Configuração do Google Groups for Business para administradores

Transcrição

1 Configuração do Google Groups for Business para administradores Neste guia 1. Descobrir como o Google Groups for Business pode ajudar sua equipe a se comunicar 2. Escolher as configurações recomendadas para o Google Groups for Business 3. Criar uma lista de s com uma resposta automática, uma lista de s com usuários externos e uma caixa de correio compartilhada 4. Treinar sua organização Você precisará de: uma conta de administrador do G Suite; 30 minutos.

2 O que é o Google Groups for Business? O Google Groups oferece uma forma eficiente de se comunicar com um grupo específico de pessoas dentro e fora da sua organização. Você pode permitir que sua equipe crie e gerencie os próprios grupos e colabore com facilidade. Você pode fazer muito mais com o Google Groups for Business: Crie grupos que incluam pessoas fora da sua organização. Permita que os usuários gerenciem listas de distribuição. Defina tipos específicos de grupos, como caixas de correio compartilhadas e fóruns on-line. O melhor de tudo é que os grupos são gratuitos e não são contabilizados nas licenças de usuário do G Suite.

3 Facilitar as comunicações com o Google Groups for Business Estes são alguns exemplos de como você pode usar o Google Groups for Business na sua organização: Respostas automáticas para listas de s Crie info@seu-domínio.com para clientes em potencial entrarem em contato com você. É possível configurar uma resposta automática para que os clientes recebam uma resposta quando enviarem um para você: "Agradecemos o interesse. Responderemos nas próximas 24 horas." Permitir que a equipe gerencie os próprios grupos Crie reunião@seu-domínio.com para gerenciar um evento da empresa. Permita que os membros da equipe adicionem ou excluam convidados na lista de s para que eles não precisem pedir sua ajuda cada vez que fizerem uma pequena alteração. Boletins informativos externos e equipes de projetos Caixas de correio colaborativas (compartilhadas) Com o Google Groups for Business, você pode criar um grupo de projeto que inclua membros da sua organização e consultores externos. Crie um endereço de para seu grupo e envie um boletim informativo ou atualize a equipe inteira facilmente com apenas um . Use uma Caixa de entrada colaborativa em suporte@seu-domínio.com para que sua equipe possa gerenciar solicitações de ajuda. Cada membro da equipe de suporte pode responder individualmente aos tíquetes e marcá-los como resolvidos ou atribuí-los a outra pessoa.

4 3. Adicionar usuários externos 4. Caixas de entrada colaborativas 5. Treinar sua equipe Encontrar o Google Groups for Business no Admin Console Clique em uma etapa para navegar. Para começar, vamos acessar a página do Google Groups for Business no Admin Console: 1. Faça login no Google Admin Console com o endereço de e a senha. 2. Clique em Apps e G Suite. 3. Role para baixo para ver a lista de serviços e clique em Groups for Business. Observação: No painel, talvez você também veja o Grupos, que fornece listas de s básicas. Certifique-se de usar o Groups for Business neste guia.

5 3. Adicionar usuários externos 4. Caixas de entrada colaborativas 5. Treinar sua equipe Ativar o Google Groups for Business O Google Groups for Business é ativado por padrão. No entanto, se você precisar ativá-lo manualmente, faça o seguinte: 1. No Groups for Business, clique em no canto superior direito. 2. Clique em Ativado para todos. 3. Confirme clicando em Ativar para todos.

6 Escolher as configurações recomendadas 1. Clique em Como compartilhar configurações. 2. Escolha as configurações recomendadas abaixo. 3. Clique em Salvar alterações quando terminar. Essas configurações permitem que você designe gerentes de grupo na sua equipe que podem adicionar e excluir usuários de cada grupo. Isso também significa que apenas administradores podem adicionar usuários externos a um grupo. Você pode alterar essa configuração posteriormente se quiser.

7 Criar um grupo de s com uma resposta automática Agora vamos criar uma lista de s com uma resposta automática. Usaremos o domínio Solarmora.com como exemplo. Você quer configurar a lista de s [email protected] como um grupo para que todos na equipe de suporte possam responder a clientes em potencial. Em seguida, você quer configurar uma resposta automática para o grupo para que todas as pessoas que enviem um para [email protected] recebam esta mensagem: Agradecemos seu interesse. Entraremos em contato nas próximas 24 horas. E se eu já tiver criado esse e outros grupos no Admin Console? Depois que você ativar o Google Groups for Business, todos os grupos criados no Grupos básico serão migrados para o novo produto. Para encontrar seus grupos, acesse o Admin Console e clique em Grupos. Agora você pode gerenciar seu grupo. Saiba mais: Grupos migrados Mostraremos as etapas para fazer isso.

