Manual do Visual SAEF

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1 2010 Manual do Visual SAEF Departamento Suporte VIRTUAL SOFTWARE HOUSE LTDA 17/02/2010

2 Guia do usuário Visual SAEF Página: 2 ÍNDICE Bem-vindo ao Visual SAEF... 7 Informações Iniciais... 7 Objetivo deste Manual Metodologia de Ensino... 7 Fluxo do Visual SAEF Entrada... 8 Saída... 9 Instruções práticas sobre a tela inicial Material de Apoio Parte I Preparação inicial das atividades no Visual SAEF Configurações Iniciais Sistema Centro de Custo Diretorias Contas Bancárias Conta de Usuário Usuários... Permissões... Centro de Custo... Contas Bancárias... Relatórios SAEF... Senha para o Usuário... Cadastro de Cliente... Tabela de Bairros... Tabela de Cidades... Tabela de Segmentos... Tabela Status... Tabela de Vendedores... Tabela de Situação de Credito... Tabela de Plano de Crédito... Cadastro de Fornecedor... Tabela de Formas de Pagamento Padrão... Tabela de Representantes... Parte II Configurações de Tabelas e Movimentações Modulo Financeiro... xx Tabelas Financeiras... Contas de Receitas... Contas de Despesas... Tabela dos Históricos Bancários/Caixa... Tabela de Bens...

3 Guia do usuário Visual SAEF Página: 3 Tipo de Recebimento para Liquidação Contas a Receber... Tabela Alínea Devolução de Cheques... Cadastro Local de Cobrança... Movimentação Financeira... Contas a Pagar... Lançamento das Contas a Pagar... Liquidação das Contas a Pagar... Prestação das Contas a Pagar... Contas a Receber... Lançamento das Contas a Receber... Liquidação das Contas a Receber... Prestação das Contas a Receber... Controle de Cheques... Inclusão da Ocorrência de Cheque Devolvido... Relação e Exclusão de Cheque Devolvido... Controle Prorrogação/Estorno Depósito Cheque... Painel de Consulta e Garantia de Cheques... Controle de Bancos/Caixas... Lançamentos Controle Bancário... Transferência entre Contas... Controle de Análise de Crédito... Atualizar Cadastro Clientes... Atualização da Situação de Crédito... Módulo Comercial... xx Tabelas Comerciais...xx Cadastro de Produtos... Tabela de Categorias... Tabela de Fabricante... Tabela de Unidade de Medidas... Tabela de Expositores... Configuração dos recursos do sistema... Tabela de Transportadoras/ Motorista... Tabela de Veículos... Tabela de Praças... Movimentação Comercial... xx Entrada de Mercadoria... Central de Compras... Pedido de Compras... Transferência de Produtos... Acerto de Estoque... Devolução de Venda... Troca de Produtos/ Devolução de Mercadorias... Saída de Mercadoria... Pedido de Vendas... Devolução de Produtos de compra... Recursos do módulo Comercial... Liberação de Pedidos de Venda... Controle de Alteração de preços... Módulo Fiscal... xx Tabelas Fiscais...xx Tabela de Código Fiscal de Operações CFOP... Espécie de Documentos Válidos... Modelo Documento Fiscal...

4 Guia do usuário Visual SAEF Página: 4 Cadastro das Series Válidas... Parâmetro para Emissão de Nota Fiscal Avulsa... Cadastro das Situações Tributárias ECF... Cadastro das Impressoras Fiscais... Movimentação Fiscal... Registro de Entrada... Registro de Saída... Resumo Diário ECF... Ajuste da Apuração ICMS... Gerenciador da Nota Fiscal Eletrônica... Parte III Outras Movimentações Processos Avançados... Venda fora do Estabelecimento... Tabela Tipo Carregamento (Venda Fora do Estabelecimento)... Carregamento... Retorno... Acerto... xx xx xx xx xx PCP Controle de Produção... Ficha Técnica do Produto... Tabela de etapa da Produção... Venda a Produzir... Efetuando o pedido de venda a produzir... Avaliando os pedidos a produzir... Gerando a Ordem de Produção... Produção... Efetuando o faturamento dos pedidos da produção concluída... Controle Faturamento Direto... Controle das Vendas Externas... Controle das Vendas do Tele-vendas... Controle de Cargas... Formação de carga... Separação da mercadoria... Despachando a carga... Acerto financeiro da carga... Controle de comissão para os motoristas de cargas... xx xx xx xx xx Controle de Expedição... Configurando... Tipo de pedido... Controle de Entregas Parciais... Roterização... Tabela de Rotas... Controle de Itinerário... Controle de Separação / Conferencia / Faturamento... xx xx Separação... Conferencia... Faturamento... Controle de Prestação de Serviços... xx

5 Guia do usuário Visual SAEF Página: 5 Tabelas de Serviços... xx Controle de Desconto... Pelo Cadastro dos Produtos... Pelo Cadastro dos Vendedores... Pela Definição na Configuração Sistema... Controle de Comissões... Pelo Pedido de Venda... Pela Liquidação do Recebimento... Pela Política do Controle de Comissão... Comodato... Tabelas de comodato... Configurando os produtos que estarão em comodato... Nota Fiscal / Nota Fiscal Eletrônica... Configuração da Nota Fiscal Modelo Configuração e controle da Nota Fiscal Eletrônica... xx xx xx xx xx Operações com ECF... xx Impressoras Homologadas no Visual SAEF... xx Configuração da ECF... xx Ajustes Preços Por Segmento... Por Produto... Substituição Tributária... Situação do Produto... Outras Situação do Produto... xx Parte IV Movimentações Constantes Estorno de Pedido Parte V Módulo de Integração Gerando Arquivo Fiscal... Geração do Arquivo Sintegra... Geração do Livro Eletrônico (DF)... SPED FISCAL... Transações... xx xx xx xx xx Controle de Emissão de Boleto Arquivo de Remessa bancária... xx Arquivo de Retorno bancário... TEF Discado...

6 Guia do usuário Visual SAEF Página: 6 Parte VI Principais Relatórios Módulo Financeiro... Contas a pagar... Contas a receber... Avaliação financeira da empresa... Análise Administrativa... Módulo Comercial... Analisando desempenho das vendas... Analisando movimentação dos produtos... Controle de comissões... Módulo Fiscal... Livros Fiscais... Módulo PCP Controle de Industrialização / Beneficiamento Produto... Módulo Prestação de Serviços... Auditoria no Sistema... xx xx xx xx xx xx

