02/2017. ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO (extrato)

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1 02/2017 ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO (extrato)

2 Nº 02/2017 Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) Objetivo Relator Destinatários - Apresentar os resultados do SGQ; e - Definir ações relacionadas a oportunidades de melhoria, necessidade de mudanças e necessidade de recursos. Mateus Santini Paulo de Tarso Mendes Luna Ibanez Ferreira Filter Luiz Fernando Zachia Sergio Roberto de Lima e Silva Filho Edilson dos Santos Macedo Eric Fabris Andre Mascia Daltrini Artur Porto Alegre Marcos Tadeu de Lorenzi Manoel Henrique do Val Oliveira Lino 1. ANÁLISE DE AÇÕES DE ANÁLISES CRÍTICAS ANTERIORES 2. MUDANÇAS INTERNAS E EXTERNAS 3. DESEMEPENHO E EFICÁCIA DO SGQ O objetivo das auditorias internas do SGQ é verificar se a execução dos processos e atividades está ocorrendo conforme o planejado, de forma a atender os requisitos das partes interessadas, bem como verificar a aderência dos mesmos aos requisitos da NBR ISO9001:2015. A auditoria interna é um importante recurso para a preparação para a auditoria externa, além de ser um requisito obrigatório da norma. Segue na figura abaixo o plano da auditoria 02/2017 lembrando que a auditoria 01/2017 foi realizada no primeiro semestre ainda na versão 2008 da norma. Página 1 de 7

3 PLANO DE AUDITORIA INTERNA 02/2017 Reuniões Data Hora Local Abertura 06/09/2017 por processo nos locais de trabalho Encerramento 06/10/ :00h Auditório PROCESSO SETOR DATA HORA EQUIPE AUDITORA LÍDER DA EQUIPE COMERCIALIZAÇÃO NEGÓCIOS 22/09/ :00h às 12:30h Julio Leão e Elisa Rosa Julio Leão DESENVOLVIMENTO PP&D 06/09/2017 a 04/10/2017 Christian Hubert, Rafael Soares e Débora Valente Christian Hubert MANUFATURA FÁBRICA 06/09/2017 a 04/10/2017 Rafael Soares, Melissa Vetromille e Christian Hubert Rafael Soares ESTRATÉGIA E LIDERANÇA PRESIDÊNCIA, FINANCEIRO, CONTABILIDADE, CONJUR, AUDITORIA INTERNA E COMUNICAÇÃO 11/09/2017 a 22/09/2017 Pedro Mucillo, Kátia Monteiro, Melissa Vetromille e Douglas Foster Pedro Mucillo MELHORIA QUALIDADE 06/09/ :00h às 12:00h Márcia Beroth, Gabriele Monego, Alexandre Silva e Douglas Foster (observador) Márcia Beroth PESSOAS RH e SMS 19/09/ :30h às 16:30h Kátia Monteiro, Gabriele Monego, Rafael Cantalice e Alexandre Silva (observador) Kátia Monteiro INFRAESTRUTURA FACILITIES, MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS, TI, EDA, SERVIÇOS GERAIS, SUPRIMENTOS E ARQUIVO 18/09/2017 a 05/10/2017 Christian Hubert, Mateus Santini, Julio Leão, Junio Caldas e Jean Rosa Junio Caldas AQUISIÇÕES COMPRAS 18/09/2017 à 22/09/2017 Carlos Kley e Josue Freitas Carlos Kley PD Plano de Auditoria Interna da Qualidade R03 Nesta primeira auditoria interna na versão 2015 da norma foram encontradas 99 (noventa e nove) não conformidades (NCs) e 48 (quarenta e oito) oportunidades de melhorias (OMs) nos 8 (oito) processos auditados. Este aumento significativo de não conformidades com relação aos anos anteriores já era esperado pelo fato da ampliação do escopo (de 40 para 196 colaboradores e inclusão do processo de Desenvolvimento) e da mudança da versão da norma (da versão 2008 para a versão 2015). AÇÕES CORRETIVAS 2017 As NCs da Auditoria Interna se juntam as demais NCs que já estavam abertas no ano de Para cada NC encontrada é aberta uma Ação Corretiva (AC) e para cada OM observada é aberta uma Ação Preventiva (AP). Atualmente existem 118 (cento e dezoito) Ações Corretivas e 4 (quatro) Ações Preventivas abertas no ano de Página 2 de 7

