Apostila de Excel 97

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1 Apostila de Excel 97 Apostila de Excel 97 LEPI - Laboratório de Ensino e Pesquisa em Informática

2 Indice do Excel I. Introdução ao Excel A Importância do Excel como Ferramenta de Trabalho Área de Trabalho Barra de Ferramentas Padrão II. Manipulação de Dados Inserido Dados Selecionando Múltiplas Células Formatando Células Movimentando, Copiando e Colando: Valores, Fórmulas ou Células Inserindo e Excluindo Linhas e Colunas Alterando a Largura de Linhas e Colunas III. A Utilização de Fórmulas Exercícios IV. Recursos Automatizados do Excel Auto Preenchimento AutoSoma Inserindo Fórmulas através do Assistente de Função Exercícios V. Manipulação de uma Pasta de Trabalho e suas Planilhas Adicionando Planilhas à Pasta de Trabalho Nomeando Planilhas Os Conceitos de Salvar e Salvar Como Abrir uma Pasta de Trabalho Existente Exercícios VI. Construção e Manipulação de Gráficos O que é um Gráfico? O que é o Auxiliar Gráfico Gráficos Incorporados e Folhas de Gráficos Criando um Gráfico em uma Planilha Selecionando um Gráfico para modificá-lo Movimentando, Dimensionando ou excluindo um Gráfico As Partes de um Gráfico A Área do Gráfico e a Área de Plotagem

3 Indice do Excel Formatando a Área do Gráfico Formatando a Área de Plotagem Exercícios VII. Impressão de Planilhas Exercícios Configurando a Página da Planilha Visualizando a Impressão Impressão Definindo a Área de Impressão

4 INTRODUÇÃO AO EXCEL INTRODUÇÃO AO EXCEL A importância do Excel como ferramenta de trabalho A planilha eletrônica consiste em uma poderosa ferramenta de apoio à gestão e ao processo de tomada de decisão, dentro de uma empresa ou na vida particular. Normalmente utilizada para elaboração de tabelas, planilhas em geral, bem como atribuição de fórmulas em busca de resultados rápidos e precisos. Uma planilha eletrônica substitui naturalmente o processo manual ou mecânico de escrituração e cálculos. Área de Trabalho Barra de Menu : é nesta barra que podemos encontrar e acessar os recursos que esta planilha eletrônica oferece. Barra de Ferramentas : estas barras contêm botões que representam atalhos para escolher comandos e para trabalhar com o Microsoft Excel. Barra de Fórmulas : tem como finalidade exibir o conteúdo da célula atual e permitir a edição do conteúdo de uma célula. Célula Ativa : é uma célula selecionada (normalmente para ser utilizada). Marcadores de Planilhas : servem para selecionar uma página da pasta de trabalho. Esses

5 INTRODUÇÃO AO EXCEL marcadores recebem automaticamente os nomes de Plan1, Plan2 etc., mas podem ser renomeados. Linha de Status : Tem como finalidade exibir mensagens orientadoras ou de advertência sobre os procedimentos que estão sendo executados, assim como sobre o estado de algumas teclas do tipo liga-desliga, como a tecla NumLock, END, INS etc. Barras de Rolagem : são através destas barras que podemos nos movimentar mais rapidamente dentro das planilhas. Pasta de Trabalho ou Workbook: o Excel trabalha com o conceito de pasta ou livro de trabalho, onde cada planilha é criada como se fosse uma pasta com diversas folhas de trabalho. Barras de Ferramenta Padrão Corretor Ortográfico Este ícone é utilizado quando se deseja passar o Corretor Ortográfico na planilha com a finalidade de corrigir eventuais erros de ortografia. Ferramenta Pincel A Ferramenta Pincel é utilizado para se copiar formatos como cores de fundo, cores de texto, tipos de fonte etc, de uma célula para outras células. Observando que apenas os formatos e não o conteúdo serão copiados. Para tanto, é necessário que se escolha, inicialmente, a célula origem na qual está o formato a ser copiado. Clique no ícone Ferramenta Pincel. Arraste o seletor do mouse para a célula destino e clique novamente o botão esquerdo do mouse. Podemos também selecionar não apenas uma célula mas uma faixa de célula. Classificar em ordem crescente e decrescente O Excel permite a classificação de listas alfanuméricas e numéricas em ordem crescente e decrescente. Assim, é preciso que se selecione as células que contenham a lista e basta pressionar os ícones de classificação crescente ou decrescente. Desenho O ícone Desenho, uma vez pressionado faz aparecer a barra de ferramentas Desenho:

6 INTRODUÇÃO AO EXCEL Esta barra, como as outras, permite o criação de retas, ovais, setas etc. Clicando nos ícones e arrastando o seletor do mouse sobre a planilha ou gráfico, pode-se criar o desenho. Para locomover a barra de ferramentas Desenho, clique com o botão esquerdo, mantendo pressionado o mesmo, na palavra "Desenho" e arraste para um local que não o atrapalhe. Para desativar a barra Desenho clique novamente sobre o ícone Desenho. Barra de Ferramentas para editar um texto na Planilha Nessa barra encontra-se as ferramentas necessárias para formatar textos das células, personalizando as planilhas. Para cada ícone, é possível saber qual é a sua função, apenas posicionando a seta do mouse em cima daquele desejado. Ajuda O botão Ajuda inicia um assistente de ajuda. Esse assistente pesquisa as dúvidas do usuário através de tópicos (ou palavras-chave) e apresenta possíveis soluções para a dúvida ou problema.

