IT.CO.01 Processo_Comercial

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1 IT.CO.01 Processo_Comercial Elaboração: João Daniel de Freitas Neto/Supervisor Comercial Aprovação: Josana Teruchkin/Diretora Executiva Ass.: Ass.: Data edição: 20/07/2001 Revisado em: 25/08/2013 Revisão: 21

2 Índice 1 COMERCIAL COMERCIAL Elementos do processo Necessidade de vendas Prospecção de clientes Identificar necessidade dos clientes Estudo de viabilidade Empresa consegue atender? Declínio da prospecção Cotação Proposta Proposta aceita? Reavaliar valores? Proposta recusada pelo cliente Alinhar com operacional Cadastro cliente Contrato Cliente/rota adicionado... Erro! Indicador não definido. 28/08/2014 2

3 Índice de figuras Figura 1 - Processo Comercial... 4 Figura 2 - Cadastro pessoa jurídica Figura 3 - Identificação Figura 4 - Endereço Figura 5 - Dados de modalidade Figura 7- Dados gerais e dados de origem/destino Figura 6 - Tabela de frete Figura 8 - Roteirizador Figura 9 - Grupo negociador Figura 10 - Dados gerais Figura 11 - Usuários Figura 12 - Confirmação usuários Figura 13 - Tipo de serviço Figura 14 - Descrição Figura 15 - Tabela de frete Figura 16 - Assistente de configuração tabela de frete Figura 17 - Seleção grupo negociador Figura 18 - Preenchimento dados Figura 19 - Dados tabela de frete Figura 20 - Dados de vigência Figura 21 - Confirmação vigência Figura 22 - Avançar Figura 23 - Classificações da Natureza Figura 24 - Tipo de veículo Figura 25 - Seleção de rota Figura 26 - Avançar Figura 27 - Dados variáveis Figura 28 - Finalização Figura 29 - Tabela de frete gerada Figura 30 - Tabela de frete aprovada /08/2014 3

4 1 C O M E R C I A L Figura 1 - Processo Comercial 28/08/2014 4

5 1. 1 C O M E R C I A L ELEMENTOS DO PROCESSO Necessidade de vendas Necessidade da empresa em conquistar mais clientes e consequentemente aumentar seu faturamento Prospecção de clientes O Processo de Venda de Serviços da Transportadora Sulista ocorre basicamente de duas maneiras: a) Empresa identifica o cliente; b) Cliente contata a empresa; Identificar necessidade dos clientes O responsável pela venda identifica a necessidade de transporte do cliente através de contato telefônico, ou visita ao mesmo para o correto entendimento do serviço requerido (detalhamento da operação), assim como busca das informações que a empresa necessitará para elaboração do custo do transporte Estudo de viabilidade Estando a Sulista em condições de atender ao serviço solicitado pelo cliente e identificada a forma de operacionalização do mesmo elabora-se a Planilha de Formação de Preço. Obs.: Para casos de cargas otimizadas em frota atual, não há necessidade da mesma. Obs.: No Caso de transporte de produtos perigosos levar em consideração se há necessidade de licença de transporte, que varia de estado para estado, de adequação dos frotas ou de atendimento a requisitos legais aplicáveis, gerando custo que deve compor o frete que será cotado para o cliente. 28/08/2014 5

6 A Planilha de Formação de Preço deve conter um cabeçalho padrão com campos destinados à identificação do cliente, linha, data e aprovação, conforme apresentado abaixo: ( A ) ( B ) ( C ) ( D ) ( F ) Onde: A- Nome do documento: Planilha de Formação de Preço B- Cliente C- Linha D- Data E- Investimento (S/N) Empresa consegue atender? Sim Não Parâmetros para aprovação Fretes Extras e Fretes SPOT A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros: Margem de frete com terceiro mínimo 30%. Margem de frete com Agregado mínimo 30%. Margem de frete com Frota mínimo de 30% para frete Rodoviário e 40% para frete urbano. 28/08/2014 6

7 Fretes Regulares (Sem necessidade de investimento) A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros: Margem de frete com terceiro mínimo 30% Margem de frete com Agregado mínimo 25% Margem de frete com Frota mínimo de 30% para frete Rodoviário e 40% para frete urbano. Demais casos deve ter aprovação da Diretoria Executiva Fretes Regulares (com investimento) A provação deverá ser feita pela Diretoria Executiva Declínio da prospecção Necessidade do cliente fora do escopo da empresa Cotação Identificada à necessidade de transporte, prepara-se a Proposta Comercial que será enviada ao cliente com informações referentes ao preço do serviço e informação detalhada da operação; O responsável pela venda deverá fazer um acompanhamento da proposta junto ao cliente, para acompanhar a evolução do negócio e/ou adaptações na proposta inicial.. 28/08/2014 7

