Quadrem International Ltd. Manual de Fatura - Samarco

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1 Quadrem International Ltd Manual de Fatura - Samarco

2 Versão Data da Modificado por Comentários modificação /02/2008 Lorena Araújo Versão Inicial /02/2008 Lorena Araújo Revisado conforme solicitação Quadrem /11/2008 Miriã Fernandes Atualizado conforme solicitação Quadrem /03/2009 Ellen Ramos Revisado conforme solicitação Quadrem /04/2009 Ellen Ramos Revisado conforme solicitação Quadrem Quadrem International Ltd

3 Quadrem International Ltd. Todos os direitos reservados. Todos os conteúdos deste Manual do Usuário, e também o nome Quadrem, seus logo, marca e estilo é de propriedade da Quadrem Internacional Ltd ( Quadrem ), e são protegidas sob marca registrada, cópia e outras leis de propriedades intelectuais de países em todo o mundo, acordos e outras leis. Qualquer uso desautorizado, reprodução, disseminação, preparação de trabalho derivado, desempenho ou exibição deste documento, no todo ou em parte, ou o software representado por este documento, sem uma previa autorização expressamente escrita pela Quadrem Internacional Ltd e estritamente proibida. Alem disso, algumas marcas e outras propriedades intelectuais aqui presentes, podem ser propriedades de terceiros, e seus respectivos direitos intelectuais de propriedade em relação a este trabalho também serão reservados. O software é planejado pela Quadrem para ser acessado e utilizado somente pelos usuários registrados no portal da Quadrem. Se você ou sua companhia não está registrada no portal de usuários, então não há o direito de acesso e/ou o uso deste Software ou o uso desta documentação. Como usuário registrado do portal, seu uso do Software e desta documentação é também regido pelo seu acordo de usuário do portal. Quadrem International Ltd

4 ÍNDICE 1. FATURA COMO PROCURAR DOCUMENTO CRIAR FATURA (INVOICE) Informações Gerais Itens de Linha Informações dos Participantes Termo de Entrega Opções Multi-Linhas Aviso Registro de Alterações IMPRIMINDO A FATURA SUBMETENDO A FATURA RESPOSTA DA FATURA Remover Resposta da Fatura da Área de Trabalho VISUALIZAR FATURA ENVIADA CANCELAMENTO DE FATURA ATENDIMENTO QUADREM Quadrem International Ltd

5 1. FATURA O processamento de uma Fatura pode ser efetuado utilizando-se um ou mais pedidos e alterações de pedidos e suas respectivas linhas. As faturas podem ser criadas a partir de vários Pedidos ou Alterações de Pedidos, contanto que os Pedidos (ou Alterações) possuam a mesma Moeda, o mesmo Idioma e o mesmo Comprador. Se algum deles for diferente, o Supply Centre emitirá um aviso e não permitirá que o usuário prossiga. Informações adicionais com relação a uma Fatura incluem: Se uma Fatura for criada a partir de vários pedidos, e for salva, essa fatura será considerada como uma nova Fatura, mesmo que ela já exista para o mesmo conjunto de pedidos ou para um subconjunto dos pedidos selecionados para a criação da nova Fatura. A nova Fatura terá o status de processamento como Pendente, se tiver sido salva, ou enviado, se tiver sido submetida; É possível criar várias Faturas para um único Pedido. Entretanto, só poderá existir uma Fatura ativa por vez com o status de processamento definido como Pendente. As Faturas criadas anteriormente no status de processamento Pendente são alteradas para Substituída e o documento se torna inativo. As Faturas com um status igual a Substituída só podem ser abertas no modo de visualização; A validação de uma fatura por parte dos alguns compradores pode ser visualizada no link Resposta da Fatura. Para item de serviço não deverá ser criada INVOICE. A criação deverá ser realizada apenas para itens de material. 5

6 2. COMO PROCURAR DOCUMENTO Na barra de comandos, selecione Procurar e a opção Document Search. Apenas os pedidos aceitos podem ter suas faturas criadas no Supply Centre. O fornecedor realizará a pesquisa do documento. - Tipo de Documento: Selecionar Ordem de Compra - Status: Selecionar Ativo - Status do Processamento: Selecionar Respondido - Procurar data inicial: Incluir uma data inicial para pesquisa - Procurar data final: Incluir uma data final para pesquisa Após preencher os campos informados, clique no botão Procurar. 6

7 1. Realizar o filtro da pesquisa 2. Clique em Procurar 7

8 Listarão todos os pedidos conforme a pesquisa. Para criar uma fatura, o usuário deverá selecionar o pedido e clicar no botão Fatura. Lista de documentos Clique em Fatura 8

