Reconciliando faturas Ariba Procure-to-Pay Ariba Invoice Professional

Transcrição

1 Ariba CUSTOMER (CLIENTE) Ariba Procure-to-Pay Ariba Invoice Professional

2 Conteúdo Sobre a reconciliação de faturas....4 Visão geral da reconciliação da fatura....4 Reconciliando manualmente uma fatura....5 Gerenciando documentos de reconciliação de fatura Exibindo uma reconciliação de fatura Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura....9 Submetendo uma reconciliação de fatura a outro usuário Corrigindo um fornecedor incorreto Sobre a adição de informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura Adicionando informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura Ajustando adiantamentos em relação a faturas Gerenciando exceções da fatura Sobre a reconciliação de exceções da fatura Sobre a exibição de exceções da fatura Exceções de fatura no nível do cabeçalho Exceções de fatura no nível de linha Pré-requisitos Sobre ações de tratamento de exceções de fatura Revisando detalhes do pedido para reconciliações de fatura Reconciliando exceções da fatura Reconciliando exceções de fatura na visualização de exceções Reconciliando exceções de fatura na visualização de linha Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente Submetendo uma exceção a outro usuário Editando os detalhes do item de linha de exceção Resolvendo uma exceção de variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior Resolvendo exceções de imposto retido na fonte Editando informações contábeis em reconciliações de fatura Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Conteúdo

3 Exportando e importando informações contábeis Enviando uma reconciliação de fatura Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura Sobre a aprovação ou rejeição de reconciliações de faturas Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line Aprovação ou rejeição por /pda de reconciliações de fatura Corrigindo erros de documentos de reconciliação de fatura Forçando a reconciliação de cópias da fatura paradas Resolvendo endereços de remessa inválidos Corrigindo IRs paradas no status Em pagamento ou Falha no pagamento Corrigindo IRs paradas no status Em rejeição Corrigindo IRs paradas no status Aguardando reconciliação externa Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura Referência de tipos de exceção de fatura Opções de configuração de site para reconciliar faturas Histórico de revisão Conteúdo C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 3

4 Sobre a reconciliação de faturas Visão geral da reconciliação da fatura A reconciliação da fatura é o processo que consiste em identificar e gerenciar discrepâncias entre as faturas e os pedidos de compra ou contratos relacionados, de modo que possam ser pagas. A Soluções Ariba Procurement and Invoicing cria três documentos com aprovação pendente quando uma fatura é carregada ou inserida manualmente: O documento da fatura O documento de reconciliação de fatura (IR) O documento de solicitação de pagamento Depois de a Soluções Ariba Procurement and Invoicing receber uma fatura do Ariba Network ou de um usuário criar manualmente uma fatura, o passo seguinte consiste em reconciliar os dados na fatura com os dados do pedido de compra, recibo ou contrato correspondente para assegurar que a fatura está correta. O processo de reconciliação de fatura determina se deve: Aceitar a fatura. (Se estiver configurado para o seu site) Aceitar itens de linha na fatura, com base nos detalhes especificados nos documentos de referência, como pedidos, contratos ou recibos associados. Aceitar itens de linha na fatura, com base nos detalhes especificados na fatura. Rejeitar a fatura (retorná-la ao fornecedor e solicitar uma fatura corrigida). O processo de reconciliação de fatura também permite que os gerenciadores de pagamentos ajustem os adiantamentos efetuados para um pedido de compra em relação às faturas recebidas para o mesmo. O documento de IR é um registro do processo de reconciliação. Ele registra as discrepâncias ou exceções entre faturas e pedidos de compra, recibos ou contratos e é o documento que você usa para resolver essas exceções. As faturas podem ser reconciliadas com uma combinação de processamento automático e manual. A fase de reconciliação automática faz corresponder as faturas aos pedidos ou contratos, dentro de tolerâncias definidas em sua configuração, e comunica problemas não resolvidos aos usuários para reconciliação manual. Se não existirem exceções, o processo de reconciliação automática criará ainda o documento de reconciliação de fatura que deve ser aprovado de acordo com as regras de aprovação de IR definidas para seu site. As regras de aprovação determinam quem em sua organização pode resolver exceções e quem aprova a reconciliação manual ou automática. Por exemplo, se a fase de reconciliação automática acionar uma exceção, os aprovadores agirão primeiro como controladores de exceções, sugerindo formas de resolver a exceção e enviando depois a reconciliação para aprovação. Geralmente, os primeiros reconciliadores são agentes de compra ou outros administradores que podem lidar com exceções. Se você for um reconciliador e não agir dentro de um período definido por sua empresa, o documento de IR será escalonado para seu supervisor que deverá depois reconciliar a exceção. O processo de reconciliação do sistema começa quando uma das seguintes situações ocorre: 4 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Sobre a reconciliação de faturas

5 Um documento de IR é criado. Você faz corresponder manualmente um documento de IR a um pedido ou contrato diferente daquele com o qual foi feita automaticamente correspondência. O pedido ou contrato associado a um documento de IR é cancelado, alterado ou recebido. Os acumuladores de pedido ou contrato que controlam as quantidades ou valores liberados e faturados são atualizados devido à reconciliação de outro documento de IR associado ao mesmo pedido ou contrato. Nota Seu sistema pode estar configurado para desativar a nova reconciliação de documentos de IR pendentes em relação a pedidos ou contratos, ou ambos. Um item de linha é reconciliado ou correspondido manualmente e nesse momento, as linhas dependentes (como linhas de imposto ou de entrega) são novamente reconciliadas. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Gerenciando documentos de reconciliação de fatura [página 8] Gerenciando exceções da fatura [página 16] Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Opções de configuração de site para reconciliar faturas [página 60] Ajustando adiantamentos em relação a faturas [página 14] Reconciliando manualmente uma fatura A reconciliação manual de uma fatura envolve uma série de passos nos quais um ou mais usuários investigam e resolvem erros e exceções. Os passos seguintes descrevem o processo geral de reconciliação manual de uma fatura: 1. Revise o IR e decida se deseja editar ou reconciliar o documento. Consulte Exibindo uma reconciliação de fatura [página 8] para obter detalhes. Como a autorização de edição é determinada por sua associação de grupo, você pode não ter permissão para editar o IR ou pode só ter permissão para editar campos de cabeçalho. Dependendo de sua associação de grupo, clique em Abrir para fazer o seguinte: Se sua associação de grupo não permite que edite o IR, você pode revisar o IR, mas todos os campos correspondentes são somente exibição. Se sua associação de grupo permite que edite o IR somente no nível do cabeçalho, você pode modificar os valores em todos os campos no nível do cabeçalho que estão disponíveis para edição. Se sua associação de grupo permite que edite o IR no nível de cabeçalho e de linha, você pode editar os campos no nível de cabeçalho e de linha. Se sua conta do Ariba Network estiver ativada para gerar cópias em PDF de faturas de fornecedor e para anexá-las às cópias de fatura enviadas para a sua Soluções Ariba Procurement and Invoicing, você pode Sobre a reconciliação de faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 5

6 realizar uma comparação lado a lado da cópia da fatura e da fatura de fornecedor gerada no Ariba Network. Se esse recurso estiver ativado, você pode ver o nome do arquivo do PDF no cabeçalho da fatura. Clique no nome do arquivo para exibir a fatura em uma janela separada do navegador. Nota Não são geradas cópias em PDF de faturas para faturas do Serviços de conversão de fatura (ICS) ou faturas autoassinadas pelo fornecedor. Certifique-se de que seu navegador está configurado para exibir a fatura em uma janela separada de modo que você possa posicionar as duas janelas para uma comparação lado a lado da fatura em seu Soluções Ariba Procurement and Invoicing e da cópia da fatura em PDF: Se você estiver usando o Microsoft Internet Explorer, certifique-se de que os pop-ups são abertos em uma nova janela. Se você estiver usando o Mozilla Firefox, certifique-se de que você não abre novas janelas em uma nova guia. Se você estiver usando o Safari, defina a opção para abrir suas páginas em guias em vez de janelas como Nunca. 2. Decida se precisa atuar em todo o documento de reconciliação de fatura ou se precisa atuar em detalhes de IR específicos, resolvendo exceções. Para atuar no documento de IR, você pode: Rejeitar o IR. Consulte Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] para obter detalhes. Referenciar o IR. Consulte Submetendo uma reconciliação de fatura a outro usuário [página 10] para obter detalhes. Fazer corresponder manualmente o IR. Consulte Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura [página 9] para obter detalhes. Recalcular o imposto. Consulte Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto [página 32] para obter detalhes. Forçar a reconciliação de alguns IRs. Consulte Forçando a reconciliação de cópias da fatura paradas [página 46] para obter detalhes. Corrigir um fornecedor incorreto. Consulte Corrigindo um fornecedor incorreto [página 11] para obter detalhes. Sua capacidade para realizar essas ações depende de sua associação de grupo. Se você conseguir resolver manualmente algumas ou todas as exceções, avance para o passo seguinte. 3. Resolva as exceções. A guia Exceções em uma reconciliação de fatura inclui um menu suspenso Ação para cada linha de exceção que permite a você selecionar as ações que você deseja executar para resolver exceções: Para resolver exceções, você pode: Aceitar os dados na fatura ou aceitar os dados no pedido de compra, contrato ou recibo associado. Consulte Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] e Reconciliando exceções da fatura [página 22] para obter detalhes. Submeter a exceção a outro usuário. Consulte Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] e Reconciliando exceções da fatura [página 22] para obter detalhes. Fazer corresponder manualmente a informação na fatura com um pedido de compra ou contrato. Consulte Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual [página 25] e Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente [página 27] para obter detalhes. 6 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Sobre a reconciliação de faturas

7 Editar detalhes do item de linha. Consulte Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] para obter detalhes. Tratar exceções de imposto. Consulte Resolvendo uma exceção de variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas [página 30], Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto [página 32] e Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior [página 33] para obter detalhes. Nota Se a fatura tiver impostos no nível de cabeçalho, os membros do grupo Gerente de impostos podem editar todos os itens de linha de fatura; se a fatura tiver impostos no nível de linha, os membros do grupo Gerente de impostos podem editar somente linhas de imposto. No entanto, as linhas editadas pelos membros do grupo Gerente de impostos não são validadas. 4. Ajuste os adiantamentos efetuados para os pedidos de compra associados à fatura. Somente os membros do grupo Gerenciador de pagamentos podem ajustar adiantamentos em relação a faturas. Consulte Ajustando adiantamentos em relação a faturas [página 14] para obter Informações sobre o ajuste de adiantamentos em relação a faturas 5. Corrija erros de validação e verifique campos contábeis Consulte Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] e Exportando e importando informações contábeis [página 38] para obter detalhes. Se sua associação de grupo não autorizar você a editar uma IR, você não verá erros de validação quando abrir a IR e tratar uma exceção de fatura. Se sua associação de grupo só permitir que você edite campos de cabeçalho em um IR, você não verá erros de validação no nível do item de linha, mas deve corrigir os erros de validação no nível do cabeçalho. 6. Edite o fluxo de aprovação. Revise o fluxo de aprovação e edite o mesmo, se necessário. Para obter maiores informações, consulte o tópico Fluxos de aprovação. 7. Envie a reconciliação da fatura. Consulte Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] para obter detalhes. Informações relacionadas Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Opções de configuração de site para reconciliar faturas [página 60] Sobre a reconciliação de faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 7

8 Gerenciando documentos de reconciliação de fatura Você gerencia documentos de reconciliação de fatura executando uma ação em todo o documento. Exibindo uma reconciliação de fatura [página 8] Dependendo de sua associação de grupo, você pode exibir somente as reconciliações de fatura que pode aprovar ou outras reconciliações de fatura no sistema. Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura [página 9] Você pode fazer corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura como um todo a um pedido de compra ou contrato. Submetendo uma reconciliação de fatura a outro usuário [página 10] Você pode submeter um documento de reconciliação de fatura inteiro a outra pessoa para obter ajuda. Corrigindo um fornecedor incorreto [página 11] Se uma fatura e a reconciliação de fatura associada tiverem um código de fornecedor incorreto, você deve corrigi-lo em vez de simplesmente editar o código do fornecedor na IR. Sobre a adição de informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura [página 12] A funcionalidade contábil do gerenciamento de fundos permite a você incluir informações contábeis para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos, em documentos com aprovação pendente, como reconciliação de fatura e requisições para o controle de contabilidade de despesa antecipada e disponibilidade de orçamento em orçamentos com base em fundos. Essa funcionalidade só é suportada nas Soluções Ariba Procurement and Invoicing integradas ao SAP ERP. Ajustando adiantamentos em relação a faturas [página 14] Você pode ajustar os adiantamentos efetuados ao fornecedor em relação às faturas recebidas para o pedido de compra. Isso ajuda você a garantir que não são efetuados pagamentos duplicados ou extraordinários para um pedido de compra. Essa ação só está disponível no Ariba Procure-to-Pay. Exibindo uma reconciliação de fatura Dependendo de sua associação de grupo, você pode exibir somente as reconciliações de fatura que pode aprovar ou outras reconciliações de fatura no sistema. As reconciliações de fatura que você tem de reconciliar estão listadas na lista Tarefas. O status é Em reconciliação e a ação disponível é Reconciliar. Dependendo de sua associação de grupo e de se você está ou não no fluxo de aprovação para uma reconciliação de fatura, existem várias formas de exibir reconciliações de fatura: Se sua empresa tiver implementado notificações por e você estiver no fluxo de aprovação, você pode abrir a IR usando os botões na mensagem de notificação. No item de conteúdo Tarefas do seu painel de instrumentos, clique em um link na coluna Título de uma fatura com o status Em reconciliação para exibir a reconciliação de fatura. 8 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando documentos de reconciliação de fatura

9 No painel de instrumentos, selecione Gerenciar Minhas tarefas e clique em um link na coluna Código de uma fatura com o status Em reconciliação, ou selecione Ações Reconciliar para iniciar diretamente o processo de reconciliação. Você pode exibir somente as reconciliações de fatura em sua lista Tarefas usando um dos seguintes métodos: No painel de instrumentos, selecione Gerenciar Reconciliar fatura. Você pode usar filtros de pesquisa para restringir a lista. Clique em um link na coluna Nº da fatura para exibir a reconciliação de fatura, ou selecione Ações Reconciliar para iniciar o processo de reconciliação diretamente. No item de conteúdo Tarefas de seu painel de instrumentos, selecione Exibir lista Reconciliar fatura para ver somente as reconciliações de fatura em sua lista Tarefas. Nos dois casos, você pode usar filtros de pesquisa para restringir a lista. Clique em um link na coluna Nº da fatura para exibir a reconciliação de fatura, ou selecione Ações Reconciliar para iniciar o processo de reconciliação diretamente. Na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa, selecione Reconciliação de fatura e clique no ícone de pesquisa para abrir a página Filtros de pesquisa na qual você pode especificar opcionalmente parâmetros de pesquisa adicionais. Clique em Pesquisar para ver uma lista de IRs. Dependendo de sua associação de grupo, os resultados da pesquisa podem mostrar somente reconciliações de fatura para as quais você está no fluxo de aprovação ou outras reconciliações de fatura que você tem permissão para exibir. Clique em um link na coluna Nº da fatura para exibir a reconciliação de fatura. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura Você pode fazer corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura como um todo a um pedido de compra ou contrato. Pré-requisitos Só é possível fazer corresponder manualmente documentos de IR se eles estiverem no status Em reconciliação e não estiverem associados a faturas de serviço. Não é possível fazer corresponder manualmente IRs para faturas de serviço. Gerenciando documentos de reconciliação de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 9

