Guia de Compras para Compras Empresariais Ariba Procure-to-Pay Ariba Procure-to-Order

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1 Ariba CUSTOMER (CLIENTE) Ariba Procure-to-Pay Ariba Procure-to-Order

2 Conteúdo Visão geral de compras....4 Conceitos de compras....4 Fluxo de trabalho de compras....5 Criando e gerenciando requisições de compra....7 Criando requisições....7 Localizando e adicionando itens de catálogo....8 Adicionando itens não catalogados Adicionando itens PunchOut Exibindo o conteúdo do carrinho ao criar requisições Editando o conteúdo do carrinho ao criar requisições Concluindo requisições Campos do resumo da requisição Campos de entrega da requisição Especificando um endereço de entrega não padrão Exibindo o status de aprovação da requisição Localizando requisições Localizando requisições que você criou Localizando requisições criadas por outros usuários Copiando requisições Dados copiados com requisições Efetuando alterações em requisições Editando requisições Retirando e editando requisições Alterando e cancelando requisições Trabalhando com pedidos de compra Localizando pedidos de compra Verificando o status do pedido de compra Alterando e cancelando pedidos de compra Fluxo de trabalho de alteração e cancelamento de pedidos Alterando um pedido de compra Cancelando um pedido de compra Recebendo e devolvendo itens Criando recibos para itens Status do recibo Localizando um pedido que você deseja receber C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Conteúdo

3 Criando ou editando um recibo Procurando por um recibo Devolvendo itens Histórico de revisão Conteúdo C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 3

4 Visão geral de compras Muitos usuários de soluções de compras da Ariba compram coisas com pouca frequência - geralmente coisas de que precisam para fazer o seu trabalho. Se você for um usuário não frequente de soluções de compras da Ariba, este guia se destina a ajudar você a encontrar e pedir as coisas de que precisa. Se você for um gerente de compras ou outro profissional de compras, ou um administrador, você pode encontrar informações detalhadas sobre compras por intermédio da Ariba no Guia de Compras da Ariba para Profissionais de Compras. Conceitos de compras [página 4] Fluxo de trabalho de compras [página 5] Conceitos de compras A tabela a seguir lista alguns conceitos de compras importantes: Conceito Aprovador Catálogo Descrição Sua organização pode exigir que as solicitações de compra de alguns itens sejam encaminhadas por meio de um aprovador. Pode ser seu gerente direto ou um gerente de compras. Se a aprovação for obrigatória para um item, sua solicitação de compra (na forma de uma requisição) será encaminhada automaticamente para o aprovador ou grupo de aprovadores apropriado. O catálogo contém itens disponíveis dos fornecedores com os quais sua empresa negociou relacionamentos de compra. A maioria dos catálogos contém vários tipos de item. Os itens de catálogo são itens que você seleciona a partir do catálogo de sua organização e que só precisam que você especifique a quantidade quando os compra. Os itens parciais são geralmente itens de mercadoria nos quais você precisa fornecer ou selecionar informações adicionais antes de fazer o pedido. Por exemplo, um tamanho do calçado quando compra sapatos ou um tamanho da tela quando compra um laptop. Os itens PunchOut são itens que você pede diretamente ao fornecedor. Efetuar PunchOut significa ser redirecionado para o site do fornecedor para pedir itens. Os sites do fornecedor têm fluxos diferentes quando se trata de adicionar itens PunchOut, mas todos os sites permitem comprar itens e retornar à Ariba. 4 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Visão geral de compras

5 Conceito Alteração do pedido Item colaborativo Descrição Uma alteração do pedido é um documento que é criado quando você faz uma alteração a um item de linha em um pedido de compra. Quando você altera um pedido, uma nova versão da requisição associada é criada e enviada para aprovação, se a aprovação for obrigatória para o item solicitado. Se a nova versão da requisição for aprovada, uma nova versão de cada pedido afetado pela alteração será gerada e enviada aos fornecedores. Alguns itens podem exigir que você colabore com fornecedores para finalizar o preço e determinadas especificações de item antes de pedir o item. Esses itens são conhecidos como itens colaborativos. Uma requisição (ou carrinho de compras) que contém itens colaborativos é uma requisição colaborativa (ou carrinho de compras). Os itens colaborativos e o processo de colaboração não são abrangidos neste guia. Para obter maiores informações sobre a colaboração com fornecedores, consulte o guia Colaborando com fornecedores. Item de linha Item não catalogado Pedido de compra Requisição Um item de linha é uma entrada distinta para um item em uma requisição. Por exemplo, uma única requisição pode ter um item de linha para um teclado, outro para um mouse e outro para um tapete do mouse. Se você não consegue localizar um item que está procurando no catálogo, pode criar um item não catalogado descrevendo o que precisa, de modo que um agente de compra possa localizar e pedir o item para você. Quando você envia uma requisição (ou, caso a aprovação seja obrigatória, quando uma requisição é aprovada), um pedido de compra é enviado da sua organização para o fornecedor. Um pedido de compra lista geralmente os itens que você deseja comprar, a quantidade e o preço, entre outras coisas. É atribuído um código do pedido exclusivo a cada pedido de compra, para o identificar. Uma requisição, por vezes referida como PR (requisição de compra) é uma solicitação para comprar um item (ou vários itens). É atribuído um código exclusivo (como PR2394) a cada requisição, de modo que você possa controlá-la à medida que ela avança no processo de compra. Uma requisição pode conter itens de qualquer uma das seguintes origens: O catálogo de sua empresa O catálogo de um fornecedor. (Também conhecido como catálogo PunchOut.) Itens não catalogados Uma requisição pode ser composta por vários itens de linha. Fluxo de trabalho de compras Os passos seguintes descrevem o fluxo de trabalho para pedir e receber um item: 1. Você procura por um item e cria uma requisição. 2. Quando você envia a requisição, uma das seguintes situações ocorre: Se a aprovação for necessária para o item, a requisição é enviada para um aprovador dentro de sua organização. Quando a requisição é aprovada, um pedido de compra é enviado ao fornecedor. Se a requisição for recusada, você será notificado e poderá retirar a requisição ou editá-la e reenviá-la para aprovação. Visão geral de compras C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 5

6 Se nenhuma aprovação for necessária para o item, um pedido de compra é enviado diretamente ao fornecedor. 3. O fornecedor recebe o pedido de compra e, se aceitar processar o pedido, envia o item. 4. Se o recebimento estiver ativado, sua organização cria um recibo para o item quando ele chegar. O recibo é enviado ao fornecedor. 5. Ao receber o recibo, o fornecedor emite uma fatura solicitando pagamento. Nota Às vezes, um ou mais itens de linha em sua requisição podem ficar retidos para consolidação. Nesses casos, um agente de compra gerenciará o processamento de pedidos e o recebimento desses itens e enviará os itens a você. 6 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Visão geral de compras

