V CONTRATOS DE RISCO - UMA EFETIVA PARCERIA

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1 V CONTRATOS DE RISCO - UMA EFETIVA PARCERIA José Carlos Canavesi Superintendente de Auditoria Sabesp-Graduado em Economia e Contábeis Silvio Valdrighi Gerente de Auditoria Sabesp-Professor UniFMU-Pós-graduado em Economia Endereço: Rua Costa Carvalho 300, Pinheiros São Paulo SP CEP: Brasil Tel: (11) jcanaves@sabesp.com.br RESUMO As finanças do país e das empresas foram fortemente abaladas pela crise mundial registrada em Na época, as projeções financeiras da SABESP evidenciavam um quadro preocupante. Nesse ambiente, passou-se a trabalhar intensivamente em alternativas de soluções para o equilíbrio do seu fluxo de caixa. Uma das ações eleita pelo seu corpo gerencial para fazer frente às necessidades, foi o combate à inadimplência de seus clientes. Na oportunidade, os serviços de cobrança administrativa junto aos clientes inadimplentes eram executados pelos empregados da SABESP e os serviços operacionais de corte do fornecimento e supressão da ligação executados por terceiros. Os contratos vigentes previam como unidade de medida dos para fins de remuneração dos serviços, o número de serviços executados. As empresas contratadas não tinham compromisso com a entrada de recursos financeiros no caixa da Empresa, prática usual nesse segmento de trabalho. Este procedimento foi o ponto central da falácia do modelo, visto grande parte dos serviços considerados como executados, simplesmente visitas aos endereços e registros de impedimento de realização. Buscando a eficiência, foi desenvolvido um novo modelo contratual, alterando a relação de objetivos entre contratante e contratado. Foram introduzidos os contratos de risco, como sendo uma forma de vincular a contratada ao alcance do verdadeiro objetivo contratual. Foi estruturada uma relação de custo/receita, reflexo de uma nova rotina de serviços, explicitada nas especificações técnicas. PALAVRAS-CHAVE: Contrato de risco, terceirização, parceria, remuneração por resultado. INTRODUÇÃO As empresas, do mundo inteiro, estão passando por significativos processos de mudança, reestruturação organizacional, revisão de conceitos, redirecionamento de suas atividades, fruto de uma nova realidade de mercado. Nesta linha, e não poderia ser diferente, também tem sido exigido das unidades organizacionais e por conseguinte de seus gerentes, aperfeiçoamento contínuo dos processos de trabalho. Nos tempos atuais, não basta administrar bem as operações correntes, é necessário antever o futuro e empreender esforços para mudança, funcionando como agentes preventivos. Neste contexto, estão inclusos todos os segmentos profissionais responsáveis tanto pelas atividades fins e quanto pelas atividades meios. Esforços imensos tem sido despendidos para manter processos executados há anos, envelhecidos pelo tempo, inclusive subtraindo embasamento para criticar o desempenho de seus administradores que, em tese, estão fazendo o máximo para manter operações em funcionamento. É provável que estão sendo bastante eficientes, porém pouco eficazes. Esses processos se exauriram e não condizem com a busca permanente do pleno atendimento a seus clientes, oportunidade para obtenção de rentabilidade econômica requerida, bem como deixando de agregar valor ao negócio. Muito ao contrário, na qualidade de administradores, seria impossível justificar bons desempenhos apenas pelo esforço despendido. A questão é : o que estamos agregando ao negócio? ABES Trabalhos Técnicos 1

2 SENÁRIO É com esta visão, que nós da Superintendência de Auditoria da Sabesp, vamos focar um ferramental implantado em nossa Empresa, com forte impacto na cultura de administração dos serviços terceirizados. Neste trabalho, abordaremos os ambientes atuais de terceirização nas organizações, seus reflexos nas atividades operacionais e a agregação de valor aos resultados da empresa. A terceirização cada dia mais tem papel importante dentro de nossas Organizações e requer, nas exigências atuais, mais do que simplesmente substituir uma mão de obra própria mais cara. O segmento terceirizado precisa acompanhar os movimentos de modernização das empresas. Os contratos de terceirização precisam sofrer uma reengenharia, de forma que atendam todas as expectativas da contratante. As empresas contratadas não podem simplesmente serem prestadoras de serviços, sem compromisso com desempenho, aperfeiçoamento do processo e ganho de produtividade. Contratante e contratado devem ter objetivos comuns, e suas relações devem ser de ganha-ganha. Trataremos da contratação das empresas de prestação de serviços, através do estabelecimento de interesses comuns nos contratos, para proporcionar uma melhor articulação entre as partes. Analisaremos a alternativa de vinculação da remuneração de terceiros, aos resultados alcançados. Esses instrumentos de contratação, são mais comumente denominados de contratos de riscos, porque estabelecem objetivos, oportunidades de negócios e envolvem uma dose de incertezas para as partes envolvidas. O alcance dos resultados projetados, propiciarão ao contratante as respostas esperadas e, para o contratado, o máximo de retorno financeiro, atingindo a equação ganha-ganha. Nessa linha, e não poderia ser diferente, também têm sido exigido das Unidades de Auditoria aperfeiçoamento de seus processos de trabalho, bem como a qualidade de seus produtos, funcionamendo como agente de mudança Nos últimos anos, tem sido discutido bastante o papel da moderna auditoria e suas diferenças com a tradicional. As análises, de forma geral, traçam novos panoramas conceituais e metodológicos para as várias etapas dos trabalhos de auditoria: programação das atividades, planejamento dos trabalhos, execução dos exames/relatório e acompanhamento. Esses fóruns técnicos, sem duvida nenhuma, têm contribuído significativamente para a troca de experiência e aperfeiçoamento profissional da classe. Neste trabalho, focaremos a atuação da auditoria no segmento de serviços terceirizados, particularmente, a nossa experiência na viabilização das propostas de mudança no relacionamento com as empresas prestadoras de serviços. No contexto deste material, faremos considerações sobre o envolvimento e atuação do profissional de auditoria na etapa pós-relatório, buscando viabilizar as propostas apresentadas. A terceirização cada dia mais tem papel importante dentro de nossas organizações e requer mais que os tradicionais exames de controle. Exigem avaliação da atividade quanto a sua agregação de valor. O segmento terceirizado também precisa acompanhar os movimentos de modernização da empresa. Os contratos de terceirização necessitam sofrer uma reengenharia, de forma que atenda a todas as expectativas. As empresas contratadas não podem simplesmente serem prestadoras de serviços, sem compromisso com desempenho, aperfeiçoamento do processo e ganho de produtividade. Contratante e contratado devem ter objetivos comuns, e suas relações devem ser de ganha ganha. Abordaremos a contratação das empresas de prestação de serviços, através do estabelecimento de interesses comuns nos contratos, para proporcionar uma melhor articulação entre as partes. Analisaremos a alternativa de vinculação da remuneração de terceiros, aos resultados alcançados. Esses instrumentos de contratação, são mais comumente denominados de contratos de risco, porque estabelecem objetivos, oportunidades de negócios e envolvem uma dose de incertezas para as partes envolvidas. O alcance 2 ABES Trabalhos Técnicos

3 dos resultados projetados, propiciarão ao contratante as respostas esperadas e, para o contratado, o máximo de retorno financeiro, atingindo a equação ganha ganha. AMBIENTE DE TERCEIRIZAÇÃO NA EMPRESA A tarefa de administrar, sempre repleta de conteúdo humano e social, exige flexibilização de conceitos e comportamentos. No âmbito das relações empresariais, a contratação de serviços de terceiros é antiga, embora a palavra terceirização é recente. Contudo a execução de atividades complementares por terceiros é antiga e vem ganhando importância a cada dia. A terceirização é uma estratégia econômica que proporciona, em princípio, qualidade, agilidade, simplicidade e competitividade, mediante um processo de transferência, a terceiros, das atividades acessórias e de apoio, permitindo às empresas concentrarem-se no seu objetivo final ou atividade fim. O temo em princípio foi colocado estrategicamente na afirmativa anterior, para ressalvar os cuidados que o compartilhamento da execução das atividades de empresa requer, para não prejudicar o atendimento aos objetivos traçados. Nossa exposição sobre um processo de contratação por risco, também requer uma avaliação sobre o ambiente de terceirização. Independente da natureza dos negócios, temos um fato comum neste contexto. As últimas décadas tem sido marcada por forte terceirização das atividades empresariais. As vantagens econômicas, financeiras e administrativas da terceirização são reconhecidas pelos especialistas. Na ciência da administração, esse processo é também chamado de focalização, porque as empresas passam a se dedicar ao foco de sua atividade, ficando as demais com terceiros. Um dos aspectos mais atraente da terceirização vem da possibilidade de transformar custos fixos em variáveis, eliminar boa parte das operações não essenciais e liberar o capital para aplicação na melhoria do processo produtivo, em nova tecnologia, novo produto. Outrossim, os ambientes terceirizados apresentam deficiências crônicas em suas performances, por razões tais como: desconhecimento das atividades do negócio da contratante; formação de verdadeiros cartéis em determinados segmentos do mercado, preocupados exclusivamente com seus lucros; remuneração baixíssima e ausência de treinamento de seus empregados, caracterizados por fortes níveis de rotatividade da mão de obra; subcontratações de serviços sem as mesmas exigências de qualificação; administração de contratos a distância, permitindo a perda da qualidade e desempenho. A extensão dos problemas da terceirização terá reflexo no negócio, no mesmo grau da capacidade que o contratante tiver para administrar estes contratos. Na prática, dependendo da freqüência das operações e sua pulverização de local das intervenções dos serviços contratados, a fiscalização torna-se difícil e de custo elevado, com grande probabilidade de perda de qualidade. Nas grandes empresas públicas, como telefonia, eletricidade, água e esgoto, que agregam milhões de clientes em suas operações, este panorama é real. Para o processo de terceirização é imperioso que a contratante encontre alternativas para preservação da qualidade dos serviços, através de iniciativas no caminho de exigências de pessoal qualificado, treinamento contínuo e desenvolvimento técnico. Estas exigências são louváveis e necessárias, entretanto não esgotam os problemas. Nossos argumentos para apresentação do tema Contrato de Risco - uma Parceria Efetiva, tem por objetivo agregar uma alternativa concreta para o relacionamento fornecedor / cliente, introduzindo novos conceitos na busca de interesses comuns, numa atitude do ganha - ganha. ABES Trabalhos Técnicos 3

4 Mais do que uma nova forma de contratar, a seqüência deste trabalho na exposição de Contratos de Risco, busca mudar a postura dos fornecedores no trato dos objetivos maiores a que foram contratados, vinculando seu sucesso financeiro ao sucesso dos nossos negócios. CRISE ECONÔMICA As finanças do país e das empresas foram fortemente abaladas pela crise mundial registrada em As projeções da SABESP evidenciavam um quadro preocupante, em função da escassez de recursos para atender as necessidades de manutenção e novos investimentos. Focada nesse ambiente e suas conseqüências, a SABESP, passou a trabalhar intensivamente em alternativas de soluções para o equilíbrio do seu fluxo de caixa. Uma das ações eleita pela Empresa para fazer frente às necessidades, foi o combate à inadimplência de seus clientes, a título de fornecimento de água, coleta de esgoto e outras prestações de serviços correlatas. Essas ações foram definidas e diferenciadas em função das categorias dos inadimplentes entidades públicas (federal, estadual, municipal, permissionária) e entidades privadas (residencial, comercial, industrial e mista; e grandes consumidores). CONTRATOS ANTERIORES Nessa ocasião, os serviços de cobrança administrativa eram executados pelos empregados da SABESP e os serviços de corte do fornecimento e supressão da ligação já eram terceirizados, com pagamentos por serviços executados. Esses contratos não tinham compromisso com a entrada de recursos financeiros no caixa da Empresa, prática usual de mercado. Os serviços de corte do fornecimento de água e de supressão da ligação, nos últimos tempos, foram realizados por terceiros e pagos mensalmente em função do número de serviços realizados. Nesse ambiente a SABESP reviu algumas parcerias, buscando solução criativa para o desenvolvimento eficaz de suas atividades. Deve ser registrado que os contratos anteriormente firmados previam a figura do código impeditivo de execução de serviço, onde serviço não realizado onerava a Administração, em face da mobilização de equipe da Contratada. Desenvolvimento do Projeto Constituiu-se grupos de trabalho multidisciplinares, com representantes de todas as unidades diretamente ligadas ao assunto, com o objetivo de estudar e propor medidas a serem tomadas para reduzir o custo/oportunidade do contas a receber e mudar o relacionamento com o cliente. Durante o andamento do processo de planejamento, foram feitos inúmeros pilotos para avaliação dos resultados, dentre os quais deve ser destacado o da execução de cobrança administrativa por empresas especializadas do mercado, sem a utilização dos instrumentos de corte e supressão. Os resultados foram muito aquém dos desejados. Ao final desse planejamento, foi apontada uma série de medidas necessárias para combater a inadimplência, destacando-se: alteração dos contratos com o setor privado, buscando o comprometimento das Contratadas com os resultados financeiros alcançados e não mais com a simples contratação de serviços; tratamento do cliente de forma mais adequada e transparente; reformulação dos procedimentos de parcelamento, com cobrança de juros legais e atualização financeira da dívida; formulação de contratos com instituições especializadas em acompanhamento de créditos e cobrança; contratação de empresas de advocacia, especializadas em cobranças judiciais, para combate à inadimplência de clientes inativos, clientes que tiveram a sua ligação suprimida; 4 ABES Trabalhos Técnicos

5 reformulação dos procedimentos sistematizados de controle da inadimplência, buscando a melhoria e a objetividade do gerenciamento pelos profissionais; reformulação de todo o processo de fiscalização dos contratos de cobrança, buscando acompanhar os resultados fiscais, financeiros, procedimentais, assegurando respeito ao cliente e o atendimento ao Código de Defesa do Consumidor. NOVO MODELO Buscando a eficiência no trato com a coisa pública, que sempre deve prevalecer sobre os interesses particulares, foi desenvolvido um novo modelo contratual, alterando a relação de objetivos entre contratante e contratado. Encontrou-se uma forma de vincular a contratada ao alcance do verdadeiro objetivo contratual, envidando seus melhores esforços na execução de suas atividades, comprometendo-se, assim, com os resultados almejados. Foi estruturada uma relação de custo/receita, reflexo de uma rotina de serviços, explicitada nas especificações técnicas do edital, que deverá ser obrigatoriamente executada obedecendo ao respectivo cronograma de atividades: ROTINA DE SERVIÇOS Cobrança administrativa Corte do fornecimento de água Restabelecimento do fornecimento de água Cobrança administrativa/revisão Supressão da ligação de água no cavalete/passeio Religação da ligação de água no cavalete/passeio PRAZO (Dias) ATIVIDADE / EVENTO CICLO 0 Vencimento da Conta (*) 30 Extrato de Cobrança (via do Cliente) (*) 45 (6 úteis) Ordem de Corte + Extratos 53 Ação de Corte do Fornecimento 60/90/120-75/105/150 Ação de Supressão da Ligação no cavalete/passeio 105/135/180 Informações de Imóvel com ligação suprimida (*) ações da Sabesp Cada etapa desta rotina está sujeita a uma possibilidade de ocorrência, que provocará custo e receita. A taxa de referência é resultado da soma total destes custos dividido pela soma total destas receitas, conforme fórmula abaixo: Taxa de Remuneração = Total de Custos Total de Receitas A remuneração da contratada será obtida pela aplicação da Taxa de Remuneração Tr ofertada e contratada aos valores efetivamente recebidos pela SABESP, seja por pagamentos à vista ou por acordos de parcelamento, referentes aos débitos que lhe foram entregues e cobrados. A título de remuneração suplementar pela mais rápida recuperação do débito, através da quitação do montante da dívida, à vista, a contratada será premiada com percentual de 5% a ser aplicado sobre os valores efetivamente creditados à SABESP por pagamentos à vista. Esse incentivo será aplicado a partir do primeiro pagamento que lhe é devido. Quando a contratada atingir ou ultrapassar o valor do índice financeiro desejável estipulado abaixo, a SABESP a título de premiação, concederá um acréscimo de remuneração calculado como descrito a seguir: ABES Trabalhos Técnicos 5

6 Para os lotes de RGIs entregues à contratada nos primeiros seis meses índice financeiro desejável de 50% (cinquenta por cento). Para os lotes de RGIs entregues à contratada a partir do sétimo mês índice financeiro desejável de 70% (setenta por cento). F A = V Tr 1 0,5 F A = V Tr 1 0,5 A =Adicional de remuneração pelo sucesso financeiro obtido para um lote (R$); F = índice de sucesso financeiro de um dado ciclo; Tr = Taxa de Remuneração Contratual; V = Valor total recuperado do lote n entregue em um mês;. CONCLUSÃO Parte dos empresários perceberam na época da contratação que o novo modelo era mais promissor, adequavase ao interesse público, e era uma nova perspectiva de terceirização, na medida em que expande, consideravelmente, num novo status quo à dimensão do negócio. Os resultados alcançados nos primeiros dezoito meses de execução mostram que as decisões foram acertadas. Logicamente, todo projeto novo requer ajustes e aperfeiçoamento para atendimento pleno dos objetivos traçados. Essas adaptações vêm sendo promovidas dentro dos limites legais, ficando para um futuro próximo, novas medidas. Toda rotina executada há anos pelas pessoas é muito difícil de serem mudadas, normalmente existe vasta argumentação para que não sejam modificadas. Sabemos que as grandes crises trazem maior sensibilidade e buscas de alternativas, que não podem ser perdidas. Por conseguinte, temos que ter consciência que não podemos mais esperar as crises para fazer as mudanças, precisamos antecipar as providências, buscarmos caminhos menos sinuosos. 6 ABES Trabalhos Técnicos