BIREME/OPAS/OMS Gestão da Informação e Conhecimento na BIREME

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Juliana Dreer Rosa
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1 Gestão da Informação e Conhecimento na BIREME

2 7/12/04 Gerência Gestão Administrativa

3 BIREME 37 anos a BIREME se desenvolveu em diferentes modelos de gestão de informação e conhecimento. O modelo atual é a BVS lançada no CRICS 4 em 1998 com a Declaração de São José Rumo à Biblioteca Virtual a nova gestão da OPS criou uma àrea específica de Gestão de Informação e Conhecimento (IKM) o Diretor da BIREME inicia um processo de reestruturação em Julho de 2003

4 diretor Linhas de ação gestão administrativa de BIREME gestão de processos gestão de conhecimento gestão adm eve iti gc Relação com outras Gerências serviços da Adm eventos FI-BVS, fr, [ICML 9]-especial, etc. infra-estrutura e conectividade satisfação ambiente de trabalho respeito mútuo, solidariedade, tratamento educado etiqueta,... modelo econômico: gestão financeira, contabilidade, fluxo de caixa reunião mensal com Coordenadores avaliação mensal dos SPADs desenv de RH trabalho em equipe G PMAC BPB, PTS, IPS, mobilização de recursos e comunicação interna

5 Data do Projeto: 01/09/03 Instância: Nome do Projeto: gestão de conhecimento Gestão do Conhecimento como parte Clientes: Objetivo: Gerência de Gestão Administrativa em 01/09/03 nasce o projeto de integral do fortalecimento da governança da BIREME o novo o desafio as dúvidas Todo o quadro funcional da BIREME (incluindo Diretor, Gerentes e Coordenadores), PAHO Diretoria e suas unidades Adm e IKM, PWR s e Centros, Signatários do Convênio de Manutenção da BIREME e Parceiros de Projetos Promover a BIREME como organização baseada em Conhecimento. as felizes coincidências

6 Processo GiC TerraForum Questionário das percepções

7 Processo GiC Questionário e diagnóstico Conduzido no início de Maio 2004 junto a todo o pessoal da BIREME, a respeito das percepções de todos quanto a presença ou não das práticas reconhecidas de gestão de conhecimento. O diagnóstico teve como base a metodologia e questionário da empresa TerraForum. o diagnóstico foi divulgado previamente ao sênior staff da BIREME, no último dia 18 de Junho 2004.

8 Processo GiC Condução participativa do diagnóstico a BIREME decide por um processo participativo de avaliação das fortalezas, debilidades e recomendações para o aperfeiçoamento das práticas de gestão de conhecimento na BIREME. o diagnóstico final será fortalecido e validado por todo o pessoal da BIREME, que através da socialização e discussão dos resultados prévios, se reunirá em grupos de trabalho e comunidades de práticas, conduzidas por um grupo de facilitadores.

9 Processo GiC Grupo de facilitadores e as dimensões GC Grupo Dimensão GC Estratégia e alta administração Sistemas de informação e comunicação Cultura organizacional Organização e processos de trabalho Políticas e práticas para administração de recursos humanos Mensuração de resultados Aprendizado com o ambiente Facilitadores Renato Murasaki e Maria Regina Chiquetto Verônica Abdala e Andréa Gonçalves Regina Castro e Odila Duru Silvia de Valentin e Elenice de Castro Rosane Tahrun e Vinícius Antonio Nadia Hommerding e Júlio Takayama Marcelo D Agostino e Márcia Barretto Grupo de Apoio à Coordenação: Adalberto Tardelli, Márcio Galvão, Márcio Stocco, Jobar Farias e Sandra Silva. Assessoria: José Cláudio C. Terra Coordenação: Abel Laerte Packer

10 Processo GiC Eventos de apoio realização de seminários periódicos para a socialização dos conceitos sobre Gestão de Conhecimento com diferentes visões sobre o tema: Prof. Dr. José Cláudio Cyrineu Terra Prof. Dr. Arthur Hippólyto de Moura Prof. Dr. Rógerio Costa outros

11 Processo GiC O objetivo e a metodologia de trabalho o lançamento de um fórum de discussão já com as comunidades de prática e grupos de trabalho, seus facilitadores e participantes. O objetivo é o aquecimento e a maior familiarização dos participantes quanto às dimensões da gestão do conhecimento. início: 08/07/04 os facilitadores (02 por grupo), que terão domínio do conceito da dimensão GC determinada, deverão estimular a participação de todos seja com idéias, comentários, sugestões de novos textos etc de forma que possam gerar um documento síntese do conhecimento compartilhado do conceito. Esta ação facilitará os trabalhos de conclusão das avaliações e recomendações de todo o pessoal da BIREME.

