Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação PETI UNIFESP / HSP 2013-2017 Assessoria de Planejamento Departamento de Tecnologia da Informação DTI Julho/2013 1
Objetivo Alinhar a TI, aperfeiçoando a concretização da missão da UNIFESP e de seu Hospital Universitário (Hospital São Paulo) para o período de 2013 a 2017. É esperado com a implantação deste plano alcançar um novo nível de maturidade de governança de TI, apoiando na melhoria contínua do ensino, da pesquisa, da extensão e da assistência da UNIFESP e seu Hospital Universitário / Hospital São Paulo - HSP. 2
Missão do CETI: Apresentação - 1/2 Definição das diretrizes gerais e das políticas das TI da Universidade Principal atividade do CETI nos anos de 2010 a 2012: Confecção de um plano de médio / longo prazo para a TI da UNIFESP em conjunto com o HSP Compilação: Diretores DTI UNIFESP, DTI/HSP Assessoria de Planejamento DTI (versão 2012/2013) Equipe de trabalho: Vários colaboradores de TI da UNIFESP / HSP Consultoria externa: Prof. Dr. Eduardo Marques - UERJ / FGV (primeiras versões 2010/2011) 3
Apresentação - 2/2 Documentos base para construção do PETI: Plano de Desenvolvimento Institucional PDI da UNIFESP 2011-2015 Plano Diretor de Tecnologia da Informação da UNIFESP- PDTI 2010 Plano de profissionalização da área de TI da UNIFESP - versão 2010 PETI do HSP versão 2011 Estudos internos DTI / CTTI / grupos de trabalho Relatórios de auditoria - TCU e CGU sobre Governança de TI Estratégia Geral de Tecnologia da Informação EGTI 2011/2012 do SISP/MPOG Metodologia: Balanced Scorecard - BSC Práticas de governança de TI, seguindo as recomendações do MPOG e TCU Escopo: Nível estratégico Médio / longo prazo Definição de objetivos, indicadores e estratégias para a área de TI Criação de Portfólio de Programas: principais projetos com metas e prioridades 4
1 - Introdução Estrutura do PETI - 1/2 Objetivo / Apresentação / Introdução / Histórico da TI / Comitês de TI / Departamentos e áreas que atuam com TI / Organograma da TI 2 - Visão de futuro / Missão / Valores 3 - Diagnóstico situacional SWOT Ambiente interno: Pontos fortes / Pontos fracos Ambiente externo: Oportunidades externas / Ameaças externas 4 - Diretrizes estratégicas 5 - Mapa estratégico 6 - Portfólio de projetos Painel de projetos estratégicos / Priorização do Portfólio 7 - Apresentação detalhada dos projetos 8 - Catálogo de serviços do DTI (atual) 9 - Atividades realizadas e em andamento pelo DTI 5
Estrutura do PETI - 2/2 Total de 32 anexos Legislação, Normas internas, Hiperlinks, Bibliografia Planejamento orçamentário em TI RH: Perfil para futuros concursos de TI, Cenário de RH, Estudo de recomposição do número de colaboradores, Organograma, Relação de colaboradores, Capacitação Espaço físico Modelo de Portarias dos Comitês Histórico da evolução da área dos sistemas, Catálogo dos atuais Sistemas, Relatório sugerindo a adoção do sistema SIG da UFRN, Artefatos produzidos pelo Grupo de Trabalho de Sistemas TR para contratação de empresa para mapeamento de processos e novo portal da UNIFESP Mapa da rede de dados, Relatório de atividades da Central de Serviços Artigo O processo de mudança da cultura organizacional da TI da UNIFESP Proposição de Pesquisa sobre Clima Organizacional Sugestão de roteiro para os Grupos de trabalho - GTs de TI, Estudo progressão nota IGOVTI Relatório de auditoria anual de contas CGU Ata das reuniões do CTTI e CETI Relatório com resultados da governança de TI da UNIFESP - TCU Mapa estratégico de pontos fracos de TI da UNIFESP detalhado 6