7 Criando e gerenciando requisições de compra Uma requisição é uma solicitação para comprar um item. Criando requisições [página 7] Concluindo requisições [página 16] Exibindo o status de aprovação da requisição [página 19] Localizando requisições [página 20] Copiando requisições [página 21] Efetuando alterações em requisições [página 23] Criando requisições Criar uma requisição é o primeiro passo no processo de compras. Contexto Os campos exibidos nas páginas de criação da requisição e os rótulos de campo usados variam, dependendo da configuração de seu sistema de ERP e de seu site da Ariba. Por exemplo, em algumas organizações, os fornecedores são referidos como vendedores. 1. No painel de instrumentos, clique em Criar Requisição. A página Início do catálogo é exibida. 2. Na página do catálogo, execute uma das seguintes ações para adicionar os itens que você deseja comprar: Adicione um item do catálogo de sua organização. Adicione um item não catalogado. Adicione um item de um catálogo externo. Isso pode ser referido como adicionar um item PunchOut. 3. Especifique a quantidade necessária e clique em Adicionar ao carrinho. Uma janela pop-up é exibida na parte superior direita do catálogo, para indicar que o item foi adicionado ao carrinho. 4. Realize uma das seguintes ações: Para revisar o conteúdo do seu carrinho, clique em Revisar o carrinho. Para prosseguir para a confirmação da compra, clique em Prosseguir para a confirmação da compra. Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 7

8 Se o pop-up do conteúdo do carrinho não estiver visível, clique no ícone do carrinho ( ) na parte superior da página para o exibir. Localizando e adicionando itens de catálogo [página 8] Adicionando itens PunchOut [página 13] Adicionando itens não catalogados [página 11] Concluindo requisições [página 16] Localizando e adicionando itens de catálogo A barra de pesquisa junto à parte superior do catálogo contém dois campos: um menu de categoria e uma caixa de texto. Você pode usar o menu de categoria para restringir sua pesquisa por categorias predefinidas. A caixa de texto permite inserir strings de texto específicas para pesquisa. Contexto Dependendo de como sua pesquisa de catálogo está configurada, todos os termos em uma string de pesquisa podem ter de estar presentes para que um item seja retornado em uma pesquisa, ou somente um item em uma string de pesquisa pode ter de estar presente. Se seu catálogo estiver configurado para pesquisas de palavrachave E e você inserir uma pesquisa de palavra-chave para "notebook, laptop, mac", todos os termos especificados devem estar presentes para que um item seja exibido em seus resultados de pesquisa. Essa é a configuração de pesquisa de palavra-chave padrão. Se seu catálogo estiver configurado para pesquisas de palavra-chave OU, só uma das palavras-chave especificadas precisa estar presente para que um item seja retornado. Opcionalmente, para restringir sua pesquisa a uma categoria específica, selecione o botão do menu suspenso da categoria na parte superior da página, à esquerda do campo de texto de pesquisa, e selecione uma categoria. 1. Na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa e selecione o tipo de conteúdo que você deseja procurar. 2. Insira condições de pesquisa no campo de pesquisa. Você pode inserir 3 a 200 caracteres e pode procurar por itens de catálogo por palavra-chave, fornecedor, número da peça, etc. Qualquer pontuação em strings de pesquisa é tratada como espaço em branco. Isso inclui pontuações, como vírgulas, traços, parênteses e aspas, assim como caracteres especiais, como asteriscos e sinais de porcentagem. 8 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

9 3. Realize uma das seguintes ações: Pressione Enter ou clique no ícone de pesquisa ( ) para iniciar a pesquisa. Selecione um filtro de pesquisa ou um filtro de pesquisa salvo no menu de filtro à direita do campo de pesquisa. A pesquisa começa automaticamente. 4. Clique no nome do item nos resultados de pesquisa. Para obter informações sobre o uso de recursos de pesquisa avançada, consulte o Guia do Usuário para Catálogo da Ariba. 5. Se o item que você adiciona for um item parcial, forneça ou selecione as informações adicionais necessárias. Por exemplo, se você estiver pedindo sapatos, selecione um tamanho. Os campos obrigatórios são indicados com um asterisco (*). 6. Especifique a quantidade necessária e clique em Adicionar ao carrinho. Resultados Uma janela pop-up é exibida na parte superior direita do catálogo, confirmando que o item foi adicionado ao carrinho. Criando requisições [página 7] Pesquisando por favoritos [página 11] Comparando itens de catálogo [página 9] Concluindo requisições [página 16] Comparando itens de catálogo Você pode comparar até três itens do mesmo conjunto de resultados de pesquisa. 1. Procure por um item. 2. Nos resultados de pesquisa do catálogo, selecione a caixa de seleção Comparar para um item que você deseja incluir na comparação. A barra de comparação é exibida por cima dos resultados da pesquisa. 3. Selecione a caixa de seleção Comparar para até dois itens adicionais a serem comparados e clique em Comparar itens por cima dos resultados da pesquisa. 4. Escolha uma das seguintes opções na página Comparar itens: Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 9

10 Insira uma quantidade e clique em Adicionar ao carrinho para adicionar um item ao carrinho. Clique em Continuar a comprar para retornar à página de resultados de pesquisa. (Na página de resultados de pesquisa, as caixas de seleção Comparar ainda estão marcadas para os itens que você comparou.) Localizando e adicionando itens de catálogo [página 8] Criando requisições [página 7] Adicionando um item aos favoritos Se planeja pedir um item com frequência, pode marcá-lo como favorito e acessá-lo rapidamente a partir do ícone de favoritos na página Início do catálogo. Contexto Se a descrição ou o preço de um item for alterado depois de o adicionar como favorito, ele será atualizado com informações atuais quando você o adicionar ao carrinho. 1. Procure por um item. 2. Na página de resultados de pesquisa do catálogo, clique em Adicionar aos favoritos para o item. 3. Escolha uma das seguintes opções: Para adicionar o item a uma pasta de favoritos existente, clique em Pasta padrão ou clique no nome da pasta à qual você deseja adicionar o item. Você terminou. Para adicionar um item a uma nova pasta de favoritos, clique em Outras pastas e prossiga para o passo Clique em Nova pasta e insira um nome para a nova pasta. 5. Clique em OK para criar a nova pasta. 6. Clique em Adicionar para adicionar o item à nova pasta de favoritos. Criando requisições [página 7] 10 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

11 Pesquisando por favoritos [página 11] Localizando e adicionando itens de catálogo [página 8] Concluindo requisições [página 16] Pesquisando por favoritos Se você compra alguns itens com frequência e os definiu como favoritos, pode localizá-los sem pesquisar o catálogo. 1. Clique na guia Catálogo na parte superior da página Início do catálogo. 2. Clique no botão de favoritos ( ) na barra de ferramentas e clique em um nome da pasta de favoritos para localizar um item. Criando requisições [página 7] Localizando e adicionando itens de catálogo [página 8] Concluindo requisições [página 16] Adicionando itens não catalogados Se você não consegue localizar os itens de que precisa no catálogo, pode criar itens não catalogados descrevendo o que precisa, de modo que um agente de compra possa localizar e pedir os itens para você. Os pedidos não catalogados podem levar mais tempo para serem processados do que os pedidos catalogados. Contexto Nota Os usuários que pertencem ao grupo Nenhum item não catalogado não podem adicionar itens não catalogados a uma requisição. A opção de item não catalogado não está visível para esses usuários. Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 11