7 Guia do usuário Visual SAEF Página: 7 Bem-vindo ao Visual SAEF Este guia descreve recursos importantes que estão inclusos no sistema Visual SAEF e as vantagens que esse software oferece aos usuários. As novas capacidades incluem uma maior facilidade de uso e gerenciamento, contando com um melhor desempenho e recursos completos para informatização da sua empresa. As informações contidas neste documento representam a opinião atual da VIRTUAL SOFTWARE HOUSE sobre as questões abordadas até a data da publicação. Visto que a VIRTUAL SOFTWARE HOUSE deve dar uma resposta a condições de mercado variáveis, não se deve interpretar essas informações como sendo um compromisso por parte da VIRTUAL SOFTWARE HOUSE que não pode garantir a precisão de quaisquer informações apresentadas com data posterior à da publicação. Este documento tem apenas fins informativos. Informações Iniciais Desde o seu lançamento inicial em Janeiro de 1997, o Visual SAEF surgiu como uma ferramenta de trabalho de alto desempenho, com enfoque contínuo nas necessidades financeiras e comerciais de seus clientes. O Visual SAEF com suas características voltadas para seguimento comercial, abrange uma variedade de empresas, proporcionando uma maior qualidade na estruturação do trabalho e um intercâmbio funcional das suas operações, visando sempre um melhor desempenho de suas tarefas, a fim de torná-lo ainda mais fácil de usar e gerenciar; além de apresentar um ótimo desempenho. Objetivo deste Manual Este manual visa ajudar o cliente, em seu uso do sistema SAEF, onde vamos abordar o processo de negócio primeiramente e depois o processo sistêmico, sendo bem objetivo, não vamos passar tela por tela, mas apenas vamos mostrar a tela inicial e depois falar dos passos a serem processados. Observação: Este manual não esgota em assunto, todos os processos sistêmicos e suas respectivas informações de negócios, por isso estamos trabalhando em novas versões. Metodologia do Ensino Cada item que abordamos, vamos seguir o seguinte fluxo de ensino, dentro do nosso manual: Informações sobre o Negócio Telas do Sistema SAEF Processos Sistêmicos do SAEF Fluxo do Visual SAEF Antes de começar a instrução dos processos específicos do Sistema Visual SAEF, foi colocado neste manual, um fluxo de entrada e saída de produtos, onde visamos facilitar a visão macro do usuário, para que depois adentremos ao processo especifico do sistema. Seria muito interessante, aquele que deseja seguir um fluxo de ensino, dedicar um tempo para entender o fluxo macro, primeiro e depois seguir o conhecimento. Lembrando que dependendo do segmento, vai ser acessado todo o fluxo, ou talvez somente parte dele. Abaixo estão os exemplos:

8 Guia do usuário Visual SAEF Página: 8 CONTROLE DE ENTRADAS O PRODUTO PODE SER O QUE? - MATÉRIA PRIMA / INSUMOS / CODIMENTAÇÕES - PRODUTO ACABADO - PRODUTO EM TRANSFORMAÇÃO ( EX: MASSA / IOGURTE BASE) CENTRAL DE COMPRAS F8 PRODUTO CONTROLE DE PRODUÇÃO Analise para Compras Cotação Ordem de Compra Acrescentar Botão para acesso do Histórico de Entradas Saídas Produtos ANALISE DE COMPRAS (CENTRAL DE COMPRAS ou F7) Produto para Comercialização Analise sobre as vendas Tipo de Produto (Produto Adiq. Terceiro) Produto para Industrialização (Insumo/Mat.Prima) Analise sobre o consumo na produção Tipo de Produto (Produto Adiq. Terceiro) - Produto para Uso e Consumo CATEGORIA FABRICANTE MARCA TABELA DE CUSTO- Custo do produto discriminado FICHA TECNICA FORNECEDORES TABELA DE UNIDADE DE MEDIDAS F11 - FORNECEDORES SEGMENTO PAGAMENTO PADRÃO- Com o pagamento padrão cadastrado,o fornecedor já terá a sua forma de pagamento definida ANALISE DE PRODUÇÃO Produto Final / Acabado Analise sobre as Vendas Tipo de Produto (Produto Industrializado) Produto Semi-acabado Analise sobre o consumo na produção / Esto. Mínimo Tipo de Produto (Produto Industrializado) RELAÇÃO DE PEDIDO DE VENDAS A PRODUZIR CONTROLE DESCARGA (ELETRÔNICA) F7 COMPRAS / ENTRADAS REGISTRO ENTRADA (NF) CONTROLE DE DEVOLUÇÃO FORNECEDOR TIPOS DE PAGAMENTO DEVOLUÇÃO DE VENDAS DEVOLUÇÃO DE CARREGAMENTO VENDA FORA ESTAB. TRANSFERENCIA DE ENTRADA PRODUTOS CTRL+P CONTAS A PAGAR CENTRO DE CUSTO Onde vai incidir o pagamento DESPESAS - Qual despesas irão ser paga. LIQUIDAÇÃO DAS CONTAS A PAGAR CONTA CAIXA CONTA BANCARIA 1 - Operações com Títulos 2 - Operações com Cheques 3 - Operações com Cartão de Crédito

9 Guia do usuário Visual SAEF Página: 9 CONTROLE DE SAÍDAS F5 VENDAS MERCADORIAS Carregamento para Venda Fora Estabelecimento CONTROLE DE DEVOLUÇÃO (Controle de (Entrada/Saída) de Mercadoria F6 - CLIENTE F8 - PRODUTO TIPO DE RECEBIMENTO- O que e controle de prazo médio media entre o cheques que irão ser recebidos TIPO DE PEDIDO - Verificada as opções VENDEDOR - Olhada as comissões. TABELA DE EXPOSITORES REGISTRO SAÍDAS (NF) SEGMENTOS TIPO DE CLIENTE VENDEDOR STATUS DO CLIENTE que tipo? SITUAÇÃO DE CRÉDITO- em que ele incide?emitir relação? PLANO DE CRÉDITO- Planos de como o cliente pode pagar suas compras. PERFIL STATUS Visibilidade e um contrato com o cliente de que seu produto tem q estar visível.visibilidade e Distribuição e um contrato de visibilidade e exclusividade CTRL+R CONTAS A RECEBER CONTROLE DE EXPEDIÇÃO CENTRO DE CUSTO A empresa em que ira receber o pagamento TIPO DE DOCUMENTO - tipo de pagamento que estou recebendo INCIDENCIA Controle de credito? Terá que ser para liberar credito para compras do cliente CLIENTE CONTA RECEITA LOCAL DE COBRANÇA Serão tipos de bancos??? VENDEDOR PEDIDOS EM ANDAMENTO PARA DISTRIBUIÇÃO COM ESPAÇO PARA DEFINIR O VEÍCULO A SER CARREGADO PEDIDO ATENDIDOS PARA PRONTA ENTREGA NA SEPARAÇÃO E CONFERÊNCIA DO PEDIDO EXPEDIDO, NÃO PERMITIR O FATURAMENTO ATÉ QUE SEJA EFETUADO TODA CORREÇÃO NO PEDIDO E SEPARAÇÃO TOTAL DO PEDIDO. CONTROLE DE CARGAS LISTA DE SEPARAÇÃO GERAÇÃO (1 / 2) - NA FALTA DE ALGUM PRODUTO, DISPARA PRODUÇÃO COMPLEMENTAR LISTA DE SEPARAÇÃO INDIVIDUAL - OS PRODUTOS DE PESO PADRÃO - E A RELAÇÃO DOS CLIENTES COM PRODUTOS DE PESO NÃO PADRÃO - DISPONIBILIZAR UMA TELA PARA ALTERAR PESOS E EMBALAR OS PRODUTOS DE PESO NÃO PADRÃO LIQUIDAÇÃO DAS CONTA A RECEBER CONTROLE DE CHEQUES CONTROLE DE BANCO / CAIXA TIPO DE RECEBIMENTO Tipo de recebimento- Por que esta tabela é diferente do depto comercial? Pois na conta a receber vai ter somente os recebimentos de cheques e dinheiro, não vai haver boletos bancários e outros que há vendas,notinhas etc. Pois é uma divida já vencida. PRORROGAÇÃO DE CHEQUE ESTORNO DE DEPOSITO CADASTRO DE CHEQUE DEVOLVIDOS DEPOSITOS DE CHEQUES PAGAMENTO AOS FORNECEDORES controla pra quem foi passado os cheques DESCONTO DE CHEQUES Inclui os juros para serem descontados