10 Contexto Você só precisa fazer corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura como um todo quando: Você quer fazer corresponder manualmente o documento de IR a um pedido ou contrato diferente daquele ao qual ele correspondeu automaticamente. O sistema acionou uma exceção Fatura não correspondente quando não conseguiu fazer corresponder a fatura a um pedido ou contrato. Procedimento 1. Na parte superior da reconciliação de fatura, clique em Corresponder manualmente. 2. Realize uma das seguintes ações: Para fazer corresponder a um pedido, selecione Mostrar pedidos de compra. Para fazer corresponder a um contrato, selecione Mostrar contratos. 3. Selecione Código do pedido, Título ou Fornecedor a partir do menu Campo, insira condições de pesquisa e clique em Pesquisar. 4. Nos resultados da pesquisa, clique em Selecionar para o pedido de compra ao qual você deseja fazer corresponder o documento de IR. Resultados A correspondência manual pode acionar mais exceções baseadas nos detalhes do pedido de compra ou contrato recém-correspondente. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual [página 25] Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Submetendo uma reconciliação de fatura a outro usuário Você pode submeter um documento de reconciliação de fatura inteiro a outra pessoa para obter ajuda. 10 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando documentos de reconciliação de fatura

11 Procedimento 1. Na parte superior da reconciliação de fatura, clique em Submeter. 2. Selecione um nome na lista Submeter a ou selecione Pesquisar mais para exibir todos os nomes disponíveis. A lista Submeter a inclui: Solicitantes e preparadores da requisição associada Todos os aprovadores obrigatórios Usuários no grupo Especialista em referência de faturas Usuários de grupos derivados que herdam as permissões do grupo Especialista em referência de faturas Todos os usuários em um grupo de aprovadores obrigatório Todos os grupos obrigatórios no fluxo de aprovação Você não pode submeter um documento de reconciliação de fatura a você mesmo. 3. Insira um comentário para que a pessoa a quem você está submetendo a reconciliação de fatura conheça o motivo da referência. 4. Clique em Enviar. Resultados A pessoa a quem você submeteu a IR é inserida no fluxo de aprovação como aprovador paralelo a você. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Corrigindo um fornecedor incorreto Se uma fatura e a reconciliação de fatura associada tiverem um código de fornecedor incorreto, você deve corrigi-lo em vez de simplesmente editar o código do fornecedor na IR. Contexto Editar um código de fornecedor incorreto em um documento de reconciliação de fatura resulta em dois códigos de fornecedores diferentes na IR e pode resultar no envio de informações de fornecedor incorretas para o Ariba Network e sistemas ERP integrados. Gerenciando documentos de reconciliação de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 11

12 Nota No Ariba Invoice Professional, o código do fornecedor não é editável em documentos de IR, em sites configurados para enviar documentos de IR para o Ariba Network. Procedimento 1. Rejeite a IR. 2. Realize uma das seguintes ações: Insira a fatura manualmente em seu site, usando o código de fornecedor correto. Se a fatura tiver sido enviada pelo Serviços de conversão de fatura (ICS), certifique-se de que o provedor do ICS tem as informações necessárias para especificar o fornecedor correto e peça para reenviar a fatura corrigida para o Ariba Network. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Sobre a adição de informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura A funcionalidade contábil do gerenciamento de fundos permite a você incluir informações contábeis para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos, em documentos com aprovação pendente, como reconciliação de fatura e requisições para o controle de contabilidade de despesa antecipada e disponibilidade de orçamento em orçamentos com base em fundos. Essa funcionalidade só é suportada nas Soluções Ariba Procurement and Invoicing integradas ao SAP ERP. Quando a funcionalidade contábil do gerenciamento de fundos for ativada, você poderá executar as seguintes tarefas: Incluir os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos como campos padrão de dados mestre flexíveis (FMD), em documentos com aprovação pendente com base em modelos de FMD. Derivar valores contábeis do SAP ERP para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos, em requisições e documentos de reconciliação de fatura com base em outras informações contábeis nesses documentos. Dependendo das definições de configuração para o seu site, assoluções Ariba Procurement and Invoicing incluem todos ou alguns dos seguintes campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos em uma reconciliação de fatura: 12 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando documentos de reconciliação de fatura

13 Data do anúncio do FM Documento de fundos reservados Nº do item de linha de fundos reservados Fundo Período do orçamento Centro de fundos Item do compromisso Área funcional Conceder Área do FM Nota O campo Data do anúncio do FM é associado a um cabeçalho de documento e não é um objeto de dados mestre no SAP ERP. Referências adicionais Para obter maiores informações sobre a funcionalidade contábil do gerenciamento de fundos, consulte o tópico Guia de Compras para Profissionais de Compras: Gerenciando informações contábeis de gerenciamento de fundos. Adicionando informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura Você pode derivar valores contábeis do SAP ERP para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos. Se o seu site estiver ativado para a contabilidade rateada, você também pode derivar informações contábeis de gerenciamento de fundos para todos os registros de rateio contábil ou para registros de rateio contábil específicos, para cada item de linha em um documento de reconciliação de fatura. Pré-requisitos Seu site deve estar ativado para incluir campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos em documentos com aprovação pendente. Nota Se você não adicionar valores contábeis para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos na reconciliação de fatura, esses campos serão automaticamente preenchidos com informações contábeis relevantes do SAP ERP após você enviar a reconciliação de fatura para aprovação. Gerenciando documentos de reconciliação de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 13

14 Procedimento 1. Na reconciliação de fatura, clique em Abrir. 2. Realize uma das seguintes ações: Para adicionar automaticamente informações contábeis de gerenciamento de fundos do SAP ERP, selecione os itens apropriados e depois selecione Mais Obter detalhes do gerenciamento de fundos. Para adicionar as informações contábeis de gerenciamento de fundos para um item de linha manualmente: 1. Na seção Itens de linha, clique no dígito entre parênteses na coluna Contabilidade. 2. Na página Gerenciar contabilidade, insira os valores contábeis para cada campo de atribuição de conta do gerenciamento de fundos. 3. Se o seu site estiver ativado para a contabilidade rateada, adicione informações contábeis de gerenciamento de fundos para todos os registros de rateio contábil ou para os registros de rateio contábil específicos. Resultados O SAP ERP valida as informações contábeis que você inseriu para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos. O status do documento de reconciliação de fatura é alterado para Em reconciliação após as validações terem sido bem-sucedidas no SAP ERP. Ajustando adiantamentos em relação a faturas Você pode ajustar os adiantamentos efetuados ao fornecedor em relação às faturas recebidas para o pedido de compra. Isso ajuda você a garantir que não são efetuados pagamentos duplicados ou extraordinários para um pedido de compra. Essa ação só está disponível no Ariba Procure-to-Pay. Pré-requisitos Você deve ser um membro do grupo Gerenciador de pagamentos. A regra de aprovação Existe adiantamento deve ser adicionada ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura. De seguida, o sistema adiciona um gerenciador de pagamentos ao fluxo de aprovação da reconciliação de fatura se o pedido de compra faturado tiver um adiantamento associado a ele. O adiantamento a ser ajustado deve estar no estado Pago. 14 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando documentos de reconciliação de fatura

15 Procedimento 1. Abra o documento de reconciliação de fatura da fatura recebida para o pedido de compra. 2. Clique em Editar para efetuar alterações ao documento de reconciliação de fatura. 3. Clique no link Alterar exibido ao lado do valor de Adiantamentos ajustados. É exibida a caixa de diálogo pop-up Adiantamento. Ela exibe todos os adiantamentos no estado Pago criados para os pedidos de compra associados à fatura. 4. Consulte o Valor da fatura atual para o pedido de compra e o Valor disponível para os adiantamentos. 5. Para cada adiantamento, especifique o valor a ser ajustado em relação à fatura atual no campo Valor a ser ajustado. Nota O valor a ser ajustado em relação à fatura atual não pode ser superior ao valor da fatura atual ou ao valor do adiantamento disponível. 6. Clique em Concluído para salvar suas alterações. Resultados O valor total do adiantamento ajustado é exibido no campo Adiantamentos ajustados. Este valor é incluído como um detalhe na solicitação de pagamento gerada para a fatura. O sistema externo deduz este valor do valor da fatura aprovada ao processar o pagamento. Gerenciando documentos de reconciliação de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 15

16 Gerenciando exceções da fatura Uma exceção da fatura é uma discrepância entre os dados na fatura e os dados no pedido, contrato ou recibo associado. Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17] Uma exceção da fatura é uma discrepância entre os dados na fatura e os dados no pedido, contrato ou recibo associado. Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Revisando detalhes do pedido para reconciliações de fatura [página 21] Você pode exibir as linhas do pedido de compra associadas a uma reconciliação de fatura a partir da página de reconciliação de fatura. Reconciliando exceções da fatura [página 22] Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual [página 25] Se uma fatura acionar uma exceção Item não correspondente, você pode efetuar a correspondência manualmente para o pedido de compra ou linha de contrato. Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente [página 27] Você pode fazer corresponder manualmente algumas exceções de item de linha a tipos de débito diferentes e linhas de pedido de compra ou contrato diferentes, para as resolver. Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28] Se você não conseguir resolver uma exceção da fatura, pode submetê-la a outra pessoa para tratamento. Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] Os detalhes em uma linha de exceção de reconciliação da fatura incluem os endereços Entregar a e Enviar de, as informações sobre imposto, as informações contábeis, os comentários e os anexos. Resolvendo uma exceção de variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas [página 30] Você pode resolver uma variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas editando detalhes de item de linha, incluindo as informações de código de imposto. Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto [página 32] As exceções de falha no cálculo do imposto ocorrem quando os impostos são calculados devido a problemas subjacentes em tabelas de imposto de seu site. Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior [página 33] As exceções de variação do imposto inferior e superior ocorrem quando o valor do imposto especificado para um tipo de imposto na fatura não corresponde ao valor do imposto calculado para o tipo de imposto. Resolvendo exceções de imposto retido na fonte [página 34] São geradas exceções de fatura para impostos retidos na fonte quando o valor do imposto retido na fonte na fatura não corresponde ao imposto retido na fonte calculado, ou quando o sistema não consegue calcular um imposto retido na fonte para a fatura. Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] Você pode editar informações contábeis para corrigir erros e resolver exceções durante a reconciliação de fatura. 16 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

17 Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 36] Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo [página 37] Exportando e importando informações contábeis [página 38] A exportação de informações contábeis para uma planilha do Excel permite que os usuários insiram distribuições de contabilidade off-line e voltem a importá-las para a fatura ou para a reconciliação de fatura. Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] O envio de uma reconciliação de fatura a move para o nó seguinte no respectivo fluxo de aprovação. Sobre a reconciliação de exceções da fatura Uma exceção da fatura é uma discrepância entre os dados na fatura e os dados no pedido, contrato ou recibo associado. As exceções da fatura podem representar diversos problemas, como recibos ausentes, quantidades ou preços não correspondentes, faturas duplicadas ou variações de imposto. Por exemplo, uma exceção pode ser a diferença entre a quantidade pedida em um pedido de compra e a quantidade faturada. As exceções podem ocorrer no nível do item de linha ou no nível do cabeçalho de uma fatura. As exceções no nível do cabeçalho são somente informativas, exceto em alguns casos, mas as exceções no nível da linha devem ser reconciliadas antes do pagamento da fatura. Sobre a exibição de exceções da fatura Você pode exibir as exceções para uma fatura em uma das guias seguintes em uma reconciliação de faturas: Exceções: esta guia agrupa exceções em cabeçalhos específicos, identificados pelo tipo de exceção. Por exemplo, todos os itens de linha de fatura para variações de quantidade do pedido são agrupados no cabeçalho Variação da quantidade da PO. Cada linha de exceção em um cabeçalho de tipo de exceção inclui as seções seguintes: Exibir detalhes: expanda esta seção utilizando o ícone para expandir detalhes para exibir mais detalhes sobre os itens de linha na fatura que estão agrupados no tipo de exceção. Referência: expanda esta seção utilizando o ícone para expandir detalhes para exibir documentos, como faturas, pedidos, contratos e recibos associados a itens de linha na fatura, que estão agrupados no tipo de exceção. Esta seção também inclui os detalhes de um item de linha no pedido de compra associado e os detalhes relevantes na fatura associada. Visualização de linha: esta guia apresenta uma exibição dos itens de linha no contexto da fatura associada e exibe o número de exceções abertas para cada item de linha. Na seção Itens de linha, os itens que têm exceções incluem um campo # Aberto em fonte vermelha na coluna Exceções. Neste caso, # se refere ao numeral que indica o número de exceções abertas para o item de linha. Por exemplo, 5 Abertos indica que o item de linha tem cinco exceções. Adicionalmente, se a linha incluir uma mistura de exceções abertas e resolvidas, o status correspondente indica o número de exceções abertas em relação ao número total de exceções para a linha. Por exemplo, se um item de linha tiver um total de 5 exceções das quais 3 estão resolvidas, a coluna Exceções exibe o status 2 de 5 Abertos. Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 17

18 Exceções de fatura no nível do cabeçalho Geralmente, as ações de tratamento de exceções para exceções no nível do cabeçalho não têm efeitos no valor pago ao fornecedor, com exceção de exceções de incompatibilidade das condições de pagamento e de exceções do imposto retido na fonte, que podem afetar indiretamente o valor pago ao seu fornecedor. Com as exceções seguintes, elas são somente de informação; estas exceções podem afetar indiretamente o valor pago ao fornecedor com base nas condições de pagamento aceitas ou nos impostos retidos na fonte aceitos: Condições de pagamento da PO incompatíveis Condições de pagamento do contrato incompatíveis Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior e Imposto retido na fonte - Variação do imposto superior Quando você aceita uma exceção Condições de pagamento da PO incompatíveis ou Condições de pagamento do contrato incompatíveis com base no pedido de compra ou contrato associado, isso significa que você não concorda com as condições de pagamento da fatura e que são aplicáveis as condições de pagamento do pedido de compra ou do contrato. De modo semelhante, quando você aceita uma exceção de incompatibilidade das condições de pagamento com base na fatura, isso significa que você concorda com as condições de pagamento da fatura, mesmo que estas sejam diferentes de um pedido de compra ou contrato associado. Você só pode aceitar uma condição de pagamento do fornecedor, se esta estiver configurada em seu sistema. As exceções Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior e Imposto retido na fonte - Variação do imposto superior são geradas no nível do cabeçalho quando os impostos retidos na fonte são calculados no nível do cabeçalho nas suas faturas. Para resolver estas exceções, você pode aceitar os impostos retidos na fonte aplicados na sua fatura, caso em que o valor a pagar ao fornecedor não é alterado, ou pode aceitar os impostos retidos na fonte calculados, caso em que o valor a pagar ao fornecedor é alterado. Você também pode editar o código do imposto retido na fonte calculado e o valor tributável. As exceções Variação do valor do imposto da PO e Variação do valor de débito da PO são geradas no nível do cabeçalho quando os valores do imposto total ou de débito no pedido de compra não correspondem aos valores do imposto total ou de débito na fatura. Para resolver estas exceções, você só pode aceitar os valores do imposto ou de débito da fatura. Dependendo das configurações de tolerância do seu site, uma exceção no nível do cabeçalho, como Variação do valor da PO, em alguns casos é compensada automaticamente quando você resolve exceções no nível da linha (Variação da quantidade da PO). Nota Para determinar se ocorreu uma exceção das condições de pagamento, o Soluções Ariba Procurement and Invoicing compara o conteúdo das condições de pagamento no contrato ou no pedido e a fatura, não os nomes exclusivos ou descrições. Informações relacionadas Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Reconciliando exceções da fatura [página 22] 18 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

