Procedimento Operacional Padrão SERVIÇO DE ATENDIMENTO AO CLIENTE

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1 Procedimento Operacional Padrão

2 Data: 23/05/2017 Página: 1 Conteúdo 1. OBJETIVO REFERÊNCIA NORMATIVA APLICAÇÃO DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE ENVOLVIDOS PROCEDIMENTOS a Início do Contrato b - Acompanhamento da documentação c Documentos PPRA/PCMSO Ativo d - Apresentação Site MEDNET Atendimento Solicitação de Atendimentos Autorização de Atendimentos Liberação de ASO Correção de Atestado Identificação de Empresas Inativas durante o Atendimento Agendamento para Atendimento IN COMPANY Comunicação ao Cliente par as solicitações de avaliações com especialistas Comunicação ao Cliente em casos de refazer Exame complementar Contato com a Empresa para confirmação de dados durante o Atendimento do Colaborador Segurança do Trabalho Solicitações de PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) Solicitações de Adendo de Função Contato com a Empresa para solicitação de listagem dos Colaboradores Acompanhamento de documentos em Edição Financeiro Deposito antecipado para clínica credenciada Demais solicitações Financeiras Administração de Contrato Opercionalização de Contrato Aditivos Atualização de dados cadastrais Confirmação de cancelamento de contrato Credenciamento Solicitação e acompanhamento do credenciamento de Clínicas para atendimento da Empresa Validação de Clínica Ativa Procedimento via GIMOST Abrir GIMOST Fazer Login Clicar módulo Atendimento Acesso Rápido Módulo Atendimento Opção Atendimento Selecionar a Franquia Selecionar a opção Atendimento Selecionar busca Empresa/Unidade Selecionar busca Colaborador Selecionar busca Empresa Colaborador Filtrar pelo Nome ou CPF do Colaborador Selecionar busca pelo Número (código) do Atendimento Visualizar Quadro de Função Opção Funcionário... 20

3 Data: 23/05/2017 Página: Selecionar a Franquia Selecionar a opção Funcionário Defina Empresa Filtrar Funcionários de uma Empresa Alterando Setor e Função Incluíndo um Colaborador Filtrar Funcionário pelo Nome ou CPF Alterando informações cadastrais Módulo Protocolo Criando um Protocolo Definindo Remetente e Destinatário Adicionando um Item Excluíndo um Item Localizando um Protocolo Fechando o Protocolo Imprimindo o Protocolo Módulo SAC Busca Rápida SAC Monitor Exportação de Dados Validade Documento Quadro de Função Dados da Empresa Agenda Operações Cronograma de Exames Menu Último Exame Produto Valor Custo Produto Valor Venda Inconsistência PCMSO X Funcionário Módulo Arquivo Morto Atendimento in Company RESPONSABILIDADES FLUXOGRAMA DO PROCESSO Apresentação do Gestor ao Cliente Comunicado ao Cliente referente aos documentos PPRA/PCMSO Operacionalização do Contrato/Login e Senha Site Correção de ASO Solicitação de PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) Solicitação do Processo Ativação de PPRA e PCMSO Credenciamento de Clinicas para Atendimento CONTROLE DAS REVISÕES Data... 61

4 Data: 23/05/2017 Página: 3 1. OBJETIVO Padronizar uma sistemática para assegurar que os procedimentos adotados pelo departamento, envolvendo ou não as demais áreas, sejam seguidos por todos de forma adequada. 2. REFERÊNCIA NORMATIVA Não Aplicável. 3. APLICAÇÃO Aplica-se este procedimento a todos os colaboradores do Departamento de SAC Serviço de Atendimento ao Cliente, onde pós ativação dos contratos inicia-se todo processo para execução dos serviços e atendimento ao cliente. 4. DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE ENVOLVIDOS Não Aplicável. 5. PROCEDIMENTOS 5.a Início do Contrato 5.a.1 Após a ativação do contrato da empresa, é encaminhado um automático ao cliente informando que o contrato está ativo, contendo nome da Gestora SAC responsável pelo contrato elogin /Senha para acesso ao site. 5.a.2 O gestor entrará em contato via telefone para se apresentar e esclarecer qualquer dúvida do cliente. 5.b - Acompanhamento da documentação 5.b.1 O gestor deve acompanhar a finalização dos documentos contratados junto ao departamento de Segurança do Trabalho. Atualmente o prazo estimado para emissão é de 15 a 20 dias após a ativação do contrato. No entanto este prazo podevariar de acordo com a necessidade do cliente e/ou negociação comercial. O prazo para conclusão do documento pode se estender também por falta de informação por parte do cliente (falta de listagem de funcionários, descrição de função ou até mesmo alguma documentação em especifica).

