Comunidade de Processos como agente de integração colaborativa em Governança BPM. ABOP Slide 1

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1 Comunidade de Processos como agente de integração colaborativa em Governança BPM ABOP Slide 1

2 Agenda 1. Mudanças Organizacionais 2. Paradigmas 3. Mudanças de Paradigmas nas estruturas Organizacionais 4. Organização de Governança de Processos 5. Comunidade de Processos 6. A Experiência do Serpro ABOP Slide 2

3 Mudanças Organizacionais ABOP Slide 3

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5 Nada existe de permanente a não ser a mudança. Heráclito ABOP Slide 5

6 Mudança Uma mudança ou transformação pressupõe uma alteração de um estado, modelo ou situação anterior, para um estado, modelo ou situação futuros, por razões inesperadas e incontroláveis, ou por razões planejadas e premeditadas. Mudar envolve, necessariamente, capacidade de compreensão e adoção de práticas que concretizem o desejo de transformação. Isto é, para que a mudança aconteça, as pessoas precisam estar sensibilizadas por ela. ABOP Slide 6

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8 O Fator Humano E As Mudanças PROCESSOS TECNOLOGIAS PESSOAS Sem elas, não há mudanças ABOP Slide 8

9 Paradigmas ABOP Slide 9

10 Paradigmas Paradigmas são conjuntos de regras e regulamentos que estabelecem limites e que nos dizem como ter sucesso resolvendo problemas dentro dos limites (Barker) Paradigmas são verdades, princípios ou valores que balizam o comportamento das pessoas, levandoas a ter uma visão de mundo e dos fatos condicionada às suas experiências individuais ou coletivas. ABOP Slide 10

11 Efeito Paradigma É o fenômeno pelo qual uma pessoa tenta ignorar tudo que não se ajuste ao seu modo de entender a realidade. Pode ser construtivo quando concentra a atenção e aumenta a confiança das pessoas para resolver problemas. Pode ser, extremamente nocivo, quando provoca resistência às mudanças, impedindo as pessoas de preverem o futuro e bloqueando sua criatividade, de maneira a buscar sempre, nas experiências do passado, as soluções para os problemas do presente. ABOP Slide 11

12 Mudança de Paradigmas A Mudança de paradigma ocorre quando as verdades, princípios e valores estabelecidos não mais oferecem explicações aceitáveis para os problemas existentes. Quanto de nossos valores, de nossas verdades e de nossos princípios foram alterados na última década? Já pensou nisso? ABOP Slide 12

13 Mudança de Paradigmas A Mudança de paradigma requer informação, disposição interior e compromisso pessoal uma vez que implica em: - Aceitação de mudanças - Reconhecimento de limitações individuais - Visão de que os avanços da humanidade são frutos de indivíduos que revolucionaram o conhecimento de sua época. - Compreensão de que o ponto de visa dos indivíduos pode ser parcial. - Conhecimento de que todas as visões e percepções pessoais, mesmo divergentes, podem ser complementares. ABOP Slide 13

14 Mudança de Paradigmas Nas Estruturas Organizacionais ABOP Slide 14

15 Organização de Governança de Processos ABOP Slide 15

16 Organização de Governança de Processos Conselho BPM Comitê de Processos Escritório de Processos Outros Papéis ABOP Slide 16

17 A Experiência do SERPRO Comunidade de Processos ABOP Slide 17

18 Governança de Processos no SERPRO Planejamento Estratégico: Ciclo Tornar claros os principais processos organizacionais identificando todas as conexões interáreas e promover a integração para o pleno funcionamento dos mesmos ABOP Slide 18

19 Modelo de Governança de Processos do Serpro ABOP Slide 19

20 Instituição do Escritório de Governança de Processos - EGOP ABOP Slide 20

21 Escritório de Governança de Processos do Serpro - EGOP Missão Coordenar as iniciativas de governança dos processos corporativos do Serpro, interagindo com os respectivos responsáveis, visando realizar o objetivo de promover visibilidade, padronização, integração, gerenciamento do desempenho e melhoria contínua desses processos, garantindo o alinhamento com os objetivos empresariais e a disponibilidade de informações para tomada de decisão. (adaptação BPM CBOK) ABOP Slide 21

22 EGOP Principais atribuições Gerir o conteúdo do Portfólio de Processos; Orientar e acompanhar o Gerenciamento do Desempenho dos processos corporativos; Orientar e apoiar a Melhoria Contínua (Transformação) dos processos corporativos; Coordenar a grade de Treinamento em Gerenciamento de Processos e propor sugestões para a melhoria contínua dos processos corporativos; Ampliar a discussão sobre integração de processos; Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas dos processos corporativos; Esclarecer dúvidas relacionadas a processos corporativos; Disseminar a cultura de governança de processos. ABOP Slide 22

23 Customizações Feitas pelo EGOP Modelo de Governança ABOP Slide 23

24 Comitê de Gestão e Integração de Processos Finalidade: Planejar e direcionar ações inerentes à Gestão Integrada dos Processos Corporativos. ABOP Slide 24

25 Comitê de Gestão e Integração de Processos Principais atribuições Identificar, selecionar, aprovar, priorizar, avaliar e normatizar as Integrações entre os Processos; Promover a cultura de integração de processos junto as Comunidades Serpro de Processos; Alinhar as integrações de processos com o Modelo de Gestão do Serpro; ABOP Slide 25

26 Comunidade Serpro de Processos (CSP) Como agente de integração colaborativa em Governança BPM ABOP Slide 26

27 Comunidade Serpro de Processos (CSP) Finalidade: manter vivas as discussões a respeito do tema Governança de Processos em todas as suas unidades, além de promover a troca de experiências e direcionar assuntos relacionados a processos corporativos para a decisão e/ou ação de seus gestores/responsáveis. ABOP Slide 27

