ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - TRT/15 SUMÁRIO

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1 SUMÁRIO 1. PROCESSO ADMINISTRATIVO PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA GESTÃO DA QUALIDADE DECRETO Nº 9094/ MODELO DE GESPÚBLICA GESTÃO DE PROJETOS GESTÃO DE PROCESSOS INDICADORES PARA A GESTÃO DE PROCESSOS CONFLITO DE INTERESSES - (LEI Nº /2013) ADMINISTRAÇÃO GERENCIAL RESOLUÇÃO Nº 49, DE 18 DE DEZEMBRO DE ARQUIVAMENTO

2 PROCESSO ADMINISTRATIVO FUNÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO Este é um dos temas mais básicos da disciplina de administração, o qual, todo estudante deve conhecer com maestria. O famigerado PODC. (Planejamento, Organização, Direção e Controle), são as 4 funções administrativas da teoria Clássica e Neoclássica. Sabemos que: existem basicamente dois tipos de trabalho, o trabalho técnico e o trabalho administrativo, falaremos aqui do trabalho administrativo. Quando falamos em administração o que vem a mente é: gerenciar, tomar conta, e é exatamente isto que o trabalho administrativo faz, aplica o esforço físico e mental de uma pessoa para conseguir resultados gerenciando outras pessoas, quando estudadas separadamente são denominadas funções administrativas, quando estudadas em conjunto compõem o processo administrativo. PLANEJAMENTO Planejar é definir os objetivos, decidir como alcançar os planos, programar as atividades, alcançar as metas, algumas empresas ainda adotam o método arcaico de administração as escuras e não planejam, desta forma, não se preparam para possíveis reveses e acabam por terem insucesso em seus objetivos. O planejamento pode ser divido em: Planejamento Estratégico: é bastante amplo e engloba toda a organização, algo a longo prazo, devem ser avaliados os ambientes internos e externos, as tendências de mercado, se vale a pena investir, pergunta que se deve fazer O que vai ser dessa empresa no futuro? Importante! O planejamento estratégico se baseia no ESTABELECIMENTO de ME- TAS, OBJETIVOS, POLÍTICAS e MISSÃO da ORGANIZAÇÃO. META: Objetivo de curto prazo. OBJETIVO: alvo a ser alcançado POLÍTICAS: são as diretrizes amplas e gerais para se chegar aos objetivos MISSÃO: é a razão de existência da empresa Planejamento Operacional: é o planejamento diário é a parte que elabora cronogramas específicos, cada tarefa deve ser planejada, daí são criados métodos, procedimentos, normas, metas, programas. 3

3 Planejamento Tático: Analisa alternativas para realizar a missão da empresa, no entanto é um planejamento de médio prazo, normalmente anual, nível departamental, cada departamento da empresa tem o seu. Enfatizando o que já foi dito segue a tabela dos 3 modelos de planejamento: PLANEJAMENTO CONTEÚDO EXTENSÃO AMPLITUDE Estratégico Genérico, Sintético, Abrangente Longo Prazo Macroorientado, aborda a empresa na totalidade Tático Menos Genérico e mais detalhado Médio Prazo Aborda cada unidade da empresa em separado Operacional Detalhado Específico e analítico Curto Prazo Orientado apenas para cada tarefa da operação ORGANIZAÇÃO A função de organizar compreende várias fases, como a elaboração dos níveis hierárquicos e definição das estruturas organizacionais. Pode ser definida como a ordenação dos recursos materiais e recursos humanos visando atingir os objetivos estabelecidos, o Organograma da empresa é definido nessa função administrativa, este serve para representação da estrutura da empresa, estrutura departamental, deixando claro os níveis hierárquicos. DIREÇÃO Esta é a função da tomada de decisões, de liderança e intercomunicação com os subordinados. Fazer acontecer, dinamizar, esta função administrativa exige muito da habilidade humana do profissional pela área relacionada, a direção pode ser a nível institucional abarcando toda a empresa, nível departamental abrangendo as unidades em separado e por fim a nível operacional. Veja agora alguns princípios da direção: Unidade de Comando: Cada funcionário tem um superior ao qual deve prestar contas Delegação: Compreende designação de tarefas, de autoridade, de responsabilidade. Amplitude de Controle: Há um limite quanto ao número de posições que podem ser eficientemente supervisionadas por um único indivíduo. Princípio da coordenação ou relações humanas: harmoniza os esforços individuais em benefício de um bem comum. CONTROLE Esta diretamente ligado ao planejamento, nesta função devem ser avaliados os progressos da empresa em seus objetivos e feitas as devidas correções para garantir que os resultados sejam satisfatórios, os principais pontos da função de controle são: 4

