PROCEDIMENTOS INTERNOS PROCEDIMENTO DE GESTÃO DOS PROJETOS DE INVESTIMENTOS

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1 PROCEDIMENTOS INTERNOS Data de Elaboração: 31/1/216 Código: PGP - 1 Elaborado por: Silas de Arruda Camara Gerente de Controladoria Área Responsável: Controladoria Revisado por: Gabriele G. Heilig Coord. de Auditoria Interna Revisão: - Aprovado por: Alejandro Araya Diretor Administrativo e Financeiro PROCEDIMENTO DE GESTÃO DOS PROJETOS DE INVESTIMENTOS 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Gestão dos Projetos de Investimentos tem por objetivo estabelecer as regras para a autorização, administração e controle dos investimentos em ativo fixo realizados pela Melhoramentos CMPC. 2. ESCOPO Todos os investimentos da empresa. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Ativo Fixo 4. DEFINIÇÃO Investimentos Normais: Investimentos de caráter obrigatório, indispensável e/ou recomendável, com benefício adicional em processos existentes e com benefício adicional em processos novos. Normalmente corresponde a projetos pequenos. Investimentos Especiais: Investimentos maiores, que requerem obrigatoriamente estudos e avaliação técnico-econômica. Estes investimentos podem estar incluídos no orçamento anual de investimento ou ser gerados e aprovados durante um mês determinado, mas em ambos os casos irão requerer de autorização prévia do respectivo Conselho. Tabela de Investimentos: Arquivo em Excel, disponível na rede (diretório P: / Pasta PROJ_INVESTIMENTO), onde constam os desembolsos previstos e realizados,

2 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 2 de 1 segregados por mês, por investimento e fornecedor. Este controle contempla somente os investimentos financiados pelo BNDES. 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Pressuposto Anual de Investimentos Normais e Especiais Formulário Solicitação de Aprovação para Investir (API) Anexo I Formulário de Encerramento Anexo II 6. PROCEDIMENTOS 6.1. Geração e Aprovação do Pressuposto Anual de Investimentos Uma vez por ano, de acordo com as datas que serão definidas e informadas pela Holding CPMC Tissue, o Diretor Administrativo e Financeiro, em conjunto com demais gestores, elaboram o Pressuposto Anual de Investimentos Normais e Especiais, que deve ser apresentado e aprovado à Diretoria da CMPC Tissue, através de um Conselho. Já os investimentos especiais, deverão ser apresentados de forma individual à Diretoria da CMPC Tissue Solicitação de Aprovação dos Investimentos Ao identificar a necessidade de um investimento, o colaborador ou gestor da área solicitante deve: Alinhar a demanda aos objetivos estratégicos da empresa; Indicar a pessoa designada como Administrador do Investimento, que será o responsável direto pela execução e controle do investimento; Formalizar a solicitação através do formulário Solicitação de Aprovação para Investir (API). Além disso, o Administrador do Projeto deve definir o planejamento com os interessados (solicitante, coordenador, supervisor e gerente da área) os quais devem: Entender a demanda do negócio;

3 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 3 de 1 Descrever o escopo e limitação de escopo garantindo que o escopo do projeto descreva o trabalho necessário para que os objetivos sejam alcançados; Definir o cronograma; Realizar orçamento de custo; Definir agenda de reuniões / comitês para acompanhamento e discussão de imprevistos que possam vir a surgir no decorrer do projeto; Definir interessados (stakeholders). Em seguida, as definições devem ser formalizadas em documentos (Project, arquivo Excel, world, Power point, etc.), anexadas ao formulário Solicitação de Aprovação para Investir (API) e enviadas para aprovação Aprovação dos Investimentos (API) O formulário Solicitação de Aprovação para Investir (API) deve ser aprovado de acordo com alçada abaixo: Descrição Alçada de Aprovação Aprovador Investimentos Normais Diretor Industrial Diretor Geral Diretor Industrial Investimentos Especiais Diretor Geral Diretor Industrial Holding Diretor Geral Holding É de responsabilidade da área solicitante colher as assinaturas no formulário e enviar uma cópia ao Analista Contábil responsável pelo controle patrimonial. Nos casos de Investimentos Normais, enviar posteriormente a Holding CMPC Tissue para conhecimento Administração e Controle Administrativo O Analista Contábil deve criar e controlar a abertura das ordens internas no sistema SAP, transação KO1, para cada projeto de investimento devidamente aprovado. Além disso,

