Como trabalhar com o Contas a Pagar? O módulo Contas a Pagar permite registrar e identificar os principais gastos da escola. Permite também visualizar o fluxo de caixa e organizar um orçamento financeiro, importantes para tomada de decisões. Para trabalhar com este módulo é necessário seguir os seguintes passos. 1. Plano de contas Para qualquer operação financeira no sistema SophiA é obrigatório ter uma classificação definida. O SophiA já possui algumas classificações, mas cada instituição pode criar o seu próprio plano de contas. 1. Na tela principal do SophiA, clique para expandir o contexto Cadastros básicos. 2. Clique para expandir a opção Financeiros. 3. Selecione a opção Plano de contas. 4. Clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. A tela Plano de contas é exibida. 5. Preencha o código e a descrição do plano de contas. 6. Clique no botão gravar da barra de ferramentas da tela Plano de contas. 7. Clique no botão fechar da barra de ferramentas da tela Plano de contas. Nota: Ao incluir uma nova classificação é importante se atentar aos códigos já existentes. Não é possível ter dois códigos ou duas descrições iguais e para cada novo código é necessário seguir uma sequência. O código é dividido em 3 (três) partes conforme exemplo. 3.00.000 Custos (Código principal) 3.01.000 Custos das compras (Código secundário) 3.01.001 Compra de produtos operacionais (Código final) 3.01.002 Compra de produtos não operacionais (Código final) 3.02.000 Custo de serviço (Código secundário) 3.02.001 Auditoria (Código final) 3.02.002 Consultor de campo (Código final) Sempre que o código terminar em 000, o sistema entende que os valores rateados devem ser somados. O valor do código secundário consiste na soma dos valores apresentado no código final. Segue exemplo: 3.00.000 Custos 3.01.000 Custos das compras 3.01.001 Compra de produtos operacionais - R$ 200,00 3.01.002 Compra de produtos não operacionais - R$ 250,00 3.02.000 Custo de serviço 3.02.001 Auditoria - R$ 150,00 3.02.002 Consultor de campo - R$ 150,00 Somando os valores apresentados no código final, temos:
3.00.000 Custos 3.01.000 Custos das compras - R$ 450,00 3.01.001 Compra de produtos operacionais - R$ 200,00 3.01.002 Compra de produtos não operacionais - R$ 250,00 3.02.000 Custo de serviço - R$ 300,00 3.02.001 Auditoria - R$ 150,00 3.02.002 Consultor de campo - R$ 150,00 O valor do código principal consiste na soma dos valores apresentados no código secundário. Segue exemplo: 3.00.000 Custos - R$ 750,00 3.01.000 Custos das compras - R$ 450,00 3.01.001 Compra de produtos operacionais - R$ 200,00 3.01.002 Compra de produtos não operacionais - R$ 250,00 3.02.000 Custo de serviço - R$ 300,00 3.02.001 Auditoria - R$ 150,00 3.02.002 Consultor de campo - R$ 150,00 Nota: Caso o código principal ou código secundário não tenha sido cadastrado, o resultado (lucro/prejuízo) do código principal não será apresentado corretamente. Este resultado pode ser visualizado no relatório Fluxo de caixa presente no menu Relatório. 2. Centro de custo É uma unidade organizacional em uma área de contabilidade de custos, que representa uma localização claramente delimitada na qual ocorrem os custos. A empresa pode definir setores de atividade organizacionais como no exemplo: Administração; Diretoria; Secretaria, etc. Ele possibilita o rateio de despesas entre os departamentos comuns a conta a ser paga. O rateio deve ser equivalente a 100% do total da conta que será paga. 2.1. Cadastro 1. Clique para expandir o contexto cadastros básicos. 2. Clique para expandir o contexto financeiros. 3. Acesse o contexto centro de custo, e clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. 4. Digite o nome do departamento e clique no botão enter do teclado. Nota: A criação do centro de custo, dentro do SophiA é opcional. 2.2. Vincular o centro de custo a uma conta a pagar O centro de custo deve ser definido no momento em que a conta é incluída no contexto contas a pagar. Assim como é possível ratear a conta em mais de uma classificação, também é possível ratear a conta em mais de um departamento.