12 1. Clique no ícone Adicionar um item não catalogado ( ) na barra de ferramentas do catálogo. Alternativamente, na página Início do catálogo, clique em +Item não catalogado. 2. Insira as informações necessárias. 3. Clique em Adicionar ao carrinho. Resultados Uma janela pop-up é exibida na parte superior direita do catálogo, para indicar que o item foi adicionado ao carrinho. Criando requisições [página 7] Campos de itens não catalogados [página 12] Campos de itens não catalogados Nota Os itens de linha de mercadorias ou serviços baseados no valor não precisam de detalhes de preço avançado, como quantidade, unidade de medida, conversão de unidade e descrição do preço. A tabela que se segue descreve informações que podem ser necessárias para itens não catalogados: Campo Descrição completa Código da mercadoria Fornecedor* (ou Vendedor) Contato Descrição Insira uma descrição do item. Selecione um código de mercadoria a partir das opções disponíveis, ou clique em Pesquisar mais para selecionar um código de mercadoria diferente. Dependendo de sua integração ERP, você pode ter que inserir informações adicionais, como Tipo de conta, Grupo de materiais (SAP) ou Código de mercadoria particionado (People Soft). Selecione um fornecedor a partir das opções disponíveis, ou clique em Pesquisar mais para selecionar um fornecedor diferente. O valor para esse campo é alterado dependendo do fornecedor que você escolhe. Clique no nome do contato para ver os detalhes para essa pessoa. Clique em selecionar para escolher outro contato para o fornecedor. 12 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

13 Campo Número de peça do fornecedor* Código de peça auxiliar do fornecedor* Quantidade Unidade de medida Preço Descrição Insira o número de peça do fornecedor para o item. Insira o código de peça auxiliar do fornecedor para o item. Insira a quantidade do item que você está solicitando. Selecione uma unidade de medida a partir das opções disponíveis, ou clique em Pesquisar mais para selecionar uma unidade de medida diferente. Insira o preço do item ou um preço estimado. O valor total da requisição determina geralmente os aprovadores padrão. Se você alterar o preço ou a quantidade, clique em Alterar valor para atualizar o valor total para o item não catalogado. Selecione uma moeda a partir das opções disponíveis, ou clique em Outros para selecionar uma moeda diferente. Valor Este é um campo somente leitura que é atualizado quando você clica em Atualizar valor. * Uma requisição com itens não catalogados pode ser enviada com êxito sem especificar os detalhes do fornecedor. A solução Ariba Procurement só valida os campos de detalhes do fornecedor (para itens não catalogados) quando a requisição atinge o aprovador final no fluxo de aprovação. Se, nessa fase, os detalhes do fornecedor ainda estiverem ausentes, uma mensagem de erro exigirá que o aprovador insira os detalhes do fornecedor. Adicionando itens não catalogados [página 11] Concluindo requisições [página 16] Adicionando itens PunchOut Dependendo da configuração de seu catálogo, você efetua PunchOut para um site de fornecedor para procurar por um item (PunchOut no nível de loja) ou você procura por um item em seu catálogo local e depois efetua PunchOut para o site do fornecedor para adicioná-lo ao seu pedido (PunchOut no nível do item). Contexto Dependendo da configuração do catálogo e dos contratos comprador-fornecedor, o preço de alguns itens PunchOut pode não ser exibido. Em relação a esses itens, é exibido um preço do rótulo do fornecedor para indicar que o preço está disponível no fornecedor. Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 13

14 1. No painel de instrumentos, insira o nome do fornecedor no campo de texto de pesquisa e clique no ícone de pesquisa ( ). Os itens de catálogo são exibidos, com itens configurados para PunchOut no nível do item, identificados com um botão Comprar do fornecedor na página de resultados de pesquisa do catálogo. 2. Clique no botão correspondente Comprar do fornecedor para efetuar PunchOut para o site do fornecedor e fazer seu pedido aí. Quando você efetua PunchOut para um site do fornecedor, você pode clicar em Fechar a sessão de compras do catálogo PunchOut no canto superior direito para sair do site do fornecedor sem adicionar um item à sua requisição. Resultados Seus itens são mostrados na solução Ariba Procurement quando você confirma a sua compra no site do fornecedor. Criando requisições [página 7] Exibindo o conteúdo do carrinho ao criar requisições Você pode examinar a lista de itens em seu carrinho, exibindo seu carrinho ou a página Resumo da requisição. 1. Clique no ícone do carrinho de compras ( ) na parte superior do catálogo. Uma janela pop-up é exibida na parte superior do catálogo, exibindo alguns itens que você adicionou ao seu carrinho. 2. Escolha uma das seguintes opções: Clique em Revisar o carrinho para exibir todos os itens em seu carrinho. Clique no nome de um item para exibir os detalhes do item. Clique em Prosseguir para a confirmação da compra, role para a parte inferior da página Resumo e clique no nome de um item para exibir detalhes do item. 14 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

15 Editando o conteúdo do carrinho ao criar requisições [página 15] Concluindo requisições [página 16] Criando requisições [página 7] Editando o conteúdo do carrinho ao criar requisições Você pode editar as informações do item no seu carrinho de compras ou na página Resumo. Contexto Você pode editar as seguintes informações para um item de linha: Detalhes do item, como quantidade do pedido, fornecedores, descrições de item, etc. Os endereços Faturar para e Entregar a e o destinatário da remessa. Informações contábeis. 1. Clique no ícone do carrinho de compras ( ) na parte superior da página e clique em Prosseguir para a confirmação da compra. A página Resumo da requisição é aberta. 2. Role para a área Itens de linha na parte inferior da página Resumo. 3. Selecione a caixa de seleção para o item que você deseja editar e clique em Editar. 4. Escolha uma das seguintes opções: Edite as propriedades de item de linha no cabeçalho Detalhes do item de linha. Edite o endereço Faturar para e outras informações contábeis em Contabilidade - por item de linha. Para cada campo, selecione um valor apropriado a partir das opções disponíveis ou selecione Pesquisar mais. Em seguida, clique em Selecionar para o valor que você deseja adicionar. Para distribuir os custos por vários grupos contábeis, clique em Ratear contabilidade. Para obter maiores informações sobre o rateio contábil, consulte o Guia de Compras da Ariba para Profissionais de Compras. Edite as propriedades Entrega - por item de linha. Para cada campo, selecione um valor apropriado a partir das opções disponíveis ou selecione Pesquisar mais. Em seguida, clique em Selecionar para o valor que você deseja adicionar. No caso de um valor de campo que deve ser especificado manualmente, insira o valor no campo apropriado. Adicione anexos ou comentários. 5. Clique em OK para salvar as alterações e retornar à página anterior. Clique em Cancelar para retornar à página anterior sem salvar as alterações. Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 15

16 Concluindo requisições [página 16] Criando requisições [página 7] Concluindo requisições Você conclui uma requisição e envia-a na página Resumo da requisição. 1. Escolha uma das seguintes opções para acessar a página Resumo da requisição: Clique em Prosseguir para a confirmação da compra ao criar uma requisição. Clique no bloco de ação Minhas requisições para ver uma lista das suas requisições e clique no código ou título da requisição que você deseja abrir. 2. Forneça as informações de resumo necessárias. 3. (Opcional) Selecione a caixa de seleção para um item de linha e clique em Editar para editar um item de linha. 4. (Opcional) Revise as informações de entrega. 5. (Opcional) Insira comentários ou clique em Adicionar anexo para adicionar um anexo. Se deseja que os comentários e os anexos estejam visíveis para os fornecedores, clique em Visível para os fornecedores. 6. (Opcional) Clique em Verificar para verificar a requisição em termos de disponibilidade de orçamentos. O botão Verificar está visível somente se seu site estiver ativado para verificação de orçamento em um sistema ERP externo. Dependendo dos resultados da verificação de orçamento, uma mensagem de Êxito ou Falha é exibida na página Resumo da requisição. 7. Execute uma das seguintes ações: Para enviar a requisição, clique em Enviar. Para parar de trabalhar na requisição, clique em Sair. Quando você clica em Sair, pode salvar a requisição para trabalhar nela mais tarde ou excluir a requisição. Resultados Quando você envia uma requisição, ela tem um status de Enviado. Se a aprovação for necessária, a requisição será encaminhada para o primeiro aprovador no fluxo de aprovação da requisição. Se você sair e optar por salvar a solicitação, ela terá um status Em composição. Você pode editar a solicitação mais tarde e depois enviá-la para aprovação. 16 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

