Gestão de Resultados Financeiros Grupo Lagoa. Sistemática de acompanhamento

Transcrição

1 Gestão de Resultados Financeiros Grupo Lagoa Sistemática de acompanhamento

2 Metodologia de Acompanhamento O PDCA é a base da Sistemática de Acompanhamento. PADRONIZAÇÃO 8 1 IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA 2 ANÁLISE DE FENÔMENO ANÁLISE DE DESVIOS E IMPLANTAÇÃO DE AÇÕES CORRETIVAS 7 ACT PLAN 3 ANÁLISE DE PROCESSO 4 PLANOS DE AÇÃO CHECK DO VALIDAÇÃO DOS RESULTADOS E DAS AÇÕES 6 5 EXECUÇÃO DOS PLANOS

3 Plano de Ação O Status do Plano de Ação de cada indicador ou grupo de metas será acompanhado sistematicamente.

4 Plano de Ação O Status do Plano de Ação de cada indicador ou grupo de metas será acompanhado sistematicamente. O novo modelo de plano de ação será disponibilizado para todos os gestores Os gestores devem transcrever as ações para o novo modelo Os gestores devem atualizar o plano de ação e incluir novas ações

5 Plano de Ação Os resultados alcançados são reflexos das ações propostas no Plano de Ação. Por isso deve-se avaliar:

6 Verificação de resultados

7 Verificação de resultados Quando analisar? O que analisar? Como analisar? Comercial e produtos: Quando o resultado acumulado de algum segmento ou negócio estiver abaixo da meta de faturamento Comercial e produtos: Quando o resultado da margem de contribuição de algum segmento ou negócio estiver 2% abaixo do resultado do mês anterior Todos: Quando a o resultado de alguma conta de despesa estiver 3% acima do resultado do mês anterior, e a diferença for menor que R$100,00

8 Verificação de resultados Quando analisar? O que analisar? Como analisar? Comercial: identificar as regiões, os produtos, os clientes, os vendedores, os canais, e as marcas com maior desvio em relação a meta; Produtos: identificar os produtos e as marcas com maior desvio em relação a meta; Unidades e corporativos: identificar as contas e centro de custos com maior desvio em relação a meta, bem como os lançamentos e o fator gerador das despesas

9 Verificação de resultados Quando analisar? O que analisar? Como analisar? Identificado o desvio Existe Plano de Ação? Sim O plano está sendo executado? Sim Não Não Elaborar Plano de Ação Elaborar Relatório de acompanhamento Rever ações do plano e elaborar Relatório FIM

10 Verificação de resultados Quando analisar? O que analisar? Como analisar? 1. As informações de resultado utilizadas para as apresentações deverão ser retiradas do painel gerencial. Para as análises de fenômeno poderão ser utilizados relatórios do Protheus ou informações de outras fontes. 2. Reunir equipe com conhecimento sobre o problema, analisar os dados e identificar as causas dos desvios; 3. Propor medidas corretivas para bloquear as causas e reverter os desvios; 4. Preencher Relatório de acompanhamento(o Relatório não deve ser utilizado para justificativas e sim para identificar as causas dos desvios e registrar as ações corretivas propostas).

11 Verificação de resultados O Relatório segue a metodologia PDCA. 1.PLANEJADO 2.EXECUTADO 3.RESULTADOS 4.PONTOS PROBLEMÁTICOS São inseridas as São apresentadas São apresentados São inseridos os ações planejadas as ações quantitativamente os pontos que impediram para alcance da executadas resultados obtidos o alcance do meta resultado 5.PROPOSIÇÃO DE AÇÕES São propostas contramedidas sobre os pontos que impediram o alcance do resultado

12 Relatório de acompanhamento Análise de resultado e Implantação de Ações Corretivas PASSADO PASSADO PRESENTE PASSADO FUTURO