Nota: Para cada classificação é necessário definir o rateio por departamento. 2.3. Definir o rateio por classificação 1. Clique para expandir o contexto cadastros básicos. 2. Clique para expandir o contexto financeiros. 3. Acesse o contexto plano de contas, e clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. A tela Plano de contas é exibida. 4. No campo Rateio por centro de custo preencha o percentual para cada departamento. 5. Clique no botão gravar na barra de ferramentas da tela Plano de contas. 6. Clique no botão fechar na barra de ferramentas da tela Plano de contas. Nota: A classificação pode ser vinculada a alguns departamentos, desde que a soma dos percentuais seja igual a 100%. Figura 1 Tela Plano de contas Lembrando que apenas as classificações com código final podem ser utilizados para operações financeiras de contas a receber e contas a pagar. A utilização dos centros de custo permite à Instituição visualizar as áreas que detêm o maior consumo dentro da estrutura. 3. Cadastro de fornecedores No SophiA para incluir uma conta a pagar é necessário ter definido um fornecedor. Este fornecedor pode ser uma pessoa física ou uma empresa.
3.1. Fornecedor Pessoa Física 1. Acesse o contexto alunos. 2. Clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. A tela Dados do cliente é exibida. 3. Na guia Dados pessoais preencha os dados do fornecedor 4. Marque a opção fornecedor no campo Tipo. 5. Clique no botão gravar da barra de ferramentas da tela Dados do cliente. 6. Clique no botão fechar da barra de ferramentas da tela Dados do cliente. Figura 2 Fornecedor pessoa física 3.2. Fornecedor Pessoa Jurídica 1. Acesse o contexto alunos. 2. Clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. A tela Dados da empresa é exibida. 3. Na guia Dados cadastrais preencha os dados do fornecedor 4. Marque a opção fornecedor no campo Tipo. 5. Clique no botão gravar da barra de ferramentas da tela Dados da empresa. 6. Clique no botão fechar da barra de ferramentas da tela Dados do cliente.
Figura 3 Fornecedor pessoa jurídica 4. Caixas e contas A criação de caixas e contas é essencial, pois os recebimentos e pagamentos são creditados ou debitados em uma conta/caixa. Para maiores informações acesse a área do cliente. http://arearestrita.prima.com.br/help/sg/sga/8_6-_como_criar_caixas_e_conta.htm 5. Inclusão de contas a pagar 5.1. Operação Incluir Lançamento 1. Acesse o contexto clientes. 2. Na grade, selecione o fornecedor para o qual deseja incluir uma conta a pagar e clique no botão abrir da barra de ferramentas principal. A tela dados do cliente é exibida. 3. Clique na guia ficha financeira, e na lista de operações, presente no lado direito da tela, clique na operação incluir lançamento. A tela Lançamento é exibida. 4. No campo classificação, selecione o plano de contas. 5. Preencha o número de parcelas e o valor para cada parcela. 6. No campo entrada, informe a data de vencimento da primeira parcela. 7. No campo e demais todo informe o vencimento das demais parcelas. Nota: Para este campo é necessário ter o vencimento cadastrado previamente em cadastros básicos.
8. Marque a opção crédito que representa o lançamento de uma conta a pagar. 9. Clique no botão confirmar. A tela com o aviso Operação realizada com sucesso! Deseja incluir outro lançamento? é exibida. Clique em sim para realizar um novo lançamento ou não para finalizar. Figura 4 Lançamento de uma conta a pagar A operação incluir lançamento está disponível na ficha financeira de clientes e empresas. Mesmo utilizando esta operação, todos os lançamentos estarão listados no contexto Contas a Pagar. 5.2. Contexto contas a pagar 2. Acesse o contexto Contas a pagar 3. Clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. A tela escolha o fornecedor é exibida. 4. Preencha o nome do fornecedor e clique no botão pesquisar. O fornecedor será apresentado. 5. Selecione o fornecedor e clique no botão confirmar. A tela Inclusão de contas a pagar é exibida. 6. No campo N doc / NF preencha o número da nota fiscal. Este campo não é obrigatório. 7. No campo Data NF informe a data da nota fiscal. Este campo não é obrigatório. 8. No campo Valor preencha o valor da conta a pagar. 9. Marque a opção N de parcelas para dividir o valor em uma quantidade de parcelas preenchida.