Visão / Missão do DTI Visão de futuro da TI UNIFESP (2017) Estar entre as 40 melhores IFES em 2 anos e entre as 30 melhores IFES em 4 anos em governança de Tecnologia da Informação (Ranking IGOVTI-TCU) e também em inovação tecnológica para melhoria contínua do ensino, pesquisa e extensão da UNIFESP. Missão da TI UNIFESP Apoiar no planejamento, comunicação e gestão oferecendo soluções de TI de excelência para que a UNIFESP cumpra a sua missão, gerenciando todos os processos, recursos e ações de TI da UNIFESP. Visão de futuro da TI HSP (2017) Progredir em inovação tecnológica e em governança de Tecnologia da Informação para melhoria contínua da assistência, ensino e pesquisa do Hospital São Paulo. Missão da TI HSP Apoiar no planejamento, comunicação e gestão dos negócios oferecendo soluções de TI de excelência para que o Hospital São Paulo cumpra a sua missão. 7
Valores do DTI Humanização: Tratar o colaborador como ser humano, alinhando suas expectativas e desejos às necessidades do negócio Profissionalismo: Proporcionar um clima agradável e organizado, visando resultados Ética: Incentivar a transparência, o comprometimento e o respeito Equidade: Promover o senso de justiça continuamente Gestão participativa: Estimular a decisão colegiada e o trabalho colaborativo Empreendedorismo: Estimular a criatividade, o ensino e o treinamento, além da produção de conhecimento, inovação e pesquisa 8
Diagnóstico situacional SWOT da TI Strengths (pontos fortes): Recuperação da imagem do DTI, devido a mudança de filosofia, mais propositiva e uma postura mais inovadora Grandes investimentos realizados nos últimos 3 anos (aumento de 140% - 2010/2011) Weaknesses (pontos fracos): Inexistência de algumas áreas estratégicas de TI (segurança da informação, portal) TI pulverizada vários pólos de TI isolados (pró-reitorias e campi) Sucateamento da infraestrutura central de TI Opportunities (oportunidades): Necessidade da expansão de novas soluções e serviços de TI Reconhecimento estratégico da TI Threats (ameaças): Perda de pessoal e orçamento Separação UNIFESP / HSP Desastres naturais / hackers 9
Diretrizes estratégicas para a TI - 1/2 Alcançar um novo nível de maturidade de governança de TI Tornar a TI estratégica dando suporte para a tomada de decisão apoiando na implantação de uma nova cultura de planejamento Apoiar os processos institucionais, permitindo a descentralização gerencial e orçamentária, com autonomia e segurança de forma plena e integrada, auxiliando na qualificação dos profissionais da área administrativa Apoiar na otimização do uso dos diversos recursos e do capital humano, com mais eficiência e eficácia 10
Diretrizes estratégicas para a TI - 2/2 Padronizar processos, projetos, sistemas, suporte e infraestrutura de TI, além de contribuir para o compartilhamento de melhores práticas e a menor redundância de tarefas em TI Melhorar a qualidade dos serviços de TI apoiando na melhoria da imagem da UNIFESP Manter a conformidade com a legislação e normas (compliance) Criar e garantir uma estrutura computacional, de rede e de sistemas informatizados de gestão a fim de alavancar a UNIFESP para uma condição de liderança e qualidade entre as melhores universidades do país e do mundo 11
Balanced Scorecard (BSC) - 1/3 Prática de gestão mais importante e revolucionária dos últimos 75 anos (Revista Harvard Business Review, 2006) Muito utilizado no mercado, administração direta e nas IFES Metodologia recomendada pelo MPOG e órgãos de controle Ilustrar a estratégia das organizações priorizando o que precisa ser realizado Ferramenta para construção de planejamento estratégico, tático e operacional Descobrir e resolver as causas dos problemas e não apenas os efeitos (paliativo) Mensurar o desempenho, estabelecer metas individuais e para equipes 12
