Reestruturação da Gestão Operacional 16/12/2015

Transcrição

1 Reestruturação da Gestão Operacional 16/12/2015

2 Metodologia Ciclo PDCA PDCA Etapa Objetivo Fase 1. Identificação do problema Identificar natureza do problema Aprovação Classificação Pré-Projeto P (Plan) 2. Observação 3. Análise Coletar dados e realizar mapeamentos Analisar dados coletados e principais causas 4. Plano de ação Definir metas e objetivos, equipe e cronograma D (Do) Ação Desenvolver plano de ação de acordo com prazos e responsáveis Projeto C (Check) Verificação Verificar se as ações realizadas surtiram o efeito esperado A (Act) Padronização Conclusão Padronizar e implantar processos Medir resultados Concluir projeto

3 ETAPA P - PLAN

4 ESCOPO Líder: Carla Amaral Propósito: Criar conjunto de ferramentas visando estabelecer padrões e rituais para a criação de um modelo de gestão operacional para alta performance. Indicadores: Pesquisa de Clima da Área de Operações Duração: Janeiro a agosto de 2015.

5 DIAGNÓSTICO Área de Operações Acompanhamento das rotinas e rituais da área, identificando: Comportamento Necessidade de maior envolvimento das equipes Diferentes abordagens das equipes operacionais Comunicação e ferramentas Gestão do dia-adia Falta de comunicação e desconhecimento das decisões estratégicas Ausência de mapeamento das responsabilidades Ausência de padronização das melhores práticas entre os gestores Necessidade de indicadores de desempenho Necessidade do estabelecimento de rotinas e fóruns

6 ETAPA D - DO

7 Padronização Melhorias na Comunicação entre os gestores e a base Estabelecimento dos fóruns entre operações e outras áreas; Estrutura de Reuniões de equipes e rituais operacionais; Briefings Ferramentas para gestão Mapeamento de responsabilidades Gestão de Rotina dos Coordenadores Indicadores de desempenho das equipes Flash Operacional e Executivo; Caixa de sugestões; Gestão à Vista

8 PILARES DA ÁREA DE OPERAÇÕES Definição dos pilares da área de Operações

9 ESTRUTURA DOS RITUAIS Definição da estrutura, frequência e participantes dos rituais. Gerente Operações Coordenadores Coordenadores Supervisores Apoio (Mensal) (Individual/mês) (Bimestral) (Semanalmente) Supervisores (Semanal - 1 sem. individual, 1 sem. em dupla) Reunião com a Equipe (Bimestral) Equipe (Quinzenal - dividindo a equipe)

10 ESTRUTURA DOS RITUAIS Para um ritual eficiente, é importante que tenha: frequência, agenda, duração e participantes definidos, além de um plano de ação para acompanhamento das ações estabelecidas e ata para registro. Gerente Operacional - Ricardo Vianna Coordenador Operacional Transportes - Márcio Bravo Coordenador Operacional Gate e Fluxo - Marcelo Mendes Coordenador Operacional Administrativo - Ricardo Mangas Coordenador Operacional Turno - Everton Florêncio Coordenador Operacional Turno - Marcos Gonzalez Coordenador Operacional Turno - Gilberto Filgueiras Coordenador Operacional Turno - Adriano Jair dos Santos ONDE No prédio administrativo do T37 ACONTECE? QUANDO ACONTECE? QUAL A DURAÇÃO? COMO É O REGISTRO? LÍDER DA REUNIÃO Mensalmente Na primeira segunda-feira do mês Até 2,5 horas Em ata enviada via aos interessados e plano de ação Gerente de Operações - Ricardo Vianna ESTRUTURA DA REUNIÃO Participantes Fixos Analista Operações - Ana Cleide Teixeira Trainee Operações - Carla Amaral Representante de SSMA Áreas Convidadas Recursos Humanos Jurídico Planejamento Operacional O QUE É ABORDADO? O cenário operacional e os desafios da área Gerente; Apresentação dos indicadores operacionais (flash) Gerente; Apresentação dos indicadores das equipes Coordenadores; Follow-up do plano de ação Gerente; Apresentação realizada pelo representante SSMA; Apresentações realizadas por áreas convidadas; Bate-papo entre gerente e coordenadores sobre temas pontuais da área. Considerações Participantes Fixos devem estar sempre presentes na reunião; A Analista de Operações é a responsável por secretariar a reunião, encarregada de acompanhar os pontos da pauta, para certificar que todos serão discutidos no tempo destinado, tomar notas e após a reunião, produzir a pauta e encaminhá-la aos interessados; Convidados apresentarão conteúdo com o tempo de apresentação pré-determinado e após apresentação serão dispensados; Nas apresentações de SSMA, a área escolhe um tema importante a ser passado aos coordenadores naquele mês e a apresentação será realizada por um representante da área. Participantes Supervisor de Operações Equipe Operacional ESTRUTURA DA REUNIÃO O QUE É ABORDADO? ONDE ACONTECE? No Centro de Treinamento O cenário operacional e os desafios da área; Apresentação dos indicadores operacionais (flash); QUANDO Mensalmente Apresentação dos indicadores da equipe; ACONTECE? Follow-up do plano de ação; QUAL A DURAÇÃO? COMO É O Até 2 horas Em ata enviada via aos Bate-papo entre supervisor e equipe; Temas pontuais da área. REGISTRO? interessados e plano de ação LÍDER DA REUNIÃO Supervisor de Operações Considerações A ata será enviada após a reunião de equipe para os demais supervisores, coordenadores, ao gerente e ao apoio da área. Caso a ata não seja enviada até o final de cada mês, será considerada como não realizada a reunião nos indicadores operacionais. Haverá um horário fixo na segunda-feira agendado no Centro de Treinamento, destinado as reuniões de equipe. Todos os rituais da área foram organizados de acordo com a nova estrutura.

