do planejamento do projeto. Saiba Mais: Para entender melhor o processo de decisão de investimentos em projetos, o artigo a seguir mostra uma pesquisa com 83 empresas da região de Florianópolis que mostrou a preocupação com critérios financeiros que apontam uma decisão com resultados sobre o investimento a curto prazo. Clique no link e confira! http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2004_enegep0304_1609.pdf Para a elaboração do termo de abertura existem algumas entradas possíveis que são: especificação do trabalho do projeto que é uma descrição narrativa dos produtos, serviços ou resultados a serem entregues; business case ou documento semelhante que normalmente é elaborado por um analista de negócio e fornece informações que justificam ou não o investimento para a tomada de decisão por executivos; acordos que identificam as intenções iniciais de um projeto que podem ir desde acordos verbais, e-mails, cartas de intenção até mesmo a um contrato. Um projeto sempre será desenvolvido dentro de um contexto de ambiente e de empresa que precisam ser considerados para a elaboração do termo de abertura como, por exemplo, padrões legais, do setor ou do mercado. Dentro da empresa, modelos de documento, processos de elaboração do 7
termo de abertura, fluxos de aprovação, informações históricas de outros projetos, ou seja, toda base de conhecimento corporativa precisa ser considerada na elaboração do termo de abertura. O conteúdo de um termo de abertura deverá contemplar a descrição das necessidades de negócio que serão atendidas pelo projeto. Premissas e restrições e os requisitos de alto nível do cliente para o novo produto, serviço ou resultado esperado. O conteúdo de um termo de abertura sugerido pelo Guia de Melhores Práticas do PMI (PMBOK) é: Finalidade ou justificativa do projeto; Objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso relacionados; Requisitos de alto nível; Premissas e restrições; Descrição de alto nível do projeto e seus limites; Riscos de alto nível; Resumo do cronograma de marcos; Resumo do orçamento; Lista das partes interessadas; Requisitos para a aprovação da conclusão do projeto; Gerente de projeto, responsabilidade e nível de autoridade; Nome e autoridade do patrocinador e outras pessoas que autorizam o termo de abertura do projeto. Para a elaboração do documento de termo de abertura é sugerida a técnica de facilitação como brainstorming, resolução de conflitos, solução de problemas e gerenciamento de reuniões com os interessados no projeto. Caso a própria equipe do projeto ou a pessoa designada para elaborar o documento não tenha conhecimento suficiente, podem ser utilizadas pessoas mais 8
especializadas para ajudarem na elaboração como: outras unidades dentro da organização; consultores; associações profissionais e técnicas; especialistas no assunto como analistas de negócio que já tenham elaborado um termo de abertura ou pessoas do escritório de projetos da empresa. (Vídeo disponível no material on-line) Identificação das Partes Interessadas Partes interessadas são pessoas, grupos ou organizações que podem afetar, serem afetadas ou sentirem-se afetadas por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto tanto de forma positiva como negativa conforme o Guia PMBOK. Podem estar em qualquer nível da organização e ter diferentes níveis de autoridade ou mesmo estar fora da organização executora do projeto. Englobam pessoas e organizações como clientes, patrocinadores, equipe do projeto e pessoas da empresa bem como o público em geral que estão ativamente envolvidos com o projeto ou podem ser afetados. Por exemplo, no caso da copa do mundo, todos os cidadãos do Brasil e os estrangeiros que irão visitar o país para assistir à copa do mundo são interessados além dos que estiveram diretamente envolvidos com os projetos da copa do mundo de futebol de 2014. O objetivo da identificação das partes interessadas é maximizar a influência positiva e minimizar a influência negativa que essas pessoas ou organizações podem gerar no projeto. Uma influência positiva pode ser, no caso de uma estrutura organizacional funcional de um projeto, o gerente funcional disponibilizar os recursos mais capacitados do seu departamento porque espera que o projeto contribua para atingir os objetivos do seu departamento. Uma influência negativa poderia ser o contrário, por exemplo, um gerente funcional disponibilizar os recursos menos capacitados ou mesmo não liberar as pessoas para realizar o projeto para não comprometer seus resultados. A comunicação e o gerenciamento das expectativas das partes 9
