Manual de Uso Expense Control. Manual de Uso Expense Control

Transcrição

1 Manual de Uso Expense Control 1

2 1 Acesso à ferramenta Você deve solicitar a área de TI o seu acesso à ferramenta Expense. Após ter obtido a autorização para acesso, informe seu usuário e senha nos campos e clique em Entrar 1.2 Troca de senha Uma troca de senha pode ser requerida em seu primeiro acesso, por questões de segurança. 2

3 2 Tela Principal Meus Relatórios Em sua tela inicial, você terá uma lista dos relatórios já enviados anteriormente para aprovação, assim como os relatórios atuais. Em cada linha da lista, você terá a possibilidade de automaticamente acompanhar a evolução de sua requisição quanto à situação: Concluído (totalmente aprovado) Reprovado (você deve editá-lo e reenviar para aprovação) e Em digitação (você começou a montar sua requisição mas não a enviou para aprovação). 3

4 2.1 Submetendo um novo relatório Para criar um novo relatório ou requisição, clique sob o ícone Opções. O menu abaixo será exibido: Selecione Novo Relatório para prosseguir. 4

5 2.1.1 Submetendo um novo relatório (cont.) Nesta tela, você deverá informar: Filial para qual você está requisitando/abrindo o relatório Tipo do Relatório (Vide lista abaixo) Período Inicial de Reporte: a qual dia inicial que este relatório se refere Período Final de Reporte: a qual dia final que este relatório se refere Tipos de Relatórios disponíveis para seleção: 5

6 2.1.2 Submetendo um novo relatório (cont.) Após o preenchimento desta tela, clique em Prosseguir. O sistema automaticamente criará um número único para o seu relatório, que será o identificador em todo o processo de aprovação. No exemplo abaixo o relatório criado foi o de número

7 2.1.3 Submetendo um novo relatório (cont.) Cada relatório pode conter n despesas/itens atreladas à ele. Nesta tela você deverá selecionar os seguintes campos: Despesa: selecione na lista a despesa/item de acordo com a sua necessidade; Data da despesa: em caso de despesas em si, informe o dia em que ela foi efetivamente gasta. Centro de Custo: selecione o centro de custo correto para qual este item deve ser encaminhado 7

8 Valor da despesa: em reais. Ratear Despesa (opcional): você pode ratear o valor da despesa em vários centros de custos (quantos forem necessários). Ao selecionar esta opção, o sistema exibirá os seguintes campos: Você deve selecionar o centro de custo para rateio e seu respectivo valor. Para adicionar novos centros de custo para esta despesa, clique no botão Adicionar Outro Rateio que uma nova linha será aberta para digitação. Forma de Pagamento: Dinheiro, Cheque ou Cartão Número do Cupom Fiscal/Nota Fiscal Descrição Após o correto preenchimento, clique em Prosseguir Submetendo um novo relatório (cont.) O sistema o direcionará para a tela exibida abaixo: 8

9 Nesta tela existem as seguintes ações: Voltar: irá direcioná-lo à tela principal do Expense. Seu relatório constará como Em digitação, isto é, você poderá conclui-lo mais tarde. Adicionar Nova Despesa: você voltará à tela de inserção de despesas. Enviar Relatório para Aprovação: o relatório será finalizado e enviado para seu superior. Após enviá-lo, não será possível nenhum tipo de edição de despesas, sua requisição ficará com o status ENVIADO. Inserir Anexos: você pode inserir comprovantes e documentos vinculados ao seu relatório (Vide instruções abaixo). Excluir Relatório: Caso queira excluir o relatório e redigitá-lo, esta opção está disponível somente enquanto a situação estiver Em digitação. Para EDITAR uma despesa existente, clique nela e o sistema irá direcioná-lo para a tela de alteração com os dados já preenchidos. Para EXCLUIR a despesa, clique nela, e na tela que será aberta clique em Excluir Despesa Submetendo um novo relatório (cont.) 9

10 - Inserir Anexos Manual de Uso Expense Control Para enriquecer o relatório com detalhes para o aprovador, você poderá inserir anexos de comprovantes de despesas e outros documentos diversos. Para inserir um anexo, você deve clicar no botão Inserir Anexos e o sistema irá exibir a seguinte janela: Nesta tela você deverá clicar no botão Anexo ou arrastar o arquivo desejado para o quadrado pontilhado. Após esta ação o sistema enviará automaticamente seu arquivo e vinculará o mesmo ao relatório em questão Submetendo um novo relatório (cont.) 10

11 Ao enviar o arquivo com sucesso a tela acima será exibida. Você pode continuar inserindo novos anexos seguindo os mesmos procedimentos (clicando no botão anexo ou arrastando os arquivos). Caso queira finalizar a inserção de anexos, clique no ícone X na parte superior direita. - Enviando o relatório para aprovação Clique no botão Enviar para aprovação ; A tela abaixo será exibida para sua confirmação; Clique em Sim caso realmente deseje enviá-lo para aprovação; Clique em Não para cancelar o envio e continuar editando/inserindo despesas. 11

12 2.1.7 Submetendo um novo relatório (cont.) Manual de Uso Expense Control Após clicar em Sim você deverá receber a confirmação de envio para aprovação: Caso você receba quaisquer outras mensagens, por favor contate o setor responsável pelo sistema em sua organização. 12

13 3 - Acompanhando a evolução das aprovações/reprovações Na tela inicial, você tem o status do relatório: Em caso de REPROVAÇÃO você deverá editar o seu relatório e reenviá-lo para aprovação. Quando o relatório estiver com status ENVIADO você deverá aguardar a evolução do mesmo, ou seja, a aprovação do seu gestor. Para visualizar o histórico/evolução, clique sob a linha do relatório. O sistema irá mostrar (caso exista) o histórico de aprovações ou reprovações (neste caso o aprovador pode incluir comentários pertinentes à rejeição): 13

14 3.1 - Acompanhando a evolução das aprovações/reprovações Exemplo de histórico exibido pelo sistema: 14