17 Especificando um endereço de entrega não padrão [página 18] Campos do resumo da requisição [página 17] Campos de entrega da requisição [página 18] Exibindo o status de aprovação da requisição [página 19] Criando requisições [página 7] Campos do resumo da requisição A tabela que se segue descreve os campos na página Resumo da requisição. Você pode ver campos adicionais dependendo da configuração de sua empresa. Campo Título Em nome de Descrição Insira um título para a requisição que descreve os itens que você deseja pedir, como Materiais para escritório. Este é um campo obrigatório se você estiver preparando a requisição em nome de outra pessoa. Você pode enviar uma solicitação em nome de outro usuário qualquer. Quando você envia uma requisição em nome de outra pessoa, você é o preparador e o usuário "em nome de" é o solicitante. Nesse caso; O solicitante é adicionado ao fluxo de aprovação como observador. O perfil pessoal do solicitante é usado para determinar as informações de entrega e de contabilidade para a solicitação. Você vê somente os itens de catálogo aos quais o solicitante tem acesso. Tanto você como o solicitante recebem notificações por sobre a requisição. Selecione um nome a partir do menu ou clique em Pesquisar mais para selecionar um nome diferente. Atrasar compra até Meus rótulos Se você precisa atrasar a compra até uma data específica, use o controle de calendário para selecionar essa data. Você pode retirar e editar sua requisição até a data selecionada, mesmo que tenha sido totalmente aprovada. Adicione um ou mais rótulos ao seu documento para facilitar a respectiva localização. Concluindo requisições [página 16] Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 17

18 Campos de entrega da requisição A tabela que se segue descreve os campos de entrega na página Resumo da requisição: Campo Entregar a Destinatário Data esperada de entrega Descrição Selecione um local a partir das opções disponíveis, ou clique em Pesquisar mais para selecionar um local diferente. Se sua organização o permitir, clique em Novo para criar um endereço de entrega não padrão. Digite o nome da pessoa à qual a remessa é enviada. Use esse campo para documentar se precisa dos itens na requisição até uma data específica. Use o controle de calendário para selecionar uma data. Esse é um campo somente informativo. Especificando um endereço de entrega não padrão [página 18] Concluindo requisições [página 16] Especificando um endereço de entrega não padrão Os endereços não padrão são endereços personalizados criados em soluções Ariba Procurement. Um endereço não padrão pode ser sua sede que pode ser o endereço de entrega preferencial para faturas ou os itens em uma requisição. Pré-requisitos O site Ariba de sua organização deve ser configurado para permitir endereços de entrega não padrão. Contexto Se sua organização permite que os usuários adicionem endereços de entrega não padrão e você deseja que os itens na requisição sejam entregues a um endereço de entrega que não está na lista de endereços disponível, você pode usar o campo Entregar a na requisição para escolher um endereço não padrão existente ou criar um novo. O endereço de entrega não padrão que você usa é aplicado a toda a requisição. Quando você cria um endereço não padrão, ele é salvo para uso futuro. 18 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

19 1. Escolha uma das seguintes opções para acessar a página Resumo da requisição: Clique em Prosseguir para a confirmação da compra ao criar uma requisição. Clique no bloco de ação Minhas requisições para ver uma lista de nossas requisições e clique no código ou título da requisição que você deseja abrir. 2. Clique em Pesquisar mais ao lado do campo Entregar a. 3. Escolha uma das seguintes opções: Se o endereço padrão que você deseja já existir, localize o endereço e clique em Selecionar. Para criar um novo endereço não padrão, clique em Novo. Insira todos os detalhes de entrega necessários na página Criar endereço de entrega não padrão e clique em Salvar. Ao criar um endereço de entrega não padrão, você deve inserir valores válidos nos campos Rua, Cidade e País. Exibindo o status de aprovação da requisição Pré-requisitos Você deve ter permissão para exibir as requisições criadas por outros usuários. Para obter maiores informações, contate seu administrador. 1. Escolha uma das seguintes opções: Para abrir uma requisição criada por você, clique no bloco de ação Minhas requisições para ver uma lista das suas requisições e clique no código ou título da requisição que você deseja verificar. Para abrir uma requisição criada por outro usuário, na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa e selecione Requisição. Insira condições de pesquisa específicas no campo de pesquisa e pressione Enter ou clique no ícone de pesquisa ( ). Para procurar por todas as requisições, pressione Enter ou clique no ícone de pesquisa sem especificar condições de pesquisa no campo de pesquisa. A página Pesquisar é aberta. 2. Opcionalmente, insira critérios de pesquisa para restringir a sua pesquisa. 3. Clique em Pesquisar. Os Resultados da pesquisa na página Pesquisar exibem todas as requisições que correspondem aos seus critérios de pesquisa. Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 19

20 4. Clique no código de uma requisição para exibi-la na página Resumo. 5. Role para a seção Fluxo de aprovação. Se necessário, clique na seta ( ) para expandir essa seção. Para obter maiores informações sobre fluxos de aprovação, consulte o Guia de Compras da Ariba para Profissionais de Compras. Localizando requisições Localize as requisições que você criou ou as requisições criadas por outros. Localizando requisições que você criou Clique no bloco de ação Minhas requisições para ver uma lista das suas requisições e clique no código ou título da requisição que você deseja abrir. Localizando requisições criadas por outros usuários Pré-requisitos Você deve ter a permissão Gerente de compras para exibir as requisições criadas por outros usuários. Para obter maiores informações, entre em contato com seu administrador. 1. Na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa e selecione Requisição. Insira condições de pesquisa específicas no campo de pesquisa e pressione Enter ou clique no ícone de pesquisa ( ). A página Pesquisar é aberta. 2. Opcionalmente, insira critérios de pesquisa para restringir a sua pesquisa. 20 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

21 3. Clique em Pesquisar. Os Resultados da pesquisa na página Pesquisar exibem todas as requisições que correspondem aos seus critérios de pesquisa. 4. Clique no código de uma requisição para exibi-la na página Resumo. Copiando requisições Se deseja comprar algo que você ou terceiros compraram antes, pode copiar uma requisição existente. Você pode copiar requisições independentemente do estado da requisição. 1. Abra a requisição que você deseja copiar. 2. Clique em Copiar na página Resumo. Uma cópia da requisição é criada e exibida na página Resumo. 3. Revise os detalhes de sua requisição e escolha uma das seguintes opções: Clique em Continuar a comprar para adicionar mais itens. Selecione a caixa de seleção para um item de linha e clique em Editar detalhes, Copiar ou Excluir para alterar os itens de linha da requisição. Modifique as informações de cabeçalho da requisição, como Em nome de e Título. Revise e edite o fluxo de aprovação na seção Fluxo de aprovação. 4. Clique em Enviar. Resultados Quando você envia uma solicitação, ela tem um status de Enviado. Se a aprovação for necessária, a solicitação será encaminhada para o primeiro aprovador no fluxo de aprovação da requisição. Se você sair e optar por salvar a solicitação, ela terá um status Em composição. Você pode editar a solicitação mais tarde e depois enviá-la para aprovação. Localizando requisições que você criou [página 20] Localizando requisições criadas por outros usuários [página 20] Dados copiados com requisições [página 22] Concluindo requisições [página 16] Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 21