interessadas são atividades que consomem praticamente todo o tempo do gerente de projetos e a identificação das partes interessadas permite a esse gerente direcionar suas ações e esforços de maneira a garantir o sucesso do projeto. O processo de identificação contempla identificar as pessoas ou organizações interessadas no projeto, analisar e documentar informações relevantes relacionadas aos seus interesses no projeto, nível de engajamento, interdependências, influência e seu impacto potencial no sucesso do projeto. Essas informações precisam ser revisadas porque ao longo do ciclo de vida do projeto a influência e os interesses podem mudar, assim como as pessoas ou organizações interessadas. As possíveis fontes para a identificação das partes interessadas são o termo de abertura que lista as principais pessoas interessadas e os documentos de aquisições que mostram as empresas que prestarão serviços e quem, dentro da empresa, aprova estas aquisições e projetos similares. Não podemos desconsiderar as práticas utilizadas na empresa do mesmo segmento para realizar a identificação, como o caso de modelos utilizados na empresa, práticas de outros projetos e padrões de governo ou do setor. Também é importante, no processo de identificação, o contexto da empresa com a sua cultura que pode requerer, por exemplo, a necessidade de incluir ou não todos os níveis hierárquicos da organização bem como o contexto de tendências globais, regionais, locais ou mesmo práticas ou hábitos daquele segmento. A identificação pode ser feita através de reuniões ou mesmo consultas a pessoas que tenham experiência ou conhecimento prévio daquela empresa/segmento que chamamos de opinião especializada. A coleta dessa informação precisa ser analisada e sistematizada e pode ser feita através, primeiramente, da coleta de informações como: nome, papel no projeto, cargo e departamento, interesse no projeto, expectativa e nível de influência. Depois, a classificação do impacto ou apoio potencial ao projeto e finalmente a avaliação e a definição da estratégia. A classificação do impacto pode ser 10
realizada de várias maneiras como: grau de poder e interesse; grau de poder e influência; grau de influência e impacto. As informações coletadas e suas análises precisam ser registradas para consulta e atualização da equipe de gerenciamento do projeto. (Vídeo disponível no material on-line) 11
Revendo a Problematização Lembra-se da situação apresentada no início deste tema? Caso não se recorde, assista novamente ao vídeo no material virtual e escolha a melhor alternativa a seguir. a. O termo de abertura não é importante, as informações estão disponíveis em outros documentos. O termo de abertura costuma centralizar todas as informações para dar o início do projeto e facilita a tomada de decisão, teremos mais trabalho, mas é possível conseguir as informações sobre os projetos para a tomada de decisão sobre o que deve ou não ter continuidade. Além disso, iremos implementar um processo de aprovação para os novos projetos para garantir que não sejam iniciados projetos que não estejam alinhados com a estratégia e que não comprometam os resultados. b. O termo de abertura pode ser pedido somente para projetos externos. Para facilitar a tomada de decisão sobre os projetos a serem conduzidos a partir deste momento de mudança no mercado, passaremos a exigir o termo de abertura para os projetos que forem solicitados pelos clientes. Para projetos internos, julgaremos que não há a necessidade de elaboração do termo de abertura porque esses projetos não são números. c. Passar a exigir o termo de abertura para todos os projetos tanto internos como externos. A partir desse momento todos os projetos, sejam internos ou externos, deverão ter o termo de abertura aprovado por alguma pessoa com alçada. Inclusive os projetos já em andamento deverão recuperar as informações de resultados esperados e justificativa, além da definição do patrocinador. 12
