O que é Sistema de Mensagem?

Transcrição

1 O que é Sistema de Mensagem? O Sistema de Mensagens da Unopar é um serviço completo de gerenciamento interno e de uso institucional de mensagens que permite a leitura e envio das mesmas, o armazenamento de contatos, o controle sobre a leitura, a exclusão das mensagens enviadas, entre outros. As mensagens podem ser monitoradas e verificadas, não podendo ser utilizadas para cunho pessoal. Obs: O sistema de mensagens é independente do sistema de da Unopar (UNOMAIL). Se o usuário tiver acesso aos dois sistemas, poderá utilizá-los sem vínculos, ou seja, as mensagens enviadas pelo sistema de mensagens não são encaminhas automaticamente pelo UNOMAIL e vice versa. Como acessar o Sistema de Mensagem? Para entrar no sistema de mensagens clique no link Agenda/Portfólio no portal ( no canto esquerdo da tela. Por segurança, sempre será solicitados o preenchimento do nome de usuário e a senha. Na seqüência, clique no botão "Enviar" para acessar o Sistema. Ao entrar com o login e senha, uma janela se abrirá exibindo alguns ícones e um menu. Há três maneiras diferentes de visualizar o conteúdo do sistema: o ícone intitulado Mensagens ; um link superior, que aparece quando o usuário tiver novas mensagens; o menu Mensagem por meio do link Caixa de Entrada. No link Mensagem o usuário poderá entrar diretamente em todos as janelas disponíveis no sistema: Caixa de Entrada; Mensagens Enviadas, Mensagens Excluídas, Rascunho e Localizar.

2 Os três caminhos conduzem a uma tela que mostra a lista de todas mensagens recebidas independente de qual pasta ela pertença, tornando possível a leitura das mesmas. Nesta tela o sistema também apresenta informações a respeito das mensagens, indicando o número que a lista possui, e os seguintes links: Nova Mensagem, Excluir, Mostrar mensagem, Sair. Na tabela abaixo estão os links e cada uma da suas funções: Inicializa a digitação de uma nova mensagem. Visualiza a mensagens lidas, não lidas ou todas. Permite a exclusão das mensagens selecionadas Usado para finalizar suas operações no sistema. Obs: Faça sempre esta operação para uma maior segurança, caso contrário, outra pessoa poderá ter acesso às mensagens que acaba de ler. Se o usuário tiver mensagens a serem lidas ou em arquivo, a tela mostrará a mensagem com os seguintes itens: nome do remetente, título, um ícone, data que foi enviado, se tem arquivo anexado ou não, e tamanho da mensagem. O ícone remete para o histórico da mensagem onde o usuário pode verificar se a mensagem foi lida, excluída, respondida ou encaminhada pelo destinatário.

3 . Importante: pode-se verificar o histórico de todas as mensagens, tanto as enviadas, quantos as recebidas, inclusive a situação de cada destinatário. Dentro do histórico, o sistema permite que o usuário imprima tanto o conteúdo das mensagens, como todo o histórico da mesma. Para isso deve utilizar o ícone,para imprimir somente a mensagem, ou o link Visualizar impressão de todo o histórico, para verificar todo histórico e poder imprimi-lo. O link Mensagens Enviadas e Mensagens Excluídas mostram todas as mensagens solicitadas pelo usuário com a possibilidade de encaminhá-las novamente e verificar seu histórico. A tela Rascunho mostra as mensagens que foram salvas em determinado momento e as todas com algum documento em anexo. Estas mensagens também podem ser encaminhadas e verificadas a qualquer momento. O link Localizar possibilita ao usuário pesquisar na Caixa de Entrada, nas Mensagens Enviadas, nas Mensagens Excluídas ou no Rascunho a mensagem que precisar. A busca poderá ser feita por assunto, conteúdo ou remetente, para isso, basta seguir as instruções contidas na tela.

4 Como enviar mensagens? O sistema possibilita enviar mensagens para qualquer usuário do sistema administrativo da Unopar. Para compor a mensagem deve utilizar o link nova mensagem. Preencha o campo Para especificando o endereço eletrônico destino da mensagem. Caso queira enviar a mensagem para mais pessoas, adicione ponto e vírgula (;) ou virgula (,) entre os endereços eletrônicos. O campo Cc: deve ser usado quando for enviar uma cópia da mensagem para outro destinatário, assim, o destinatário especificado neste campo receberá a cópia da mensagem que for enviada para o destinatário do campo Para. Caso queira enviar a mensagem a vários destinatários adicione ponto e vírgula (;) ou virgula (,). No campo Assunto digite um título, este deverá informar sobre o assunto referente à mensagem que será enviada. Antes de enviar a mensagem pode-se escolher a prioridade da mesma: alta ou baixa, solicitar uma resposta, anexar um arquivo e salvar no Rascunho.

5 A mensagem enviada que solicitar uma resposta não poderá ser excluída pelo destinatário enquanto este não responder ao remetente ou encaminhar para outro destinatário. Quando esta mensagem for encaminhada para outro destinatário, este poderá responder somente a quem solicitou a resposta ou encaminhá-lo novamente e assim na seqüência até que a resposta solicitada seja atendida. Depois de Escrever o conteúdo da mensagem na caixa de texto basta clicar no botão Enviar. A próxima tela aparecerá informando que a mensagem teve êxito ao ser enviada para o destinatário e a possibilidade de salvar o destinatário na lista de contato com usuário. Basta selecionar o quadrado abaixo de Adicionar Favoritos e Salvar. Os endereços adicionados ficam salvos na lista de contatos em ordem alfabética na tela de envio de mensagem.

6 Como Responder a Mensagem? Para responder uma mensagem que tenha recebido em sua caixa postal, a partir da Caixa de Entrada clique sobre o título da mensagem e uma tela aparecerá contendo o conteúdo original da mensagem, na seqüência, clique no link Responder e este consentirá responder ao autor da mensagem, retornando também o conteúdo original da mesma. Ao acionar Responder, observe que, automaticamente, no campo Para aparece o endereço do destinatário e a mensagem que recebeu logo abaixo do espaço para ddigitar a mensagem. Digite a mensagem no espaço reservado e clique no botão Enviar. Para encaminhar uma mensagem que tenha recebido no sistema, a partir da Caixa de Entrada clique sobre o título da mensagem e uma tela aparecerá contendo o conteúdo original da mensagem. Clique no link Encaminhar para enviá-la a outro destinatário, bastando apenas especificar o endereço do destinatário no campo Para e campo Assunto. Gerenciando Pastas No sistema de Mensagens o usuário pode gerenciar suas pastas, armazenado suas mensagens da maneira que preferir. O sistema permite criar novas pastas, renomear as mesmas, mover seus conteúdos e excluir as pastas que desejar. As instruções destas operações estão na tela de gerenciamento das pastas dentro do sistema.

7 Programa de Alerta de Mensagem Este programa, disponível pelo sistema de mensagens, alerta o usuário da chegada de novas mensagens. Para Instalar este programa basta clicar no ícone no canto superior direito da tela, da salvar o programa no seu computador e instalar. Ícones de Atalho Rápido Para facilitar a utilização do sistema existem ícones de acesso rápido no canto superior direito da tela, que possibilitam ao usuário navegar de forma mais ágil pelo sistema. Para saber qual tela cada ícone remete basta passar o mouse em cima de cada figura.

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