Treinamento do Sistema RH1000

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1 Treinamento do Sistema RH1000 = Gestão de Treinamentos = Ohl Braga Desenvolvimento Empresarial Atualizado em 16Out2016 1

2 Bloco Treinamento Tópico Slide Dinâmica dos treinamentos 4 Áreas de treinamento 5 Treinamentos catalogados 6 Unificação de Treinamentos 8 Entidades de ensino 9 Parâmetros 11 Cargos Trilhas de Desenvolvimento 13 Histórico de Treinamentos 14 Alertas relacionados com o bloco Treinamento 16 PDI Ações de Treinamento 17 Indicações de treinamento 18 Relatório Gerencial de Indicações de Treinamentos 20 Turmas de Treinamento 22 Custos Comuns da turma de treinamento 24 Participantes da turma de treinamento 25 Custos Exclusivos por Participante da turma 26 Realização da Turma de Treinamento 28 Relatório individual da Turma de Treinamento 29 Relatório gerencial de Turmas de Treinamento 31 Relatório gerencial de Históricos de Treinamentos 35 2

3 Gestão por Competências RH Sistema on-line para RH Cadastros Gerais - Organograma - Perfil dos Cargos Banco de Profissionais Treinamento Seleção Relatórios Gerenciais Avaliação de Qualificações Avaliação de Desempenho PDI (ações de desenvolvimento) Avaliação de Competências Avaliação de Metas Planejamento Estratégico Origem do RH Estratégico focado em atingir os Resultados da organização. 3

4 Dinâmica dos Treinamentos no sistema Registro das Ações de Treinamento no PDI do talento Pesquisa nos PDIs treinamentos iguais Criação de Turmas do treinamento Indicação dos Participantes de cada Turma Ação do PDI marcada como realizada (RH1000) Registra o treinamento no histórico (RH1000) Realização da Turma do treinamento Mostra o Treinamento previsto na ficha do talento (RH1000) Ação do Gestor / Talento / RH Ação do RH Ação feita pelo sistema A solicitação de um Treinamento é feita a partir do registro de uma Ação de treinamento no PDI do talento, pelo gestor ou pelo próprio talento. Ao final o gestor sempre terá que Validar; O RH pesquisa as ações que solicitam um mesmo treinamento, para montar uma ou mais turmas. Caso sejam poucos participantes, poderá usar um treinamento aberto (externo); O RH registra o Plano de Treinamento, criando as Turmas com os participantes e custos previstos. Cada talento terá o treinamento previsto apresentado na aba Treinamentos previstos, e a respectiva ação de treinamento indicará ter um curso previsto para atender; Quando o treinamento for realizado, será indicado quem participou. Após isso o treinamento aparecerá automaticamente no Histórico de Treinamentos do talento como realizado; A Ação do PDI que deu origem ao treinamento terá a indicação que foi realizada. Se o talento não participou, a ação indicará não ter um treinamento previsto para atender. 4

5 Áreas de Treinamento Por que cadastrar as Áreas de Treinamento? Para agrupar os treinamentos trabalhados e cadastrados pela sua organização; Ajuste as Áreas de Treinamento para atender às condições específicas da sua empresa (por exemplo: Certificação, Segurança do Trabalho); São áreas, não cursos; cuidado para não criar áreas em excesso; A função Unificação junta duas Áreas de Treinamento em uma, alterando os dados da área unificada em todos os locais em que aparece no sistema; O cadastro é muito simples. Evite alterar posteriormente, pois provocará retrabalhos. 5

6 Treinamentos catalogados Treinamentos catalogados são o cerne dos treinamentos registrados habitualmente e que fazem parte do contexto do negócio da empresa. Coloque Nomes que melhor representem o seu conteúdo; registre um breve resumo do conteúdo do treinamento e o público alvo a quem se destinam. Note que o mesmo treinamento catalogado poderá ser realizado por diversas Entidades e com diversas Cargas Horárias; Por que cadastrar? Para padronizar e otimizar o trabalho com os treinamentos; Quais treinamentos cadastrar como catalogados? Cadastre os treinamentos usualmente realizados pelos talentos da sua empresa já realizados antes de serem contratados ou que poderão realizar. Outros Treinamentos poderão ser registrados pelos talentos; estes poderão se transformar em treinamentos catalogados (ou não) após análise do RH ; É obrigatório o cadastro dos treinamentos que a empresa deverá realizar a partir da solicitação dos gestores. 6

7 Treinamentos catalogados Como preparar o sistema: Cadastre os treinamentos usualmente realizados pelos talentos da sua empresa já realizados antes de serem contratados ou que poderão realizar; É obrigatório o cadastro dos treinamentos que a empresa irá realizar ao serem solicitados pelos gestores no PDI dos talentos; Facilite - coloque Nomes nos treinamentos que melhor representem o seu conteúdo; Lembre-se: um mesmo treinamento catalogado poderá ser realizado com diversas Cargas Horárias e por diversas Entidades ao longo dos anos. 7