19 Exceções de fatura no nível de linha Você pode editar, fazer corresponder manualmente exceções no nível de linha ou aceitar valores na fatura, pedido de compra ou contrato. Você também pode marcar exceções no nível de linha como Transferir para outra pessoa para as atribuir a outro usuário para as tratar. As exceções de item de linha devem ser resolvidas manualmente e muitas delas afetam o valor pago ao fornecedor. Para as exceções no nível de linha, a aceitação da informação na fatura significa que você concorda pagar pelo item de linha como indicado na fatura, mesmo que o item de linha seja diferente do pedido de compra, contrato ou recibo associado. A aceitação da informação no pedido de compra, contrato ou recibo associado significa que você se recusa a pagar o valor faturado para essa linha. Por padrão, quando você aceita a informação no pedido de compra, contrato ou recibo associado, a informação na fatura não é marcada para pagamento. Nota Para uma exceção Variação do valor da linha da PO, quando você aceita a exceção com base no pedido de compra, o valor do item de linha na reconciliação de fatura é atualizado com o valor disponível para faturar no item de linha do pedido. No entanto, a quantidade e o preço unitário não são alterados, por isso o valor do item de linha da IR não é igual a Preço unitário * Quantidade. As exceções Variação do valor de imposto da linha da PO e Variação do valor de débito da linha PO são geradas no nível do item de linha quando o valor do imposto ou de débito no item de linha do pedido de compra não corresponde aos valores do imposto ou de débito no item de linha da fatura. Para resolver estas exceções, você só pode aceitar os valores do imposto ou de débito da fatura. Informações relacionadas Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Reconciliando exceções da fatura [página 22] Pré-requisitos Sua associação de grupo determina as exceções que você pode reconciliar. Por exemplo, se você pertence somente ao grupo Gerente de impostos, você está limitado somente à reconciliação de exceções de imposto. Se você pertence ao grupo Gerente de faturas ou Gerente de compras, você tem permissão para reconciliar todas as exceções e também pode editar a IR. Para obter maiores informações sobre a associação de grupo, consulte as Descrições de grupo de soluções Ariba Procurement and Invoicing. Além da associação de grupo, a configuração de exceções de fatura em seu site pode adicionar o solicitante para uma linha do pedido ao fluxo de aprovação, como um controlador de exceções de fatura. Por padrão, as exceções sendo recebidas estão configuradas para permitir que o solicitante do pedido as reconcilie. Em sites ativados durante ou após a versão 10s2, as regras de aprovação padrão adicionam o solicitante do pedido ao fluxo de aprovação como observador, de modo que ele possa ajudar a facilitar o recebimento (por exemplo, para criar um recibo ausente) ou compensar a exceção. Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 19

20 Nota Mesmo que suas permissões para resolver exceções de fatura sejam limitadas, você pode ainda exibir todas as exceções. Algumas ações não estarão disponíveis para as exceções que você não tem permissão para resolver. Sobre ações de tratamento de exceções de fatura Você pode executar ações em uma exceção para concordar com as informações que o fornecedor forneceu na fatura ou, em vez disso, para aplicar as informações do pedido de compra ou contrato original. As ações da fatura anexam o valor dos dados discrepantes à ação de tratamento de exceções para fornecer informações contextuais sobre as exceções. A tabela que se segue descreve as ações de tratamento de exceções: Ação de tratamento de exceções Aceitar <dados> da fatura Em que <dados> se refere aos dados discrepantes especificados no tipo de exceção, como "quantidade" no tipo de exceção Variação da quantidade recebida da PO ou "preço" no tipo de exceção Variação de preço do contrato. Exemplo: A ação de reconciliação de faturas correspondente ao tipo de exceção Variação da quantidade recebida da PO aparece como Aceitar quantidade da fatura. De modo semelhante, a ação de reconciliação de faturas correspondente ao tipo de exceção Variação de preço do contrato aparece como Aceitar preço da fatura. Resultado Esta ação indica que você aceita pagar o valor indicado na fatura, mesmo que o valor seja diferente do pedido de compra ou do contrato associado. Exemplo: para uma exceção Variação da quantidade recebida da PO, em que a quantidade pedida é 30 e a quantidade na fatura é 32, esta ação resultará na aceitação de 32 itens para pagamento. Nestes exemplos, as discrepâncias entre o valor da quantidade ou do preço na fatura e o valor correspondente no pedido ou contrato associado são a causa para as exceções. Aceitar <dados> previstos Exemplo: A ação de reconciliação de faturas correspondente ao tipo de exceção Variação da quantidade recebida da PO aparece como Aceitar quantidade prevista. De modo semelhante, a ação de reconciliação de faturas correspondente ao tipo de exceção Variação de preço do contrato aparece como Aceitar preço previsto. Esta ação indica que você não aceita pagar o valor especificado na fatura. Em vez disso, você decide pagar o valor indicado no pedido de compra ou contrato. Exemplo: para uma exceção Variação da quantidade recebida da PO, em que a quantidade pedida é 30 e a quantidade na fatura é 32, esta ação resultará na aceitação de 30 itens para pagamento. Nestes exemplos, a quantidade e o preço são a causa das discrepâncias entre os dados na fatura e os dados no pedido ou contrato associado. 20 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

21 Ação de tratamento de exceções Transferir para outra pessoa Resultado Encaminha uma exceção de fatura para outro usuário para obter ajuda. Por exemplo, você pode precisar encaminhar uma exceção para seu supervisor quando considera que são necessários recursos adicionais de tomada de decisões para resolver a exceção. Depois de você concluir essa ação, o documento de reconciliação de faturas é incluído na lista Tarefas do usuário para quem você encaminhou a exceção. A exceções que você tem permissão para resolver dependem de sua associação de grupo. Se você estiver autorizado a resolver uma exceção, suas opções para o fazer dependem da configuração de seu site. Por exemplo: Por padrão, a opção para aceitar os valores no pedido ou contrato associado está visível no menu Ação no documento de reconciliação de faturas (IR). Se seu site estiver na Europa, as normas aí exigem que as faturas sejam totalmente rejeitadas ou pagas integralmente. A opção para aceitar os valores no pedido ou contrato associado (em vez da fatura) permite "pagamentos pequenos" de faturas, o que viola essas normas; por isso, ela pode não estar visível nos sites dos países afetados. Para algumas exceções, se você não vir a opção para aceitar o valor previsto correspondente ao pedido ou contrato, o seu site pode estar configurado para não permitir que você aceite determinados tipos de exceção. Informações relacionadas Reconciliando exceções da fatura [página 22] Revisando detalhes do pedido para reconciliações de fatura Você pode exibir as linhas do pedido de compra associadas a uma reconciliação de fatura a partir da página de reconciliação de fatura. Contexto Nas soluções de faturamento da Ariba, os acumuladores calculam quanto é que de uma linha do pedido de compra foi faturado, recebido, reconciliado, etc. A seção Pedidos na guia Referência na página de reconciliação de fatura inclui um link para o pedido de compra associado. Clique no link do pedido para exibir os seguintes detalhes e acumuladores para cada linha de pedido associada: Qtd.: A quantidade no pedido de compra. Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 21

22 Recebido: A quantidade total para um item de linha do pedido de compra para o qual foram aceitos um ou mais recibos. Faturado: A quantidade total de uma linha do pedido de compra para a qual foram recebidas uma ou mais faturas e para a qual o item de linha da IR associada não tem exceções não reconciliadas. Reconciliada: A quantidade total de um item de linha do pedido de compra para o qual foram totalmente aprovadas uma ou mais faturas para pagamento. Preço: O preço de compra original no pedido. Valor: O valor de compra total (preço * quantidade) do item de linha do pedido. Valor recebido: O valor total de um item de linha do pedido de compra para o qual foram aceitos um ou mais recibos. Valor faturado: O valor total de uma linha do pedido de compra para a qual foram recebidas uma ou mais faturas e para a qual o item de linha da IR associada não tem exceções não reconciliadas. Valor reconciliado: O valor total para um item de linha do pedido de compra para o qual foram totalmente aprovadas uma ou mais faturas para pagamento. Alguns sistemas ERP usam a correspondência bidirecional (entre o pedido de compra e a fatura) em vez da correspondência tridirecional (entre o pedido de compra, o recibo e a fatura). Esses pedidos não requerem um recibo e não acumulam valores ou quantidades recebidos; as linhas de reconciliação de fatura associadas nunca geram uma exceção de quantidade recebida do pedido de compra. É gerado um número de exceções do item de linha devido a discrepâncias entre a fatura e o pedido de compra associado. A revisão dos detalhes do pedido ajudam a investigar essas exceções. Procedimento 1. Na reconciliação da fatura, clique na guia Referência. 2. Para exibir os detalhes da linha do pedido, como as informações contábeis e se é necessário ou não um recibo, clique no link para o pedido na seção Pedidos. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Exibindo uma reconciliação de fatura [página 8] Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura [página 42] Reconciliando exceções da fatura Você pode executar ações de tratamento de exceções na Visualização de exceções ou na Visualização de linha de um documento de reconciliação de fatura. 22 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

23 Informações relacionadas Reconciliando exceções de fatura na visualização de exceções [página 23] Reconciliando exceções de fatura na visualização de linha [página 24] Reconciliando exceções de fatura na visualização de exceções Contexto Na Visualização de exceções, as exceções para uma fatura estão agrupadas em tipos de exceção específicos nas seções Atribuído a mim e Todas as exceções. Você pode tratar exceções que estão atribuídas a você a partir de qualquer uma dessas visões. Procedimento 1. Na página da reconciliação de faturas, clique em Abrir. 2. Revise as informações de resumo na reconciliação de faturas. 3. Execute as seguintes ações para exibir mais informações de que você possa precisar para tratar uma exceção: a. Clique no ícone da dica de ajuda para exibir a descrição de uma exceção. b. Clique o ícone para expandir os detalhes junto de Exibir detalhes para exibir os detalhes sobre o item. Para fechar a visão expandida para o item, clique em Ocultar detalhes. c. Clique no ícone para expandir os detalhes junto de Referência para exibir os documentos associados. 4. Execute uma das seguintes ações para tratar as exceções: Se cada exceção do mesmo tipo de exceção exigir ações diferentes, selecione a ação apropriada do menu Ação para cada linha de exceção. Se todas as exceções do mesmo tipo de exceção exigirem a mesma ação, clique em Resolver tudo e selecione a ação apropriada para resolver todas as exceções. 5. Adicione comentários e anexos no nível do cabeçalho ou no nível da linha de exceção para fornecer informações adicionais para as ações que você executou. Informações relacionadas Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 36] Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo [página 37] Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 23

24 Reconciliando exceções de fatura na visualização de linha Contexto A guia Visualização de linha da reconciliação de faturas exibe o número de exceções no nível do cabeçalho e no nível do item de linha. Procedimento 1. Na página da reconciliação de faturas, clique em Abrir. 2. Clique na guia Visualização de linha na página da reconciliação de faturas. 3. Execute os seguintes passos para tratar uma exceção no nível do cabeçalho: a. Selecione a linha apropriada na seção Impostos, débitos e descontos de cabeçalho. b. Na coluna Exceções, clique no link Aberto para exibir as exceções para uma linha. Nota O link Aberto é exibido em fonte vermelha. O número entre parênteses ao lado do link Aberto indica o número de exceções abertas para uma linha. Uma visão detalhada das exceções é exibida por baixo da linha. c. Clique no ícone da dica de ajuda para exibir a descrição da exceção. d. A partir do menu Ação na visão detalhada da linha, selecione a ação apropriada. e. Clique no ícone para adicionar o comentário no nível do cabeçalho da página de reconciliação de faturas para adicionar informações adicionais para explicar as ações que você executou. 4. Execute os seguintes passos para tratar uma exceção no nível do item de linha: a. Na coluna Exceções na seção Itens de linha, clique no link Aberto para exibir as exceções para um item de linha. É exibida uma visão detalhada para o item de linha. b. Clique no ícone da dica de ajuda para exibir a descrição da exceção. c. Repita os passos para exibir os detalhes das exceções para outros itens de linha. d. Execute uma das seguintes ações para resolver as exceções: Se vários itens de linha precisarem da mesma ação de tratamento de exceções, selecione os itens de linha apropriados e depois a ação apropriada no menu Ação. Para tratar exceções para cada item de linha em separado, selecione a ação apropriada do menu Ação na visão detalhada de cada item de linha. e. Clique no ícone para adicionar o comentário na visão detalhada de um item de linha e adicione informações adicionais para explicar as ações que você executou. 24 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

25 Resultados É exibida uma mensagem de status de exceção para cada item de linha para confirmar a ação que você realizou. Informações relacionadas Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 36] Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo [página 37] Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual Se uma fatura acionar uma exceção Item não correspondente, você pode efetuar a correspondência manualmente para o pedido de compra ou linha de contrato. Pré-requisitos Consulte Pré-requisitos [página 19]. Contexto O processo de reconciliação faz a correspondência dos itens de linha da fatura aos itens de linha nos pedidos de compra ou contratos. Para as faturas de serviço, ele também faz a correspondência das linhas da fatura aos itens de linha em folhas de registro de serviços aprovadas. Se o sistema não encontrar uma correspondência, é acionada uma exceção Item não correspondente. Na configuração padrão, o processo de reconciliação só usa o número da peça do fornecedor para determinar se existe uma correspondência entre um item de material ou de serviço em uma fatura e um contrato no nível da linha, e as correspondências aos itens de catálogo fazem a distinção entre maiúsculas e minúsculas. O seu site também pode ser configurado para usar o número de referência do item de linha no contrato e na fatura para uma correspondência adicional, ou para usar a correspondência sem a distinção entre maiúsculas e minúsculas, caso a correspondência com distinção entre maiúsculas e minúsculas padrão nos números de peça do fornecedor não seja bem sucedida. Você pode usar também a correspondência manual para anular a correspondência de um item de linha com exceções de um pedido de compra ou linha de contrato ao qual correspondia anteriormente. Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 25

26 Procedimento 1. Na reconciliação de fatura, selecione os itens de linha com a exceção Item não correspondente e clique em Correspondência manual. 2. Para cada linha não correspondente, execute os seguintes passos: a. Selecione Não correspondente a partir do menu suspenso Corresponder manualmente a. b. Clique em selecionar para exibir pedidos de compra ou linhas de contratos disponíveis. c. Para o pedido de compra ou linha de contrato que você deseja fazer corresponder ao item de linha da fatura, clique em Selecionar. d. Clique em OK. 3. Faça outras edições na linha, se necessário. Resultados Depois de fazer corresponder a linha, é resolvida a exceção Item não correspondente. No entanto, a correspondência pode gerar novas exceções que você deve resolver separadamente. Nota Se você fizer corresponder uma linha de exceção manualmente e modificar o seu tipo de linha para Desconto, o Soluções Ariba Procurement and Invoicing não torna o valor da linha negativo automaticamente. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura [página 9] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28] Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente [página 27] Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53] 26 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