Balanced Scorecard (BSC) - 2/3 Visão pública: Resultados para a sociedade 13
Balanced Scorecard (BSC) - 3/3 14
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Matriz GUT (Gravidade x Urgência x Tendência) dos Objetivos Estratégicos da TI - 1/3 Gravidade (ou importância) 5 extremamente grave (ou extremamente importante) 4 muito grave (ou muito importante) 3 grave (ou importante) 2 pouco grave (ou pouco importante) 1 sem gravidade (ou sem importância) Urgência (em relação ao tempo / não pode ser adiado) 5 precisa de ação imediata 4 é urgente 3 o mais rápido possível 2 pouco urgente 1 pode esperar Tendência ("se nada for feito...") 5...irá piorar rapidamente 4...irá piorar em pouco tempo 3...irá piorar 2...irá piorar a longo prazo 1...não irá mudar 19
Matriz GUT (Gravidade x Urgência x Tendência) dos Objetivos Estratégicos da TI - 2/3 Objetivo Estratégico da TI PI3 - Promover a modernização dos sistemas de gestão de planejamento, administração, RH, acadêmica, ensino à distância e hospitalar PI5 - Promover a modernização de infraestrutura de TI Gravidade Urgência Tendência Extremamente importante Matriz GUT 5 É urgente 4...irá piorar em 4 13 pouco tempo Precisa de...irá piorar 4 ação 5 rapidamente5 14 Muito importante imediata 20
Matriz GUT (Gravidade x Urgência x Tendência) dos Objetivos Estratégicos da TI - 3/3 Objetivo Estratégico da TI CR6 - Garantir a continuidade do negócio Gravidade Urgência Tendência Extremamente importante Matriz GUT Precisa de...irápiorar 5 ação imediata 5 rapidamente 5 15 AC8 - Implantar e desenvolver política de documentação da instituição e sistema de gestão de documentos pouco importante 2 pouco urgente 2...irá piorar 3 7 21
Painel de indicadores e projetos estratégicos de TI - 1/2 Objetivo Estratégico da TI CR1 - Fortalecer as práticas de governança de TI alinhado aos órgãos de controle CR2 - Fortalecer a parceria entre UNIFESP e HSP CR3 - Definir as políticas de TI Indicadores Taxa de conformidade de governança de TI segundo MPOG e TCU Taxa de projetos de TI realizados em conjunto entre UNIFESP e HSP Taxa de políticas de TI criadas Taxa de conclusão de criação do Setor de políticas e processos de TI Atividades em andamento Índice igov-ti (TCU) em 2010: 0,27 (escala de 0 a 1) nível inicial Índice igov-ti (TCU) em 2012: 0,34 (escala de 0 a 1) nível inicial Repasse de infraestrutura central, novos equipamentos, parte do RH compartilhado com o HSP pela UNIFESP Compartilhamento do RH do HSP com a UNIFESP Criação de novas portarias para o CETI, CTTI, Comitê de Segurança da TI e de grupos de trabalho de políticas de TI Meta 2013 Meta 2014 Meta 2017 Projetos propostos Clientes e resultados Estudo e início da implantação de Plano de melhoria da Governança de TI da UNIFESP Ampliação da Divisão de planejamento e governança de TI Estudo para ampliação da parceria do DTI-UNIFESP e o DTI-HSP com a implantação da Secretaria de TI Realização de estudo sobre investimentos em TI realizados entre UNIFESP e HSP Desenho das principais políticas de TI Criação e aprovação dos manuais a partir dos processos de TI desenhados Criação de portaria com a nova estrutura organizacional da TI da UNIFESP Índice igov-ti (TCU) em 2014: 0,37 (escala de 0 a 1) nível inicial Orçamentação da TI do HSP Agilização em alguns tipos de contratações mais complexas pelo HSP (ex: projetos) Convênio para repasse de investimentos da UNIFESP ao HSP e vice-versa Criação do Setor de políticas e processos de TI Índice igov-ti (TCU) em 2016: 0,53 (escala de 0 a 1) nível intermediário 1.01 Plano de melhoria da Governança de TI da UNIFESP 1.02 Ampliação da Divisão de planejamento e governança de TI 1.03 Ampliação da parceria da UNIFESP com HSP 1.04 Criação do Setor de políticas e processos de TI 22