8 Iniciar o Grupos Primeiro, vamos abrir o Grupos: 1. No Admin Console do G Suite, clique em Acesso rápido aos apps na parte superior da página. 2. Clique em Grupos. Se você não vir Grupos, clique em Mais. 3. Na página do Grupos, você poderá: criar e gerenciar grupos; ler e responder às mensagens do grupo clicando em Minhas discussões. As mesmas mensagens também estão disponíveis na sua Caixa de entrada.

9 Criar um grupo de s Vamos criar o grupo. Na página do Grupos: 1. Na parte superior da página, clique no botão Criar grupo. 2. Preencha o nome do grupo (o com o nome do grupo que os destinatários veem, por exemplo, Equipe da Solarmora), o endereço de do grupo (por exemplo, [email protected]) e uma descrição (visível apenas para seus usuários). 3. Agora selecione Lista de s no menu suspenso em Tipo de grupo. Observação: As outras configurações na página Criar controlam quais usuários na sua organização podem ver ou responder a mensagens e participar do grupo. Por padrão, todos os usuários na sua organização. 4. Clique em Criar na parte superior da página. 5. Na janela de confirmação, clique em OK para criar seu Grupo.

10 Configurar a resposta automática do grupo Agora seu grupo está em "Meus grupos" na página do Grupos. 1. À direita, clique em Gerenciar. 2. Na lista lateral, clique em Detalhes e selecione Opções de Faça as alterações a seguir e clique em Salvar. Prefixo de assunto Digite o texto que os destinatários da resposta automática verão na linha Assunto. Você pode definir algo como: Agradecemos seu contato. Rodapé do Desmarque todas as opções. Essas opções geralmente são usadas para listas de internas ou grupos com membros externos, como um boletim informativo, não para respostas automáticas. Respostas automáticas Marque a caixa Ativar mensagem de resposta automática para não membros fora da organização e digite a mensagem que os destinatários verão no corpo do . Você pode incluir informações sobre sua empresa, porque não há um rodapé de personalizado. Saiba mais: Respostas automáticas para grupos

11 Adicionar membros ao seu grupo 1. Na página do Grupos, clique em Gerenciar embaixo do seu Grupo. 2. Na lista à esquerda, clique em Membros e em Adicionar membros diretamente. 3. Digite os endereços de das pessoas que você quer adicionar e digite uma mensagem de boas-vindas ao grupo. Observação: Os endereços que você digitar precisam ser usuários adicionados no seu Admin Console. Falaremos sobre a adição de usuários fora da sua organização em outra parte deste guia. 4. Na seção Opções de inscrição por , selecione Todos os s. 5. Clique em Adicionar na parte superior da página. Agora você pode ver os membros do seu grupo clicando em Todos os membros.

12 Testar seu novo grupo de s Agora que você criou o novo grupo, vamos ver como ele funciona. Lembre-se de que um grupo pode levar até seis horas para ficar ativo. Ver a resposta automática Envie uma mensagem para o grupo de uma conta de fora do seu domínio e verifique a mensagem de resposta automática. Responder a uma mensagem Verifique a Caixa de entrada do seu domínio para ver se você recebeu a mensagem enviada da conta de externa. Confirme que você recebe s de outros membros do grupo. Ver a mensagem no Grupos Para ver suas mensagens diretamente no Grupos, acesse Meus grupos e clique no seu grupo. Abra a mensagem que você enviou da conta de externa e clique em Responder. Você pode responder do endereço de do grupo ou do seu . Saiba mais sobre como editar um grupo

13 Criar um grupo com usuários externos Vamos continuar com o exemplo Solarmora.com e criar um grupo com usuários externos. A Solarmora está fazendo um evento com uma equipe formada por funcionários e consultores e voluntários externos. O gerente do evento quer incluir todos que trabalham no projeto em uma nova lista, [email protected]. Usando o Google Groups for Business, você pode: criar uma lista de s com usuários que têm endereços de fora do domínio solarmora.com; permitir que o gerente do evento da Solarmora adicione e exclua endereços de no grupo sem sua ajuda; permitir que usuários externos enviem respostas do endereço [email protected].