7 INTRODUÇÃO AO EXCEL

8 MANIPULAÇÃO DE DADOS MANIPULAÇÃO DE DADOS Inserindo Dados As informações (ou dados) numa célula são classificadas em: Textos Valores Fórmulas Funções Todas elas são inseridas de forma muito simples, sendo que cada uma deve ser inserida, de forma individual, em cada célula. Por exemplo, se o usuário inserir, na mesma célula, um texto qualquer seguido de um valor ou fórmula, estes se tornarão somente um texto, não ocorrendo o funcionamento da fórmula. Por outro lado, se for inserida uma fórmula seguida de um valor ou texto, ocorrerá erro de fórmula. Para que determinado dado seja inserido em determinada célula, posicione a seta do mouse na célula desejada e digite o texto, teclando ENTER logo após ou clicando o botão de entrada na Barra de Fórmulas. Para que a entrada seja cancelada, clique no botão cancela entrada na Barra de Ferramentas, ou tecle <ESC>, ou selecione a célula desejada e tecle <DEL>. É possível alterar o conteúdo de uma célula, editando os dados através da Barra de Fórmulas ou na própria célula, ou ainda utilizando a tecla <F2>. Selecionando Múltiplas Células Para selecionar uma faixa com o mouse, posicione o cursor na célula inicial e em seguida mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado enquanto arrasta o retângulo de seleção até a célula correspondente ao final da faixa; pode-se também utilizar a tecla <Shift>, mantendo-a pressionada e clicando sobre a primeira e depois sobre a célula correspondente ao final da faixa. Enquanto o cursor vai sendo movido, as células marcadas ficam com fundo escuro para que, visualmente, se tenha controle da área selecionada. Quando chegar com o cursor na célula final, o botão do mouse deve ser liberado. Para selecionar células não-adjacentes, pressione o botão esquerdo do mouse e, enquanto arrasta o retângulo de seleção pressione a tecla <CTRL>, o que faz com que libere o botão esquerdo do mouse para que você possa selecionar um outro grupo de células. Para desmarcar uma faixa, ou seja, retirar a seleção feita, basta dar um clique sobre qualquer célula da planilha que não esteja marcada. Para selecionar uma linha inteira ou coluna inteira, basta clicar, com o botão esquerdo do mouse, na barra que mostra a posição da célula na coluna, como por exemplo, coluna D ou linha 5.

9 MANIPULAÇÃO DE DADOS Formatando Células A barra de formatação é a maneira mais rápida de formatar células. Contudo, não é a mais completa. Por meio do comando do menu Formatar opção Célula, você tem acesso à caixa de diálogo Formatar Células, a qual permite uma série de formatações especiais que são agrupadas em cinco pastas. As mais utilizadas dizem respeito à formatação de números e ao alinhamento de texto. A maioria dos formatos de números agrupa-se em sub-categorias. Para visualizar esses formatos, selecione alguma célula que contenha um número antes de ativar a caixa de diálogo. A pasta Alinhamento permite a criação de efeitos bastante atraentes e que podem tornar o visual de uma planilha muito mais interessante e profissional.

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12 MANIPULAÇÃO DE DADOS Movimentando, Copiando e Colando: Valores, Fórmulas ou Células O Excel permite que movimentar o conteúdo de uma ou mais células por meio do botão

13 MANIPULAÇÃO DE DADOS Cortar na barra de ferramentas padrão. Pode-se utilizar também o atalho da tecla <Ctrl> pressionada e a tecla <X> (<Ctrl X>). Este botão copia o conteúdo das células selecionadas para a área de transferência, apagando o conteúdo das células selecionadas. Para inserir o conteúdo da área de transferência, basta usar o método normal de posicionar o cursor na célula-destino e pressionar o botão Colar e a tecla <V> (<Ctrl V>).. Pode-se utilizar também o atalho da tecla <Ctrl> pressionada A cópia de células pressupõe o ato de selecionar a célula que possui o conteúdo desejado, pressionar o botão Copiar e, então, na célula de destino, pressionar o botão Colar. Pode-se utilizar também o atalho da tecla <Ctrl> pressionada e a tecla <C> (<Ctrl C>) para copiar e, para colar <Ctrl V> ou simplesmente <Enter> sobre a célula destino. Outra forma, compreende a seleção da célula com o conteúdo desejado, clicando, em cima dessa célula, com o botão direito do mouse para, então, optar pelo comando Copiar. Na célula de destino, clique no botão direito do mouse e opte pelo comando Colar. Entretanto, as células não possuem apenas valores. O conteúdo delas podem incluir desde valores até fórmulas e formatos, entre outros. Para que, então, seja possível duplicar esse conteúdo, usa-se o mesmo método descrito acima, apenas alterando o procedimento na hora de Colar. Assim, após copiado o valor da célula com o conteúdo desejado, seleciona-se a célula de destino e, com o botão direito do mouse, opta-se pelo comando Colar especial. No quadro que aparece, é possível determinar o conteúdo a ser colado. Inserindo e Excluindo Linhas e Colunas