8 Unificação de Treinamentos É possível que tenham sido cadastrados Treinamentos Catalogados com nomes diferentes que, na verdade, sejam o mesmo treinamento; Esta revisão dos Treinamentos Catalogados permite Unificar os registros dos treinamentos cadastrados em duplicidade, sejam Padrão ou Não; Esta função apresenta os treinamentos catalogados existentes e permite pesquisar treinamentos iguais a partir de palavras-chave para padronizar os registros; Após escolher os registros de treinamentos iguais a serem unificados, clique em Unificar treinamentos catalogados e indique a qual treinamento deseja unificar; Os Treinamentos Catalogados marcados serão unificados para o escolhido, que se tornará um treinamento Padrão caso ainda não seja. Todos os registros existentes (PDIs, Turmas de Treinamento, Histórico de Treinamentos,...) também serão ajustados. 8

9 Entidades de ensino Complemente os dados no banco das Entidades daquelas que serão utilizadas nos treinamentos. Registre também as Entidades utilizados nas Formações dos talentos; O campo padrão indica que a Entidade já foi validada pelo RH da empresa (se for cadastrada diretamente por um talento não será incluída como padrão); Utilize os nomes mais conhecidos das Entidades para facilitar a busca pelos talentos; As Entidades serão usadas nas Formações e Treinamentos. 9

10 Unificar Entidades Esta função possibilita eliminar registros de entidades cadastradas incorretamente (não padrão), transformando-as em Entidades padrão; Possibilita selecionar várias entidades e Unificar como apenas uma padrão; Para indicar a Entidade padrão de destino basta digitar três letras do nome da entidade. Caso ainda não seja, será transformada em Entidade padrão. 10

11 Parâmetros - Permissões Acesse Configurações >> Parâmetros nas abas Acesso Individual e Acesso dos Gestores, ajuste as Permissões de acesso e edição desejadas; Considere a maturidade dos profissionais da sua organização para esse ajuste. 11

12 Parâmetros - Treinamento Na aba Treinamento temos diversos controles sobre os Treinamentos. Defina de acordo com os padrões de trabalho que serão adotados pela sua organização. Existem alguns bem específicos, tais como: Forçar o uso da Trilha do cargo ao determinar ações dos PDIs Permitir o cadastro de novos treinamentos pelos Gestores e Talentos nos PDIs Prazo das Avaliações de Eficácia Controle de emissão dos Certificados de treinamentos pelos próprios talentos Registrar Notas nos Treinamentos 12

13 Cargos Trilha de desenvolvimento Na aba Trilha de Desenvolvimento de cada cargo deve-se registrar as Ações (incluindo os Treinamentos) que preparem o profissional adequadamente para exercer a função. O botão Lançar permite pesquisar ocupantes do cargo com a Ação pendente para lançá-la. 13

14 Registro de Histórico de Treinamento Possibilita que um Treinamento realizado seja registrado pelo próprio talento. Para isto, é preciso acessar Configuração e dar a permissão; Digite três letras do Treinamento para localizar; se não encontrar, marque Criar novo; O campo Evidência de Realização somente poderá ser preenchido pelo RH; O campo Avaliação de Eficácia do curso somente será preenchido pelo Gestor do talento; Teremos ainda a Avaliação de Reação, mas somente para treinamentos oriundos de uma Turma (que serão registrados automaticamente). 14

15 Relatório Individual do Histórico de Treinamentos Este relatório contem 3 blocos de informações do talento: (1) Seus principais dados cadastrais (2) Suas Formações (3) Todos os Treinamentos registrados na ficha do talento. 15

16 Alertas relacionados com Gestão de Treinamentos Temos diversos Alertas (enviados através de s) relacionados com o bloco Treinamento, que estão listados acima. Conforme o Alerta, ele poderá ser enviado a um usuário RH (que deverá ser indicado), aos Gestores envolvidos na situação, ou ainda aos próprios Talentos. Para programar um Alerta, deverá ser indicada a periodicidade desejada de envio de cada Alerta, e para quais destinatários será enviado. 16

17 PDI registro de Ações de Treinamento Ações disponíveis: Treinamento Benchmarking Coaching Curso de formação Desenvolvimento pessoal Estágio em outras áreas Job rotation Leitura especializada Mentoring Certificação O PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) do talento são as Ações indicadas pelo talento, seu gestor ou RH. Um dos tipos de ação que pode ser escolhido é Treinamento; Para incluir uma ação de Treinamento, indique Ação = Treinamento, e indique o Treinamento (digite três letras do nome) ou marque Criar novo se não encontrar entre os já cadastrados; Registre a importância do treinamento para o talento no campo Detalhes da Ação, o trimestre limite para ser realizado e o Responsável (geralmente RH para os treinamentos); As Ações podem ser registradas pelo próprio talento, mas deverão ser Validadas pelo gestor. 17