14 3. Adicionar usuários externos 4. Caixas de entrada colaborativas 5. Treinar sua equipe Atualizar as configurações de compartilhamento do Google Groups for Business Primeiro, permitiremos que pessoas na sua organização adicionem usuários externos a um grupo de s. Você designará os proprietários do grupo posteriormente. 3. Não altere as configurações definidas anteriormente e marque estas duas caixas: 1. No Admin Console, clique em Apps, G Suite e Groups for Business. 2. Na página de configurações do Google Groups for Business, clique em Como compartilhar configurações. 4. Clique em Salvar. Observação: É essencial ensinar os proprietários de grupos a gerenciar listas de s no Google Groups for Business. Analise alguns recursos de treinamento no final deste guia.

15 Iniciar o Grupos Agora que atualizamos as configurações, podemos criar o grupo para que as pessoas fora da sua organização possam enviar e receber s para o grupo. 1. No Admin Console, clique no Acesso rápido aos apps na parte superior da página. 2. Clique em Grupos. 3. Na parte superior, clique em Criar grupo. 4. Nomeie o grupo, atribua um endereço de a ele e escreva a descrição do grupo, como você fez na seção anterior. 5. Clique em Criar para salvar seu grupo.

16 3. Adicionar usuários externos 4. Caixas de entrada colaborativas 5. Treinar sua equipe Permitir que usuários externos acessem seu grupo de s Agora vamos permitir que membros externos do grupo acessem mensagens. 1. Na parte superior da página, clique em Membros e no botão Gerenciar. 2. Na lateral, clique em Permissões. 3. Na lista, clique em Permissões básicas. 4. Verifique se as configurações de Visualizar tópicos e Postar têm uma marca de seleção ao lado da opção Todos os membros do grupo. 5. Clique em Salvar na parte superior da página quando terminar.

17 Adicionar membros externos ao seu grupo 1. Volte para a página Grupos e clique em Meus grupos. 2. Clique em Gerenciar embaixo do seu Grupo. 3. Na lateral, embaixo de Membros, clique em Convidar membros e digite os endereços de de pessoas fora da sua organização. Observação: Os usuários externos precisam ser convidados e não podem ser adicionados diretamente. Para adicionar endereços de usuários internos, eles precisam ser usuários do seu domínio do G Suite. 4. Clique em Enviar convites. Para ver os membros do seu grupo a qualquer hora, clique em Membros na lateral e em Todos os membros.

18 Designar um gerente para o grupo Em seguida, você especificará um gerente para o grupo. O gerente pode adicionar ou excluir membros do grupo. 1. Na lateral, clique em Meus grupos. Embaixo do seu grupo, clique em Gerenciar. 2. Na lista de membros, clique na caixa ao lado da pessoa que você quer definir como gerente do grupo. 3. Na parte superior, clique em Ações, selecione Adicionar à função e clique em Gerente. Sua página será atualizada, e a pessoa passará a ser um gerente. 4. Marque um horário com os gerentes do grupo para ajudá-los a dar os primeiros passos no Grupos. Saiba mais sobre o gerenciamento de grupos

19 Usar o Grupos para criar uma Caixa de entrada colaborativa As caixas de correio colaborativas podem ajudar sua equipe a gerenciar uma fila de solicitações por , como solicitações de suporte técnico feitas por clientes. Sua equipe pode responder individualmente a solicitações e marcá-las como resolvidas. Para criar uma caixa de correio colaborativa, você precisa criar um novo grupo, como fez anteriormente neste guia. 1. Quando você criar um grupo, no campo Selecionar um tipo de grupo, selecione Caixa de entrada colaborativa. 2. Ao lado de Participantes, selecione quem pode acessar os recursos da Caixa de entrada colaborativa. 3. Em Permissões básicas, selecione outras configurações. Saiba mais e assista a um vídeo sobre como criar e usar caixas de correio colaborativas.

20 Treinar sua equipe Acesse o Centro de aprendizagem do G Suite em gsuite.google.com.br/learning-center para mais recursos de treinamento. Acessar o Centro de aprendizage Criar planilhas para Grupos Criar e gerenciar grupos Montar uma equipe virtual aprimorada Perguntas frequentes

21 Parabéns. Você configurou o Google Groups for Business. Você aprendeu a: criar grupos; personalizar o acesso e as configurações; configurar uma resposta automática para um grupo; designar o gerente de um grupo; treinar sua equipe.