4 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 4 de 1 mensalmente, deve ser feita a liquidação dos custos lançados nas ordens internas no sistema SAP, transação KO88 ou KO8G, lançando-os para a conta de Imobilizado em Andamento. Deve ser elaborado e enviado para o Controle de Gestão um reporte mensal de controle dos Projetos de Investimentos, o qual será incluso na Carpeta de Gestão Aquisições O colaborador deverá solicitar através de a aquisição de um bem ou serviço, informando os dados abaixo: Especificações do bem ou serviço; Número da API; e, Prazo máximo para a entrada do item. A Requisição de Compra deve ser emitida no sistema SAP pela equipe do projeto de investimento, e seu número deverá ser inserido no Controle de Custo e informado via ao Comprador. O comprador deve realizar as compras de acordo com o Procedimento de Compra de Bens e Serviços PCO-1, encaminhar uma cópia do Pedido de Compra à equipe de projetos por e- mail, juntamente com as informações de valor líquido da aquisição (sem impostos), número do Pedido de Compra e nome do fornecedor. Observações: Investimentos normais, transação ME51N do sistema SAP. Investimentos especiais ou investimentos que sejam apropriados com Ordem de Manutenção OM, transação IW32 do sistema SAP Gerenciamento do Projeto Os controles de investimentos arquivados na rede (diretório P: / PROJ_INVESTIMENTOS), aplicam-se somente aos projetos financiados pelo BNDES. Os demais controles mencionados neste item aplicam-se a todos os projetos de investimentos executados na Melhoramentos CMPC. Mensalmente, o Analista Contábil deve inserir as informações dos adiantamentos na Tabela de Investimentos OFICIAL BNDES e realizar uma conciliação entre as notas fiscais recebidas do departamento Fiscal com o relatório extraído do sistema SAP, no qual constam todas as entradas fiscais do mês corrente.

5 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 5 de 1 Além disso, o Analista Contábil deve extrair o relatório de ordens internas (projetos de investimentos) do sistema SAP, transação KOB1, excluir os lançamentos de estornos do relatório e demais informações que não sejam úteis para análise. Após ajustes, as informações devem ser disponibilizadas na rede (diretório P: / PROJ_INVESTIMENTOS). Mensalmente, a equipe do Projeto de Investimento deve realizar um controle gerencial das ordens de compras emitidas, com as informações das requisições de compras, pedidos de Websupply, reembolso de funcionários, etc. Em seguida, deve ser realizada uma conciliação do Controle de Custo com o relatório extraído do sistema SAP, enviado pelo Analista Contábil. Caso seja identifica alguma divergência, a mesma deverá ser tratada. Observação 1: Quando os ajustes forem realizados no sistema SAP, o Analista Contábil deverá comunicar a equipe do projeto de investimento da regularização dos lançamentos no sistema, assim como a equipe de projetos deve realizar os ajustes as planilhas individuais dos projetos, arquivadas na rede (Diretório: P / Pasta: PROJ_INVESTIMENTO). Observação 2: Para os projetos em que seu custo irá ultrapassar o valor definido no orçamento inicial do projeto, deve-se fazer uma API complementar com o saldo da diferença, e enviar para aprovação da mesma alçada da API inicial. Observação 3: Para os projetos que ultrapassarem até 5% do valor aprovado, não é necessário fazer uma API complementar. O Chefe do Fiscal a cada entrada de nota fiscal, referente as aquisições dos projetos de investimentos, deverá: Arquivar uma cópia da nota fiscal, segregando por API; Enviar uma cópia das notas fiscais ingressadas no mês ao Analista Contábil; Inserir mensalmente as informações das notas fiscais (data de emissão e valor), e os valores de impostos, nas planilhas individuais dos projetos, arquivada na rede (Diretório: P / Pasta: PROJ_INVESTIMENTO). Mensalmente, o Coordenador Financeiro de Tesouraria deverá inserir as informações de pagamentos (valor e data) nas planilhas individuais dos projetos, arquivada na rede (Diretório: P / Pasta: PROJ_INVESTIMENTO). Após os lançamentos de todas as informações nas planilhas dos projetos, a equipe do projeto de investimento, mensalmente, deverá transcrever as informações das planilhas individuais dos

6 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 6 de 1 projetos, arquivadas na rede, para os arquivos Tabela de Investimentos OFICIAL BNDES guia Investimentos, e atualizar as projeções, de acordo com o realizado e com as alterações de orçamentos. Além disso, trimestralmente, a equipe do projeto de investimento deve compilar as informações da guia Investimentos, para as guias Quadro de Usos e Fontes. O Administrador do Projeto deve monitorar todas as atividades desempenhadas pela equipe do projeto de investimento, bem como acompanhar o andamento físico e financeiro dos projetos de investimentos sob sua responsabilidade, atentando-se sempre para o orçamento realizado e previsto registrado na ordem de investimento do sistema SAP. Uma vez que o projeto de investimento seja finalizado, o Administrador do Projeto deve informar ao Analista Contábil através do Formulário de Encerramento (Anexo 3), assinado pela gerência responsável Concessão de Adiantamentos No caso do fornecedor ou prestador necessitar de recursos antecipados, esta obrigação deverá estar definida em cláusula contratual especifica e seu valor não deve ultrapassar 3% do valor do contrato Fornecedores O comprador deve exigir dos fornecedores nacionais e internacionais fiança bancária para os adiantamentos superiores a USD 1. (valor total do contrato). Em seguida, a fiança bancária (documento original) deve ser enviada ao Coordenador Financeiro de Tesouraria. 7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.1. Diretor Administrativo e Financeiro Elaborar o Pressuposto Anual de Investimentos Normais e Especiais Departamento Solicitante Alinhar a demanda aos objetivos estratégicos da empresa, indicar a pessoa designada como Administrador do Investimento, controlar o investimento, formalizar a solicitação através do formulário Solicitação de Aprovação para Investimento (API).