13 Sistemática de acompanhamento Relatório de reclassificações Conta COMUNICAÇÃO DE DADOS / INTERNET PROPAGANDA E PUBLICIDADE PERDAS EM OPERACOES FINANCEIRAS Tipo da revisão Solicitante Responsável Reclassificação Acatado Tratamento (o que foi feito ou porque não foi acatado) Data de Solicitação Data da Resolução Real XX XX (1.247) desvio acumulado jan/fev 15 no CC Motos Novas Sim Revisão de orçamento 19/03/2015 Em análise Real XX XX Real XX XX VALE TRANSPORTE Real XX XX BENS NÃO IMOBILIZADOS Real XX XX nf. N 396 emitida contra a Honda referente ao reembolso de despesas com propaganda não foi lançada como crédito na conta As duas parcelas finais da perda da FAST MOTOS em Sul de Minas não foram orçadas. Gentileza considerar a inclusão nos meses de janeiro e fevereiro de 2015 Houve um desvio de R$ 951,00 nesta conta no mês de fevereiro em BH onde nesta unidade tenho somente dois colaboradores que pegam vale transporte e a soma deles é R$ 261,00 Houve um desvio de R$ 397,00 nesta conta no mês de fevereiro na unidade de Betim / pós venda referente a compra te uma tv no valor de rateio para este setor de R$ 417,00 porem esta TV foi comprada devido a outra ter sido roubada e a franquia do seguro não cobriu e como este valor não foi planejado e não dependia de nós para controle, solicito a retirada do lançamento. Lançamento não identificado no dia 28/02 de 950,00 na loja de BH. Não Foi emitida NF de comissão para o reembolso desta despesa. O crédito da Montadora foi para a baixa desta NF. A nível de EBTIDA a despesa é nula. Status 19/03/ /03/2015 Concluída Sim Revisão de orçamento 23/03/ /5/2015 Atrasada Sim Não Solicitação de averiguação feita também por telefone a Amanda. Vamos ter que verificar com a controladoria, pois, foi feito um lançamento errado no sistema. Esse valor na verdade é referente a uma indenização trabalhista Registrado. Valor enviado á consultoria para avaliação da meta 24/03/2014 Concluída 24/03/ /3/2014 Em andamento Em VALE TRANSPORTE Real XX XX Não Identificar e dar tratamento 24/03/ /03/2014 andamento VIAGENS E Em Real XX XX Lçto referente a Assohonda no dia 19/ ,62 Sim Lancto acertado 24/ / REPRESENTAÇÕES andamento Solicitar reembolso da Stone VIAGENS E Em Real XX XX Hospedagem Geninho GV - 07/02-167,00 Sim Vou descontar no pró-labore dos sócios na REPRESENTAÇÕES andamento próxima folha. GASTOS DIVERSOS COM EMPREGADOS Real Amanda Gustavo Ribeiro Relatório de Reclassificação No painel consta despesa de 609,00 na conta em Sul de Minas, entretanto, o razão encontra-se zerado. Sim Excluir no EIS Excluir no EIS - Não localizado, fav or printar a tela e nos encaminhar Concluída

14 Sistemática de acompanhamento As reuniões de acompanhamento ocorrerão em diferentes níveis, a partir dos resultados desdobrados, consolidando os planos de ação até o nível estratégico. NIVEL DA REUNIÃO F L U X O Comitê Estratégico I (Semestral) D O A C O M P A N H A M E N T O Gestor de Produto + Equipe Diretor + Gestores de Produto + Gestores Comerciais Diretor + Gestores de Produto + Gestor Comercial Gestor Comercial + Supervisores Gestor desens. organ + Gestores Coorporativos Gestor desens. organ. + Gestor de unidade Gestor de Unidade + Equipe Gestor desens. organ. + Gestores de Unidade Gestor desens. organ. + Gestor Corporativo Gestor Coorporativo + Equipe II III IV (Trimestral) (Mensal) (Individual) (Mensal)

15 Sistemática de acompanhamento As reuniões de acompanhamento ocorrerão em diferentes níveis, a partir dos resultados desdobrados, consolidando os planos de ação até o nível estratégico. F L U X O D O A C O M P A N H A M E N T O Estratégico N 1 SEMESTRAL Estratégico N 2 TRIMESTRAL Tático N 3 MENSAL Operacional N 4 MENSAL Objetivos Validar planos de ação Deliberações e direcionamentos estratégicos Divulgação de boas práticas Validar planos de ação Deliberações e direcionamentos Verificar execução das ações Analisar resultados da unidade gerencial Atualização dos Planos de Ação Propor contramedidas Diretores Gerentes Diretores Gerentes Participantes Nesta reunião os resultados serão apresentados à todos gestores, devem ser destacados os aspectos Diretor mais Alinhamento estratégico relevantes, Gerentes Agenda positiva tais como: os desvios mais significativos, as Supervisores causas identificadas que mais contribuíram para os desvios e as principais ações elaboradas. Nesta reunião de acompanhamento são realizadas entre os Diretores e suas equipes. Gestores irão apresentar os resultados de suas áreas, o status dos planos de ação e os Relatórios de acompanhamento Nesta reunião cada equipe analisa os Gerentes desvios da área, estratifica o problema, identifica as causas Supervisores fundamentais e Equipe elabora contramedidas para a recuperação dos resultados.

16 Calendário A partir da divulgação dos resultados mensais, o fluxo de acompanhamento deve ser executado dentro dos prazos definidos para garantir a qualidade e agilidade na validação dos planos de ação. FLUXO DO ACOMPANHAMENTO Atividades / Reuniões D (10º dia útil) D +3 D + 7 D + 9 D Disponibilização dos Resultados pela Contabilidade Mensal 2 Geração da base de dados e atualização dos painéis gerenciais pelo TI Mensal 3 Reuniões N4 Analisar resultados e elaborar relatórios de acompanhamento Mensal 4 5 Reuniões N3 - Validar planos de ação, deliberar e direcionar Reuniões N2 - Validar planos de ação, deliberar e direcionar Mensal Trimestral 6 Reuniões N1 - Validar planos de ação deliberar e direcionar Semestral

17 Calendário A fim de que os participantes possam se programar com antecedência, será definido o calendário conforme exemplo abaixo para a realização das reuniões de acompanhamento.