22 Dados copiados com requisições Quando você copia uma requisição, os campos de dados na requisição copiada são avaliados pelas soluções Ariba Procurement da seguinte forma: Campo Informações contábeis Fluxo de aprovação Anexos Restrições de exibição de catálogo Comentários Contratos Descrição São redefinidas para os valores padrão, com base na configuração do código de mercadoria. Se uma configuração do código de mercadoria correspondente não for encontrada, os padrões serão definidos com base no perfil de usuário atual do solicitante. O fluxo de aprovação para a requisição copiada é determinado com base nos requisitos de aprovação da requisição. Por exemplo, uma alteração da taxa de câmbio pode afetar os valores locais usados para determinar o fluxo de aprovação. Não copiados. São avaliadas para o solicitante ao copiar. É exibida uma mensagem de erro para todos os itens de linha que não são válidos ou não estão disponíveis para o solicitante. Não copiados. São aplicados da seguinte forma: Se os itens de linha originais estavam associados a um contrato e esse contrato ainda é válido, os itens de linha copiados serão associados ao contrato. Se os itens de linha originais não estavam associados a um contrato e foi criado um novo contrato após a criação da requisição original, o novo contrato será aplicado aos itens de linha copiados. Se o contrato aplicado à requisição original estiver fechado ou o contrato vencer e nenhum novo contrato tiver sido criado, nenhum contrato será associado aos itens de linha copiados. Taxas de conversão de moeda Atrasar compra até Histórico Preço do item de linha Impostos Débitos São atualizadas para as taxas mais recentes. Não copiada e precisa ser inserida antes de enviar a requisição copiada. É adicionado um registro à nova requisição copiada para indicar que essa requisição foi criada como cópia. Se um item de linha em uma requisição tiver um preço padrão para o item (definido por seu administrador), mesmo que esse preço seja $0, esse preço padrão será copiado para a cópia da requisição. Se um preço padrão não estiver especificado para um item, o preço da requisição original será copiado para a nova requisição. A menos que você o altere ao criar uma requisição, esse preço é o que o fornecedor vê quando recebe a solicitação. Os códigos de imposto só são copiados se estiverem ativos. Se o código do imposto não estiver ativo, será usado outro código do imposto como padrão, com base na pesquisa de código do imposto. Os tipos de débito só são copiados se estiverem ativos. Se um tipo de débito não estiver ativo, ele não será copiado. O código do imposto aplicado a um débito só é copiado se o código do imposto estiver ativo. Se o código do imposto não estiver ativo, somente o débito será copiado. Descontos Os descontos são copiados para os itens de linha na nova requisição. 22 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

23 Campo Data esperada de entrega Em nome de Itens do catálogo PunchOut Informações sobre o fornecedor Descrição Não copiada e precisa ser inserida antes de enviar a requisição copiada. É copiado e validado. É exibida uma mensagem de erro se o solicitante não estiver mais ativo no site. Não copiados. Você deve efetuar novamente PunchOut para o site do catálogo do fornecedor e adicionar os itens manualmente. São validadas. É exibida uma mensagem de erro para os campos inválidos. Copiando requisições [página 21] Concluindo requisições [página 16] Efetuando alterações em requisições As alterações que você efetua em uma requisição dependem do status da requisição. A tabela seguinte descreve as alterações que podem ser efetuadas em fases importantes do ciclo de vida da requisição. Status da requisição Aprovado Em composição Enviado (para aprovação) Pedido (para aprovação) Ações de alteração permitidas Editar requisições que usam uma data Atrasar compra até. Editar. Editar, retirar e editar, retirar Alterar, cancelar Editando requisições [página 24] Alterando e cancelando requisições [página 25] Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 23

24 Editando requisições Contexto Você pode editar requisições que tenham um status de Em composição ou Enviado. Quando você edita uma requisição, ela é retirada do processo de aprovação e é reenviada para aprovação quando você envia a requisição editada. 1. Abra a requisição que você deseja editar. 2. Clique em Editar na página Resumo para fazer alterações na requisição. 3. Clique em Detalhe para cada item de linha, para exibir os detalhes. 4. Escolha uma das seguintes opções: Para enviar a requisição, clique em Enviar. Para parar de trabalhar na requisição, clique em Sair. Quando você clica em Sair, pode salvar a requisição para trabalhar nela mais tarde ou excluir a requisição. Resultados Quando você envia uma requisição, ela tem um status de Enviado. Se você sair e optar por salvar a solicitação, ela terá um status Em composição. Você pode editar a solicitação mais tarde e depois enviá-la para aprovação. Localizando requisições que você criou [página 20] Localizando requisições criadas por outros usuários [página 20] Efetuando alterações em requisições [página 23] Retirando e editando requisições Quando você retira uma requisição, não são necessárias mais ações, a menos que você opte por reenviar a requisição. 24 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

25 Contexto Você pode retirar requisições a qualquer momento durante o processo de aprovação, a menos que se trate de uma requisição colaborativa. Você não pode retirar uma requisição quando ela está totalmente aprovada. A exceção a essa regra é que você pode retirar uma requisição se ela tiver uma data Atrasar compra até que ainda não chegou. O objetivo é permitir que os usuários retirem as requisições e as corrijam se o pedido de compra não tiver sido ainda enviado ao fornecedor. 1. Abra a requisição que você deseja retirar. 2. Clique em Retirar na página Resumo. 3. Clique em Editar a solicitação retirada agora na página Solicitação retirada. 4. Faça as alterações necessárias. 5. Escolha uma das seguintes opções: Para enviar a requisição, clique em Enviar. Para parar de trabalhar na requisição, clique em Sair. Quando você clica em Sair, pode salvar a requisição para trabalhar nela mais tarde ou excluir a requisição. Resultados Uma requisição retorna ao status Em composição quando é retirada. Quando você reenvia uma requisição, ela tem um status de Enviado. Se você sair e optar por salvar a solicitação, ela terá um status Em composição. Você pode editar a solicitação mais tarde e depois enviá-la para aprovação. Localizando requisições que você criou [página 20] Localizando requisições criadas por outros usuários [página 20] Efetuando alterações em requisições [página 23] Editando requisições [página 24] Alterando e cancelando requisições Você pode alterar ou cancelar uma requisição quando ela está no estado Pedido. Algumas organizações permitem que seus usuários alterem ou cancelem requisições nos status Recebendo ou Recebido. Para obter maiores informações, entre em contato com seu administrador. Criando e gerenciando requisições de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 25