27 Fazendo corresponder manualmente uma exceção a um tipo de débito ou linha de PO/contrato diferente Você pode fazer corresponder manualmente algumas exceções de item de linha a tipos de débito diferentes e linhas de pedido de compra ou contrato diferentes, para as resolver. Pré-requisitos Consulte Pré-requisitos [página 19]. Contexto Você faz corresponder manualmente exceções a categorias de débito, como débitos de imposto ou de entrega, para explicar as discrepâncias associadas a esses débitos. Procedimento 1. Na reconciliação de fatura, selecione as exceções de item de linha que você deseja fazer corresponder manualmente e clique em Corresponder manualmente. 2. Para fazer corresponder manualmente a um tipo de débito diferente, selecione o tipo de débito ao qual você deseja fazer corresponder a linha a partir do menu suspenso Corresponder manualmente a; por exemplo, Imposto sobre vendas ou Desconto. 3. Para fazer corresponder manualmente a uma linha de pedido de compra ou de contrato diferente, siga os passos seguintes: a. Clique em selecionar para exibir as linhas de pedido de compra ou de contrato disponíveis. b. Para a linha de pedido de compra ou de contrato que você deseja fazer corresponder ao item de linha da fatura, clique em Selecionar. c. Clique em OK. 4. Clique em OK. Resultados Se sua correspondência resolver o problema original, a exceção original será resolvida. No entanto, sua correspondência pode acionar novas exceções. Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 27

28 Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Fazendo corresponder manualmente um documento de reconciliação de fatura [página 9] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17] Resolvendo uma exceção não correspondente com correspondência manual [página 25] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28] Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53] Submetendo uma exceção a outro usuário Se você não conseguir resolver uma exceção da fatura, pode submetê-la a outra pessoa para tratamento. Pré-requisitos Consulte Pré-requisitos [página 19]. Procedimento 1. Selecione Ação Transferir para outra pessoa. 2. A partir da lista Transferir para, clique em Pesquisar mais e selecione o usuário apropriado da lista Escolher valor para submeter a. A lista Transferir para contém: Solicitantes e preparadores da requisição associada Todos os aprovadores obrigatórios Todos os usuários em um grupo de aprovadores obrigatório Todos os grupos obrigatórios no fluxo de aprovação 3. Para cada linha de exceção, adicione um comentário para explicar as ações que você executou. 4. Clique em Enviar para enviar a reconciliação de faturas para outros aprovadores concluírem as ações. Informações relacionadas Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] 28 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

29 Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho [página 36] Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo [página 37] Editando os detalhes do item de linha de exceção Os detalhes em uma linha de exceção de reconciliação da fatura incluem os endereços Entregar a e Enviar de, as informações sobre imposto, as informações contábeis, os comentários e os anexos. Pré-requisitos Você deve ter a permissão para editar os itens de linha de reconciliação de fatura. Os detalhes que você pode editar dependem da configuração do seu site, da informação na reconciliação de fatura e no tipo de exceção. Consulte Pré-requisitos [página 19]. Se você selecionar várias linhas para editar de uma só vez (edição em massa), está limitado aos detalhes que pode editar. Por exemplo, você pode editar somente os campos de detalhe comuns a todos os itens de linha, e não pode adicionar comentários ou anexos. Contexto Você não pode enviar uma reconciliação de fatura, a menos que todos os detalhes do item de linha necessários estejam presentes. Procedimento 1. Selecione a linha de exceção que você deseja editar e clique em Editar. 2. Edite os detalhes do item de linha, como Entregar a e Enviar de. A alteração dos endereços Entregar a e Enviar de pode afetar o modo como a taxa de imposto é calculada. A sua solução de faturamento da Ariba suporta moedas duplas para valores do imposto, se a moeda da fatura não corresponder à moeda padrão do país onde o imposto vence (com base no endereço Entregar a). 3. Selecione um novo valor para Código do imposto, se necessário, e selecione Acúmulo, caso deseje acumular o valor do imposto. A alteração do código do imposto pode alterar a taxa do imposto e, por conseguinte, a natureza de qualquer exceção de variação do imposto para a linha. Por exemplo, a diminuição da taxa do imposto pode gerar uma exceção de variação do imposto inferior ou alterar uma exceção de variação do imposto superior existente para uma variação do imposto inferior. 4. Para editar as informações contábeis, consulte Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 29

30 5. (Opcional) Para inserir um comentário para a linha, clique em Comentário e execute as seguintes ações: a. Insira o texto de comentário. b. Selecione Visível ao fornecedor para tornar o comentário visível para o fornecedor c. Clique em OK. 6. Para anexar um arquivo à linha de exceção, clique em Anexo, navegue para o arquivo que você deseja anexar e clique em OK. 7. Clique em OK. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53] Opções de configuração de site para reconciliar faturas [página 60] Resolvendo uma exceção de variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas Você pode resolver uma variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas editando detalhes de item de linha, incluindo as informações de código de imposto. Pré-requisitos Você deve ser um membro do grupo Gerente de impostos para resolver exceções de imposto. Consulte Pré-requisitos [página 19]. Contexto Os impostos são calculados comparando os campos de endereço Enviar de e Entregar a para localizar o código de imposto correto para um item. A taxa de imposto é depois aplicada de acordo com o código de imposto. Qualquer um dos seguintes dois casos pode gerar uma variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas: O código de imposto que é aplicado a um item de linha indica que o fornecedor não deve debitar esse imposto. 30 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

31 Você resolveu uma exceção de variação do imposto superior ou inferior para indicar que pagará o valor total calculado pela sua solução de faturamento da Ariba para a agência apropriada (reconhecer despesas e receitas do imposto) em vez de pagar o imposto total ao fornecedor, porque o imposto é aplicável, mas pagável às autoridades fiscais, não ao fornecedor. Procedimento 1. Na reconciliação de fatura, selecione uma das opções seguintes do menu Ação: Aceitar valor de imposto da fatura para aceitar a exceção, acordar em pagar ao fornecedor o valor do imposto debitado e não provisionar o valor do imposto calculado pela sua solução de faturamento da Ariba. Aceitar valor do imposto previsto para rejeitar a exceção, não pagar impostos ao fornecedor e provisionar o valor total calculado pela sua solução de faturamento da Ariba. 2. (Opcional) Para cada linha de exceção, clique no ícone para adicionar o comentário e execute as seguintes ações: a. Insira uma explicação para a sua ação. b. Selecione Visível ao fornecedor para tornar o comentário visível para o fornecedor c. Clique em OK. 3. Clique em OK. Resultados Os pagamentos de reconhecimento de despesas e receitas não são exibidos na sua solução de faturamento da Ariba. A funcionalidade de pagamento na sua solução de faturamento da Ariba suporta somente os pagamentos aos fornecedores, não os pagamentos às autoridades fiscais. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17] Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto [página 32] Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28] Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior [página 33] Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53] Opções de configuração de site para reconciliar faturas [página 60] Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 31

32 Resolvendo uma exceção de falha no cálculo do imposto As exceções de falha no cálculo do imposto ocorrem quando os impostos são calculados devido a problemas subjacentes em tabelas de imposto de seu site. Pré-requisitos Você deve ser um membro do grupo Gerente de impostos para resolver exceções de imposto. Consulte Pré-requisitos [página 19]. Contexto Os impostos são calculados comparando os campos de endereço Enviar de e Entregar a para localizar o código de imposto correto para um item. A taxa de imposto é depois aplicada de acordo com o código de imposto. Você não pode tratar uma exceção de falha no cálculo do imposto. Os problemas subjacentes na tabela de imposto de seu site devem ser corrigidos antes de poder resolvê-los. Por exemplo, se o endereço Entregar a da fatura não estiver listado na tabela de imposto, não é possível calcular os impostos com base nos endereços Entregar a e Enviar de. Você deve adicionar o endereço Entregar a à tabela de imposto e, em seguida, recalcular o imposto para resolver a exceção. Procedimento 1. Na tabela de imposto de seu site, corrija o problema que causou a exceção. 2. Na reconciliação de faturas, clique em Recalcular imposto. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53] 32 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

33 Resolvendo uma exceção de variação do imposto inferior ou superior As exceções de variação do imposto inferior e superior ocorrem quando o valor do imposto especificado para um tipo de imposto na fatura não corresponde ao valor do imposto calculado para o tipo de imposto. Pré-requisitos Você deve ser um membro do grupo Gerente de impostos para resolver exceções de imposto. Consulte Pré-requisitos [página 19]. Contexto Os impostos são calculados comparando os campos de endereço Enviar de e Entregar a para localizar o código de imposto correto para um item. A taxa de imposto é depois aplicada de acordo com o código de imposto. As exceções de variação do imposto superior ocorrem quando o valor do imposto na fatura excede o valor do imposto calculado, em um valor maior que a tolerância definida para o seu site. As exceções de variação do imposto inferior ocorrem quando o valor do imposto na fatura é inferior ao valor do imposto calculado e a diferença é maior que a tolerância definida para o seu site. Se todas as linhas de mercadoria ou serviço na reconciliação de fatura tiverem o mesmo código de imposto, o campo Código do imposto do cabeçalho será definido como esse código de imposto. Se as linhas de mercadoria ou serviço na reconciliação de fatura tiverem códigos de imposto diferentes, o campo Código do imposto do cabeçalho será exibido como (sem valor). Procedimento 1. Na reconciliação de fatura selecione uma ou mais linhas de exceção de variação e clique em: Aceitar valor de imposto da fatura para aceitar a exceção e concordar pagar ao fornecedor o valor do imposto debitado. Para uma variação do imposto inferior não são criados reconhecimentos de despesas e receitas. A aceitação de uma exceção de variação do imposto pode resultar em um pagamento do imposto a menos ou a mais. Aceitar valor do imposto previsto para rejeitar a exceção. Para uma variação do imposto superior, você concorda pagar ao fornecedor o valor do imposto calculado pela sua solução de faturamento da Ariba. Para uma variação do imposto inferior, você concorda pagar ao fornecedor o valor do imposto debitado e acumular o valor adicional calculado. 2. (Opcional) Para cada linha de exceção, clique no ícone para adicionar o comentário e execute as seguintes ações: a. Insira uma explicação para a sua ação. Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 33

34 b. Selecione Visível ao fornecedor para tornar o comentário visível para o fornecedor c. Clique em OK. 3. Clique em OK. Informações relacionadas Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Sobre a reconciliação de exceções da fatura [página 17] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28] Editando os detalhes do item de linha de exceção [página 29] Editando informações contábeis em reconciliações de fatura [página 35] Enviando uma reconciliação de fatura [página 40] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Referência de tipos de exceção de fatura [página 53] Resolvendo exceções de imposto retido na fonte São geradas exceções de fatura para impostos retidos na fonte quando o valor do imposto retido na fonte na fatura não corresponde ao imposto retido na fonte calculado, ou quando o sistema não consegue calcular um imposto retido na fonte para a fatura. Contexto São gerados três tipos de exceções de fatura para impostos retidos na fonte: Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior: Esta exceção é gerada quando o valor do imposto retido na fonte na sua fatura é inferior ao valor do imposto retido na fonte calculado. Esta exceção é gerada tanto no nível do cabeçalho como no nível do item de linha. Para resolver esta exceção, você pode aceitar o valor do imposto da fatura ou o valor do imposto calculado, ou pode editar o código do imposto calculado ou o valor tributável no qual o código do imposto é aplicado. Imposto retido na fonte - Variação do imposto superior Esta exceção é gerada quando o valor do imposto retido na fonte na sua fatura é superior ao valor do imposto retido na fonte calculado. Para resolver esta exceção, você pode aceitar o valor do imposto da fatura ou o valor do imposto calculado, ou pode editar o código do imposto calculado ou o valor tributável no qual o código do imposto é aplicado. Falha no cálculo do imposto retido na fonte Esta exceção é gerada quando o sistema não consegue calcular impostos retidos na fonte para a sua fatura. Para resolver esta exceção, você pode atualizar as suas tabelas de imposto e recalcular impostos na sua fatura. Se os impostos retidos na fonte não forem aplicáveis na sua fatura mas o fornecedor os tiver especificado na fatura, você pode rejeitar a fatura e fornecer comentários explicando o motivo. 34 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

35 Procedimento 1. Na página do documento de reconciliação de faturas, clique em Editar. 2. Na guia Exceções, exiba a exceção gerada para o imposto retido na fonte. Por exemplo, se o imposto retido na fonte aplicado em um item de linha da fatura for inferior ao calculado no documento de reconciliação de faturas, é gerada a exceção Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior. 3. Se necessário, altere o código do imposto calculado usando o menu suspenso Código do imposto. 4. Para editar o valor tributável ao qual é aplicado o código do imposto calculado, clique em Exibir detalhes, depois clique em Editar ao lado de Detalhes da linha de IR e edite o valor tributável no campo Total tributável na página de detalhes do item de linha. O valor do imposto retido na fonte calculado no documento de reconciliação de faturas é atualizado com base no código do imposto especificado e no valor tributável. O valor atualizado é exibido como o valor do imposto previsto na exceção de fatura. 5. Para a exceção de fatura, aceite o valor da fatura ou do imposto retido na fonte calculado, usando o menu Ação. Editando informações contábeis em reconciliações de fatura Você pode editar informações contábeis para corrigir erros e resolver exceções durante a reconciliação de fatura. Pré-requisitos Você só pode editar as informações contábeis em reconciliações de fatura, se a sua associação de grupo permitir isso. O seu site deve ser ativado para permitir o rateio contábil. Contexto As informações contábeis são incluídas nos detalhes do item de linha em reconciliações de fatura. Você pode editar informações contábeis para as linhas individuais ou editar as informações contábeis para as linhas múltiplas no documento de IR ao mesmo tempo (edição em massa). Se o seu site estiver ativado para isso, você também pode processar as informações contábeis exportando e importando as mesmas para uma planilha do Excel. Se você alterou o solicitante na reconciliação de fatura, pode precisar editar as informações contábeis da IR para que correspondam ao novo solicitante. Isto não é atualizado automaticamente. Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 35

36 Procedimento 1. Na reconciliação de fatura, selecione um ou vários itens de linha cujas informações contábeis você deseja editar. 2. Clique em Editar. 3. Na área Contabilidade - por item de linha, edite as informações contábeis para os itens selecionados, conforme necessário. 4. Para adicionar a contabilidade por rateio para os itens selecionados, clique em Ratear contabilidade e execute as etapas seguintes: Por padrão, você pode dividir o custo do item em dois grupos. Para adicionar grupos adicionais, clique em Adicionar rateio. Para excluir um grupo, clique em Remover. a. A partir do menu suspenso, selecione Ratear por, Valor (valor da moeda), Porcentagem (porcentagem do custo total) ou Quantidade (número de itens). b. Insira os valores de rateio para cada grupo. O valor padrão para o grupo 1 é 100%. Os valores individuais que você insere devem ser iguais ao valor total. Por exemplo, se o valor total da linha for $1000 e existirem dois grupos, se você atribuir $300 ao grupo 1, deve atribuir $700 ao grupo 2. c. Clique em Atualizar. d. Especifique as informações contábeis para cada grupo. Os sites ativados para a SAP podem ser configurados de modo que tenham o suporte do código da empresa no nível da linha para faturas fora do pedido de compra. Se esse recurso estiver ativado, a página Fatura para faturas fora do pedido de compra não mostra o campo Código da empresa no nível do cabeçalho. Em vez disso, você deve inserir os códigos da empresa no item de linha e nível de contabilidade rateada. Você pode ratear ou alocar as alterações contábeis para cada item de linha em todos os códigos da empresa inserindo uma porcentagem, um valor ou uma quantidade. 5. Clique em OK. Informações relacionadas Exportando e importando informações contábeis [página 38] Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho Contexto Você pode adicionar comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho de uma reconciliação de faturas. 36 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