18 Calendário FLUXO DE ACOMPANHAMENTO DO ORÇAMENTO DE GASTOS CONTABILIDADE TI GESTORES DIRETORES PRAZO RESULTADO DIVULGADOS 10º DIA ÚTIL BASES TRATADAS E PAINEIS ATUALIZADOS REUNIÃO N4 (Atualizar o plano) 13º DIA ÚTIL Ocorrência de anomalia? Sim RELATÓRIOS ELABORADOS Não 17º DIA ÚTIL REUNIÃO N3 / N2 19º DIA ÚTIL REUNIÃO N1 20º DIA ÚTIL

19 Realização de Reuniões N4 Nesta reunião são discutidos os desvios e as contramedidas. COMO RESPONSÁVEL DURAÇÃO Atualização do plano de ação Gestor 15 min Apresentação do resultados da unidade gerencial acumulados e mensais Gestor 30 min Analises do resultados Gestor + equipe 45 min Brainstorm Gestor + equipe 45 min Preencher relatório Gestor 15 min TOTAL: 2h30m

20 Realização de Reuniões N3 As reuniões de acompanhamento não existem para verificar resultados, mas para validar as causas identificadas e os planos de ação corretivos propostos! O QUE COMO RESPONSÁVEL DURAÇÃO Abertura Apresentação de fatos relevantes e considerações gerais. Diretor 5 min Pendências da reunião anterior (ata) Facilitador 10 min Apresentação do resultados acumulados e mensais por segmento de negocio e unidade Facilitador 10 min Apresentação dos planos Apresentação das analises e relatório de acompanhamento Gestor Comercial 60 min Apresentação status planos corporativos Gestores de produto 20 min Encerramento Validação da ata de reunião e Revisão da agenda (datas próximo ciclo) Facilitador 10 min Mensagem de encerramento Diretor 5 min TOTAL: 2h

21 Realização de Reuniões N2 As reuniões de acompanhamento não existem para verificar resultados, mas para validar as causas identificadas e os planos de ação corretivos propostos! O QUE COMO RESPONSÁVEL DURAÇÃO Abertura Apresentação de fatos relevantes e considerações gerais. Diretor 10 min Apresentação do resultados acumulados e mensais por segmento de negocio e unidade Facilitador 30 min Apresentação das analises e relatório de acompanhamento Gestor Comercial 60 min Apresentação dos planos Apresentação das analises e relatório de acompanhamento Gestor Comercial 60 min Apresentação status planos corporativos Apresentação status planos corporativos Gestores de produto Gestores de produto 30 min 30 min Desempenho Apresentação dos indicadores de desempenho Gestores 360 min Encerramento Validação da ata de reunião e Revisão da agenda (datas próximo ciclo) Facilitador 10 min Mensagem de encerramento Diretor 10 min TOTAL: 8h Nota: As reuniões de N2 serão divididas entre Bike e Moto

22 Realização de Reuniões N1 Nas reuniões de Nível I os resultados serão apresentados ao corpo gerencial. Devem ser destacados os aspectos mais relevantes, tais como: os desvios mais significativos, as causas identificadas que mais contribuíram para os desvios e as principais ações elaboradas. O QUE COMO RESPONSÁVEL DURAÇÃO Abertura Apresentação de fatos relevantes e considerações gerais. Diretor 20 min Apresentação do resultados acumulados e mensais por segmento de negocio e unidade Facilitador 60 min Apresentação das analises e relatório de acompanhamento Gestor Comercial 30 min (por gestor) Apresentação dos planos Apresentação das analises e relatório de acompanhamento Gestor de unidade 20 min (por gestor) Apresentação das analises e relatório de acompanhamento Gestor corporativo 20 min (por gestor) Apresentação status planos corporativos Gestores de produto 20 min (por gestor) Encerramento Mensagem de encerramento Diretor 20 min TOTAL: 8h

23 Atribuições dos Gestores Comerciais São atribuições dos Gestores Comerciais no processo de acompanhamento de resultados: Promover a reunião mensal nível 4; Atualizar seu plano de ação; Analisar os desvios de sua Entidade, estratificando-os; Identificar as causas fundamentais das anomalias; Propor contramedidas; Apresentar seu resultado nas reuniões táticas e estratégicas (análises de desvios, causas e contramedidas). Implementar as ações planejadas nos prazos definidos; Implementar as boas práticas apontadas pelos Gestores de Produtos.

24 Atribuições dos Gestores de Produto São atribuições dos Gestores de Produto no processo de acompanhamento de resultados: Promover a reunião mensal nível 4; Atualizar o plano de ação corporativo; Auxiliar os Gestores Comerciais na análise dos resultados e na realização das reuniões táticas e estratégicas; Analisar as anomalias e desvios do seu Produto, estratificando os mesmos; Propor contramedidas corporativas; Identificar e divulgar as boas práticas em toda a empresa. Apresentar o status de seu plano corporativo nas reuniões táticas e estratégicas.