10 Guia do usuário Visual SAEF Página: 10 Instruções práticas sobre a tela inicial: Informações de IP, ECF, e mudanças de Alíquota do ECF Menu com as principais funcionalidade s Configurações internas do sistema Atalhos para as movimentações e operações da empresa Visão Geral dos processos em andamento Cliente pode ter acesso ao boleto de aluguel do Visual SAEF Ícone de Atalho, para verificar a Rede e o Sistema Versão do sistema e as principais atualizações Verificações de chamados(help Desk) e outras solicitações

11 Guia do usuário Visual SAEF Página: 11 Material de Apoio: Pensando na dificuldade de alguns clientes, referentes a regras de negócios, estamos disponibilizando junto a este material, alguns links de arquivos sobre: Sintegra - Sped Fiscal - ECF - NF-e - ou Contabilidade - Simples - Formação de Preço do Produto- Tributação Gestão Financeira -

12 Guia do usuário Visual SAEF Página: 12 Parte I Preparação inicial das atividades no Visual SAEF Com o intuito de começar o uso do Visual SAEF, apresentamos a baixo, os processos que habilitam os seus primeiros passos. 1.1 Sistema Centro de Custo: Esse cadastro é para definir uma separação de uma sub-administração, ou seja, Matriz, filial, departamentos e outros se necessário. ATENÇÃO: essa tabela é uma das mais importantes, onde o administrador da empresa focalizará seu controle financeiro e comercial baseado neste cento de custo. Como por exemplo: saldo de mercadorias, volume das despesas e receitas do período, contas a pagar e receber. Processo Cadastro do Centro de Custo 1. Clico no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Clique em Salvar para finalizar o processo.

13 Guia do usuário Visual SAEF Página: 13 Cadastro de diretoria: Essa tabela deverá ter pelo menos um cadastro, onde a inicialização das atividades administrativas no sistema dependerá da sua conexão, portanto vejamos: em um servidor de informações terá as seguintes administração: Exemplo 01 Controle Administrativo Pessoal 001 Centro de Custo da Família 002 Centro de Custo da Fazenda. Obs.: No cadastro da diretoria é vinculado o cadastro de centro de custo como também o cadastro das contas de bancos / caixa. Ao efetuar o logon ou a inicialização dos trabalhos no Visual SAEF, o sistema fará a conexão utilizando uma das diretorias cadastradas. Processo Cadastro de Diretoria 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Escolha o Centro(s) de Custo, que será anexado a Diretoria. 4. Clique em Salvar para finalizar o processo.

14 Guia do usuário Visual SAEF Página: 14 Contas Bancárias/Caixas: O administrador poderá controlar vários tipos de contas, tanto conta bancária e caixa. O administrador poderá disponibilizar para cada usuário as contas que ele poderá efetuar lançamentos, assim podendo liberar uma conta para lançamento e para outro usuário outra conta. Assim o administrador poderá controlar melhor os resultados e eficiência dos funcionários. Lançamento automático nas contas de receitas e despesas, e podendo ser separados os lançamentos por centro de custo. Processo Cadastro de Contas Bancárias 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Escolha o Centro(s) de Custo. 4. Escolha se é Conta Bancaria ou Caixa. 5. Clique em Salvar para finalizar o processo.

15 Guia do usuário Visual SAEF Página: Conta de Usuário Usuários: Vamos dar o início do controle das permissões de acesso e manuseio do Visual SAEF, aonde iremos para a conta de usuários. O processo de controle é muito simples, porem eficiente. Vejamos as principais características desse cadastro: 1. Devemos informar o nome usuário e função; 2. Departamento; 3. Se usuários em questão for um vendedor, ele deverá está cadastrado como vendedor e vincular esse vendedor ao cadastro de usuário, isso para controlar o acesso dos pedidos de venda que ele deseja alterar, ou seja: o vendedor está autorizado efetuar uma alteração no pedido em andamento, mas não está autorizado alterar pedido de outro vendedor. Com essa vinculação o sistema barra a alteração de pedidos de outros vendedores. Na questão de departamento, também tem o controle de permissão de controlar alteração somente do departamento, isso significa o encarregado da sessão não poderá alterar pedidos de outros departamentos e podendo alterar qualquer pedido dos vendedores do seu departamento. 4. Permissões para trabalhar com contas de caixa e banco, sendo que no primeiro campo, você deverá informar a principal conta que usuário trabalha, ou seja: no caso de usuário caixa, a principal conta que ele usa é a própria conta de caixa. 5. Após as definições anteriores, o usuário terá que definir as permissões para os grupos. Permissões: Conforme o nível de atribuições de serviço, o gerente ou administrador vai liberar a permissão para o Usuário: Centro de Custo: Conforme o perfil do usuário é liberado o centro de custo. Contas Bancárias/Caixa : Conforme o perfil do usuário é liberado as contas bancárias. Relatórios SAEF: Conforme o perfil do usuário é liberado o relatório. Senha para o Usuário: Quando efetuar todas as definições para esse usuário você só deverá informar a senha para uma nova conta ou uma quando o usuário necessitar de alterar a senha de uso.

16 Guia do usuário Visual SAEF Página: 16 Processo Cadastro de Usuários 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Escolha as permissões. 4. Escolha Centro de Custo. 5. Escolha Contas Bancárias. 6. Escolha Relatórios. 7. Clique em Salvar para finalizar o processo.

17 Guia do usuário Visual SAEF Página: Cadastro Cliente (F6) A lista de tabelas abaixo, fazem parte do Cadastro do Cliente, onde você poderá cadastra-las antes do Cadastro do Cliente, ou durante o Cadastramento de um cliente. Tabela de Bairros: Cadastro de Bairros existentes na Cidade. Tabela de Cidades: Cadastro de Cidades com abrangência nos pais. Tabela de Segmentos: Sua finalidade é caracterizar o segmento do cliente ou fornecedor. Vemos em uma empresa, representantes de vários produtos, pois o usuário poderá ter clientes das áreas construção civil, madeireiras, etc. Tabela Status: Criar, por exemplo, Inativo ou Ativo Tabela de Situação Crédito: Criar, por exemplo, Ativo ou Cancelado Tabela de Plano de Crédito: Criar planos, como por ex: Plano Básico, Plano Empresa X. Você pode atribuir um plano de crédito, com um tipo de pagamento. Processo de Cadastro de Clientes 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações solicitadas. 3. Onde tiver uma lupa, significa uma tabela de informações que deverá ser criada. 4. Para criar as informações das tabelas, clique no Menu Cadastros> Modulo Comercial ou Modulo Cadastro Clientes. 5. Para finalizar clique em Salvar.

18 Guia do usuário Visual SAEF Página: Fornecedor (F11) No Cadastramento do Fornecedor, também existira algumas tabelas de informações. Tabela de Formas de Pagamento Padrão: Ao cadastrar um Fornecedor, se você quiser, pode inserir uma forma de pagamento padrão em todas as compras de mercadorias daquele fornecedor ou deixar em branco e no atendimento do pedido de compra, escolher a forma de pagamento. Tabela de Representantes: Cadastro das informações do Representante daquele Fornecedor, como nome, endereço e etc. Processo de Cadastro de Fornecedor 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Clique em Salvar para finalizar o processo.

19 Guia do usuário Visual SAEF Página: 19 Parte II Configurações de Tabelas e Movimentações 2.1 Módulo Financeiro Tabelas Financeiras Para acessarmos os módulos de cadastro, aponta para o menu cadastro e selecione o item do menu Módulo Financeiro e aponte para o item do menu Tabelas Configuração, onde encontraremos os itens do menu a seguir: Contas de Receitas: Esse cadastro e utilizado para gerenciar como um plano de contas as receitas efetivadas junto a empresa, podendo assim o administrador da empresa, controlar e obter informações sobre resultados das vendas ou transações financeira da empresa. Ex de Receita: Dinheiro Cheque, Cheque A Receber Processo de Cadastro de Contas Receitas 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Clique em Salvar para finalizar o processo.