5 Data: 23/05/2017 Página: 4 5.c Documentos PPRA/PCMSO Ativo 5.c.1 Assim que os documentos de PPRA e PCMSO forem ativados, a Gestora SAC e o cliente recebem automático do sistema com a informação que o documento está ativo e disponível no Site Mednet. 5.c.2 O gestor deve solicitar a Operacionalização do contrato ao setor de ADM DE CONTRATOS e efetuar o cadastro dos colaboradores. 5.c.3 Há dois métodos para cadastrar os colaboradores no sistema MENDET, são eles: - Cadastro através do Gimost lançando as informações manualmente, um por um com os seguintes dados: Nome Completo / Nº do RG / Nº do CPF / Nº CTPS / Nº do PIS / Data de Nascimento / Data de Admissão / Setor / Função. - Cadastro através do Site Mednet lançando as informações em massa através de uma planilha em Excel exportada do site, com os seguintes dados: Nome Completo / Nº do RG / Nº do CPF / Nº CTPS / Nº do PIS / Data de Nascimento / Data de Admissão / Setor / Função. 5.d - Apresentação Site MEDNET 5.d.1 Após cadastrar os funcionários da empresa no sistema, o Gestor SAC entrará com contato via telefone, para apresentação e explicação sobre o SITE MEDNET. 5.d.2 Feito isto, formalizar um ao cliente para registrar o contato. OBS: ESTE CONTATO PARA APRESENTAÇÃO DO GIMOST WEB É FUNDAMENTAL E IMPRESCINDIVEL. Há casos que o cliente solicita treinamento presencial, podendo ser na MEDNET ou no endereço do cliente. Neste caso, validamos a aprovação da Gerência SAC.

6 Data: 23/05/2017 Página: Atendimento Solicitação de Atendimentos O gestor passa a acompanhar as solicitações de atendimentos do cliente, tais como dúvidas referentes à realização dos exames ou procedimentos Autorização de Atendimentos Alguns clientes não utilizam o Site para gerar os atendimentos. Eles encaminham via e- mail uma autorização contendo: Nome, Tipo de Atendimento, Setor/Função... Ao receber este , a Gestora deve gerar o atendimento e informar o Depto de Atendimento para dar continuidade quando o colaborador chegar na Clínica Liberação de ASO O cliente pode vir a solicitar a entrega de Atestado com prioridade, visto situações rotineiras, como integração, homologação, entre outras. Existe um processo para emissão de Atestado, como por exemplo prazo de análise das coletas ou prazo para emissão do Laudo. Neste momento, é papel do Gestor SAC interagir junto as áreas envolvidas na MedNet, de forma que possamos tentar auxiliar o cliente em sua necessidade. É preciso esclarecer que exceções não podem tornar-se regras Correção de Atestado Em determinadas situações, o cliente pode vir a solicitar correção de atestado, por quaisquer informações, sejam elas, alteração de função, dados incorretos, etc. Este tipo de solicitação, deve ser avaliado pelo Gestor SAC, visto que o cliente deve utilizar do SITE para abertura do atendimento, de forma que os dados sejam devidamente conferidos antes do envio do colaborador. Entretanto, ainda é possível surgir este tipo de solicitação ao SAC. Assim, o Gestor SAC irá confrontar as informações e sendo devido, solicitar a área responsável na MedNet para que se providencie a correção. A cobrança pela Correção do ASO é avaliada pontualmente. Se identificado que o erro foi da Atendente MedNet, não é repassado nenhum custo ao Cliente. No entanto, caso haja confirmação que o erro foi do Cliente/Colaborador, repassamos o custo, que é incluso no faturamento do Cliente através da Atendente que realizará a correção. Antes que a correção do ASO seja realizada, o Gestor SAC precisa comunicar o cliente, somente após aprovação do valor a Mednet dá continuidade a correção do ASO. Caso o cliente não aceite tal cobrança, o assunto deve ser analisado junto ao Gerente do SAC. É de responsabilidade do Gestor SAC validar se haverá ou não cobrança e informar à Atendente para que seja dado o devido encaminhamento Identificação de Empresas Inativas durante o Atendimento A abrir o atendimento de um determinado colaborador, as atendentes conseguem ver o Statusdo contrato da empresa. Quando o contrato consta como INATIVO, o

7 Data: 23/05/2017 Página: 6 atendimento entrará em contato com a gestora da empresa comunicando. A mesma deverá contatar o financeiro para verificar se existe pendência financeira, caso tenha, o departamento financeiro entrará em contato com a empresa para negociação e posteriormente avisará o SAC. Se os pagamentos estiverem em dia, o financeiro informará de forma que o Contrato seja imediatamente operacionalizado e o atendimento possa dar andamento no processo. Durante o trâmite, orientamos que o colaborador aguarde no atendimento Agendamento para Atendimento IN COMPANY Contamos hoje com o serviço de atendimento In Company para os clientes. Toda solicitação, deve seguir um processo de avaliação para enviar a solicitação ao departamento responsável, no caso, Operações Externas. O canal de solicitação do cliente é o SAC, onde o Gestor SAC irá verificar a solicitação, seguindo o processo abaixo: - Empresa solicita atendimento In Company ao SAC; - Solicitar a empresa a relação de colaboradores que irão realizar os exames no atendimento In Company. Nesta relação de colaboradores deve conter no mínimo as seguintes informações: Nome, Setor e Função; - Atualizar informações cadastrais dos colaboradores. - Providenciar preenchimento do Formulário CheckList, avaliando as condições do contrato, documento, financeiro, etc. - Entregar o Checklist ao departamento de Operações Externas, para ser avaliado os custos da operação e aprovação da Diretoria para execução do atendimento, e assim, se necessário ser providenciado o Aditivo de contrato com o valor do deslocamento para aprovação da empresa. - Caso seja necessário aditivo, o In Company fica pendente aguardando aprovação do valor por parte do cliente e, após aprovação o Gestor SAC deve comunicar o Departamento de Operações Externas. - Neste momento o departamento de Operações Externas irá contatar a empresa para agendamento da data/horário. Obs.: Não existe reserva. A empresa DEVE ter conhecimento que a data será programada pelo departamento de Operações Externas, após recebimento do CheckList. - Toda e qualquer solicitação referente a alteração de data, horário, logística de execução, será tratada com o departamento de Operações Externas.