4 1. Necessário para medir e avaliar o desempenho organizacional 2. Dinâmico e contínuo 3. Engloba todas as vertentes da organização TABELA DAS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS Elaboração de Previsões Determinação de Objetivos Programação PLANEJAMENTO Cronogramação Orçamentação Definição de Políticas Determinação de Procedimentos ORGANIZAÇÃO Definição de Estruturas Estabelecimento de Relações Tomada de decisão Delegação DIREÇÃO Comunicação Obtenção de Pessoal Motivação de Pessoal Desenvolvimento de Pessoal Definição de Padrões de Desempenho CONTROLE Medição de Resultados Avaliação de Resultados Correção de Desempenho 5

5 PLANEJAMENTO Antes de avançarmos para os tipos de planejamento, é importante que você tenha uma completa noção desse instrumento essencial às organizações. Chiavenato define o planejamento como: Planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. Como principal decorrência do planejamento estão os planos. Os planos facilitam a organização no alcance de suas metas e objetivos. Além disso, os planos funcionam como guias ou balizamentos(...). Perceba que o planejamento é a atividade responsável por delinear a utilização de recursos em prol do alcance de um determinado objetivo comum. Para entendê-lo bem é muito fácil: pense em você, na condição de concurseiro, o que você fez ao decidir realizar um determinado concurso? Provavelmente, você buscou informações sobre a carreira, sobre os conteúdos cobrados na prova, depois avaliou e obteve materiais de qualidade para estudar esses conteúdos, organizou seus horários de estudo, etc. Ao final desse levantamento, você provavelmente produziu alguns documentos: um plano de estudos dos conteúdos, uma planilha de controle de percentual de acertos e revisões, etc. Esses materiais produzidos em decorrência do processo planejamento constituem o seu plano para obter o seu objetivo. Ou seja, o plano é o produto decorrente do planejamento. Memorize: para maior parte dos autores, planejamento é diferente de plano. Com a ideia de planejamento bem clara, podemos tratar do processo de planejamento, ou seja, as etapas percorridas durante o planejamento. PROCESSO DE PLANEJAMENTO Esse ponto é muito polêmico dentre os autores de Administração. Como regra geral, sugiro que assinale a alternativa correta por eliminação, caso conste alguma questão desse assunto na sua prova. No caso das grandes organizadoras (FCC, CESPE, ESAF) é possível verificar alguns precedentes interessantes que indicam o entendimento percorrido pela banca e que devem ser sua maior diretriz para responder a questão. Detalharemos as duas correntes mais aceitas para que faça sua prova com segurança. Vamos à polêmica: Segundo Chiavenato, o processo de planejamento é composto pelas seguintes etapas: 6

6 A polêmica reside nas duas primeiras etapas. Alguns autores sugerem que a avaliação da situação atual (aspectos internos e externos da organização) é anterior à etapa de definição de objetivos. Segundo esse entendimento, somente após avaliar o cenário econômico e minhas competências internas é que poderei definir meus objetivos organizacionais. Planejamento - Processo de planejamento e tipos de planejamento A título de exemplo dessa segunda corrente doutrinária, temos a obra de Maximiano[2], na qual temos as forças internas e externas como impulsionadoras dos objetivos, veja a figura ao lado extraída da obra do ilustre autor. Perceba que Maximiano diverge de Chiavenato nesse ponto.o grande problema é que os dois autores são referências nacionais nos estudos de Administração e, portanto, são muito prestigiados pelas bancas organizadoras. Assim, reforço a orientação inicial de responder questões acerca do processo de planejamento por eliminação. Agora que já você já sabe o que é planejamento, vamos falar sobre os tipos de planejamento. TIPOS DE PLANEJAMENTO Esse tópico, apesar de sua simplicidade, é recorrente nas provas de administração geral para concursos públicos. Fique atento para não perder pontos com questões fáceis. A primeira coisa que você precisa saber é quais são os fatores que servem de fundamento para a classificação dos tipos de planejamento. Basicamente, para classificar o planejamento é necessário avaliar: Tempo de duração Alcance do planejamento 7

