Tutorial de Monitoria

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO DCPGrad/PROGRAD Programa de Monitoria Acadêmica da UFRGS Tutorial de Monitoria Produzido por: Bruna Gabriela Olmedo Olivera Fernanda Nogueira Julian Milone

2 SUMÁRIO 1. Fluxograma Geral da Monitoria Apresentação do Cronograma de Atividades Modelo do Cronograma de Atividades Acesso as Informações Exclusivas dos Departamentos Solicitação de Bolsa Seleção do Órgão Seleção da Modalidade Justificativa da Solicitação Solicitações Realizadas Solicitações dos Semestres Anteriores Solicitações Atendidas Acompanhamento dos Resultados Ajuste de Disciplinas Seleção da Modalidade Seleção do Período Letivo Seleção do Órgão Atividades Oferecidas e Não Oferecidas Oferecendo Atividades Atividades Oferecidas Confirmação de Disciplinas Escolha do Órgão Seleção da Modalidade Bloquear disciplinas / Visualizar número de vagas Cadastro de Banca Examinadora Seleção do Período Letivo Seleção do Órgão Seleção da Finalidade Seleção dos Membros da Banca Inclusão do Plano de Atividades Alunos Inscritos Classificação dos Alunos Aluno Inapto Aluno Ausente Aluno Desistente Bancas Anteriores Envio de Individual Envio de para todos os alunos Cadastro de Monitores Seleção da Modalidade Seleção do Período Letivo Preenchimento Automático dos Campos referentes à Bolsa Seleção do Órgão Seleção da Atividade Seleção do Monitor Preenchimento Automático dos Campos referentes ao Monitor Seleção do Professor Orientador

3 8.9. Salvar Alterações Editando Monitores Cadastrados Seleção da Modalidade Seleção do Período Letivo Seleção do Órgão Alunos Cadastrados Editar Cadastro do Monitor Alterar Data Fim Cancelar Ocupação Publicação do Conceito Termo de Compromisso Consulta de Termo de Compromisso do Aluno Seleção do Aluno Seleção do Semestre Termo de Compromisso em PDF Ausências Seleção do Órgão Seleção do Aluno Seleção da Data Visualização dos Últimos Registros Relatório de Monitoria Seleção do Período Letivo e do Departamento Dados da Monitoria do Departamento Inserção dos dados dos alunos Imprimindo Relatório de Monitoria Seleção do Período Letivo Seleção do Departamento Seleção da Chefia Relatório de Monitoria em PDF Clonagem de Monitores Seleção da Modalidade Seleção do Órgão Lista de monitores do Período Anterior

4 1 FLUXOGRAMA GERAL DA MONITORIA Para entender melhor o Programa é necessário conhecer o passo-a-passo que comporta todas as etapas do processo, desde a divulgação do Cronograma de Atividades até a avaliação final do aluno. Legenda de cores: Atividade realizada pela PROGRAD/SEAD Atividade realizada pelos Departamentos/ COMGRADS Atividades realizada pelos Monitores 4

5 2 APRESENTAÇÃO DO CRONOGRAMA DE ATIVIDADES 2.1. Para dar início ao Programa Semestral de Bolsas de Monitoria os Departamentos serão informados das datas de cada atividade através de um cronograma, conforme o modelo abaixo: 5

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7 3 ACESSO ÀS INFORMAÇÕES EXCLUSIVAS DOS DEPARTAMENTOS Para efetuar a solicitação de bolsas, o usuário (servidor do departamento responsável pela monitoria) deve efetuar o login no Portal da UFRGS. Em seguida, acessar as Informações Departamento, seguindo o caminho demonstrado na figura abaixo. Nas Informações Exclusivas dos Departamentos o usuário deverá acessar o link da Monitoria localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao Menu Lateral. No Menu Lateral, deverá clicar no ícone correspondente à ação que deseja ser efetuada. 7

