Configuração do Contatos para administradores

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1 Configuração do Contatos para administradores Neste guia 1. Adicionar novas pessoas ao G Suite 2. Importar seu catálogo de endereços antigo 3. Criar outros endereços de para sua equipe 4. Criar listas de grupos 5. Treinar sua equipe Você precisará de: uma conta de administrador do G Suite; 30 minutos.

2 Conheça o Contatos Para acessar os contatos do G Suite no Gmail, clique em e selecione "Contatos". Você será direcionado para sua página de contatos. Também é possível digitar contacts.google.com. Você receberá uma solicitação de login na conta do G Suite, caso não tenha feito login. O Contatos facilita a comunicação da sua equipe. A equipe tem um diretório global que faz com que seja fácil encontrar endereços ao enviar s, convidar pessoas para reuniões ou compartilhar documentos. Você pode criar listas de grupos para enviar s ou convidar várias pessoas de uma vez. E todas as pessoas podem gerenciar os contatos pessoais.

3 Adicionar endereços Ativar a Visualização dos Contatos do Google Clique em uma etapa para navegar. Como administrador, você pode ativar a nova Visualização dos Contatos do Google (Gerenciador de contatos) dos usuários para que eles vejam todos os contatos em um só lugar. As pessoas com as quais eles falam com mais frequência aparecem na parte superior. Eles também poderão encontrar contatos duplicados com mais facilidade e permitir que o Contatos atualize novos contatos automaticamente. Para ativar a Visualização dos Contatos do Google para seus usuários: 1. Faça login no Admin Console com o endereço de e a senha do G Suite. 2. Clique em Apps > G Suite > Contatos. 3. Na página Contatos, clique em Configurações avançadas. 4. Marque a caixa Visualização dos Contatos e clique em Salvar. Saiba mais sobre a Visualização dos Contatos

4 Adicionar endereços Ver os usuários atuais Quando uma pessoa entrar na sua organização, você poderá adicioná-la como um usuário à conta do G Suite. Isso cria um endereço principal para a pessoa enviar s e convites. No Admin Console, clique em Usuários. Você verá uma lista de todos os usuários na sua organização. Esses usuários são os mesmos exibidos no Diretório da sua empresa no Contatos. Clique em uma etapa para navegar.

5 Adicionar endereços Adicionar um novo usuário A página Usuários lista todas as pessoas na sua equipe. Nessa página, você também pode adicionar pessoas: 1. Na parte inferior da página, clique em. 2. Selecione Adicionar usuário. 3. Em Criar novo usuário, digite o nome e o sobrenome da pessoa e atribua um nome de usuário (a primeira parte do endereço do G Suite) e uma senha para que ela possa fazer login no e em outros serviços do G Suite. Observação: O nome de usuário escolhido será o novo endereço de do usuário. 4. Clique em Criar para salvar o novo usuário.

6 Adicionar endereços Enviar instruções de login por para o novo usuário Após clicar em Criar, você verá uma mensagem de confirmação: 1. Clique em Enviar Digite um endereço de no qual a pessoa possa receber s agora (não o novo do G Suite). Elas receberão um com o nome de usuário e a senha do G Suite e um link para fazer login na nova conta do G Suite. Observação: Se a pessoa não tiver um pessoal para receber as instruções de login, você poderá imprimir as instruções. Saiba mais: Ver outras formas de adicionar usuários

7 2. 3. Adicionar endereços Importar seus contatos pessoais para o G Suite A conta do G Suite inclui todos os usuários na sua organização e os contatos externos compartilhados, que podem ser encontrados no Diretório em Contatos. Os membros da equipe também podem importar contatos pessoais do programa de antigo. Clique em um link abaixo para saber como importar dados do seu programa de antigo. Você será direcionado para uma página fora deste guia para aprender a importar contatos. Quando terminar, volte para este guia para concluí-lo. Onde estão seus contatos agora? Microsoft Outlook Apple Mail, Thunderbird ou Eudora ou um host de webmail, como Yahoo, Hotmail ou AOL Outra conta do Gmail Saiba mais: Ver todas as opções de importação

8 3. Adicionar endereços Fornecer outros endereços de para as pessoas Se você ou alguém na sua organização precisar de mais de um , será possível criar outro endereço adicionando um alias de . Por exemplo, você pode receber s em mas enviar consultas de clientes para Ao adicionar um alias de , os s enviados para esses endereços são encaminhados para a mesma Caixa de entrada.