8 Data: 23/05/2017 Página: 7 - Há clientes que não arcam com custo de deslocamento, muitas vezes por negociação comercial. Estes casos devem ser avaliados pontualmente junto a Diretoria. - Os contratos que já possuem quantificado o deslocamento da Unidade Móvel não necessitam do aditivo, basta seguir o processo de entrega do Checklist para o departamento de Operações Externas Comunicação ao Cliente par as solicitações de avaliações com especialistas De acordo com os atendimentos Médicos, é possível identificarmos a necessidade de se contatar o cliente para orientá-los sobre a realização de alguma avaliação com especialista ou até mesmo com o Médico do Trabalho, a pedido do médico examinador. Neste caso, o atendimento comunica o Gestor SAC e o mesmo informa a empresa. Em caso de Atendimento com o Médico do Trabalho deve ser analisado pontualmente quanto a cobrança, o valor desta avaliação é diferente do atendimento com o médico examinador Comunicação ao Cliente em casos de refazer Exame complementar De acordo com os atendimentos Médicos, é possível identificarmos a necessidade de se contatar o cliente para orientá-los sobre a necessidade de se encaminhar o colaborador para repetir exame. Isso por alteração em exame ou dificuldade na emissão do laudo. *** Em hipótese alguma informar por que o exame do colaborador deu alteração. É necessário extrema sensibilidade nas informações transmitidas ao cliente considerando o sigilo e ética médica Contato com a Empresa para confirmação de dados durante o Atendimento do Colaborador Durante o atendimento na unidade, podemos identificar casos onde o colaborador desconhece ou conteste alguma informação, como por exemplo, não saber com exatidão sua função ou então contestar o tipo de atendimento. Nestes casos, a atendente comunica o Gestor SAC, para que o mesmo possa verificar junto à empresa.

9 Data: 23/05/2017 Página: Segurança do Trabalho Solicitações de PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) Os clientes que contratam PPRA da MedNet, garantem o serviço de Elaboração de PPP de acordo com o período contratual, ou seja, elaboramos sem custos adicionais o PPP referente ao período de Contrato de PPRA entre Cliente x MedNet. Se necessário um PPP de período anterior ao Contrato, este é previamente negociado pelo Depto Comercial ou Adm de Contratose é de responsabilidade do Cliente enviar as informações pertinentes a tal período (através de uma Declaração de Extemporaneidade ou PPRA da época). Para solicitação do PPP o cliente deve preencher um formulário elaborado pela Equipe Técnica de Segurança. O prazo médio para elaboração do documento é de três dias úteis e assim que concluído pelo Técnico de Segurança do Trabalho, o mesmo encaminhará via ao Gestor SAC, para que seja encaminhado ao cliente via . Existem também clientes que contatam a MedNet somente para elaboração de PPP, neste caso é negociado com o Depto Comercial e após fechamento de contrato, confirmação de pagamento e envio do formulário preenchido, encaminhamos a solicitação ao Técnico de Segurança para elaboração do documento que segue o mesmo prazo já citado anteriormente Solicitações de Adendo de Função Existem casos onde a empresa necessita da inclusão de função no PPRA em vigência, para tanto se faz necessário o envio do setor, função, CBO e uma breve descrição da atividade a ser realizada. Empresas onde o cliente possui contrato com a MedNet apenas de PCMSO, deve ser encaminhado ao gestor página do PPRA que contempla a função e os riscos que o funcionário estáexposto para que seja feito o adendo no PCMSO. Em casos do contrato de Gestão de PCMSO de Terceiro, o cliente nos envia a página do PCMSO contendo a função, riscos e exames para adendo no sistema MedNet. Com tais informações a gestora da empresa irá solicitar ao Setor de Segurança do Trabalho que faça tal inclusão, e posteriormente avisará a empresa que a solicitação foi concluída Contato com a Empresa para solicitação de listagem dos Colaboradores Nos processos de implantação (novo cliente) o Vendedor já solicita no fechamento do Contrato a Listagem de Colaboradores ativos na Empresa.

10 Data: 23/05/2017 Página: 9 Em casos de Renovação de Documentos de PPRA/PCMSO, o Técnico de Segurança solicita ao Gestor SAC a listagem e o SAC por sua vez contata o Cliente para solicitação ( e se necessário por telefone para ressaltar a necessidade destas informações). Nesta listagem deve conter os seguintes dados: Nome, CPF, RG, data de nascimento, data de admissão, CTPS, PIS, setor, função, CBO e breve descrição das atividades. Após recebimento das informações, estas deverão ser enviadas ao técnico que solicitou e a Gestora SAC deve atualizar nosso banco de dados Acompanhamento de documentos em Edição No processo de implantação ou renovação de documentos, pode ocorrer de o colaborador vir para realização de exame e o mesmo ainda não estar ativo em nosso sistema. Quando ocorrer, a gestora deverá entrar em contato com o técnico responsável pela empresa para verificar a possibilidade de que o documento seja marcado para ativação. Feito isso e marcado, ela deverá entrar em contato com o Dr. Paulo solicitando que seja ativado o PCMSO Duplicação de PPRA/PCMSO Quando o cliente possuir Contrato de PPRA e PCMSO com a MedNet, cujos documentos estejam vencidos e haja colaborador para atendimento, é possível duplicar os Programas e ativá-los para que o Depto de Atendimento possa atende-lo, ou seja, replicamos o último documento elaborado, atualizando a vigência para a data atual. O Gestor SAC fica incumbido de solicitar a duplicação ao Técnico de Segurança e o Técnico além de duplicar, já deve providenciar o agendamento do Levantamento Ambiental para que os documentos sejam devidamente renovados, cumprindo o protocolo para elaboração (visita técnica no local, elaboração e emissão dos Programas com base no Check-list).