26 1. Abra a requisição que você deseja alterar ou cancelar. 2. Execute uma das seguintes ações: Para fazer alterações em uma requisição, clique em Alterar. Edite qualquer uma das propriedades de requisição (por exemplo, adicione ou exclua itens de linha ou edite o fluxo de aprovação), e depois clique em Enviar. Nota Se algum item de linha em sua requisição estiver retido para consolidação, ele será exibido na tabela Itens retidos para consolidação. Você não pode editar ou excluir esses itens de linha. Se desejar editar ou excluir um item de linha retido da sua requisição, clique no respectivo status na tabela Itens retidos para consolidação. A página Detalhes da agregação exibe o agente de compra atribuído ao item de linha. Entre em contato com o agente de compra para fazer as alterações necessárias. Para cancelar uma requisição, clique em Cancelar. Insira os comentários explicativos que você deseja incluir com o cancelamento e clique em OK. Resultados Quando você altera ou cancela uma requisição, uma nova versão da requisição é criada, identificada por um número de versão (por exemplo, V2) e enviada para aprovação. Quando essa versão é aprovada, uma nova versão de cada pedido afetado pela alteração é gerada e enviada aos fornecedores. Isso é conhecido como uma alteração de pedido. Quando um cancelamento de pedido é aprovado, o status da requisição é alterado para Cancelado e todos os pedidos associados à requisição são cancelados. Se você alterar uma requisição excluindo todos os itens de linha associados a um pedido de compra específico, o pedido será cancelado após a nova versão da requisição ter sido totalmente aprovada. Se você excluir todos os itens de linha na requisição, a requisição e todos os pedidos de compra associados serão cancelados após a nova versão da requisição ter sido totalmente aprovada. Localizando requisições que você criou [página 20] Localizando requisições criadas por outros usuários [página 20] Efetuando alterações em requisições [página 23] Alterando e cancelando pedidos de compra [página 28] 26 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Criando e gerenciando requisições de compra

27 Trabalhando com pedidos de compra Quando uma requisição é enviada e aprovada, um pedido de compra é enviado ao fornecedor. Verificando o status do pedido de compra [página 27] Alterando e cancelando pedidos de compra [página 28] Localizando pedidos de compra Pré-requisitos Você deve ter a permissão Gerente de compras para exibir os pedidos criados por outros usuários. Para obter maiores informações, contate seu administrador. 1. Na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa e selecione Pedido de compra. 2. Insira condições de pesquisa nos campos de pesquisa. 3. Realize uma das seguintes ações: Pressione Enter ou clique no ícone de pesquisa ( ) para iniciar a pesquisa. Selecione um filtro de pesquisa ou um filtro de pesquisa salvo no menu de filtro à direita do campo de pesquisa. A pesquisa começa automaticamente. 4. Selecione o código ou o título do pedido que você deseja exibir. Verificando o status do pedido de compra Quando um pedido de compra é encaminhado para o seu fornecedor pela Ariba, você pode exibir o status atual do pedido. (Essa informação não está disponível se um pedido tiver sido enviado manualmente.) Cada pedido gerado por uma requisição que você criou é listado em seu item de conteúdo Meus documentos na guia do painel de instrumentos. Se seu pedido não tiver um status de pelo menos "Pedido" na coluna Status, a requisição pode estar ainda aguardando aprovação. Trabalhando com pedidos de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 27

28 Nota Se seu pedido não chegar pontualmente, entre em contato com o fornecedor. Os pedidos podem estar nos seguintes estados: Status Pedido Em confirmação Confirmado Em entrega Entregue Recebendo Recebido Cancelado Descrição O pedido foi enviado ao fornecedor. O fornecedor forneceu as informações de processamento para parte do pedido. O fornecedor forneceu as informações de processamento para parte do pedido. O fornecedor entregou parte do pedido. O fornecedor entregou o pedido. O fornecedor entregou o pedido. Sua organização recebeu alguns dos itens do pedido. O pedido foi cancelado. Exibindo o status de aprovação da requisição [página 19] Alterando e cancelando pedidos de compra Você pode precisar alterar ou cancelar um pedido de compra que já foi enviado a um fornecedor. Para O pedido deve estar em um dos seguintes estados Alterar um pedido Pedido Em confirmação (pelo fornecedor no Ariba Network) Confirmado (pelo fornecedor no Ariba Network) Em entrega (se configurado para entrega) Entregue (se configurado para entrega) Recebendo Recebido (se configurado para recebimento) Cancelar um pedido Pedido Em confirmação (somente no Ariba Network) Confirmado (somente no Ariba Network) Você deve ser um membro do grupo Gerenciador de compra para fazer o seguinte: Alterar ou cancelar pedidos gerados a partir de requisições que foram enviadas por outros usuários. Procurar por pedidos específicos a serem alterados ou cancelados. 28 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Trabalhando com pedidos de compra

29 Fluxo de trabalho de alteração e cancelamento de pedidos [página 29] Alterando um pedido de compra [página 30] Cancelando um pedido de compra [página 31] Fluxo de trabalho de alteração e cancelamento de pedidos A alteração ou o cancelamento de pedidos envolve estes passos básicos: 1. Você altera ou cancela uma requisição ou pedido, o que gera uma nova versão da requisição. 2. Você envia a versão nova para aprovação. Nota Quando você altera um pedido, qualquer recibo associado ao pedido original é copiado para o novo pedido. 3. A solução da Ariba notifica os aprovadores designados de que a nova versão está aguardando a sua aprovação. 4. Os aprovadores aprovam ou recusam a nova versão. Se for aprovada e o fornecedor aceitar o pedido alterado, será gerado um pedido de substituição com o mesmo código que o original. Se for aprovada e o fornecedor não aceitar o pedido alterado, você deve cancelar o pedido original (se o status do pedido permitir o cancelamento) e criar depois um novo pedido adicionando itens à requisição existente ou criando uma nova requisição. Se for recusada, você pode editar e reenviar a nova versão para aprovação ou retirar, editar e, depois, reenviar a nova versão. 5. Crie um recibo para os itens (caso a sua empresa tenha ativado o recebimento) do fornecedor e insira os detalhes do recibo. Alterando e cancelando pedidos de compra [página 28] Alterando um pedido de compra [página 30] Cancelando um pedido de compra [página 31] Trabalhando com pedidos de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 29

30 Alterando um pedido de compra 1. Abra o pedido de compra que você deseja alterar. 2. Clique em Alterar. 3. Se necessário, clique em OK para confirmar que você deseja editar a requisição na qual o pedido se baseia. 4. Escolha uma das seguintes opções: Para editar as propriedades de um item de linha, clique na caixa de seleção para esse item e depois clique em Editar. Para excluir um item de linha, clique na caixa de seleção para esse item e depois clique em Excluir. Adicione comentários para explicar a alterações que você está fazendo ou adicione anexos. Nota Se algum item de linha em sua requisição estiver retido para consolidação, ele será exibido na tabela Itens retidos para consolidação. Você não pode editar ou excluir esses itens de linha. Se desejar editar ou excluir um item de linha retido da sua requisição, clique no respectivo status na tabela Itens retidos para consolidação. A página Detalhes da agregação exibe o agente de compra atribuído ao item de linha. Entre em contato com o agente de compra para fazer as alterações necessárias. 5. Clique em Enviar. Resultados Uma nova versão da requisição é enviada para aprovação. Localizando pedidos de compra [página 27] Alterando e cancelando pedidos de compra [página 28] Fluxo de trabalho de alteração e cancelamento de pedidos [página 29] 30 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Trabalhando com pedidos de compra