28 Comunidade Serpro de Processos (CSP) Principais atribuições: Conhecer e debater os processos corporativos publicados no portfólio; Coletar e propor sugestões para a melhoria contínua dos processos corporativos; Ampliar a discussão sobre integração de processos; Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas dos processos corporativos; Esclarecer dúvidas relacionadas a processos corporativos; Disseminar a cultura de governança de processos; ABOP Slide 28

29 Gerente funciona l Gerente funcion al Diretori a COMUNIDADE SERPRO DE PROCESSOS Gerente funcion al Gerente funcion al Auditoria Processo Corporativo Processo Corporativo Processo Corporativo Gestor de processo Gestor de processo Gestor de processo EGOP Processo Corporativo Gestor de processo Comitê de Integração de Processos ABOP Slide 29

30 Comunidade de Processos Projeto piloto ABOP Slide 30

31 Cenário Cenário Cultura de gestão por processos no Serpro em fase de internalização; Escritório de Governança de Processos - EGOP com equipe reduzida e sobrecarregada; Escassez de consultores em Modelagem de Processos para atender às demandas das Ugs; Escassez de instrutoria para atender às demandas das diversas áreas; Dificuldade na comunicação entre EGOP e empregados devido abrangência geográfica da empresa; Necessidade de se manter os processos vivos e em contínua melhoria ABOP Slide 31

32 Estratégias Total alinhamento com o Escritório de Governança de Processos - EGOP; Iniciar o projeto tendo como piloto a Regional Fortaleza para posterior avaliação e propagação em âmbito nacional; Compor a Comunidade com representantes de todas áreas funcionais; Sensibilizar o corpo gerencial, em todos os níveis, buscando seu patrocínio e engajamento; Reservar pelo menos 10% do tempo de seus membros para dedicação às atividades da Comunidade; Envolver outras regionais como observadoras; ABOP Slide 32

33 Cronograma do Projeto Piloto Ação Estruturação da Comunidade Duração Proposta de prazo (2012) 1 mês Setembro Sensibilização 3 meses Outubro Internalização e Manutenção 3 meses Dezembro Planejamento 2ª Fase 1 mês Dezembro ABOP Slide 33

34 Ações de Destaque Lançamento por dramatização; Sensibilização do corpo gerencial (todos os níveis); Capacitação dos membros da Comunidade e do corpo gerencial; Projeto Visitas às Áreas ; Pesquisa de Conhecimento em Gestão de Processos;Projeto GINCANA de Processos; Parceria com a ABPMP; Ações de Benchmarking; Participação em Congressos e seminários; Programa de Capacitação (formação, pós-graduação, congressos etc); Evento de Avaliação e Planejamento; ABOP Slide 34

35 Resultados do Projeto Piloto Realizado workshop para apresentação dos resultados para alta direção e gestores de processo corporativos; Avaliação considerada alta positiva; Decisão de implantar as Comunidades regionais em 2 etapas: 5 no 1o. semestre de 2013 e outras 5 no 2o. Semestre de 2013; Planejamento das implantações; Elaboração do projeto de implantação de uma Comunidade; ABOP Slide 35

36 Projeto de implantação de uma Comunidade Reunião de sensibilização com o corpo gerencial regional; Indicação dos membros da Comuinidade regional; Reunião com os representantes indicados da Comunidade; Capacitação da Comunidade em BPM e Modelagem de processos; Capacitação do corpo gerencial todos os níveis; Reunião com o coordenador da Comunidade para repasse de recomendações de gestão; Avaliação da implantação. ABOP Slide 36

37 Comunidade Nacional de Processos do Serpro Criação da Coordenação Nacional da Comunidade Serpro de Processos; Elaboração de um Plano de Comunicação; Criação de uma ferramenta de colaboração; Criação de uma ferramenta para Gestão de Melhorias; Aproximação com EGOP, Comitê de Integração de Processos e Unidades funcionais; Realização de workshop de avaliação da 1a. Etapa; Realização de workshops regionais; Elaboração do Plano de Capacitação (cursos por e@d e presenciais) Capacitação dos empregados por área funcional; ABOP Slide 37

38 Comunidade de Processos ABOP Slide 38

39 Comunidade de Processos Finalidade Disseminar a cultura de Governança de Processos Atribuições Conhecer e debater os processos corporativos; Coletar e propor sugestões para a melhoria contínua dos processos corporativos; Ampliar a discussão sobre integração de processos; Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas dos processos corporativos; Esclarecer dúvidas relacionadas a processos corporativos ABOP Slide 39

40 Comunidade de Processos Organização Participação voluntária 2 a 3 representantes por área funcional; Perfis profissionais diversificados; Estrutura: Informal ou Formal?; Representada por todas as áreas funcionais; Projeções em todas as sedes/locais das organização; Patrocínio da alta direção; ABOP Slide 40

41 Comunidade de Processos Formas de atuação Trabalhando a cultura; Apoiando o Escritório de Governança; Apoiando o Comitê de Processo; Apoiando as Unidades Funcionais; Capacitando os colaboradores; Orientando usuários; ABOP Slide 41

42 Comunidade de Processos Recomendações Definir o relacionamento com os organismos de governança; Definir um Plano de Comunicação; Definir ferramentas de colaboração; Não interferir nas Unidades Funcionais; Coordenadores escolhidos por mandato/período; Preferencialmente, não formalizar; ABOP Slide 42

43 Comunidade de Processos comprovadamente é um agente efetivo de integração colaborativa em Governança BPM ABOP Slide 43

44 Alguma Dúvida? Contato: Carlos Augusto Neiva Coordenador Nacional Comunidade Serpro de Processos ABOP Slide 44