10. Marque a opção N de repetições para repetir o valor na quantidade de parcelas preenchida. 11. No campo Histórico preencha informações importantes sobre a conta que está lançando. 12. No campo Classificação preencha o percentual destinado a cada plano de contas. Nota: Na tela Inclusão de contas a pagar é possível definir mais de uma classificação, porém, é preciso que a soma dos percentuais, preenchidos para cada classificação, apresente o resultado de 100%. 13. No campo conta debitada selecione a conta a qual o valor será descontado. Nota: A forma de pagamento é influenciada pela conta selecionada. Se for selecionado um caixa escola, o pagamento só poderá ser realizado com dinheiro. Se for selecionado uma conta bancária o pagamento poderá ser realizado por qualquer movimentação bancária incluindo depósito e cheque. 14. No campo Dados do parcelamento Vencimento informe a data de vencimento para cada parcela. 15. No campo Dados do parcelamento Valor preencha o valor de cada parcela, sendo que o valor total tem que corresponder ao valor preenchido anteriormente. 16. Marque a opção Dados do pagamento Paga para informar que o pagamento foi realizado. 17. No campo Dados do pagamento Data informe a data do pagamento. 18. No campo Dados do pagamento Forma de pagamento selecione a forma que o pagamento foi realizado. 19. No campo Dados do pagamento Nº Cheque preencha o número do cheque caso este seja a forma de pagamento. 20. No campo Dados do pagamento Nominal a preencha o nome do fornecedor caso a forma de pagamento seja cheque. 21. No campo Dados do pagamento Bom para informe a data que o cheque será descontado.
Figura 5 Tela Inclusão de contas a pagar 6. Operações do contexto contas a pagar 6.1. Operação pagar 2. Acesse o contexto Contas a pagar. 3. Clique com o botão direito sobre a conta que será paga. As operações pagar, pagar em conjunto e cancelar pagamento serão apresentadas. 4. Clique na opção pagar. A tela Pagamento é exibida. 5. No campo Pagamento, informe a data em que a conta foi paga. 6. No campo Valor da multa, preencha o valor de multa que foi pago. 7. No campo conta debitada selecione a conta a qual o valor será descontado. Nota: A forma de pagamento é influenciada pela conta selecionada. Se for selecionado um caixa escola, o pagamento só poderá ser realizado com dinheiro. Se for selecionado uma conta bancária o pagamento poderá ser realizado por qualquer movimentação bancária incluindo depósito e cheque. 8. No campo Forma de pagamento selecione a forma que o pagamento foi realizado. 9. No campo Nº Cheque preencha o número do cheque caso este seja a forma de pagamento. 10. No campo Nominal a preencha o nome do fornecedor caso a forma de pagamento seja cheque. 11. No campo Bom para informe a data que o cheque será descontado. 12. Clique no botão confirmar. Após realizar o pagamento de uma conta, o sistema gera automaticamente um recebido. 6.2. Operação pagar em conjunto 2. Acesse o contexto Contas a pagar. 3. Clique com o botão direito sobre duas ou mais contas que serão pagas ao mesmo tempo. As operações pagar, pagar em conjunto e cancelar pagamento serão apresentadas. 4. Clique na opção pagar em conjunto. A tela Pagamento em conjunto de títulos é exibida. 5. Na tela é possível visualizar todos os títulos selecionados e o valor total a ser pago. 6. No campo Pagamento, informe a data em que a conta foi paga. 7. No campo conta debitada selecione a conta a qual o valor será descontado. Nota: A forma de pagamento é influenciada pela conta selecionada. Se for selecionado um caixa escola, o pagamento só poderá ser realizado com dinheiro. Se for selecionado uma conta bancária o pagamento poderá ser realizado por qualquer movimentação bancária incluindo depósito e cheque. 8. No campo Forma de pagamento selecione a forma que o pagamento foi realizado. 9. No campo Nº Cheque preencha o número do cheque caso este seja a forma de pagamento. 10. No campo Nominal a preencha o nome do fornecedor caso a forma de pagamento seja cheque. 11. No campo Bom para informe a data que o cheque será descontado.