9 3. Adicionar endereços Adicionar um alias de Para adicionar outro endereço para você mesmo ou para alguém na sua equipe: 1. No Admin Console, clique em Usuários. 2. Clique no usuário que precisa do endereço. 3. Clique em Conta para abrir mais configurações e role para baixo até a seção Aliases. 4. Clique em Adicionar um alias e digite o endereço de secundário. 5. Clique em Salvar na parte inferior da página. As mensagens enviadas para o novo endereço chegarão na mesma Caixa de entrada do endereço principal da pessoa. Saiba mais sobre aliases de

10 Adicionar endereços Criar listas de s para grupos Se você trabalha ou se comunica regularmente com um grupo específico de pessoas, crie uma lista de grupo. As listas de grupo são ótimas para departamentos, escritórios ou grupos de trabalho. Quando um é enviado para o grupo, todos recebem a mensagem. Convidar um grupo para um evento da agenda envia um convite para todos os membros. E você também pode compartilhar documentos com grupos. Vamos ver como fazer isso...

11 Adicionar endereços Criar Grupos para sua organização Para tornar as comunicações mais eficientes, você pode criar grupos na sua organização para equipes de projeto ou unidades. Uma forma de criar uma lista de grupo é acessar a página Grupos no Admin Console: 1. Faça login no Admin Console com o endereço de e a senha do G Suite. 2. Clique em Grupos.

12 Adicionar endereços Criar o grupo Você pode criar um único endereço para enviar s ou convites para todos os membros de um grupo na página Grupos. Apenas pessoas com acesso ao seu Admin Console poderão criar grupos: 1. Clique em Criar um grupo. 2. Preencha o formulário para nomear o grupo e criar um endereço de para ele. 3. Configure o acesso ao grupo, o que determinará quem pode gerenciá-lo. Você pode alterar essas configurações posteriormente. 4. Clique em Criar. Após criar seu primeiro grupo, clique em para adicionar o próximo grupo. Saiba mais sobre os níveis de acesso a grupos

13 Adicionar endereços Adicionar membros a grupos Agora vamos adicionar membros ao grupo. Após criar o grupo, você será direcionado para uma página onde poderá adicionar membros. 1. Na página do grupo, clique em Gerenciar usuários. 2. Para adicionar membros, digite o endereço de cada pessoa em uma linha separada. 3. Clique em Adicionar. 4. Também é possível selecionar outras opções, como transformar um membro em proprietário do grupo. Para encontrar o grupo novamente, clique em Grupos no Admin Console. Saiba mais sobre como criar grupos

14 Adicionar endereços Enviar s para seus contatos Depois que você criar endereços de contato para pessoas e grupos na sua equipe, não precisará saber os endereços de cabeça. Todo usuário para o qual você criar uma conta será adicionado automaticamente ao diretório global, que pode ser acessado pela organização inteira. Ao escrever uma mensagem no Gmail, basta começar a digitar o nome ou o endereço da pessoa no campo Para. À medida que você digitar, uma lista de nomes correspondentes será aberta e será possível selecionar o destinatário do . Criar grupos

15 Adicionar endereços Convidar contatos para uma reunião Isso também funciona no Google Agenda e no Hangouts. Uma lista de nomes correspondentes aparece à medida que você digita, o que permite escolher o destinatário correto. Vamos supor que você esteja criando um evento. Quando começar a digitar para adicionar um convidado, a lista do diretório global aparecerá. Você pode escolher um nome antes de terminar de digitá-lo. Lembre-se de que é possível digitar um endereço de grupo para convidar todos os membros do grupo para um evento em vez de adicioná-los individualmente. Criar grupos

16 Adicionar endereços Criar grupos Compartilhar documentos com seus contatos Quer compartilhar um documento ou uma planilha com outras pessoas? É fácil. Basta clicar em Compartilhar, na parte superior do documento, e começar a digitar os nomes das pessoas ou dos grupos com os quais você quer compartilhar. Seu diretório global será aberto para que você possa escolher as pessoas certas nos contatos.

17 Adicionar endereços Criar grupos Usar seus contatos Lista de tarefas do Contatos para sua equipe Agora que você criou os endereços e grupos da sua equipe, é hora de ajudar os membros a gerenciar os contatos. Veja o que cada membro da equipe deve fazer primeiro. Solicite que cada pessoa: 1. importe os contatos antigos para o G Suite; 2. aprenda noções básicas de envio de s para contatos; 3. crie listas de s pessoais.

18 Adicionar endereços Criar grupos Usar seus contatos Acessar mais treinamentos para sua equipe Quais são as próximas etapas? Você e sua equipe devem acessar o Centro de aprendizagem do G Suite em gsuite.google.com.br/learning-center para mais informações e treinamentos. Acessar o Centro de aprendizagem Guias de usuário do G Suite Dicas de uso empresarial Configuração em dispositivos móveis

19 Parabéns. Você configurou o Contatos para sua equipe. Você aprendeu a: adicionar pessoas à sua conta do G Suite; importar seu catálogo de endereços para o G Suite; criar endereços adicionais para as pessoas; criar listas de grupos; digitar endereços de contato com facilidade; treinar sua equipe para usar o Contatos.