9 3. CRIAR FATURA (INVOICE) O processo de criação de uma fatura da Samarco pode ser realizado a partir das ordens de compra e/ou alteração de ordem. No portal este documento é chamado de Fatura, mas a Samarco o recebe com o nome de Aviso de Embarque. Observação Importante: Este documento deve ser obrigatoriamente preenchido no portal, a fatura deverá ser criada imediatamente após a emissão da Nota, sendo enviado à Samarco antes da entrega efetiva do material, caso seja enviada depois a Invoice pode ser rejeitada pela Samarco. Uma vez que este documento é utilizado para conferência na entrada do material e da Nota Fiscal. A tela Confirmação da Fatura é exibida, relacionando as Informações do Comprador e os itens de linha que serão faturados. Essa tela permite que o usuário remova da fatura itens de linha não desejados. Veja abaixo como proceder: Selecione os itens Clique em Confirmar Item(s) marcado(s) 9

10 3.1. Informações Gerais O campo Informações Gerais traz informações sobre toda a fatura. Os campos com (*) são de preenchimento obrigatório Selecione nesse campo Y para ultima Invoice ou N se for faturado parcial. Nesta tela deverão ser preenchidos os campos que serão enviados a Samarco. Os campos que são obrigatórios são: 1. Data de Emissão Data que foi emitida a Nota Fiscal Física; 2. Propósito Deverá ser sempre a opção Original ; 3. Num de Protocolo Fatura Campo virá preenchido, poderá ser alterado pelo usuário; 4. Tipo de Fatura Deverá ser a opção Nota Fiscal ; 5. Num Ref. Fatura Original Este campo deve ser preenchido com até 6 dígitos numéricos. Se NF possuir número de série, o campo deve ser preenchido com 4 dígitos, traço, série. Exemplo: (sem número de série) ou 1234-A (com número de série). Atenção: A Quantidade enviada para cada item da Fatura (Aviso de Embarque) deverá ser igual à quantidade faturada na Nota Fiscal física. Veja na tabela abaixo os valores válidos para cada campo do cabeçalho da Fatura Campo Número do Protocolo da Fatura Data de Emissão Propósito Tipo da Fatura Tipo/ Tam. Texto/ 50 Valores Obrig. Origem Descrição Sim Fatura data dd/mm/aaaa. Sim Fatura Lista de Valores Lista de Valores Original Sim Fatura Deverá ser a opção Fatura Comercial. Número que identifica o documento de fatura no portal Quadrem, sugerido automaticamente pelo sistema. Pode ser alterado, pelo fornecedor para receber o mesmo valor do campo Núm Ref Interna. Isso facilita a identificação da nota fiscal no Portal Quadrem Data de emissão conforme consta na Nota Fiscal impressa. Tipo de fatura que está sendo criada. Será sempre Original. Sim Fatura Tipo da Nota Fiscal. 10

11 Campo Tipo/Tam. Valores Obrig. Origem Descrição Núm Ref Interna N do Governo / CFOP Data de vencimento da fatura Nota de Embalagem/ Número do aviso de Embarque Número de Referência da Fatura Original Final Invoice Moeda da Fatura Idioma Moeda de Pagamento Texto/40 Não Fatura Texto/4 Não Pedido Data-hora dd/mm/aaaa. Sim Pedido Texto Não Fatura Texto/40 Texto/1 Texto/3 Texto/2 Texto/3 Nota Fiscal (máximo de 14 posições) + "-" + Série da Nota (lista de valores) Utilize SEMPRE a opção N : Y para sim N para Não BRL (Brasil / Real) pt (português) BRL (Brasil / Real) Sim Sim Fatura Fatura Número interno de identificação da Nota Fiscal no fornecedor. Se não possuir, repetir o número da Nota Fiscal impressa. Código Fiscal de Operação. Este campo é utilizado para validações do tipo da nota e cálculo dos impostos. Em caso de mais de um CFOP por linha de nota fiscal, o CFOP mais freqüente deverá ser utilizado. Data de vencimento da fatura Deve ser utilizado o ASN informado no próprio portal. Este campo deve ser preenchido com até 6 dígitos numéricos. Se NF possuir número de série, o campo deve ser preenchido com 4 dígitos, traço, série. É utilizado somente para controle interno do fornecedor. Indica se esta é a última fatura referente ao pedido selecionado. Sim Pedido Moeda do preço unitário. Pedido Anexos Arquivo/2Mb Não Fatura Sugerido automaticamente pelo Portal. Sim Pedido Moeda de pagamento da fatura. O sistema permite a inclusão de anexos para este comprador. 11

12 Informações gerais Selecione Y se emitir a fatura total ou N se for fatura parcial Itens de Linha Total de Impostos os impostos não devem ser preenchidos. Após preencher todos os campos, clique no botão Salvar para enviar posteriormente ou em Submeter para enviar à fatura para Samarco. Após Submeter à fatura, aparecerá uma tela de confirmação da ação Itens de Linha Este campo mostra as linhas que compõem a fatura, são os itens originados do(s) pedido(s) de compra. 12