11 Data: 23/05/2017 Página: Financeiro Deposito antecipado para clínica credenciada Quando o cliente solicita atendimento em uma clínica credenciada que atendimento mediante deposito antecipado, o Gestor SAC deve seguir os seguintes procedimentos: - Antes de solicitar o depósito ao financeiro, formalizar para o cliente o sobre o procedimento da clínica (pagamento antecipado) e que o colaborador possui prazo para comparecer na clínica e caso não for até prazo estabelecido o atendimento será cobrado como se realizado fosse; - Após aprovação do cliente o Gestor SAC deverá encaminhar ao Gerente SAC solicitando deposito, neste deve conter as seguintes informações: Razão Social da clínica, valor total do depósito, empresa solicitante, Código de Atendimento e os dados bancários da Clínica (estes dados são obtidos com o Depto Credenciamento); - O Gerente SAC solicitará ao financeiro tal depósito; - Após efetuado, será encaminhado ao Gestor e Gerente SAC o comprovante de depósito. O mesmo deverá entrar em contato com a clínica para agendar o atendimento; - Será de responsabilidade do Gestor SAC acompanhar nos próximos dias com a clínica o comparecimento do colaborador; - Colaborador não compareceu dentro do prazo estipulado pela Mednet, contatar a Empresa e reportar ao Gerente SAC Demais solicitações Financeiras Quando o cliente entra em contato com o SAC para fazer alguma solicitação referente ao financeiro (prorrogação de boleto, espelho de nota, esclarecimentos sobre serviços e produtos cobrados), encaminhamos a solicitação ao Setor Financeiro para que o mesmo possa verificar e dar o devido retorno ao cliente.

12 Data: 23/05/2017 Página: Administração de Contrato Opercionalização de Contrato Após a implantação e ativação dos documentos PPRA/PCMSO no sistema MedNet, a gestora da empresa deverá entrar em contato com o setor de contratos solicitando que o contrato seja operacionalizado, para que assim a empresa possa utilizar nossos serviços de atendimento Aditivos Quando o cliente solicitar liberação de atendimento em outras localidades, além do que consta em Contrato, o Gestor SAC encaminhará a solicitação ao setor ADM de Contratos para elaboração do Aditivo. Em seguida, o Gestor encaminha ao aditivo ao cliente, que deverá assiná-lo mediante aprovação e reencaminhar a nós para liberação no Sistema. Quando a solicitação da empresa for de um produto que ainda não consta em contrato (tais como Documentação, Treinamentos, Nova Unidade de trabalho) a solicitação deverá ser encaminhada ao Setor Comercial, que por sua vez dará continuidade a solicitação Atualização de dados cadastrais Caso o cliente entre em contato com o SAC solicitando alteração nos dados cadastrais, Gestor SAC encaminha via as informações atualizadas ao setor ADM de Contratos Confirmação de cancelamento de contrato Em casos de solicitação de cancelamento de contrato pela empresa, a gestora deverá repassar o caso para Adm de Contratos orientar devidamente o Cliente.

13 Data: 23/05/2017 Página: Credenciamento Solicitação e acompanhamento do credenciamento de Clínicas para atendimento da Empresa O cliente pode solicitar atendimento em todo o território nacional. Entretanto, devido a localidades que não contam com Unidade MedNet, buscamos por parceiros na Cidade desejada (ou nas proximidades) para credenciá-los. A empresa solicita atendimento na localidade desejada e informa os exames necessários ou a função do colaborador para que a Gestora verifique os exames aserem realizados. Com estas informações, o Gestor SAC primeiramente consultano GIMOSTse já possuímos clinica credenciada para atendimento. No caso de não identificar clínica na localidade, é necessário abrir um CRM através do site da Mednet, solicitando o credenciamento de clínica na localidade solicitada ou nas proximidades, bem como os exames necessários. O Gestor SAC deve comunicar ao cliente o prazo para conclusão deste procedimento (verificar prazo com SAF). Assim que concluído o credenciamento, o Gestor SAC retorna ao Cliente com as devidas orientaçõesreferente o atendimento da clínica em questão Validação de Clínica Ativa Em casos que o cliente solicita uma clínica credenciada que tenha pouco uso ou o contrato seja muito antigo, abrir um CRM através do site da Mednet solicitando validação dos valores e contrato com tal clínica.