12. Clique no botão confirmar. Após realizar o pagamento de uma conta, o sistema gera automaticamente um recebido. Com a operação pagar em conjunto, será gerado um recibo para cada conta. 6.3. Operação cancelar pagamento 2. Acesse o contexto Contas a pagar. 3. Clique com o botão direito sobre uma conta paga. As operações pagar, pagar em conjunto e cancelar pagamento serão apresentadas. 4. Clique na opção cancelar pagamento. Uma tela com a pergunta deseja cancelar o pagamento da conta a pagar de nº, de fornecedor, com vencimento? será exibida. 5. Clique no botão sim. 7. Alterar informações de uma conta a pagar É possível alterar as informações lançadas durante a inclusão de uma conta a pagar, incluindo a forma de pagamento e a classificação. Para isso: 2. Acesse o contexto Contas a pagar. 3. Selecione a conta a pagar que precisa ter uma informação alterada. 4. Clique no botão abrir da barra de ferramentas principal. A tela Dados da conta a pagar é exibida. 5. Efetue a alteração que for necessária. 6. Clique no botão gravar na barra de ferramentas da tela Dados da conta a pagar. 7. Clique no botão fechar na barra de ferramentas da tela Dados da conta a pagar.
Figura 6 Tela Dados da conta a pagar 8. Definir o rateio no lançamento das contas a pagar Este tópico tem como objetivo detalhar o rateio por centro de custo durante a inclusão de uma conta a pagar. 1. Na tela Inclusão de contas a pagar, preencher o valor da conta e definir o percentual para cada classificação. 2. Cada classificação aparece no quadro Rateio por centro de custo. 3. Para cada centro de custo, preencha o rateio por departamento.
Figura 7 Rateio por centro de custo na tela Inclusão de contas a pagar Figura 8 Rateio por centro de custo 9. Filtro É possível listar contas com as mesmas características utilizando o filtro presente no contexto Contas a pagar. 2. Acesse o contexto Contas a pagar.
3. Clique no botão filtrar da barra de ferramentas principal. A tela Filtro de conta a pagar é exibida. 4. Efetue as alterações que for necessária. 5. Clique no botão Filtrar. 10. Relatórios É possível visualizar relatórios específicos de contas a pagar e de contas pagas no sistema Sophia. 10.1. Relatórios de contas a pagar 1. Clique no menu relatórios presente na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. Novos contextos serão apresentados. 3. Clique para expandir a pasta contas a pagar. Os relatórios disponíveis para impressão são: - Por data; - Por Fornecedor; - Por Solicitante. 10.2. Relatórios de contas pagas 1. Clique no menu relatórios presente na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. Novos contextos serão apresentados. 3. Clique para expandir a pasta contas pagas. Os relatórios disponíveis para impressão são: - Por data; - Por Fornecedor; - Por Solicitante. 10.3. Relatórios de gastos 1. Clique no menu relatórios presente na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. Novos contextos serão apresentados. 3. Clique para expandir a pasta gastos. Os relatórios disponíveis para impressão são: - Por classificação; - Por data; - Por Centro de Custos.
Figura 9 Relatório de Gastos por centro de custo 10.4. Autorização de pagamento Imprime a autorização de pagamento feita pelo responsável da escola para que os funcionários possam realizar pagamento das contas selecionadas. Usado quando um funcionário necessita de autorização do gerente do contas a pagar para realizar o pagamento da conta. 2. Acesse o contexto Contas a pagar. 3. Clique no botão relatórios presente na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 4. Selecione o relatório Autorização de Pagamento.
10.5. Recibo Figura 10 Relatório de Gastos por centro de custo Comprovante de pagamento do título selecionado. Impresso, por exemplo, quando um fornecedor pessoa física (autônomo) não possui recibo próprio. Assim, podemos imprimir o recibo e pedir ao fornecedor que o assine. 2. Acesse o contexto Contas a pagar. 3. Clique no botão relatórios presente na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 4. Selecione o relatório Recibo.
Figura 11 Relatório de Gastos por centro de custo 10.6. Relatório fluxo de caixa Fluxo de caixa é um relatório que controla as receitas e despesas em um determinado período. Ao analisar o fluxo de caixa, se o saldo for negativo significa que a empresa tem gastos a mais, neste caso, o gestor terá que rever os gastos para conseguir aumentar a entrada de dinheiro. Por outro lado, um saldo positivo indica que a empresa está conseguindo pagar as suas obrigações e ter disponibilidade financeira. O fluxo de caixa é um recurso fundamental para os gestores saberem com precisão qual a situação financeira da empresa e, com base no resultado, decidir os caminhos a seguir. 1. Clique no menu relatórios presente na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta gerenciais. Novos contextos serão apresentados. 3. Clique para expandir a pasta fluxo de caixa. Os relatórios disponíveis para impressão são: - Por período; - Mensal; - Semanal; - Semestral; - Sintético.