11 BRIEFINGS Elaboração do Roteiro Padronizado Tornar de conhecimento geral as informações relativas à operação a fim de orientar e direcionar os funcionários LIBRA e Trabalhadores Avulsos; Evitar diferentes tipos de abordagem pelos coordenadores operacionais; Levar a estratégia para a operação; Motivar os funcionários.

12 FLASH OPERACIONAL E EXECUTIVO Indicadores Diários da Área Medir o desempenho da nossa operação; Ser uma ferramenta de gestão, auxiliando os gestores na tomada de decisão; Acompanhamento semanal dos nossos resultados. Sem indicadores, não há medição. Sem medição, não há controle. Sem controle, não há gerenciamento. Joseph Juran

13 INDICADORES DE REUNIÃO DE EQUIPE SETEMBRO - REUNIÕES DE EQUIPE ÁREA SUPERVISOR STATUS Perídes Não Costado Geraldo Não Rogério sim Robson sim Thiago sim Retaguarda Bodeão sim Emerson Não Edmilson Não Ruivo sim IPA Pátio Coelho sim Márcio B. sim Walter sim André Não Fluxo Dias Não Nivaldo sim Tamaio Não 100% 75% 75% 50% L1 L2 L3 L4 Perídes Geraldo Rogério Robson Thiago Bodeão Emerson Edmilson Ruivo Coelho M. Bento Walter André Dias Nivaldo Tamaio Setembro não não sim sim sim sim não não sim sim sim sim não não sim não Outubro sim não não sim sim não sim sim sim sim sim sim não sim sim sim Novembro sim não sim sim sim não não sim sim sim sim sim sim sim sim sim

14 ROTINA DOS COORDENADORES Estruturação das rotinas dos coordenadores para que sejam mais estratégicos Rotinas Fazer Briefing antes da operação Enviar relatório ao final de cada período Fazer avaliação do supervisor no final de cada mês Participar das reuniões de equipe Analisar planejada a ser enviada pelo planejamento Tratar dos assuntos pontuais da área. Inspeção de Segurança (2 vezes por Semana) Inspeção de Patrimônio (2 vezes por semana: pode ser feita junto com a segurança) Verificar a Inspeção Comportamental dos Supervisores (inspeção das áreas, limpeza, layout, pinturas, etc) Divisão das Tarefas e Coordenadores DEFENSAS / MAT ESTIVA MARCÃO RÁDIOS EVERTON UMTA/OVF ADRIANO COLETORES FRANKLIN Os assuntos que mais traziam dificuldades, foram divididos entre os coordenadores, para ter uma pessoa responsável por cada um deles.

15 FÓRUNS OPERACIONAIS Criação dos fóruns como ferramenta de comunicação entre as áreas. Os fóruns que incialmente eram realizados pelo Gerente de Operações, foram distribuídos entre os coordenadores, a fim de trazer mais senso de responsabilidade e envolvimento com os pontos trazidos pelas equipes. MÊS FÓRUM RESPONSÁVEL APOIO ATA/ PA AUDITORIA DURAÇÃO NOV PLANEJAMENTO & OPERAÇÕES Franklin / VIANNA CARLA/ANA PEDRO VIANNA Até 2 horas NOV MANUTENÇÃO & PT & RTG MARCOS CARLA/ANA PEDRO VIANNA Até 2 horas NOV PATIO E FLUXO ADRIANO / VICENTE CARLA/ANA PEDRO VIANNA Até 2 horas NOV GATE E TRANSPORTE MARCIO CARLA/ANA PEDRO VIANNA Até 2 horas NOV OPERAÇOES & TI FRANKLIN CARLA/ANA PEDRO VIANNA Até 2 horas NOV COSTADO EVERTON CARLA/ANA PEDRO VIANNA Até 2 horas Em todo fórum é necessário enviar uma ata com os asssuntos que foram definidos e as sugestões trazidas pelos colaboradores em um plano de ação.

16 CRONOGRAMA DE PA E AVALIAÇÃO DOS SUPERVISORES Avaliação Mensal Supervisor Supervisor: Área: Data: Turma: Coordenador Avaliador: Everton 1 Troca de Turno (Tem feito da forma correta? É rápida e harmoniosa?) 2 Reunião de Equipe (Foi feita? Qualidade da Reunião? Enviou ata?) 3 Cordialidade com a equipe (É cordial com a equipe? Trata todos bem?) 4 Briefing com os TPA's (Vem sendo feito? Qualidade do briefing?) 5 Cordialidade e harmonia com os pares (É cordial com seus pares? A relação é harmoniosa?) 6 Comprometimento com as ações passadas (Tem feito as ações que foram passadas?) 7 Conhecimento técnico sobre a área 8 Importância em trazer novas mudanças (Tem proposto melhorias?) 9 Preocupação com produtividade 10 Harmonia da equipe 11 Operação como um todo (Pensa em todas as fainas de trabalho?) 12 Segurança do Trabalho (Pensa em segurança do trabalho? Práticas que evita acidentes?) Observações: Adriano Marcos Everton X Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Perides Robson Rogerio Bodeao Perides Robson Rogerio Bodeao Perides Robson Rogerio Bodeao Thiago Edmilson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Emerson Geraldo Bodeao Perides Robson Rogerio Bodeao Perides Robson Rogerio Bodeao Perides Robson Rogerio Geraldo Thiago Edmilson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Emerson Rogerio Bodeao Perides Robson Rogerio Bodeao Perides Robson Rogerio Bodeao Perides Robson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Robson Rogerio Bodeao Perides Robson Rogerio Bodeao Perides Robson Rogerio Bodeao Perides Edmilson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Emerson Geraldo Thiago Edmilson Emerson Geraldo Thiago

17 CAIXA DE SUGESTÕES Instalação de Caixas de Sugestões no Terminal como ferramenta de comunicação entre os colaboradores e a gestão

18 ETAPA C - CHECK

19 ACOMPANHAMENTO DOS RITUAIS Gestores enviam as atas e listas de presença de cada ritual para controle; Elaboração da apresentação padronizada para reunião mensal de equipes; Acompanhamento dos indicadores de cada equipe e envio de alerta por em caso de eventuais desvios; Acompanhamento dos Briefings a fim de verificar se os coordenadores operacionais estão seguindo o modelo;

20 ETAPA A - ACT

21 PADRONIZAÇÃO Apresentação do novo modelo de rituais aos coordenadores e supervisores operacionais; Apresentação do flash operacional e executivo durante reuniões de equipes; Envio do flash operacional e executivo três vezes por semana (Segunda, Quarta e Sexta-Feira); Controle das reuniões de equipes;

22 GANHOS Por ser um projeto de criação de um modelo de gestão, os ganhos não poderão ser imediatamente mensurados. Apesar disso, é visível o envolvimento dos colaboradores nas reuniões de equipe, a motivação após o briefing e estabilização na produtividade, principalmente após desligamentos ocorridos em julho/2015.

23 OUTRAS AÇÕES Rotação entre os supervisores nas áreas operacionais; Implantação do Gestão à Vista; Benchmarking dos supervisores e coordenadores em outros terminais; Procedimentos operacionais.

24 OBRIGADO!