20 Guia do usuário Visual SAEF Página: 20 Contas de Despesas: Esse cadastro é similar ao anterior, contudo sua incidência é nos pagamentos realizados pela empresa, organizando esse controle de forma analítica ou sintética das despesas. Essa movimentação automaticamente é gerenciada pelo sistema, não sendo necessário que os funcionários tenham conhecimento administrativo, basta está bem configurada pelo administrador. Ex de Despesa: Água, Luz e Aluguel. Essas contas serão utilizadas na movimentação das contas a pagar, receber e controle bancário. Caso a empresa utiliza a parte comercial, o sistema também fará essa alimentação dos dados automaticamente. Processo de Cadastro de Contas Despesas. 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Clique em Salvar para finalizar o processo.

21 Guia do usuário Visual SAEF Página: 21 Cadastro dos Históricos/Caixa: Essa tabela tem como finalidade de facilitar os lançamentos bancários ou movimento caixa. Onde poderemos cadastrar as principais incidências de pagamentos ou recebimentos. Vejamos alguns exemplos: Crédito Rec. Cheque Devolvido Débito Devolução de Cheque Debito - Cheque para Combustível Processo de Cadastro de Históricos/Caixa. 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Clique em Salvar para finalizar o processo.

22 Guia do usuário Visual SAEF Página: 22 Tabela de Bens: essa tabela é opcional sua utilização no sistema, mas é de grande funcionalidade, vejamos: uma empresa poderá ter vários carros na sua frota, onde todos gastarão combustíveis, pneus e outras manutenções; podendo assim o administrador da empresa determinar cadastrar todos os veículos da empresa, e assim o administrador poderá fazer uma avaliação da despesa global ou individual por veículo. Tipo de Recebimento para Liquidação das Contas a Receber: Neste exemplo exposto, podemos observar que, o tipo de recebimento é Depósito bancário e sua incidência será no controle bancário, ou seja, você dará baixas nas contas a receber e, automaticamente será alimentado o lançamento bancário. Tabela Alínea Devolução de Cheques: Motivo de devolução do cheque, o sistema traz uma lista de motivos, e podem ser cadastrados outros, caso necessite. Local de cobrança: Para iniciarmos os trabalhos nas contas a receber, é necessário entendermos a necessidade das definições dos locais de cobrança. Esse cadastro tem como finalidade separar as contas a receber por localidade, e sendo por padrão o código 01, Cobrança em carteira e os demais registros não existe ordem nenhuma, pode ser cadastrado aleatoriamente. O mais importante é: todo lançamento gerado pelas vendas, já virá com a definição, cobrança em carteira. Movimentação Financeira Este parte contempla a parte prática do processo de administração financeira, por isso vamos relembrar alguns assuntos e mostrar como incluir as informações no sistema:

23 Guia do usuário Visual SAEF Página: 23 Contas a Pagar Lançamento das Contas a Pagar: Contas decorrentes de compras feitas para venda ou uso interno da empresa. Processo de Cadastro de contas a Pagar 1. Clique no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Clique em Salvar para finalizar o processo.

24 Guia do usuário Visual SAEF Página: 24 Liquidação das Contas a Pagar: Liquidação das Contas decorrentes de compras feitas para venda ou uso interno da empresa. Processo de Liquidação de Título: 1. Clique no botão Localizar. 2. Escolha o titulo a ser baixado. 3. Clique em Efetuar Pagamento. 4. Preencha as informações da baixa. 5. Clique em Confirmar Pagamento.

25 Guia do usuário Visual SAEF Página: 25 Prestação das Contas a Pagar: Verificação do histórico de pagamentos e a possibilidade de estorno para correção de pagamentos feitos com erro. Processo de Prestação das Contas a Pagar 1. Clique no botão Localizar. 2. Escolha o acerto 3. Clique em Efetuar Estorno

26 Guia do usuário Visual SAEF Página: 26 Contas a Receber Lançamento das Contas a Receber: Para acessarmos esse cadastro podemos pressionar a tecla de atalho Ctrl + R ou acessando o Menu Movimentação>Módulo Financeiro>Contas a Receber. Após a identificação do centro de custo desejado, o usuário deverá clicar no botão Novo para assim efetuar o lançamento das contas a receber, vimos que existe um número para documento, onde poderá ser opcional sua utilização, caso o usuário não tenha um número de controle, pressione a tecla Enter que o sistema irá gerar um número automático. Processo de Lançamento de Contas a Receber 1. Após a identificação do centro de custo desejado, o usuário deverá clicar no botão Novo para assim efetuar o lançamento das contas a receber 2. Vimos que existe um número para documento, onde poderá ser opcional sua utilização, caso o usuário não tenha um número de controle, pressione a tecla Enter que o sistema irá gerar um número automático. 3. Informe o tipo documento; 4. Cadastro de cliente deverá existir; 5. Conta de Receitas; 6. Histórico é uma prévia desse recebimento que deverá ser efetuado; 7. Valor Total do Título; 8. Quantidade de parcelas que será dividido o valor total do título; 9. Vencimento é o primeiro vencimento da parcela, se ocorrer mais de uma parcela para o titulo, abrirá uma janela para informar e confirmar os valores e vencimentos das parcelas; 10. Data de Emissão do Titulo; 11. Valor a receber, é o valor de cada parcela, que poderá ser o mesmo valor do titulo caso seja somente uma parcela; 12. E por fim, local de cobrança, que por padrão ele já vem como Cobrança em Carteira. 13. Caso o lançamento seja em cheque aparecerá à seguinte tela, devemos informar os dados do cheque

27 Guia do usuário Visual SAEF Página: 27 Após o lançamento desse recebimento, podemos localizar informando os filtros necessários, efetuar alteração ou exclusão do mesmo. O usuário poderá efetuar consultas das contas a receber em um painel próprio, onde neste guia mostraremos as diversas consultas disponíveis no sistema.

28 Guia do usuário Visual SAEF Página: 28 Liquidação das Contas a Receber: Para efetuar a baixa das contas a receber, o usuário deverá clicar no menu Movimentação e apontar para o item do menu Liquidação das contas a receber, que por sua vez aparecerá uma janela pedido a senha de que está efetuando a baixa. Processo de Liquidação de Contas a Receber 1. No item Procura por, o usuário encontrará opções de baixa: Duplicata em Carteira Cheque pré-datado Cartão de crédito Nota promissória Duplicata Banco Fatura / Guia 2. Após o filtro desejado, o usuário deverá clicar no botão Localizar, em seguida, aparecerá o resultado das ocorrências na lista do painel, onde o operador poderá escolher qual documento a ser baixado. 3. Na escolha do documento a ser baixado aparecerá um ícone como característica verificada a cor vermelha ou para na efetuar a baixa um ícone de característica uma bolinha, para alternar entre o recebimento ou não recebimento do documento exibido na lista pressione a tecla de Espaço. 4. A mesma tecla você marca e desmarca, e ao término da escolha do(s) documento(s) a ser baixado clique no botão Efetuar Recebimento, onde aparecerá uma janela a ser informado as condições de recebimento. 5. Nesta opção do recebimento, você poderá especificar multas e juros, descontos e outras opções a serem realizadas.