37 Procedimento 1. Para adicionar um anexo de arquivo, faça o seguinte: a. Clique no ícone para adicionar o anexo próximo do canto superior da página de reconciliação de faturas. b. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Escolher arquivo. c. Selecione o arquivo apropriado e clique em Adicionar anexo para anexar o arquivo à página de reconciliação de faturas. d. Repita o procedimento para adicionar mais anexos de arquivo. O dígito sobreposto no ícone para adicionar o anexo indica o número de arquivos anexados à reconciliação de faturas. 2. Para excluir um anexo de arquivo, faça o seguinte: a. Clique no ícone para adicionar o anexo. b. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Excluir para o arquivo que você deseja excluir. c. Clique em Cancelar para retornar à página de reconciliação de fatura. 3. Para adicionar um comentário, faça o seguinte: a. Clique no ícone para adicionar o comentário próximo do canto superior da página de reconciliação de faturas. b. Insira comentários na caixa de diálogo Comentários e clique em Adicionar comentário. Os outros usuários podem ver os comentários que você adiciona à reconciliação de faturas. c. Repita o procedimento para adicionar mais comentários. O dígito sobreposto no ícone para adicionar o comentário indica o número de comentários adicionados à reconciliação de faturas. 4. Para excluir um comentário, faça o seguinte: a. Clique no ícone para adicionar o comentário. b. Na caixa de diálogo Comentários, clique em Excluir para o comentário que você deseja excluir. c. Clique em Cancelar para retornar à página de reconciliação de fatura. Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo Contexto Você pode adicionar comentários e anexos de arquivo para itens de linha da fatura individual na guia Visualização de linha da reconciliação de fatura. Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 37

38 Procedimento 1. Para adicionar um anexo para um item de linha, selecione o item de linha apropriado e efetue o seguinte na visão detalhada da linha: a. Clique em Adicionar junto ao campo Anexo. b. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Escolher arquivo. c. Clique em Adicionar anexo. d. Repita o procedimento caso você precise adicionar mais anexos de arquivo. O dígito junto ao campo Anexos indica o número de anexos de arquivo para o item de linha. 2. Para excluir um anexo, selecione o item de linha apropriado e efetue o seguinte na visão detalhada da linha: a. Clique no dígito colocado entre parênteses junto ao campo Anexo. b. Na caixa de diálogo Anexos, clique em Excluir para remover o arquivo. c. Clique em Cancelar para retornar à página de reconciliação de fatura. 3. Para adicionar um comentário, selecione o item de linha apropriado para o qual você deseja adicionar um comentário e efetue o seguinte: a. Clique em Adicionar junto ao campo Comentários. b. Adicione comentários na caixa de diálogo Comentários e clique em Adicionar comentário. c. Repita o procedimento para adicionar mais comentários. 4. Para excluir um comentário, selecione o item de linha apropriado para o qual você deseja adicionar um comentário e efetue o seguinte: a. Clique no dígito colocado entre parênteses junto ao campo Comentários. b. Clique em Excluir na caixa de diálogo Comentários para remover um comentário. c. Clique em Cancelar para retornar à página de reconciliação de fatura. Exportando e importando informações contábeis A exportação de informações contábeis para uma planilha do Excel permite que os usuários insiram distribuições de contabilidade off-line e voltem a importá-las para a fatura ou para a reconciliação de fatura. Pré-requisitos A exportação e a importação de informações contábeis devem estar ativadas no seu site. Seu site também pode estar configurado para preencher automaticamente os campos contábeis em branco nos arquivos importados com os valores padrão determinados pela solução da Ariba. Quando configurada, a solução da Ariba processa os arquivos importados e atualiza todos os campos contábeis em branco da seguinte forma: No caso de linhas existentes, os valores de campo originais anteriores à exportação (mesmo que estivessem em branco) são mantidos. No caso de novas linhas de rateio, os valores são padronizados a partir da primeira linha. Se os valores de campos correspondentes na primeira linha também estiverem em branco, os campos em branco são preenchidos com os valores determinados pelo mecanismo de padronização de informações contábeis. 38 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

39 Contexto Você pode exportar e importar até 500 linhas de distribuição de contabilidade para cada item de linha. Procedimento 1. Se aplicável, na fatura ou na página de reconciliação de fatura, clique em Editar. 2. Realize uma das seguintes ações: Na seção Itens de linha da página Entrada de faturas, selecione os itens de linha que você deseja incluir na exportação de distribuição contábil e clique em Exportar dados contábeis. Na guia Visualização de linha da reconciliação de fatura, selecione os itens de linha que você deseja incluir na exportação de distribuição contábil e clique em Exportar dados contábeis. 3. Na página Exportar distribuições de contabilidade, realize uma das seguintes ações: Se o seu site usar a contabilidade por rateio, insira o número mínimo de linhas de rateio por item de linha a serem incluídas na exportação. Para exportar somente as distribuições de contabilidade atuais, aceite o valor padrão para Número mínimo de registros de rateio contábil por item de linha. 4. (Opcional) Especifique se deseja incluir débitos e descontos no nível da linha na exportação. Esta opção pode não estar disponível para você, dependendo da configuração do seu site. 5. Clique em OK. O arquivo de exportação resultante inclui o seguinte: Dependendo do valor para o número mínimo de registros de rateio contábil por item de linha, cada item de linha incluirá pelo menos o número de linhas de contabilidade por rateio que você especificou. Se uma linha tiver menos linhas de rateio contábil que o número mínimo que você especificou durante a exportação, o modelo exportado incluirá essas linhas de rateio adicionais para a linha. Para os itens de linha que têm mais linhas de rateio contábil que o número mínimo que você especificou durante a exportação, todas as linhas de rateio são incluídas na exportação, mas não são adicionadas mais linhas durante a exportação. Se você deseja adicionar rateios adicionais às linhas do arquivo do Excel, certifique-se de que preserva o número do item que é usado como chave durante a importação para preencher os registros de rateio contábil com as informações que você forneceu na planilha do Excel. 6. Edite a planilha para especificar distribuições de contabilidade para as linhas que você selecionou. 7. Dependendo de seu tipo de rateio contábil, insira os valores de rateio na coluna Porcentagem,Quantidade de rateio ou Valor do rateio. Se você estiver efetuando o rateio por porcentagem, certifique-se de que cada linha de rateio tem a porcentagem correta e que elas totalizam 100% para cada linha. No caso de rateios por valor ou quantidade, certifique-se de que os números de rateio que você insere somam o total da linha. 8. Para alterar o tipo de rateio contábil para uma linha, clique no respectiva célula Tipo de rateio contábil e insira um dos seguintes valores predefinidos: _Percentage (para a porcentagem) _Quantity (para a quantidade) _Amount (para o valor) Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 39

40 9. Para adicionar linhas novas, adicione-as em qualquer parte da planilha e insira o número do item, o tipo e os valores de rateio contábil e as informações contábeis. 10. Salve a planilha do Excel. 11. Realize uma das seguintes ações para importar a planilha do Excel: Na seção Itens de linha da página Entrada de faturas, clique em Importar dados contábeis. Na guia Visualização de linha da reconciliação de fatura, clique em Importar dados contábeis. 12. Navegue para a planilha do Excel e clique em OK. Resultados Durante a importação, a Soluções Ariba Procurement and Invoicing valida as informações da planilha, incluindo as combinações contábeis, para garantir que possam ser processadas e adicionadas à fatura ou à reconciliação de fatura. Se forem encontrados problemas de validação, resolva esses problemas na planilha e, em seguida, efetue novamente a importação. Enviando uma reconciliação de fatura O envio de uma reconciliação de fatura a move para o nó seguinte no respectivo fluxo de aprovação. Pré-requisitos Você só pode excluir os anexos existentes de uma fatura, se todas as condições a seguir se aplicarem: Você mesmo adicionou o anexo à IR. Você tem permissão para editar IRs. Você é um aprovador ativo no fluxo de aprovação da IR. Consulte Pré-requisitos [página 19]. Contexto Se você enviar uma reconciliação de fatura sem realizar ações em todas as exceções, deve optar por submeter a reconciliação de fatura a outro aprovador para resolver todas as exceções pendentes, a menos que existam outros reconciliadores no fluxo de aprovação que possam reconciliá-las. 40 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Gerenciando exceções da fatura

41 Procedimento 1. Resolva as exceções no nível do cabeçalho e de linha como necessário. 2. Se a sua associação de grupo permitir que você edite a IR (em vez de tratar só de exceções), corrija qualquer um dos erros de validação para os quais tenha permissão de correção: Se a sua associação de grupo permitir que você edite os campos de cabeçalho na IR, corrija quaisquer erros de validação no nível do cabeçalho. Se a sua associação de grupo permitir que você edite os detalhes do item de linha na IR, corrija quaisquer erros de validação no nível de linha editando os detalhes do item de linha e os campos contábeis, como os campos de endereço e os códigos de imposto, se necessário, selecionando o item de linha e clicando em Editar na seção Itens de linha da guia Visualização de linha. 3. (Para sites integrados com SAP ERP) Se necessário, inclua informações contábeis para os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos. 4. Revisar e editar o fluxo de aprovação, se necessário. 5. Clique em Enviar. 6. Se você estiver enviando a IR sem realizar ações em todas as exceções, submeta as linhas de exceção pendentes aos usuários apropriados. 7. Clique em Enviar. Resultados Quando você envia a reconciliação de fatura, o processo de aprovação é gerado novamente com base nas suas ações de reconciliação e o aprovador seguinte da cadeia de aprovação é notificado. Por exemplo, se você submeteu um ou mais itens de linha a outro controlador de exceções ou aprovador, então esse usuário é inserido no fluxo de aprovação como um aprovador ativo; se nenhum reconciliador do fluxo de aprovação tiver autorização para resolver os erros de validação, é adicionado o grupo Agente de fatura para corrigir esses erros. Informações relacionadas Sobre ações de tratamento de exceções de fatura [página 20] Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Submetendo uma exceção a outro usuário [página 28] Adicionando informações contábeis de gerenciamento de fundos em um documento de reconciliação de fatura [página 13] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Opções de configuração de site para reconciliar faturas [página 60] Gerenciando exceções da fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 41

42 Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura Sobre a aprovação ou rejeição de reconciliações de faturas Se você estiver no fluxo de aprovação para uma reconciliação de fatura, aprove ou recuse a mesma para que possa ser paga. Se você estiver incluído no fluxo de aprovação para um documento de reconciliação de fatura, após a criação da IR e depois de todos seus antecessores no fluxo de aprovação terem aprovado o documento ou enviado a reconciliação a você para aprovação, ela será listada na lista Tarefas. Se seu site estiver configurado para notificações por , você também receberá uma notificação por da aprovação necessária. O aprovador de um documento de IR é geralmente um Gerente de faturas. Durante a aprovação de um documento de IR: Você não pode recusar ou retirar um documento de reconciliação de fatura. Se você não concordar com o tratamento de exceções de um aprovador ou reconciliador anterior, pode reconciliar novamente a IR ou rejeitá-la. Se você rejeitar a IR, todas as exceções reconciliadas anteriormente serão alteradas para Rejeitada. Se você rejeitar uma reconciliação de fatura ou se a fatura tiver sido rejeitada automaticamente durante a reconciliação automática, o status da fatura será definido como Rejeitada de modo a corresponder ao status da IR. No caso de faturas recebidas por meio do Ariba Network, o status da fatura será atualizado para Rejeitada no Ariba Network, e o fornecedor deverá enviar uma fatura corrigida. No caso de faturas que não tiveram origem no Ariba Network, você ou o agente de fatura são responsáveis por comunicar a rejeição da fatura ao fornecedor. Se você rejeitar uma reconciliação de fatura, seja por meio da interface de usuário ou por , seu site pode exigir que você forneça comentários sobre a rejeição. Quando uma IR é totalmente aprovada, o status da fatura associada é definido como Reconciliada. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Aprovação ou rejeição por /pda de reconciliações de fatura [página 44] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] 42 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura

43 Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line Você aprova uma reconciliação de fatura para indicar ao fornecedor que pagará a fatura reconciliada ou rejeita-a para indicar ao fornecedor que não pagará a fatura. Contexto Você rejeita normalmente uma reconciliação de fatura por um ou mais dos seguintes motivos: Porque ela não pode ser reconciliada devido a erros que exigem correção por parte do fornecedor. Se ela incluir um código de fornecedor incorreto que não pode ser editado na IR e tem de ser resolvido após a rejeição. Se as faturas forem encaminhadas para você por meio do Ariba Network usando o método de envio on-line que está visível na página de resumo da fatura. Os fornecedores não veem uma alteração de status para essas faturas se você recusar a fatura; em vez disso, rejeite a IR associada para alterar o status da fatura no Ariba Network e notificar o fornecedor sobre a rejeição. Você aprova a reconciliação de fatura para indicar que as discrepâncias foram resolvidas como você deseja e que ela está pronta para pagamento. Procedimento 1. Abra o documento de reconciliação de fatura. 2. Na parte superior da página, realize uma das seguintes ações: Clique em Aprovar e revise as seguintes informações de resumo: Valor faturado Valor reconciliado Valor contestado Valor provisionado (imposto) Clique em Rejeitar 3. Insira um comentário e clique em Enviar. Resultados Todas as exceções de fatura na IR estão marcadas como Rejeitada para indicar que você não aceitou nenhuma exceção. Dependendo do fluxo de aprovação de seu site, outro aprovador pode precisar aprovar a rejeição. Se você tiver recebido a fatura por meio do Ariba Network, quando a IR for finalmente rejeitada, o status da fatura no Ariba Network será atualizado para indicar ao fornecedor que você rejeitou a fatura. Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 43

44 Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Sobre a aprovação ou rejeição de reconciliações de faturas [página 42] Aprovação ou rejeição por /pda de reconciliações de fatura [página 44] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Aprovação ou rejeição por /pda de reconciliações de fatura Dependendo de sua associação de grupo e do status do documento de reconciliação de fatura, você pode aprovar ou rejeitar uma fatura a partir de uma notificação por ou mediante seu PDA. Se você for o primeiro aprovador de um documento de reconciliação de fatura, você deve geralmente reconciliar a IR ou pode rejeitar todo o documento. Dependendo de sua associação de grupo, do status do documento de IR e de suas preferências de formato de notificação por (formato HTML, de texto compacto ou de texto simples), você pode executar alguns ou todos os passos de aprovação ou rejeição a partir da notificação por e- mail ou mediante seu PDA. Status da reconciliação da fatura Em reconciliação (a IR está no processo de reconciliação) Ações disponíveis a partir de notificações por /por PDA Os membros dos grupos Gerente de faturas, Especialista em rejeição de faturas, Especialista em faturas e Gerente de compras podem rejeitar a IR a partir da notificação por e -mail. Eles também podem abrir a IR, mas devem acessar o site para agir on-line. Todos os outros usuários no fluxo de aprovação só podem abrir a IR a partir da notificação por C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura

45 Status da reconciliação da fatura Ações disponíveis a partir de notificações por /por PDA Em aprovação (a IR está reconciliada e precisa de aprovação final) Todos os usuários no fluxo de aprovação podem executar as seguintes ações a partir da notificação por Aberto Aprovar Aprovar rejeição (em sites configurados para exigir a aprovação de IRs rejeitados). Os membros dos grupos Gerente de faturas, Especialista em rejeição de faturas, Especialista em faturas e Gerente de compras também podem rejeitar IRs a partir da notificação por (em sites configurados para permitir a rejeição de IRs com o status Em aprovação. Se você aprovar uma IR com erros de validação a partir do e -mail, você receberá outra notificação por informando que a aprovação falhou, com o assunto: Não foi possível processar a mensagem <título da mensagem anterior>.. O corpo da mensagem explica por que não foi possível aprovar a IR e inclui um link para a IR e a mensagem original. Se você pertence a um grupo com permissão para editar IRs, você pode clicar no link para abrir a IR on-line, corrigir o erro de validação e aprovar a IR. As notificações por incluem instruções na área Ações que você deve seguir para processar corretamente a solicitação. As ações necessárias podem variar ligeiramente, dependendo do formato de . Por exemplo, você pode clicar em um botão Rejeitar no formato HTML compacto, mas deve inserir o texto rejeitar nos outros formatos. Os aprovadores devem sempre corrigir erros de validação de IR on-line. Não é possível editar e corrigir a IR em notificações por . Nota Se a IR reconciliada tiver sido rejeitada por um usuário anterior no fluxo de aprovação, o aprovador activo pode aprovar essa rejeição por , mas não pode cancelar a rejeição da IR. Os usuários devem abrir uma IR rejeitada on-line para cancelar a sua rejeição. Informações relacionadas Reconciliando manualmente uma fatura [página 5] Sobre a aprovação ou rejeição de reconciliações de faturas [página 42] Aprovando ou rejeitando uma reconciliação de fatura on-line [página 43] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Aprovando ou rejeitando reconciliações de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 45

46 Corrigindo erros de documentos de reconciliação de fatura Existem duas formas de resolver erros com documentos de reconciliação de fatura: editando o documento para corrigir o erro ou alterando o status do documento manualmente. Forçando a reconciliação de cópias da fatura paradas [página 46] Resolvendo endereços de remessa inválidos [página 47] Corrigindo IRs paradas no status Em pagamento ou Falha no pagamento [página 47] Corrigindo IRs paradas no status Em rejeição [página 48] Corrigindo IRs paradas no status Aguardando reconciliação externa [página 48] Forçando a reconciliação de cópias da fatura paradas Você pode forçar a reconciliação para gerar uma IR para uma cópia da fatura que está parada em Processamento por não ter sido encaminhada corretamente. Você tem que ser um membro do grupo Administrador de faturas ou Administrador de clientes para forçar a reconciliação de uma fatura. O botão Forçar reconciliação é somente exibido em faturas que estão paradas no status Cópia de fatura para AN. Quando um usuário cria uma fatura manual em seu site a partir de uma fatura em papel recebida de um fornecedor, uma cópia dessa fatura é encaminhada para o fornecedor no Ariba Network. O fornecedor pode depois exibir o status da fatura e monitorar o seu andamento ao longo do processo de reconciliação. Se o sistema falhar ao encaminhar a cópia da fatura, o processamento da fatura pode paralisar, o status da fatura pode ficar parado em Cópia de fatura para AN e, por isso, nenhum documento de reconciliação de fatura é gerado para a mesma. Nesse caso, você pode forçar a reconciliação da fatura de modo a mover o status da fatura de Cópia de fatura para AN para Em reconciliação e gerar um documento de reconciliação de fatura sem enviar uma cópia extra da fatura para o Ariba Network. Para corrigir o erro, execute a seguinte ação: Na fatura, clique em Forçar reconciliação. Quando você força a reconciliação de uma fatura, o status é alterado para Em reconciliação e o status de todas as faturas relacionadas também é alterado para Em reconciliação. É gerado um documento de IR para a fatura. Informações relacionadas Visão geral da reconciliação da fatura [página 4] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] 46 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Corrigindo erros de documentos de reconciliação de fatura

47 Resolvendo endereços de remessa inválidos O endereço Remessa para em uma fatura é validado em relação ao local de remessa do fornecedor configurado em seu site. Por padrão, em sites ativados na versão 10s2 ou posterior, se o endereço Remessa para em uma fatura recebida do Ariba Network não corresponder a um endereço configurado, será criado um endereço Remessa para não catalogado. Você deve resolver um endereço de remessa não catalogado antes da reconciliação total e aprovação da IR. A resolução de um local de remessa não catalogado pode exigir a inserção do local de remessa ausente no dados mestre carregados em seu site. Em sites ativados antes da versão 10s2, se o endereço Remessa para na fatura for diferente de qualquer local de remessa para o fornecedor, o endereço Remessa para será padronizado para o primeiro local de remessa localizado para o local do fornecedor. Se nenhum local de remessa estiver configurado, o endereço Remessa para na fatura será definido em branco. Informações relacionadas Visão geral da reconciliação da fatura [página 4] Corrigindo IRs paradas no status Em pagamento ou Falha no pagamento Se um documento de reconciliação de fatura permanecer no status Em pagamento e não passar com êxito para o status Pago, ou se você receber um erro de seu sistema ERP e o status estiver definido como Falha no pagamento, a operação de envio do pagamento associada falhou. Para corrigir o erro, execute uma das seguintes ações: Edite os dados no documento de reconciliação de fatura para corrigir os erros de dados e depois salve as alterações. As Soluções Ariba Procurement and Invoicing tentam repetidamente o envio do pagamento e o status do documento de reconciliação de fatura é atualizado para Pago após o reenvio com êxito do pagamento. Clique em Forçar pagamento para alterar manualmente o status para Pago. Forçar pagamento altera somente o status da IR. Use Forçar pagamento somente se você tiver a certeza de que o pagamento real foi tratado de outra forma. Informações relacionadas Visão geral da reconciliação da fatura [página 4] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Corrigindo erros de documentos de reconciliação de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 47

48 Corrigindo IRs paradas no status Em rejeição Quando um documento de reconciliação de fatura permanece no status Em rejeição e não passa com êxito para Rejeitado, o método de rejeição associado falhou. Para corrigir o erro, execute uma das seguintes ações: Edite os dados no documento de reconciliação de fatura para corrigir os erros de dados. Clique em Forçar rejeição que altera o status para Rejeitado. Informações relacionadas Visão geral da reconciliação da fatura [página 4] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] Corrigindo IRs paradas no status Aguardando reconciliação externa Se um documento de reconciliação de fatura permanecer no status Aguardando reconciliação externa após ter sido rejeitado em um sistema externo, você pode executar uma das seguintes ações para alterar manualmente o status da IR: Clique em Forçar pagamento para alterar o status para Pago. Observe que essa ação só altera o status da IR; você tem que tratar do pagamento ao fornecedor separadamente. Clique em Forçar rejeição para alterar o status para Rejeitado. Informações relacionadas Visão geral da reconciliação da fatura [página 4] Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura [página 49] 48 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Corrigindo erros de documentos de reconciliação de fatura

49 Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura As Soluções Ariba Procurement and Invoicing atualizam o status de documentos de fatura e de reconciliação de fatura e as solicitações de pagamento associadas, em diferentes fases do fluxo de trabalho de fatura e de reconciliação de fatura. Atividade Status da fatura Status da reconciliação de fatura Status da solicitação de pagamento Status de encaminhamento/status da fatura do Ariba Network Receber uma fatura do ERP Enviada -> Em aprovação n/a n/a Confirmada/Enviada Receber uma fatura do Ariba Network Enviada -> Em aprovação n/a n/a Confirmada/Enviada Criar uma fatura em sua solução da Ariba Enviada -> Em aprovação n/a n/a n/a Receber uma fatura somente informativa do Ariba Network 1 Carregada n/a n/a n/a Aprovar uma fatura Em aprovação -> Aprovada -> (Cópia de fatura para AN 2 ) -> Em reconciliação Em reconciliação Em processamento Confirmada/Enviada Reconciliar uma reconciliação de fatura (IR) Em reconciliação Em reconciliação -> Em aprovação Em processamento Confirmada/Enviada Rejeitar uma IR Em reconciliação -> Reconciliada Rejeitada n/a Confirmada/Rejeitada Receber um cancelamento de fatura do Ariba Network Carregada -> Em cancelamento Em reconciliação -> Em cancelamento n/a Confirmada/Enviada Aprovar um cancelamento de fatura Em cancelamento -> Cancelada Em cancelamento -> Cancelada n/a n/a Recusar um cancelamento de fatura Em cancelamento -> Em reconciliação Em cancelamento -> Em reconciliação Em processamento Confirmada/Enviada Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 49

50 Atividade Status da fatura Status da reconciliação de fatura Status da solicitação de pagamento Status de encaminhamento/status da fatura do Ariba Network Aprovar uma IR (nenhuma reconciliação ERP externa adicional necessária) Em reconciliação -> Reconciliada Em aprovação -> Aprovada -> Em pagamento Em processamento -> Programada Confirmada/Aprovada (Sites somente de Ariba Invoice Professional e de Ariba Procure -to-pay que usam a opção de envio de solicitação de pagamento padrão) Aprovar uma IR (nenhuma reconciliação ERP externa adicional necessária) Em reconciliação -> Reconciliada Em aprovação -> Aprovada -> Em pagamento Em processamento -> Enviando -> Programada Confirmada/Aprovada (Sites somente de Ariba Procure-to-Pay que usam a opção de envio de solicitação de pagamento Assíncrono ou Push direto) O ERP falha ao criar a fatura para o pagamento programado (Ariba Invoice Professional) Reconciliada Em pagamento -> Falha no envio por push Em processamento Confirmada/Aprovada O ERP falha ao criar a fatura para o pagamento programado (sites somente de Ariba Procure-to-Pay que usam a opção de envio de solicitação de pagamento Assíncrono ou Push direto) Reconciliada Em pagamento -> Falha no pagamento Enviando Confirmada/Aprovada 50 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura

51 Atividade Status da fatura Status da reconciliação de fatura Status da solicitação de pagamento Status de encaminhamento/status da fatura do Ariba Network Aprovar uma IR (IR enviada ao ERP para reconciliação ou aprovação adicional. Não aplicável em sites somente de Ariba Procure-to -Pay) Em reconciliação Em aprovação -> Aguardando reconciliação externa Em processamento Confirmada/Enviada O ERP falha ao criar a reconciliação de fatura (não aplicável em sites somente de Ariba Procure-to-Pay) Em reconciliação Aguardando reconciliação externa - > Falha no envio por push Em processamento Confirmada/Aprovada O ERP reconcilia a IR e envia a solicitação de atualização de status da fatura (SUR) (não aplicável em sites somente de Ariba Procure-to-Pay) Em reconciliação -> Reconciliada Aguardando reconciliação externa - > Em pagamento Em processamento -> Programada Confirmada/Aprovada O ERP cancela a fatura (a fatura no Ariba Invoice Professional é uma cópia da fatura ERP) (somente SAP ERP e Oracle) 3 Reconciliada Em pagamento -> Cancelada Cancelada n/a O ERP transfere a fatura reconciliada de volta para Em processamento no ERP (a fatura no Ariba Invoice Professional é uma cópia da fatura ERP) (somente SAP ERP e Oracle) 3 Reconciliada -> Em reconciliação Em pagamento -> Aguardando reconciliação externa Em processamento n/a 1 As faturas somente informativas só podem ser enviadas por fornecedores por meio do Ariba Network. Geralmente, um fornecedor cancelará uma fatura somente informativa depois de enviar uma fatura final. 2 O status Cópia de fatura para AN é somente aplicado a faturas criadas manualmente no Soluções Ariba Procurement and Invoicing em nome de um fornecedor que está ativado no Ariba Network. O fornecedor pode exibir a cópia da fatura e controlar o respectivo status no Ariba Network Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 51

52 3 As cópias de fatura ERP são cópias somente informativas de faturas que são gerenciadas e reconciliadas totalmente no sistema ERP externo. Cada cópia da fatura ERP tem uma reconciliação de fatura correspondente somente informativa. Nenhum dos documentos é editável. As cópias de fatura ERP só estão disponíveis no Ariba Invoice Professional.. 52 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Fluxo de status de fatura e de reconciliação de fatura

53 Referência de tipos de exceção de fatura Seu site inclui um conjunto de tipos de exceção de nível de cabeçalho e de nível de linha padrão. Exceções de fatura de nível de cabeçalho padrão Tipo de exceção Ocorre quando... Aplica-se a... Variação do valor do contrato Limite máximo obrigatório do contrato excedido O valor total da fatura excede o valor permitido pelo contrato. O valor da fatura excede o limite máximo obrigatório do contrato Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação. O contrato não pode ser faturado O valor da fatura correspondeu a um contrato de pedido de liberação. Os contratos de pedido de liberação não permitem fatura do contrato. Somente contratos sem pedidos de liberação O contrato não está em faturamento Condições de pagamento do contrato incompatíveis O contrato associado à fatura completa está fechado ou atingiu o valor máximo. As condições de pagamento na fatura ou não são reconhecidas (item não catalogado) ou são diferentes das condições de pagamento no contrato. Nota Para determinar se ocorreu um exceção de condição de pagamento, a solução Ariba Invoicing verifica o conteúdo das condições de pagamento, o contrato e a fatura, não os nomes exclusivos ou descrições. Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação Data da fatura inválida A data da fatura é anterior à data de envio do pedido. Por padrão, as faturas com exceções de data da fatura inválida são rejeitadas automaticamente. Pedidos de compra e de liberação Referência de tipos de exceção de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 53

54 Tipo de exceção Ocorre quando... Aplica-se a... Solicitante inválido O solicitante em uma fatura fora da PO foi finalizado, está inativo ou não existe no sistema, com base na correspondência de endereço de . Por padrão, as faturas com exceções de solicitante inválido são rejeitadas automaticamente. Essa exceção não se aplica a faturas fora da PO que são enviadas por meio de um serviço de conversão de fatura. Nota Se você não desejar rejeitar automaticamente faturas fora da PO com solicitantes inválidos, peça ao seu administrador para desativar essa exceção de modo a permitir que os membros do grupo Agente de fatura corrijam endereços de inválidos. Faturas fora da PO enviadas do Ariba Network, exceto faturas fora da PO enviadas por serviços de conversão de fatura Moeda da fatura incompatível Fatura com erros de cálculo Fatura com valores mistos Fatura com moeda mista Fatura não correspondente Variação do valor da PO A moeda da fatura não corresponde à moeda do pedido de compra A soma dos itens da linha da fatura não corresponde ao subtotal especificado. Essa discrepância pode ocorrer se um fornecedor usar o arredondamento para calcular o valor líquido das faturas enviadas eletronicamente a partir de um sistema ERP de back-end. Seu administrador pode configurar o comportamento de arredondamento para a validação do subtotal da fatura no nível do fornecedor, para evitar exceções desnecessárias do tipo Fatura com erros de cálculo para fornecedores para os quais esse é um problema conhecido. A fatura contém itens de linha com valores positivos e negativos. A fatura contém itens de linha com moedas diferentes. O sistema não consegue fazer corresponder a fatura com um pedido de compra. O valor total da fatura é maior que o valor total do pedido de compra. Todos os documentos Todos os documentos Todos os documentos Todos os documentos Todos os documentos Pedidos de compra e de liberação 54 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Referência de tipos de exceção de fatura

