Configuração do Agenda para administradores

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1 Configuração do Agenda para administradores Neste guia 1. de compartilhamento de agendas 2. Importar sua agenda antiga 3. e outros recursos 4. Configurar recursos empresariais básicos Você precisará de: uma conta de administrador do G Suite; 30 minutos.

2 Conheça o Agenda no trabalho Talvez você já conheça o Google Agenda como uma forma de organizar sua programação pessoal. Mas você sabia que ele também tem recursos empresariais avançados? No Google Agenda, você pode criar uma agenda acessível para todos na sua organização, migrar e sincronizar agendas antigas, convidar grupos para eventos, entre outros recursos. Vamos dar os primeiros passos...

3 Importar Encontrar o Agenda no Google Admin Console Para começar, vamos compartilhar algumas diretrizes para sua organização. Para definir as configurações do Agenda, você precisa acessar a página do produto no Google Admin Console: 1. Faça login no Admin Console com o endereço de e a senha da conta de administrador do G Suite. 2. No painel, clique em Apps. 3. Clique em G Suite. 4. Na lista de serviços, clique em Agenda. Clique em uma etapa para navegar.

4 Importar Abrir as Configurações de compartilhamento do Agenda A página Agenda é onde você pode definir as políticas que determinam como as pessoas na sua organização poderão usar as agendas. Recomendamos que você analise as opções para compartilhar programações e eventos, dentro e fora da sua empresa. Clique em Como compartilhar configurações para começar.

5 Importar Escolher uma preferência de compartilhamento interno para sua organização Em Como compartilhar configurações, você pode definir como a agenda de cada pessoa é compartilhada ao criar a conta da pessoa. Recomendamos o compartilhar todas as informações, não apenas quando a pessoa está ocupada ou disponível, mas detalhes sobre eventos (o que é útil para gerenciar reuniões). Para escolher essa configuração: Na seção "Opções de compartilhamento interno", marque a caixa Compartilhar todas as informações. Independentemente da opção escolhida, cada pessoa poderá alterar as próprias configurações ou optar por não compartilhar a agenda.

6 Importar Controlar as informações da agenda compartilhadas externamente Na mesma página, role para cima novamente até Opções de compartilhamento externo para controlar os detalhes que as pessoas podem compartilhar fora da empresa. Por exemplo, talvez você queira que clientes e fornecedores vejam se alguém está disponível ou ocupado, mas não outros detalhes de evento. Para escolher essa configuração: 1. Nas opções de Compartilhamento externo, clique em Somente as informações livre/ocupado. Essa configuração afeta a agenda principal de cada pessoa. 2. Clique em Salvar antes de sair desta página. Agora vamos especificar uma configuração separada para definir como as pessoas podem compartilhar outras agendas. Saiba mais sobre como configurar as opções de compartilhamento de agendas

7 Importar Personalizar o compartilhamento externo de agendas secundárias Além de ter uma agenda principal, as pessoas na sua organização podem criar e compartilhar outras agendas. Por exemplo, você pode criar uma agenda para programar os eventos e os prazos de um projeto e compartilhá-la com a equipe do projeto e com consultores externos. Nessas agendas, talvez você queira compartilhar todos os detalhes do evento com membros externos do projeto. Para fazer isso: 1. Clique em Configurações gerais. 2. Selecione a opção Compartilhar todas as informações, sem que usuários externos possam alterar as agendas. 3. Clique em Salvar.

8 2. 3. Importar e recursos Se sua empresa tiver salas de conferências ou outros recursos que a equipe queira programar na agenda, você poderá adicioná-los como recursos. Dessa forma, será fácil reservar uma sala ou um equipamento quando você programar uma reunião. Mostraremos como fazer isso.

9 2. 3. Importar Criar recursos do Agenda Você pode criar recursos de agenda na página "Agenda" do Admin Console. 1. Selecione Agenda na lista dos seus aplicativos. 2. Clique em Recursos. 3. Clique em Criar novo recurso. 4. Digite o nome, o tipo e a descrição do recurso. 5. Clique em Salvar para confirmar. Você criou o recurso.

10 2. 3. Importar Práticas recomendadas para recursos do Agenda Após criar o recurso, faça o seguinte: 1. Adicione o recurso à lista Minhas agendas para que você possa gerenciá-lo. Agora seus usuários poderão encontrar o recurso. 2. Teste a programação do recurso. Pode levar até 24 horas para que os usuários possam programar um recurso recém-criado.

11 3. Importar Importar eventos da agenda existente para o G Suite Se você tiver várias reuniões ou eventos regulares programados no programa de agenda antigo, importe esses eventos para o Google Agenda. Também é possível importar eventos de outra agenda da Conta do Google. Para fazer isso, exporte os eventos da agenda antiga e importe-os para o Google Agenda. Importar eventos da agenda antiga para o Google Agenda Você será direcionado para etapas fora deste guia para ver instruções de como importar eventos do seu antigo programa de agenda. Quando terminar, volte para este guia para concluí-lo.

12 Importar Começar a programar Antes de criar uma reunião, você precisa abrir o Agenda. 1. Abra uma janela do navegador. 2. No canto superior, clique no Acesso rápido aos apps. Você também pode usar o Acesso rápido aos apps para abrir outros aplicativos. 3. Clique em Agenda.