29 Guia do usuário Visual SAEF Página: 29 Prestação das Contas a Receber: Após a liquidação da conta a receber, agora veremos a prestação de contas a receber, que é a informação das condições do recebimento efetuado, mostrando quando e como foi o recebimento, como a data, valor recebido e o usuário que efetuou a baixa, podendo até mesmo efetuar o estorno do recebimento. Você poderá: Localizar; Imprimir a prestação de contas; Estornar; Quando é feito o estorno do recebimento, todos os lançamentos efetuados de baixar voltarão com eles estavam inclusive se houve alguma geração de lançamento no caixa, será estornado. Controle de Cheques Inclusão da Ocorrência de Cheque Devolvido : Caso algum cheque seja devolvido por algum motivo, o sistema possui um cadastro para controle.

30 Guia do usuário Visual SAEF Página: 30 Processo de Inclusão da Ocorrência de Cheque Devolvido 1. Coloque os dados do Cheque ou nome do cliente. 2. Clique em Localizar. 3. Escolha o cheque. 4. Escolha o motivo da alínea. 5. Clique em Incluir Ocorrência. 6. Preencha as informações solicitadas 7. Clique em Registrar a Ocorrência para finalizar processo. Relação e Exclusão de Cheque Devolvido: Para verificar os cheques devolvidos e para dar baixa, caso o cliente venha buscar o cheque ou seja enviado para o banco e tenha sido compensado. Processo de Exclusão da Ocorrência de Cheque Devolvido 1. Coloque o nome do cliente ou numero do cheque 2. Clique em Localizar. 3. Escolha o cheque com a tecla de espaço do teclado. 4. Para finalizar clique em Excluir Ocorrência.

31 Guia do usuário Visual SAEF Página: 31 Controle Prorrogação/Estorno Depósito Cheque : Caso o cliente peça um pouco mais de prazo ou o cheque é estornado do depósito. Processo de Exclusão da Ocorrência de Cheque Devolvido 1. Coloque o nome do cliente ou numero do cheque 2. Clique em Localizar. 3. Escolha o cheque com a tecla de espaço do teclado. 4. Para finalizar clique em Excluir Ocorrência.

32 Guia do usuário Visual SAEF Página: 32 Painel de Consulta e Garantia de Cheques :?

33 Guia do usuário Visual SAEF Página: 33 Controle de Bancos/Caixas: Lançamentos Controle Bancário: Lançamentos avulsos de despesas e receitas extraordinárias. Como por exemplo: Processo de Lançamentos Controle Bancário 1. Coloque o nome do cliente ou numero do cheque 2. Clique em Localizar. 3. Escolha o cheque com a tecla de espaço do teclado. 4. Para finalizar clique em Excluir Ocorrência.

34 Guia do usuário Visual SAEF Página: 34 Transferências entre contas: o administrador poderá orientar os funcionários do departamento financeiro que, todas as retiradas do banco para suprimir saldo poderá ser feita em um só lançamento, no item do menu Transferências entre Contas. Ou transferir valores de um caixa para outro, ou uma conta para outra. Processo Transferência entre Contas 1. Clico no botão Novo. 2. Escolha a Conta x de envio para conta y de recebimento. 3. Preencha o valor de transferência. 4. Clique em Salvar para finalizar o processo.

35 Guia do usuário Visual SAEF Página: Modulo Comercial Tabelas Comerciais Cadastro de Produtos Ao cadastrar um novo produto, o sistema disponibiliza essas três opções: 1. Produto acabado é quando o produto é adquirido de terceiros gerando assim um saldo. Ex: cola, fechadura, etc. 2. Serviço / outros não gera saldo. Ex: serviço de entrega, frete e taxas. 3. Matéria-prima quando o produto ainda será industrializado. Ex: a madeira para a confeccionar a janela, o forro do teto. Sugerir ao cliente: ao colocar o tipo de produto, utilizar todas as letras maiúsculas. Pois o layout ao imprimir e visualizar a tela, o relatório terá uma melhor aparência. Un: podem ser metros, unidades, milheiros, cm, kg, etc.. Marca: é a marca do produto Ponto de volume (PV): Pontuações de produto e situações de quantidade de produtos. Marcar uma das alternativas: 1. Sem registro do produto quando o produto não tem uma especificação para ser identificado. 2. Controle de registro produto ex: o chassi das motos para a Moto Sena, o nº de série do celular usado na Via Celular. Quando o produto estiver cadastrado com este registro, ele deverá ser incluído no pedido de venda um por um. Valores do custo: Os valores do custo devem ser discriminados e rateados, caso tenham mais de um produto na nota fiscal. O valor do custo médio final só será determinado, quando houver duas ou mais alterações. Caso não haja nenhuma alteração, não tem como o sistema efetuar a média. Tabela do custo do produto:? Valores de vendas e tributações: Tem as opções de índice de varejo e atacado, assim como o preço de varejo e atacado. O produto pode entrar em promoção e a validade para a promoção. O sistema Visual Saef determina até que dia o produto ficará em promoção. Ex. a promoção vai durar 7 dias, basta você colocar o número 7 que o sistema mostrará até que dia o produto ficará em promoção. Definições do estoque: Local estoque para empresa que tem muitas mercadorias e quer determinar um local para o estoque. Quantidade máxima e mínima para o estoque Tabela de Categorias : Categorias dos produtos; com grupo e subgrupo, onde o administrador poderá determinar Comissões, Metas e Bonificações. Tabela de Fabricante : Nome das Empresas que fabricam os produtos que foram cadastrados no cadastro de produtos. Tabela de Unidade de Medidas: Cadastramento de kg, un, pct, siglas de unidades de venda dos produtos. Lembrete: Todo Cadastro de Tabelas acima é feito no Cadastro> Modulo Comercial

36 Guia do usuário Visual SAEF Página: 36 Processo de Cadastro de Produtos 1. Clico no botão Novo. 2. Preencha as informações necessárias. 3. Clique em Salvar para finalizar o processo.

37 Guia do usuário Visual SAEF Página: 37 Tabela de Expositores : Tabela de expositores que vão ser emprestados ao clientes para expor produtos comercializados. 1 - Para poder emprestar um expositor para o cliente, é preciso cadastrar o expositor primeiramente na Tabela de Expositores, no seguinte Menu: Cadastro>Modulo Comercial>Cadastro das Tabelas de Produtos>Tabela de Expositores. 2 - Você entra no cadastro de cliente que você deseja emprestar o expositor e clique no botão expositor, e adicione ou exclua. 3 - Para verificar o relatório de todos os expositores emprestado, é só clicar em imprimir e escolher imprimir relatórios de expositores.

38 Guia do usuário Visual SAEF Página: 38 Configurações dos recursos do sistema Tabela de Transportadoras/ Motorista: Cadastrar informações de transportadoras e Motoristas. Tabela de Veículos: Informações sobre os veículos que vão entregar as mercadorias. Tabela de Praças: Cadastro de cidades, onde será entregue os produtos.

39 Guia do usuário Visual SAEF Página: 39 Movimentação Comercial Pedido de Compras: Entrada de Produtos para a venda. Processo de Compras 1. Clique em novo. 2. Escolha Fornecedor. 3. Escolher a Analise de compra : 1 Compra Efetuada 4. Escolher produto. 5. Salvar pedido. 6. Atender o pedido e salvar. Central de Compras : Sub sistema inteligente para controlar o estoque e a compra de mercadorias. Entrada de Produtos Transferência de Produtos :Transferência de um centro de custo para outro.