55 Tipo de exceção Ocorre quando... Aplica-se a... Variação do valor de débito da PO Variação do valor de débito da PO PO fechada para faturamento Condições de pagamento da PO incompatíveis O valor de débito total na fatura excede o valor de débito total no pedido de compra em um valor superior à tolerância definida O valor de débito total na fatura excede o valor de débito total no pedido de compra em um valor superior à tolerância definida A fatura ICS corresponde a um pedido fechado. As condições de pagamento na fatura ou não são reconhecidas (item não catalogado) ou são diferentes das condições de pagamento no pedido de compra. Nota Para determinar se ocorreu um exceção de condição de pagamento, a solução Ariba Invoicing verifica o conteúdo das condições de pagamento, o pedido e a fatura, não os nomes exclusivos ou descrições. Faturas baseadas em PO Faturas baseadas em PO Faturas enviadas por um serviço de conversão de fatura Pedidos de compra e de liberação Imposto retido na fonte - Variação do imposto superior Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior O valor do imposto retido na fonte na fatura é superior ao valor do imposto retido na fonte calculado. O valor do imposto retido na fonte na fatura é inferior ao valor do imposto retido na fonte calculado. Faturas com impostos retidos na fonte Todos os documentos Falha no cálculo do imposto retido na fonte O sistema não pode calcular impostos retidos na fonte na fatura Faturas com impostos retidos na fonte Exceções de fatura de nível de linha padrão Tipo de exceção Ocorre quando... Aplica-se a... Variação do imposto de reconhecimento de despesas e receitas Variação do valor da taxa do contrato A fatura inclui um item de linha para um débito de imposto sobre vendas, em um item destinado ao reconhecimento de despesas e receitas. O valor da taxa faturado é maior que o valor da taxa contratado. Todos os documentos Somente contratos sem pedidos de liberação Referência de tipos de exceção de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 55

56 Tipo de exceção Ocorre quando... Aplica-se a... Variação da quantidade de taxas do contrato O número máximo contratado de taxas já foi atingido. Uma taxa é um valor fixo a ser pago um número determinado de vezes no contrato. Somente contratos sem pedidos de liberação Variação da data do item do contrato O item do contrato não pode ser faturado O item do contrato não está em faturamento A data para o item da fatura estava fora do intervalo válido para o contrato. O item de linha da fatura correspondeu a um contrato de pedido de liberação. Os contratos de pedido de liberação não permitem fatura do contrato. O item de linha da fatura correspondeu a um contrato que não estava no estado Em faturamento. Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação Variação do valor da linha do contrato O valor do item de linha da fatura excede o valor da célula, da linha ou o valor geral permitido pelo contrato para esse item. Somente contratos sem pedidos de liberação Erro de correspondência nos detalhes de preço da linha do contrato Variação do valor do evento importante do contrato Variação de preço do contrato Variação da quantidade do contrato Variação do valor recebido da linha do contrato Variação da quantidade recebida do contrato Linha de fatura correspondida a um pedido de cartão de compras Valor do atributo aplicável Preço disponível A quantidade da unidade de preço, conversão de unidade ou unidade de medida do preço do item de linha da fatura não correspondem ao valor correspondente no contrato. Essa exceção só ocorre para itens de linha da fatura que incluem detalhes de preço avançado. O valor do evento importante da fatura é maior que o valor verificado. O preço do item de linha da fatura é maior que o preço contratado. A quantidade do item de linha da fatura é maior que a quantidade restante permitida pelo contrato. O valor do item de linha da fatura é maior que o valor recebido do item do contrato. A quantidade do item de linha da fatura é maior que a quantidade recebida do item do contrato. A linha da fatura ICS corresponde a um pedido do cartão de compras. O preço não está definido para um valor de atributo no contrato O preço da fatura está ausente para uma interseção de atributo/data na grade de preços baseada em condições. Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação Faturas resumidas enviadas por um serviço de conversão de fatura Somente contratos sem pedidos de liberação Somente contratos sem pedidos de liberação 56 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Referência de tipos de exceção de fatura

57 Tipo de exceção Ocorre quando... Aplica-se a... Item não correspondente Variação do imposto superior Variação de preço do catálogo da PO Variação do valor da linha da PO Variação do valor de débito da linha da PO Variação nos detalhes de preço da linha da PO Variação do valor de imposto da linha da PO Variação de preço da PO Variação da quantidade da PO Variação do valor recebido da linha da PO A solução Ariba Invoicing não consegue localizar um contrato correspondente, pedido de compra ou (para faturas de serviço) um item de linha da folha de registro de serviços aprovado para o item de linha da fatura. O valor do imposto do item de linha da fatura é maior que o valor do imposto calculado com base nas tabelas de imposto de seu site e a diferença não está na tolerância definida em sua configuração. O preço do item de linha da fatura é maior que o preço pedido. O valor do item de linha da fatura é maior que o valor reservado para a fatura no item de linha do pedido de compra e a diferença está fora da tolerância definida em seu site. O valor de débito no nível da linha na fatura excede o valor de débito no nível da linha no pedido de compra em um valor superior à tolerância definida. A quantidade da unidade de preço, conversão de unidade ou unidade de medida do preço da fatura não corresponde ao valor correspondente no pedido de compra. Essa exceção só ocorre para itens de linha da fatura que incluem detalhes de preço avançado. O valor de imposto no nível da linha na fatura excede o valor de imposto no nível da linha no pedido de compra em um valor superior à tolerância definida. O preço do item de linha da fatura é diferente do preço do item de linha do pedido de compra e a diferença está fora da tolerância definida em seu site. A quantidade do item de linha da fatura é diferente da quantidade no item de linha do pedido de compra e a diferença está fora da tolerância definida em seu site. O valor do item de linha da fatura é maior que o valor recebido do item do pedido. Todos os documentos Todos os documentos Pedidos de compra e de liberação Pedidos de compra e de liberação Faturas baseadas em PO Pedidos de compra e de liberação Faturas baseadas em PO Pedidos de compra e de liberação Pedidos de compra e de liberação Pedidos de compra e de liberação Referência de tipos de exceção de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 57

58 Tipo de exceção Ocorre quando... Aplica-se a... Variação da quantidade recebida da PO Variação de entrega Variação de débito especial (obsoleto) A quantidade do item de linha é maior que a quantidade recebida do item do pedido. O valor da entrega da fatura é maior que o valor da entrega reservado para a fatura no pedido de compra; a discrepância se deve a diferenças nos custos de entrega. O valor especial na fatura é maior que o valor especial no pedido de compra e a discrepância é classificada como exceção especial. Nota Esse tipo de exceção da fatura é obsoleto na versão 10s2 e não está disponível em sites que estão ativados na versão 10s2 ou posterior. Pedidos de compra e de liberação Todos os documentos Todos os documentos Variação de remessa especial Falha no cálculo do imposto O valor da remessa especial da fatura é maior que o valor da remessa especial reservado para a fatura no pedido de compra; a discrepância se deve a diferenças nos custos de remessa. A solução Ariba Invoicing não consegue calcular impostos porque a fatura não corresponde a uma entrada válida na tabela de imposto do site. Nota Em sites ativados antes da versão 10s2, a descrição para essa exceção é: O valor do imposto na fatura não tem um valor de imposto correspondente. Todos os documentos Todos os documentos Variação do imposto inferior Imposto retido na fonte - Variação do imposto superior O valor do imposto do item de linha da fatura é menor que o valor do imposto calculado com base nas tabelas de imposto de seu site e a diferença está fora da tolerância definida em sua configuração. O valor do imposto retido na fonte na fatura é superior ao valor do imposto retido na fonte calculado. Todos os documentos Faturas com impostos retidos na fonte 58 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Referência de tipos de exceção de fatura

59 Tipo de exceção Ocorre quando... Aplica-se a... Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior Falha no cálculo do imposto retido na fonte O valor do imposto retido na fonte na fatura é inferior ao valor do imposto retido na fonte calculado. O sistema não pode calcular impostos retidos na fonte na fatura. Todos os documentos Faturas com impostos retidos na fonte Referência de tipos de exceção de fatura C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 59

60 Opções de configuração de site para reconciliar faturas Recurso Editando descrições de itens de linha da fatura Adicionando o rateio contábil no nível da linha Exportando e importando o rateio contábil em um arquivo do Excel Opção de configuração Application.Invoicing.InvoiceEntryAllowEditLine Description Este parâmetro controla se os usuários têm ou não autorização para editar descrições de itens em faturas baseadas em PO. A configuração padrão é Não. Application.Approvable.AllowSplitAccounting Especifica se a contabilidade por rateio é ou não permitida em aprovações pendentes. O valor padrão é Sim. Application.Approvable.AllowAccountingExportAndImport Especifica se os usuários podem ou não exportar e importar a contabilidade por rateio em planilhas do Excel. O valor padrão é Sim. 60 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Opções de configuração de site para reconciliar faturas

61 Recurso Informações contábeis determinando o padrão de campos em branco em um arquivo do Excel Opção de configuração Application.Procure.OverideNullAccountingFieldsinImport Especifica se os campos contábeis importados que estão em branco em requisições, faturas e documentos de reconciliação de fatura devem ser preenchidos com os valores determinados pelo mecanismo de padronização da solução da Ariba. Quando definido como Sim, o mecanismo de padronização preenche automaticamente todos os campos contábeis importados que estão em branco em requisições importadas, faturas e documentos de reconciliação de fatura com os valores correspondentes que estão disponíveis no sistema. Quando definido como Não, os campos contábeis importados que estão em branco não são substituídos e os valores em branco são mantidos. O valor padrão deste parâmetro é Não. Adicionando Código da empresa ao rateio contábil no nível da linha em sites integrados da SAP. Application.Invoicing.AllowLegalEntityCodeAtSplitLevel Este parâmetro especifica se as distribuições de contabilidade de um nível em faturas incluem ou não o campo Código da empresa em sites integrados da SAP. Se estiver ativado, o campo Código da empresa não aparece no nível do cabeçalho da fatura, aparece no nível da linha. A configuração padrão é Não. Opções de configuração de site para reconciliar faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 61

62 Recurso Aceitando automaticamente faturas iguais ou inferiores a um determinado valor Aceitando automaticamente faturas iguais ou inferiores a uma determinada porcentagem do pedido relacionado Opção de configuração Application.Invoicing.AutoAcceptAmount Este parâmetro especifica um limite para os documentos de reconciliação de fatura de aceitação automática com base no valor total da IR. Se o valor de IR for inferior ou igual ao valor especificado neste parâmetro, o mecanismo de reconciliação aceita automaticamente a IR. O valor para este parâmetro é um valor na moeda padrão. O valor padrão é 10. Application.Invoicing.AutoAcceptPercentage Este parâmetro especifica um limite para os documentos de reconciliação de fatura de aceitação automática com base no valor total da IR como porcentagem do valor total reservado para a fatura no pedido de compra associado. O valor deste parâmetro é um valor decimal, como o 10. O valor padrão é 15, o que significa que o mecanismo de reconciliação aceita automaticamente uma IR, se o seu total for 15% ou menos do valor reservado para a fatura no valor do pedido de compra. 62 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Opções de configuração de site para reconciliar faturas

63 Opção de configuração Recurso Ativando o tratamento do reconhecimento de despesas e receitas Especificando a lista de exceções que são tratadas como imposto de reconhecimento de despesas e receitas. Application.Invoicing.ProcessPaymentsForTaxAccrual Este parâmetro especifica se os documentos com aprovação pendente de solicitação de pagamento são utilizados para controlar os valores de reconhecimento de despesas e receitas. Quando este parâmetro é definido como Sim e qualquer uma das exceções fiscais definidas como exceções de reconhecimento de despesas e receitas no site que utilizam Application.Invoicing.TaxAccrual Exceptions ocorrem em uma IR, a contestação da exceção aciona a remessa do reconhecimento de despesas e receitas. Ao contestar a exceção, o usuário está dizendo que o fornecedor não aplicou o imposto no ponto de venda e que a diferença deve ser processada como uma diferença de reconhecimento de despesas e receitas. O valor padrão é Sim. Application.Invoicing.TaxAccrualExceptions Especifica o conjunto de exceções que utiliza os documentos com aprovação pendente de solicitação de pagamento para controlar os pagamentos de reconhecimento de despesas e receitas, se Application.Invoicing.ProcessPay mentsfortaxaccrual estiver definido como Sim. O valor deste parâmetro é uma lista de strings separados por uma vírgula, cada um representando o identificador interno único de um tipo de exceção de fatura no site. O valor padrão é: UnderTaxVariance,AccrualT axvariance. Opções de configuração de site para reconciliar faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 63

64 Recurso Usando o novo mecanismo de cálculo de impostos para calcular impostos sobre faturas e gerenciando impostos retidos na fonte sobre faturas Opção de configuração Application.Invoicing.UseTLCTaxEngine Este parâmetro é usado para especificar se você deseja usar o novo mecanismo de cálculo do imposto para impostos aplicados às faturas. Este parâmetro está disponível para as soluções Ariba Procure-to-Pay e Ariba Invoice Professional. Após a migração dos dados de impostos, você pode usar o novo mecanismo de cálculo do imposto para faturas. O novo mecanismo de cálculo do imposto tem os seguintes benefícios: Permite a você definir impostos com estruturas complexas, como o imposto aplicado ao imposto e o imposto aplicado à soma do valor líquido e outro imposto Fornece o conceito de redução onde o imposto é aplicado a uma porcentagem do valor do item de linha Permite a você aplicar impostos por unidade de um item 64 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Opções de configuração de site para reconciliar faturas

65 Recurso Gerando automaticamente impostos retidos na fonte no documento de reconciliação de fatura no nível do cabeçalho ou nível do item de linha. Exibindo o botão Rejeitar para todos os usuários em reconciliações de fatura Opção de configuração Application.Invoicing.DefaultWithholdingTaxOnIRHeader Este parâmetro especifica se os impostos retidos na fonte devem ser gerados automaticamente no nível do cabeçalho nos documentos de reconciliação de fatura. Se uma fatura não tiver impostos retidos na fonte aplicados e se os itens de linha da fatura forem elegíveis para o imposto retido na fonte, então durante a reconciliação de faturas, os impostos retidos na fonte são aplicados no documento de reconciliação de fatura com base no valor desse parâmetro. Se o valor deste parâmetro for Sim, os impostos retidos na fonte são gerados automaticamente no nível do cabeçalho no documento de reconciliação de fatura. Se o valor deste parâmetro for Não, os impostos retidos na fonte são gerados automaticamente no nível da linha no documento de reconciliação de fatura. Application.Invoicing.AlwaysDisplayRejectButton ForIRsInApproving Este parâmetro especifica se o botão Rejeitar é ou não sempre exibido na guia Exceções para os documentos de reconciliação de fatura com o status Aprovando, mesmo para os usuários que não são controladores de exceções ou membros do grupo Gerente de faturas. A configuração padrão é Não, o que significa que somente os usuários que são controladores de exceções ou membros do grupo Gerente de faturas podem ver o botão Rejeitar. Opções de configuração de site para reconciliar faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 65