18 Indicações de Treinamentos Os gestores devem registrar as Ações dos PDIs nas fichas dos talentos (antigo LNT). O bloco Indicações de Treinamentos possibilita pesquisar e agrupar essas indicações, visando organizar as Turmas de treinamento (os próprios eventos); No grid, as indicações estão ordenadas pelos treinamentos que são solicitados. Os treinamentos em vermelho precisam ser transformados em Treinamentos catalogados; No grid, dois treinamentos já foram programados para algumas indicações; As Ações do PDI que estiverem atrasadas serão apresentadas em vermelho; As Ações devem ser Validadas pelos Gestores ou pelo RH para que o curso possa ser desenvolvido. 18

19 Indicações Catalogar os Treinamentos Os treinamentos que estão em vermelho precisam passar a ser Catalogados, para que se possa criar uma Turma de treinamento para atender à Indicação; Ao acessar uma indicação de treinamento não catalogado, será apresentado o botão Mudar Treinamento. Clique neste botão (destaque) para indicar o Treinamento catalogado correspondente. Se necessário, marque Criar novo para registrar um novo treinamento catalogado, indicando o Nome e a Área e após Salvando; Ou crie um Novo Treinamento catalogado a partir dos dados acessando Cadastros Gerais >> Treinamentos catalogados. 19

20 Relatório Gerencial de Indicações de Treinamento O relatório pode ser emitido na forma sintética (sem marcar a opção Mostrar Talentos). Apresentará somente a totalização das Indicações por Treinamento catalogado; Com estes dados é possível determinar quantas e quais Turmas de treinamento (interno ou externo) deverão ser criadas para atender as indicações de treinamento. 20

21 Relatório Gerencial de Indicações de Treinamento O relatório na forma detalhada apresentará para cada Treinamento os talentos com e sem turma prevista, e as próprias Turmas de treinamento já previstas; Com estes dados é possível determinar quantas e quais Turmas de treinamento (interno ou externo) deverão ser criadas, e os participantes das turmas. 21

22 Turmas de Treinamento Acesse Treinamento >> Turmas de treinamento para criar, consultar ou registrar dados das turmas; Uma Turma pode ter apenas um talento participando de um curso; São apresentadas as turmas já criadas, tanto as Previstas como as já Realizadas, com as datas de início e término dos treinamentos; É possível ordenar os dados por qualquer coluna; basta clicar no cabeçalho desejado; Clique em Novo para criar uma nova Turma de treinamento, conforme as indicações obtidas no Relatório Gerencial de Indicações de Treinamento. 22

23 Criando uma Turma de Treinamento Selecione um Treinamento Catalogado digitando três letras do nome no campo; Após criar a turma, teremos as abas Custos e Participantes para registrar os demais dados. Ao criar a Turma, a Situação será sempre Prevista. Ao indicar a Realização por um ou mais participantes, a Situação será alterada para Realizada automaticamente; Configure as Avaliações de Eficácia e de Reação conforme desejado. 23

24 Custos Comuns da Turma de Treinamento Na aba Custos, clique em Lançar custo para registrar os Custos Comuns aos participantes do treinamento (ver detalhe), que podem ser: Rateados lance o valor total que será dividido entre os participantes; por Participante lance o valor por participante que o sistema fará a multiplicação; O Valor Realizado pode ser registrado posteriormente quando a despesa for efetuada; Os Custos Exclusivos (dos talentos) deverão ser registrados na aba Participantes, de modo semelhante, junto a cada participante. 24

25 Participantes da Turma de Treinamento O botão Adicionar Participante abre na opção Talentos com PDI, apresentando somente os talentos com PDI indicando o treinamento e sem uma Turma definida, para serem incluídos. Marque para incluir como participantes da turma; A opção Talentos com Trilha com Cargo pendente pesquisa os talentos de modo semelhante; Para incluir outros talentos (sem indicação no PDI), utilize a opção Todos os talentos; Após marcar os talentos que quiser incluir, finalize com Adicionar Selecionados; Utilize aos participantes para enviar um lembrete do treinamento. 25

