Escritório de Projetos em Instituição sem fins lucrativos: estudo de caso. Adonai José Lacruz, M.Sc.

Transcrição

1 Escritório de Projetos em Instituição sem fins lucrativos: estudo de caso Adonai José Lacruz, M.Sc.

2 Problema de Pesquisa Quais as contribuições do Project Management Office para o gerenciamento de projetos do Instituto Terra?

3 Metodologia - Método: estudo de caso - Fontes de evidências: múltiplas - reports performance dos projetos; - demonstrativos financeiros de 2009 e; - auscultação dos agentes internos à instituição sem fins lucrativos envolvidos com o PMO. - Técnicas de análise de dados: múltiplas - análise horizontal dos reports performance dos projetos; - análise horizontal do EBITDA e; - brainstorming com agentes internos à instituição sem fins lucrativos envolvidos com o PMO.

4 Apresentação e Análise dos Resultados - Critério de seleção Projetos iniciados antes da implantação do PMO (maio de 2009) e não encerrados até abril de Caracterização dos projetos: Distribuição dos projetos por campo de atuação 4; 22% 3; 17% - Impactos da implantação do PMO: - Indicadores de performance - Resultados 1; 6% 6; 33% 4; 22% Restauração ecossistêmica Extensão ambiental Educação ambiental Produção de mudas

5 Conclusões

6 Escritório de Projetos em instituição sem fins lucrativos: estudo de caso Adonai José Lacruz, M.Sc.

7 - Contexto / Motivação - Estrutura Escritório de Projetos no Instituto Terra - Funções - desenvolvimento, implantação e suporte a metodologia e à ferramenta de gerenciamento de projetos; - controle de projetos e definição e acompanhamento dos key performance indicators; - compartilhamento de reports performance; - elaboração de projetos; - gerenciamento compartilhado de recursos (aquisições); - auditoria de projetos e; - gestão de portfólio. - Ferramentas / Técnicas

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9 I N I C I A Ç Ã O x P L A N E J A M E N TO Início Oportunidade identificada? Não Fim Elaborar Project Management Plan - PMO - Gerente de Projetos Vários* Sim Meeting approach Oportunidade confirmada? Sim Elaborar Project Statement of Work Elaborar Project Charter Não - Superintendente Executivo - PMO - Gerente da área (core social business) Fim - Superintendente Executivo Project Manager non-profit Vários *** Project Manager non-profit Project Manager non-profit Documentar start up (5 dias) Kickoff meeting (5 dias) Orientar e gerenciar a execução Monitorar e controlar a execução **** - Superintendente Executivo - PMO - Gerentes de Projetos - Gerente adm.-financ. - Equipe executora (se for o caso) E X E C U Ç Ã O M O N I T O R A M E N T O E C O N T R O L E - PMO - Gerentes de Projetos Vários** Projeto Elaborar projeto (30 dias) Brainstorming Aprovação interna? Sim Enviar ao sponsor Não - Diretor da área - Superintendente Executivo - PMO - Gerentes de projetos - Gerente adm./financ. - Diretor da área - Superintendente Executivo - PMO - Gerentes de projetos Project Manager non-profit Projeto concluído? Sim Encerrar projeto Learning meeting (5 dias) Documentar lições aprendidas Fim Não E N C E R R A M E N T O - Diretor da área - Superintendente Executivo - PMO - Gerentes de Projetos - Equipe executora (se for o caso) Aprovação externa? Não Learning meeting (5 dias) Fim (*) Vários: Project Statement of Work, Business Case (se houver), Edital ou correlato (se houver). Sim (**) Vários: Project Charter, Edital ou correlato (se houver), Minuta do convênio ou correlato (solicitar se for o caso) e Manual de prestação de contas (solicitar se for o caso). (***) Vários: Project Management Plan, Convênio ou correlato e Manual de prestação de contas (se houver).