7 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 7 de Administrador do Projeto Definir o planejamento e formalizar as definições em formulário Solicitação de Aprovação para Investimento (API) e enviar para aprovação. 7.4 Analista Contábil Criar (dados mestres) e controlar a abertura das ordens internas no sistema SAP, elaborar e enviar um reporte mensal de controle dos Projetos de Investimentos ao Supervisor da Controladoria, o qual será incluso na Carpeta de Gestão. 8. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 2 anos ou caso haja alguma alteração no processo.

8 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 8 de 1 ANEXO I SOLICITAÇÃO DE APROVAÇÃO PARA INVESTIR (API) SOLICITUD DE APROBACION PARA INVERTIR (API) EMPRESA : Melhoramentos Papeis Ltda. API N : 53 CODIGO SAP EMPRESA : 53 ESTABLECIMIENTO / PLANTA : FECHA DE EMISION NOMBRE DE LA OBRA SUSTITUCIÓ N DE EQ UIPO S DAÑADO S PO R INUNDACIÓN EN CAIEIRAS MONTO AUTORIZADO : PRESUPUESTADO : x Nuevo Complemento CATEGORIA DE LA INVERSIÓN Indispensable Obligatorio Con utilidad, proceso nuevo Con utilidad, proceso existente N Complemento Clase de Activo X INVERSION NORMAL INVERSION ESPECIAL Centro y emplazamiento COMENTARIOS: Item de Presupuesto Año Item ADMINISTRADOR DE LA API ALEXANDRE YAMASHITA RESPONSABLE DE LA API Centro de Costo ALEXANDRE YAMASHITA DESCRIPCIÓN DE LA OBRA: S US TITUCIÓN DE EQUIP OS DAÑADOS P OR INUNDACIÓN EN CAIEIRAS Fecha estimada Mes Año Fecha estimada Mes Año Fecha estimada Mes Año Inicio Obra: Término Obra: para Seguros Costo de la Inversión Capitalizable Ppto. de la Inversión Capitalizable Gastos generados por la Inversión Ppto. Gastos generados por la API Total Autorización para Invertir Total Presupuesto autorizado RAZONES QUE JUSTIFICAN LA INVERSION Y BENEFICIOS ESPERADOS : RO BO S EQUIPOS TO TAL EQUIPAMIENTOS DAÑADOS PELA INUNDACIÓN, PERO QUE FUERON REEMPLAZADOS PELO SEGURO ANALISIS ECONOMICO: Tasa de Actualización : % Valor Presente Neto TIR % Vida Util Considerada : Años API Originada por: Fecha API Aprobada por: Fecha Simon de Mello Sampedro Director Operaciones Melhoramentos CMPC FIRMA Pedro Urrechaga 31/1/216 Director Geral 31/1/216 Melhoramentos CMPC FIRMA Carlos Hirigoyen Gerente Desarrollo Industrial Holding FIRMA Gonzalo Darraidou Gerente General Holding FIRMA

9 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 9 de 1 ANEXO I SOLICITAÇÃO DE APROVAÇÃO PARA INVESTIR (API) ENERO ABRIL JULIO OCTUBRE FEBRERO MAYO AGOSTO NOVIEMBRE MARZO JUNIO SEPTIEMBRE DICIEMBRE TOTAL INVERSIÓN EJERCICIO PRESENTE TOTAL INVERSIÓN EJERCICIOS FUTUROS TOTAL INVERSION INGENIERIA ADQUISICIONES OBRAS MECANICAS OBRAS CIVIS INSTRUMENTACION OTROS DETALLE ITEMS DETALLE DE LOS ITEMS CONSIDERADOS EN EL COSTO DE LA OBRA C O S T O E S T I M A D O D E L A O B R A MANO DE OBRA COSTO TOTAL DE LA INVERSION GASTOS MATERIALES Y OTROS F I N A N C I A M I E N T O D E L A I N V E R S I O N TOTAL COSTO PROGRAMA ESTIMATIVO DE DESEMBOLSOS PARA EL PRESENTE EJERCICO Y EJERCICIOS FUTUROS EROGACIONES CAPITALIZABLES

10 Identificação: PGP - 1 Rev. - Acesso livre Página 1 de 1 ANEXO II FORMULÁRIO DE ENCERRAMENTO