26 Custos Exclusivos dos Participantes da Turma Após indicar os Participantes da turma, clique no link de cada treinamento para registrar os Custos Exclusivos Previstos e Realizados com as Observações; Basta clicar em Lançar custo e informar os dados; o Valor Realizado pode ser registrado posteriormente ao efetuar a despesa (veja o destaque)/ Na Realização da Turma, registre antes todos os Custos do curso Comuns e Exclusivos, Previstos e Realizados antes de clicar em Realizar Turma. Ao Realizar a turma, o curso será registrado no Histórico de Treinamento de cada participante. 26

27 Lista de Presença da Turma Para emitir a Lista de Presença da turma (por dia de treinamento), basta indicar a data de cada lista, que deverá estar dentro do período de realização do treinamento. Deve ser emitida uma lista para cada dia do curso. 27

28 Realização da Turma de Treinamento Clique em Realizar Turma para registrar que a turma foi realizada (será a última ação); Para cada participante indique se Participou, Não participou, ou foi Reprovado (após ter participado sem aproveitamento); Se um talento não previsto realizou o curso, deverá ser adicionado antes como previsto; Finalize com Salvar. O treinamento realizado será incluído automaticamente no Histórico de Treinamentos de cada talento (e as ações do PDI marcadas como realizadas, se existirem); ATENÇÃO: os dados só poderão ser alterados se o curso for reaberto. 28

29 Relatório Individual da Turma de Treinamento Para emitir basta acessar a Turma de treinamento e clicar em Relatório da Turma. 29

30 Relatório Individual da Turma de Treinamento (cont) Após a média das Avaliações de Eficácia, temos a média das Avaliações de Reação (abaixo). 30

31 Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento Opções Este Relatório Gerencial permite atender a várias necessidades da organização / RH: Treinamentos previstos para o próximo mês preencha Situação = Previstas e Período de Início com as datas do próximo mês (primeiro e último dia); Treinamentos realizados no último trimestre (ou ano) preencha Situação = Realizadas e Período de Término com o último trimestre (ou ano) - (primeiro e último dia); Dados Físico-financeiros dos treinamentos realizados no último ano preencha Situação = Realizadas e Período de Término com o último ano (primeiro e último dia) e desmarque todas as Opções de Listagem (teremos somente as tabelas e gráficos); Treinamentos realizados da área de Segurança preencha Situação = Realizadas, Área de treinamento = Segurança e Período de Término com o último ano (primeiro e último dia). 31

32 Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento São listadas as Turmas de treinamento (conforme os filtros indicados), com seus principais dados e os respectivos Participantes; Observe: em uma Turma Prevista todos os participantes estarão previstos. Em uma Turma Realizada todos os participantes estarão com a situação Aprovado, Reprovado ou Não participou; Os talentos que não participaram do treinamento, caso tenham uma ação de PDI solicitando o treinamento, serão apresentados nas próximas pesquisas de participantes de uma nova turma do curso (a ação ficará pendente). 32

33 Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento Tabela - teremos as Turmas de treinamento totalizadas por Áreas de Treinamento, com seus principais dados físicos e financeiros, e o total geral no final; O primeiro gráfico mostra as quantidades de turmas previstas e realizadas por Área de Treinamento; O segundo gráfico mostra as quantidades de turmas previstas e realizadas no total. 33

34 Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento Muitas vezes estas totalizações são utilizadas pelas empresas como metas e indicadores da área de RH para atender a auditorias, como por exemplo a ISO

35 Relatório Gerencial de Histórico de Treinamentos Opções Possibilita relacionar os treinamentos realizados em determinado período; Possibilita pesquisar os talentos que fizeram determinado treinamento; Possibilita relacionar os participantes, filtrando por área do organograma e/ou cargo; Possibilita agrupar os talentos por Treinamento, ou os treinamentos por Talento; Permite relacionar os talentos / treinamentos Sem Evidência, ou Sem Avaliação de Eficácia ou Sem Avaliação de Reação; Sempre totaliza o valor investido pela empresa nos treinamentos (listados) realizados. 35

36 Relatório Gerencial de Histórico de Treinamentos Opção: Talentos agrupados por Treinamento Opção: Treinamentos agrupados por Talento Apresenta sempre a Totalização dos Treinamentos listados 36

37 Relatório Gerencial de Histórico de Treinamentos Gráficos com distribuições Gráficos com distribuições de dados físico-financeiros mais detalhados dos treinamentos realizados em um período podem ser obtidos no Relatório Gerencial de Turmas de Treinamento. 37

38 Importante Como direcionar os trabalhos ao RH de Resultados Perfil do Cargo Avaliações Qualificações, Competências e Metas PDIs com foco nas necessidades da empresa Treinamentos assertivos 38

39 Treinamento do Sistema RH1000 Envie sugestões para aprimorar o sistema, o manual e as apostilas para o suporte@rh1000.com.br ou Tel.: ou Skype: contato_ohlbraga. Agradecemos sua colaboração