40 Guia do usuário Visual SAEF Página: 40 Acerto de Estoque: Processo de atualização do estoque, sem entradas no contas a pagar. Processo de Acerto de Estoque 1. Clique em novo. 2. Escolha Fornecedor: Acerto de Estoque 3. Escolher a Analise de compra : Acerto de Estoque 7. Escolher produto. 8. Salvar pedido. 9. Atender ao pedido e salvar, com a forma de pagamento: Acerto de Estoque (Não incide no contas a pagar) Devolução de Venda: Troca de produtos/ Devolução de Mercadorias: Saída de Mercadoria Pedido de Vendas: Tipos de Vendas Devolução de Produtos de compra: Caso o cliente não precise mais do produto, ou tenha ocorrido algum defeito. Recursos do modulo Comercial

41 Guia do usuário Visual SAEF Página: 41 Liberação de Pedidos de Venda: Pedidos sem estoques, ou com descontos ou por outros motivos. Controle de Alteração de preços: Tabelas Fiscais As tabelas abaixo fazem parte da configuração da nota fiscal e do ECF, são extramente importantes e endereço no sistema Cadastro>Modulo Escrituração Fiscal. Tabela de Código Fiscal de Operações CFOP: A relação dos CFOP s está disponibilizada no site da Secretaria da Fazenda, ou consulte o seu contador das suas contas de Operações. Informe corretamente os campos : Código da Conta - ( Número do CFOP ) Nome da Conta - ( Descriminação do CFOP ) Informativo Fiscal- ( Se houver algum comentário para o CFOP ) Espécie de Documentos Válidos: O cadastro de Espécie de Documentos Válidos se faz necessário a fim de identificar o tipo de documento que estará sendo utilizado para as operações fiscais. As informações necessárias são apenas 02 ( duas ) : Espécie do Documento Descrição do Documento Modelo Documento Fiscal : Existem vários modelos de Nota Fiscal, que são padronizadas pelo governo, com o intuito classificar as operações feitas com esses documentos. Vejamos os tipos de Modelo de Documentos Válidos : 24 Autorização de Carregamento e Transporte, Modelo 24

42 Guia do usuário Visual SAEF Página: Bilhete de Passagem Aquaviário, Modelo Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, Modelo Bilhete de Passagem Ferroviário, Modelo Bilhete de Passagem Rodoviário, Modelo Conhecimento Aéreo, Modelo Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, Modelo Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, Modelo 9 08 Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Modelo 8 17 Despacho de Transporte, Modelo Manifesto de Carga, Modelo Nota Fiscal, Modelo 1 06 Nota Fiscal / Conta de Energia Elétrica, Modelo 6 03 Nota Fiscal de Entrada, Modelo 3 21 Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, Modelo Nota Fiscal de Produtor, Modelo 4 22 Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, Modelo Nota Fiscal de Serviço de Transporte, Modelo 7 02 Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, Modelo 2 20 Ordem de Coleta de Carga, Modelo Resumo Movimento Diário, Modelo 18 Deverá ser feito o cadastro dos Modelos de Documentos Válidos, que serão utilizados no estabelecimento comercial, para que as operações fiscais sejam feitas. Os campos a serem preenchidos são: Código do Modelo Descrição do Modelo Cadastro das Series Válidas: O Cadastro das Séries Válidas trabalha junto com os Modelos de Documentos Fiscais, sendo essencial o cadastramento do mesmo. Os campos a serem preenchidos são: Espécie do Documento Série do Documento Tipo do Documento (Entrada / Saída) Modelo Documento Fiscal Parâmetro para Emissão de Nota Fiscal Avulsa: Neste item, vamos cadastrar os Parâmetros para Emissão de Notas Fiscais Avulsas no sistema. Quando houver a necessidade de emissão da mesma, esses parâmetros deverão estar cadastrados. Os campos a serem preenchidos são: Título da Emissão Tipo de Credor ( Cliente ou Fornecedor ) Tipo do Registro ( Entrada / Saída ) Complemento CFOP ( Número do CFOP ) Situação Tributária Cadastro das Situações Tributárias ECF: Usado para ser parâmetro do Resumo ECF. Cadastro das Impressoras Fiscais: Nome e informações sobre a impressora e sua situação tributária.

43 Guia do usuário Visual SAEF Página: Movimentação Fiscal Registro de Entrada: Informações sobre a nota fiscais de compra e devolução de mercadorias, que foram vendidas e a possibilidade de excluir, alterar e cancelar.

44 Guia do usuário Visual SAEF Página: 44 Registro de Saída: Informações sobre a nota fiscais de venda e devolução de mercadorias, que foram compradas e a possibilidade de excluir, alterar e cancelar. Resumo Diário ECF:? Resumo das movimentações do Cupom Fiscal Ajuste da Apuração ICMS:? Gerenciador da Nota Fiscal Eletrônica:?

45 Guia do usuário Visual SAEF Página: 45 Parte III Outras Movimentações 3.1 Processos Avançados Venda fora do Estabelecimento Carregamento: A venda fora do estabelecimento é um processo onde a empresa efetua suas vendas fora do estabelecimento, através de veículos que fazem o carregamento das mercadorias que desejam vender e, através do acerto gera um mapa de acerto onde é possível controlar as mercadorias carregadas, retornadas e as vendidas. Processo de Carregamento: 1. Agora é só digitar os dados do carregamento: Data, vendedor, cliente, número do bloco de NF, a quantidade de produtos carregada. Depois Para salvar o carregamento, clique na palavra SIM. 2. Marcar a opção: CONTROLE DO PEDIDO: pedido conferido disponibilizar para o carregamento. 3. Na opção Imprimir: Sairá o Romaneio do carregamento, cujo vendedor deverá leva-lo ao estoquista para a devida conferência das mercadorias. O romaneio deverá constar à assinatura do estoquista como forma de assegurar a conferência das mercadorias. Neste Romaneio de carregamento consta o dado do carregamento como: vendedor, o nº do carregamento, nome e código do produto, a quantidade de produtos carregada. Esta conferência é realizada antes da impressão da Nota Fiscal. 4. Ao posicionar o mouse em Controle do pedido, você tem a opção: Finalizar o carregamento e imprimir a nota fiscal ou estornar para devolver o pedido para conferência. 5. No submenu Imprimir você pode imprimir a NF de remessa ou o Romaneio;

46 Guia do usuário Visual SAEF Página: Para estornar o carregamento ou finalizar o carregamento para emitir a Nota Fiscal, basta marcar a opção Controle do pedido. 7. Após concluir todos esses passos o manifesto de carregamento está pronto. Retorno da Venda fora do Estabelecimento : 1. Processo de Retorno: 2. Abrir o menu Movimentação 3. Clicar sobre a opção Vendas e Compras 4. O vendedor retorna com as mercadorias para fazer o acerto 5. Marcar a opção Acerto do carregamento (devolução) ou Ctrl+F4 6. Selecionar o nome do vendedor e marcar o campo novo; 7. Aparecerá o numero do carregamento automaticamente no sistema; 8. Em cliente deverá ser colocado o nome da empresa, pois as mercadorias estão retornando para o estoque da empresa. 9. Digitar o código do produto com sua respectiva quantidade devolvida, ou melhor, retornada. Depois você deverá salvar o acerto de devolução. 10. Em Controle do pedido: você deverá finalizar o pedido de devolução 11. Na opção Imprimir: deverá ser impresso o romaneio de acerto. O vendedor deverá levar esse romaneio ao estoquista para a conferência da quantidade devolvida. 12. Romaneio de acerto do carregamento: 13. O estoquista faz a conferência das mercadorias em estoque e envia junto com o mapa de acerto. O romaneio deverá constar à assinatura do estoquista conferente.