8 4 SOLICITAÇÃO DE BOLSAS Nas Informações Exclusivas dos Departamentos o usuário deverá acessar o link da Monitoria localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao Menu Lateral. No Menu Lateral, deverá clicar no ícone Solicitação de Bolsas O Departamento deverá selecionar o Órgão para o qual deseja efetuar a solicitação Definido o órgão, abrirá uma tela na qual serão visualizadas as modalidades passíveis de solicitação. Para realizar a solicitação, deve-se selecionar o símbolo localizado ao lado de cada modalidade. Ainda nesta tela será apresentado um quadro de Avisos importantes para o processo de solicitação de bolsas. É possível solicitar bolsas em quaisquer modalidades que o Departamento julgar necessário. 8

9 A Solicitação de bolsas não é necessária na modalidade de Monitoria Presencial Voluntária, o uso é livre, não existindo limite na sua utilização Nesta tela, o usuário deverá determinar o número de vagas desejado para o período no campo Vagas Solicitadas e selecionar as Atividades, no campo Atividades, às quais as vagas estarão vinculadas. No campo Justificativa deverá ser indicado o motivo pelo qual o Departamento tem interesse nas vagas que está solicitando, explicitando casos de disciplinas com número elevado de reprovações, disciplinas de caráter teórico-prático ou prático e/ou disciplinas com elevada demanda de matrículas. Após realizar o procedimento para cada uma das modalidades a solicitação deverá ser salva através do botão Solicitar. 9

10 4.4. Na sequência, são apresentadas as Solicitações Realizadas, sendo possível observar detalhes sobre as mesmas, listá-las ou excluí-las É possível visualizar a justificativa para o pedido de bolsa ao clicar no ícone Listar Usando a barra de rolagem da tela, será possível visualizar as solicitações já concedidas em períodos anteriores. 10

11 4.7. Após o período de solicitações, o acompanhamento do resultado da análise e distribuição de bolsas deve ser feito pela mesma interface. Na coluna Atendidas serão informadas as bolsas concedidas, e no campo Situação será informado o nível de aprovação ou o indeferimento. Tendo em vista as redistribuições mensais, é relevante lembrar que as bolsas listadas nas colunas Solicitadas e Atendidas serão alteradas a cada nova concessão. É de suma importância que o usuário confira o número de bolsas já ocupadas nas seleções mensais anteriores, considerando que o número constante no campo Atendidas é o valor total de bolsas que o Departamento/COMGRADS possuem (com e sem monitores cadastrados). 11

12 5 AJUSTE DISCIPLINAS OFERECIDAS Para ajustar as atividades que serão oferecidas para inscrição dos alunos, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Ajuste de Disciplinas Oferecidas, que se encontra no Menu Lateral A seguir, deverá selecionar a Modalidade Após, selecionar Período Letivo. 12

13 5.3. E, em seguida, o Órgão ao qual as atividades estão vinculadas Na sequência, serão apresentados dois quadros. No quadro à esquerda, encontram-se as atividades disponíveis para o oferecimento de vagas de monitoria (aparecem todas as atividades a serem ministradas no semestre em questão). No quadro à direita, encontram-se as atividades já oferecidas para monitoria Neste momento, o usuário deverá eleger as Atividades do Órgão através das quais serão oferecidas as vagas de monitoria. Para isto, basta clicar sobre a atividade e logo após sobre a seta em direção ao quadro à direita. 13

14 5.6. Após selecioná-las, as mesmas migrarão do quadro à esquerda para o quadro à direita. A qualquer momento o usuário poderá alternar atividades de um quadro para outro. Contudo, deverá atentar para algumas questões fundamentais: As atividades uma vez ajustadas para o oferecimento aparecerão em cinza e poderão, sendo selecionadas, alternar de quadro deixando de ser oferecidas. Se já houver alunos inscritos na atividade, ela aparecerá em vermelho indicando a impossibilidade de removê-la do quadro Atividades de Ensino Oferecidas. Se não houver mais necessidade de oferecer uma disciplina em que haja alunos inscritos (as que aparecem em vermelho) para a inscrição de novos alunos, o usuário deverá bloqueá-la no link Confirmação de disciplinas (item 5 deste tutorial) localizado no Menu Lateral, acessível no ícone Monitoria. Cuidado! As atividades constantes no quadro Atividades de Ensino Oferecidas estarão automaticamente disponíveis para inscrição dos alunos via Portal do Aluno. 14