4 4. RECURSOS 5. AÇÕES PARA ABORDAR RISCOS E OPORTUNIDADES A NBR ISO9001:2015 define a que organização deve determinar riscos e oportunidades para assegurar que o SGQ possa alcançar os seus resultados pretendidos, bem como aumentar os efeitos desejáveis, prevenir ou reduzir os efeitos indesejáveis e alcançar a melhoria. Ao determinar estes riscos e oportunidades a organização deve considerar o ambiente externo e interno, e entender necessidades e expectativas das partes interessadas. As oportunidades são abordadas no mapa estratégico por meio dos objetivos estratégicos. Em relação à estrutura de gestão de riscos e controles, a CEITEC S.A. possui implementadas as Três Linhas de Defesa para o Gerenciamento Eficaz de Riscos e Controles, conforme declaração de posicionamento do The Institute of Internal Auditors IIA, de janeiro de Essa estrutura possibilita uma definição mais assertiva das responsabilidades de cada função de riscos e controles participante das linhas de defesa, permitindo a otimização dos recursos utilizados nessas atividades, evitando, assim, lacunas em controles ou duplicações desnecessárias na cobertura dessas atividades. O processo de gestão de riscos na CEITEC, na primeira linha de defesa (área de atuação da Qualidade), é composto por cinco etapas, abaixo descritas: Página 3 de 7

5 Linhas de defesa 1ª) IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS A primeira etapa da gestão de riscos consistiu em identificar os riscos em cada um dos 8 Processos da Cadeia de Valor da CEITEC (ver figura abaixo). Gestores e representantes das áreas e dos processos realizaram esta atividade levando em consideração a cultura, estrutura, estratégias e necessidades e expectativas de suas partes interessadas com a finalidade de obter riscos relevantes e alinhados a realidade da empresa. Ao final deste processo foram identificados 210 riscos. Cadeia de Valor da CEITEC 2ª) ANÁLISE DE RISCOS Nesta etapa, todos os 210 riscos identificados foram analisados e priorizados levando em consideração a probabilidade do risco ocorrer e o impacto/consequência caso ele ocorra. Foram estabelecidos critérios Página 4 de 7

6 (probabilidade e impacto) para esta análise e atribuídos 3 níveis de pontuação para cada um dos fatores. Para riscos improváveis foi atribuído grau 1, para riscos possíveis foi atribuído grau 2 e para riscos esperado foi atribuído grau 3. O mesmo processo ocorreu para o fator impacto para impacto baixo foi atribuída grau 1, para impacto médio grau 2 e para impacto alto foi estabelecido grau 3. PROBABILIDADE 1 IMPROVÁVEL 2 POSSÍVEL 3 ESPERADO IMPACTO 1 BAIXO 2 MÉDIO 3 ALTO 3ª) AVALIAÇÃO DOS RISCOS A avaliação dos riscos compreendeu comparar o nível de risco encontrado durante o processo de análise com os critérios de risco estabelecido. A classificação dos riscos é o produto do grau definido para a probabilidade e para o impacto (probabilidade x impacto/consequência). Quando o produto da análise destes riscos ficou igual ou menor a 2 o risco foi classificado como baixo; se o produto resultou em 3 ou 4 o risco foi classificado como médio; se o resultado do produto foi 6 o risco foi classificado como alto; e por fim, se o produto resultou em 9 o risco foi considerado crítico. Ao final desta avaliação chegamos a um número de 10 riscos críticos e 57 riscos altos. Destes riscos altos e críticos, optou-se por estabelecer tratativas para 42 nesta primeira rodada. 4ª) TRATAMENTO DE RISCOS O tratamento do risco envolve a seleção de uma ou mais opções para modificar os riscos e a implementação destas opções. Para operacionalizar esta etapa foi aplicada a ferramenta para elaboração de planos de ação denominada de 5W2H (what? (o que?), why? (por que?), who? (quem?), where? (onde?), when? (quando?), how? (como?) e how much? (quanto?). Para cada um dos 42 riscos a serem tratados foi definido um responsável pelo o risco que teve como atribuição definir ações com vistas a evitar, eliminar, reduzir ou alterar probabilidade e/ou impacto. Exemplo de plano de ação 5ª) MONITORAMENTO E ANÁLISE CRÍTICA Página 5 de 7

7 O monitoramento e a análise crítica são definidos conforme a peculiaridade de cada risco e processo. As responsabilidades e os prazos foram definidos no Plano de Ação propostos na etapa anterior. Quando todas as ações relativas a determinado risco são finalizadas, procede-se com a análise crítica e verificação da eficácia das ações tomadas. Após a finalização deste ciclo inicia-se um novo ciclo onde as etapas de identificação, análise, avaliação e tratamento de riscos são novamente executadas. 6. OPORTUNIDADES DE MELHORIA SAÍDAS (AÇÕES/DECISÕES) DA ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO De acordo com a NBR ISO9001:2015, a deve incluir decisões relacionadas com: 7. OPORTUNIDADES DE MELHORIAS 8. NECESSIDADES DE MUDANÇAS NO SGQ 9. NECESSIDADES DE RECURSOS Página 6 de 7