14 MANIPULAÇÃO DE DADOS Inserir linhas e colunas em uma planilha é uma tarefa muito comum e normalmente ocasionada pela necessidade de adicionar algum item a uma lista, ou devido à reformulação da estrutura ou visual da planilha. A operação pode ser feita por meio do menu Inserir. A seta do mouse sempre deve ser posicionada na linha ou coluna onde se deseja inserir uma nova linha ou coluna em branco. A linha onde a seta do mouse está posicionada é deslocada para baixo. No caso de colunas, a coluna onde o cursor está posicionado é deslocada para a direita. Quando uma linha/coluna é inserida, todas as fórmulas da planilha são reorganizadas para refletir as alterações feitas. Pode-se, ainda, utilizar outro método que consiste em, após estar determinado o local em que se pretende inserir uma linha ou coluna, clicar o botão direito do mouse, para então, optar pelo comando Inserir. No quadro que irá aparecer, o usuário deve escolher a ação desejada.

15 MANIPULAÇÃO DE DADOS A exclusão de linhas e colunas funciona exatamente da mesma forma que a inserção. A diferença é que a linha ou coluna selecionada é removida da planilha e, no caso de exclusão de uma linha, as linhas que estavam abaixo dela sobem para ocupar o seu lugar, da mesma forma que as colunas que estavam à direita de uma coluna apagada são deslocadas para a esquerda de forma a ocupar o seu lugar. Através da barra de menu, você deve usar o menu Editar e opção Excluir depois de ter selecionado as linhas/colunas desejadas. Neste caso, é possível, também, utilizar o botão direito do mouse e optar pelo comando Excluir.

16 MANIPULAÇÃO DE DADOS Alterando a Largura de Linhas e Colunas Existem três modos básicos para se alterar a largura de uma coluna ou linha. No primeiro modo, o usuário deve mover o cursor até a barra que determina a posição da célula, por exemplo: Coluna B ou linha 23. Em seguida, deve mover o cursor até a margem da linha que separa as colunas, na horizontal, ou as linhas, na vertical. Em um determinado instante, o cursor mudará de formato. Neste instante, você deve manter o botão esquerdo do mouse pressionado enquanto arrasta a linha de referência que surgiu, até a largura que achar conveniente. Ao atingir a largura desejada, você deve liberar o botão do mouse. É possível, também, dar um duplo clique para que a coluna ou linha se ajustem de acordo com a sua maior célula (texto). No segundo modo, você pode informar a largura, em centímetros, de uma coluna ou linha selecionadas, através do comando do menu Formatar, opção Coluna e opção Largura

17 MANIPULAÇÃO DE DADOS (para coluna) e menu Formatar, opção Linha e opção Largura (para linha). Esse comando exibe uma caixa de diálogo onde você deve informar a largura e a quantidade de caracteres que a coluna ou linha devem exibir. Após pressionar o botão OK, as colunas e linhas são automaticamente reformatadas para a nova largura. No terceiro modo, temos a forma mais rápida e prática de ajustar a largura de uma coluna ou linha, que consiste em usar o recurso de AutoAjuste, que ajusta a largura da coluna ou linha baseando-se na largura do maior elemento contido em uma célula delas. Para ajustar automaticamente a largura da coluna ou linha, selecione-as, dando um clique em sua letra ou número e ative o menu Formatar, opção Coluna ou Linha e opção AutoAjuste de Seleção.

18 MANIPULAÇÃO DE DADOS A Coluna ou Linha são automaticamente ajustadas para a maior largura do texto. Esse recurso é extremamente útil quando uma coluna ou linha com números e texto ultrapassam a largura pré-estabelecida. Para evitar tentativas e erros de ajuste, use esse recurso. Para voltar a coluna para a largura padrão, use a última opção do menu. Vale ressaltar, ainda, que quando se digita valores com extensão maiores do que as das células, a sua visualização fica como abaixo, indicando que é preciso ajustar a coluna ou linha.