Painel de indicadores e projetos estratégicos de TI - 2/2 Objetivo Estratégico da TI Indicadores Atividades em andamento Meta 2014 Meta 2017 Projetos propostos CR1 - Fortalecer as práticas de governança de TI alinhado aos órgãos de controle Taxa de conformidade de governança de TI segundo MPOG e TCU Índice igov-ti (TCU) em 2010: 0,27 (escala de 0 a 1) nível inicial Índice igov-ti (TCU) em 2012: 0,34 (escala de 0 a 1) nível inicial Índice igov-ti (TCU) em 2014: 0,37 (escala de 0 a 1) nível inicial Índice igov-ti (TCU) em 2016: 0,53 (escala de 0 a 1) nível intermediário 1.01 Plano de melhoria da Governança de TI da UNIFESP 1.02 Ampliação da Divisão de planejamento e governança de TI 23
Portfólio de projetos de TI Programa 1: Governança de TI (16 projetos) Programa 2: Sistemas e processos (4 projetos) Programa 3: EaD e Gerenciamento de documentos (4 projetos) Programa 4: Infraestrutura e serviços de TI (14 projetos) Programa 5: Capital humano (7 projetos) Total de 45 projetos dentro do PETI. 24
Priorização do Portfólio de Projetos de TI (Alinhamento x Complexidade) Cód 1.11 1.12 2.04 1.09 5.01 1.07 4.05 5.07 1.04 1.15 Orçamento para 5 anos de projeto Alinhamento Complexidade Priorização Número da Projeto (em milhares) 0 a 100 0 a 100 0 a 1000 prioridade Edifício central para a TI da UNIFESP R$ 18.200 93 100 925 1 Criação da Secretaria de TI STI R$ 1.500 99 85 844 2 Escritório de processos R$ 6.000 81 80 652 3 Criação do PETI e do PDTI R$ 360 98 60 588 4 Redimensionamento quantitativo de RH em TI R$ 7.500 72 79 572 5 Segurança da informação R$ 7.500 63 87 545 6 Implantação da Central de Serviços institucional R$ 16.800 68 77 523 7 Implantação do Centro de inovação em TI R$ 1.000 76 67 511 8 Criação do Setor de políticas e processos de TI R$ 1.000 96 50 481 9 Criação do Setor de Escritório de projetos de TI R$ 200 85 55 466 10 25
Grande alinhamento com as necessidades institucionais Edifício central para a TI da UNIFESP Escritório de processos Segurança da informação Implantação Sistema SIG/UFRN Grande complexidade 26
Grande alinhamento com as necessidades institucionais Grande complexidade 27
Grande alinhamento com as necessidades institucionais Edifício central para a TI da UNIFESP Escritório de processos Segurança da informação Implantação Sistema SIG/UFRN Grande complexidade 28
Sugestão dos próximos passos... 1 Discussão inicial Agora... 2 - Apreciação do documento pelos membros do CETI: Até a próxima reunião de 28/08/2013 3 - Discussão aprofundada / sugestões de modificação / opcional: apresentação detalhada do Portfólio com os 45 projetos Reunião de 28/08/2013 (pauta única?) 4 Aprovação do documento final pelo CETI Reunião de 25/09/2013 5 Aprovação e assinatura pela Reitora / publicação do extrato no DOU Até o final de outubro/2013 29
OBRIGADO! Fábio Magalhães Assessor de Planejamento Departamento de Tecnologia da Informação DTI E-mail: f.magalhaes@unifesp.br Marcello Di Pietro Diretor Departamento de Tecnologia da Informação DTI UNIFESP E-mail: marcello.pietro@unifesp.br Esp. Orlando Lima Cardoso Diretor Departamento de Tecnologia da Informação DTI UNIFESP Hospital Universitário E-mail: orlando.cardoso@hospitalsaopaulo.org.br 30