15 6 CONFIRMAÇÃO DE DISCIPLINAS Uma vez ajustadas as atividades do Órgão para que os alunos possam inscrever-se, as mesmas serão gerenciadas no link Confirmação de Disciplinas, acessível no ícone Monitoria, do ambiente de Informações Exclusivas dos Departamentos Na página seguinte, o usuário deverá informar o Órgão de representação. 15

16 6.2. A seguir, serão apresentadas as modalidades oferecidas Selecionando a modalidade, o usuário visualizará as atividades que foram oferecidas (ajustadas), conforme indicado no item 4, Ajuste de Disciplinas Oferecidas, para a inscrição dos alunos. As Atividades aparecerão automaticamente selecionadas na coluna Selecione desta tela. Caso o usuário decida momentaneamente não oferecer a atividade para inscrição dos alunos, ele deverá clicar na caixa seleção da coluna Bloqueada na linha da respectiva atividade. Nesta tela, o usuário poderá também verificar o número de vagas solicitadas e o número de vagas atendidas. É importante destacar que o número de atividades não precisa ser igual ao número de vagas atendidas, uma vez que poderá ser selecionado mais do que um monitor por disciplina. O usuário deverá clicar em Salvar Alterações ao final. 16

17 7 CADASTRO DE BANCA EXAMINADORA Para iniciar o processo de cadastramento das Bancas Examinadoras, deve-se acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos, clicar no link Monitoria, que se encontra no Menu Superior, e, em seguida, selecionar o item Banca Examinadora O Departamento deverá selecionar o Período Letivo Após, selecionar o Órgão. 17

18 7.3. E, em seguida, a Finalidade desejada para a vigência da Banca Examinadora, conforme as ilustrações abaixo: 7.4. Será aberto ao Departamento um campo para seleção dos Professores que participarão da Banca Examinadora. Pode-se selecionar o Professor a partir de seu nome próprio ou a partir do número do cartão Além disso, será disponibilizado um campo dedicado à descrição do Plano de atividade para a Banca Examinadora no decorrer do período letivo desejado. Este campo é de preenchimento obrigatório. 18

19 7.6. Ainda na tela da Banca Examinadora, será apresentada a lista de todos os Alunos Inscritos para a Monitoria, conforme a ilustração abaixo: 7.7. O campo da coluna Situação deverá ser, OBRIGATORIAMENTE, preenchido conforme a situação de cada aluno após a realização do processo de seleção, realizada pelo próprio Departamento. A classificação dos alunos aptos deverá ser menciona na coluna Classificação rigorosamente conforme a colocação e descrita sob a forma de numeral (1,2,3,...) O aluno que não atingir os objetivos do processo de seleção da Banca Examinadora deverá ser selecionado como Inapto, sem indicação no campo Classificação, conforme a ilustração abaixo: 19

20 O aluno que não comparecer à entrevista deverá ser selecionado como Ausente, conforme ilustração abaixo: O aluno desistente durante o processo de seleção deverá ser selecionado como Desistiu. Atenção! Nenhum aluno poderá ficar sem sua situação discriminada. Definida a situação de cada aluno inscrito, o Departamento deverá encaminhar o cadastro da Banca Examinadora clicando em Alterar Na ilustração abaixo, é possível visualizar todas as Bancas Anteriores. Clicando em Ver Detalhes é possível visualizar detalhes referentes a cada Banca. 20

21 7.9. Após determinar a situação de cada aluno inscrito deverá ser selecionada a caixa de seleção na coluna Enviar para que o aluno receba informação de sua situação Ainda nesta tela, é possível o envio automático de para todos os alunos, caso necessário. 21

22 8 CADASTRO DE MONITORES O processo de Cadastro de Monitores deve ser iniciado com o acesso às Informações Exclusivas dos Departamentos. É necessário clicar no link Monitoria e, em seguida, selecionar o item Cadastro de Monitores Primeiramente, o Departamento deverá selecionar a Modalidade Logo, deverá selecionar o Período Letivo da Bolsa. 22