19 A Utilização de Fórmulas A UTILIZAÇÃO DE FÓRMULAS Inserindo Fórmulas para fazer Cálculos A planilha do Excel reconhece um cálculo ou fórmula quando se inicializa a célula com o sinal de igual (=). Assim, é possível, por exemplo, somar em uma célula C3, o valor de uma célula A3 mais o valor de uma célula B3, como também, pode-se multiplicar, dividir, subtrair ou inserir outras fórmulas. Para executar o cálculo acima, digite uma valor na célula A3 e outro na célula B3, e na célula C3, digite =, selecione a célula A3, digite o sinal de +, selecione a célula B3 e pressione ENTER. SOMA: + SUBTRAÇÃO: - DIVISÃO: / MULTIPLICAÇÃO: * É importante ressaltar que o Excel trabalha com os parentêses, quando se pretende fazer vários cálculos em uma mesma célula, a fim de priorizar aqueles que devem ser realizados primeiramente. Então, se para uma célula D5, deseja-se calcular a soma de B1 com C3, multiplicado pelo valor da célula F5 e, por último, divido por 3, é preciso montar a seguinte fórmula, na célula D5: =(B1+C3)*F5/3 ou =((B1+C3)*F5)/3

20 Exercícios Digite os dados abaixo: Exercícios Formate a coluna C de modo que os valores possuam duas casas decimais. Alinhe os títulos Item e Valor para 45º, Horizontal: central, Vertical: Central. Utilize nos títulos Fonte: Arial, Estilo da fonte: Negrito Itálico, Tamanho: 10. Altere a largura das linhas e colunas de modo que apareça os itens por inteiro. Formate as células em relação à borda conforme abaixo. Digite os valores abaixo:

21 Exercícios Formate os valores com duas casas decimais. Insira o ítem prestação e despesas após o ítem telefone, utilizando o recurso Inserir e os recortar e colar. Não se esqueça que o ítem Total deverá aparecer no final com o valor total atualizado. Exclua o ítem despesas. Classifique os itens em ordem crescente. OS: Não se esqueça de selecionar da célula B2 até a C7, caso contrário os valores correspondentes aos itens não mudarão de lugar. Faça as últimas formatações para que sua planilha fique como abaixo:

22 RECURSOS AUTOMATIZADOS DO EXCEL Auto Preenchimento RECURSOS AUTOMATIZADOS DO EXCEL O Excel possui um recurso de grande ajuda para quem necessita digitar uma seqüencia de células cujo conteúdo é seqüencial. Esse recurso, chamado Auto Preenchimento, analisa o conteúdo de uma ou mais células selecionadas e faz uma cópia delas para as células-destino. O segredo do Auto Preenchimento está na alça de preenchimento, o pequeno quadrado que fica no canto direito inferior do seletor. Como exemplo, digite na célula A1 a palavra Janeiro. Posicione a seta do mouse sobre a Alça de Preenchimento. Ela irá se transformar em uma cruz. Clique com o botão esquerdo do mouse e arraste a cruz até a célula E1. Ao chegar na coluna E, libere o botão do mouse. O Auto Preenchimento reconhece letras maiúsculas e minúsculas, datas, dias de semana, seqüencias como Mês 1, etc. AutoSoma O Excel possui um recurso muito útil e que facilita a entrada de fórmulas para calcular uma somatória de valores contínuos. Em uma tabela como a a seguir: Posicione o retângulo de seleção na célula C6. Em seguida, pressine o botão AutoSoma que se encontra na barra de ferramentas Padrão.

23 RECURSOS AUTOMATIZADOS DO EXCEL Ao pressionar o botão, o Excel 5 identifica a faixa de valores mais próxima e automaticamente escreve a função SOMA com a faixa de células que deve ser somada. Após aparecer a fórmula, basta dar um clique em ENTER para finalizar a sua operação. Eventualmente, podemos selecionar uma faixa de valores selecionando a célula inicial e com o botão esquerdo do mouse pressionado arrastar até se completar a faixa que se queira. Podemos selecionar, também, faixas ou células não adjacentes utilizando-se do recurso de múltipla seleção de células, como já foi visto anteriormente. Inserindo Fórmulas através do Assistente de Função Quando você necessitar usar uma função cuja sintaxe não conheça com certeza, use o Assitente de Função. Por meio desse recurso você diz ao Excel qual função deseja introduzir na célula atual e ele, mediante as caixas de diálogo, ensina e pergunta qual é o conteúdo dos argumentos da função. Como um exemplo simples, digite os seguintes valores como mostra a figura : Coloque a célula B4 ativa e pressione o botão do Assistente de função. Essa caixa de diálogo possui duas caixas de seleção. A da esquerda mostra as categorias de funções. Se você sabe a qual categoria pertence a função que quer utilizir, dê um clique sobre o nome da categoria. Caso contrário, selecione Todas. Na caixa de seleção da direita aparecerão todas as funções em ordem alfabética. Use a barra de rolamento até encontrar a função Média e dê um clique sobre o seu nome e pressione o botão Próxima >.

24 RECURSOS AUTOMATIZADOS DO EXCEL Uma segunda caixa de diálogo será aberta mostrando uma explicação sobre a função. Para cada argumento da função, o Excel mostra uma explicação quando você posicionar o cursor sobre ele. Em nosso caso, queremos fornecer apenas um argumento, que corresponde à faixa de células A3:E3. Após informar os argumentos desejados, deve ser pressionado o botão OK para que a função seja introduzida na célula. Se a função Média parece tão simples de usar, não justificando o uso do Assistente de Função, o Excel possui funções que exigem 5 ou mais argumentos, como é o caso da função financeira Taxa. Nesses casos, o Assistente de Função é um verdadeiro mestre, ensinando a sintaxe e significado dos argumentos.

