Configuração do Gmail para administradores

Transcrição

1 Configuração do Gmail para administradores Neste guia 1. Ativar recursos no Admin Console 2. Importar s antigos 3. Usar os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar sua assinatura 5. Usar o Gmail com um endereço de secundário 6. Treinar sua equipe Você precisará de: uma conta de administrador do G Suite; 30 minutos.

2 Conhecer o Gmail no trabalho Talvez você já conheça o Gmail como uma forma de manter contato com familiares e amigos. Mas você sabia que ele também tem recursos empresariais avançados? Com uma conta do G Suite, você pode usar o Gmail para organizar e encontrar mensagens importantes rapidamente. Os gerentes podem delegar a caixa de correio a outro membro da equipe. Você pode programar reuniões no Hangouts na sua Caixa de entrada. E há vários outros recursos. Estas são nossas sugestões para você dar os primeiros passos...

3 1. Personalizar configurações 2. Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Encontrar o Gmail no Google Admin Console Para começar a configurar o Gmail para sua equipe, acesse a página do Gmail no Admin Console. Em seguida, você ativará recursos empresariais importantes. 1. Faça login no Google Admin Console com o endereço de e a senha do G Suite. 2. No painel, clique em Aplicativos. 3. Clique em G Suite. 4. Role para baixo e clique em Gmail na lista de serviços. Clique em uma etapa para navegar

4 1. Personalizar configurações 2. Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Abrir as configurações do Gmail Na página do Gmail no Admin Console, você pode configurar o envio e o gerenciamento de s para os membros da sua equipe. Recomendamos que você configure opções para permitir que as pessoas importem s do programa de antigo, recebam confirmações de leitura de s e deleguem a própria caixa de correio a outro membro da equipe. Para começar, clique em Configurações do usuário para abrir a página Configurações avançadas.

5 1. Personalizar configurações 2. Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Ativar configurações recomendadas para sua equipe Na página Configurações avançadas do Gmail, encontre as seções a seguir para ativar os recursos recomendados. Você também pode revisar outras configurações. Não se esqueça de Salvar quando terminar.

6 Personalizar configurações 2. Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Importar seu antigo para o G Suite Se você gerencia sua vida na Caixa de entrada, provavelmente precisará importar o antigo para a nova conta do Gmail no G Suite. Para instruções sobre como importar o antigo, clique no link do seu programa de antigo abaixo. Você será direcionado para etapas fora deste guia. Quando terminar, retorne a este guia para concluí-lo. Onde está seu agora? Microsoft Outlook Programa para Mac, como Apple Mail ou Thunderbird Hosts de webmail, como Yahoo, Hotmail ou AOL Uma conta pessoal do Gmail Saiba mais: Ver todas as opções de importação

7 Personalizar configurações Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Acessar a Caixa de entrada do Gmail Agora que você ativou os principais recursos do Gmail e importou seu antigo, vamos configurar a Caixa de entrada do Gmail para usá-la no trabalho. Você e sua equipe podem abrir o Gmail: 1. na barra de endereço do navegador, digitando mail.google.com/a/seudomínio.com (ou mail.seudomínio.com se o endereço de serviço do Gmail tiver sido personalizado); 2. em outro serviço do G Suite ao qual estejam conectados, como o Agenda ou o Drive, clicando no Acesso rápido aos apps, na parte superior da página, e em Gmail. Como administrador, você pode abrir o Gmail no Admin Console e voltar a usá-lo posteriormente clicando no Acesso rápido aos apps.

8 Personalizar configurações Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Organizar mensagens usando marcadores É provável que você queira organizar suas mensagens para fins empresariais. No programa de antigo, talvez você tenha armazenado mensagens que queira manter em pastas. O Gmail usa marcadores no lugar de pastas. Um pode ter vários marcadores, o que faz com que seja mais fácil encontrar o que você procura. Por exemplo, você pode atribuir os marcadores Clients e Projects a um cliente. Existe apenas uma cópia do , mas basta clicar em um desses marcadores para exibi-la.

9 Personalizar configurações Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Marcar mensagens com marcadores Para criar um marcador e marcar um , siga estas etapas: 1. Na parte superior de um , clique em. 2. Selecione Criar novo, digite o nome do novo marcador e clique em Criar. 3. O marcador é aplicado à mensagem automaticamente. Uma boa notícia: Você pode atribuir quantos marcadores quiser a uma mensagem e encontrá-la pesquisando qualquer um desses marcadores. Para aplicar um marcador a mais mensagens: Selecione as mensagens clicando nas caixas correspondentes na Caixa de entrada. Clique em Marcadores e marque a caixa dos marcadores que você quer adicionar às mensagens.

10 Personalizar configurações Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Encontrar mensagens com marcadores Para listar todas as mensagens com um marcador específico, siga uma destas instruções: À esquerda, abaixo de Escrever, clique no marcador na barra lateral. Outra opção é digitar in:nomedomarcador (onde nomedomarcador é o nome do seu marcador) na caixa de pesquisa. Agora analisaremos outras formas de usar a caixa de pesquisa do Gmail... Saiba mais sobre como criar marcadores

11 Personalizar configurações Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Pesquisar s por palavra-chave Você acabou de aprender a usar a caixa de pesquisa do Gmail para encontrar mensagens com um marcador específico. No entanto, há outras formas de pesquisar. Primeiro, você pode pesquisar uma ou mais palavras-chave que apareçam em qualquer parte da mensagem: no assunto, no corpo ou no nome do remetente. Os resultados mostram as mensagens que contêm todas as palavras-chave.

