PROCEDIMENTOS INTERNOS PROCEDIMENTO DE VENDAS DIVISÃO CONSUMO VERBAS COMERCIAIS

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1 Código: PVC-01 PROCEDIMENTOS INTERNOS Área Responsável: Comercial Consumo Data Elaboração: 22/01/2013 Revisão: 30/11/ R03 Elaborado por: Renata Rodrigues Supervisora Adm. Vendas Revisado por: Gabriele G. Heilig Coord. de Auditoria Interna Aprovado por: Alejandro Araya Diretor Administrativo e Financeiro PROCEDIMENTO DE VENDAS DIVISÃO CONSUMO VERBAS COMERCIAIS 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Vendas Divisão Consumo Verbas Comerciais tem por objetivo definir o critério de utilização de verba por regional. 2. ESCOPO Vendas Consumo. 3. DEFINIÇÃO Verba Comercial é um investimento efetuado no cliente através de remuneração ou bonificação, visando ações de vendas, como tabloide, ponto-extra, cadastro de itens novos, crescimento de volumes e etc. O objetivo das verbas é ser um investimento para gerar venda e rentabilidade; devendo ser atrelada a uma venda com rentabilidade em seu plano de ação. 4. CAMPO DE APLICAÇÃO Área de Administração de Vendas Representantes de Vendas Vendedores Área Comercial 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Proposta de verba comercial (Anexo I)

2 Identificação: PVC-01 Rev.02 Acesso livre Página 2 de 6 6. PROCEDIMENTOS 6.1. Verbas Comerciais As verbas de cada regional devem estar com os devidos comprovantes, conforme estabelecido pela área de Administração de Vendas. Não será aceita nenhuma verba adicional, além das inclusas no portal e aprovadas pelos respectivos gerentes Verbas Mensais Disponíveis Cada regional terá um valor de verba mensal estabelecido pelo Diretor Comercial, que ficará enquadrada com o orçamento da companhia. A verba só poderá ser gasta proporcionalmente ao faturamento, ou seja, se a regional fechar somente 90% do objetivo financeiro só poderá gastar 90% da verba disponível para o mês e, quando houver venda no mês corrente do cliente em questão, ou seja, a verba só poderá ser aprovada mediante a colocação de pedido. O valor máximo de verba que poderá ser lançado no controle de Administração de Vendas é o limite do faturado 100% da regional. Não serão liberados limites adicionais. Os valores citados acima se referem a verbas pontuais, na qual deverão ser controladas juntamente com as verbas de contrato para que não ultrapasse o orçamento de gasto em cliente aprovado anualmente, que compõe a somatória desses dois valores Envio de Proposta Comercial De acordo com cada negociação, a Proposta de Verba Comercial deverá ser preenchida via portal de pedidos e enviada ao SAP após aprovação do Gerente Regional para que seja constituída a provisão do pagamento antes do comprometimento com o cliente para as aprovações internas. As propostas de verbas são cadastradas no sistema SAP (transação VA01 - pedido ZVEP) por meio de uma interface e devem possuir declaração (carta de anuência válida por 6 meses), se houve de fato o faturamento (pedido de compra de produtos) e se o valor está dentro do orçamento da regional. Estando tudo correto, a verba é faturada (transação VF01) e compensada pelo Contas a Receber. O formulário Proposta de Verba Comercial deverá ser preenchido e assinado via portal de vendas pelo Vendedor / Representante, Supervisor (quando houver), Gerente Regional e/ou Gerente de Trade (quando se tratar de verba de trade marketing). Caso a verba seja autorizada, irá gerar uma numeração (código) de verba e será enviada automaticamente ao SAP para programação de pagamento.

3 Identificação: PVC-01 Rev.02 Acesso livre Página 3 de 6 Quando a regional atingir o valor de verba orçada no mês, ficará impossibilitada de incluir novas verbas. Nenhuma verba deverá ser abatida na área Financeira sem os devidos lançamentos / provisionamentos realizados pela área de Administração de Vendas Prazo de Pagamento O pagamento das verbas deverá ser realizado após 15 dias corridos do faturamento da mesma, com pagamentos fixos às quartas-feiras Penalidades Vendedor Os vendedores que realizarem negociações de verbas sem o consentimento do Gerente Regional e da área de Administração de Vendas, sofrerão advertência verbal. Caso haja recorrência, serão aplicadas medidas disciplinares Representante Os representantes não poderão negociar verbas em nome da Melhoramentos Papéis. 6.2 Bonificações Para bonificação, deve ser preenchido pelo vendedor o formulário "Proposta Comercial", que deve ser aprovado pelo Gerente de Vendas / Trade. As bonificações são incluídas direto no sistema SAP pelo Analista de Adm. de Vendas da Regional de acordo com o formulário aprovado e no limite de 10% do faturamento do cliente no mês. 7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.1. Vendedor Efetuar a negociação da verba com o cliente e preencher o formulário Proposta de Verba Comercial Diretor Comercial Assinar o Borderô contendo o resumo das verbas gastas no mês por cliente e valor por regional, justificar qualquer desvio de orçamento acima de R$ 100 mil juntamente com um plano de recuperação

4 Identificação: PVC-01 Rev.02 Acesso livre Página 4 de 6 para o mês posterior, ao Diretor Administrativo e Financeiro. Abaixo disso, deverá ser apresentada justificativa no Relatório de Verbas, que deverá ser recebido pelo Diretor de Administração e Finanças Gerente Regional Controlar e administrar as verbas concedidas pela sua equipe durante o mês vigente. As verbas concedidas sem seu consentimento deverão ser abatidas do seu orçamento no mês subsequente Administração de Vendas Elaborar e reportar ao Gerente Financeiro, Diretor Comercial e Diretor Administrativo e Financeiro o Relatório de Acompanhamento de Verbas Auditoria Interna Auditar o Relatório de Verbas periodicamente, realizando testes aleatórios. 8. LEGENDA KA I Key Account I Regional responsável pelos clientes Dia% Brasil, Carrefour e Canal Farma. KAII Key Account II Regional responsável pelos clientes Wal Mart e CBD. N/NE Regional responsável pela área de vendas de toda região Norte e Nordeste. ES/MG/CO Regional responsável pela área de vendas dos estados de Minas Gerais, Espirito Santo e Centro Oeste. RJ Regional responsável pela área de vendas dos estados do Rio de Janeiro. SPC Regional responsável pela área de vendas de São Paulo - Capital. SPI Regional responsável pela área de vendas de São Paulo - Interior. SUL Regional responsável pelas vendas dos Estados do Paraná, Rio Grande do Sul e Santa Catarina. 9. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo. (Anexo I).

5 Identificação: PVC-01 Rev.02 Acesso livre Página 5 de 6 ANEXO I PROPOSTA DE VERBA COMERCIAL

6 Identificação: PVC-01 Rev.02 Acesso livre Página 6 de 6 ANEXO I PROPOSTA DE VERBA COMERCIAL