25 Exercícios Exercícios Digite os valores conforme abaixo: Alimentação: 50/JAN, 52/FEV, 56/MAR, 50/ABR; Alojamento: 500 ao mês; Estacionamento: 50 ao mês; Prestações: 1950,52 ao mês; Telefone: 51/JAN, 53/FEV, 52/MAR, 50/ABR. Utilize o recurso Auto-Preenchimento para descrever os meses à partir da célula D2 até a coluna G. Monte a planilha acima utilizando o recurso auto-soma. Selecione as células de H3 até H8, entre em Formatar, Células, Alinhamento, Horizontal e Vertical: centro, Mesclar células, Orientação: 45º. Nesta nova célula criada, insira a função "se". Lógica: Se o valor total do ano for maior que zero, então: Parabéns, senão Cuidado!. Insira uma linha acima do ítem alimentação como saldo e digite como saldo referente ao mês de Janeiro/98 o valor de 300. Confira os dados com a planilha abaixo e altere o necessário. Para gerar o saldo, utilize a fórmula em que o saldo total do mês deverá ser o saldo do mês anterior menos o total de gastos.

26 Exercícios Altere o saldo referente ao mês de Janeiro/98 para e confira a célula de função.

27 MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS Adicionando Planilhas à Pasta de Trabalho Para inserir uma ou mais planilhas em uma Pasta de Trabalho, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a aba da planilha e, então, escolher o comando Inserir... e optar, no quadro que irá aparecer, por Planilha. Nomeando Planilhas É possível dar qualquer nome à planilha, bem como alterá-lo. Assim, abaixo, estão os procedimentos para realizar tal ação :

28 MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS Clicar, com o botão direito do mouse, sobre a aba da planilha que se deseja renomear; No quadro que irá aparecer, optar pelo comando Renomear; Agora, basta escrever o novo nome da planilha. Os Conceitos de Salvar e Salvar Como Para salvar um arquivo, basta ir como o mouse na Barra de Menu e acionar o menu Arquivo, com um clique no botão esquerdo do mouse. Feito isto, é preciso escolher a opção Salvar neste menu. Outra forma de se efetuar esta operação é clicando no ícone Salvar na barra de ferramentas. A grande diferença entre os comandos Salvar e Salvar como, reside no fato de que quando se está salvando uma pasta de trabalho pela primeira vez, o Excel irá perguntar em que diretório se deseja gravar o arquivo, bem como com que nome e formato. Assim, se a pasta de trabalho não foi gravada nenhuma vez, o Excel irá fazer pedir essas especificações, tanto mediante o comando Salvar ou Salvar como. Importa, então, ressaltar que o comando Salvar implica em uma atualização do arquivo em que se está alterando, ou seja, as alterações na pasta de trabalho do Excel serão salvas com o mesmo nome e, portanto, no mesmo arquivo. Por outro lado, quando se deseja salvar alterações de um arquivo com um outro nome ou apenas mudar o nome de um arquivo, sem sobrepor um ao outro, utiliza-se o comando

29 MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS Salvar como. Na opção Salvar em, necessita-se especificar o diretório no qual se pretende salvar o arquivo do Excel. Na opção Nome do arquivo, necessita-se nomear o arquivo, a fim de poder identificá-lo, posteriormente, para fazer alterações ou, simplesmente, abri-lo. Na opção Salvar como tipo, o Excel permite que o arquivo seja gravado em diversos formatos, como por exemplo em uma versão mais antiga do software, o Excel 5.0. O formato padrão é aquele que se apresenta acima: Pasta de trabalho do Microsoft Excel.

30 MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS Abrir uma Pasta de Trabalho Existente No menu Arquivo, escolha a opção Abrir ou clique no botão Abrir ferramentas. na barra de Nesse quadro que aparece, necessita-se especificar o nome do arquivo. No entanto, muitas vezes é difícil de se lembrar o nome de um arquivo gravado, principalmente, quando se trabalha com vários. Nesse caso, basta direcionar a busca pelo arquivo, especificando o drive (local) em que foi gravado o arquivo e em que pasta, selecionado-o e clicando em OK ou com um duplo clique sobre o nome do arquivo. Para abrir uma nova Pasta de Trabalho, o Excel traz o botão Novo automaticamente uma nova Pasta de Trabalho., que abre Caso se esteja trabalhando com várias Pastas de Trabalho, o menu Janela traz os nomes das Pastas de Trabalho em uso. Para alternar entre as Pastas, acione o menu Janela e escolha a Pasta que deseja visualizar.

31 MANIPULAÇÃO DE UMA PASTA DE TRABALHO E SUAS PLANILHAS

32 Exercícios Exercícios Renomeie sua planilha como Gastos Anuais. Salve sua planilha no c:temp como Ex Abra sua planilha Ex no c:temp. Adicione uma nova pasta e nomeia como Gráfico.