47 Guia do usuário Visual SAEF Página: 47 Acerto da Venda Fora do Estabelecimento : Processo de Acerto: 1) Após a conferência ir à opção Controle de estoque para fazer o acerto. Devolução conferida, finalizar para impressão de nota fiscal ou estornar a devolução dos produtos do pedido. 2) Imprimir: a nota fiscal de devolução de remessa, ou seja, devolver as mercadorias para o estoque da empresa; você pode também imprimir o Mapa de acerto. 3) No relatório Mapa de acerto do carregamento possui cálculos do percentual de giro. PCP Controle de Produção Ficha Técnica do Produto: Tabela de etapa da Produção:. Venda a Produzir Efetuando o pedido de venda a produzir: No caso de produto, que ser feito um beneficiamento, portanto primeiro é feito a venda pelo painel de vendas(f5). Avaliando os pedidos a produzir: Os pedidos chegam no Controle de avaliação dos pedidos e podem ser feito no Ctrl + Z. Seleciona o pedido, através do teclado espaço e clique em Gerar ordem de produção.

48 Guia do usuário Visual SAEF Página: 48

49 Guia do usuário Visual SAEF Página: 49 Gerando a Ordem de Produção: No controle do Pedido, digite a etapa de produção.. Produção: Efetuando o faturamento dos pedidos da produção concluída: Producao concluída, e preciso que localize o pedido no F5 e atenda o pedido, com a respecitva forma de pagamento e entrega.

50 Guia do usuário Visual SAEF Página: 50 Controle Faturamento Direto : Para quem deseja trabalhar com representações, no ato de um pedido de venda, é preciso que identifique o pedido de venda, como faturamento direto,para poder inlcuir uma informação a mais, que no caso é o Fornecedor. Controle das Vendas Externas:

51 Guia do usuário Visual SAEF Página: 51 Controle das Vendas do Tele-vendas: Caso precise o cliente, ligue e peca a entrega de uma mercadoria em sua residência, é possível fazer um pedido de venda de status: Vendas Tele-Vendas e atender ao pedido, quando o entregador retornar com o dinheiro, ou quando for emitido boleto e for entregue o produto para o cliente.

52 Guia do usuário Visual SAEF Página: 52 Controle de Cargas Formação de carga: Quando existem pedidos a despachar ou a entregar, será preciso a montagem da carga. Separação da mercadoria: Os pedidos chegam para o pessoal do estoque, de forma que é feito a coletagem dos produtos. Despachando a carga: O despacho de cargas, pode ser feito pela empresa ou contratar uma outra empresa tercerizada. Acerto financeiro da carga: Ao retornar da entrega, o motorista acerto os pedidos com o faturista. Controle de comissão para os motoristas de cargas: Caso a empresa opte por pagar comissões por entrega para o motorista, o sistema está apto a este processo.

53 Guia do usuário Visual SAEF Página: 53 Controle de Expedição Entrega Local: Caso o cliente, compre o produto e queira levá-lo, você pode dar baixa no pedido, como entegra local. Montagem da Carga: Se houver necessidade de entrega, é preciso montar a carga, você pode escolher os produtos desejados e posteriormente montar a carga. Entrega e Acerto: Após a entrega, o motorista retorna para empresa e precisa que o pessoal da expedição, confira as mercadorias para voltar para o estoque, se houver mercadorias de retorno, e também é preciso acertar os valores, caso algum pedido tenha sido feito a receber do cliente. Fluxo do Controle de Expedição: 1. O PEDIDO É FEITO E ATENDIDO ( F5) > 2. O PEDIDO É TRANSFERIDO PARA O CONTROLE DE EXPEDICAO ( CTRL + Q) > 3. EFETUAR A ENTREGA IMEDIATA DO PRODUTO, CASO SEJA A RETIRAR OU A BUSCAR. > 4. OU ESCOLHER OS PEDIDOS E MONTAR A CARGA, CASO SEJA A RETIRAR OU A DESPACHAR. > 5. DENTRO DO CONTROLE, ELE PODE: EFETUAR A ENTREGA IMEDIATA DO PRODUTO, CASO SEJA A RETIRAR OU A BUSCAR. > 6. OU ESCOLHER OS PEDIDOS E MONTAR A CARGA, CASO SEJA A RETIRAR OU A DESPACHAR.

54 Guia do usuário Visual SAEF Página: 54 Controle de Entregas Parciais: Caso o cliente faça uma compra de 20 produtos, todavia ele queira que seja entregue apenas 10 produtos num dia e os outros 10, no outro dia, você pode monitorar e executar este processo neste controle. Processo de Entrega parcial: 1) Após a conferência ir à opção Controle de estoque para fazer o acerto. Devolução conferida, finalizar para impressão de nota fiscal ou estornar a devolução dos produtos do pedido. 2) Imprimir: a nota fiscal de devolução de remessa, ou seja, devolver as mercadorias para o estoque da empresa; você pode também imprimir o Mapa de acerto. 3) No relatório Mapa de acerto do carregamento possui cálculos do percentual de giro.

55 Guia do usuário Visual SAEF Página: 55 Controle de Bloqueios: Um processo gerencial, onde o gerente ou administrador, pode controlar as vendas, o cadastro do cliente e a analise de credito, onde somente a autorização com senha possibilita continuar os processos citados anteriormente. Bloqueio de Cadastro: Cliente com Cadastro vencido, o sistema barra e pede atualização. Liberação de Crédito: No cadastro do cliente, é possível colocar o limite de compra de cada cliente. Bloqueio de Venda: O Gerente pode controlar as vendas e liberar aquelas que estão ok. Processos de Controle de Bloqueio 1. Após ter configurado o sistema, você agora esta prestes a fazer uma venda, entre no cadastro do cliente(f6) e cadastre um novo cliente. 2. Se você entrar nas vendas, após ter cadastro o cliente, o sistema irá barrar a venda com uma critica, pois não foi liberado pelo gerente o novo cadastramento. 3. Vamos liberar o novo cliente, então clique no Menu Cadastros>Modulo Cadastros Clientes/Fornecedores >Modulo Controle de Credito > Controle Analise de Credito. 4. A lista de clientes aparece na tela, então é só escolher o novo cliente e clicar em Liberar Cadastro, depois salvar registro e por fim no botão sim. 5. Depois entre no Menu Movimentação > Modulo Comercial>Controle de Vendas/Compras> Painel de Liberação de Pedidos ( Bloqueios) ou aperte o atalho Ctrl+Shift+F5. 6. Uma nova tela aparece, com a lista de clientes, escolha o novo cliente que você deseja liberar para fazer compras, e clique em Definir Situação Cad. e por fim em Aprovar Cadastro, coloque as observações e clique sim. 7. Se for a liberação de vendas, depois do cliente cadastrado, voce dever entrar na tela de liberação de pedidos bloqueado Ctrl + Shift + F5.

56 Guia do usuário Visual SAEF Página: 56 Roterização Tabela de Rotas: Cadastro com nome de vendedores, Nome da Rota e Supervisor de Atendimento, será usado na formação do itinerário de visitas. Controle de Itinerário: Formação de itinerário de visitas, onde o administrador pode montar para cada vendedor, o cliente que ele irá visitar, e com qual periodicidade e dia da semana. Controle de Separação / Conferencia / Faturamento: Se este módulo for habilitado, a partir do pedido de venda que for para ser entregue, ele vai passar pelas seguintes etapas no sistema: Separação: Depois do pedido salvo, ele vai para o Controle de Separação.

57 Guia do usuário Visual SAEF Página: 57 Conferência: Escolha o pedido que você deseja conferir e use o controle de conferencia eletrônica do pedido. Faturamento: Depois do pedido atendido e conferido, e hora de passar para o faturamento para fazer o atendimento do pedido, gerando assim, as contas a receber.