7 Quem elabora Esses fatores vão permitir a classificação do planejamento dentre as seguintes classes: estratégico, tático e operacional. Confira abaixo a figura que ilustra a integração e a hierarquia desses planejamentos: A ideia da imagem é para que perceba que os planejamentos são integrados. Parte-se de um planejamento mais genérico (Planejamento Estratégico), que é produzido pela alta administração, que vai se desdobrando em um planejamento tático e, por fim, em um planejamento operacional. O que você precisa saber para responder as questões corretamente são as características de cada um desses planejamentos: Apenas com o quadro acima, você será capaz de responder 90-95% de todas as questões elaboradas acerca dos tipos de planejamento. Em algumas provas, as bancas costumam utilizar esse conteúdo com outros da área de gestão de pessoas para elaborar questões mais complexas. Estamos em busca do 100% da prova, por isso vamos detalhar abaixo mais um ponto teórico. Segundo Chiavenatto, alguns tipos de habilidades são essenciais para que um gestor desenvolva um bom planejamento. Para cada tipo de planejamento seria necessário, prioritariamente, um tipo de habilidade. Assim, as bancas, adotando a doutrina de Chiavenato, costumam elaborar afirmativas associando o tipo de planejamento ao tipo de habilidade necessária para desenvolvê-lo. A figura abaixo ilustra essa associação. 8

8 ORGANIZAÇÃO A expressão "organização", como função administrativa e parte integrante do processo administrativo, significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer suas atribuições e as relações entre eles (CHIAVENATO, 2003). Os componentes da função organizar são: Tarefas: o trabalho a ser realizado em uma organização é dividido, gerando a especialização de atividades e funções. As atividades ou funções se subdividem em tarefas que, por sua vez, devem estar em conformidade com os objetivos da organização. Pessoas: cada pessoa é designada para ocupar um cargo ou função, que é parte específica do trabalho global. Órgãos: conhecidas as tarefas e as pessoas, estes são agrupados em órgãos com base em características ou objetivos similares. Relações: indivíduos com o seu trabalho; indivíduos com a organização e indivíduos com a organização informal (pessoas de fora da empresa). Portanto, a função administrativa de organizar consiste em: Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização); Agrupar as atividades em uma estrutura lógica departamentalização); Designar as atividades às específicas posições e pessoas (cargos e tarefas). A organização pode ser estruturada em três níveis diferentes: Organização no nível global: é a organização que abrange a empresa como uma totalidade. É o chamado desenho organizacional, que pode assumir três tipos básicos: a organização linear, a organização funcional e a organização do tipo linha staff. 9

9 Organização no nível departamental: é a organização que abrange cada departamento da empresa. É o chamado desenho departamental ou simplesmente departamentalização. Organização no nível das tarefas e operações: é a organização que focaliza cada tarefa, atividade ou operação especificamente. É o chamado desenho dos cargos ou tarefas. É feita por meio da descrição e análise dos cargos. Algumas bancas costumam confundir e erroneamente atribuir tipos de desenho organizacional (nível global) a tipos de desenho departamental (nível departamental). Assim, é comum alguns enunciados referindo-se, por exemplo, ao tipo de departamentalização linear, quando na verdade esse é um tipo de desenho organizacional. Os tipos básicos de desenho organizacional são três: linear, funcional e linha staff. Diz-se tipos básicos, já que outros dois tipos foram acrescentados pela literatura contemporânea: estrutura comissional ou colegiada e estrutura matricial. Por exemplo, desenho por projeto refere-se a desenho departamental, e não organizacional. Logo, quando se ler "organizações por projetos", leia-se "organizações departamentalizadas por projetos". ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Vamos tratar nesse capítulo a organização no nível global, ou seja, o desenho organizacional, a estrutura da organização. Esse desenho da organização formal é planificado por meio dos organogramas, gráficos que representam a disposição e a hierarquia dos órgãos. O organograma não se confunde com o fluxograma. Ressalta-se, inicialmente, que não existe um modelo ideal de estrutura organizacional; o importante é que ela funcione de maneira eficaz, atingindo os objetivos e cumprindo a missão da 10