12 Personalizar configurações Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Refinar sua pesquisa Para restringir ainda mais os resultados da pesquisa e abrir mais opções de pesquisa, clique na seta Mostrar opções de pesquisa na barra de pesquisa do Gmail. Nessa opção, você pode digitar critérios de pesquisa específicos, como a data do ou se ele tem um anexo. Por exemplo, talvez você queira encontrar uma mensagem de Alice que contenha um anexo e tenha sido enviada em um determinado período. Para pesquisar com mais rapidez...

13 Personalizar configurações Importar s 3. Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Usar atalhos de pesquisa Você pode digitar os critérios de pesquisa diretamente na barra de pesquisa, sem precisar abrir as opções de pesquisa. Por exemplo, digite from:alice na barra de pesquisa para encontrar mensagens de Alice. Adicione has:attachment para refinar sua pesquisa e encontrar apenas as mensagens dela que contenham um anexo. Lembre-se de deixar um espaço entre os critérios de pesquisa. Você ficará surpreso ao descobrir como é rápido encontrar uma mensagem específica, independentemente do tamanho da Caixa de entrada. Saiba mais sobre a pesquisa no Gmail

14 Personalizar configurações Importar s Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Criar uma assinatura de profissional Você pode adicionar uma assinatura automaticamente às mensagens que enviar. Sua assinatura pode incluir o nome, o cargo e as informações de contato da empresa. 1. Na parte superior da página do Gmail, clique em e selecione Configurações. 2. Na guia Geral, role para baixo até a seção Assinatura para escrever sua assinatura. Use a barra de formatação para adicionar cores, estilos, links e até uma foto. Mas antes de você salvar essa alteração...

15 Personalizar configurações Importar s Use os marcadores e a pesquisa 4. Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Mostrar sua assinatura em respostas A assinatura aparecerá no final de todas as mensagens que você enviar. No entanto, a menos que especificado de outra forma, ela será ocultada nas respostas às suas mensagens. Para que sua assinatura fique sempre visível, mesmo nas respostas, marque a caixa de texto abaixo da assinatura. Quando terminar, clique em Salvar alterações.

16 Personalizar configurações Importar s Use os marcadores e a pesquisa Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Usar um alias para enviar s Se quiser ter um endereço de secundário, você pode adicionar um alias de para enviar e receber s em dois endereços na Caixa de entrada do Gmail. Por exemplo, você pode usar cassy@solarmora.com e cassandra@solarmora.com. A adição de um alias não é contabilizada no limite de usuários. Usando aliases, você também pode enviar mensagens do principal ou do alternativo na mesma Caixa de entrada do Gmail. Após configurar um alias, clique no seu endereço no campo De de uma nova mensagem e selecione o endereço de que o destinatário verá. Saiba mais: Enviar s usando um alias

17 Personalizar configurações Importar s Use os marcadores e a pesquisa Adicionar uma assinatura 5. Usar um alias 6. Treinar sua equipe Configurar seu alias no Gmail 1. Faça login no G Suite e abra o Gmail. 2. No canto superior, clique em e selecione Configurações. 3. Na guia Contas, clique na opção Enviar como e em Adicionar outro endereço de que pertence a você. 4. Digite o endereço de alternativo (e um novo nome), deixe a caixa Tratar como alias padrão marcada e clique em Próxima etapa >>. 5. Clique em Enviar verificação. 6. Para verificar o novo alias, execute um dos seguintes procedimentos: Faça login no alternativo e clique no link no de verificação. Também é possível digitar o código de verificação na seção Contas das configurações de do G Suite. Observação: Se você não receber o de verificação, entre em contato com o administrador do G Suite para confirmar se a opção de alias de domínio ou alias de está configurada. Saiba mais sobre como gerenciar aliases de .

18 Personalizar configurações Importar s Use os marcadores e a pesquisa Adicionar uma assinatura Usar um alias 6. Treinar sua equipe Lista de tarefas do Gmail para sua equipe Agora que você começou a usar alguns dos recursos empresariais do Gmail, é hora de ajudar sua equipe a dar os primeiros passos. Veja o que sugerimos que cada membro da sua equipe faça primeiro. Veja o que cada pessoa precisará fazer: 1. Importar o antigo para o G Suite. 2. Aprender noções básicas de envio de s. 3. Criar uma assinatura, marcadores e filtros.

19 Personalizar configurações Importar s Use os marcadores e a pesquisa Adicionar uma assinatura Usar um alias 6. Treinar sua equipe Acessar mais treinamentos para sua equipe E as próximas etapas? Você e sua equipe podem acessar o Centro de aprendizagem do G Suite em gsuite.google.com.br/learning-center para ver mais informações e treinamentos do Gmail. Acessar o Centro de aprendizagem Você encontrará: guias e vídeos de treinamento do Gmail; perguntas frequentes para usuários empresariais; outros recursos empresariais do Gmail.

20 Parabéns! Você configurou o Gmail para sua equipe. Você aprendeu a: personalizar as configurações do Gmail no Admin Console; importar seu para o G Suite; organizar e encontrar mensagens com marcadores; pesquisar mensagens do Gmail; criar sua assinatura profissional; adicionar um endereço de alternativo (alias); treinar sua equipe para usar o Gmail. Este guia foi útil para você? Enviar feedback