33 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS O que é um Gráfico? CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Um gráfico é a representação gráfica dos dados de uma planilha. O que é o Auxiliar Gráfico? O Assistente de Gráfico consiste em uma seqüência de caixas de diálogo que simplificam a criação de um gráfico. Gráficos incorporados e folhas de gráficos Um Gráfico Incorporado é utilizado quando se quiser exibir um gráfico juntamente com os seus dados como um objeto em uma planilha. É usado por exemplo em relatórios. Uma Folha de Gráfico é utilizada quando se quer exibir um gráfico separado dos dados a ele associados como uma folha separada em uma pasta de trabalho. É usado por exemplo para se produzir transparências. Se você criar um Gráfico Incorporado ou uma Folha de Gráfico, os dados do gráfico serão automaticamente vinculados à planilha a partir da qual foi criado. O gráfico será atualizado toda vez que você mudar os dados na sua planilha, refletindo as alterações efetuadas nos dados. Criando um gráfico em uma planilha Selecione os dados da planilha que deseja exibir no gráfico e clique sobre o botão Assistente de Gráfico. O ponteiro do mouse muda para uma cruz com um símbolo de gráfico. Você deve selecionar então uma área da planilha pressionando e mantendo pressionado o botão esquerdo do mouse de forma a criar uma caixa na qual ficara o gráfico. Siga as instruções apresentadas no Assistente de Gráfico e ao finalizar as etapas, o gráfico será criado na mesma planilha. Uma outra forma de criar um gráfico incorporado é selecionar os dados da planilha, ir até o menu Inserir, escolher a opção Gráfico.

34 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Esse procedimento fará aparecer o assistente de gráfico do Excel, o qual está estruturado em 4 etapas para realizar a construção e editoração gráfica.

35 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Na etapa 1, é necessário definir o tipo de gráfico que se pretende utilizar. Para isso, existem diversos tipos padrões e personalizados. Para uma visualização prévia dos dados nos tipos de gráficos, basta manter o botão esquerdo do mouse apertado na opção Manter pressionado para exibir exemplo. Após a especificação do tipo de gráfico que se pretende utilizar, é necessário clicar em Avançar para dar continuidade às etapas do assistente de gráfico.

36 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Na etapa 2, o assistente de gráfico permite ao usuário definir se a seqüência selecionada deve ser em linhas ou colunas, como também permite coletar um outro intervalo de dados para este gráfico. Ainda na etapa 2, pode-se nomear a seqüência coletada ou alterar os dados dos eixos X ou Y.

37 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Na etapa 3, o assistente permite ao usuário dar um título ao gráfico e para seus eixos, estabelecer linhas de grade, posicionar a legenda, rotular os dados e opção de mostrar a tabela de dados junto ao gráfico.

38 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Na etapa 4, o usuário tem a possibilidade de inserir o gráfico na mesma planilha ou como uma outra planilha separada. Por último, após tudo estar definido e especificado, basta clicar em Concluir. Assim, com o gráfico pronto o Excel permite, ao usuário, formatar e redefinir padrões para ele. Uma das opções consiste em usar os recursos da barra de ferramentas de gráfico que aparece após a conclusão do assistente. Uma outra opção para formatar o gráfico, depois de pronto, consiste em clicar, na barra de

39 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Menu, na comando Gráfico e Opções de Gráfico. A tela que aparece é a mesma do assistente de gráfico na etapa 3. Assim, para adicionar título a um gráfico, título de eixo ou ambos, selecione o Gráfico, escolha Opções de Gráfico no menu Gráfico e clique no campo Título. Você pode então em cada campo correspondente digitar o texto desejado. Para adicionar uma legenda que identifique as seqüências ou categorias de dados no gráfico, escolha o comando Legenda dentro de Opções de Gráfico ou clique sobre o botão Legenda na barra de ferramentas Gráfico. Dentro de Legenda, clique na opção Mostrar Legenda para que adicione uma Legenda. Para adicionar linhas de grade a um gráfico, a partir de marcas de escala em um eixo através da área de plotagem, escolha Opções de Gráfico no menu Gráfico. Especifique as linhas de grade desejadas: principais, secundárias, horizontais, verticais ou qualquer combinação delas.

40 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Selecionando um Gráfico em uma Planilha Para fazer alterações em um gráfico, você deve selecioná-lo ou ativá-lo antes. Para selecionar um Gráfico, clique uma vez sobre ele na planilha. A borda do gráfico apresentará alças que indicam que o gráfico foi selecionado. Com o gráfico selecionado, você poderá movimentá-lo, dimensioná-lo, excluí-lo da planilha. Além disso, com o gráfico selecionado os comandos gráficos estarão disponíveis, permitindo-lhe selecionar itens do gráfico e efetuar as alterações desejadas. Quando um gráfico está selecionado, As alças indicam que ográfico foi selecionado Movimentando, dimensionando ou excluindo um gráfico

41 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Para mover um gráfico na planilha, selecione-o clicando sobre ele e com o botão pressionado arraste-o até o local desejado. Para mudar o tamanho do gráfico, selecione-o clicando sobre ele, e posicione o ponteiro do mouse sobre um de seus cantos (alças). Quando o ponteiro do mouse assumir a forma de uma seta de duas pontas, pressione novamente o botão do mouse e arraste o gráfico para redimensioná-lo. Para excluir um gráfico de uma planilha, selecione-o e pressione a tecla DEL. Você também pode excluir um gráfico selecionado através do menu Editar, opção Limpar e, em seguida, Tudo. As Partes de um Gráfico A ilustração a seguir exibe as partes de um gráfico 2D.

