CADASTRO DE CLIENTES

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1 CADASTRO DE CLIENTES Ao iniciar um processo num sistema integrado, faz-se necessário avaliar os impactos deste procedimento nas áreas que utilizarão a informação e quem será atendido no momento que interferimos no banco de dados da empresa, uma vez que o registro irá refletir tanto nos resultados individuais como de toda equipe. Nosso cadastro de Clientes traz além dos dados básicos, informações financeiras e fiscais, dessa forma, deve-se atentar para a importância da inclusão dos dados corretos e atualiza-los sempre que houver alterações desses dados. Passo 1: Pesquisar através da Razão Social e Nome Fantasia; Pesquisar pelo CNPJ. Importante: Apenas após estas pesquisas haverá certeza de que não há registro anterior, considerando que a pesquisa por nomes deve ser feita usando apenas partes fundamentais, como por exemplo: BANCO SANTANDER BRASIL S.A. AG. BR RIO BRANCO ITAPOLIS SP Observa-se que se trata da Agência Barão do Rio Branco de Itápolis/SP, neste caso a palavra Barão foi abreviada e Itápolis é opcional, pois tem o intuito apenas de facilitar o reconhecimento da cidade que pertence esta agência, pois deve haver várias com mesmo nome no país, além disso, entre a palavra Rio e Branco o digitador poderia ter deixado por falha operacional dois espaços. Dessa forma, uma pesquisa eficiente seria apenas através da palavra Branco. 1

2 Passo 2: Dessa forma, definiu-se que o padrão de cadastro atual é com letra em caixa alta, sem acentos, evitando abreviaturas e caracteres diversos, o formato de abreviatura para entidades como: delegacias, prefeituras e bancos, deverão ser discutidos entre os usuários nos próximos dias. Este padrão será incluído neste material assim que houver consenso, momentaneamente devem ser seguidos os cadastros que são maioria, portanto, antes de qualquer cadastro deve ser verificado como estão digitados os anteriores. Verificamos hoje os seguintes usuários (Stakeholder s) dos cadastros efetuados num sistema integrado: Ambiente Interno: área de negócios, produção, logística, fiscal, assistência técnica, financeiro e direção. Ambiente Externo: transportador, cliente, governo. Logo, o êxito de uma operação, seja interno ou externo tem uma importante ligação na qualidade da informação inserida. Incluímos principalmente, a satisfação do cliente. Passo 3: Neste fluxo de dados os campos que são preenchidos serão conectados com outros sistemas, dessa forma, devem ser respeitados campos numéricos, alfabéticos ou alfanuméricos. Por exemplo: Nome: campo alfabético, exemplo: EMPRESA ALFA LTDA. Fone: campo numérico, exemplo: (11) Logradouro: campo alfanumérico, exemplo: Rua 23 de Maio. 2

3 O módulo de Clientes é a primeira opção na coluna à esquerda da tela do Sige, clicando nesta opção tem-se uma visão geral dos cadastros já existentes, e para incluir um cadastro novo, basta clicar no botão Incluir que está na parte inferior da mesma tela. 3

4 TIPOS DE CADASTRO DE CLIENTES Pessoa Física: este cadastro pode ser do empresário individual registrado, autônomo ou profissional liberal, etc., marcando esta opção a tela habilitará os campos CPF E RG. Pessoa Jurídica: estabelecimento constituído em termos legais (bancos, cooperativas, órgãos públicos, instituições, comércio, indústria, prestadores de serviço, empreendedor individual) que possuem e são obrigados a ter CNPJ, Inscrição Estadual e Municipal, Suframa, etc., neste caso os campos próprios serão habilitados. Internacional: empresas localizadas no exterior, ao marcar esta opção a tela suprime campos de Inscrição Estadual e Municipal e libera o campo CEP para digitar qualquer formato. 4

5 CAMPOS DETERMINANTES NO PROCESSO DE CADASTRO 5

6 Preenchimento de Cadastro de Pessoa Física Cliente CPF: Conforme documentos pessoais RG: Conforme documentos pessoais Nome: Completo, evitar abreviações, sem acentos. Conforme documentos pessoais Fantasia: Importante para facilitar a pesquisa (pode ser diferente do nome) Endereço Logradouro: Rua, Avenida, Travessa, etc. Conforme comprovante de residência. Número: Número do endereço Complemento: Ex.: apto, bloco, próximo a..., etc. Bairro: Conforme comprovante de residência CEP: Conforme comprovante de residência. Estado: Conforme comprovante de residência. Cidade: Conforme comprovante de residência. País: Conforme comprovante de residência. Telefone: Formato (11) Formato abcd@specto.com.br (Receberá a Nota Fiscal Eletrônica) Obs. As orientações sobre as demais abas estão após o Cadastro de Pessoa Jurídica. 6