23 8.3. Ao fazê-lo, os campos Data Início, Data Fim, Valor da Bolsa e Carga Horária Semanal serão preenchidos automaticamente. O campo Data Início será preenchido com o dia vigente. O campo Data Fim será preenchido com a data do último dia letivo do semestre; conforme o calendário acadêmico da universidade Logo após, o usuário deverá selecionar o Órgão responsável pela Bolsa, conforme abaixo: 23

24 8.5. No campo Atividades o usuário selecionará a atividade na qual o bolsista será incluído. Lembrando que somente as atividades cadastradas em Ajuste de Disciplinas Oferecidas e Confirmação de Disciplinas aparecerão nesta interface No campo Monitor o usuário deverá selecionar o aluno desejado para ocupar a vaga da Bolsa de Monitoria. Lembrando que aparecerão nesta interface somente os alunos que tenham se inscrito no processo de seleção via Portal do Aluno e selecionados na Banca Examinadora Selecionado o monitor, os campos de identificação do aluno, bem como os referentes à sua conta bancária, serão preenchidos automaticamente de acordo com os dados fornecidos no momento da inscrição. 24

25 8.8. No campo Orientadores, deve-se selecionar o Professor desejado para orientar a atividade do bolsista. A busca deve ser feita digitando o nome do Professor, escolhendo-o entre os listados abaixo. OBSERVAR que o período de vigência da bolsa do Professor Orientador deve ser o mesmo do período cadastrado para o aluno ou no mesmo intervalo do período, no caso de mais de um Professor Não é necessário que o Professor Orientador pertença ao Departamento que oferece a disciplina. É possível escolher um Professor pertencente a qualquer um dos Departamentos disponíveis. Pode-se incluir um ou mais orientadores no mesmo período ou em períodos diferentes, bem como é possível finalizar os períodos de orientação dos mesmos. Para encaminhar o cadastro do Monitor, deve-se clicar em Salvar Alterações. 25

26 9 EDITAR MONITORES CADASTRADOS Para editar os monitores já cadastrados, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Editar Monitores Cadastrados, que se encontra no Menu Lateral O Departamento deverá informar, conforme imagens abaixo, a Modalidade Logo, deverá selecionar o Período Letivo da Bolsa. 26

27 9.3. E, em seguida, o Órgão, aos quais esteja vinculado o aluno que terá seus dados alterados Serão exibidos os nomes de todos os alunos cadastrados, a Data de Início e a Data de Fim, período de vigência de sua Bolsa. Sempre que as informações referentes ao período de vigência da bolsa e ao período de orientação do Professor Orientador forem alteradas, é necessária a emissão de um novo Termo de Compromisso, que deve ser assinado pelas partes (Professor Orientador e aluno) e ter uma via encaminha ao DCPGrad para arquivo. Caso o aluno não esteja mais atuando na monitoria, é de responsabilidade do Professor Orientador comunicar ao Departamento a finalização das atividades do monitor para que o Departamento registre a finalização corretamente no sistema. A não comunicação incorrerá em pagamentos indevidos ao aluno e responsabilização do Professor Orientador. 27

28 9.5. Clicando sobre o nome desejado, os dados do aluno serão informados abaixo da lista e será possível realizar alterações, caso necessário. Lembrando que as alterações de Dados Bancários são sempre de responsabilidade dos Departamentos Caso o aluno deseje finalizar a bolsa antes da data fim cadastrada inicialmente, o usuário deverá clicar sobre o local da Data fim e selecionar no calendário que abrirá, a nova data de fim da bolsa. Esta opção possibilita que o aluno que atuou por no mínimo 30 dias emita seu certificado de atuação na monitoria via Portal do Aluno, após o lançamento de seu conceito pelo Professor Orientador. Esta vaga, resultante do descadastramento, poderá ser novamente utilizada para o próximo aluno selecionado constante na Banca Examinadora ou será recolhida para redistribuição Ainda nesta tela, há uma caixa de seleção na parte inferior em que o usuário poderá cancelar o cadastramento de um monitor que tenha DESISTIDO DA VAGA antes de iniciar as atividades. Ou seja, APENAS PARA OS ALUNOS QUE NÃO TRABALHARAM NENHUM 28