Feedback a. O termo de abertura é um documento que facilita a tomada de decisão e confere ao gerente de projetos autoridade. O fato de alguém com alçada aprovar o projeto garante que os gestores saibam o que está em andamento e porque estão sendo realizados os projetos. É possível trabalhar sem termo de abertura, mas algum outro documento será necessário para a obtenção da informação e, em alguns casos, essas informações podem estar dispersas. b. Essa é uma possibilidade principalmente porque atende aos projetos requisitados pelos clientes que normalmente são maioria nas empresas. Mas não podemos desconsiderar ou dar menor importância aos projetos internos, principalmente porque estes projetos não possuem, em alguns casos, resultados financeiros diretos, além de utilizar os recursos humanos que estão escassos nesse momento. c. Esta é a melhor alternativa, irá facilitar a tomada de decisão além de garantir uma aprovação adequada dos projetos. 13
Síntese Hoje, estudamos sobre o ciclo de vida do projeto, vimos como se inicia um projeto e quem é responsável pelo processo do início ao fim. Estudamos sobre o termo de abertura do projeto e como podemos identificar as partes interessadas. 14
Referências GUIA PMBOK. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 5ª Edição. Project Management Institute Inc., 2013. PROGRAM MANAGEMENT. The standard for program management. Project Management Institute Inc., 2013. 15
Atividades 1. Os processos de iniciação de um projeto é a elaboração de um termo de abertura do projeto que autoriza oficialmente o seu início e a identificação das partes interessadas. Um projeto do departamento de Logística foi submetido ao PMO da empresa que lidera uma reunião mensal de priorização e aprovação de projetos com a participação de diretores de todos os departamentos da empresa, qual das seguintes alternativas está correta? a. O termo de abertura do projeto deve ser aprovado por um gerente externo ao projeto. b. O termo de abertura do projeto deve ser aprovado pelo gerente funcional do departamento de Logística. c. O termo de abertura do projeto deve ser aprovado pelo gerente do projeto. d. O termo de abertura do projeto deve ser aprovado pelo líder técnico de informática. 2. O termo de abertura do projeto formalmente inicia o projeto e autoriza o gerente a aplicar os recursos organizacionais financeiros ou não para atingir o resultado do projeto. O conteúdo de um termo de abertura de um projeto normalmente inclui: a. Uma descrição de produto, que descreve a necessidade do negócio do projeto e é publicado pelo gerente do projeto. b. Uma descrição de produto, que descreve a necessidade do negócio do projeto e é publicado pelo PMO do projeto. c. O contrato, quando o projeto é executado por um vendedor, e é publicado pelo gerente do projeto. d. Uma descrição de produto, que descreve a necessidade do negócio do projeto e é publicado por um gerente externo ao projeto. 16
3. Para facilitar o gerenciamento do projeto e seu controle, os projetos são normalmente divididos em fases dentro de um ciclo de vida. Esse ciclo de vida tem uma iniciação e um encerramento e entre estes dois processos as fases irão depender do tipo de projeto, das práticas da empresa e do segmento de atuação. Quais são os tipos de ciclo de vida que costumam ser usados em projeto? a. Preditivo e adaptativo. b. Definido e indefinido. c. Fixo e adaptativo. d. Premonição e adaptação. 4. A estrutura genérica do ciclo de vida de um projeto é composta de: início do projeto, organização e preparação, execução e encerramento. Normalmente em qual dessas fases o projeto tem um pico de utilização de recursos humanos e financeiros? a. Início do projeto. b. Organização e preparação. c. Execução. d. Encerramento. 5. Partes interessadas são pessoas, grupos ou organizações que podem afetar, serem afetadas ou sentirem-se afetadas por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto tanto de forma positiva como negativa conforme o Guia PMBOK. Normalmente, são partes interessadas de um projeto: a. Somente a equipe do projeto. b. Pessoas ou organizações internas ou externas ao projeto. c. Somente o cliente que tem interesse no projeto. d. O presidente da empresa e a diretoria, a equipe do projeto não é uma parte interessada. 17