7 Preenchimento de Cadastro de Pessoa Jurídica Cliente CNPJ: Informado pelo cliente e confirmado no site da Receia Federal Inscrição Estadual: Consulta no site Sintegra Inscrição Municipal: Consulta no site da Prefeitura Razão Social: (ou Nome em alguns relatórios): Consulta a base da Receita Federal Fantasia: Informado pelo cliente Suframa: Conforme cadastro no site da Suframa. Endereço Logradouro: Rua, Avenida, Travessa, etc. Conforme a base da Receita Federal. Número: Número do endereço Complemento: Ex.: apto, bloco, próximo a..., etc. Bairro: Conforme a base da Receita Federal CEP: Conforme a base da Receita Federal Estado: Conforme a base da Receita Federal Cidade: Conforme a base da Receita Federal País: Conforme a base da Receita Federal Telefone: Formato (11) Formato abcd@specto.com.br (Receberá a Nota Fiscal Eletrônica) 7

8 Após preencher os dados especificados anteriormente, clicar em Salvar (botão que estará disponível no menu da tela). 8

9 As próximas abas poderão ser preenchidas apenas após salvar o cadastro. Aparecerá a seguinte mensagem: Clique em fechar e prossiga o cadastro. 9

10 Clique no botão Alterar para inserir outros dados essenciais: 10

11 Dando continuidade vamos para as abas inferiores da tela! 11

12 Adicional Nesta aba praticamente não estão sendo usados os campos devido a alterações de processos e novas necessidades gerenciais. As mudanças internas são rápidas em todas as empresas e alimentar todos estes campos apenas geraria retrabalho frequente. Na aba adicional devem-se observar apenas as opções: Segmento: define a área de atuação do cliente. Consumidor Final: determina quem irá utilizar o equipamento comprado para uso próprio e não comercializará o produto. Irá interferir diretamente na base de cálculo do ICMS. Optante pelo Simples: o que implicará na redução de 70% na MVA (Margem de Valor Agregado) no cálculo da Substituição Tributária, além de, não fazer retenção de impostos para este cliente. 12

13 Entrega Cobrança Estas abas não devem ser usadas. Seguiremos para a explanação da aba Contato. 13

14 Contato Esta aba deve ser usada para registrar todas as pessoas de contato no cliente, estes contatos podem ser relacionados à direção da empresa, contatos comerciais, de compras, financeiro, faturamento, almoxarifado, assistência técnica, representantes, etc. 14

15 Clicando no botão Cadastrar, abrirá a tela abaixo em que se armazenam os dados do contato a ser cadastrado: Após preencher os dados, clique em Salvar e o contato será inserido como está visível abaixo. 15

16 Obs. Vários cadastros de contatos poderão ser inseridos. 16

17 Vendedor A aba Vendedor é decisiva para gerar as comissões recebidas nos negócios fechados pela empresa. O vendedor cadastrado aqui estará relacionado nos pedidos de venda criados posteriormente, e também, terá suas comissões geradas a partir desta informação. As políticas de vendas do Grupo Specto determinam que pessoas recebam comissão pela venda para determinado cliente. 17

18 Vendedor-Mestre Neste campo deve ser inserido o vendedor responsável pelo cliente. 18

19 Clica-se no botão sinalizado, após abrirá uma tela de pesquisa conforme segue: Digitando no campo Pesquisa automaticamente serão listados os cadastros correspondentes ao texto. Basta clicar no botão Ok para inserir. 19

20 Para acrescentar outro vendedor que apenas será o auxiliar ou coordenador, usa-se o botão Incluir indicado abaixo: 20

21 Abrirá a mesma tela de pesquisa que permitirá esta inclusão, o mesmo processo pode ser repetido. O campo Comissão Fixa não deve ser usado, pois esta informação faz parte do cadastro do Vendedor. 21

22 As abas indicadas abaixo também não devem ser usadas, pois são oferecidas pelo sistema mas não atendem nossas necessidades. 22

23 Voltando a parte superior da tela podemos selecionar a aba Observação e incluir informações que não tenham campo próprio. 23

24 Após todas as inclusões pertinentes deve-se clicar em Salvar, botão sinalizado na figura ao lado. Dessa forma, seguindo os passos descritos, obtemos um cadastro completo que atenderá as necessidades fiscais e gerenciais do Grupo Specto. A seguir veremos o passo-a-passo da criação de Pedidos no Sige. 24