13 Importar Encontrar uma hora para sua reunião 1. Clique em uma hora e em um dia na sua agenda para criar um evento. 2. Digite o título do evento no campo "O quê". 3. Clique em Criar, para publicar o evento imediatamente, ou em Editar evento, para adicionar detalhes, alterar a hora ou convidar uma pessoa. 4. Nesse caso, como queremos adicionar convidados, clique em Editar evento.

14 Importar Convidar pessoas para sua reunião 1. Na página do evento no Agenda, role para baixo até a seção Adicionar: Convidados e digite as primeiras letras do nome de um convidado. 2. Os nomes dos Contatos do Google aparecerão. Selecione o convidado para adicioná-lo ao evento ou digite o endereço de de uma pessoa que não faz parte de seus contatos e clique em Adicionar. 3. Na seção Convidados podem, é possível especificar como seus convidados poderão interagir com o evento. Por exemplo, você pode permitir ou impedir que os convidados alterem detalhes do evento, convidem pessoas ou vejam os outros convidados. 4. Não salve as informações agora. Ainda adicionaremos um recurso (sala de conferências) a este evento.

15 Importar Reservar uma sala para sua reunião 1. Ao lado da seção Adicionar: Convidados, clique em Salas, etc. 2. Comece a digitar qualquer parte do nome da sala ou do outro recurso na caixa ou selecione-o diretamente na lista. 3. Para ver se o recurso está disponível para sua reunião, marque a caixa Mostrar somente disponíveis. 4. Ao lado do recurso, clique em Adicionar. 5. Você está pronto para programar sua reunião. Basta clicar em Salvar. 6. Você deverá responder se quer enviar convites. Clique em Enviar para confirmar.

16 Importar Programar Criar uma agenda de equipe Uma agenda de equipe é uma excelente forma de planejar reuniões de equipe, programar eventos e rastrear as férias. 1. Abra o Agenda. Ao lado de "Minhas agendas", clique na seta e selecione "Criar nova agenda". 2. Defina um nome, uma descrição, um local e um fuso horário para sua agenda. 3. Marque a caixa Compartilhar essa agenda com outras pessoas. A opção para compartilhar a agenda com a organização toda é selecionada automaticamente. Não salve as informações agora porque precisamos escolher os detalhes da agenda que ficarão visíveis para outras pessoas.

17 Importar Programar Compartilhar a nova agenda com outras pessoas Você poderá escolher os detalhes visíveis para outras pessoas que compartilham a agenda. 1. Em Configurações de permissão, selecione os detalhes que sua equipe poderá ver. 2. Clique em Criar agenda. Você será direcionado para seu Google Agenda, e a nova agenda aparecerá em "Minhas agendas".

18 Importar Programar Compartilhar a nova agenda com sua equipe É possível selecionar quem pode ver quais detalhes da agenda e quem pode editar e gerenciar sua agenda. 1. Abra a agenda. Na seção Compartilhar com pessoas específicas, digite o endereço de de um dos membros da equipe no campo Pessoa. Se você tiver um endereço de de grupo configurado no Google Groups for Business, basta digitá-lo. 2. Em Configurações de autorização, selecione a permissão que você quer conceder à pessoa ou ao grupo e clique em Adicionar pessoa. 3. Repita as etapas de 1 a 2 para adicionar outros membros à equipe. 4. Clique em Salvar na parte inferior da página.

19 Importar Usar a nova agenda 1. Depois que você criar a agenda, ela ficará visível na seção Minhas agendas da agenda principal. 2. Quando você criar um evento, poderá adicioná-lo à nova agenda de equipe selecionando-a na lista Agenda do evento. Programar

20 Importar Programar Convidar um grupo para um evento Se você tiver criado um grupo (lista de s) usando o Grupos do Google, poderá convidar facilmente o grupo inteiro para uma reunião. 1. Para adicionar um Grupo como um convidado, em vez de digitar os endereços de de todos os membros do grupo, basta digitar o endereço de do grupo como um convidado. 2. Após digitar o endereço do grupo, você verá todos os membros do grupo em Convidados. Para excluir membros do grupo, clique no X ao lado dos nomes desses membros. Saiba mais sobre Grupos

21 Importar Programar Compartilhar agenda de equipe Lista de tarefas do Agenda para sua equipe Agora que você configurou o Agenda para sua organização, é hora de ajudar as pessoas a dar os primeiros passos. Solicite que sua equipe importe eventos antigos e mostre como programar novos eventos: Importar eventos antigos para o Agenda Aprender a programar uma reunião

22 Importar Programar Compartilhar agenda de equipe Treinar sua organização Acesse o Centro de aprendizagem do G Suite em gsuite.google.com.br/learning-center para mais recursos de treinamento. Acessar o Centro de aprendizagem Você encontrará: guias de usuário de recursos empresariais do Agenda; dicas para delegar seu Google Agenda; informações sobre como adicionar lembretes de eventos.

23 Parabéns. Você configurou o Agenda para sua organização. Você aprendeu a: personalizar as configurações do Agenda no Admin Console; importar sua agenda para o G Suite; adicionar salas e outros recursos; programar uma reunião; criar uma agenda de equipe; convidar grupos para eventos. Este guia foi útil para você? Enviar feedback