42 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS A ilustração a seguir exibe as partes de um gráfico 3D. A Área do Gráfico e a Área de Plotagem A área do gráfico contém todas as seqüências de dados e os eixos, bem como o título do gráfico, os títulos dos eixos e a legenda. Você pode selecionar a área do gráfico, que seria o gráfico inteiro, se, por exemplo, quiser copiar o gráfico para outra folha.

43 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS A área de plotagem, em um gráfico 2D, é delimitada pelos eixos, e em um gráfico 3D, inclui nomes de categoria, rótulos de marcas de escala e títulos de eixos. Você pode selecionar a área de plotagem para mudar seu tamanho ou formatação. Formatando a Área do Gráfico Com o gráfico, clique duas vezes fora da área de plotagem para exibir a caixa de diálogo Formatando Área do Gráfico. Faça as alterações desejadas na área e bordas na guia Padrões. Para formatar o texto, selecione a guia Fonte e faça as alterações desejadas na fonte, estilo, tamanho e outras características.

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45 CONSTRUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE GRÁFICOS Formatando a Área de Plotagem Com o gráfico ativo, clique duas vezes sobre a área de plotagem para exibir a caixa de diálogo Formatar Área de Plotagem. Altere a cor, padrão e borda na guia Padrões.

46 Exercícios Exercícios Abra sua planilha ex no diretório c:temp Elabore um gráfico como abaixo na pasta de trabalho Gráfico: Altere os dados de alimentação para: 70/Jan, 30/Fev, 50/Mar, 10/Abr e confira seu gráfico com o abaixo:

47 IMPRESSÃO DE PLANILHAS IMPRESSÃO DE PLANILHAS Configurando a Página da Planilha A configuração da página da planilha é feita através de uma caixa de diálogo que é acionada no menu Arquivo e opção Configurar Página. Esta Caixa de Diálogo é dividida em quatro pastas que estão relacionadas com o tamanho físico da página, o tamanho das margens, o conteúdo do cabeçalho e rodapé e, também, a pasta planilha que define os aspectos da impressão mais genéricos. Para optar pelas pastas, é necessário, apenas, dar um clique com o botão esquerdo do mouse nos marcadores de página.

48 IMPRESSÃO DE PLANILHAS A pasta Página permite ao usuário mudar a orientação da impressão do formato Retrato, que é o padrão, para o formato Paisagem, em que a impressão é feita no sentido da altura do formulário. Essa opção é recomendada para planilhas largas. A lista de seleção Tamanho do papel permite a seleção de outro formato de papel suportado pela impressora. Se a impressora utilizada permitir a impressão em diversas resoluções, a lista de seleção Qualidade da impressão pode ser usada para alterar a resolução padrão. A numeração de páginas começa automaticamente pelo número 1, a menos que você informe outro número na caixa de digitação Número da primeira página. No item Dimensionar, podemos ajustar a impressão para uma escala menor que a do tamanho normal, ou ainda, ajustar para imprimir a planilha em uma ou mais páginas de largura por uma ou mais de altura.

49 IMPRESSÃO DE PLANILHAS A pasta Margens é usada para definir a área de impressão dentro da página mediante a definição da largura das quatro margens. Além do tamanho das margens, o usuário pode especificar também a distância que os eventuais cabeçalho e rodapé terão da borda do papel. Qualquer alteração feita nas caixas de digitação, é refletida na página de exemplo exibida no centro da caixa de diálogo. Como padrão, o Excel imprime a área selecionada a partir do canto esquerdo superior. Contudo, ele permite que a impressão seja centralizada tanto vertical como horizontalmente na página. Para obter a centralização desejada, marque uma das caixas que estão sob o título Centralizar na Página.

50 IMPRESSÃO DE PLANILHAS A Pasta Cabeçalho/Rodapé permite redefinir o texto do cabeçalho e do rodapé das páginas que serão impressas. Como padrão, o Excel imprime o nome da planilha que está sendo impressa na linha do cabeçalho e o número da página na linha de rodapé. Por meio dessa caixa, o usuário pode mudar o cabeçalho/rodapé padrão selecionando um dos títulos alternativos disponíveis. Esses títulos alternativos usam informações que você forneceu durante a instalação do Excel, tais como o seu nome e o nome da empresa. È possível, ainda, personalizar o cabeçalho ou rodapé, clicando com o mouse nas caixas Personalizar cabeçalho ou Personalizar rodapé, iniciando a seguinte caixa de formatação :