8 Proposta A proposta final deverá apresentar o número da respectiva revisão, ratificada pela planilha de formação de preço anexa. Obs.: Em relação ao seguro de carga, o mesmo não compõe o custo do frete, é incluso na proposta o valor que será cobrado dos clientes. Esse valor é um % sobre o valor de mercadoria embarcada. O Cliente pode ainda optar por contratar o seguro por conta própria, porém o mesmo deve emitir a apólice de seguro em nome da Sulista, isentando a Transportadora de qualquer responsabilidade sobre danos ou roubo que possa ocorrer durante a operação de Transporte. Codificação das Propostas O Departamento Comercial é responsável pela emissão de propostas. A codificação das propostas é estabelecida para o correto controle e rastreamento das mesmas. Segue abaixo os critérios para utilização e composição dos códigos: CO O N D E : CO DEPARTAMENTO COMERCIAL 00 0 NÚMERO SEQÜENCIAL 001, 002, ANO DE REFERÊNCIA , Havendo revisão da proposta, por qualquer motivo, será acrescida à codificação letras conforme abaixo: A primeira revisão B segunda revisão e assim sucessivamente. Obs.: O controle das propostas comerciais é realizado através da Planilha Controle de números de propostas. Obs.: Em casos de clientes que exijam cotações em formulários próprios, é utilizado a proposta do cliente. 28/08/2014 8

9 Proposta aceita? Uma vez que tenhamos uma definição por parte do cliente o negócio pode tomar dois caminhos: - Aceitação da proposta por parte do cliente; - Não aceitação da proposta por parte do cliente; Reavaliar valores? Sim Não Proposta recusada pelo cliente Nos casos em que o cliente não tenha interesse em discutir nenhum ítem da cotação Alinhar com operacional Verificado com operacional melhor maneira para atender o cliente Cadastro cliente Após aceite do cliente o Depto. Comercial envia as informações pertinentes ao novo contrato para o Atendimento ao cliente que lança no Sistema Kmm, sendo assim todas as áreas envolvidas no processo terão acesso aos dados. Obs.: A área comercial deve permanecer em contato com o cliente, buscando a melhoria contínua do serviço prestado. Havendo alteração das condições contratuais, as mesmas serão alteradas também no Sistema. Para novos clientes o usuário deve seguir os seguintes passos para realizar o cadastro: 28/08/2014 9

10 O caminho para cadastrar novos clientes é: informações corporativas/cadastro de pessoas/pessoa jurídica Figura 2 - Cadastro pessoa jurídica Na tela cadastro de pessoa jurídica o usuário deverá clicar em incluir e preencher os dados gerais e dados das abas 1. Identificação, 2. Endereço e 6. Modalidade. Após todos os dados preenchidos clicar em confirmar. Nos dados gerais o usuário deverá preencher os seguintes campos: - CNPJ (clicar no ícone da Receita Federal) - Razão Social - Nome fantasia - CNAE - Insc. Estadual (pode ser verificada pela nota fiscal ou clicar no ícone Sintegra) Na aba 1. Identificação o usuário deverá preencher os dados: - Atividade fiscal = será sempre Contribuição indústria - Regime tributário = será sempre normal - Tributação = será sempre lucro real 28/08/

11 Figura 3 - Identificação 28/08/

12 Na aba 2. Endereço preencher: - Se possuir o CEP, digitar automaticamente o sistema irá buscar o endereço. Neste caso o usuário deverá completar com número e complemento. - Ref. Geográf. Figura 4 - Endereço 28/08/

13 Na aba 6. Modalidade preencher: - Modalidade = sempre cliente - Situação = sempre ativo Figura 5 - Dados de modalidade Ao clicar em Confirmar, aparecerá a mensagem: Registro cadastrado com sucesso. Depois da confirmação do cadastro do cliente, o usuário cadastrará a tabela de frete. 28/08/

14 O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão logística/ Rotas/Cadastro de rotas. Figura 6 - Tabela de frete Na tela cadastro de rotas dados gerais e Aba 1. Origem/Destino, clicar em incluir e após preencher o campos: - Abreviatura - Descrição - Consolidado (Sim) - Município origem - Município destino Figura 7- Dados gerais e dados de origem/destino 28/08/

15 Na Aba 6. Roteirizador, aguardar aparecer automaticamente o KM e clicar em confirmar. A rota estará cadastrada. Figura 8 - Roteirizador Depois da rota cadastrada, é preciso cadastrar o Grupo Negociador. O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão comercial/configurações/grupo negociador. Figura 9 - Grupo negociador 28/08/

16 Na tela Grupo Negociador- dados gerais preencher: - Descrição = nome do cliente Na Aba1. Pessoas vinculadas a este grupo, clicar em incluir e digite os clientes que farão parte desse Grupo. Figura 10 - Dados gerais 28/08/

17 Na Aba2. Usuário, clicar em incluir para liberar todos os usuários do comercial aptos a efetuar alterações nesse Grupo Negociador. Depois dos usuários selecionados, modificar tipo de permissão para total e clicar em e após confirmar e o grupo negociador estará cadastrado. Figura 11 - Usuários 28/08/