14 Data: 23/05/2017 Página: Procedimento via GIMOST - Abrir GIMOST - clicar no ícone do GIMOST - Fazer Login - Digitar Login, Senha, clicar em OK Complemento do Login Obs: O campo complemento do Login é preenchido automaticamente pelo conteúdo do arquivo GIMOST.INI, o usuário deverá preencher esse arquivo no primeiro download dele, exemplo: - download do arquivo. GIMOST.ini - editar esse arquivo - digitar : [DADOS] DOMINIO=@grupomednet.com.br - salvar - Clicar módulo Atendimento Cada franquia deve colocar seu domínio, ex: Franquia de

15 Data: 23/05/2017 Página: 14 Este módulo pode ser utilizado para consulta dos atendimentos realizados pelos colaboradores, verificar se os atestados já estão liberados e disponíveis no GED, entre outros. Neste módulo também é possível a visualização do quadro de função do PCMSO, para que possa identificar os exames que serão necessários para determinada função. - Acesso Rápido Quando não sabemos em qual franquia ocorreu o atendimento ou se o atendimento já foi arquivado ou não, temos a opção de acesso rápido. A busca pode ser feita através do nome ou do CPF do colaborador. Quando o atendimento já foi arquivado, este se encontrará no ARQUIVO MORTO, portanto é sempre válido selecionar o flag INCLUIR PESQUISA NO ARQUIVO MORTO para garantir que a busca seja feita por completa no banco de dados. Esta busca pode se tornar lenta devido à quantidade de atendimentos que poderão ser encontrados.

16 Data: 23/05/2017 Página: 15 Para confirmar se o atendimento está no arquivo morto ou no atendimento, é somente arrastar a barra de rolagem.

17 Data: 23/05/2017 Página: Módulo Atendimento Opção Atendimento Selecionar a Franquia Selecionar a opção Atendimento Selecionar busca Empresa/Unidade

18 Data: 23/05/2017 Página: 17 Para uma busca mais completa, aconselha-se que deixe em branco a Data de Início e Fim e remova a seleção: Aberto e Fechado. Também é possível saber se o ASO já foi impresso, fechado e se já está no GED, Em seguida, clique em BUSCAR. Ao clicar em BUSCAR, aparecerão os atendimentos que ainda não foram arquivados Selecionar busca Colaborador Outra opção de busca é diretamente com o nome do colaborador ou CPF, mas para isso também é necessário selecionar a Empresa Selecionar busca Empresa Colaborador Aparecerá a tela para você selecionar a empresa do colaborador.

19 Data: 23/05/2017 Página: Filtrar pelo Nome ou CPF do Colaborador Selecionar busca pelo Número (código) do Atendimento Visualizar Quadro de Função Ainda no módulo ATENDIMENTO, podemos visualizar o quadro de função de uma empresa. Na barra vermelha, clicar na opção: PCMSO Busque pela Empresa em questão, e ao dar Ok, aparecerá uma tela com as seguintes informações: Funções, Exames solicitados para cada função e para cada tipo de atendimento (Admissional, Periódico, Demissional e Retorno ao Trabalho), Periodicidade e Riscos da Função. Também é possível identificar, o Código, Data Inicial e Final do PCMSO Vigente;

20 Data: 23/05/2017 Página: 19

21 Data: 23/05/2017 Página: 20 Opção Funcionário Nesta opção é possível consultar colaboradores cadastrados dentro de cada Empresa possibilitando: alterar função, dados pessoais, cadastrar listagem, inativar funcionários, ver o último atendimento do colaborador, transferir de empresa ou unidade, entre outros Selecionar a Franquia Selecionar a opção Funcionário Defina Empresa A busca deve ser feita através da Razão Social ou CNPJ da empresa Filtrar Funcionários de uma Empresa Digite o Nome ou CNPJ da Empresa (1), clique em BUSCAR(2), após localizada a empresa, clique em OK(3); 2 3 1

22 Data: 23/05/2017 Página: 21 Clique em BUSCAR para aparecer todos os colaboradores cadastrados na Empresa; A busca pode ser feita através de colaboradores Inativos, Ativos, Afastado e Não Contrato, basta filtrar a opção que deseja; Alterando Setor e Função - clicar com o botão direito do mouse

23 Data: 23/05/2017 Página: 22 Para mudar o Status do colaborador basta clicar com o botão direito em cima do colaborador, selecionar a opção deseja e em seguida OK. O botão excluir somente será possível utilizar em casos onde o funcionário foi cadastrado erroneamente e/ou não haja nenhum atendimento atrelado a este código de colaborador Incluíndo um Colaborador Para cadastrar um colaborador, deve-se: Buscar pela Empresa e em seguida clicar em INCLUIR. É necessário preencher todos os dados solicitados, iniciando pelo CPF para validar se o colaborador já não está cadastrado no banco dados da MedNet. Caso esteja

24 Data: 23/05/2017 Página: 23 cadastrado, o sistema automaticamente puxará as informações que já constam em sistema, faltando preencher somente as informações faltantes Filtrar Funcionário pelo Nome ou CPF Habilitado também filtrar pelo Nome ou CPF do colaborador Alterando informações cadastrais Para alterar as informações cadastrais, basta clicar com o botão direito do mouse em cima do nome do colaborador ou pressionar o tecla F2 do teclado.

25 Data: 23/05/2017 Página: 24

26 Data: 23/05/2017 Página: Módulo Protocolo Através deste módulo, você poderá emitir e consultar protocolos de entregas e recebimentos de documentos entre franquias e empresas. Na página inicial do Gimost Clique na opção PROTOCOLO Criando um Protocolo Clicar na opção Protocolo e em seguida em INCLUIR; Definindo Remetente e Destinatário Clique em REMETENTE e selecione a FRANQUIA. Em seguida, clique em DESTINATÁRIO, busque pela Razão Social da Empresa que irá receber o Protocolo ou o Nome e endereço pode ser inserido manualmente. No campo ao lado, preencha o DESTINATÁRIO RESPONSÁVEL e em TIPO DE ENTREGA, selecione a forma que irá enviar.