13 Para editar informações sobre o item e de seus impostos, clique no número da linha, que está em formato de link. Caso a quantidade faturada seja alterada diretamente da tela de Itens da Linha, o botão Atualizar deve ser clicado para que a alteração seja aplicada à nota fiscal. Remover Itens de Linha 1. Clique na caixa ao lado dos itens de linha a serem removidos; 2. Clique no botão Remover Itens marcados; Adicionar Novo Item 1. Clique no botão Adicionar Novo Item para adicionar um novo item à linha de 13

14 Para voltar à tela Resumo da Fatura clique no botão Resumo da Página. Para ver o próximo item de linha da Fatura, clique no botão Próximo. Esta área mostra os detalhes da linha. A Samarco não considerará Desconto ou Débito. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento. A Samarco não considerará Impostos. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento.. Valor total do item. 14

15 3.2. Informações dos Participantes A seção Informações dos Participantes contém informações do comprador e do fornecedor. Assim como as informações referentes a entrega do Pedido e Faturamento. A Samarco desconsidera qualquer mudança nestas informações. 15

16 3.3. Termo de Entrega A seção Termos de Entrega fornece informações sobre entrega e transporte no nível de cabeçalho da Fatura em relação à Fatura inteira. Os itens de linha da fatura não possuem suas próprias informações de transporte. A Samarco desconsidera qualquer mudança nestas informações. 16

17 3.4. Opções Multi-Linhas A seção Opções Multi-Linhas, é usada para adicionar ou alterar impostos aplicáveis à nota fiscal. A Samarco não considerará Impostos. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento Aviso A seção Aviso, é usada para adicionar qualquer aviso para o comprador quando necessário. Preencha o campo de aviso Registro de Alterações A seção Registro de Alterações, é usada para consultar as alterações realizadas na nota fiscal. As informações disponíveis nesta seção são: usuário que realizou a ação, data, hora e a ação tomada. 17

18 4. IMPRIMINDO A FATURA Caso queira imprimira fatura, clique em Imprimir. Abrirá um arquivo com o resumo da fatura (Para isso, é necessário ter instalado na máquina o programa Adobe Acrobat Reader). 5. SUBMETENDO A FATURA A seguinte mensagem é exibida: 18

19 6. RESPOSTA DA FATURA A validação ou não da Fatura eletrônica enviada no portal será informada ao fornecedor através de documentos disponibilizados no link Resposta da Fatura, localizado na Área de Trabalho do Supply Centre. O usuário deve primeiro enviar a Invoice e depois entregar o material, caso faça o inverso, a Invoice será rejeitada. Para as faturas rejeitadas, será enviada uma mensagem com o erro encontrado. O fornecedor deverá localizar o problema e gerar uma nova fatura no SupplyCentre. Atenção: Para pedido de serviço não deve ser criada a Invoice, caso seja enviada a mesma será rejeitada. Clique no botão Fatura para gerar uma nova fatura. Verifique se a fatura foi aceita ou rejeitada. Verifique se a resposta da fatura obteve aceite ou rejeição, através do campo Finalidade. Caso a resposta da fatura conste como rejeitada, a causa da rejeição deve ser verificada no campo Observação. 19

20 6.1. Remover Resposta da Fatura da Área de Trabalho Para remover a sua resposta da fatura da área de trabalho, siga os procedimentos abaixo: Clique em Resp da Fatura. Após selecionar o link Resposta da Fatura, serão listadas todas as faturas que já foram respondidas. As respostas com status Accepted basta selecioná-las e clicar e remover. Já as que tiverem o status NotAccepted é necessário acessá-las, e no resumo da resposta selecionar o flag Remover da área de trabalho. 20

21 Selecione o flag para que essa resposta da fatura seja removida da área de trabalho. 21

22 7. VISUALIZAR FATURA ENVIADA Para visualizar suas faturas enviadas à Samarco, utilize o menu, Procurar> Documento Search ou Document History Report. Selecionando a opção Documente Search preencha os campos abaixo: Tipo do Documento selecione a opção Fatura; Status do Documento selecione Ativo; Status do processamento selecione Enviado; Nº do documento insira o n da Fatura Datas de Início/Finalização data em que o documento foi enviado à Samarco. (Opcional) Após preencher os parâmetros de busca, clique em Procurar. Será listados os documentos com essas características. 22

23 A outra opção de pesquisa é utilizando o Documente History Report, para isso preencha o número do documento com o número do pedido e no tipo de documento selecione a opção Order. Em seguida, clique em Gerar Relatório. Após clicar em Gerar Relatório, o documento será apresentado abaixo: Clique no número da fatura com status do processamento sent para visualizá-lo. 23

24 8. CANCELAMENTO DE FATURA A Samarco não utiliza o cancelamento de fatura, caso a fatura tenha sido emitida com erro, deverá emitir nova fatura. 9. ATENDIMENTO QUADREM Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de atendimento ou para sac@quadrem.com, de segunda à sexta-feira das 8h às 18h. 24