18 Figura 12 - Confirmação usuários Depois de criar Grupo Negociador, cadastrar tipo de serviço. O caminho é: Transporte&logística/Gestão comercial/configurações/tipo de serviço. Figura 13 - Tipo de serviço Clica em incluir preenche a descrição e clica em Confirmar. 28/08/

19 Figura 14 - Descrição Após tipo de serviço incluso, cria-se a tabela de frete. O caminho para incluir a tabela de frete é: Transporte&logística/Gestão comercial/cadastro de tabela de frete por negociador. Figura 15 - Tabela de frete Na tela Comercial Assistente de configuração da tabela de frete clicar em avançar e na tela seguinte selecionar o grupo negociador e clicar em avançar. 28/08/

20 Figura 16 - Assistente de configuração tabela de frete Figura 17 - Seleção grupo negociador Na tela que abrirá clicar em incluir e após preencher: - Descrição 28/08/

21 - Tipo de serviço - Condição de pagamento - Selecionar as 3 opções do tipo de tabela (CIF, FOB e FOB Expedido) Clicar em confirmar. Figura 18 - Preenchimento dados Figura 19 - Dados tabela de frete Na tela que abrirá, na aba vigência, clicar em incluir e preencher os dados: - Data início - Data término - Tipo de negociação 28/08/

22 Após os dados preenchidos, clicar em confirmar. Figura 20 - Dados de vigência Figura 21 - Confirmação vigência Na tela grupo negociador, clicar em avançar e selecionar as Classificações da Natureza e clicar em avançar novamente. 28/08/

23 Figura 22 - Avançar Figura 23 - Classificações da Natureza Em seguida, o usuário selecionará tipo de veículo e clicará em avançar. 28/08/

24 Figura 24 - Tipo de veículo Na sequencia, selecionar a rota clica no botão e para incluir e clicar em avançar. Figura 25 - Seleção de rota 28/08/

25 Clicar novamente em avançar e na tela Variáveis preencher: - Frete - Seguro - Gris - Pedágio (se houver na rota) Clicar em avançar a abrirá a tela para finalizar o cadastro. Figura 26 - Avançar 28/08/

26 Figura 27 - Dados variáveis Figura 28 - Finalização 28/08/

27 Ao clicar em, aparecerá a mensagem: Figura 29 - Tabela de frete gerada Para concluir o cadastro, na tela vigências, o usuário deverá clicar em aprovar. Figura 30 - Tabela de frete aprovada 28/08/

28 Contrato A partir do aceite do cliente, pode-se: - Elaborar um contrato de Prestação de Serviço/Aditivo ou - Considerar o aceite do cliente, sem necessidade de formalização contratual, via e- mail, fax ou verbalmente, sendo que nestes casos é necessária a confirmação da Diretoria Executiva na respectiva proposta. Alteração de Contrato: A Alteração de Contrato segue o mesmo processo da Elaboração do mesmo. Havendo alguma alteração das condições contratadas emitese um Aditivo Contratual. Obs.: Eventualmente, os clientes regulares pedem embarques esporádicos para fluxos não regulares, neste caso, a validação verbal do Supervisor Comercial / Vendas é suficiente para a realização da viagem. Obs.: Clientes sem regularidade de carregamento, não terão proposta formalizada nem contrato assinado, devido tratar-se de serviço com característica sazonal, onde a cotação é feita no momento da solicitação do próprio cliente, via . Obs.: No caso de transporte de produtos perigosos, após o aceite do cliente o Departamento de Qualidade em conjunto ao setor operacional providenciará as licenças necessárias para execução do serviço, também deverá ser elaborado o Rotograma da linha a ser realizada. Obs: A Repactuação dos contratos tem como padrão o prazo de 12 meses. Os contratos que não seguem essa regra são tratados a parte pelo comercial. As repactuações são controlados pela Planilha de resumo de REPAC, na qual tem se as seguintes informações: - Data vencimento da repactuação - Acompanhamento da negociação - Status do contrato Cliente/rota adicionado Cliente cadastrado. 28/08/

29 Controle de Registros REGISTRO RESPONSÁVEL L O C A L D E A R Q U I V O ORDEM TEMPO DE ARQUIVO DESTINO APÓS PRAZO Planilha formação de preço Comercial Eletrônico Propostas/aditivos Comercial Pasta Física Cliente Alfabética Enquanto vigente Arquivo Morto Contratos / Aditivos Jurídico Pasta Física Cliente Alfabética Enquanto Vigente Arquivo Morto Planilha controle de números de contratos Comercial Eletrônico Planilha de resumo de repac Comercial Eletrônico Planilha de visitas Comercial Eletrônico Histórico desta revisão: Inserido no item Proposta forma de controle das propostas Inserido no item Contrato observações sobre REPAC Inserido no processo item Controle de Registros 28/08/