27 Data: 23/05/2017 Página: Adicionando um Item No quadro branco, clique com o botão direito do mouse e após em ADICIONAR ITEM ou em seu teclado, pressione o botão INSERT para incluir mais item. Em seguida, selecione o tipo de documento de será enviado e o código do mesmo. Caso deseja um documento que não tenha código do Gimost, pode selecionar a opção outros e na descrição incluir uma observação de qual documento se trata.

28 Data: 23/05/2017 Página: Excluíndo um Item Caso for incluso erroneamente algum item no protocolo, também tem a opção remover o Item. Após incluir todas as informações no protocolo, clicar em OK para finalizá-lo Localizando um Protocolo Utilizar os filtros disponíveis em tela, clicar em Buscar

29 Data: 23/05/2017 Página: Fechando o Protocolo Após localizar o protocolo, devemos fechar o mesmo para que não haja alteração de itens. Clicando com o botão direito do mouse, selecione a opção Remeter e depois Finalizar Imprimindo o Protocolo Para imprimir o protocolo, Clicando com o botão direito do mouse, selecione a opção Imprimir. O protocolo pode ser impresso em quantas vias for necessária e quantas vezes precisar.

30 Data: 23/05/2017 Página: 29

31 Data: 23/05/2017 Página: Módulo SAC Na página inicial do Gimost Clique na opção SAC Busca Rápida Nesta busca rápida, podemos localizar em qual empresa um colaborador está cadastrado, mesmo que o colaborador esteja inativo conseguimos ver o histórico de registro. Esta busca pode ser feita através do Nome Completo ou CPF, após digitar, clicar em Buscar. Este campo é somente para consulta SAC Monitor Para verificar as empresas de um determinado Gestor, selecione a Franquia em Operação e posteriormente clicar em SAC Monitor. Para visualizar todas as Empresas de um determinado Gestor, clique em SAC, digite o Nome do Gestor e click em OK;

32 Data: 23/05/2017 Página: 31 Para buscar o Gestor de uma empresa, clique em EMPRESA, digite a Razão Social, dê Ok e Buscar. Para verificar o Gestor da empresa, tanto pode ser feita em SAC MONITOR quanto em VALIDADE DOCUMENTO.

33 Data: 23/05/2017 Página: Exportação de Dados É possível também, exportar para o Excel esta busca, na opção por Contrato será possível exportar Código do Contrato, Nome da Gestora SAC e da Empresa cadastrada no banco de dados. No caso se a opção for por Empesa é possível exportar Nome da Gestora SAC, Telefone, Contato e da Empresa conforme dados cadastrais.

34 Data: 23/05/2017 Página: 33 Também tem a opção por exportar as Unidades de uma Empresa, Funcionários que estão cadastrados na unidade e até mesmo Atendimento do Colaborador selecionado; está opção está disponível somente no módulo Por Contrato. Para a exportação desta informação é o mesmo procedimento Validade Documento Na opção Validade Documento, podemos visualizar a Data de Vencimento do PPRA e PCMSO, Vencimento do Contrato, Vendedor co Contrato, Técnico Responsável pelo PPRA, Médico Coordenador do PCMSO, Status do Contrato,Status dos Documentos e o Gestor SAC.

35 Data: 23/05/2017 Página: 34 Busque pela empresa que deseja visualizar as informações, clique em OK e Buscar Está é a tela onde você consegue visualizar as informações da Empresa, Data de Vencimento do PPRA e PCMSO, Técnico responsável pelo PPRA, Vendedor responsável, Status do contrato e Status dos documentos, etc... Clicando com o botão direito do mouse na linha do contrato que você deseja visualizar, podemos ver várias informações. Lembrando que esta tela é somente para consulta, não sendo possível alteração/edição em nenhum dos campos.

36 Data: 23/05/2017 Página: 35 É possível visualizar os dados da empresa tais como; renovação automática do contrato, Tipo do contrato, Taxa Funcionário mês, entre outros. Na aba de Serviços, conseguimos ver os produtos que possui em Contrato.

37 Data: 23/05/2017 Página: 36 Os outros campos que podemos ver: Administração de contrato, Instrução para o Atendimento, Instrução do financeiro, Observações, Aditivos e Histórico Quadro de Função Clicando com o botão direito do mouse na linha dos documentos podemos visualizar o quadro de função, aparecerá uma tela com as seguintes informações: Setor, Funções, Exames solicitados para cada função e para cada tipo de atendimento (Admissional, Periódico, Demissional e Retorno ao Trabalho), Periodicidade e Riscos da Função. Esta visualização está disponível para o documento vigente ou os documentos inativos.