12 Processo GiC Objetivo e metodologia de trabalho uma reunião externa de um dia inteiro com todo o pessoal, no dia 21 de Julho/04, onde já sedimentados os conceitos sobre as dimensões GC e práticas gerenciais, os colaboradores divididos nos 7 grupos trabalharão sobre as fortalezas, debilidades e recomendações para o aperfeiçoamento das dimensões e práticas de gestão de conhecimento na BIREME. Os grupos contarão com os dois facilitadores de início, além do coordenador geral e grupo de apoio.

13 Processo GiC BIR Estratégia & Alta Administração 1. Nível de consenso sobre 'core competences' 2. Mapa dos conhecimento relevantes 3. Dimensão 'conhecimento' explícita 4. Identificação sistemática de 'Gaps' de conhecimento 5. Identificação de ativos intangíveis 6. Ações pró-ativas de proteção de capital intelectual 7. Macroestratégia comunicada 8. Estabelecimento de metas desafiadoras 9. Alta administração compartilha conhecimento 10. Cargos altos com pessoas colaborativas Média Desvio padrão Alternativas de Resposta: (5) - Concordo totalmente (4) Concordo (3) - Concordo parcialmente (2) Discordo (1) - Discordo totalmente

14 Processo GiC Objetivo e metodologia de trabalho Exemplo Dimensão: Estratégia e Alta Administração Principais Fortalezas Debilidades Recomendações

15 Processo GiC CoPs e resultado final as 7 comunidades de práticas estarão em operação até o dia 20 de Agosto, entretanto, com acesso liberado para todo o pessoal, de modo que todos tenham a oportunidade de opinar e dar recomendações a respeito de todas as dimensões e práticas gerenciais da BIREME. elaboração de um documento com os resultados do diagnóstico até 30 de Agosto.

16 A instância de apoio ao processo Portal BIR Gestão de Ambientes Aprendizes O projeto de Gestão de Informação e Conhecimento na BIREME contará com um site na BVS chamado Portal de Gestão de Ambientes Aprendizes que terá como função registrar a experiência, conhecimento e metodologias adotadas, adaptadas e desenvolvidas pela BIREME com vistas a transformar-se até o final do ano em site formal da BVS para a gestão de ambientes aprendizes (

17 Processo GiC Domínio de conhecimento do portal AA 1. Teoria e práticas de gestão de informação e conhecimento (GiC) 2. Teoria da informação 3. Epistemologia 4. Teoria e práticas de redes 5. Capital intelectual (inclui competência, contratação e avaliação de RH) 6. Aprendizagem (inclui treinamento e desenvolvimento) 7. Capital social (inclui clima organizacional) 8. Processos e fluxos de trabalho 9. Infra-estrutura e tecnologias 10. Publicação e comunicação (inclui portal corporativo) 11. Comunidades virtuais e de prática 12. Cultura organizacional 13. Governança e estrutura funcional 14. Desenvolvimento social, cultural e de lazer 15. Gestão de fontes de informação (BVS) 16. Inovação e empreendedorismo 17. Padrões 18. Tomada de decisão 19. Datamining e interfaces

18 Processo GiC Atividades imediatas em 08/07/04 envio de mensagens aos 7 grupos cadastro no fórum (perfil e foto) familiarização envio de mensagem a todos os facilitadores 02 encontros antes do dia 21/07/04 programação da reunião externa Comitê GiC BIREME nomeação de 02 representantes por Gerência sentido de urgência e apropriação do processo GiC, por todos

19 Seminário 3 manhãs GC Sobre as dicas e recomendações dos profissionais Leia detalhadamente o diagnóstico. Faça uma auto-reflexão. Reavalie as suas respostas ao questionário ( Escreva para aprender. Escrever é um ato de expressão individual. José Claudio Cyrineu Terra

20 Seminário 3 manhãs GC Sobre as recomendações e dicas Procurar o balanceamento da gestão do si e a gestão do trabalho. Gestão do conhecimento nas organizações é responsabilidade de todos. A inter-dependência dos atores, local e linguagem comum é a essência do coletivo. Arthur Hippólyto de Moura

21 Seminário 3 manhãs GC Sobre as recomendações e dicas A idéia de conhecimento se esparrama no nosso corpo, se esparrama nas nossas relações. Reconhecer o outro: um exercício de vida. Uma relação de conhecimento, de troca. O coletivo determina o fluxo de adoção de uma inovação". O coletivo inteligente é resultado da confiança mútua distribuida e disseminada entre os indivíduos. Rogério Costa

22 Agradecimentos Diretor da BIREME Todas as Gerências e portanto todos os colaboradores Em particular à GA, PMI e Coordenação DMB

23 Gestão da Informação e Conhecimento na BIREME Obrigada!

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