66 Recurso Exigindo a aprovação final de rejeições de IR Opção de configuração Application.Invoicing.RejectRequiresNoMoreApprovals Este parâmetro especifica se os aprovadores de documentos de reconciliação de fatura estão ou não desativados depois de um aprovador rejeitar a IR. Se este parâmetro for definido como Sim, os documentos IR são finalmente rejeitados, caso qualquer um dos aprovadores tenha utilizado o botão Rejeitar. Se este parâmetro for definido como Não, as IRs rejeitadas devem ser aprovadas (ou seja, um aprovador deve aprovar a rejeição) antes de serem finalmente rejeitadas, e o botão Cancelar rejeição está disponível. O valor padrão é Sim. 66 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Opções de configuração de site para reconciliar faturas

67 Recurso Exigindo que os usuários adicionem comentários ao fornecedor durante a rejeição de uma IR Opção de configuração Application.Invoicing.SupplierRejectionCommentsRequired Este parâmetro especifica se um aprovador deve ou não adicionar comentários ao fornecedor quando rejeita um documento de reconciliação de fatura. Se for definido como Sim, o aprovador deve inserir comentários visíveis ao fornecedor. O valor padrão para as novas implementações de cliente é Sim. Os comentários podem ser inseridos no campo Comentário na interface do usuário ou em sites ativados para as aprovações por , no espaço fornecido no corpo da mensagem de uma notificação por e -mail. Nota Se o parâmetro for definido como Sim e um usuário optou por receber as notificações por em um formato de texto compacto, quando o usuário inserir um comentário enquanto rejeita a IR no , esses comentários são tratados como comentários ao fornecedor e cumprem o requisito. Se o parâmetro for definido como Não e um usuário optou por receber as notificações por em um formato de texto compacto, quando o usuário inserir um comentário enquanto rejeita a IR no , esses comentários são tratados como internos. Se o parâmetro for definido como Sim e um usuário não optou por receber as notificações por e -mail em um formato de texto compacto, o usuário Opções de configuração de site para reconciliar faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 67

68 Recurso Opção de configuração deve inserir um comentário no campo Comentários para o fornecedor para cumprir o requisito. Ocultando a ação Aceitar previstos no menu Ação de modo que os usuários só possam optar por aceitar as exceções da fatura Application.Invoicing.DisallowDispute Este parâmetro especifica se a ação Aceitar <data> previstos para lidar com exceções da fatura é visível no menu Ação na página de uma reconciliação de faturas. Aqui, <data> se refere aos dados discrepantes especificados no tipo de exceção, por exemplo, "Quantidade" no tipo de exceção Variação da quantidade recebida da PO. Esta ação indica que o aprovador não aceita pagar o valor especificado na fatura. Em vez disso, o aprovador aceita pagar o valor especificado no documento de referência associado, como o pedido de compra, o contrato ou o recibo. Este parâmetro é fornecido para sites europeus. As normas europeias requerem que as faturas sejam rejeitadas completamente ou pagas no total. A ação Aceitar <data> previstos permite pagamentos pequenos em faturas que violam essa norma. O valor padrão para este parâmetro é Não. 68 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Opções de configuração de site para reconciliar faturas

69 Recurso Desativar a nova reconciliação de IRs quando os acumuladores de um contrato relacionado são atualizados Desativar a nova reconciliação de IRs quando os acumuladores de um pedido relacionado são atualizados Opção de configuração Application.Invoicing.DisableRereconciliationOfRelatedIRsForContract Este parâmetro especifica se as reconciliações de fatura relacionadas são ou não automaticamente reconciliadas de novo quando os acumuladores de contrato forem atualizados. Se este parâmetro estiver definido como Não, as atualizações efetuadas nos acumuladores em contratos acionam as novas reconciliações das IRs relacionadas com base naquelas que estiverem atualizadas. O valor padrão é Não. Application.Invoicing.DisableRereconciliationOfRelatedIRsForOrder Este parâmetro especifica se as reconciliações de fatura relacionadas são ou não automaticamente reconciliadas de novo quando os acumuladores de pedido de compra estiverem atualizados. Se este parâmetro estiver definido como Não, as atualizações efetuadas nos acumuladores em pedidos de compra acionam as novas reconciliações das IRs relacionadas com base nessas atualizações. O valor padrão é Não. Opções de configuração de site para reconciliar faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 69

70 Recurso Permitindo que os usuários adicionem impostos a linhas de entrega e de remessa especial Exigindo a reconciliação final em um sistema ERP externo Opção de configuração Application.Invoicing.EnableTaxesOnShippingAndHandlingItems Este parâmetro especifica se os usuários podem ou não adicionar linhas de entrega e de remessa especial em faturas e especificar impostos para essas linhas. Se este parâmetro estiver definido como Sim, os botões Adicionar item de entrega e Adicionar item de remessa especial aparecem na página Adicionar itens quando os usuários estiverem criando faturas. Para adicionar impostos a uma linha de entrega ou de remessa especial, o usuário seleciona Adicionar impostos no nível da linha, o que faz com que o botão Adicionar impostos apareça junto a cada linha. A configuração padrão é Não. Application.Invoicing.ExternalReconciliationEnabled Este parâmetro especifica se é ou não necessária uma reconciliação de fatura final no sistema ERP externo. Se este parâmetro estiver definido como Não e for aprovada finalmente uma reconciliação de fatura em Ariba Invoice Professional, o status é alterado para Em pagamento em vez de Aguardando reconciliação externa. A configuração padrão é Sim. Este parâmetro só é aplicado a Ariba Invoice Professional. Ativando a interface de usuário avançada para faturamento Ajustando adiantamentos em relação a faturas durante a reconciliação Adicionando informações contábeis de gerenciamento de fundos em reconciliações de fatura para sites integrados com SAP ERP Application.Invoicing.UseEnhancedInvoice Especifica se a interface de usuário de faturamento avançada deve ser usada para criar e gerenciar faturas e documentos de reconciliação de fatura na Soluções Ariba Procurement and Invoicing. 70 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Opções de configuração de site para reconciliar faturas

71 Recurso Configurando o tamanho de arquivo máximo dos anexos Configurando o número máximo de páginas de um anexo que pode ser exibido Processando detalhes bancários do fornecedor em faturas cxml Opção de configuração Application.Approvable.MaxAttachmentSize Especifica, em kilobytes, o tamanho máximo de um arquivo que pode ser anexado à página Entrada de faturas. O valor padrão é KB. Application.Invoicing.MaxInvoiceAttachmentPagesToPNG Especifica o número máximo de páginas de um arquivo anexo na página Entrada de faturas que pode ser convertida no formato PNG quando os usuários optarem por exibir o anexo. Por padrão, este valor é definido como 15. Application.Invoicing.SupportSupplierBankInfoOnInvoice Especifica se os detalhes do banco do fornecedor em faturas cxml do Ariba Network devem ser processados durante o processo de reconciliação de faturas na Ariba Invoice Professional. Se definido como Sim, os detalhes do banco do fornecedor podem ser processados e incluídos nas faturas reconciliadas que são enviadas para o Ariba Network. O valor padrão deste parâmetro é Não. Opções de configuração de site para reconciliar faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 71

72 Recurso Adicionando informações contábeis de gerenciamento de fundos (para SAP ERP) Opção de configuração Ativar campos contábeis de gerenciamento de fundos (Aplicável para sites integrados com SAP ERP) A tarefa programada Ativar campos contábeis de gerenciamento de fundos carrega os campos de atribuição de conta do gerenciamento de fundos, cria modelos de dados mestre flexíveis (FMD) e tarefas de importação de dados associados. Após a execução desta tarefa, os modelos FMD relevantes e as tarefas de importação de dados para informações contábeis de gerenciamento de fundos estarão disponíveis no espaço de trabalho Gerenciador de site. Esta tarefa programada é executada principalmente para a configuração inicial durante o processo de ativação do site. Você nunca deve precisar executar esta tarefa manualmente. Esta tarefa não está configurada para ser executada regularmente. 72 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Opções de configuração de site para reconciliar faturas

73 Recurso Opção de configuração Application.Budget.EnableFundsManagement (Aplicável para sites integrados com SAP ERP) O parâmetro Application.Budget.Enable FundsManagement especifica se a opção Obter detalhes do gerenciamento de fundos é visível em requisições e documentos de reconciliação de fatura. Quando definida como Sim, a opção Obter detalhes do gerenciamento de fundos está disponível em requisições e documentos de reconciliação de fatura. Quando os usuários selecionam esta opção, os campos de atribuição da conta de gerenciamento de fundos são preenchidos com informações contábeis relevantes buscadas do sistema ERP externo. Quando definida como Não, a opção Obter detalhes do gerenciamento de fundos não é visível em requisições e documentos de reconciliação de fatura. O valor padrão para este parâmetro é Não. Opções de configuração de site para reconciliar faturas C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 73

74 Histórico de revisão A tabela a seguir fornece um breve histórico das atualizações a este guia. A Ariba atualiza a documentação técnica de suas soluções On-Demand se: as alterações de software fornecidas em Service Packs ou hot fixes necessitam de uma atualização da documentação para refletirem de forma correta a funcionalidade nova ou alterada. o conteúdo existente estiver incorreto ou existir feedback do usuário indicando a falta de conteúdo importante. A Ariba se reserva o direito de atualizar sua documentação técnica sem notificação prévia. A maioria das atualizações da documentação será disponibilizada na mesma semana em que os Service Packs de software são liberados, mas as atualizações de documentação críticas podem ser liberadas em qualquer altura. Mês/ano de atualização Tópico atualizado Descrição breve da alteração Maio 2015 n/a Estrutura e formato atualizados. Fevereiro 2016 Reconciliando exceções da fatura Atualizada uma referência ao anterior Guia de Referência de Grupos e Notificações da Ariba para as novas Descrições de grupo de soluções Ariba Procurement and Invoicing. n/a Adicionados os seguintes tópicos: Reconciliando exceções de fatura na visualização de exceções Reconciliando exceções de fatura na visualização de linha Adicionando comentários e anexos de arquivo no nível do cabeçalho Adicionando e excluindo comentários no nível de linha e anexos de arquivo Março 2016 Visão geral da reconciliação da fatura Reconciliando manualmente uma fatura Informações adicionadas sobre o ajuste de adiantamentos em relação a faturas Ajustando adiantamentos em relação a faturas Tópico adicionado. Exceções de fatura no nível do cabeçalho Exceções de fatura no nível de linha Atualizado com informações sobre os novos tipos de exceção para impostos indiretos e retidos na fonte. Resolvendo exceções de imposto retido na fonte Tópico adicionado. 74 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Histórico de revisão

75 Mês/ano de atualização Tópico atualizado Descrição breve da alteração Referência de tipos de exceção de fatura Adicionados os seguintes tipos de exceção: Variação do valor de débito da PO Variação do valor de débito da PO Variação do valor de imposto da linha da PO Variação do valor de débito da linha da PO Imposto retido na fonte - Variação do imposto inferior Imposto retido na fonte - Variação do imposto superior Falha no cálculo do imposto retido na fonte n/a Adicionados novos tópicos sobre adicionar informações contábeis de gerenciamento de fundos a reconciliações de fatura. Opções de configuração de site para reconciliar faturas Adicionados os seguintes parâmetros/tarefa: Application.Invoicing.UseTLCTaxEngine Application.Invoicing.DefaultWithholdingTaxOnIRHeader Application.Invoicing.UseEnhancedInvoice Ativar tarefa programada de campos contábeis de gerenciamento de fundos Application.Budget.EnableFundsManagement n/a Navegação atualizada para alterações introduzidas no novo design visual de julho de Abril 2016 Maio 2016 Exportando e importando informações contábeis Opções de configuração de site para reconciliar faturas n/a Atualizada a seção de pré-requisitos. Adicionado o parâmetro Application.Procure.OverideNullAccountingFields inimport. Ícones atualizados para alterações introduzidas no novo design visual de julho de Histórico de revisão C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 75

76 Avisos de isenção importantes em aspectos legais Amostras de codificação Qualquer codificação de software e/ou linhas/strings de códigos ("Código") incluídas nessa documentação são apenas exemplos e não estão destinadas a serem utilizadas em um ambiente de sistema de produção. O Código serve apenas para explicar e visualizar melhor a sintaxe e regras de criação de frases da codificação determinada. A SAP não garante a exatidão e integridade do Código fornecido aqui, e a SAP não está sujeita a erros ou danos causados pela utilização do Código, exceto se tais danos forem causados pela SAP intencionalmente ou fruto de negligência grosseira. Acessibilidade As informações contidas na documentação SAP representam a visão atual da SAP sobre os critérios de acessibilidade a partir da data de publicação; não são de maneira alguma diretrizes de vinculação sobre como garantir acessibilidade dos produtos de software. A SAP nega especificamente qualquer responsabilidade com respeito a esse documento. No entanto, esse aviso de isenção não se aplica em casos de negligência grosseira ou transgressão deliberada da SAP. Nenhuma obrigação ou compromisso é formada diretamente ou indiretamente por esse documento. Linguagem neutra em relação a gênero Na medida do possível, a documentação da SAP é neutra em relação ao sexo. Dependendo do contexto, o leitor será abordado diretamente com "você", ou um substantivo neutro (como "pessoa de vendas" ou "dias úteis") é utilizado. Entretanto, se ao se referir a ambos os sexos, a terceira pessoa do singular não puder ser evitada ou um substantivo neutro não existir, a SAP reservará o direito de utilizar a forma masculina do substantivo ou pronome. Isso garante que a documentação permaneça compreensível. Hyperlinks da Internet A documentação da SAP pode conter hyperlinks para a Internet. Esses hyperlinks servem como dica de onde localizar informações relacionadas. A SAP não garante a disponibilidade e exatidão dessas informações relacionadas ou a aptidão de servir a um propósito específico. A SAP não se responsabiliza por qualquer dano causado pela utilização dessas informações relacionadas a menos que tais danos sejam causados por negligência grosseria ou transgressão deliberada da SAP. Em relação à classificação do link, consulte: 76 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Avisos de isenção importantes em aspectos legais

77 Avisos de isenção importantes em aspectos legais C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 77

78 Copyright 2016 Ariba, Inc. All rights reserved. A presente documentação, assim como todas as soluções, os softwares e/ou serviços da Ariba aqui descritos contêm informações confidenciais. Eles são fornecidos sob licença ou outro contrato contendo restrições de uso e divulgação, bem como são protegidos por direitos autorais, patentes e/ou outras normas aplicáveis à propriedade intelectual. Salvo conforme autorizado por um, as partes não podem reproduzir ou transmitir, de nenhuma forma, por qualquer meio, eletronicamente, mecanicamente ou de outro modo, qualquer parte do documento sem o consentimento prévio e por escrito da Ariba, Inc. A Ariba, Inc. não se responsabiliza por eventuais imprecisões ou erros contidos na documentação. As informações contidas na documentação estão sujeitas a alteração sem notificação prévia. A Ariba e os produtos e serviços da Ariba aqui mencionados, bem como seus respectivos logotipos, são marcas ou marcas registradas da Ariba, Inc. nos Estados Unidos e em outros países. Consulte para obter informações adicionais sobre marcas registradas e notificações. As soluções Ariba Sourcing (On Demand e software) são protegidas por uma ou mais das seguintes patentes, entre outras: Patentes norte-americanas números ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; e Patentes pendentes de registro. Outras soluções Ariba são protegidas por uma ou mais das seguintes patentes: Patentes norte-americanas números , , , , , , , , , , , , , , , , , ; ; ; ; ; e Patentes pendentes de registro. Alguns produtos Ariba podem incluir software de terceiros ou outra propriedade intelectual de terceiros licenciada. Para informações sobre software ou outras propriedades intelectuais licenciadas de terceiros, visite