31 Cancelando um pedido de compra 1. Abra o pedido de compra que deseja cancelar. 2. Clique em Cancelar. 3. (Opcional) Insira comentários. 4. Clique em OK. Resultados Quando você cancela um pedido de compra, uma nova versão da requisição associada, identificada por um número de versão como V2 é criada e enviada para aprovação. O cancelamento do pedido é anotado na guia Histórico da nova versão; os itens excluídos são listados na seção Linhas excluídas da guia Resumo. Se o pedido cancelado era o único ou o último pedido para a requisição associada, o status da requisição muda para Cancelada quando é aprovado. Localizando pedidos de compra [página 27] Alterando e cancelando pedidos de compra [página 28] Fluxo de trabalho de alteração e cancelamento de pedidos [página 29] Trabalhando com pedidos de compra C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 31

32 Recebendo e devolvendo itens O processo de recebimento começa quando os itens de um fornecedor chegam ao destino de entrega. Criando recibos para itens [página 32] Devolvendo itens [página 37] Criando recibos para itens A tarefa de criação de recibos para mercadorias pedidas pode ser executada criando recibos manualmente ou configurando a solução Ariba Procurement para criar recibos automaticamente. Por padrão, a pessoa responsável pelo recebimento dos itens pedidos cria um recibo para os itens e envia-o para aprovação. Para obter maiores informações sobre o recebimento automático, consulte o Guia de Compras da Ariba para Profissionais de Compras. Nota Você só pode efetuar recebimentos em relação a pedidos no status Pedido ou Recebendo. O recebimento manual envolve os seguintes passos básicos: Localizar o pedido de compra associado aos itens que você recebeu. Criar um recibo que indique em que medida o pedido foi recebido. Um pedido de compra pode ter um ou mais recibos. Por exemplo, um pedido pode ser recebido somente parcialmente devido aos itens que se encontram em um pedido pendente, ou você pode rejeitar alguns itens devido aos danos ocorridos durante a entrega. Se um pedido for recebido parcialmente e permanecer aberto, você deve criar recibos adicionais à medida que receber itens adicionais. Enviar o recibo para aprovação. Se o recibo for recusado, você deve resolver o problema e continuar o processo de recebimento até que todos os itens sejam recebidos ou até que o pedido seja fechado sem que todos os itens tenham sido recebidos. Fechar o pedido. Quando você fecha um pedido, o status do pedido é alterado de Recebendo para Recebido e o processo está concluído. Status do recibo [página 33] Localizando um pedido que você deseja receber [página 33] Criando ou editando um recibo [página 34] Procurando por um recibo [página 36] 32 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Recebendo e devolvendo itens

33 Status do recibo Um recibo é criado quando um pedido de compra atinge o status Pedido. O recibo passa pelos seguintes status, desde a criação até a aprovação (ou recusa): Status Em composição Descrição O recibo aguarda confirmação de que você recebeu os itens físicos. Nota Se um pedido for recebido parcialmente, o pedido de compra passa para o status Recebendo e um recibo no status Em composição é criado para os restantes itens. Enviado Recusado Aprovado O recibo foi enviado para aprovação e existem vários aprovadores para o recibo. Um dos aprovadores rejeita (recusa) o recibo. Todos os aprovadores aprovam o recibo. Criando recibos para itens [página 32] Localizando um pedido que você deseja receber [página 33] Criando ou editando um recibo [página 34] Procurando por um recibo [página 36] Localizando um pedido que você deseja receber 1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Receber. 2. Selecione Código do pedido a partir do menu suspenso. 3. Se você conhecer o código do pedido que está procurando, insira-o no campo de texto. 4. Selecione um dos seguintes botões de opção: Recebimento necessário: selecione essa opção para recuperar somente os recibos para os quais você é o aprovador ativo ou um dos aprovadores. Tudo: selecione essa opção para recuperar todos os recibos, incluindo aqueles para os quais você não é um aprovador, mas um usuário responsável (ou seja, você está associado à unidade de compra que permite que você exiba todos os recibos). Recebendo e devolvendo itens C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 33

34 5. Clique em Pesquisar. 6. Clique no código do pedido para o qual você deseja receber mercadorias. Resultados Quando você seleciona um pedido, a solução Ariba Procurement pressupõe que você deseja criar um novo recibo em vez de editar um existente. Ela exibe automaticamente o recibo (para o pedido selecionado) somente no status Em composição. Aqui, você pode receber ou verificar itens. Se você precisar editar um recibo existente, clique em Selecionar recibo na lista de Passos de recebimento à esquerda da página e clique no código para o recibo que você deseja editar. Se existirem vários recibos para o mesmo pedido que estejam no status Em composição, a solução Ariba Procurement exibirá uma lista de todos esses recibos. Você pode depois selecionar o recibo necessário a partir da lista. Criando recibos para itens [página 32] Criando ou editando um recibo [página 34] Criando ou editando um recibo Contexto As colunas que você vê ao criar um recibo dependem de se o recebimento foi configurado por quantidade ou valor. Se seu site estiver configurado para o recebimento por quantidade, você verá os seguintes campos: Quantidade, Aceito, Rejeitado. Se seu site estiver configurado para o recebimento por valor, você verá os seguintes campos: Valor, Valor Aceito, Valor Rejeitado. 1. Localize e abra o pedido em relação ao qual você deseja receber ou o recibo que você deseja editar. 2. Escolha uma das seguintes opções: 34 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Recebendo e devolvendo itens

35 Para aceitar o número total de itens identificados na coluna Quantidade ou o valor total debitado para itens na coluna Valor, clique em Aceitar tudo no passo Receber. Se existirem vários itens de linha distintos, ao clicar em Aceitar tudo, você aceita a quantidade ou o valor total debitado para cada item de linha. Para aceitar um número ou valor específico para um item, insira esse número na coluna Aceito ou Valor aceito para um item. Para rejeitar um número ou valor específico para um item, insira esse número na coluna Rejeitado ou Valor rejeitado para um item. Nota Se seu pedido de compra tiver impostos, débitos ou descontos, especifique o valor bruto aceito ou rejeitado nas colunas Valor aceito e Valor rejeitado. 3. (Somente no caso de sistemas PeopleSoft ERP) Selecione a unidade de negócio apropriada a partir do menu Unidade de negócio ou clique em Pesquisar mais para selecionar uma unidade de negócio diferente. 4. Use o controle de calendário para selecionar a data em que você recebeu (aceitou o rejeitou) os itens. 5. Execute umas das seguintes ações para o campo Fechar pedido: Clique em Sim para fechar o pedido em relação a recebimentos futuros mediante aprovação do recibo. Clique em Não para manter o pedido aberto de modo que itens adicionais possam ser recebidos. 6. Adicione comentários ou anexos se necessário, e clique em Avançar. 7. Execute uma das seguintes ações: Se você tiver rejeitado qualquer quantidade ou valor, insira detalhes adicionais no passo Informações adicionais e clique em Avançar. Se você não tiver rejeitado uma quantidade ou valor, clique em Avançar. 8. Clique em Enviar. Criando recibos para itens [página 32] Localizando um pedido que você deseja receber [página 33] Procurando por um recibo [página 36] Informações adicionais para rejeições e devoluções [página 36] Recebendo e devolvendo itens C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 35