10 (****) Monitorar e controlar execução FLUXOPROGRAMAÇÃO: MONITORAMENTO E CONTROLE Início Project Manager non-profit Gerentes de projetos Atualizar dados Início Project Manager non-profit PMO Analisar report performance PMO e Gerentes de projetos Reunião mensal Analisar diligências Diligências em atraso? Não Analisar Project Management Plan Sim Atualizar dados do Plano de ação : (i) justificar (ii) definir novo deadline Superintendente Executivo Estudar report performance Novas Sim diligências? Sim Atualizar dados do Plano de ação Não Superintendente e PMO Reunião mensal Fim PMO Enviar report performance ao Conselho Diretor e ao Sponsor Fim

11 Distribuição dos projetos por campo de atuação 4; 22% 3; 17% 1; 6% 4; 22% 6; 33% Restauração ecossistêmica Educação ambiental Extensão ambiental Produção de mudas Outros

12 Perfil dos patrocinadores 4; 22% 4; 22% 12 10; 56% Privado Público ONG / Instituições Empresariais 7; 39% 11; 61% Nacional Estrangeiro Privado Público ONG / Instituições Empresariais Nacional Estrangeiro

13 Reports performance

14 Percentual de desconformidade (compararação maio/09 - abril/10) 40% 35% 30% 25% 43% 81% 20% 15% 10% 5% 0% 35% 100% 30% 17% 17% 15% 11% 8% 11% 0% 36% 7% Cronograma Orçamento Escopo Diligências mai/09 abr/10

15 Brainstorming * Benefícios da implantação do PMO no Instituto Terra: - profissionalismo na gestão de projetos; - melhoria na quantidade e na qualidade das informações relacionadas aos projetos, principalmente em relação aos deliverables; - aumento da integração entre as áreas envolvidas (gestão, compras, tesouraria etc.); - maior clareza sobre os papéis desenvolvidos por cada um na execução do projeto; - aumento da auto-cobrança sobre cumprimento de metas e; - redução da alocação de tempo destinada a correções.

16 EBITDA: análise horizontal 200 EBITDA (50) (34) +199% (100) (150) (200) (183) (250) EBITDA

17 Caracterização da instituição sem fins lucrativos - Associação civil privada sem fins lucrativos, fundada em 1998, em Aimorés/MG, com orçamento anual de aproximadamente 5 milhões de Reais e cerca de 100 funcionários - Campo geográfico de atuação restrito ao Vale do rio Doce (ES e MG) - Core social business - Restauração ecossistêmica; - Produção de mudas de Mata Atlântica; - Extensão ambiental; - Educação ambiental e; - Pesquisa aplicada.

18 Não remunerado Remunerado Assembléia Geral Conselho Diretor Conselho Fiscal Conselho Consultivo Superintendente Executivo Assistente de Projetos Gerente Administrativo e financeiro Gerente Ambiental Gerente de Educação e Cultura Gerente de Desenvolvimento de Negócios Sustentáveis

19 1 dia 1 ano ~5 anos Gestão Estratégica Políticas Ações Objetivos Estratégico Balanced Scorecard Escritório de projetos Tático Sistema de Padronização Operacional Resultados

20 Sponsorship TIDES FOUNDATION Principado de Asturias Provincia di Roma Emilia-Romagna

21 O que antes era pasto, agora é floresta.

22 1999

23 2002

24 2005

25 2010

26 A mudança na paisagem da RPPN Fazenda Bulcão não deixa dúvida: É possível recuperar a Mata Atlântica!

27 Resultados Em 11 anos, a paisagem da RPPN Fazenda Bulcão se transformou completamente. Até agora, mais de 1 milhão e meio de mudas, de 293 espécies de Mata Atlântica, foram plantadas na RPPN. As nascentes voltaram, as árvores cresceram e os animais foram os primeiros a saber.

28 Resultados Depois do reflorestamento já voltaram para lá: espécies de aves, sendo 6 delas ameaçadas de extinção; - 33 espécies de mamíferos, sendo 7 delas ameaçadas de extinção; - 15 espécies de anfíbios; e - 15 de espécies de répteis.

29 Resultados * Primeira RPPN criada em área degradada de Mata Atlântica m². Um dos maiores projetos de restauração ecossistêmica em área contínua de Mata Atlântica. * 1º Posto Avançado da Reserva da Biosfera em Minas Gerais * Projetos de restauração ecossistêmica que totalizam mais de 40 milhões de m² em processo de recuperação Equivalente a quase 10 mil campos de futebol.

30 Resultados * Mais de 2,5 milhões de mudas produzidas, de 293 espécies Seria aproximadamente uma árvore para cada habitante de uma grande cidade como Fortaleza, Brasília, Belo Horizonte ou Guarulhos.

31 Resultados * Mais de 500 projetos educacionais para um público superior a 43 mil pessoas, de mais de 170 municípios (MG, ES e RJ) É toda população de uma cidade do interior como Canela (Rio Grande do Sul), Rio das Ostras (Rio de Janeiro) ou Itabaianinha (Sergipe).