38 Data: 23/05/2017 Página: Dados da Empresa No ícone DADOS EMPRESA podemos verificar o Contato, Telefone, da Empresa e também o Endereço de Cobrança, Correspondência e NF. Basta clicar em DADOS EMPRESA; Digite a Razão Social da Empresa que deseja obter os Dados Cadastrais, e em seguida IMPRIMIR;

39 Data: 23/05/2017 Página: Agenda Operações Na opção Agenda de Operações é possível visualizar se foi feito o agendamento com a empresa para a visita técnica, a data em que será feito o levantamento e também o técnico responsável pela empresa. Digite o nome da empresa que deseja visualizar os dados, dê ok e buscar

40 Data: 23/05/2017 Página: 39 Se o técnico registrar a informação no campo histórico, é possível verificar clicando com o botão direito do mouse, Imprimir Histórico Cronograma de Exames No módulo SAC, conseguimos extrair um cronograma de exames da empresa referente aos colaboradores ATIVOS, através da opção Cronograma de Exames. O Cronograma é uma relação dos funcionários ativos da empresa e que nos mostra a data do último realizado, data do próximo exame e exames a serem realizados. Somente é possível fazer este tipo de operação com o contrato operacional e com PCMSO vigente. Selecione a empresa que deseja extrair o cronograma, selecionar o filtro que será impresso o cronograma de exames. Quando for imprimir o cronograma de exames, a opção Imprimir por Empresa é para quando a empresa tem muitas unidades e a opção Imprimir Cronograma é para quando possui somente uma unidade.

41 Data: 23/05/2017 Página: Menu Na barra do módulo, item Menu, tem diversas opções essenciais na utilização no SAC.

42 Data: 23/05/2017 Página: 41 - Último Exame A opção último exame, atualiza todos os atendimentos finalizado de uma determinada empresa, é utilizado em caso de inconsistência no cronograma de exames. Para a utilização é necessário analisar caso a caso e se houver dúvidas falar com a Gerência. Para isso é necessário selecionar a empresa que deseja a informação e clicar em buscar. Após isso é necessário clicar em recalcular último exame, pra que o sistema possa fazer o recálculo.

43 Data: 23/05/2017 Página: 42 - Produto Valor Custo Esta opção para o SAC tem somente a utilidade de informar se há ou não clínica credenciada em determinada localidade. Devemos selecionar a localidade onde precisamos de clínica, caso tenha um exame especifico é possível selecionar somente este exame ou deixar o campo de Exames em branco. Ao buscar, o sistema irá trazer o nome da clínica e valor do exame. Porém este valor, jamais pode ser informado ao cliente. Primeiro deve-se solicitar ao departamento Adm de Contratos/Comercial, que seja feito um aditivo, que irá indicar o valor a ser repassado ao cliente.

44 Data: 23/05/2017 Página: 43 Caso após buscar não apareça nenhuma clínica, é sinal que não temos clinica credenciada nesta localidade. Neste caso onde não há clínica na cidade é necessário abrir um CRM pra o departamento de Credenciamento para que busque um parceiro nesta cidade ou na região. - Produto Valor Venda Esta opção para o SAC tem somente a utilidade de informar se há ou não clínica credenciada em determinada localidade, podemos ver também quais empresas tem contrato para determinada localidade e valores de exame particular. Para verificar se os exames têm para a localidade desejada, o procedimento de busca será o mesmo que do módulo anterior. No caso sabemos que possui um determinado exame para localidade devemos ver se possui um S ou N.

45 Data: 23/05/2017 Página: 44 Para verificar o nome da clínica que realiza exame nesta localidade é necessário clicar com o botão direito do mouse e selecionar Imprimir listagem de Contrato Credenciado para este Produto/Local. Como dito no módulo anterior em nenhum momento podemos passar este valor para o cliente, é necessário solicitar ao setor Adm. Contrato um aditivo para repassar ao cliente. Para verificar se alguma empresa já possui contrato na cidade selecionada é necessário clicar com o botão direito do mouse e selecionar Imprimir listagem de Empresa para este Produto/Local.

46 Data: 23/05/2017 Página: 45 Esta tela é somente para consulta. Caso uma empresa não possua contrato com a Mednet e entre em contato para confirmar valor de exames, neste módulo é possível verificar. Selecione a franquia onde será o atendimento particular. Esses valores da coluna VrParticular podemos informar ao cliente nos casos que não possuem contrato conosco. - Inconsistência PCMSO X Funcionário Gera-se inconsistências quando na renovação dos documentos PPRA/PCMSO troca o CodSetor/CodFunção, ficando estes campos diferentes do cadastro do colaborador na Empresa. Para verificar as inconsistências devemos acessar a opção Inconcistência PCMSO x Funcionário - buscar por uma determinada Empresa:

47 Data: 23/05/2017 Página: 46 Ou verificar todas as inconsistências existentes no sistema clicando apenas em Buscar: Caso busque por algum cliente que possua mais do que uma Unidade, você pode clicar na opção Ignorar Filtro de Unidade, que trará tudo referente aquela Empresa:

48 Data: 23/05/2017 Página: 47 Clicando com o botão direito do mouse você consegue exportar essa relação para iniciar a atualização dos cadastros. Logo abaixo (destacado em vermelho na imagem acima) consta o novo quadro de Função referente PCMSO que encontra-se ativo. Feito isso, você deve acessar o módulo ATENDIMENTO, opção FUNCIONÁRIO, buscar pela Empresa/Unidade, localizar o colaborador e clicar com o botão direito do mouse sobre ele, escolher a opção Efetuar Alteração de Setor/Função Sem a Realização de Atendimento.

49 Data: 23/05/2017 Página: 48 Escolha o Setor/Função do colaborador, insira a data de atualização e dê OK: Caso você não localize o Setor/Função do colaborador, é necessário confirmar com o Cliente qual devemos considerar com base no PCMSO ativo. OBS: Os outros ícone do módulo Menu não é utilizado pelo SAC.