36 Informações adicionais para rejeições e devoluções A tabela a seguir descreve informações adicionais que você pode especificar ao rejeitar uma quantidade ou um valor: Campo Motivo da rejeição Devolver em Sempre acessar diretamente a página de resumo Descrição Selecione a caixa de seleção para enviar um ao seu departamento de compras, indicando que adicionou mais informações ao recibo. Insira uma explicação sobre por que você rejeitou uma quantidade ou um valor. Selecione seu método de pagamento preferencial para a quantidade ou o valor rejeitado. Você pode solicitar um item de substituição ou um crédito para compras futuras. Selecione esta caixa de seleção para ocultar esta página no futuro e, em vez disso, insira as informações do recibo adicionais na página Resumo. Esta preferência entra imediatamente em vigor; você deve redefinir suas preferências para exibir novamente esta página quando criar recibos futuros. Criando ou editando um recibo [página 34] Devolvendo itens [página 37] Procurando por um recibo 1. Na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa e selecione Recibo. 2. Insira um das seguintes condições de pesquisa nos campos de pesquisa: Título (título do recibo) Código do recibo Código do pedido Solicitante Aprovador Status (status do recibo, por exemplo, Em composição, Enviado, Aprovado ou Recusado) Data de criação Fornecedor 3. Clique no ícone de pesquisa ( ). 36 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Recebendo e devolvendo itens

37 A página Pesquisar é aberta. Você pode refinar seus filtros de pesquisa nessa página e clicar em Pesquisar. Os resultados da pesquisa são exibidos na parte inferior da página Pesquisar. Criando recibos para itens [página 32] Criando ou editando um recibo [página 34] Devolvendo itens Você pode precisar devolver alguns ou todos os itens que recebeu em um pedido. 1. Localize e abra o recibo em relação ao qual você deseja fazer uma devolução. 2. Especifique a quantidade que deseja devolver, inserindo um número negativo no campo Aceito. Por exemplo, se você tiver aceito anteriormente 7 e desejar agora devolver 2, digite -2 no campo Aceito. 3. Se necessário, especifique um Número de controle da devolução de mercadorias e clique em Avançar. O Número de controle da devolução de mercadorias é usado para identificar um item quando ele é devolvido a um fornecedor. 4. Insira as informações necessárias no passo Informações adicionais e clique em Avançar. 5. Clique em Enviar. Procurando por um recibo [página 36] Informações adicionais para rejeições e devoluções [página 36] Recebendo e devolvendo itens C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 37

38 Histórico de revisão A tabela a seguir fornece um breve histórico das atualizações a este guia. A Ariba atualiza a documentação técnica de suas soluções On Demand se as alterações de software fornecidas em Service Packs ou hot fixes necessitarem de uma atualização da documentação para refletirem de forma correta a funcionalidade nova ou alterada; o conteúdo existente estiver incorreto ou existir feedback do usuário indicando a falta de conteúdo importante. A Ariba se reserva o direito de atualizar sua documentação técnica sem notificação prévia. A maioria das atualizações da documentação será disponibilizada na mesma semana em que os Service Packs de software são liberados, mas as atualizações de documentação críticas podem ser liberadas em qualquer altura. Para que você forneça feedback sobre este guia ou qualquer recurso de Help@Ariba, clique no link Enviar feedback em qualquer página de Help@Ariba. Mês/ano de atualização Tópicos atualizados Descrição breve da alteração Março 2016 n/a Navegação atualizada e imagens para alterações introduzidas no novo design visual de julho de Fluxo de trabalho de compras Dados copiados com requisições Alterando e cancelando requisições Alterando um pedido de compra Criando ou editando um recibo Concluindo requisições Atualização para o recurso de agregação da demanda. Atualização com informações sobre impostos, débitos e dscontos em requisições. Atualização para o recurso de agregação da demanda. Atualização para o recurso de agregação da demanda. Atualização da descrição da funcionalidade de recebimento por valor. Passo opcional adicionado para verificação de orçamentos se o recurso de verificação de orçamento em tempo real estiver configurado. 38 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Histórico de revisão

39 Avisos de isenção importantes em aspectos legais Amostras de codificação Qualquer codificação de software e/ou linhas/strings de códigos ("Código") incluídas nessa documentação são apenas exemplos e não estão destinadas a serem utilizadas em um ambiente de sistema de produção. O Código serve apenas para explicar e visualizar melhor a sintaxe e regras de criação de frases da codificação determinada. A SAP não garante a exatidão e integridade do Código fornecido aqui, e a SAP não está sujeita a erros ou danos causados pela utilização do Código, exceto se tais danos forem causados pela SAP intencionalmente ou fruto de negligência grosseira. Acessibilidade As informações contidas na documentação SAP representam a visão atual da SAP sobre os critérios de acessibilidade a partir da data de publicação; não são de maneira alguma diretrizes de vinculação sobre como garantir acessibilidade dos produtos de software. A SAP nega especificamente qualquer responsabilidade com respeito a esse documento. No entanto, esse aviso de isenção não se aplica em casos de negligência grosseira ou transgressão deliberada da SAP. Nenhuma obrigação ou compromisso é formada diretamente ou indiretamente por esse documento. Linguagem neutra em relação a gênero Na medida do possível, a documentação da SAP é neutra em relação ao sexo. Dependendo do contexto, o leitor será abordado diretamente com "você", ou um substantivo neutro (como "pessoa de vendas" ou "dias úteis") é utilizado. Entretanto, se ao se referir a ambos os sexos, a terceira pessoa do singular não puder ser evitada ou um substantivo neutro não existir, a SAP reservará o direito de utilizar a forma masculina do substantivo ou pronome. Isso garante que a documentação permaneça compreensível. Hyperlinks da Internet A documentação da SAP pode conter hyperlinks para a Internet. Esses hyperlinks servem como dica de onde localizar informações relacionadas. A SAP não garante a disponibilidade e exatidão dessas informações relacionadas ou a aptidão de servir a um propósito específico. A SAP não se responsabiliza por qualquer dano causado pela utilização dessas informações relacionadas a menos que tais danos sejam causados por negligência grosseria ou transgressão deliberada da SAP. Em relação à classificação do link, consulte: Avisos de isenção importantes em aspectos legais C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 39

40 Copyright 2016 Ariba, Inc. All rights reserved. A presente documentação, assim como todas as soluções, os softwares e/ou serviços da Ariba aqui descritos contêm informações confidenciais. Eles são fornecidos sob licença ou outro contrato contendo restrições de uso e divulgação, bem como são protegidos por direitos autorais, patentes e/ou outras normas aplicáveis à propriedade intelectual. Salvo conforme autorizado por um, as partes não podem reproduzir ou transmitir, de nenhuma forma, por qualquer meio, eletronicamente, mecanicamente ou de outro modo, qualquer parte do documento sem o consentimento prévio e por escrito da Ariba, Inc. A Ariba, Inc. não se responsabiliza por eventuais imprecisões ou erros contidos na documentação. As informações contidas na documentação estão sujeitas a alteração sem notificação prévia. A Ariba e os produtos e serviços da Ariba aqui mencionados, bem como seus respectivos logotipos, são marcas ou marcas registradas da Ariba, Inc. nos Estados Unidos e em outros países. Consulte para obter informações adicionais sobre marcas registradas e notificações. As soluções Ariba Sourcing (On Demand e software) são protegidas por uma ou mais das seguintes patentes, entre outras: Patentes norte-americanas números ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; e Patentes pendentes de registro. Outras soluções Ariba são protegidas por uma ou mais das seguintes patentes: Patentes norte-americanas números , , , , , , , , , , , , , , , , , ; ; ; ; ; e Patentes pendentes de registro. Alguns produtos Ariba podem incluir software de terceiros ou outra propriedade intelectual de terceiros licenciada. Para informações sobre software ou outras propriedades intelectuais licenciadas de terceiros, visite