58 Guia do usuário Visual SAEF Página: 58 Controle de Prestação de Serviços: A abertura de pedidos de prestação de serviços é feito por esta tela. Tabelas de Serviços: Você pode descrever o serviço e o valor dele, para ser usado na abertura de uma ordem de serviço. Controle de Desconto: Pelo Cadastro dos Produtos: Pelo Cadastro dos Vendedores: Pela Definição na Configuração Sistema: Controle de Comissões Pelo Pedido de Venda: Pela Liquidação do Recebimento: Pela Política do Controle de Comissão:

59 Guia do usuário Visual SAEF Página: 59 Comodato: O que vem a ser o sistema Comodato? É um contrato gratuito pela qual a empresa fornecedora entrega ao seu novo cliente ou comodatário certo equipamento para que sirva dele, com a obrigação de comprar mensalmente determinada quantia de seus produtos. Para trabalhar com o comodato há uma negociação entre a empresa fornecedora e o vendedor, pois diante do mesmo a comissão do vendedor é zerada, até que as vendas atinjam o valor de varejo do equipamento. Vamos agora ver como funciona esse procedimento no Visual SAEF? Tabela de Comodato: Tabela onde vai ser colocado o equipamento que vai entrar no regime comodatário e os seus respectivos produtos, que serão comercializados. Processo de Comodato 1) Agora você deverá digitar o pedido e logo após o seu atendimento, ir até a opção CONTROLE DO PEDIDO e determinar este pedido como comodato. 2) Nesse pedido Comodato o vendedor não ganha comissão e será abatido o valor do preço de varejo desse produto nas vendas futuras do vendedor. 3) Para zerar a comissão e vincular o pedido a um comodato o processo é o seguinte: entre em determinado pedido atendido, opção CONTROLE DO PEDIDO e marque a opção Zerar comissão. Depois informe o número do pedido em comodato.

60 Guia do usuário Visual SAEF Página: 60 Nota Fiscal / Nota Fiscal Eletrônica Configuração da Nota Fiscal Modelo 01:? Configuração e controle da Nota Fiscal Eletrônica:? Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador. A Sefaz Virtual foi desenvolvida para fornecer os mesmos serviços que as Secretarias Estaduais de Fazenda. Para atingir tal objetivo, foram seguidas as especificações técnicas apresentadas no Manual de Integração do Contribuinte [1]. Dessa forma, o ambiente computacional da Sefaz Virtual disponibiliza os seguintes serviços: a) Recepção de NF-e; 1. Recepção de Lote; 2. Consulta Processamento de Lote; b) Cancelamento de NF-e; c) Inutilização de numeração de NF-e; d) Consulta à situação atual da NF-e; e) Consulta ao status do serviço. A Figura 1 apresenta um esquema da estrutura e funcionamento da Sefaz Virtual. Operações com ECF Impressoras Homologadas no Visual SAEF: Configuração da ECF:

61 Guia do usuário Visual SAEF Página: 61 Parte IV Módulo de Integração Gerando Arquivo Fiscal Geração do Arquivo Sintegra: Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços SINTEGRA consiste num conjunto de procedimentos administrativos e de sistemas computacionais de apoio, que foi adotado simultaneamente por todas as Administrações Tributárias das Unidades da Federação. Do lado dos contribuintes, o propósito é simplificar e homogeneizar as obrigações de fornecimento de informações relativas às operações de compra,venda e prestação de serviços internos e interestaduais. Do lado dos fiscos estaduais, o objetivo é propiciar maior agilidade e confiabilidade ao tratamento das informações recebidas dos contribuintes e à troca de dados entre as diversas Unidades da Federação.

62 Guia do usuário Visual SAEF Página: 62 Geração do Livro Eletrônico (DF): O Livro emitido por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados é aquele que é impresso a partir dos dados constantes no sistema de informática do contribuinte. Com a informatização das empresas surgiu a possibilidade da emissão dos documentos fiscais por meio do seu computador:

63 Guia do usuário Visual SAEF Página: 63 SPED FISCAL: A Escrituração Fiscal Digital: EFD é parte integrante do projeto SPED a que se refere o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que busca promover a integração dos fiscos federal, estaduais, Distrito Federal e, futuramente, municipais, e dos Órgãos de Controle mediante a padronização, racionalização e compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como integrar todo o processo relativo à escrituração fiscal, com a substituição do atual documentário em meiofísico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins.

64 Guia do usuário Visual SAEF Página: 64 Transações Arquivo de Remessa bancária: É um arquivo enviado pelo cliente ao banco contendo instruções que são interpretadas pelos computadores do banco Arquivo de Retorno bancário: É um arquivo retorno pelo banco como contra partida, com o resultado do processamento. TEF Discado: Utiliza linha comum de telefonia fixa ou móvel (celular) com conexão aos sistemas das administradoras de cartão de crédito/débito realizada a cada operação. Gerenciador Padrão: Módulo responsável pelo direcionamento da transação para os respectivos Módulos TEF (Amex, Redecard e Visanet). Efetua o tratamento das atividades TEF, permitindo que a Automação Comercial interaja com as administradoras de cartão de crédito e de débito, de forma simples e eficiente. Ajustes Preços Por Segmento: Por Produto: Substituição Tributária: Situação do Produto: Outras Situações do Produto:

65 Guia do usuário Visual SAEF Página: 65 Nota fiscal Nota Fiscal Serviço: Produtos: Cupom Fiscal: O Cadastro de Produtos tem uma importante participação na Configuração Fiscal do sistema, pois é onde se define os parâmetros individualizados por produto, para a impressão da Nota Fiscal. Cada produto a ser vendido tem uma incidência de tributações que devem ser destacados no momento em que se emite uma Nota Fiscal. As informações a serem preenchidas são : Código Tributação Impressora Fiscal Informe a letra F I.V.A ( Se haver necessidade ) I.P.I de Venda Código de Situação Tributária 00 Tributado Integralmente 10 Tributado e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária 20 Com Redução da Base de Cálculo 30 Isenta ou não Tributada e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária 40 Isenta 41 Não Tributada 50 Suspensão 51 Diferimento 60 ICMS cobrado anteriormente por Substituição Tributária 70 Com Redução da Base de Cálculo e cobrança do ICMS por Substituição Tributária 90 Outras Alíquota de ICMS para o Estado Alíquota de ICMS para Outros Estados Obs.: Todas essas informações você consegue na própria Nota Fiscal de origem ou com o seu contador. I. Utilizando Notas Fiscais a) cada empresa ou segmento comercial deverá ser levantada as sua possíveis tributação para proceder sua configuração; b) nas vendas no estado de Goiás, as alíquotas deverá estar previamente cadastradas no painel de cadastro de produto, onde sua tributação Interna com 17%, e para vendas fora do estado, com a tributação Externa de 12%. Existe caso que a empresa tem reduções de alíquota, e deverá ser informada no ato da emissão, Informando sua alíquota, onde o sistema irá calcular os valores correspondentes. No diretório do banco de dados, o sistema irá criar um arquivo de configuração das condições de emissão das notas fiscais, no projeto atual, você poderá criar várias natureza de operação e informando o código dessa operação, onde o sistema irá identificar pelo código natureza de operação.

66 Guia do usuário Visual SAEF Página: 66 Parte V Principais Relatórios Módulo Financeiro Contas a pagar Contas a receber Avaliação financeira da empresa. Análise Administrativa

67 Guia do usuário Visual SAEF Página: 67 Módulo Comercial Analisando desempenho das vendas Analisando movimentação dos produtos Controle de comissões...