29 DIA COMO MONITORES, pois não receberão valor algum, pois não houve dias trabalhados, nem certificado de participação Também é nesta página que os dados do conceito do aluno poderão ser incluídos ou alterados. 29

30 10 TERMO DE COMPROMISSO Para visualizar o Termo de Compromisso, basta acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Termo de Compromisso, que se encontra no Menu Lateral Para consultar, o usuário deverá informar um critério de busca, que pode ser o nome (pelo primeiro nome, Termo inicial, ou parte do nome, Qualquer termo ) ou o número do cartão e logo clicar em Pesquisar. 30

31 Depois, o usuário deve confirmar a opção clicando em Selecionar Ainda, o usuário deverá escolher qual dos Termos de Compromisso do aluno deseja visualizar (caso o aluno tenha participado de monitorias em outros semestres, todos os Termos de compromissos aparecerão para escolha), clicando em Termo de Compromisso. 31

32 10.2.Encontrado o nome desejado, basta clicar em Termo de Compromisso para visualizá-lo em PDF. Obs.: Uma vez gerado o Termo de Compromisso e impresso as novas visualizações trarão sempre a data de Emissão igual a data da primeira emissão. 32

33 11 AUSÊNCIAS Caso o monitor não compareça às suas atividades em período não justificado o Professor poderá comunicar ao Departamento para cadastro no sistema, o que acarretará desconto no valor da bolsa. Para acessar a seção de Ausências, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Ausências, que se encontra no Menu Lateral Em seguida, deverá selecionar o Órgão deseajdo. 33

34 11.2. Depois, deverá selecionar o aluno Serão apresentadas as datas de início e fim do período ausência Após o registro o usuário deverá salvar as alterações. Dessa forma os registros migrarão para o campo Últimos Registros. 34

35 12 RELATÓRIO DE MONITORIA Este relatório deve ser preenchido pelo Departamento ao final de cada semestre letivo. Para acessar a seção Relatório de Monitoria, basta acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Relatório de Monitoria, que se encontra no Menu Lateral Em seguida deverá ser selecionado o Período Letivo e o Departamento Serão apresentados variados campos. Alguns já conterão informações, e outros deverão ser preenchidos (como, por exemplo, os campos de Carga Horária ). 35

36 12.3. Nos campos abaixo, cada Professor Orientador deverá informar a participação dos monitores em atividades propostas. 36

37 13 IMPRIMINDO RELATÓRIO DE MONITORIA Caso o Departamento deseje arquivar em meio físico o Relatório de Monitoria, será possível fazêlo acessando a aba Monitoria dentro das Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Imprimir Relatório Monitoria, que se encontra no Menu lateral. Será mostrada uma tela contendo campos que deverão conter as informações necessárias para que o Relatório Anual do Departamento seja gerado O usuário deverá informar o Período Letivo E, logo após, selecionar o Departamento 37

38 13.3. Selecionados os itens, o campo Chefia será preenchido automaticamente Clicando no ícone Gerar PDF, é possível visualizar o Relatório de Atividades de Monitorias em formato para impressão. 38

39 14 CLONAGEM DE MONITORES Para clonar monitores cadastrados, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos e clicar no link Clonagem de Monitores, que se encontra no Menu Lateral Na tela seguinte, o Departamento deverá informar a Modalidade Bem como deverá informar o Órgão ao qual estão vinculados os alunos. 39

40 14.3. Logo, o usuário visualizará os monitores do primeiro semestre do ano em questão e poderá clonar os que desejam seguir na monitoria. Somente será possível clonar as Atividades que foram oferecidas pelo Departamento no semestre (conforme item deste tutorial) e que esteja na lista de solicitação do Departamento. Indica-se confirmar a permanência dos monitores junto aos Professores Orientadores antes de realizar a Clonagem. Somente será possível clonar os monitores que permaneçam atuando na mesma disciplina e sob a orientação do mesmo Professor, no mesmo Departamento. Após a Clonagem, deve ser emitido e assinado o Termo de Compromisso e uma via do mesmo deve ser enviada ao DCPGrad. É importante lembrar que a Clonagem ocupa uma vaga disponível do Departamento no semestre em questão. 40