50 Data: 23/05/2017 Página: Módulo Arquivo Morto Na página inicial do Gimost Clique na opção ArquivoMorto. Este módulo somente consulta, Atendimentos já arquivados e data de arquivos. Selecione a franquia e após isso ícone Atendimento. Selecione a empresa que deseja fazer a consulta e clique em buscar. Se atentar as datas do filtro para busca. Caso o ASO já esteja no GED, podemos visualizar a digitalização do ASO. Clicando com o botão direito do mouse, selecionar Visualizar ASO, habilitado também a tecla F2 para essa função.

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53 Data: 23/05/2017 Página: Atendimento in Company Após todo o procedimento informado no parágrafo 5.1.6, é necessário o preenchimento do Checklist.

54 Data: 23/05/2017 Página: RESPONSABILIDADES Deverá o FUNCIONÁRIO utilizar destes procedimentos dentro da empresa, mantendo a política interna assim como o sigilo da informação. Se necessária alteração ou adequação nos processos, somente com autorização prévia de seu Superior.

55 Data: 23/05/2017 Página: FLUXOGRAMA DO PROCESSO 7.1 Apresentação do Gestor ao Cliente INICIO ADM de Contratos ativa o contrato assinado O sistema envia um automático ao cliente e a Gestora informando a ativação do contrato. Neste mesmo o Cliente recebe seu login para acesso ao Site. ADM de Contrato envia e- mail a Gestora SAC com listagem de funcionários. Gestora SAC entra em contato com cliente via telefone para se apresentar. Contato realizado com sucesso NÃO SIM FIM

56 Data: 23/05/2017 Página: Comunicado ao Cliente referente aos documentos PPRA/PCMSO INICIO Documentos de PPRA e PCMSO ativos Gestora e cliente recebem um e- mail automático, informando que os documentos estão ativos e disponíveis na web. Caso o cliente tenha dúvida, entrar em contato para auxiliar na visualização do documento no Site. FIM 7.3 Operacionalização do Contrato/Login e Senha Site INICIO Adm de Contratos operacionaliza o contrato assinado. O sistema envia um automático ao Cliente e Gestor SAC informando a operacionalização do Contrato. FIM

57 Data: 23/05/2017 Página: Correção de ASO INICIO Cliente solicita ao SAC a correção do ASO, informando o que está errado e qual é a informação correta. Gestor valida se a falha ocorreu através da Empresa/Funcionário ou pela MedNet. Falha ocorreu através da Empresa/Func.? Não Gestor solicita a correção ao depto de ATD, sem custo ao cliente. SIM Gestor informa o custo da correção ao cliente Empresa aceitou? Não Não seguimos com a solicitação. SIM Gestor solicita a correção ao depto de ATD FIM

58 Data: 23/05/2017 Página: Solicitação de PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) INICIO Cliente solicita ao SAC a elaboração do PPP Gestor valida se todas as informações necessárias foram preenchidas no formulário. O período do PPP é dentro da vigência do contrato ou contempla PPRA? NÃO Encaminhar solicitação para o setor Comercial ou para o setor ADM de Contrato para analisar custos. SIM Encaminhamos formulário preenchido ao Setor de Seg. do Trabalho para elaboração do PPP. FIM

59 Data: 23/05/2017 Página: Solicitação do Processo INICIO Cliente solicita ao SAC a inclusão de função/setor no documento Contrato do cliente é somente PCMSO ou Gestão de PCMSO? Sim Gestor SAC solicita ao cliente a página do PPRA/PCMSO com as devidas informações sobre a nova função.. Não Setor de Segurança realiza a inclusão e retorna ao SAC Gestor SAC comunica a inclusão da função ao cliente FIM

60 Data: 23/05/2017 Página: Ativação de PPRA e PCMSO INICIO Segurança do Trabalho elabora o documento de PPRA/PCMSO no GIMOST Segurança do Trabalho marca para Ativação o PCMSO para o Médico do Trabalho Sim Marcou para Ativação? Não Há divergência nos exames contratados x exames solicitados no PCMSO Segurança informa Gestor SAC e este por sua vez providencia aditivo contratual e encaminha ao cliente. Após aditivo liberado, informa ao Técnico para marcar para ativação.. Médico Coordenador ativou o PCMSO? Não Há divergência no PCMSO, Médico Coordenador solicita correção Segurança do Trabalho FIM

61 Data: 23/05/2017 Página: Credenciamento de Clinicas para Atendimento INICIO Cliente solicita atendimento em localidade que não possui Mednet. Gestor SAC valida através do GIMOST se há clinica credenciada na localidade Possui clinica? Não Gestora abre CRM através do site Mednet para solicitar credenciamento. Caso não tenha a cidade solicitada, procurar em uma cidade mais próxima. Sim Gestor solicita a ADM Contratos o aditivo de exames e encaminha para aprovação do cliente Cliente aprovou? Não Não será possível a utilização da clínica Sim Gestor encaminha para ADM de Contratos para operacionalizar e avisa r o cliente a liberação. FIM

62 Data: 23/05/2017 Página: CONTROLE DAS REVISÕES Revisão N Data Descrição da Revisão Responsável 00 23/05/2017 INICIAL Elaboração Flávia M.B.Caraschi 6 meses 12/2017 Próxima revisão programada Artur Luiz Garcia Obs: informar somente as últimas duas revisões. Data Responsável 23/05/2017 Flávia Marques Barros Caraschi Data Aprovado por 23/05/2017 José Alonso Marthes