51 IMPRESSÃO DE PLANILHAS A última pasta Planilha possui alguns itens importantes que você deve conhecer e que afetam bastante a aparência da planilha. Os principais encontram-se no painel Imprimir, que serão explicadas adiante. Como padrão, o Excel imprime as linhas de grade da área que está sendo impressa. Muitas vezes esse recurso ajuda, outras vezes deixa a impressão muito carregada. De um modo geral, prefere-se imprimir a planilha sem linhas de grade. Para tanto, é necessário que a

52 IMPRESSÃO DE PLANILHAS marca X ao lado esquerdo da opção Linhas de grade fique desativada, dando-se um clique com o botão esquerdo do mouse sobre ela. Visualizando a Impressão O Excel possui o recurso de visualização de páginas, que permite uma visualização prévia de como será a disposição da planilha na página impressa. Esse recurso, certamente, economiza muito tempo do usuário, eliminando os ajustes de posicionamento após uma impressão que não ficou boa. Além disso, vale ressaltar que o que se vê na visualização corresponde, exatamente, ao que será impresso, ou seja, What you see is what you get! Para ativar a visualização de página, o usuário pode usar o botão Visualizar impressão ou então a opção de mesmo nome do menu Arquivo. As duas opções abrirão uma nova tela, em que uma página inteira é visualizada, como mostra a próxima figura, onde os principais elementos da tela são destacados. O botão Configurar ativa a caixa de diálogo Configurar Página. O botão Margens possui a função de ativar ou desativa r as margens da planilha. As margens são uma série de linhas cruzando a página que mostram graficamente a área ocupada por todas as margens da página. Essas linhas terminam em marcadores pretos, que são pequenos retângulos que podem ser arrastados com o mouse e com isso alterar as dimensões das margens ou o posicionamento do cabeçalho.

53 IMPRESSÃO DE PLANILHAS Para alterar a posição de algum dos marcadores pretos, basta posicionar o cursor sobre ele, ou sobre sua linha, e arrastá-lo até a posição desejada. Impressão Quando desejar imprimir toda a planilha, sem fazer nenhum tipo de ajuste na impressão, a forma mais rápida de obter esse resultado é utilizar o botão Imprimir. Ao ser pressionado, ele exibe uma caixa de diálogo que mostra a evolução da impressão e permite o cancelamento do processo por meio de um clique no botão Cancelar. Porém, nem sempre o usuário deseja imprimir toda a sua planilha ou pasta de trabalho. Muitas vezes, ele precisa imprimir uma área de uma planilha, como apenas o gráfico ou, então, algumas planilhas de uma pasta de trabalho. Nessas situações, é necessário recorrer ao menu Arquivo e opção Imprimir. Essa opção abre uma caixa de diálogo na qual podem ser configuradas diversas características da impressão.

54 IMPRESSÃO DE PLANILHAS Como padrão, todo o conteúdo de todas as planilhas selecionadas será impresso. Normalmente, apenas a planilha atual é impressa. O Excel imprimirá uma cópia do que foi selecionado para impressão. Se você necessitar de mais de uma cópia, digite o número de cópias na caixa de digitação Cópias. Se a sua planilha for muito extensa e, assim, ocupar diversas páginas, você poderá especificar um intervalo de páginas, informando a página inicial e final nas caixas de digitação apropriadas. Para imprimir uma única página, informe o seu número tanto na caixa De como na caixa Até. Os botões Configurar página e Visualizar impressão ativam as respectivas opções. Configurar impressora abre uma caixa de diálogo na qual se pode selecionar outra impressora que esteja conectada à máquina ou ativar o envio de um fax, acionando os drivers de fax, que eventualmente tenham sido instalados. Definindo a área de impressão Como o próprio nome diz, área de impressão é a parte da planilha que o usuário deseja imprimir. A definição dessa área no Excel é feita através da simples seleção da área desejada na planilha e na caixa de diálogo Imprimir no painel Imprimir, ativar o botão que está ao lado de Seleção.

55 IMPRESSÃO DE PLANILHAS Caso o usuário queira apenas imprimir o gráfico e não a planilha inteira com os dados, ele deve inicialmente selecionar o gráfico dando dois cliques, com o botão esquerdo do mouse, em cima do próprio gráfico e escolher no menu Arquivo a opção Imprimir. O usuário pode observar que na caixa de diálogo imprimir temos agora a opção Gráfico selecionado.

56 IMPRESSÃO DE PLANILHAS Se tudo estiver definido de acordo com as necessidades do usuário, então, pressione o botão OK para iniciar a impressão. Caso contrário, o usuário pode cancelar a impressão

57 IMPRESSÃO DE PLANILHAS pressionando o botão Cancelar.

58 Exercícios Exercícios Abra sua planilha ex no diretório c:temp; Formate-a de modo que a planilha fique no centro da página na horizontal; Insira cabeçalho com o nome Fundação Getúlio Vargas centralizado com a cor azul royal; Insira Rodapé iniciando a página no número 11; coloque a data no canto direito e seu nome no canto esquerdo; Configure a disposição do papel como retrato; Entre na pasta Gráfico; Configure-o para que sua impressão fique como a abaixo: