Governança de TI. Por que a Governança de TI é vista como fator chave para criação de valor para o Negócio? Conhecimento em Tecnologia da Informação

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1 Conhecimento em Tecnologia da Informação Governança de TI Por que a Governança de TI é vista como fator chave para criação de valor para o Negócio? 2010 Bridge Consulting

2 Apresentação A Governança de Tecnologia da Informação (TI) ainda se encontra em um estágio de amadurecimento em diversas empresas e, em outras, o conceito não é sequer entendido. Este artigo parte da seguinte constatação, que será detalhada ao longo do texto: Empresas que possuem uma estrutura de Governança de TI demonstram desempenho melhor do que a média do mercado em que se inserem. Esta afirmativa foi publicada pelo CISR (Center of Information System Research) do MIT (Massachusets Institute of Technology) após um estudo em 256 empresas ao longo dos cinco continentes. Primeiramente, precisamos entender o tamanho do problema: Ao longo dos últimos anos, grandes projetos de implantação de sistemas integrados de gestão fracassaram e estima-se que as perdas para estas organizações passam dos milhões de dólares; Os percentuais de uso efetivo das funcionalidades dos sistemas de informação indicam altos índices de desperdício e um desalinhamento constante entre a TI e o negócio; As ondas de inovação empurram novas tecnologias e plataformas para o mercado e, ao redor do mundo, vários são os casos de empresas que não conseguem obter o valor prometido pelas diversas soluções tecnológicas hoje oferecidas. Esses e outros exemplos fazem com que surja a pergunta: A culpa pelo não reconhecimento do valor da TI está na ineficiência e falta de qualidade das soluções tecnológicas oferecidas ou o foco do problema estaria em uma incapacidade organizacional de utilizar os recursos de TI de forma alinhada às estratégias do negócio? Este artigo irá trazer a visão da Bridge Consulting sobre como uma estrutura eficaz de Governança de TI pode habilitar o negócio a reconhecer o valor investido e receber resultados satisfatórios com o uso de tecnologia. Principais Abordagens Definir o que se entende e qual o valor da Governança de Tecnologia da Informação; Apresentar as fronteiras entre a Gestão de TI e a Governança de TI; Introduzir conceitos sobre Como Governar a TI de forma efetiva; 2010 Bridge Consulting 2

3 Este artigo começa com uma pergunta chave inicial: A TI como Ativo Estratégico Os gerentes das diversas áreas da sua empresa reconhecem suas responsabilidades em relação à gestão e ao uso da Tecnologia da Informação, ou acreditam que não fazem parte desta discussão e que o departamento de TI irá gerenciar todo o contexto tecnológico na organização? Ao longo dos anos, muitas empresas ganharam maturidade na gestão de seus principais ativos. Diversos métodos e ferramentas foram desenvolvidos e aperfeiçoados para a gestão financeira, por exemplo. A gestão do patrimônio e dos ativos físicos é dominada pela maioria das organizações, a gestão de pessoas passa cada vez mais a ter um enfoque estratégico e as questões de propriedade intelectual e proteção dos ativos intangíveis ganham peso cada vez mais significativo nas reuniões de diretoria. Apesar desse cenário, a informação e as tecnologias que são utilizadas para gerenciá-la e disponibilizá-la para os steakholders são apontadas como os ativos que trazem maior incerteza para os gestores de negócio. Essa incerteza é dada porque as empresas estão ainda incipientes na estruturação de mecanismos de Governança de TI que sejam adequados aos seus modelos de atuação e que tragam resultados concretos para seus negócios. Ativos Físicos Pessoas Propriedade Intelectual Tecnologia da Informação Parcerias Ativos Financeiros Principais Ativos de uma Empresa Um primeiro passo a ser dado antes da implantação de uma estrutura de Governança de TI é a visualização da Tecnologia da Informação como um ativo estratégico para a organização que deve ser tratado no mais alto nível degestão e quedeve ser alinhado a todas as políticas e estratégias de negócio. Bridge Consulting 2010 Quando a Tecnologia da Informação é definida na empresa como um ativo estratégico, esta passa a carecer de mecanismos de Governança para que toda a organização utilize os recursos de TI de forma alinhada à estratégia do negócio Bridge Consulting 3

4 A Complexidade do Problema Qual o Valor da TI? Uma das principais dificuldades relacionadas à Governança de TI está na imprecisão dos métodos de valorização e de análise de retorno dos investimentos em TI. Entretanto sabemos que as soluções de TI envolvem investimentos iniciais e contínuos elevados para a geração de valor que não consegue ser precisamente mensurado. (para maiores detalhes leia Introduzindo os conceitos do Val IT para mensuração do valor de Tecnologia da Informação, disponível no Portal de Conhecimentos da Bridge ) Com quem está a Responsabilidade sobre a TI? Sabemos que hoje a Gestão de Processos de Negócio não pode mais ser pensada de forma desalinhada à discussão de Tecnologia da Informação. Com essa integração cada vez mais presente nas organizações, torna-se necessário que se desenvolva uma competência organizacional no sentido de obter valor a partir do uso de TI em todas as instâncias gerenciais, e não mais apenas na área de TI, através de definição de Papéis e Responsabilidades. Como fazer para alinhar e integrar os diferentes interesses sobre a TI? À medida que a TI passa a ser estratégica para todas as áreas da organização, é provável que haja conflitos de interesses e diferentes visões sobre como utilizar os recursos de Tecnologia da Informação nas empresas. Esse vem sendo um dos principais desafios que as organizações apresentam relativos à Governança de TI: o Alinhamento Estratégico. (para maiores detalhes leia A importância do pensamento estratégico para a TI, disponível no Portal de Conhecimentos da Bridge ) Quais são os Riscos que a TI oferece para o Negócio? As iniciativas de TI, na maioria dos casos, têm um impacto transversal em diversas áreas da organização e interferem diretamente em processos críticos para os negócios. Dessa forma, essas iniciativas devem ser elaboradas para que representem riscos aceitáveis para todas as instâncias envolvidas. Prever, analisar e mitigar esses riscos requer uma visão sistêmica e uma clara compreensão do papel da TI na organização. E qual a maturidade da sua empresa em relação à Governança de TI? É inquestionável a importância dos pontos citados acima para as empresas que atuam no cenário em que a TI passa a ser estratégica para a obtenção de novos mercados, redução de 2010 Bridge Consulting 4

5 custos e integração entre os elos da cadeia de suprimento. Apesar dessa conhecida importância, a média de maturidade da Governança de TI nas organizações ainda é baixa. A Definição de Governança de TI O termo Governança, apesar do uso difundido por diversas áreas do conhecimento e já estabelecido no mercado, apresenta algumas variações conceituais dependendo do autor, da linha de pesquisa e da aplicação nos negócios. Começamos diferenciando a Governança de TI da Gestão de TI. 1. Não é papel da Governança de TI tomar decisões específicas de TI, a Gestão de TI deve possuir esse papel: Para qual plataforma migraremos após a fusão de nossos fornecedores? Qual será nossa estratégia de adequação ao Cloud Computing? 2. A Governança de TI deve definir quem dentro da empresa participará dos processos de tomada de decisão em TI e quem deve contribuir de forma sistêmica para esse processo: Criação de um Comitê de Arquitetura que deve ser composto pela Gerência de TI, pelo Escritório de Processos e pelos Gerentes Executivos de todas as áreas para que se reúnam mensalmente para aprovar decisões sobre Arquitetura de Informação, por exemplo. 3. A Governança de TI deve garantir o compliance com a Missão, a Visão e os Valores da organização, mantendo, assim, o alinhamento das decisões que são tomadas para a TI com as estratégias do Negócio. 4. A Gestão de TI deve projetar, desenvolver e entregar as soluções tecnológicas que suportem as diretrizes advindas do alinhamento estratégico. Clareando o entendimento de Governança: Na sua empresa, o diretor ou o responsável financeiro assina todos os cheques e aprova todos os gastos que são realizados? Independente se são relativos à compra de suprimentos básicos, como café, ou à aquisição de um novo equipamento industrial? Na maioria das empresas isso não acontece. Ele especifica quem dentro da organização pode tomar decisões financeiras segundo critérios definidos, aprovados e governados. A Governança de TI deve ser vista da mesma forma para que se obtenha valor por meio da TI Bridge Consulting 5

6 As Fronteiras da Gestão e da Governança de TI O framework abaixo sintetiza o escopo de atuação da Governança de TI e da Gestão de TI em uma organização genérica. As atribuições listadas mostram que a natureza das decisões que são tomadas difere entre a Gestão e a Governança de TI. Muitas organizações confundem os conceitos e implantam soluções de Governança que não agregam valor para o negócio. Com isso, a descrença do negócio em relação à TI se mantém em alta. Grande parte dos erros cometidos está na falta de definição clara dessas fronteiras. As soluções de Governança de TI não devem ser estruturadas para a tomada de decisões técnicas específicas. O esforço dos envolvidos na Governança de TI deve ser dado ao alinhamento do uso e das expectativas relativos à TI na organização. A Gestão de TI recebe então as diretrizes de alinhamento para que projete e operacionalize serviços para o negócio através de Acordos de Nível de Serviço (ANS ou SLA do inglês Service Level Agreement) com suas áreas clientes. Suas decisões internas de como gerir a infraestrutura e como garantir a entrega dos serviços definidos e acordados com o negócio são específicas da área de Tecnologia da Informação Bridge Consulting 6

7 Questões críticas para a Governança de TI Assim como o exemplo do processo de descentralização das decisões financeiras citado acima, o cenário dinâmico dos negócios aponta cada vez mais para a descentralização das decisões de TI. Esse processo, porém, precisa ser feito de forma estruturada para que se consiga garantir a criação de valor por meio do alinhamento das decisões feitas. A implantação de uma estrutura de governança passa por conjunto de etapas críticas, compostas pelo Roadmap de Governança. Na primeira etapa devem ser definidas quais são as questões críticas para a Governança de TI: 1. Que decisões devem ser feitas para garantir o uso e a gestão efetiva da TI? 2. Quem na empresa deve tomar essas decisões? 3. Como as decisões irão ser tomadas e monitoradas? Para a resposta da primeira pergunta, deve-se pensar em quais são as principais decisões que podem ser tomadas no âmbito da Tecnologia da Informação. Essas decisões podem ser agrupadas em cinco principais conjuntos: 1.1 Decisões sobre o papel da TI na organização; 1.2 Decisões sobre arquitetura de TI; 1.3 Decisões sobre infraestrutura de TI; 1.4 Decisões de sistemas de informação para o negócio; 1.5 Decisões sobre investimento e priorização da TI; Para respondermos à pergunta número dois, é necessária a estruturação de uma matriz de responsabilidades que contemple a atuação de todos os envolvidos nas decisões de TI. Essa matriz é conhecida no mercado com RACI (do inglês Responsible, Accountable, Consulted e Informed) e busca identificar e determinar: 2.1 Quem são os Responsáveis pelas decisões de TI; 2.2 Quem são os Patrocinadores das decisões TI; 2.3 Quem são Consultados para as decisões de TI; 2.4 Quem são os Informados das decisões de TI; Seguindo no Roadmap de Governança, é ao responder a pergunta número três que a empresa decidirá quais mecanismos de governança serão implantados para suportar as decisões de centralização ou descentralização da TI. Esses mecanismos devem garantir que independente de qual for o posicionamento da empresa a respeito da estruturação das decisões sobre TI, essas devem ser feitas de forma alinhada às estratégias da empresa. Abaixo estão listados alguns exemplos de mecanismos utilizados pelas Top IT Performers para governar a TI: 2010 Bridge Consulting 7

8 3.1 Conselho Executivo de Tecnologia da Informação Deve ser composto pela alta direção da empresa e pelos principais tomadores de decisão do negócio. Nessa instância, devem ser discutidas e aprovadas as estratégias de TI a partir do Planejamento Estratégico do Negócio. A principal missão deste comitê é definir, aprovar e mensurar Como a TI irá atuar para alavancar a Estratégia do Negócio? 3.2 Comitê de Arquitetura - Composto usualmente pelas lideranças técnicas do negócio, esse comitê é responsável pela definição do direcionamento tecnológico da companhia, além do estabelecimento de padrões e normas de uso da tecnologia. Deve ser o responsável por garantir a integração de todas as tecnologias utilizadas na empresa e cobrar os responsáveis locais pelo seguimento das normas estabelecidas. 3.3 Comitê de Aprovação de Capital Esse comitê é geralmente composto pela liderança de TI, pela liderança financeira e pelas demais lideranças que participam das discussões de Portfólio de Investimentos da companhia. Nessa instância, o comitê trata a TI como um ativo estratégico e avalia suas necessidades de investimento de acordo com o processo padrão de gestão do portfólio e de acordo com o que foi definido no Planejamento Estratégico de TI. É nessa instância que os Business Plans são apresentados e aprovados para a TI. 3.4 Comitê de Liderança de TI Sua forma varia nas organizações, porém trata-se de um comitê para alinhar as decisões de curto e médio prazo de TI entre as áreas envolvidas com o uso de tecnologia na empresa. Tem um papel de gerenciar expectativas, mudanças e conflitos referentes ao uso dos sistemas de informação e da infraestrutura tecnológica disponível para o negócio. Uma Abordagem para Implementação A implantação de uma estrutura de Governança de TI eficiente e eficaz depende de diversos fatores críticos. Uma das principais dificuldades encontradas hoje pelas empresas ao iniciar um projeto de implantação de mecanismos de Governança para a TI é o fato de poucos gestores do negócio conseguirem entender e definir o conceito de Governança. Além da questão de entendimento, outro fator crítico que dificulta o sucesso de iniciativas internas está relacionado à dificuldade de alocação de tempo e esforço das lideranças do negócio para preparar a empresa para a nova forma de atuação. Nesse momento, o projeto de implantação da Governança de TI concorre com os processos do dia-a-dia, com reuniões de diretoria e com os demais projetos em andamento, fazendo com que pouca dedicação seja direcionada para as discussões de Governança. Esse cenário se repete em diversas situações estudadas e os projetos geralmente fracassam. Para evitar que as iniciativas de implantação de mecanismos de Governança de TI não obtenham resultado, as empresas passaram a adotar como boa prática a contratação de 2010 Bridge Consulting 8

9 consultorias especializadas para montar a estrutura de Governança de TI para suas organizações. Projetos de estruturação de mecanismos de Governança de TI demandam tempo, participação das lideranças do Negócio, diálogo e negociação. No conjunto de empresas estudadas que obtiveram sucesso em implementar estruturas de governança, a mudança de cultura organizacional contou com forte envolvimento e dedicação dos gestores e com auxílio de especialistas externos Bridge Consulting 9

10 Conclusões Esse artigo introduziu a importância da discussão de Governança para a TI e apresentou de forma superficial o Roadmap utilizado pela Bridge Consulting para os projetos de Governança de TI. Foram levantadas também questões críticas que dificultam o sucesso nas iniciativas de implantação de estruturas de Governança de TI em organizações que não dedicam esforço e tempo necessário para a estruturação dos mecanismos projetados. Voltaremos então à nossa constatação inicial Empresas que possuem uma estrutura de Governança de TI demonstram desempenho melhor do que a média do mercado em que se inserem e iremos apresentar oito motivos listados pelos especialistas em Governança de TI que validam essa sentença. Porque Governar a TI? 1. Uma estrutura eficaz de Governança de TI se paga. Os investimentos feitos para contratação de especialistas e mobilização interna são rapidamente retornados na medida em que o alinhamento estratégico de TI começa a ser executado e a redução de custos é possibilitada. 2. Tecnologia da Informação é cara. A média de investimentos em TI atualmente supera 4,2% das receitas das empresas avaliadas em uma extensa pesquisa realizada pelo MIT, e esse número continua crescendo. 3. Tecnologia da Informação está em toda parte. Em diversas situações, a gestão centralizada da TI não é mais possível ou desejada. Já foi o tempo em que as necessidades de gastos em TI vinham apenas da área de TI. Hoje em dia, os gastos com TI são originados ao longo de toda a organização. Estima-se que apenas 20% dos gastos com TI são visíveis no orçamento da área de TI. A TI se dispersou ao longo de toda a organização. 4. Novas Tecnologias de Informação bombardeiam as empresas com novas oportunidades de negócio. A ascensão de novas tecnologias bombardeia o cenário dos negócios com novas ameaças e oportunidades. Essa dinamicidade obriga que a TI seja flexível o suficiente para responder às necessidades de negócio, visando manter e habilitar novos diferenciais competitivos para as empresas. 5. A Governança de TI é crítica para o aprendizado organizacional sobre o Valor da TI. As empresas têm tido dificuldade de entender o valor relacionado aos seus investimentos em TI uma vez que este valor nem sempre pode ser expresso nos demonstrativos tradicionais de fluxo de caixa descontado. O valor da TI resulta não só 2010 Bridge Consulting 10

11 da melhoria incremental nos processos de negócio como também na agilidade de responder às pressões competitivas. 6. O Valor da TI depende não apenas de boa tecnologia. Uma vez que as soluções de TI habilitam um aumento da padronização e integração dos processos de negócio, os papéis de técnicos de TI e líderes de negócio passam cada vez mais a ser interligados. Nesse sentido, a tomada de decisão em TI passa a ser uma tomada de decisão conjunta (TI Negócio). As melhores empresas não apenas tomam melhores decisões em TI, elas possuem melhores processos de tomada de decisão em TI. 7. A Alta Gestão tem capacidade limitada e não irá conseguir se envolver diretamente em todas as tomadas de decisão sobre TI. Quanto mais a alta gestão decidir se envolver nas decisões de TI, esta se tornará um gargalo. Em contrapartida, toda decisão (não apenas de TI) deve ser consistente em relação às regras e diretrizes definidas pela alta gestão. 8. Empresas Líderes governam a TI de forma diferente. Elas não utilizam apenas os frameworks de governança. Estas souberam adequar seus usos à combinação única de seus valores e padrões de comportamento. Transparência é uma palavra chave para todas as Top Performers Bridge Consulting 11