10 organização. Assim, a organização mais recomendável para cada organização vai depender de sua realidade (interior e exterior). O conjunto de funções, cargos, relações e responsabilidades que constituem o desenho orgânico da organização é o que designamos de estrutura organizacional. Segundo Mintzberg (1995), a estrutura de uma organização pode ser definida como a soma total das maneiras pelas quais o trabalho é dividido em tarefas distintas e como é feita a coordenação entre essas tarefas, e explica o seu funcionamento considerando-a em termos de configurações, onde cada uma apresentaria características, funcionamento e problemas específicos. De acordo com o autor, independente do tipo de configuração assumida, toda e qualquer organização seria composta por cinco partes: o núcleo operacional; a cúpula estratégica; a linha intermediária; a tecnoestrutura e a assessoria de apoio. No núcleo operacional, localizam-se aqueles responsáveis pela produção ou prestação direta de bens e serviços, é o coração da organização; A cúpula estratégica é o local onde se encontram os dirigentes responsáveis por garantir a missão da organização e sobre os quais recai total responsabilidade sobre a mesma; A linha intermediária, que liga o núcleo operacional à cúpula estratégica, é composta por gerentes e supervisores; A tecnoestrutura, na verdade, presta serviços à organização, seus sujeitos são os analistas que delineiam e padronizam o trabalho na organização; e A assessoria de apoio, responsável por prover serviços indiretos para a própria organização, ou seja, assessorar e garantir o processo de produção por parte dos operadores. O desenho organizacional é a determinação da estrutura organizacional mais adequada ao ambiente, estratégia, tecnologia, pessoas, atividades e tamanho da organização. É o processo de escolher e implementar estruturas organizacionais capazes de organizar e articular os recursos e servir à missão e aos objetivos principais. Segundo a pesquisa de Burns e Stalker, autores da teoria da contingência, essas estruturas variam entre dois extremos: desde desenhos mecanísticos até desenhos orgânicos. Tradicionalmente, as organizações foram organizadas e estruturadas considerando um contexto de relativa estabilidade e permanência. Ocorre que os tempos são outros. E era da informação, a globalização, o ambiente mutável e instável, e muitos outros fatores modernos, colocaram a necessidade de se estabelecer modelos mais flexíveis de organização. A teoria administrativa demonstra que os ambientes estáveis exigem organizações mecanísticas, enquanto os ambientes mutáveis exigem organizações orgânicas. Essa dicotomia inicial é necessária para o estudo das estruturas organizacionais. DESENHOS MECANÍSTICOS São formas burocráticas de organização que operam com uma autoridade centralizada no topo, muitas regras e procedimentos, uma minuciosa divisão do trabalho, amplitudes administrativas estreitas e meios formais de coordenação. A rigidez do modelo burocrático impede qualquer mudança e inovação e não permite a flexibilidade e agilidade necessárias para funcionar em um ambiente mutável e dinâmico como o da atualidade. 11

11 DESENHOS ORGÂNICOS Proporcionam autoridade descentralizada, poucas regras e procedimentos, pouca divisão de trabalho, amplitudes administrativas maiores e mais pessoas como meios de coordenação. As organizações orgânicas ou adaptativas operam com um mínimo possível de características burocráticas e com culturas que encorajam a participação das pessoas e o empoderamento (empowerment). 12

12 A função administrativa de organizar conduz necessariamente ao desenho organizacional e à criação da estrutura organizacional. A estrutura organizacional pode ser definida como: 1. O conjunto de tarefas formais atribuídas às unidades organizacionais - divisões ou departamentos - e às pessoas. Normalmente essa definição ocorre por meio de regulamentos e regimentos interno. 2. As relações de subordinação, incluindo linhas de autoridade, responsabilidade pelas decisões, número de níveis hierárquicos e amplitude do controle administrativo. 3. As comunicações para assegurar coordenação eficaz entre órgãos e pessoas ao longo das unidades organizacionais (CHIAVENATO, 2008). O autor ainda elenca algumas normas básicas para o planejamento de uma estrutura organizacional: A organização dever ser estruturada segundo seus objetivos e não em funções das pessoas ou grupos que a integram. As funções devem ser distribuídas de forma a assegurar equilíbrio da organização e a evitar: duplicidade, omissão de funções essenciais e supervalorização de funções secundárias. Deve-se definir a competência de cada chefia, de maneira a facilitar a solução rápida dos problemas urgentes. A delegação de responsabilidades deve ser acompanhada de autoridade necessária para cumpri-la. 13

13 A autoridade deve ser delegada de forma a que possa exercer-se no local de operação, e de forma que se possam, sempre que necessário, coordenar e resolver os problemas nos níveis inferiores da organização. A estrutura da organização deve ser suficientemente flexível para permitir adaptações novas e condições novas. Nos projetos de organização deve-se prever a possibilidade de expansão ou redução. Cada chefia deve ter um limite máximo de subordinados diretos. Nenhum empregado deve estar subordinado a mais de uma chefia. Deve-se limitar os níveis hierárquicos, pois quanto mais numerosos são estes, maior é a cadeia de comando e, consequentemente, a burocracia e a demora no cumprimento das ordens dadas. Ainda sobre o tema, Robbins (2002) considera seis questões básicas às quais os administradores devem responder ao planejar as estruturas organizacionais apropriadas, quais sejam: 1. Especialização do trabalho, 2. Cadeia de comando, 3. Amplitude de controle, 4. Departamentalização, 5. Centralização e descentralização e 6. Formalização. Vejamos um quadro que sintetiza as ideias do autor: 14